Príprava zdroja údajov v Exceli pre hromadnú korešpondenciu vo Worde

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Základným krokom pri Word hromadnej korešpondencie je nastavenie a príprava zdroja údajov. Môžete použiť v existujúcom zdroji údajov Excel alebo vytvoriť nový importovaním tabulátorom (.txt) alebo súbor s hodnotami oddelenými čiarkou (.csv). Po nastavení a pripraviť zdroja údajov, môžete spracovanie hromadnej korešpondencie pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou podrobný DDE alebo pomocou metódy manuálne hromadnej korešpondencie.

Ak nepoužívate Excel existujúceho zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu, môžete použiť adresári súboru .csvalebo .txt alebo zoznamu kontaktov. Kroky na získanie údajov, ktorý sa nachádza v .txt alebo .csv súbor do Excel vás prevedie Sprievodca importom textu.

  1. Otvorte Excel.

  2. Na karte údaje vyberte položku Z textu a formátu CSV.

  3. Vyberte položku .txt alebo .csv súbor, a potom vyberte položku importovať.

  4. V Sprievodcovi importom textu vyberte na table Typ pôvodných údajov položku Oddelené.

    Excel, Získať externé údaje z textu, Sprievodca importom textu, krok 1 z 3

  5. Ak importovaný súbor obsahuje hlavičky, začiarknite políčko Moje údaje majú hlavičky, ktoré sa nachádza nad tablou Ukážka, a potom vyberte položku Ďalej.

  6. Na table Oddeľovače začiarknite políčko, ktoré zodpovedá typu oddeľovača (napríklad tabulátor alebo čiarka), ktorý je použitý vo vašich údajoch a potom vyberte položku Ďalej.

    V Sprievodcovi importom textu sú zvýraznené možnosti oddeľovačov.

    Tip: Tabla Ukážka údajov zobrazuje, ako budú výsledky v tabuľkovom formáte vyzerať.

  7. V časti Ukážka údajov vyberte stĺpec obsahujúci PSČ a v časti Formát údajov v stĺpcoch vyberte položku Text.

    V Sprievodcovi importom textu je zvýraznená možnosť Text pre položku Formát údajov v stĺpcoch.

    Poznámky: 

    • Dostupné formáty sú Všeobecné, Text a Dátum. Vždy, keď v stĺpci použijete formát údajov, názov formátu sa zobrazí v hlavičke daného stĺpca.

    • Stĺpec obsahujúci číselné údaje ako percentá alebo mena môže byť formátovaný až po naimportovaní súboru. Pozrite si nasledujúcu podčasť Formátovanie číselných údajov v programe Excel, ktorá obsahuje ďalšie informácie.

  8. Opakujte krok 7 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.

  9. Vyberte možnosť Dokončiť.

  10. V dialógovom okne Importovať údaje nechajte nastavenú predvolenú možnosť Existujúci hárok a adresu bunky a potom vyberte tlačidlo OK.

    V dialógovom okne Import údajov vyberte, či sa majú údaje importovať do existujúceho hárka (predvolené nastavenie) alebo do nového

    Upozornenie: Ako adresa bunky v dialógovom okne Importovať údaje sa zobrazuje aktuálne vybratá bunka. Import údajov sa začne adresou pomenovanej bunky.

  11. Po dokončení uložte zdroj údajov s novým názvom súboru.

Formátovanie číselných údajov v programe Excel

Všetky číselné údaje, ako sú percentá alebo mena, v nových alebo súčasných zdrojoch údajov v programe Excel, ktoré chcete použiť v hromadnej korešpondencii v programe Word, je potrebné naformátovať. Ak chcete počas hromadnej korešpondencie uchovať číselné údaje formátované ako percentá alebo menu, postupujte podľa pokynov v kroku 2: Používanie funkcie Dynamická výmena údajov (DDE) na hromadnú korešpondenciu.

Excel zo zdroja údajov, ktoré možno použiť pre zoznam adries v hromadnej korešpondencii Word, skontrolujte, či správne formátovaní stĺpcov číselné údaje. Formátovanie stĺpca s číslami, napríklad podľa určitej kategórie, ako je napríklad mena.

  1. Otvorte zdroj údajov v programe Excel.

  2. Vyberte stĺpec, ktorý chcete naformátovať.

  3. Na karte Domov vyberte v skupine Číslo šípku nadol v poli Formát čísla (Všeobecné) a potom vyberte možnosť zo zoznamu.

    V Exceli vyberte v skupine Číslo na karte Domov šípku nadol v poli Všeobecné a vyberte požadovaný formát čísel.

  4. V prípade potreby zopakujte kroky 2 a 3.

  5. Po dokončení vyberte položku Uložiť.

Keď máte Excel zdroja údajov, ktorý obsahuje čísla formátované ako percentuálnych hodnôt a hodnoty meny, niektoré číselné údaje nie si ponechať formátovanie počas hromadnej korešpondencie. Zobrazí sa výsledky hromadnej korešpondencie chcete a môžete zachovať formátovanie číselných údajov v Excel pomocou DDE.

Porovnanie formátu údajov Excelu a zlučovacieho poľa Wordu, keď sa používa alebo nepoužíva dynamická výmena údajov.

Poznámka: Ak sa rozhodnete nepoužiť funkciu DDE, postupujte podľa pokynov v téme Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ.

  1. Otvorte program Word a vyberte položky Súbor > Možnosti > Rozšírené.

  2. V časti Všeobecné, začiarknite políčko potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení.

    Možnosť Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

  4. Na karte korešpondencia vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu > krok za krokom sprievodcu hromadnou korešpondenciou.

    Vo Worde vyberte na karte Korešpondencia položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom vyberte položku Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie.

  5. Na table Hromadná korešpondencia vyberte v časti Výber príjemcov položku Použiť existujúci zoznam.

    Pracovná tabla Hromadná korešpondencia vo Worde, ktorá sa otvorí po výbere položky Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie v skupine Hromadná korešpondencia.

  6. V časti Použiť existujúci zoznam vyberte položku Prehľadávať a potom otvorte naformátovaný tabuľkový hárok.

  7. V dialógovom okne Potvrdiť zdroj údajov, začiarknite políčko Zobraziť všetko a vyberte položku Hárky MS Excel cez DDE (*.xls) > OK.

    Dialógové okno Potvrdiť zdroj údajov

  8. V dialógovom okne Microsoft Excel vyberte položky Celá tabuľka > OK.

    Dialógové okno Microsoft Excelu vo Worde

  9. Po otvorení dialógového okna Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte tlačidlo OK.

    Dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazujúce obsah excelovej tabuľky, ktorá sa používa ako zdroj údajov pre zoznam adresátov.

  10. Pokračujte v zlučovaní listov, e-mailových správ, menoviek alebo obálok.

Tip: Zobrazovaniu výzvy pri každom otvorení súboru s údajmi v programe Word môžete zabrániť. Po pripojení k poštovému zoznamu prejdite na položky Súbor > Možnosti > Rozšírené. V časti Všeobecné zrušte začiarknutie políčka Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×