Použitie trojfázového pracovného postupu

Použitie trojfázového pracovného postupu

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Trojfázový pracovný postup sleduje stav položky zoznamu v troch štátoch (etapách). Môže sa použiť na spravovanie podnikových procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako sú napríklad problémy týkajúce sa podpory zákazníkov, predajných potenciálnych zákazníkov alebo projektových úloh. Napríklad tri stavy projektovej úlohy by mohli byť, neSpustené, prebiehajúce a dokončené.

Obsah tohto článku

Ako funguje pracovný postup s troma štátmi?

Nastavenie zoznamu na použitie s troma štátnymi pracovnými postupmi

Vytvorenie zoznamu na sledovanie problémov

Vytvorenie vlastného zoznamu na použitie s troma štátnymi pracovnými postupmi

Prispôsobenie vlastného zoznamu na používanie s troma štátnymi pracovnými postupmi

Pridanie trojročného pracovného postupu do zoznamu

Manuálne spustenie trojročného pracovného postupu v položke

Vykonanie úlohy pracovného postupu v trojfázový pracovný postup

Ako funguje pracovný postup s troma štátmi?

Trojfázový pracovný postup podporuje obchodné procesy, ktoré vyžadujú, aby organizácie sledovali stav problému alebo položky prostredníctvom troch štátov a dvoch prechodov medzi štátmi. Pri každom prechode medzi štátmi sa pracovný postup priradí úlohe osobe a odošle túto osobu e-mailom upozornenie o úlohe. Po dokončení tejto úlohy pracovný postup aktualizuje stav položky a pokračuje v ďalšom stave. Trojfázový pracovný postup funguje so šablónou zoznamu sledovania problémov . Môže sa však použiť s ľubovoľným zoznamom, ktorý je nastavený tak, aby obsahoval stĺpec výberu s troma alebo väčšími hodnotami. Hodnoty v tomto stĺpci výberu slúžia ako uvádza, že pracovný postup sleduje.

Zoznam môže mať viac než jeden stĺpec výberu a stĺpec výberu môže mať viac ako tri hodnoty. Trojfázový pracovný postup však možno nakonfigurovať iba na použitie niektorého zo stĺpcov výberu a len tri hodnoty vo vybratom stĺpci výberu. Keď do zoznamu alebo knižnice pridáte pracovný postup s troma štátmi, vyberiete stĺpec výberu a tri hodnoty, ktoré poskytuje stĺpec.

Trojfázový pracovný postup sa môže použiť na spravovanie podnikových procesov, ktoré vyžadujú, aby organizácie sledovali veľké množstvo problémov alebo položiek, ako sú napríklad problémy s podporou pre zákazníkov, predaj potenciálnych zákazníkov alebo projektové úlohy. Zamestnanci pri plánovaní malého podujatia môžu napríklad použiť zoznam sledovania problémov a prispôsobený trojfázový pracovný postup na spravovanie mnohých úloh súvisiacich s udalosťami, ktoré plánujú. Pracovný postup sleduje úlohy plánovania udalostí prostredníctvom troch štátov: aktívny, pripravený narevíziu a dokončený. Všetky úlohy na prípravu udalostí súvisiace s konkrétnou udalosťou sa zostavia do zoznamu sledovania problémov, ktorý bol vytvorený pre danú udalosť a je označený ako aktívny. Koordinátor udalostí priraďuje jednotlivým úlohám jej členom tímu a potom spustí pracovný postup v týchto položkách na začatie práce na úlohe udalosti.

Keď sa pracovný postup spustí, vytvorí úlohu určenej osoby. Keď člen tímu dostane úlohu, vykoná prácu, ktorá je potrebná na vykonanie úlohy. Môže to byť práca, ktorá sa vyskytuje mimo zoznamu alebo lokality, kde sa nachádza zoznam sledovania problémov. Ak napríklad člen tímu dostane úlohu pracovného postupu na vypracovanie plánu stravovania, kontaktuje spoločnosť catering a potom s nimi spolupracuje a vyvinie plán. Keď je plán stravovania vypracovaný, člen tímu označí svoju úlohu pracovného postupu ako dokončenú. V tomto bode pracovný postup aktualizuje stav úlohy udalosti v zozname sledovanie problémov z aktívnej na pripravenú narevíziu a vytvorí druhú úlohu pre koordinátora udalostí, aby skontroloval plán stravovania. Po tom, ako koordinátor udalostí preskúma a schváli plán stravovania, označí jej úlohu pracovného postupu ako dokončenú a pracovný postup aktualizuje stav úlohy z pripravenej na revíziu.

Poznámka: Účastník pracovného postupu môže vykonať úlohu pracovného postupu v trojrozmernom pracovnom postupe dvomi spôsobmi. Účastník môže upraviť úlohu pracovného postupu tak, aby ho označoval ako dokončenú, alebo môže účastník zmeniť stav položky pracovného postupu v zozname (ak má účastník povolenie na zmenu tohto zoznamu). Ak účastník manuálne aktualizuje stav položky pracovného postupu v zozname, úloha pracovného postupu sa dokončila. Ak účastník úpravou úlohy pracovného postupu označí ako dokončenú, stav položky pracovného postupu v zozname sa aktualizuje na hodnotu Dokončené.

Akcie v trojfázový pracovný postup v predchádzajúcom príklade používajú nasledujúci postup:

Vývojový diagram v príklade trojfázového pracovného postupu

Na začiatok stránky

Nastavenie zoznamu na použitie s troma štátnymi pracovnými postupmi

Skôr ako použijete trojfázový pracovný postup, budete musieť nastaviť zoznam s položkami, ktoré plánujete sledovať alebo spravovať s pracovným postupom. Šablóna zoznam sledovania problémov funguje s trojfázový pracovný postup. Môžete však vytvoriť aj vlastný zoznam, ktorý sa má použiť s týmito pracovnými postupmi. Ak vytvoríte vlastný zoznam, uistite sa, že zoznam obsahuje aspoň jeden stĺpec výberu , ktorý obsahuje tri alebo viac hodnôt výberu. Keď nastavujete pracovný postup, ktorý sa má použiť so zoznamom, zadajte stĺpec výberu obsahujúci hodnoty stavu, ktoré bude pracovný postup sledovať.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu na sledovanie problémov

Na základe predvoleného nastavenia môžete použiť trojfázový pracovný postup s ľubovoľným zoznamom, ktorý vytvoríte zo šablóny zoznamu sledovania problémov .

  1. V ponuke Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 kliknite na položku pridať aplikáciu.

  2. Na stránke vaše aplikácie kliknite na položku sledovanie problémova zadajte názov zoznamu. Vyžaduje sa názov zoznamu

  3. Ak chcete poskytnúť popis zoznamu, kliknite na položku Rozšírené možnosti.

    • Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

  4. Kliknite na položku Vytvoriť.

Na začiatok stránky

Vytvorenie vlastného zoznamu na použitie s troma štátnymi pracovnými postupmi

Ak chcete vytvoriť vlastný zoznam na použitie s troma štátnymi pracovnými postupmi, musíte pridať aspoň jeden stĺpec výberu , ktorý obsahuje aspoň tri hodnoty stavu, ktoré bude pracovný postup sledovať.

  1. V ponuke Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 kliknite na položku pridať aplikáciu.

  2. Na stránke vaše aplikácie kliknite na položku vlastný zoznama zadajte názov zoznamu. Názov zoznamu je povinný.

  3. Ak chcete poskytnúť popis zoznamu, kliknite na položku Rozšírené možnosti.

  4. Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

  5. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Na začiatok stránky

Prispôsobenie vlastného zoznamu na používanie s troma štátnymi pracovnými postupmi

  1. Kliknite na vlastný zoznam, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcom kroku.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu zoznam a potom v skupine nastavenia kliknite na položku nastavenia zoznamu.

  3. V časti stĺpcekliknite na položku vytvoriť stĺpec.

  4. V časti názov a typ zadajte do poľa názov stĺpcanázov stĺpca, ktorý chcete použiť na zadanie hodnôt stavu pracovného postupu. Môžete napríklad zadať názov ako stav pracovného postupu.

  5. V časti typ informácií v tomto stĺpcivyberte možnosť Výber (ponuka, z ktorej si môžete vybrať).

  6. V časti Ďalšie nastavenia stĺpca v časti Popiszadajte voliteľný popis stĺpca.

  7. V časti vyžadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie, kliknite na tlačidlo Áno.

  8. V poli so zoznamom v časti zadajte každú možnosť do samostatného riadkovzadajte tri alebo viac hodnôt výberu, ktoré chcete pre tento stĺpec. Tieto hodnoty sa stanú štátmi pre pracovný postup. Môžete napríklad zadať hodnotu aktívne, pripravená na reVíziu a vyplniť ako tri možnosti.

  9. V časti Možnosti zobrazenia s použitímvyberte buď rozbaľovaciu ponuku alebo prepínače.

  10. V časti Povoliť možnostivyplnenia kliknite na položku nie.

  11. Zadajte, či chcete, aby sa v tomto stĺpci zobrazila konkrétna predvolená hodnota, alebo ak ju chcete pridať do predvoleného zobrazenia zoznamu.

  12. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie trojročného pracovného postupu do zoznamu

Skôr ako ho budete môcť použiť na položky v tomto zozname, musíte do zoznamu pridať pracovný postup s troma štátmi. Po pridaní trojročného pracovného postupu do zoznamu určíte, ktorý stĺpec v zozname obsahuje hodnoty stavu, ktoré má pracovný postup sledovať. Môžete tiež zadať informácie o tom, čo sa má zobraziť v každej etape pracovného postupu. Môžete napríklad zadať predmet a text pre e-mailové upozornenia, ktoré príjemcovia úloh dostanú.

Trojfázový pracovný postup je predvolene povolený na väčšine typov lokalít. Správca kolekcie lokalít však môže túto funkciu vypnúť. Ak nie je k dispozícii trojfázový pracovný postup, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít.

Dôležité: Ak chcete pridať pracovný postup do zoznamu, musíte mať povolenie na správu zoznamov.

  1. Otvorte zoznam, do ktorého chcete pridať trojfázový pracovný postup.

  2. Kliknite na položku nastaveniazoznamu tab> alebo kliknite na nastavenia pre typ knižnice, ktorú otvárate. Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

  3. V časti povolenia a správakliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

  4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na položku pridať pracovný postup.

  5. Na stránke Pridať pracovný postup v časti pracovný postup v časti Výber šablóny pracovného postupu kliknite na položku tri stavy.

  6. V časti názov zadajte jedinečný názov pracovného postupu.

  7. V časti zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s pracovným postupom.

    Poznámky: 

    • Môžete použiť predvolený zoznam úloh alebo môžete vytvoriť nový. Ak používate predvolený zoznam úloh, účastníci pracovného postupu budú môcť jednoducho vyhľadať a zobraziť svoje úlohy pracovného postupu pomocou zobrazenia moje úlohy v zozname úloh.

    • Vytvorte nový zoznam úloh, ak úlohy pre tento pracovný postup odhalia citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete zachovať oddelene od zoznamu všeobecné úlohy.

    • Ak vaša organizácia bude mať veľa pracovných postupov alebo ak budú pracovné postupy zahŕňať veľa úloh, vytvorte nový zoznam úloh. V tomto prípade možno budete chcieť vytvoriť zoznam úloh pre každý pracovný postup.

  8. V časti zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý sa má použiť s týmto pracovným postupom. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytujú v priebehu jednotlivých inštancií pracovného postupu.

    Poznámka: Môžete použiť predvolený zoznam histórie alebo môžete vytvoriť nový. Ak vaša organizácia bude mať veľa pracovných postupov, možno budete chcieť vytvoriť samostatný zoznam histórie pre každý pracovný postup.

  9. V časti možnosti spustenia vykonajte jeden z týchto krokov:

    • Ak chcete povoliť manuálne spustenie pracovného postupu, začiarknite políčko Povoliť manuálne spustenie tohto pracovného postupu prostredníctvom overeného používateľa s povoleniami na účasť . Ak chcete požadovať ďalšie povolenia na spustenie pracovného postupu, začiarknite políčko vyžadovať povolenie na spravovanie zoznamov na spustenie pracovného postupu .

    • Ak chcete, aby sa pracovný postup spustil automaticky po vytvorení nových položiek, začiarknite políčko spustiť tento pracovný postup pri vytvorení novej položky .

  10. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  11. V časti stav pracovného postupu v časti Vyberte pole výberuvyberte stĺpec Výber zo zoznamu obsahujúceho hodnoty, ktoré chcete použiť pre stavy v pracovnom postupe, a potom vyberte požadované hodnoty stĺpca pre Počiatočnýstav, strednýa koncový stav pracovného postupu.

  12. V dvoch častiach špecifikujte, čo sa má stať, keď sa spustí pracovný postup (možnosti pre prvú úlohu v pracovnom postupe) a určíte, čo sa má stať, keď sa pracovný postup zmení na jeho stredný stav (možnosti pre druhú úlohu v pracovnom postupe). Zadajte nasledujúce informácie:

    Podrobnosti o úlohe

Pole

Popis

Názov úlohy:

Môžete voliteľne upraviť názov správy, ktorý sa zobrazí v úlohe, keď sa pracovný postup spustí alebo dosiahnete stredný stav. Ak začiarknete políčko zahrnúť pole zoznamu , vybraté pole sa pridá na koniec správy.

Popis úlohy:

Zadajte všetky informácie, ktoré chcete zahrnúť do popisu úlohy. Ak začiarknete políčko zahrnúť pole zoznamu , vybraté pole sa pridá na koniec správy. Ak začiarknete políčko vložiť prepojenie na položku zoznamu , v popise sa nachádza prepojenie na položku zoznamu.

Dátum dokončenia úlohy:

Ak chcete zadať termín dokončenia úlohy, začiarknite políčko zahrnúť pole zoznamu a potom v zozname, ktorý obsahuje informácie o dátume, ktoré chcete použiť pre dátum dokončenia, vyberte stĺpec dátum.

Úloha priRadená:

Ak chcete priradiť úlohu osobe, ktorá je uvedená v zozname, kliknite na položku zahrnúť pole zoznamua potom vyberte stĺpec zo zoznamu, ktorý obsahuje informácie o používateľovi, ktoré chcete použiť. Keď je tento pracovný postup spustený, prvá úloha sa priradí osobe, ktorej meno sa zobrazí v tomto stĺpci pre položku pracovného postupu.

Ak chcete túto úlohu priradiť vo všetkých výskytoch tohto pracovného postupu osobe, ktorú ste určili, kliknite na položku vlastnéa potom zadajte alebo vyberte meno osoby, ktorej chcete priradiť úlohu.

  1. Začiarknite políčko Odoslať e-mailovú správu , ak majú účastníci pracovného postupu dostávať e-mailové upozornenia na úlohy pracovného postupu.

    Poznámka: Ak chcete zabezpečiť, aby účastníci pracovného postupu dostávali e-mailové upozornenia a pripomenutia o úlohách pracovného postupu po spustení pracovných postupov, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít a overte, či je pre vašu lokalitu povolený e-mail.

    Podrobnosti e-mailovej správy

Pole

Popis

Na

Zadajte meno osoby, ktorej chcete odoslať e-mailové upozornenie o úlohe pracovného postupu. Ak chcete odoslať e-mailové upozornenie vlastníkovi úlohy, začiarknite políčko zahrnúť úlohu, ktorá je priradená.

Predmet

Zadajte predmet, ktorý chcete použiť na e-mailové upozornenie. Ak chcete pridať názov úlohy do riadkov predmetu e-mailovej správy, začiarknite políčko použiť názov úlohy .

Telo

Zadajte informácie, ktoré sa majú zobraziť v tele správy e-mailového upozornenia. Ak chcete zahrnúť prepojenie na položku zoznamu v správe, začiarknite políčko vložiť prepojenie na položku zoznamu .

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Manuálne spustenie trojročného pracovného postupu v položke

Trojfázový pracovný postup sa musí najprv pridať do zoznamu, aby bol k dispozícii na používanie v položkách v danom zozname. Ďalšie informácie nájdete v predchádzajúcich častiach.

Trojfázový pracovný postup je možné nakonfigurovať tak, aby sa spustil automaticky po pridaní nových položiek do zoznamu alebo môže byť nakonfigurovaný tak, aby umožnil používateľom, ktorí majú špecifické povolenia, spustiť pracovný postup manuálne. Niektoré pracovné postupy môžu povoliť obidve možnosti.

Ak chcete manuálne spustiť trojfázový pracovný postup v položke zoznamu, postupujte podľa týchto krokov. Pre zoznam musíte mať povolenie na úpravu položiek. Niektoré pracovné postupy môžu vyžadovať, aby ste mali povolenie na spravovanie zoznamov.

Poznámka: Ak chcete zabezpečiť, aby účastníci pracovného postupu dostávali e-mailové upozornenia a pripomenutia o svojich úlohách pracovného postupu po spustení pracovného postupu, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít a overte, či je pre vašu lokalitu povolený e-mail.

  1. Otvorte zoznam obsahujúci položku, na ktorej chcete spustiť trojfázový pracovný postup.

  2. Kliknite na tri bodky vedľa položky, pre ktorú chcete spustiť pracovný postup, a v zobrazenej ponuke kliknite na položku pracovné postupy.

    Poznámka: Príkaz pracovné postupy je k dispozícii len vtedy, keď sa položka nachádza v zozname alebo knižnici, ktorá obsahuje aspoň jeden pracovný postup, ktorý je k nemu priradený.

  3. V ponuke Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  4. V časti spustiť nový pracovný postupkliknite na názov trojročného pracovného postupu, ktorý chcete spustiť.

    Pracovný postup sa spustí okamžite.

Na začiatok stránky

Vykonanie úlohy pracovného postupu v trojfázový pracovný postup

Ak chcete ukončiť úlohu pracovného postupu v trojrozmernom pracovnom postupe, musíte mať aspoň povolenie na úpravu položiek v zoznamoch úloh, v ktorých sa zaznamenávajú úlohy pracovného postupu.

  1. Otvorte zoznam úloh pre lokalitu a potom v ponuke Zobraziť vyberte položku Moje úlohy a vyhľadajte svoju úlohu v pracovnom postupe.

    Poznámka: Ak pracovný postup nepoužíva predvolený zoznam úloh lokality, úloha pracovného postupu sa nemusí zobraziť v zozname úlohy . Ak chcete vyhľadať úlohu pracovného postupu, prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka pracovného postupu uložená. Ukážte na názov položky, ktorú chcete vyplniť, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na položku pracovné postupy. Na stránke stav pracovného postupu kliknite v časti spustené pracovné postupyna názov pracovného postupu, v ktorom ste účastníkom. V časti úlohykliknite na úlohu pracovného postupu a potom prejdite na krok 3.

  2. Otvorte zoznam obsahujúci položku, na ktorú chcete označiť ako dokončenú.

  3. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete vyplniť, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí, a potom kliknite na položku Upraviť položku.

  4. V dialógovom okne úlohy zadajte alebo vyberte informácie, ktoré sa požadujú na vykonanie úlohy, a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×