Prehľad: Najvhodnejšie postupy správy používania tímovej lokality

Prehľad: Najvhodnejšie postupy správy používania tímovej lokality

Ak ste vlastníkom tímovej lokality, je vhodné vytvoriť model riadenia – čiže model, ktorý bude riešiť politiky, procesy, roly a zodpovednosti vašej lokality. Takýto model vám pomôže určiť, ako ľudia používajú vašu lokalitu. Možno budete chcieť napríklad požadovať vzatie súborov z projektu, aby sa viacerí používatelia nepokúsili upraviť súbor v rovnakom čase. Môžete však povoliť len niektorým ľuďom vytvárať podlokality. Tento článok poskytuje prehľad nápadov a najvhodnejších postupov pri vytváraní takého modelu.

Poznámka: Ak hľadáte postup na vytvorenie lokality, pozrite si tému Vytvorenie lokality SharePoint.

Čo je riadenie?

Dôležité, ale často neviditeľné časti ľubovoľnej lokality je model riadenia– množina politík, rolí, zodpovedností a procesov, ktoré určíte na určenie spôsobu, akým ľudia v skupine používajú SharePoint.

Mnohé organizácie používajú model riadenia, ktorý je určený pre lokality na centrálnej správe alebo na úrovni kolekcie lokalít, ktoré môžu byť vytvorené a udržiavané oddelením alebo tímom informačných technológií (IT).

Ak ste vlastníkom lokality pre podlokalitu v kolekcii lokalít, ako je napríklad Tímová lokalita, odporúčame vám vytvoriť si vlastný ďalší model riadenia, ktorý bude riešiť konkrétne problémy.

Model riadenia uľahčuje:

  • Umožnite používateľom lokality vedieť, Kedy by mali vytvoriť novú podlokalitu, a to na rozdiel od vytvorenia zoznamu alebo iného obsahu lokality.

  • Skontrolujte, či sú podlokality a obsah vyradené, keď sú neaktuálne, namiesto toho, aby ste použili ukladací priestor a rozriedia výsledky vyhľadávania.

  • Uistite sa, že správnym osobám bude mať prístup k pravému obsahu.

  • Nechajte vlastníkov podlokality vedieť, ktoré šablóny a motívy môžu používať.

  • Plynulý prechod vlastníctva lokality z jednej osoby na druhú.

Prvky modelu riadenia

Váš model riadenia musí riešiť tieto problémy:

  • Vytvorenie lokality

  • Správa povolení

  • Informačná architektúra

  • Životný cyklus lokality a odchod do dôchodku

  • Limity ukladacieho priestoru

  • Klasifikácia informácií

  • Prispôsobenie

  • Ochrana údajov

  • Navigácia

  • Vyhľadávanie

  • Roly a zodpovednosti za podporu lokality

Niektoré z týchto otázok vám už môže vyžiadať model správy lokality alebo organizácie na úrovni organizácie, ako napríklad koľko ukladacieho priestoru, ktorý máte na lokalite, a aké druhy prispôsobenia môžete urobiť na vzhľad lokality. Iné osoby nemusia byť relevantné v závislosti od toho, aká zložitá je vaša Tímová lokalita, a počtu ľudí, ktorých používate. Ak však nemusíte prijímať rozhodnutia o týchto témach, je dobré vedieť, aké rozhodnutia sa vykonali, aby ste mohli informovať používateľov lokality a primerane vynucovať politiky.

Tu je niekoľko vecí, ktoré treba zvážiť pri nastavovaní novej lokality.

Vytvorenie podlokality

Možno budete chcieť, aby členovia tímu mohli vytvárať podlokality v rámci tímovej lokality na použitie v konkrétnych projektoch.

Možnosť spontánneho vytvárania nových podlokalít môže byť pre danú skupinu veľkým prínosom, ale neobmedzená tvorba lokalít môže byť z rúk. Keď podlokality množia voľne, môžu vzniknúť problémy. Príklad:

  • Ak chcete, aby používatelia našli správnu podlokalitu alebo boli istí, či ich majú, je to ťažké.

  • Informácie je možné duplikovať na niekoľkých podlokalitách, a to pomocou drahého ukladacieho priestoru a vyžadovaním duplicitného úsilia o údržbu.

  • Neaktuálne informácie sa môžu nachádzať na podlokalitách, potenciálne za roky, ktoré sa zobrazujú vo výsledkoch vyhľadávania. Môže byť ťažké zistiť, akú verziu informácií je správna.

  • Spravovanie povolení pre veľké množstvo podlokalít sa môže stať významnou fuška a používatelia môžu nechtiac ukončiť prístup k informáciám, ktoré naozaj nemali.

  • Ako zamestnanci opúšťajú skupinu, podlokality, ktoré vytvárajú, môžu byť opustené, čím vytvárajú zmätok a zablatené výsledky vyhľadávania pre zostávajúcich používateľov lokality.

Ak nastavíte niektoré politiky na vytváranie lokalít, ktoré sa zameriavajú na tieto oblasti, môžete ušetriť času a energie:

  • Kto môže vytvárať podlokality?

  • Musia byť nové podlokality schválené vopred? Ak áno, aké sú kritériá na schválenie a kto udelí schválenie?

  • Mali by nové podlokality používať vytvorené šablóny a motívy?

  • Koľko informácií sa môže uložiť na lokalite? Koľko miesta na disku na serveri môže trvať?

  • Aké sú pravidlá na zahrnutie stratégií navigácie na lokalite?

  • Ako dlho by mali byť informácie uložené na podlokalitách, kým sa odstránia alebo archivujú?

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie lokality alebo podlokality .

Správa povolení

Integrita, dôvernosť a súkromie vašej organizácie – kritické informácie sa opierajú o to, ako zabezpečiť, aby vaša lokalita – konkrétne, komu sa rozhodnete udeliť prístup na svoju lokalitu.

Udelenie a obmedzenie prístupu na lokalitu sa nazýva spravovanie povolení a je jednou z najdôležitejších zodpovedností ako vlastník lokality.

Tu je niekoľko tipov, ktoré treba mať na pamäti pri vytváraní stratégie povolení.

  • Postupujte podľa princípu najmenšieho oprávnenia: poskytnite ľuďom najnižšie úrovne povolení, ktoré potrebujú na vykonávanie priradených úloh.

  • Pridávajte ľuďom prístup k štandardným, predvoleným skupinám (ako sú napríklad členovia, návštevníci a vlastníci). Vynechajte väčšinu používateľov členov alebo skupiny návštevníkov a Obmedzte počet ľudí v skupine vlastníci.

  • Použite dedenie povolení na vytvorenie čistej a jednoducho vizualizácie hierarchie. Tým sa vyhnete udeleniu povolení jednotlivcom namiesto toho, aby pracovali so skupinami. Ak je to možné, podlokality jednoducho dedia povolenia z tímovej lokality a nie jedinečné povolenia.

  • Usporiadanie obsahu na využívanie výhod dedenia povolení: Zvážte segmentáciu obsahu podľa úrovne zabezpečenia – vytvorenie lokality alebo knižnice špeciálne pre citlivé dokumenty namiesto toho, aby boli roztrúsené vo väčšej knižnici a boli chránené jedinečnými povolenia.

Informácie o nastavení povolení nájdete v téme úrovne povolení v SharePointe alebo Úprava povolení pre zoznam, knižnicu alebo jednotlivú položku .

Informačná architektúra

Informačná architektúra lokality je ako obsah knihy: určuje, ako sa informácie na danej lokalite, jej webové stránky, dokumenty, zoznamy a údaje organizujú a prezentujú používateľom lokality. Informačná architektúra sa často zaznamenáva ako hierarchický zoznam obsahu lokality, vyhľadávacích kľúčových slov, typov údajov a ďalších konceptov.

Ak chcete vytvoriť informačnú architektúru, musíte analyzovať informácie, ktoré sa majú prezentovať na lokalite. Tu sú niektoré z otázok, ktoré môžete použiť na vytvorenie informačnej architektúry:

  • Aký typ obsahu budete mať na lokalite? Ako sa bude dať preložiť na podlokality, zoznamy, knižnice a tak ďalej?

  • Ako sa budú informácie prezentovať na lokalite?

  • Ako budú používatelia lokality prechádzať na lokalite?

  • Ako sa budú informácie zameriavať na konkrétne cieľové skupiny?

  • Ako bude vyhľadávanie nakonfigurované a optimalizované?

Súčasťou vašej architektúry informácií môže byť klasifikácia informácií.

Ak informácie, s ktorými sa zaoberáte, majú pre spoločnosť vysokú hodnotu, vyžadujú si osobitnú bezpečnosť alebo sa na ne vzťahujú pravidlá dodržiavania súladu, možno budete chcieť nastaviť klasifikačnú schému na identifikáciu konkrétnych typov obsahu, ktoré je potrebné starostlivo spravovať.

Po usporiadaní informácií do konkrétnych zoznamov a knižníc môžete na spravovanie spôsobu spravovania obsahu použiť funkcie správy. Príklad:

Požadovanie vzatia súborov z projektu

Ak požadujete vzatie súboru z projektu, zabezpečte, aby súbor mohol upravovať iba jeden používateľ, kým sa nevráti do projektu. Požadovanie vzatia dokumentov z projektu zabraňuje viacerým osobám vykonávať zmeny v rovnakom čase, ktoré môžu vytvárať konflikty pri úpravách a viesť k zámene. Požadovanie vzatia z projektu môže tiež pomôcť upozorniť členov tímu na pridanie komentára pri kontrole súboru, aby ste mohli jednoduchšie sledovať, čo sa zmenilo v každej verzii. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie knižnice na vyžadovanie vzatia súborov z projektu.

Sledovať verzie

Ak potrebujete zachovať predchádzajúce verzie súborov, knižnice vám pomôžu pri sledovaní, skladovaní a obnovovaní súborov. Môžete vybrať, či sa majú všetky verzie sledovať rovnakým spôsobom. Alebo môžete vybrať, či chcete označiť niektoré verzie ako hlavné, ako napríklad pridať novú kapitolu do príručky, a niektoré verzie ako menšie, ako napríklad oprava pravopisnej chyby. Ak chcete spravovať ukladací priestor, môžete si vybrať číslo každého typu verzie, ktorú chcete uložiť. Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Ako funguje tvorba verzií v zozname alebo knižnici?

Môžete určiť, aby sa vyžadovalo schválenie dokumentu. Dokumenty zostávajú v stave čakajúceho, kým nie sú schválené alebo odmietnuté niekým, kto má povolenie na to. Môžete určiť, ktoré skupiny používateľov môžu zobraziť dokument pred jeho schválením. Táto funkcia môže byť užitočná, ak vaša knižnica obsahuje dôležité pokyny alebo postupy, ktoré je potrebné vykonať skôr, než ich uvidia ostatní používatelia. Ďalšie informácie o schvaľovaní dokumentov nájdete v téme Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality.

Knižnice podporujú technológiu RSS, aby mohli členovia vašej pracovnej skupiny automaticky dostávať a zobrazovať aktualizácie, informačné kanály a informácie o novinkách a informáciách v zlúčenom umiestnení. Pomocou technológie RSS môžete upozorniť na všetky zmeny v knižnici, ako je napríklad to, že súbory, ktoré sú uložené v knižnici, sa zmenia. Informačné kanály RSS umožňujú členom pracovnej skupiny Zobraziť konsolidovaný zoznam súborov, ktoré sa zmenili. Môžete tiež vytvoriť e-mailové upozornenia, aby ste boli upozornení, keď sa zmenia súbory. Ďalšie informácie o informačných kanáloch RSS nájdete v téme Správa informačných kanálov RSS pre lokalitu alebo kolekciu lokalít.

Knižnica dokumentov alebo typ obsahu môžu používať pracovné postupy, ktoré vaša organizácia definovala pre obchodné procesy, ako je napríklad spravovanie schválenia alebo revízie dokumentu. Vaša skupina môže použiť obchodné procesy na dokumenty, ktoré sa označujú ako pracovné postupy, ktoré určujú akcie, ktoré je potrebné vykonať v postupnosti, ako je napríklad schvaľovanie alebo prekladanie dokumentov. Pracovný postup je automatizovaný spôsob presúvania dokumentov alebo položiek prostredníctvom postupnosti akcií alebo úloh. Na základe predvoleného nastavenia sú k dispozícii tri pracovné postupy pre knižnice: schválenie, ktoré smeruje dokument do skupiny osôb na schválenie. Zhromažďovať pripomienky, ktoré nasmerujú dokument do skupiny ľudí, ktorí majú pripomienky, a vrátia dokument osobe, ktorá spustila pracovný postup ako kompiláciu, a zhromažďovať podpisy, ktoré nasmerujú dokument do skupiny ľudí na zhromažďovanie digitálnych podpisov. Ďalšie informácie o pracovných postupoch nájdete v téme Prehľad pracovných postupov zahrnutých v SharePointe

Ak vaša skupina funguje s viacerými typmi súborov, ako sú napríklad hárky, prezentácie a dokumenty, môžete rozšíriť funkčnosť knižnice tak, že povolíte a definujete viaceré typy obsahu. Typy obsahu pridávajú flexibilitu a konzistentnosť vo viacerých knižniciach. Každý typ obsahu môže špecifikovať šablónu a dokonca aj procesy pracovného postupu. Šablóny slúžia ako východisko pre formátovanie a akýkoľvek štandardný text a vlastnosti, ktoré sa týkajú dokumentov daného typu, ako je napríklad názov oddelenia alebo číslo zmluvy. Ďalšie informácie o typoch obsahu nájdete v téme úvodné informácie o typoch obsahu a publikovaní typu obsahu .

Ak máte skupinu citlivých súborov a bolo by užitočné vedieť, ako sa dokumenty používajú, môžete definovať politiku, ktorá vám umožní povoliť sledovanie udalostí, ako sú napríklad zmeny súboru, kópie alebo odstránenie. Informácie o nastavení auditovania nájdete v téme Konfigurácia nastavenia auditu pre kolekciu lokalít

Životný cyklus lokality a odchod do dôchodku

Lokality, ako sú napríklad pracovným dokumentov a diskusné lokality, majú tendenciu zavesiť po tom, ako už nie sú užitočné, a to pomocou hodnotného ukladacieho priestoru a zablatenia výsledkov vyhľadávania. Je vhodné nastaviť plán na kontrolu lokalít a ich obsahu (aspoň raz za rok), aby ste zistili, či sa majú zachovať.

Je dobré mať na pamäti aj to, že vo vašej organizácii sa môže stať, že váš model spravovania môže byť tiež na vyhľadávaní zastaraných lokalít. Správca môže napríklad automaticky odstraňovať lokality, ktoré sa nedotkli počas 90 dní. Ako vlastník lokality by ste dostali e-mail s upozornením, že sa vám to bude diať. Ďalšie informácie o životnom cykle a politike odchodu do dôchodku nájdete v téme politiky ukončenia lokality.

Limity ukladacieho priestoru

Správca mohol nastaviť limit na veľkosť ukladacieho priestoru disku, ktorý môže skupina používať. Ak chcete zistiť, či je limit, a ak áno, rozhodnite sa, ako ho rozdelíte medzi lokalitami, stránkami a knižnicami.

SharePoint Server predvolene ukladá obmedzenie 50 MB na veľkosť jedného dokumentu, ktorý možno nahrať do knižnice dokumentov. Okrem toho vlastníci tímových lokalít predvolene dostávajú upozornenia, keď je ukladací priestor na úrovni 90% kvóty.

Keď zistíte, aké sú vaše limity, môžete použiť funkcie, ako je napríklad verzia alebo sledovanie auditu, aby ste zaistili, že lokalita zostane v rámci nich. Ďalšie informácie nájdete v téme Správa limitov ukladacieho priestoru kolekcie lokalít.

Prispôsobenie

Je pravdepodobné, že vaša organizácia bude mať niektoré štandardizované značky, šablóny lokalít alebo rozloženia lokalít, ktoré sú preferované alebo povinné. Ako ďaleko môžu používatelia prejsť na prispôsobenie vzhľadu svojich lokalít a stránok?

Ak chcete ovládať prispôsobenie, môžete sa rozhodnúť, či chcete uzamknúť, kto má v tíme povolenie na prispôsobenie, alebo sa môžete rozhodnúť použiť štandardizované rozloženia stránok, aby sa zabezpečilo, že sú splnené určité požiadavky, ako napríklad to, že vlastník lokality sa zobrazí v ľavom hornom rohu všetkých lokality.

Môžete tiež nastaviť pokyny o funkciách, ktoré môžu používatelia použiť na svojich podlokalitách. Môžete napríklad požiadať, aby ľudia nepoužívali webové časti, ktoré by vyžadovali akékoľvek vlastné kódovanie.

Na druhom konci spektra môžete všetkým členom tímu poskytnúť SharePoint Designer, aby mohli vykonávať všetky požadované zmeny.

Ďalšie informácie o prispôsobení lokality nájdete v téme Zmena vzhľadu lokality SharePoint alebo úvodné informácie o prispôsobení lokalít a stránok.

Navigácia

Navigačné prvky pomáhajú ľuďom pri prehľadávaní obsahu, ktorý potrebujú. Dvoma navigačnými položkami, ktoré môžete prispôsobiť, sú horný panel s prepojeniami a panel Rýchle spustenie.

Pomocou stránok nastavení pre každý zoznam alebo knižnicu môžete vybrať, ktoré zoznamy a knižnice sa zobrazia na paneli Rýchle spustenie. Môžete tiež zmeniť poradie prepojení, pridať alebo odstrániť prepojenia a pridať alebo odstrániť sekcie, do ktorých sú prepojenia usporiadané. Ak máte napríklad v časti zoznam príliš veľa zoznamov, môžete do zoznamov úloh pridať novú sekciu, v ktorej môžete zahrnúť prepojenia na zoznamy úloh.

Horný panel s prepojeniami umožňuje používateľom lokality prejsť na iné lokality v kolekcii lokalít tak, že zobrazíte riadok kariet v hornej časti každej strany na lokalite. Keď vytvoríte novú lokalitu, môžete sa rozhodnúť, či sa má lokalita zahrnúť na horný panel s prepojeniami nadradenej lokality a či sa má použiť horný panel s prepojeniami z nadradenej lokality.

Ďalšie informácie o navigácii na lokalite nájdete v téme úvodné informácie o navigácii na lokalite alebo Prispôsobenie navigácie na lokalite SharePoint

Vyhľadávanie

Obsah sa zobrazí na mnohých miestach vrátane lokalít, zoznamov, knižníc, webových častí a stĺpcov. Na základe predvoleného nastavenia sa pri prehľadávaní lokality všetok obsah lokality ktorejkoľvek jej podlokality zobrazí vo výsledkoch vyhľadávania.

Ako vlastník lokality môžete vybrať, či sa obsah na lokalite zobrazí vo výsledkoch vyhľadávania. Keď zabránite zobrazeniu obsahu lokality vo výsledkoch vyhľadávania, obsah všetkých podlokalít, ktoré sú pod ňou, je tiež blokovaný, aby sa zobrazil vo výsledkoch vyhľadávania.

Obsah s obmedzenými povoleniami sa predvolene nezobrazuje vo výsledkoch vyhľadávania pre používateľov, ktorí nemajú povolenia na jeho čítanie. Môžete zmeniť tak, aby sa zakázaný obsah zobrazoval vo výsledkoch hľadania, ale používatelia nebudú môcť otvoriť obsah, na ktorý nemajú povolenie.

Ďalšie informácie o vyhľadávaní nájdete v téme Prehľad správy vyhľadávania v SharePointe Online alebo Konfigurácia webovej časti vyhľadávania obsahu v SharePointe .

Roly a zodpovednosti za podporu lokality

Je vhodné definovať roly a zodpovednosti za účelom zníženia chaosu, ktorý môže vzniknúť na lokalite, keď členovia personálu budú otáčať alebo odchádzať z tímu. Tu je niekoľko vecí, ktoré je dobré vysvetlené o tom, kto robí na vašej lokalite:

  • Školenie: základné možnosti navigácie, vyhľadávania a správy dokumentov môžu byť veľmi užitočné pre ľudí, ktorí majú nové produkty.

  • Technická podpora: Ak chcete, aby bol určený odborník v tíme na riešenie problémov a mohol sa stať kontaktom so správcom.

  • Súlad s právnymi alebo organizačnými pokynmi: niekedy by to mohlo byť len otázkou udržania aktuálnych prepojení s príslušnými pokynmi, ale je dobré mať zodpovednú osobu.

Ďalšie informácie o rolách nájdete v téme plánovanie lokalít a správa používateľov alebo Správa správcov kolekcie lokalít .

Ochrana údajov

Funkcie zálohovania a obnovenia chránia údaje pred náhodnou stratou. Frekvencia zálohovania a rýchlosť a úroveň obnovenia nastavuje správca. Zobrazenie prehľadu zálohovania a obnovenia v SharePoint serveri alebo spravovanie Koša kolekcie lokalít SharePointu Online

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×