Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ

Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ

Skôr ako začnete, otvorte prázdny dokument v programe Word a napíšte text e-mailovej správy, ktorú chcete odoslať.

Ak chcete odoslať e-mail, je nutné, aby ste si nainštalovali e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail.

Krok 1: Príprava hlavného dokumentu

  • Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    Spustenie hromadnej korešpondencie s vybratou položkou E-mailové správy

Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

Tipy

  • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook v rovnakej verzii ako program Word.

Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každého, komu chcete odoslať e-mail.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.

  2. Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

  3. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Ak potrebujete upraviť, zoradiť alebo filtrovať poštový zoznam, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Riadok s pozdravom.

  2. Vyberte formát, ktorý chcete použiť.

  3. Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.

  4. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Do e-mailovej správy môžete vložiť ďalšie polia zo zdroja údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vkladanie polí hromadnej korešpondencie.

Poznámka: Po vložení polí bude potrebné vykonať manuálne formátovanie e-mailu.

Ak chýba niektorá časť adresy alebo iné polia, opravíte ich podľa informácií v téme Hromadná korešpondencia: Mapovanie polí.

Ak chcete zmeniť písmo, veľkosť alebo rozstupy v zlúčenom obsahu, vyberte názov zlučovacieho poľa a vykonajte požadované zmeny.

  1. Ak chcete zobraziť mená a adresy v texte listu, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte Nasledujúci Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie .

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca skupinu Ukážka výsledkov.

  2. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Odoslať e-mailové správy.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

  3. V poli Komu vyberte stĺpec alebo pole s e-mailovými adresami z poštového zoznamu.

    Poznámka: Word odošle samostatnú správu na každú e-mailovú adresu. Nie je možné poslať kópie alebo skryté kópie ostatným príjemcom. Do e-mailu môžete pridať prepojenia, ale nemôžete pridať prílohy.

  4. Do poľa Predmet správy zadajte predmet správy.

  5. Ak chcete dokument odoslať ako telo e-mailovej správy, v poli Formát e-mailu vyberte položku HTML (predvolené nastavenie) alebo položku Obyčajný text

  6. V časti Odoslať záznamy použite jednu z nasledujúcich možností:

    • Všetky záznamy (predvolené).

    • Aktuálny záznam, správa sa odošle iba záznamu zobrazenému na obrazovke.

    • Oda Komu odošlú iba určitú škáluzáznamov.

  7. Ak chcete spustiť hromadnú korešpondenciu, vyberte tlačidlo OK

Prejdite na položky Súbor > Uložiť. Pri uložení hlavného dokumentu sa uloží aj pripojenie k vybratému zdroju údajov. Ak ho chcete znova použiť, otvorte dokument a vyberte možnosť Áno, keď sa zobrazí výzva na zachovanie pripojenia k zdroju údajov.

Pozrite tiež

Skôr ako začnete, otvorte prázdny dokument v programe Word a napíšte text e-mailovej správy, ktorú chcete odoslať.

Ak chcete odoslať e-mail, je nutné, aby ste si nainštalovali e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail.

Krok 1: Vytvorenie hlavného dokumentu v programe Word

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    e-mail hromadnej korešpondencie

  2. V programe Word napíšte e-mailovú správu, ktorú chcete odoslať.

Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

Tipy

  • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook v rovnakej verzii ako program Word.

Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každého, komu chcete odoslať e-mail.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.

  2. Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

  3. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Ak potrebujete upraviť, zoradiť alebo filtrovať poštový zoznam, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte polia, ktoré chcete pridať.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vložiť zlučovacie pole

  2. V hlavnom dokumente vyberte pole Presuňte polia do tohto poľa alebo napíšte text a kliknite alebo ťuknite na text, ktorý chcete odstrániť.

  3. Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a vyberte tlačidlo OK.

  1. Prejdite na kartu Korešpondencia > Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Ukážka výsledkov

    Na posúvanie medzi e-mailovými správami použite tlačidlá so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia.

  2. Ak chcete pridať alebo odstrániť zlučovacie polia, vyberte znovu položku Ukážka výsledkov.

  3. Keď ste pripravení, prejdite na položku Korešpondencia > Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu.

    Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.

  4. Vyberte zlučovacie pole Komu, predmet a možnosť odoslať ako text, HTML alebo ako prílohu. Ak vyberiete možnosť odoslať ako prílohu, e-mail nebude obsahovať žiadny základný text, ale správa sa odošle ako priložený dokument.

  5. Vyberte položku Hromadná korešpondencia do priečinka Pošta na odoslanie.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×