Povolenie a konfigurácia jedinečných identifikátorov dokumentov

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Identifikátory dokumentov môže pomôcť s dokument alebo správa záznamov. Zapnutie služby identifikácie dokumentov na lokalite pridať identifikácie dokumentov do každého súboru na lokalite.

Obsah tohto článku

Prehľad

Presun súborov pomocou identifikácie dokumentu

Aktivácia, povolenie a konfigurácia identifikátorov dokumentov

Aktivácia funkcie identifikácie dokumentov v kolekcii lokalít

Povolenie a konfigurácia používania identifikátorov dokumentov v kolekcii lokalít

Prehľad

Identifikátory dokumentov sú pomôckou pri spravovaní dokumentov. Predstavujú jednoduchý spôsob sledovania položiek bez ohľadu na ich umiestnenie. Ak sa napríklad právna zmluva premiestni z knižnice dokumentov na niektorej lokalite do knižnice dokumentov na inej lokalite, bude ju možné ľahko vyhľadať na základe jej identifikátora dokumentu. K nahratým dokumentom sa identifikátory dokumentov priraďujú automaticky. Identifikátor danej položky zostane rovnaký počas celého jej životného cyklu. Identifikátory dokumentov možno priradiť aj k súpravám dokumentov.

Sledovanie položiek pomocou identifikátorov dokumentov

Keď je povolená služba identifikácie dokumentov, ku každému novému dokumentu v kolekcii lokalít sa automaticky priradí nový identifikátor dokumentu. Na priradenie identifikátorov k dokumentom, ktoré sa už nachádzajú v kolekcii lokalít, je naplánovaná úloha časovača.

Okrem toho sa v prípade povolenia služby automaticky pridá nový stĺpec k typom obsahu Dokument a Súprava dokumentov. V stĺpci identifikátora dokumentu sa zobrazuje identifikátor priradený k určitej položke.

Pred použitím funkcie identifikácie dokumentov v rámci vášho systému správy obsahu, treba najprv zapnúť pre jednotlivé kolekcie lokalít, dokumenty sa nachádzajú v.

Presun súborov pomocou identifikácie dokumentu

V SharePoint Online identifikátora dokumentu budú pohybovať so súborom. Však, ak cieľová lokalita nie sú povolené služby identifikácie dokumentov, dokument už nebude identifikácie dokumentu.

Pre SharePoint Server zachovať identifikácie dokumentov v rámci lokalít jedine používať obsah lokality a štruktúry administratívnej stránku nastavenie Lokality pri premiestňovaní dokumentov.

Ďalšie informácie o obsahom a štruktúrou lokality nájdete v téme Práca s obsahom a štruktúrou lokality.

Kopírovanie súborov pomocou identifikácie dokumentu

Keď sa kópia súboru, kopírovať sa vytvorí nový identifikátor dokumentu. Súbor stiahnuť z jedného miesta a nahrať na iný je napríklad kópiu. Však ak cieľová lokalita nie sú povolené služby identifikácie dokumentov, kopírovať nebude mať identifikáciu dokumentu.

Aktivácia, povolenie a konfigurácia identifikátorov dokumentov

Pri prvom použití identifikátorov dokumentov na sledovanie dokumentov alebo záznamov je potrebné postupovať v dvoch krokoch:

Aktivácia funkcie identifikácie dokumentov v kolekcii lokalít

Poznámka:  Ak chcete povoliť funkciu identifikácie dokumentov, musíte byť správcom kolekcie lokalít.

  1. Prejdite na lokalitu najvyššej úrovne v rámci kolekcie lokalít.

  2. Kliknite na položku Akcie lokality a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Funkcie kolekcie lokalít.

  4. Vedľa položky Služba identifikácie dokumentu kliknite na tlačidlo Aktivovať. Vedľa danej položky sa zobrazí ikona Aktívne a funkcia sa aktivuje pre aktuálnu kolekciu lokalít.

Povolenie a konfigurácia používania identifikátorov dokumentov v kolekcii lokalít

Keď povolíte funkciu identifikácie dokumentov pre určitú kolekciu lokalít, ku každému dokumentu v danej kolekcii lokalít sa automaticky priradí identifikátor dokumentu. V závislosti od počtu dokumentov, ktoré v danej kolekcii lokalít existujú, môže tento proces trvať istý čas.

Poznámka:  Ak chcete povoliť a konfigurovať funkciu identifikácie dokumentov, musíte byť správcom kolekcie lokalít.

  1. Prejdite na lokalitu najvyššej úrovne v rámci kolekcie lokalít.

  2. Kliknite na položku Akcie lokality a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenie identifikátora dokumentu.

  4. Na stránke nastavenia identifikátora dokumentu overte, či je v časti Priradiť identifikátory dokumentov začiarknuté políčko Priradenie identifikácií dokumentov.

Poznámka:  Pri prvom povolení priradenia identifikátorov dokumentov v rámci kolekcie lokalít sa zobrazí hlásenie: Konfigurácia funkcie Identifikácia dokumentu je naplánovaná tak, aby ju dokončil automatizovaný proces. To znamená, že za priradenie identifikátorov dokumentov všetkým dokumentom v kolekcii lokalít je zodpovedná úloha časovača. Čas potrebný na vykonanie tejto úlohy závisí od počtu dokumentov v danej kolekcii lokalít.

  1. Ak chcete nastaviť vlastný reťazec znakov alebo číslic, ktoré sa budú automaticky pripájať na začiatok každého identifikátora dokumentu, zadajte požadovaný reťazec v časti Identifikátory začínajú na....

  2. Ak chcete, aby sa vložený reťazec automaticky pridal k všetkým existujúcim identifikátorom dokumentov v kolekcii lokalít, začiarknite políčko Obnoviť všetky identifikátory dokumentov….

  3. V častiach Rozsah vyhľadávania identifikátora dokumentu vyberte lokalitu alebo lokality, ktoré sa majú použiť ako rozsah hľadania pre vyhľadávanie identifikátora.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka:  Ako už bolo uvedené vyššie, v prípade povolenia služby identifikácie dokumentov v rámci ľubovoľnej kolekcie lokalít sa na úrovni kolekcie lokalít k typom obsahu Dokument a Súprava dokumentov pridá nový stĺpec. Stĺpec identifikátora dokumentu sa používa na zobrazenie identifikátora priradeného k položke.

na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×