Osvedčené postupy pri schôdzi cez Lync

Nastavenie schôdze cez Lync

Naplánujte schôdzu cez Lync pomocou Outlooku alebo webového plánovača a postupujte pritom podľa týchto osvedčených postupov.

Poznámka: Podrobné informácie o plánovaní schôdze cez Lync nájdete v téme Nastavenie schôdze cez Lync.

Plánovanie schôdze

V prípade schôdze s malým počtom účastníkov a neformálnej schôdze s pracovníkmi z vašej spoločnosti nemusíte meniť nastavenia, stačí použiť predvolené možnosti schôdze. Nezabúdajte, že pri výbere predvolených možností sa prezentujúcim môže stať ľubovoľný účastník a že k schôdzi sa možno pripojiť priamo.
Ak máte v súvislosti so schôdzou špecifickú požiadavku, napríklad väčší počet účastníkov, zabezpečenie údajov alebo účasť externých klientov, možnosti schôdze treba zmeniť tak, aby vyhovovali tejto požiadavke. Informácie nájdete v téme Zmena nastavení účastníkov pre schôdze cez Lync.

Poznámka: Maximálny počet účastníkov schôdze je 250.

Ak sú niektorí účastníci fyzicky prítomní a ďalší sú pripojení online, pričom používate Outlook, môžete schôdzu cez Lync spustiť v konferenčnej miestnosti. V outlookovej žiadosti o schôdzu kliknite na položku Vyhľadávač miestností, vyhľadajte konferenčnú miestnosť v požadovanej budove a pridajte ju. Miestnosť môžete rezervovať aj zvlášť a informácie o nej pridať v žiadosti o schôdzu do poľa Umiestnenie.

Určenie náhradného prezentujúceho

Ak sa k schôdzi nemôžete pripojiť alebo na ňu budete meškať, vyberte náhradného prezentujúceho. Náhradný prezentujúci môže okrem iného spustiť nahrávanie, pomáhať poslucháčom a spravovať ich alebo monitorovať otázky odoslané počas schôdze, aby ste sa vy mohli sústrediť na svoju prezentáciu. Je to mimoriadne dôležité v prípade schôdze alebo udalosti s veľkým počtom účastníkov.

Začlenenie školiaceho dokumentu alebo prepojenia do žiadosti o schôdzu

Ak pozývate účastníkov, ktorí nemajú skúsenosti s aplikáciou Lync, do žiadosti o schôdzu pridajte školiaci dokument s postupom alebo prepojenie na školenie o SLync, aby ste účastníkom pomohli oboznámiť sa s funkciami schôdze ešte predtým, ako sa k nej pripoja.

Pridanie poznámok k žiadosti o schôdzu

Pri plánovaní schôdze môžete pomocou programu OneNote pridávať súkromné alebo zdieľané poznámky. Pozvaní používatelia môžu následne ešte pred začatím schôdze tieto zdieľané poznámky prezerať a upravovať, ak na to majú príslušné povolenie. Na páse s nástrojmi na pozvánke stačí kliknúť na položku Poznámky zo schôdze a pridať zdieľané poznámky pre žiadosti o schôdzu alebo svoje vlastné poznámky (ktoré sa ostatným používateľom nezobrazujú). Ďalšie informácie nájdete v téme Používanie zdieľaných a súkromných poznámok počas schôdze cez Lync.

Pripojenie k schôdzi cez Lync

Podrobné informácie o pripojení k schôdzi cez Lync nájdete v téme Pripojenie k schôdzi cez Lync. Pri pripájaní sa riaďte týmito osvedčenými postupmi:

Na schôdzu sa prihláste 10 až 15 minút pred jej začiatkom, aby ste sa pripravili a v prípade potreby mali čas na riešenie možných problémov.
Pred schôdzou sa rozhodnite, či budete pre zvukovú časť schôdze používať zvuk cez počítač, čiže zvuk a video integrované v Lync, alebo telefón (ak žiadosť o schôdzu obsahuje podrobnosti o telefonickom pripojení).
Ak používate zvuk vysielaný cez počítač, nastavte svoje zvukové zariadenia a videozariadenia a skontrolujte kvalitu. Môžete použiť mikrofón a reproduktory počítača alebo pripojiť náhlavnú súpravu. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie a testovanie zvuku v Lyncu a Nastavenie videa v Lyncu a riešenie problémov s ním.
Ak na zvukový prenos zo schôdze používate telefón a máte povolené telefonické konferencie (podrobnosti vám poskytne oddelenie technickej podpory na pracovisku), využite funkciu aplikácie LyncZavolať mi. V okne Pripojenie k zvukovému prenosu zo schôdze vyberte položku Zavolať mi sem a zadajte telefónne číslo, na ktoré sa vám má zavolať. Ak použijete túto funkciu, nebudete musieť zadávať identifikáciu schôdze ani PIN kód.
Ak máte možnosť, v záujme dosiahnutia vyššej kvality zvuku použite namiesto mikrofónu a reproduktorov počítača náhlavnú súpravu.
Kvalita zvuku úzko súvisí so stavom siete. Používajte drôtové sieťové pripojenie a skontrolujte, či ste v počítači vypli bezdrôtové pripojenie.
Ak po pripojení k schôdzi nehovoríte, stlmte si mikrofón.

Zistenie svojho PIN kódu

Pri pripájaní k schôdzi cez telefón väčšinou nepotrebujete PIN kód. Pripájate sa priamo a vaše číslo sa zobrazuje v zozname účastníkov. Ak sa však chcete pripojiť ako vedúci účastník alebo overený volajúci, zobrazí sa výzva na zadanie PIN kódu a čísla do práce alebo klapky.

Poznámka: Vytáčanie v pozícii overeného volajúceho znamená iba to, že schôdza je zabezpečená a pred pripojením k nej sa treba identifikovať.

Je užitočné, ak máte svoj PIN kód poruke pre prípad potreby. Ak si svoj PIN kód nepamätáte, v žiadosti o schôdzu kliknite na položku Zabudli ste PIN kód na telefonické pripojenie? a postupujte podľa pokynov na stránke na obnovenie kódu.

Dôležité: Podrobnosti o tom, ako zavolať zo schôdze, obsahujú len schôdze nastavené používateľmi, ktorých kontá sú nakonfigurované na telefonickú konferenciu. Ďalšie informácie vám poskytne oddelenie technickej podpory na pracovisku.

Prezentácia na schôdzi cez Lync

Informácie o nastavení relácie zdieľania nájdete v téme Zdieľanie pracovnej plochy alebo programu cez Lync. Pri zdieľaní sa odporúča použiť nasledovný postup:

Požiadajte kolegu, aby sa spolu s vami prihlásil na schôdzu, a skontrolujte kvalitu zvukového a obrazového prenosu zo schôdze.
Skontrolujte možnosti dostupné počas schôdze a overte, či ste vybrali požadované funkcie pre poslucháčov, napríklad účastnícke povolenia, zobrazovanie obsahu alebo povolenia na zapisovanie poznámok.
Vyhraďte dostatočný čas na otázky a informujte poslucháčov o tom, že svoje otázky a komentáre môžu zadávať do časti schôdze určenej na výmenu okamžitých správ.
Ak nehovoríte, stlmte si mikrofón, a takisto overte, či v prípade potreby dokážete stlmiť alebo zrušiť stlmenie účastníkov pomocou aplikácie Lync alebo, ak používate telefón, pomocou príkazov tónovej voľby (stlačte klávesy *1 na klávesnici telefónu na vytáčanie, aby ste si príkazy vypočuli).
Na začiatku schôdze účastníkom pripomeňte, ako môžu stlmiť svoj vstup alebo zrušiť jeho stlmenie.

Ak používate PowerPoint:

V rámci balíka snímok by nemalo byť viac než 15 snímok. Používajte na nich väčšie písmo (vyše 30 bodov) a jednoduché pozadie, ktoré účastníkov nebude rozptyľovať.
Prezentáciu nahrajte vopred a precvičte si používanie ovládacích prvkov pri presúvaní snímok alebo zapisovaní poznámok. Pomocou laserového ukazovateľa alebo pečiatok môžete napríklad poukázať na dôležité body prezentácie.
Používajte poznámky pre prezentujúceho, ktoré vám pomôžu zapamätať si body, o ktorých chcete hovoriť. Ďalšie informácie nájdete v téme Prezentácia powerpointových snímok počas schôdze cez Lync.

Pri zdieľaní pracovnej plochy alebo programu:

Nezabúdajte, že pri zdieľaní programu sa účastníkom zobrazujú iba programy a súbory, ktoré zdieľate. Ak prejdete do iných programov, na schôdzi sa nebudú zobrazovať.
Ak chcete prepínať medzi programami, použite zdieľanie pracovnej plochy.
Ak chcete zistiť, čo sa zobrazuje účastníkom schôdze, keď zdieľate pracovnú plochu alebo program, v okne schôdze kliknite na položku Ukážka.
Informujte poslucháčov o tom, že svoju oblasť zobrazenia môžu zväčšiť prechodom do režimu zobrazenia na celú obrazovku. Ďalšie informácie nájdete v téme Zdieľanie pracovnej plochy alebo programu cez Lync.

Spustenie schôdze v konferenčnej miestnosti

Miestnosť je vhodné pripraviť v dostatočnom časovom predstihu pred začatím schôdze, aby sa zabezpečilo správne nastavenie aplikácie Lync, ktoré zaručí fungovanie so zvukovými zariadeniami a videozariadeniami v miestnosti.

Pripojte si prenosný počítač k projektoru a v prípade potreby aj k telefónu v konferenčnej miestnosti.
Ak vzniká ozvena, stlmte mikrofón a reproduktory počítača. Požiadajte o to isté aj ostatných v miestnosti, ktorí sú prihlásení do aplikácie Lync.
Telefón v miestnosti môžete pripojiť k počítaču, prípadne sa pomocou telefónu pripojte k zvukovému prenosu zo schôdze v prípade, že žiadosť o schôdzu obsahuje podrobnosti o telefonickom pripojení.
Ak chcete použiť projektor, ktorý sa nachádza v miestnosti, pripojte kábel k počítaču a vyberte vhodné zobrazenie. Na klávesnici stlačením kombinácie klávesov Windows + P vyvolajte zobrazenie a potom kliknite na jednu z možností: Duplikovať na zobrazenie pracovnej plochy na monitore počítača a projektore, Rozšíriť na rozšírenie pracovnej plochy z monitora počítača na projektor alebo Iba projektor na zobrazenie pracovnej plochy len na projektore nachádzajúcom sa v miestnosti.

Tip: Odporúčame vybrať možnosť Duplikovať, aby ste schôdzu mohli zobraziť na monitore aj obrazovke v miestnosti.

Na začiatok stránky