Office
Prihlásenie

Použitie programov Access alebo Excel na správu údajov

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Microsoft Access alebo Microsoft Excel majú mnoho podobnosti, ktoré môže byť ťažké sa rozhodnúť, program, ktorý by ste mali použiť. Oba programy opäť nainštalujte môžete napríklad ukladanie veľkého množstva údajov, spustite účinná dotazov a analytické nástroje na rozdelenie a kocky tieto údaje a sofistikované výpočty, ktoré vrátia údaje, ktoré potrebujete.

Každý program má však jasné výhody, v závislosti od typu údajov, ktorý spravujete a čo chcete urobiť s potrebnými údajmi. Napríklad, ak je vaším cieľom na zachovanie integrity údajov vo formáte, ktoré môžete pristupovať pomocou viacerých používateľov, prístup je najlepšou voľbou, zatiaľ čo program Excel je vhodnejšie pre zložité číselných údajov, ktoré chcete analyzovať do hĺbky.

Vo väčšine prípadov, môžete použiť oba programy používajú každý na účely, na ktoré sa najlepšie hodí. Vo všeobecnosti je lepšie na správu údajov programu Access: pomáha udržiavať ju organizácia, jednoducho vyhľadávať a k dispozícii pre viacerých používateľov súčasne. Excel je umožňuje lepšiu na analýzu údajov: vykonávanie zložitých výpočtov, skúmanie možných výsledkov a výrobu vysoko kvalitná grafy. Ak používate prístup na ukladanie údajov a Excel na analýzu ho, môžete získať výhody oba programy.

Skôr ako sa rozhodnete program, ktorý chcete použiť, chcete porovnať výhody každého programu, informácie v prípade, že je najlepšie použiť jedného alebo druhého, a zistite, ako pracovať s oba programy na dosiahnutie presne výsledky, ktoré chcete.

Poznámka: Zahrnúť všetky balíky Microsoft Office Excel, ale nie všetky obsahujú prístup.

Porovnanie výhod každý program

Výber správneho programu je veľmi dôležitý, ak chcete získať prístup a aktualizácia informácií o maximálny výkon a presnosť. Ak chcete zistiť, ktorý program je najvhodnejší pre úlohy, ktoré chcete dosiahnuť, môže pomôcť porovnať výhody, ktoré každý program ponúka týkajúce sa ukladací priestor údajov, analýza údajov a spolupráca s viacerými používateľmi zabezpečenia.

Ploché verzus relačných údajov    Vám pomôže rozhodnúť sa program, ktorý je najvhodnejší pre ukladanie údajov, položte si otázku otázku: sú údaje relačné alebo nie? Údaje, ktoré sa môžu nachádzať efektívne v jednej tabuľke alebo hárka sa nazýva ploché alebo nonrelational údajov. Ak chcete vytvoriť jednoduchý zoznam zákazníkov s iba jednu adresu a kontaktná osoba pre každého zákazníka, program Excel môže byť lepšou voľbou. Ak chcete uložiť zložitejšie zákazníkov zoznam, ktorý obsahuje Fakturácia a doprava adresy pre každého zákazníka alebo viacerých kontaktných osôb pre každého zákazníka, Access je však lepšie riešenie.

V relačná databáza usporadúvate informácie do viacerých tabuliek. V dobre navrhnuté relačnej databázy, každá tabuľka je plochá a obsahuje informácie o iba jeden typ údajov. Napríklad, ak vytvárate databázu zákazníkov, názvy zákazníkov, by mali byť uložené v jednej tabuľke, keďže tých zákazníkov fakturácie a adresy pre dodávky by mali byť uložené v samostatnej tabuľke. Ukladanie adries oddelene od názvy je vhodné, pretože každý zákazník môže mať viac než jednu adresu a chcete mať možnosť zadať viaceré adresy pre každého zákazníka bez toho, aby znova zadajte meno zákazníka pre každú adresu.

Lokálny verzus externých údajov    Access môžete použiť na pripojenie k údajom z rôznych externých zdrojov údajov tak, že môžete zobraziť, dotaz, a upraviť údaje bez toho, aby ich importovať. Napríklad, program Access poskytuje príkazy na pripojenie k existujúce údaje v databáze Microsoft SQL Server, dBASE súbor alebo priečinok programu Outlook, ako aj mnohé iné zdroje údajov. Program Excel môžete použiť na pripojenie k širokej škále zdrojov údajov vrátane programu Access, SQL Server a databázy služby Analysis Services, textu a súbory vo formáte XML a zdrojov údajov ODBC a OLE DB. Však nie je možné upravovať údaje, ktoré chcete zmeniť zdroj údajov v používateľskom rozhraní programu Excel.

Access a Excel nachádzajú príkazy na pripojenie k údajom v zoznamoch Windows SharePoint Services. Však Excel poskytuje len iba na čítanie pripojenia na zoznamy lokality SharePoint; keďže Access umožňuje čítanie a zápis údajov na zoznamy lokality SharePoint.

Integrita údajov verzus flexibilitu    Jedinečných identifikátorov pomáhajú zachovanie integrity údajov a ich zabezpečí, že žiadne dva riadky (alebo záznamy) obsahovať presne rovnaké údaje. Jedinečné identifikátory tiež poskytujú najrýchlejšie načítajte údaje, keď na vyhľadávať a zoraďovať údaje. V programe Access, môžete použiť s typom údajov na automatické generovanie jedinečný identifikátor pre každý záznam. Potom môžete použiť tieto identifikátory súvisiace záznamy v jednej tabuľke jedného alebo viacerých záznamov v inej tabuľke.

Štruktúry, ktorých sa týka prístupu k údajom pomáha zabezpečiť integritu údajov. Prístup môžu vyžadovať, aby nové záznamy v jednej tabuľke mali existujúce príslušné hodnoty do inej tabuľky tak, že nie je možné vytvoriť "osamotených" záznamov. Napríklad by ste nechceli mať, aby neobsahoval informácií o zákazníkoch. Prístup môžu vyžadovať, aby každý nový záznam v tabuľke Objednávky obsahuje zodpovedajúcu hodnotu zákazníka v tabuľke Zákazníci. To potrebné, korešpondencia hodnoty sa nazýva referenčná integrita.

Môžete tiež uložiť svoje vlastné obmedzenia a pravidlá s cieľom zabezpečiť, aby sa údaje zadané správne. Excel umožňuje zadať údaje viac voľnou spôsobom, ale Excel nepodporuje relačných údajov, nepodporuje referenčnú integritu. Však môžete použiť príkaz Overenie údajov na kontrolu zadávania údajov v programe Excel.

Vytváranie dotazov    Ak máte často na zobrazenie údajov rôznymi spôsobmi v závislosti od zmeny podmienok alebo akcií, prístup môže byť lepšou voľbou pre ukladanie a práca s údajmi. Access umožňuje používajú jazyk SQL (Structured Query) dotazy na rýchle získanie riadky a stĺpce údajov, ktoré chcete, či údaje je obsiahnutá v jednej tabuľke alebo mnohými tabuľkami. Môžete použiť aj výrazov v dotazoch na vytvorenie vypočítavaných polí. Použitie výrazu v programe Access je podobný proces používania vzorcov v Exceli na výpočet hodnôt. Zhrnutie údajov a agregované hodnoty, ako napríklad súčtov, priemerov a spočíta, môžete použiť aj prístup dotazov.

Modelovanie    V programe Excel, môžete použiť citlivostná analýza nástroje na prognózu výsledok model hárka. Pri analýze citlivosti umožňuje spúšťať rôznych scenároch údajov, ako je napríklad najlepší prípad a najhoršie scenáre a porovnajte výsledné údaje z niekoľkých scenárov v súhrnnej zostavy. Podobné funkcia nie je k dispozícii v programe Access.

Pivoting a vytváranie grafov    V oboch programoch, môžete vytvoriť zostavy kontingenčnej tabuľky a grafy kontingenčnej tabuľky. Program Excel poskytuje však rozšírenejšie kontingenčnej tabuľky, vytváranie zostáv a grafov funkcií, ako prístup. Ak plánujete vytvárať rozsiahle zostavy kontingenčnej tabuľky alebo poskytnúť profesionálne grafy pravidelne, používajte zostáv kontingenčných tabuliek alebo kontingenčných tabuliek grafov v Exceli namiesto rovnakých funkcií v programe Access.

Access a Excel možno použiť v prostredia pre spoluprácu, ako je napríklad Windows SharePoint Services a zdieľaných súborov v sieti, ale sú rozdiely tak, ako sú prístupné údaje podľa viacerých používateľov.

Viaceré používateľ prístup k údajom    Pri normálnej prevádzke umožňuje prístup viacerí používatelia otvoriť jednu databázu v rovnakom čase; to funguje dobre, pretože Access zámky iba údaje, ktoré sa upravuje; ako výsledok, ostatní používatelia môžete upraviť rôzne záznamy bez konflikty. V programe Excel, môžete zdieľať zošit s iných používateľov, ale spolupráca s viacerými používateľmi funguje najlepšie počas práce používateľov na údaje v tomto zošite v inom čase namiesto súčasne. V skutočnosti používateľov databázy programu Access spolupracovať na Množina údajova používatelia excelového zošita spolupráca na dokumente.

Pomocou aplikácie Windows SharePoint Services na spoluprácu    Oba programy opäť integrovať technológie Microsoft Windows SharePoint Services, ako napríklad zoznamy lokality SharePoint a knižnice dokumentov.

Program Access poskytuje rôznymi spôsobmi na spoluprácu s viacerými používateľmi na lokalite SharePoint. Môžete napríklad nahrať úplné databázy do knižnice dokumentov služby Windows SharePoint Services, formulárov a zostáv je k dispozícii ako služba Windows SharePoint Services zobrazenia a prepojenie databázy na údaje, ktoré sú uložené v zoznamoch lokality SharePoint.

Program Excel poskytuje len jedným zo spôsobov na spoluprácu s viacerými používateľmi na lokalite služby SharePoint. Zošit môžete nahrať do knižnice dokumentov služby Windows SharePoint Services, kde jednotlivých používateľov môžete vyskúšať zošit, ktorý chcete vykonať zmeny, zabránite ostatným používateľom Úprava zošita v rovnakom čase. Používatelia budú môcť upravovať zošit bez vzatie z knižnice dokumentov, v tomto prípade sa musí koordináciu s ostatnými používateľmi na zabránenie konfliktom údajov.

Pomocou sieťových priečinkov na spoluprácu    Ak uložíte databázy programu Access do zdieľaného sieťového priečinka, viacerých používateľov môžete otvoriť databázu a pracovať s údajmi súčasne. Jednotlivé záznamy sú zamknuté, keď používateľ upraví ich. Ak ukladáte zošit programu Excel do zdieľaného sieťového priečinka, iba jeden používateľ môže upravovať zošit naraz. Na prezeranie, viacerých používateľov môžete otvoriť zošit, kým ho upravuje iný používateľ, ale týchto používateľov nie je možné vykonať zmeny k údajom dovtedy, kým používateľ, ktorý zošit upravuje automaticky zavrie.

Oba programy poskytujú podobné funkcie – hesla a šifrovania, ktorá vám môže pomôcť zabrániť strate údajov a ochrana údajov proti neoprávnenému prístupu. Existuje však aj určité rozdiely medzi programom Access a Excel pracuje ochrany údajov ako na úrovni používateľa.

Ochrana pred únikom údajov    V programe Access, práca priebežne uloží tak, že v prípade zlyhania neočakávané ste pravdepodobne stratíte množstvo práce (ak existuje). Však, pretože Access ukladá vašu prácu priebežne, je tiež možné vykonať zmeny, ktoré sa neskôr rozhodnete, že ste nechceli na potvrdenie. Zabezpečiť, že môžete obnoviť databázu podľa vašich predstáv, by mali vytvoriť záložnú kópiu súboru databázy na plán, ktorý vyhovuje vašim potrebám. Môžete obnoviť celú databázu zo zálohy, alebo môžete obnoviť len tabuľku alebo iný databázový objekt, ktorý potrebujete. Ak používate systém zálohovanie súboru, môžete použiť aj kópiu databázy zo zálohy systému súborov na obnovenie údajov. V programe Excel, môžete ukladať informácie o automatickom obnovení v nastavených intervaloch počas aktualizácie údajov.

Používateľská úroveň ochrany údajov    V programe Excel, môžete odstrániť kritické alebo súkromných údajov zo zobrazenia skrytie stĺpcov a riadkov údajov a potom ochrana celého hárka na riadenie prístupu používateľov k skrytých údajov. Okrem pracovného hárka a jeho prvky, môžete tiež Zamknutie a odomknutie oblastí v zabezpečenom hárku, ak chcete zabrániť iným používateľom neúmyselne úpravou dôležité údaje.

Súbor úroveň zabezpečenia    Na úrovni súboru môžete použiť šifrovanie v oboch programoch zabrániť neoprávneným používateľom zobrazuje údaje. Môžete tiež požadovať zadané heslo otvorte databázový súbor alebo zošit. Okrem toho môžete pomôcť využitím digitálny podpis zabezpečeného databázový súbor alebo zošit.

Obmedzený prístup k údajom    V programe Excel, môžete nastaviť povolenia pre používateľa na prístup k údajom alebo nastaviť práva iba na čítanie zabrániť ostatným používateľom vo vykonávaní zmien na údaje, ktoré majú prístup k. Program Access neposkytuje funkcií zabezpečenia na úrovni používateľa, ale Access podporuje všetky databázy servera, ktorý sa pripája k model zabezpečenia používateľa. Ak vytvoríte prepojenie na zoznam lokality SharePoint, napríklad prístup heeds používateľské povolenia pre zoznam lokality SharePoint. Ak chcete zabrániť neoprávneným používateľom z údajov programu Access, môžete zašifrovať databázu tak, že nastavíte heslo. Používatelia musia zadať heslo na čítanie údajov z databázy, aj v prípade, že k nemu prístup pomocou iného programu, ako napríklad Excel.

Ďalšie informácie o tom, ako na ochranu osobných údajov nájdete v téme zabezpečenie databázy programu Access 2007 a Ochrana a zabezpečenie v programe Excel.

Používanie programu Access

Veľmi všeobecne prístup je najlepšou voľbou, keď majú na sledovanie a záznam údajov pravidelne, a potom zobrazte, exportovať alebo tlačiť podmnožiny údajov. Formuláre programu Access poskytujú pohodlnejšie rozlíšenie ako hárok programu Excel na prácu s údajmi. Pomocou programu Access môžete zautomatizovať často vykonávané akcie a zostáv programu Access umožňujú Zhrnutie údajov v tlačenej alebo elektronickej podobe. Program Access poskytuje viac štruktúru pre vaše údaje; napríklad, môžete ovládať typy údajov, ktoré možno zadali, aké hodnoty môže byť vkladaný a môžete určiť, ako je príbuzná údajov v jednej tabuľke na údaje v iných tabuľkách. Táto štruktúra pomáha zabezpečiť, že ste zadali správne typy údajov.

Program Access ukladá údaje v tabuľkách, ktoré vyzerajú podobne ako hárky, ale tabuľky programu Access sú určené pre komplexné dotazy vo vzťahu k údajom uloženým v iných tabuľkách.

Používať prístup, kedy ste:

  • Predpokladáte mnoho ľudí pracujúcich v databáze a chcete výkonné možnosti bezpečne spravovať aktualizácie k svojim údajom, ako je napríklad záznamu Zamknutie a riešenia konfliktov.

  • Predpokladáte potrebujete pridať ďalšie tabuľky do množiny údajov, ktoré vznikli ako ploché alebo nonrelational tabuľky.

  • Chcete spustiť komplexné dotazy.

  • Chcete vytvoriť širokú škálu zostáv a menoviek s adresami.

  • Spravovanie kontaktov    Môžete spravovanie kontaktov a poštové adresy, a potom vytvorenie zostáv v programe Access alebo zlúčiť údaje s programom Microsoft Office Word tlače listy, obálky alebo menovky s adresami.

  • Sledovanie inventára a sledovanie aktív    Môžete vytvoriť inventár položiek v domácnosti alebo v podniku a uložiť fotografie alebo iné súvisiace dokumenty spolu s týmito údajmi.

  • Sledovanie objednávky    Môžete zadať informácie o produktoch, zákazníkoch a objednávkach a potom vytvoriť zostavy, ktoré zobrazujú predaja podľa zamestnanca, oblasti, časového obdobia alebo inú hodnotu.

  • Sledovanie úloh    Môžete sledovať úlohy pre skupinu ľudí a zadajte nové úlohy v rovnakom čase ostatným aktualizovať svoje existujúce úlohy v tej istej databáze.

  • Usporiadanie knižníc pôžičky    Access môžete použiť na ukladanie údajov o knihy a CD a neustály prehľad o koho sa majú požičaný osobe.

  • Plánovanie udalosti    Môžete zadajte informácie o udalosti, polohy a účastníkov a potom vytlačiť plánov alebo súhrny o udalostiach.

  • Sledovanie výživa    Udržte si prehľad o recepty a prihlásiť sa diétou a aktivity.

Používanie programu Excel

Ako tabuľkový hárok programu Excel môžu obsahovať veľkého množstva údajov v zošitoch, ktoré obsahujú jeden alebo viacero hárkov. Však namiesto slúži ako databázový systém, ako napríklad Access, Excel je optimalizovaný pre analýza údajov a výpočtov. Flexibilné program môžete použiť na vytváranie modelov na analýzu údajov, vytváranie jednoduchých a zložitých vzorcov na vykonanie výpočtov v týchto údajov kontingenčnej tabuľky údajov nejaký spôsob, ako chcete, a prezentovanie údajov v širokej škále profesionálne vyzerajúci grafy.

Používanie programu Excel, kedy ste:

  • Vyžadovať ploché alebo nonrelational zobrazenia údajov namiesto relačná databáza, ktorý používa viacero tabuliek, a keď je väčšinou číselné údaje.

  • Často spúšťať výpočty a štatistické porovnania údajov.

  • Chcete použiť zostavy kontingenčnej tabuľky na zobrazenie hierarchických údajov v kompaktnom a flexibilnom rozložení.

  • Plánovanie tvorby grafy pravidelne a chcete použiť nové formáty grafov, ktoré sú k dispozícii v programe Excel.

  • Chcete zvýrazniť údaje pomocou ikon podmieneného formátovania, údajových pruhov a farebných stupníc.

  • Chcete vykonať hypotéz s sofistikované operácie analýzy údajov, ako je napríklad štatistická, inžinierska a regresná analýza.

  • Chcete na sledovanie položiek v zozname jednoduché, na osobné použitie alebo obmedzené spolupráce účely.

  • Účtovníctvo    Môžete použiť výkonné funkcie výpočtov Excelu v mnohých finančných účtovných výkazoch – napríklad výkaz peňažných tokov, výkaz ziskov a strát alebo výkaz ziskov a strát.

  • Vytváranie rozpočtu    Či vašim potrebám osobný alebo pracovný súvisia, môžete vytvoriť akýkoľvek typ rozpočtu v programe Excel – napríklad marketingového plánu rozpočtu, rozpočet udalosti alebo dôchodkový rozpočet.

  • Fakturácia a predaj    Excel je tiež užitočné na správu údajov o fakturácii a predaji a budete môcť jednoducho vytvárať formuláre, ktoré budete potrebovať – napríklad predajných faktúr balenie vrúble alebo objednávky.

  • Vytváranie zostáv    Môžete vytvoriť rôzne druhy zostáv v programe Excel, aby zodpovedali analýze údajov alebo Zhrnutie údajov, napríklad správy, ktoré meranie projektu prognózy údajov, Zhrnutie údajov alebo prezentácia odchýlka údajov.

  • Plánovanie    Excel je skvelý nástroj na vytváranie profesionálnych plánov alebo užitočných plánovačov – napríklad Týždenný rozvrh, plán, plán marketingovej výskumu, plán dane na konci roka alebo plánovače, ktoré vám pomôžu plánovať jedlo, večierky alebo dovolenky.

  • Sledovanie    Program Excel môžete použiť na sledovanie údajov v zozname alebo časový výkaz – napríklad časový výkaz na sledovanie práce alebo zoznam zásob, ktorý sleduje zariadenia.

  • Používanie kalendárov    Pretože jeho mriežka-ako charakter, Excel vhodný aj na vytvorenie ľubovoľný typ kalendára – napríklad školský kalendár na sledovanie aktivity počas školského roka alebo fiškálny rok kalendár na sledovanie obchodných udalostí a medzníkov.

Užitočné šablóny programu Excel v niektorej z týchto kategórií, nájdete v téme šablón programu Excel na lokalite Microsoft Office Online.

Spoločné použitie programu Access a Excel

Môžu sa vyskytnúť časy, ktoré by ste chceli využívať výhody, ktoré oba programy ponúkajú. Napríklad ste vytvorili hárka v Exceli, v ktorom môžete vypočítať a analýzu údajov, ale hárku sa stala príliš veľké a zložité a mnohých iných používateľov musia mať prístup k údajom. Na tomto mieste môžete importovať alebo prepojiť hárka do programu Access a použiť ho ako databázy namiesto práce s ním v Exceli. Alebo možno máte údaje v databáze programu Access, pre ktorú chcete vytvoriť niektoré podrobné zostavy kontingenčnej tabuľky a profesionálne vyzerajúci grafy programu Excel.

Bez ohľadu na to, ktorý program používate prvýkrát, môžete kedykoľvek preniesť údaje z jedného programu na iné miesto, kde môžete ďalej pracovať s ním. Údaje možno preniesť do programu Access z programu Excel (a naopak) kopírovaním, import alebo export to s alebo bez pripojenia údajov.

Ďalšie informácie o tom, ako výmeny údajov medzi oba programy nájdete v téme premiestňovanie údajov z programu Excel do programu Access.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×