Použitie trojfázového toku činností

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Trojfázový tok činností sleduje stav položky zoznamu v troch stupňoch (fázach). Používa sa na riadenie pracovných procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako sú napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy. Napríklad, môže byť tri fázach projektu úlohy, Nezačaté, prebieha a dokončené.

Obsah tohto článku

Ako funguje trojfázového pracovného postupu?

Nastavenie zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Vytvorenie zoznamu sledovanie problémov určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Prispôsobenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Pridanie trojfázového pracovného postupu do zoznamu

Manuálne spustenie trojfázového toku činností pre položku

Dokončenie úlohy pracovného postupu v trojfázovom pracovnom postupe

Ako funguje trojfázového pracovného postupu?

Trojfázový tok činností podporuje obchodných procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie stavu problému alebo položky v troch fázach a dve prechodov medzi štáty. Pri každom prechode medzi fázami pracovný postup priradí úlohu osobe a odošle danej osobe e-mailové upozornenie o úlohe. Po dokončení tejto úlohy pracovný postup aktualizuje stav položky a prejde na nasledujúcu fázu. Trojfázový pracovný postup funguje s šablóny zoznamu Sledovanie problémov . Však ho možno použiť s ľubovoľným zoznamom, ktorá je nastavená na obsahujú výberu stĺpca s tromi alebo viacerými hodnotami. Hodnoty v tomto stĺpci voľba slúžia ako uvádza, že sleduje tok činností.

Zoznam môžete mať viac ako jeden stĺpec Voľba a výber stĺpca môžete mať viac než tri hodnoty. Trojfázový pracovný postup je možné nakonfigurovať len na jeden výber stĺpcov a len tri hodnoty v stĺpci vybratou voľbou. Keď pridáte trojfázový pracovný postup zoznamu alebo knižnice, môžete vybrať stĺpec výber a poskytnúť tri hodnoty podľa stĺpca. Ak sa chcete naučiť pracovať s stĺpcov v zozname, pozrite si tému Vytvorenie stĺpca v zozname alebo knižnici alebo Odstránenie stĺpca v zozname alebo knižnici.

Trojfázového pracovného postupu môžete použiť na riadenie pracovných procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako sú napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy. Napríklad zamestnanci v malých spoločnosti pre plánovanie udalostí môžu využiť Zoznam sledovania problémov a prispôsobený trojfázový tok činností na spravovanie mnohé úlohy týkajúce sa udalosti, ktoré plánujú. Trojfázový tok činností sleduje úlohy plánovania udalostí v troch stupňoch: aktívna, pripravená na revíziua dokončenia. Všetky úlohy prípravy udalostí týkajúcich sa konkrétnych podujatia sú kompilované do zoznamu na sledovanie problémov, ktoré bolo vytvorené pre túto udalosť a je označený ako aktívna. Koordinátorka udalostí priradí jednotlivé úlohy členom svojho tímu a potom začne trojfázový tok činností na tieto položky na začatie práce na úlohe udalosti.

Pri spustení pracovného postupu, vytvorí úlohu pre určenú osobu. Keď člen tímu dostane úlohu, vykoná práce, ktorý je potrebný na dokončenie úlohy. Môže to byť práca, ktorá sa uskutoční mimo zoznamu alebo lokality, kde sa nachádza zoznam sledovania problémov. Napríklad, ak člen tímu dostane úlohy toku činností na vypracovanie zásobovacieho plánu, osoba vykonávajúca skontaktuje cateringové spoločnosti a potom funguje s nimi plán. Keď je navrhnutá plánu, člen tímu označuje svoje úlohy toku činností ako dokončenú. V tomto bode tok činností aktualizuje stav úlohy udalosti v zozname sledovania problémov zo aktívna na pripravená na revíziua vytvorí druhú úlohu pre koordinátorku udalostí a skontrolujte plánu. Po koordinátor akcie Recenzie a schvaľuje plánu, jej označenie jej úlohy toku činností ako dokončenú a pracovný postup aktualizácie stavu úloh z pripravená na revíziuDokončené.

Poznámka: Pracovný postup účastník môže vykonať úlohy pracovného postupu v trojfázovom pracovnom postupe dvomi spôsobmi. Účastník môže upraviť úlohu toku činností a označiť ju ako dokončenú, alebo môže zmeniť stav pracovného postupu položky v zozname (ak má účastník povolenie meniť tento zoznam). Ak účastníka manuálne aktualizácie stavu pracovného postupu položky v zozname, je dokončené úlohy pracovného postupu. Ak účastník upraví úlohu toku činností a označiť ju ako dokončenú, aktualizuje sa stav pracovného postupu položky v zozname dokončenia.

Akcie v trojfázovom pracovnom postupe v predchádzajúcom príklade postupujú podľa sledovať procesu:

Vývojový diagram v príklade trojfázového toku činností

Na začiatok stránky

Nastavenie zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Pred použitím trojfázového toku činností, musíte nastaviť zoznam použiť pracovný postup. Tento zoznam musí obsahovať položky, ktoré chcete sledovať alebo spravovať pomocou pracovného postupu. Šablóny zoznamu Sledovanie funguje s trojfázovým pracovným postupom. Však môžete nastaviť aj podľa vlastného zoznamu na použitie s tieto pracovné postupy. Ak vytvoríte podľa vlastného zoznamu na použitie s trojfázovým pracovným postupom, musíte sa uistite sa, že zoznam obsahuje aspoň jeden stĺpec Výber , ktorý zahŕňa tri hodnoty výberu. Pri nastavovaní trojfázového toku činností na používanie so zoznamom, je nutné zadať Výber stĺpca, ktorý obsahuje hodnoty stavu, ktoré bude sledovať pracovný postup.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu sledovanie problémov určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Na základe predvoleného nastavenia môžete použiť s ľubovoľným zoznamom, ktorý vytvoríte zo šablóny zoznamu Sledovanie trojfázového toku činností.

  1. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  2. Na stránke celý obsah lokality kliknite na položku vytvoriť.

  3. V dialógovom okne vytvoriť , kliknite na položku Sledovanie problémova zadajte názov zoznamu. Názov zoznamu je povinný.

    Poznámka: Názov zoznamu sa zobrazí v hornej časti zoznamu strany, sa stane súčasťou webovú adresu stránky so zoznamom a v navigačných prvkoch, ktoré pomáhajú používateľom vyhľadať a otvorte zoznam.

  4. Ak chcete zadať popis zoznamu alebo ich zadať, ak sa zobrazí prepojenie do zoznamu na paneli Rýchle spustenie, predvolená hodnota je áno, kliknite na položku Ďalšie možnosti.

    • Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu je voliteľné.

    • Ak chcete pridať prepojenie na tento zoznam na panel rýchleho spustenia, v časti Navigácia kliknite na možnosť Áno.

  5. V dolnej časti dialógového okna vytvoriť, kliknite na položku vytvoriť.

Na začiatok stránky

Vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Ak chcete na vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom, musíte pridať aspoň jeden stĺpec Výber , ktorý obsahuje aspoň tri hodnoty stavu, ktoré bude sledovať pracovný postup.

  1. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  2. Na stránke celý obsah lokality kliknite na položku vytvoriť.

  3. V dialógovom okne vytvoriť Vlastnýzoznam a zadajte názov zoznamu. Názov zoznamu je povinný.

    Poznámka: Názov zoznamu sa zobrazí v hornej časti zoznamu strany, sa stane súčasťou webovú adresu stránky so zoznamom a v navigačných prvkoch, ktoré pomáhajú používateľom vyhľadať a otvorte zoznam.

  4. Ak chcete zadať popis zoznamu alebo ich zadať, ak sa zobrazí prepojenie do zoznamu na paneli Rýchle spustenie, predvolená hodnota je áno, kliknite na položku Ďalšie možnosti.

  5. Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu je voliteľné.

  6. Ak chcete pridať prepojenie na tento zoznam na panel rýchleho spustenia, v časti Navigácia kliknite na možnosť Áno.

  7. V dolnej časti dialógového okna vytvoriť, kliknite na položku vytvoriť.

Na začiatok stránky

Prispôsobenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

  1. Podľa vlastného zoznamu, na páse s nástrojmi, kliknite na kartu zoznam a potom kliknite na položku Nastavenia zoznamu.

  2. V časti stĺpcekliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  3. V časti názov a typ , v časti názov stĺpcazadajte názov stĺpca, ktorý chcete použiť na zadanie hodnôt stavu pre pracovný postup.

  4. V časti typ informácií v tomto stĺpci, vyberte možnosť (ponuka pre výber).

  5. V časti Ďalšie nastavenie stĺpcov v časti Popiszadajte voliteľný popis pre stĺpec.

  6. V časti vyžadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie, kliknite na tlačidlo Áno.

  7. V poli so zoznamom v časti každú voľbu v samostatnom riadku zadajtezadajte tromi alebo viacerými výber hodnoty, ktoré chcete pre tento stĺpec. Tieto hodnoty budú hodnotami stavov pre pracovný postup.

  8. V časti spôsob zobrazenia voliebzvoľte buď Drop-Down Menu alebo Prepínače.

  9. V časti Povoliť "Fill-in" možnosti, kliknite na tlačidlo nie.

  10. Zadajte, či chcete pre tento stĺpec používať konkrétna predvolená hodnota, alebo ak chcete pridať do predvoleného zobrazenia zoznamu.

  11. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie trojfázového pracovného postupu do zoznamu

Trojfázový tok činností musíte pridať do zoznamu predtým, ako ste ju mohli použiť v položkách v danom zozname. Keď pridáte trojfázového pracovného postupu do zoznamu, určíte, ktorý stĺpec v zozname obsahuje hodnoty stavu, ktoré sa má tento pracovný postup sledovať. Je tiež zadať informácie o tom, čo ste chceli vyskytujú v každej etapy pracovného postupu. Napríklad, môžete určiť predmet a text e-mailové upozornenia, ktoré úlohy príjemcovia.

Trojfázový tok činností je predvolene zapnutá v väčšinu typov lokalít. Správca kolekcie lokalít, môžete vypnúť funkciu. Ak trojfázového pracovného postupu nie je k dispozícii, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít.

Dôležité: Musíte mať povolenie na spravovanie zoznamov, Pridanie pracovného postupu do zoznamu.

  1. Otvorte zoznam, do ktorého chcete pridať trojfázový pracovný postup. Podľa vlastného zoznamu, na páse s nástrojmi, kliknite na kartu zoznam a potom kliknite na položku Nastavenia zoznamualebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate. V knižnici dokumentov napríklad kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

  2. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie toku činností.

    Ak pracovné postupy ste už pridali do tohto zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tento krok vás presmeruje priamo na stránke zmeniť nastavenia toku činností a kliknite na možnosť pridať pracovný postup a prejdite na položky pridať pracovný postup. Ak žiadne pracovné postupy boli pridané do tohto zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tento krok prejdete priamo na stránke Pridať pracovný postup.

  3. Ak pracovný postup už existuje zoznam nájdete na stránke zmeniť nastavenia toku činností kliknite na položku pridať pracovný postup.

  4. Na stránke Pridať pracovný postup v časti pracovného postupu , kliknite na položku trojfázový v časti vybrať šablónu pracovného postupu.

  5. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

  6. V časti Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ak chcete použiť s týmto pracovným postupom.

    Poznámky: 

    • Môžete použiť predvolený zoznam Úlohy, alebo môžete vytvoriť nový. Ak použijete predvolený zoznam Úlohy, účastníci toku činností budú môcť jednoducho vyhľadávať a zobrazovať svoje úlohy toku činností pomocou zobrazenia Moje úlohy zoznamu Úlohy.

    • Ak úlohy v toku činností budú odhaľovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete uchovať oddelene od všeobecného zoznamu úlohy, vytvorte nový zoznam úloh.

    • Ak vaša organizácia bude mať viacero pracovných postupov, alebo ak toky činností budú obsahovať veľa úloh, vytvorte nový zoznam úloh. V tomto prípade môžete vytvoriť zoznamy úloh pre každý pracovný postup.

  7. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytujú počas každej inštancie toku činností.

    Môžete použiť predvolený zoznam História alebo môžete vytvoriť nový. Ak vaša organizácia bude mať viacero pracovných postupov, môžete vytvoriť samostatný zoznam histórie pre každý pracovný postup.

  8. V časti Možnosti spustenia vykonajte jeden z týchto krokov:

    • Ak chcete povoliť manuálne spustenie toku činností, začiarknite políčko Povoliť tento pracovný postup na manuálne spustenie podľa overeného používateľa s povoleniami zúčastniť . Začiarknite políčko vyžadovať spravovať zoznamy povolenia na spustenie pracovného postupu , ak chcete vyžadovať ďalšie povolenia na spustenie pracovného postupu.

    • Ak chcete pracovný postup spustil automaticky po vytvorení nových položiek, začiarknite políčko spustiť tento tok činností pri vytváraní novej položky .

  9. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  10. V časti fázach pracovného postupu v časti Vyberte pole "Voľba", vyberte stĺpec Výber zo zoznamu, ktorý obsahuje hodnoty, ktoré chcete použiť pre štáty v pracovnom postupe a potom vyberte hodnoty stĺpca, ktoré chcete pre Počiatočná štát, prebiehajúci stava konečný stav pracovného postupu.

  11. V dvoch sekciách Zadajte, čo chcete stať, keď sa začne pracovný postup (možnosti pre prvú úlohu v pracovnom postupe) a Zadajte, čo chcete stať, keď stav toku činností zmení na prebiehajúci stav (možnosti pre druhú úlohu v pracovnom postupe) Zadajte nasledujúce informácie:

    Podrobnosti o úlohe

Popis úlohy:

Zadajte informácie, ktoré chcete zahrnúť do poľa Popis úlohy. Ak začiarknete políčko zahrnúť pole zoznamu , pole, ktoré ste vybrali sa pridá na koniec správy. Ak začiarknete políčko vložiť prepojenie na položku zoznamu , prepojenie na položku zoznamu sa zahrnú do poľa Popis.

Splnenia úlohy dátumu:

Ak chcete zadať dátum dokončenia úloh, začiarknite políčko zahrnúť pole zoznamu a potom vyberte položku dátum stĺpca zo zoznamu, ktorý obsahuje informácie o dátume, ktorý chcete použiť pre dátum splatnosti.

Úloha priradená pre:

Ak chcete úlohu priradiť osobe, ktorá je uvedená v zozname, kliknite na položku zahrnúť pole zoznamua potom vyberte stĺpec zo zoznamu, ktorý obsahuje informácie o používateľovi, ktorý chcete použiť. Keď tento pracovný postup sa spustí, prvá úloha sa priradí osobe, ktorej meno sa zobrazí v tomto stĺpci pre položku pracovného postupu.

Ak chcete priradiť túto úlohu vo všetkých prípadoch tento pracovný postup osoby, ktoré určíte, kliknite na položku Vlastnáa potom zadajte alebo vyberte meno osoby, ktorej chcete priradiť úlohu.

  1. Ak chcete, aby účastníci pracovného postupu na prijímanie e-mailových upozornení na svoje úlohy toku činností, začiarknite políčko Odoslať e-mailovú správu .

    Poznámka: Ak chcete, aby účastníci toku činností dostanú e-mailové upozornenia a pripomenutia o svoje úlohy pracovného postupu po spúšťajú pracovné postupy, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít, overte, či je povolený e-mailu pre lokalitu.

    Podrobnosti e-mailovej správy

Akcia

Zadajte meno osoby, ktorej chcete e-mailové upozornenie o úlohy pracovného postupu na odoslanie. Začiarknite políčko Zahrnúť úlohy priradené pre , ak chcete odoslať e-mailové upozornenie vlastníkovi úlohy.

Predmet

Zadajte predmet, ktorý chcete použiť pre e-mailové upozornenia. Začiarknite políčko Použiť názov úlohy , ak chcete pridať názov úlohy v riadku Predmet e-mailovej správy.

Základného textu

Zadajte informácie, ktoré sa má zobrazovať v tele správy z e-mailové upozornenia. Ak chcete do správy pridať prepojenie na zoznam položiek, začiarknite políčko vložiť prepojenie na položku zoznamu .

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Manuálne spustenie trojfázového toku činností pre položku

Trojfázový tok činností musíte najprv pridať do zoznamu a sprístupniť na použitie pre položky v danom zozname. Predchádzajúce časti Ďalšie informácie.

Trojfázový pracovný postup je možné nakonfigurovať na automatické spustenie, keď sa nové položky sa pridajú do zoznamu alebo ho je možné nakonfigurovať povolenia používateľov, ktorí majú špecifické povolenia na manuálne spustenie pracovného postupu. Niektoré pracovné postupy mohla obe možnosti.

Ak chcete manuálne spustenie trojfázového toku činností na položke zoznamu, postupujte nasledovne. Musíte mať povolenie na úpravu položiek zoznamu. Niektoré pracovné postupy možno budete musieť mať povolenie na spravovanie zoznamov.

Poznámka: Ak chcete, aby účastníci toku činností dostanú e-mailové upozornenia a pripomenutia o svoje úlohy pracovného postupu po spustení pracovného postupu, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít, overte, či je povolený e-mailu pre lokalitu.

  1. Otvorte zoznam obsahujúci položku, kde chcete začať trojfázového toku činností.

  2. Ukážte na položku, na ktoré chcete spustiť pracovný postup, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na položku pracovné postupy.

    Poznámka: Príkaz pracovné postupy je k dispozícii len vtedy, keď je daná položka v zozname alebo knižnici, ktorá má priradený aspoň jeden pracovný postup.

  3. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  4. V časti spustiť nový pracovný postup, kliknite na názov trojfázového pracovného postupu, ktorý chcete spustiť.

    Pracovný postup sa okamžite spustí.

Na začiatok stránky

Dokončenie úlohy pracovného postupu v trojfázovom pracovnom postupe

Na dokončenie úlohy pracovného postupu v trojfázovom pracovnom postupe, musíte mať aspoň povolenie na úpravu položiek úloh uvádza, kde sú zaznamenané úlohy daného pracovného postupu.

  1. Otvorte zoznam úlohy lokality a potom vyberte položku Moje úlohy v ponuke Zobraziť chcete lokalizovať svoju úlohu pracovného postupu.

    Poznámka: Ak pracovný postup nepoužíva predvolený zoznam úloh , úlohy pracovného postupu sa nemusí zobraziť v zozname úlohy . Ak chcete lokalizovať svoju úlohu pracovného postupu, prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je uložená položka toku činností. Ukážte na názov položky, ktorú chcete dokončiť, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na položku pracovné postupy. Na stránke stav pracovného postupu v časti Prebiehajúce pracovné postupy, kliknite na názov pracovného postupu, v ktorom sa zúčastňujete. V časti úlohyvyhľadajte svoju úlohu pracovného postupu.

  2. Otvorte zoznam obsahujúci položku, na ktorú chcete označiť ako dokončenú.

  3. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete dokončiť, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na položku Upraviť položku.

  4. V dialógovom okne úlohy zadajte alebo vyberte informácie, ktoré je potrebné na dokončenie úlohy a potom kliknite na položku Uložiť.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×