Office
Prihlásenie

Používanie zostáv a grafov v doplnku Business Contact Manager

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Správu je vynikajúci nástroj na získanie pohľad na svoje kontá, obchodných kontaktov, potenciálnych zákazníkov, príležitostí, obchodných projektov a marketingové aktivity. Môžete otvoriť desiatky predvolené zostavy v Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook plus upraviť, uložiť, aktualizovať a opätovné použitie takmer neobmedzený počet ďalších zostáv.

Tento článok popisuje funkcie Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook zostavy a spôsob práce so zostavami, prispôsobiť ich a použite ich na spustenie iné obchodné činnosti.

Čo vás zaujíma?

Otvorenie a úprava alebo zmena zostavy

Uloženie, obnovenie alebo tlač otvoriť zostavu

Vytvorenie grafu od zostavy

Exportovanie zostavy do programu Excel alebo iný program na analýzu

Spustenie marketingovej aktivite zo zostavy

Otvorenie zostavy z miniaplikácie

Pozrite si zoznam štandardných zostáv

Otvorenie a úprava alebo zmena zostavy

Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook poskytuje mnoho preddefinovaných zostáv. Ak nevidíte, čo potrebujete, môžete otvoriť zostavu, ktorá je podobná a potom upravte podľa potreby. Môžete tiež uložiť svoje prispôsobené zostavy na neskoršie opätovné použitie.

Otvorenie zostavy

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na položku zostavy kreslenie dostupné správy sa zoskupia podľa ich súvisiacich pracovných priestorov: Spravovanie kontaktov, predaj, Marketing alebo Obchodných projektov. Otvorenie skupiny obsahuje správy, ktoré ste upravili a uložili.

    Karta Zostavy na páse s nástrojmi

  2. Ak chcete otvoriť zostavu vopred definovaných, kliknite na tlačidlo pre daný typ zostavy, ktorú chcete zobraziť, a potom kliknite na názov zostavy v zozname.

  3. Otvorte úpravy zostavy, ktoré ste uložili, kliknite na položku Uložené zostavy, kliknite na názov zostavy, v dialógovom okne Otvoriť uložené zostavy a potom kliknite na položku Otvoriť.

Tip: Ak si nie ste istí, ktoré skupiny alebo kategórie obsahuje zostavy, ktorú hľadáte, Pozrite si zoznam štandardných zostáv.

Ak potrebujete pomoc pri úprave zostavy, pozrite si tému Upraviť zostavy tak, aby bol lepšie využiť.

Na začiatok stránky

Úprava alebo zmena zostavy

Máte veľké množstvo kontrolu nad vzhľad zostáv v Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook.

Obsah tejto časti

Zmena rozloženia zostavy

Upraviť zostavu tak, aby bol lepšie využiť

Zmena rozloženia zostavy

Existuje niekoľko spôsobov, ako zmeniť rozloženie, alebo vzhľad zostavy. Môžete použiť tieto metódy jednotlivo alebo v kombinácii; poradie zmeny vykonané nehrá žiadnu úlohu.

  • Použitie tably Upraviť zostavu    Na páse s nástrojmi v skupine rozloženie kliknite na niektorú z možností na Table prispôsobiť zostavu otvoriť:

    • Vyberte stĺpec. Ak chcete zmeniť stĺpce, ktoré sa zobrazia, kliknite na toto tlačidlo a potom kliknite na položku + (plus) podpísať rozbaľte zoznam a Zobraziť všetky položky v ňom. Dostupné možnosti sa budú líšiť v zostave, ktorú upravujete. Začiarknite políčka pre stĺpce, ktoré chcete zobraziť, a zrušte začiarknutie políčok pre položky, ktoré nechcete zobraziť v zostave.

    • Hlavička a päta. Ak chcete pridať hlavičky alebo päty na správu alebo pridať poznámky do zostavy, kliknite na toto tlačidlo a potom začiarknite políčka a zadajte informácie pre stĺpce, ktoré chcete zobraziť. Zrušte začiarknutie políčok pre stĺpce, ktoré nechcete zobraziť v zostave.

    • Písma. Ak chcete zmeniť spôsob zobrazenia písma a čísla, kliknite na položku písma. Kliknite na tlačidlo Možnosti, ktoré chcete zmeniť a aktualizovať ich podľa potreby. Môžete zmeniť písmo v tele správy na menoviek riadkov a stĺpcov a číselných polí pre súčty a medzisúčty.

  • Použite ovládacie prvky zoraďovanie a filtrovanie     Na páse s nástrojmi v skupine Zoradiť a filtrovať vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

    • Filter. Môžete obmedziť výsledky zobrazené v zostave pomocou filtrovania zostavy. Informácie o filtrovaní zostavy nájdete v téme Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

    • Vzostupne alebo zostupne. Kliknite na niektorú z týchto možností, ak chcete zmeniť spôsob zoradenia položiek v zostave. Na základe predvoleného nastavenia zoznamy sú zoradené v abecednom poradí na základe primárneho poľa v zostave. Napríklad v zostave pomocou konta s názvom obchodných kontaktov, v zozname sa pôvodne Zoradiť podľa názov konta. V časti názov konta každej obchodný kontakt prepojený so zákazníkom je zobrazený v abecednom poradí.

      Tip: Mená sú zobrazené informácie do poľa Celé meno. Ak zahrniete názvy meno a priezvisko, tituly sú zahrnuté v poli zoradiť. Napríklad celé meno SR Carlos Lacerda by uvedená v časti S.

  • Zmena poradia stĺpcov     Ak chcete zmeniť poradie stĺpcov v zostave, jednoducho kliknite na názov stĺpca a potom ho presuňte na požadované miesto.

  • Zoradenie položiek v poli sekundárnych údajov    Zmeniť poradie textu alebo čísel vo vedľajšej pole, kliknite na názov poľa v zostave. Napríklad v správe s názvom Obchodné kontakty konto, môžete kliknite na stĺpec Názov spoločnosti kontaktu a znova zoradiť názvy uvedených obchodné kontakty v časti každý názov konta v obrátenom abecednom poradí. Kliknutím na názov stĺpca znova obnoviť pôvodné poradie. Podobne, ak kliknete na názov stĺpca adresa – PSČ, zoznam obchodné kontakty v časti názov každého konta sa používa v obrátenom poradí.

  • Zbalenie alebo rozbalenie skupiny v poli sekundárnych údajov     Kliknite na položku (mínus) znak na ľubovoľný riadok zostavy na Zbalenie všetkých čiastkových položiek a zobrazenie iba prvý riadok správy položky. Napríklad v správe s názvom Obchodné kontakty konto, môžete kliknúť - (mínus) znak podľa názvu konta skryť zoznamu prepojené obchodné kontakty. Určenie, či je zbalený zoznam, (znamienko mínus) sa zmení na + (plus) podpísať. Táto funkcia môže byť užitočné pre zmenšenia veľkosti a zložitosti zostavy. Ak chcete rozbaliť skupiny, kliknite na položku + plus znamienko.

Na začiatok stránky

Upraviť zostavu tak, aby bol lepšie využiť

Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete upraviť svoje zostavy, aby boli užitočné pre seba alebo spolupracovníkov.

  • Filtrovanie výsledkov    Po otvorení zostavy, používanie jednoduchého a spresneného filtrovania vylúčenie konkrétnych záznamov zo zostavy. Filtrovanie výsledkov zostavy môžu byť užitočné pre rôzne úlohy. Napríklad zostavy na potenciálnych zákazníkov, ktorá je filtrované podľa umiestnenia je vynikajúci základ pre reklamných zásielok marketingovej kampane o udalosť, ktorú plánujete v oblasti. Ďalšie informácie o filtrovaní nájdete v téme Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

  • Zmena vzhľadu    Aktualizácia vzhľad zostáv s informácie v téme Zmena rozloženia zostavy

  • Údaje prispôsobenia    Pred otvorením aj zostavy, môžete vykonať zmeny dôležité, s prispôsobenia ako používateľom definované polia alebo zmeny v predvolených položiek v rôznych zoznamoch. Pridanie polí definovaných používateľom do viesť formulár, napríklad pre záznam špecifické informácie, ktoré potrebujete, a vytvorenie správ. Zmena možností v zozname a tieto možnosti sa stĺpce s údajmi v ďalšej zostave.

Ďalšie informácie o úprave hodnôt v zoznamoch nájdete v téme Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

Poznámka: Ak sa odstráni zo svojho databáza programu Business Contact Manager používateľom definované pole, ktoré ste pridali do zostavy, uloženej zostavy sa nezobrazia informácie z poľa odstránené. Ak chcete Exportovať zostavu informácie, ktoré program Excel pred pole sa odstráni, tieto zostavy nie sú ovplyvnené.

Na začiatok stránky

Oprava chýb údajov v zostave

Ako si prezrite zostavy, môže mieste chyby, ktoré chcete upraviť. Napríklad, môžete vidieť, že obchodný kontakt boli priradené k nesprávne konto. Tento typ chyby nie je možné odstrániť v zostave, ale v jednotlivých záznamoch týkajúcich sa musí.

Pri odstraňovaní chyby v tomto príklade, otvorte záznam obchodného kontaktu a na Stránke Všeobecné záznamu v poli Prepojený zákazník zadajte správneho konta. Ak budete potom prejdite späť do zostavy a v skupine akcie, kliknite na položku obnoviť, správa bude správne.

Na začiatok stránky

Uloženie, obnovenie alebo tlač otvoriť zostavu

Po skontrolovaní zostavy, môžete uložiť zmeny, ktoré ste vykonali, aktualizovať údaje alebo zostavu vytlačiť. Začnite otvoriť zostavu na dokončenie niektorý z týchto krokov.

Uloženie zostavy upravené

Nie je potrebné Uložiť zostavu, ktoré ste ešte zmenili, pretože je k dispozícii na karte zostavy na páse s nástrojmi. Zmeny v obrázku sú uložené v databáze Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook.

  1. Na páse s nástrojmi, kliknite na kartu zostavy a potom kliknite na požadovaný typ zostavy, ktorú chcete otvoriť a potom kliknite na názov zostavy a otvorte ho.

  2. Prispôsobenie zostavy, ako je popísané v Otvoriť a upraviť zostavu.

  3. Na páse s nástrojmi v skupine akcie kliknite na položku Uložiť ako.

  4. V Uložiť ako dialógovom okne ktoré sa otvorí, zadajte názov pre zostavu a potom kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete otvoriť prispôsobené zostavy, kliknite na položku Uložené zostavy.

Tip: Správa sa uloží do rovnakej kategórie ako správy, ktoré ste zmenili na vytvorenie uloženej zostavy.

Obnovenie údajov v zostave

Pri každom otvorení uloženej zostavy obnovenia údajov v zostave. Môžete tiež aktualizovať podľa potreby.

  1. Na páse s nástrojmi, kliknite na kartu zostavy a potom kliknite na požadovaný typ zostavy, ktorú chcete otvoriť a potom kliknite na názov zostavy a otvorte ho.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine akcie kliknite na položku obnoviť.

Tlač zostavy

  1. Na páse s nástrojmi, kliknite na kartu zostavy a potom kliknite na požadovaný typ zostavy, ktorú chcete otvoriť a potom kliknite na názov zostavy a otvorte ho.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine akcie kliknite na položku Tlačiť.

Na začiatok stránky

Vytvorenie grafu od zostavy

Väčšina správ v doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook a vlastné zostavy, ktorý ste vytvorili zo zostavy, môžete vytvoriť graf. Zostavy, ktoré môžu byť zobrazené vo forme grafu sa zobrazí tlačidlo aktívne grafu ( chart button ), na páse s nástrojmi. Zostavy, ktoré neobsahujú údaje sa nedajú zobraziť ako grafy.

  1. Otvorte zostavu, ktoré sa majú zobraziť ako graf.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine Zobraziť kliknite na položku graf. Ak je príliš veľký, ak chcete zobraziť na monitore graf, vodorovného posúvača sa budú zobrazovať pod grafom.

    Tip: Ak chcete vytvoriť zložitejšie grafy, exportovať údaje zostavy do Excelu a použiť na vytvorenie grafu. Ďalšie informácie o exportovaní údajov zostavy do programu Excel nájdete v téme exportovanie zostavy do Excelu alebo iný program na analýzu.

chart example

  1. Prispôsobenie grafov pomocou ovládacích prvkov v skupine grafu na páse s nástrojmi.

  2. Menovky     Kliknite na položku menovky môžete pridávať alebo odstraňovať názvy osí a legendy.

  3. Hodnoty     Kliknite na položku hodnoty vyberte údaje zobrazené v zostave. Napríklad v grafe príležitosti podľa zdroja, môžete zobraziť Počet príležitostí    alebo príjmy údajov.

  4. Očakávaná    a celkový    vyberte tieto začiarkavacie políčka, ak chcete grafu zobrazíte skutočný výnos, očakávaný výnos alebo oboje.

    Poznámka: Týchto políčok nie sú dostupné v každom grafe.

Na začiatok stránky

Exportovanie zostavy do programu Excel alebo iný program na analýzu

Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook zostavy môžete jednoducho exportovať do programu Microsoft Excel alebo iného programu na hlbšiu analýzu. Postup pri exportovaní údajov zostavy do programu než Excel, najprv export údajov do Excelu. Potom v programe Excel, môžete uložiť údaje vo formáte súboru, ktorý dokáže otvoriť iný program. Napríklad možno otvoriť súbor programu Excel, ktoré sú uložené vo formáte súboru hodnoty oddelené čiarkou (.csv) v rôznych programoch.

Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

Uloženie správy ako súboru programu Excel vo vašom počítači   

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete exportovať do programu Excel.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine akcie kliknite na položku exportovať do programu Excel. Správa sa otvorí v programe Excel.

  3. V programe Excel, kliknite na tlačidlo Uložiť na otvorenie dialógového okna Uložiť ako. Vyberte si z viac než 20 formátov súborov pre túto zostavu Uložiť.

E-mailovej správe ako prílohu súbor programu Excel   

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete odoslať ako prílohu e-mailu.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine akcie kliknite na položku Odoslať ako E-mail. Formulár programu Outlook e-mailové správy sa otvorí v zostave priloženým ako súboru programu Excel (.xlsx formát).

  3. Vyplňte riadky Komu a Predmet, napíšte správu (voliteľné) a potom kliknite na položku Odoslať.

Na začiatok stránky

Spustenie marketingovej aktivite zo zostavy

Môžete použiť správu obsahujúcu adries, telefónnych čísel alebo e-mailové adresy kont, obchodné kontakty alebo potenciálnych zákazníkov začať s marketingovou aktivitou v Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook.

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete použiť ako základ marketingovej aktivity.

  2. Kliknite na položku kombinácie klávesov CTRL + A Zvýrazniť všetky záznamy v zozname.

  3. Na páse s nástrojmi v skupine komunikovať kliknite na položku Nový zoznam hovorov, Hmotnosť E-mail alebo Tlačiť reklamných zásielok a kliknite na položku Všetci príjemcovia alebo Vybraté príjemcov.

  4. V marketingovej aktivite formulár, ktorý sa otvorí, vytvorte zoznam príjemcov pre aktivity a obsah.

    Informácie o vytváraní zoznamu hovorov nájdete v téme Vytvorenie a používanie zoznamov volaní v doplnku Business Contact Manager. Informácie o vytváraní iné marketingové aktivity nájdete v téme predaj produktov a služieb v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Otvorenie zostavy z miniaplikácie

Otvorenie zostavy z miniaplikácia, kliknite na ikonu zostavu na gadget. Zostavy otvorené z miniaplikácií správajú rovnako ako zostavy otvorili na páse s nástrojmi.

Ďalšie informácie o miniaplikáciách nájdete v téme Používanie miniaplikácií v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Pozrite si zoznam štandardných zostáv

Nasledujúci zoznam štandardných zostáv je k dispozícii v Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook sú usporiadané podľa typu záznamu.

Tip: Väčšina správ môžete skonvertujú grafu, ako je popísané v vytvoriť graf zo zostavy.

Konto správy    

  • Kontá podľa priradené k

  • Kontá podľa mesta

  • Kontá podľa kraja

  • Kontá tak, že poštové smerovacie číslo

  • Kontá podľa územia

  • Kontá podľa kategórie

  • Kontá podľa hodnotenia

  • Kontá tak, že stav platby

  • Kontá na zdroj

  • Súhrnné informácie o konte aktivity

  • Aktivita konta

  • Zanedbané kontá

  • Rýchle kontá zoznamu

Obchodných kontaktov správ    

  • Obchodné kontakty kontom

  • Obchodné kontakty podľa priradenia

  • Obchodné kontakty podľa mesta

  • Obchodné kontakty podľa kraja

  • Obchodné kontakty podľa PSČ

  • Obchodné kontakty podľa kategórie

  • Obchodné kontakty podľa hodnotenia

  • Obchodné kontakty podľa stavu platby

  • Obchodné kontakty zo zdroja

  • Obchodné kontakty podľa výročia

  • Obchodné kontakty dátum narodenia

  • Obchodný kontakt aktivity súhrn

  • Aktivity obchodného kontaktu

  • Zanedbané obchodné kontakty

  • Rýchle Business zoznamu kontaktov

Viesť zostavy

  • Potenciálni zákazníci podľa priradené k

  • Potenciálni zákazníci podľa priradené a hodnotenie

  • Potenciálni zákazníci podľa

Možnosť zostavy

  • Príležitosti podľa produktu alebo služby položky

  • Možnosti podľa priradenia

  • Možnosti na zdroj

  • Možnosti konta

  • Príležitosti podľa obchodného kontaktu

  • Po termíne splatnosti príležitosti

  • Lievik predaja

  • Predajný kanál

  • Aktivity podľa príležitosti

Iné zostavy predaja

  • Najdôležitejších zákazníkov príjmov: kontá

  • Najdôležitejších zákazníkov príjmov: obchodné kontakty

  • Najlepšie produkty: Najlepšie predávaných produktov

  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyšším ziskom

  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyššou maržou.

  • Najlepšie odporúčania: Hlasitosť potenciálnych zákazníkov

  • Najlepšie odporúčania: Podľa celkového predaja

  • Neaktívni zákazníci: Za posledných 30 dní

  • Neaktívni zákazníci: Posledných 90 dní

  • Neaktívni zákazníci: Posledných 180 dní

  • Neaktívni zákazníci: Za posledných 365 dní

Marketingové zostavy

  • Príležitosti podľa marketingovej aktivity

  • Obchodné kontakty podľa marketingovej aktivity

  • Zákazníci podľa marketingovej aktivity

  • Marketingové aktivity podľa kampane

  • Marketingové aktivity podľa typu

  • Denníky telefonických hovorov pomocou zoznamu hovorov

Zostáv projektu pre podniky

  • Obchodné projekty - všetky

  • Obchodné projekty - termín ďalej

  • Obchodné projekty - po termíne

  • Obchodné projekty podľa stavu

  • Obchodné projekty vhodným spôsobom dátumu

  • Obchodné projekty podľa priradenia

  • Obchodné projekty podľa typu

  • Obchodné projekty podľa priority (Priorita)

  • Obchodné projekty konto

  • Obchodné projekty podľa obchodného kontaktu

  • Projektové úlohy – všetky

  • Projektové úlohy – termín ďalej

  • Projektové úlohy – po termíne

  • Projektové úlohy podľa projektu

  • Projektové úlohy podľa priradenia

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×