Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ

Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ

Ak chcete viacerým ľuďom poslať e-mailom správu, ktorú chcete pre každého príjemcu prispôsobiť, použite hromadnú korešpondenciu. Môžete vytvoriť viacero prispôsobených e-mailových správ, ktoré sú rovnako formátované a obsahujú ten istý text a grafické objekty. Odlišné a prispôsobené sú iba konkrétne časti e-mailovej správy. Pri hromadnej korešpondencii, na rozdiel od odosielania správy skupine ľudí, je každý príjemca správy jediným príjemcom.

Tri súbory v procese hromadnej korešpondencie, čo predstavuje hlavný dokument a poštový zoznam, ktorý vytvára množiny listov alebo e-mailové správy, obálky alebo menovky.

V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní e-mailovej správy podieľajú tri dokumenty:

  • Hlavný dokument
    Týmto dokumentom je vaša e-mailová správa, ktorá obsahuje text a grafické objekty (napríklad logo alebo obrázok), ktoré sú v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaké.

  • Poštový zoznam
    Tento dokument obsahuje údaje, ktoré do listu budú vložené. Poštový zoznam obsahuje napríklad mená a hlavný dokument je e-mailová správa, ktorá bude adresovaná menám v zozname.

  • Zlúčený dokument
    Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Hromadná korešpondencia získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do hlavného dokumentu. Výsledkom je zlúčený dokument prispôsobený pre každú osobu v poštovom zozname.

Krok 1: Príprava hlavného dokumentu

Skôr ako začnete, napíšte v programe Word text e-mailovej správy, ktorú chcete všetkým odoslať. Ak chcete ľudí napríklad informovať o blížiacej sa udalosti, zahrňte názov, dátum, čas a miesto konania udalosti. Tieto podrobnosti o udalosti potrebuje každý vedieť.

  • Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia v programe Word zobrazujúca príkaz Spustiť hromadnú korešpondenciu a zoznam dostupných možností typu hromadnej korešpondencie, ktorý chcete spustiť.

Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu

Ak chcete odosielať e-maily, je nutné, aby ste mali nainštalovaný e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail. Ak používate rozhranie MAPI pre Outlook, uistite sa, že máte rovnaké verzie programov Word a Outlook

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Môže to byť adresár s kontaktami programu Outlook, databáza programu Access, alebo zoznam adries programu Office. Obsahuje záznamy, z ktorých Word načíta informácie na vytvorenie e-mailovej správy.


Tipy

Krok 3: Prepojenie poštového zoznamu s e-mailovou správou

Teraz je potrebné vybrať príjemcov zo zdroja údajov (zoznam adries). Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každej osoby, ktorej chcete odoslať e-mail.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

  2. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, vyberte možnosť Napísať nový zoznam a vytvorite si ho.

      alebo

    • Ak máte poštový zoznam v tabuľkovom hárku programu Excel, v databáze programu Access alebo v inom type údajového súboru, vyberte položku Použiť existujúci zoznam. Potom prejdite na svoj zoznam a vyberte položku Otvoriť.

      alebo

    • Ak chcete použiť kontakty z programuOutlook, kliknite na položku Vybrať z kontaktov Outlooku.

  3. Vyberte položky Súbor > Uložiť ako.

  4. Do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a potom vyberte položku Uložiť.


Upravenie poštového zoznamu

Ak chcete odoslať e-mailovú správu každému v zozname, prejdite na Krok 4: Pridanie prispôsobeného obsahu do e-mailovej správy. Ak chcete odosielať e-maily iba určitým ľuďom zo zoznamu, môžete zoznam zúžiť podľa krokov v časti Úprava poštového zoznamu.

  1. Vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Upraviť zoznam príjemcov.

  2. Začiarknite mená osôb, ktorým chcete odoslať e-mailovú správu.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

Zoznam môžete aj zoradiť alebo filtrovať, čo uľahčí hľadanie mien a adries.

Krok 4: Pridanie prispôsobeného obsahu do e-mailovej správy

Všetky e-mailové správy môžete prispôsobiť pridaním mena a adresy danej osoby. Najlepším spôsobom, ako pridať tieto detaily, je vloženie zlučovacích polí do hlavného dokumentu.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Blok pre adresu.

    Vložiť zlučovacie pole Blok pre adresu

  2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte formát mena príjemcu, ako sa bude zobrazovať v e-maile.

    Blok s adresou – možnosti

  3. Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.

  4. V skupine Zapísať a vložiť polia vyberte položku Riadok s pozdravom.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Riadok s pozdravom.

  5. V dialógovom okne Vložiť riadok s pozdravom, vyberte formát, ktorý chcete použiť.

  6. Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.

  7. Výberom položiek Súbor > Uložiť uložte e-mail.

    Poznámka: Po vložení polí bude potrebné vykonať manuálne formátovanie e-mailu.

Do e-mailovej správy môžete vložiť aj ďalšie polia zo zdroja údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie polí hromadnej korešpondencie.

Overenie názvov zlučovacích polí

Uistite sa, že Word v poštovom zozname mená a adresy nájde.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Mapovanie polí.

    Tip: Zlučovacie polia môžete otvoriť aj z dialógového okna Vloženie bloku pre adresu, ktoré ste použili na pridanie bloku pre adresu do hlavného dokumentu.

  2. V dialógovom okne Mapovanie polí overte, či polia záznamov, ktoré sa zobrazia v zozname zodpovedajú názvom záhlavia stĺpcov pre záznamy v zdroji údajov poštového zoznamu.

    Dialógové okno Mapovanie polí

    Poznámka: V dialógovom okne sú dva stĺpce. V ľavom stĺpci je napríklad zoznam bežných názvov v obchodnom zozname. V pravom stĺpci je názov poľa bežného názvu, ktorý je priradený k záhlaviu stĺpca v súbore zdroja údajov.

  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak zobrazené názvy polí zodpovedajú záhlaviam stĺpcov, ktoré ste použili v zdroji údajov poštového zoznamu, nevykonajte žiadnu akciu.

      alebo

    • Ak sa v názve poľa, ktoré podľa vás malo zodpovedať záhlaviu stĺpca v zdroji údajov zobrazí správa (nezhoduje sa) vyberte šípku rozbaľovacej ponuky a potom vyberte názov poľa v zdroji údajov poštového zoznamu. Zopakujte podľa potreby.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.


Formátovanie polí hromadnej korešpondencie

Ak chcete zmeniť písmo, veľkosť alebo rozstupy v zlúčenom obsahu, vyberte názov zlučovacieho poľa a vykonajte požadované zmeny.

  1. Výberom položky Ukážka výsledkov na karte Korešpondencia v skupine Ukážka výsledkov môžete prepnúť zo zlúčených výsledkov späť na polia hromadnej korešpondencie v liste.

    Skupina Zobraziť ukážku výsledkov na karte Korešpondencia vo Worde.

  2. Vyberte názov zlučovacieho poľa.

    Vybraté pole Blok pre adresu

  3. Na karte Domov vyberte písmo a veľkosť písma, ktoré chcete použiť.

    Vo Worde na karte Domov v skupine Písmo vyberte písmo a veľkosť písma.

  4. Na karte Rozloženie strany (Word 2013) alebo Rozloženie (Word 2016) vyberte požadované rozstupy medzi odsekmi.

    Vo Worde na karte Rozloženie v skupine Odsek nastavte riadkovanie.

    Poznámka: Keďže Word považuje každý riadok v bloku pre adresu ako odsek, možno budete chcieť zmenšiť rozstupy medzi riadkami.

Krok 5: Zobrazenie ukážky a dokončenie

Po pridaní zlučovacích polí do hlavného dokumentu môžete zobraziť ukážku zlúčenia. Ak ste s ukážkou spokojní, dokončite zlúčenie.

  1. Ak chcete skontrolovať, či sa mená a adresy v texte listu zobrazujú správne, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte tlačidlo Nasledujúci Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca skupinu Ukážka výsledkov.

    Tip:  Ak chcete prejsť na začiatok zoznamu, vyberte tlačidlo Prvý Tlačidlo Prvý záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam a ak chcete prejsť na koniec zoznamu, vyberte tlačidlo Posledný Tlačidlo Posledný záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

  2. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Odoslať e-mailové správy.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

  3. V poli Komu vyberte názov stĺpca, v ktorom sú v zozname uložené e-mailové adresy príjemcov.

    Poznámka: Word odošle samostatnú správu na každú e-mailovú adresu. Nie je možné pridať ďalších príjemcov do kópie alebo skrytej kópie a ani vložiť do e-mailu prílohy.

  4. Do poľa Predmet správy zadajte predmet správy.

  5. Ak chcete dokument odoslať ako telo e-mailovej správy, v poli Formát e-mailu vyberte položku HTML (predvolené nastavenie) alebo položku Obyčajný text

    Dôležité: Ak e-mailovú správu odošlete ako obyčajný text, hlavný dokument nebude obsahovať žiadne formátovanie textu ani grafické objekty.

  6. V časti Odoslať záznamy vykonajte jednu z nasledujúcich možností:

    • Prijmite predvolené nastavenie zlúčenia a odošlite Všetky záznamy.

      alebo

    • Vyberte Aktuálny záznam a správa sa odošle iba záznamu zobrazenému na obrazovke.

      alebo

    • Vyberte poslednú možnosť a do poľa Od zadajte číslo záznamu, ktorým chcete zlúčenie začať. Do poľa Do zadajte číslo záznamu, ktorým chcete zlúčenie ukončiť.

      Poznámka: E-mail sa neodošle nikomu s číslom záznamu, ktoré je z rozsahu od – do vylúčené.

  7. Ak chcete spustiť hromadnú korešpondenciu, vyberte tlačidlo OK

Krok 6: Uloženie prispôsobenej správy

Ak plánujete použiť e-mailovú správu pre ďalšiu hromadnú korešpondenciu, uložte ju.

Pri uložení hlavného dokumentu sa uloží aj pripojenie k vybratému zdroju údajov. Pri ďalšom otvorení hlavného dokumentu zobrazí Word výzvu s otázkou, či sa má zachovať pripojenie k zdroju údajov.

  • Ak vyberiete možnosť Áno, dokument sa otvorí s informáciami, ktoré sú zlúčené s prvým záznamom.

  • Ak vyberiete možnosť Nie, prepojenie medzi hlavným dokumentom a zdrojom údajov sa preruší. Hlavný dokument e-mailovej správy sa zmení na štandardný dokument programu Word.

Pozrite tiež

Ak chcete viacerým ľuďom e-mailom poslať list, ktorý chcete pre každého príjemcu prispôsobiť, použite hromadnú korešpondenciu. Môžete vytvoriť viacero prispôsobených e-mailových správ, ktoré sú rovnako formátované a obsahujú ten istý text. Odlišné a prispôsobené sú iba konkrétne časti e-mailovej správy. Pri hromadnej korešpondencii, na rozdiel od odosielania správy skupine ľudí, je každý príjemca správy jediným príjemcom.

V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní e-mailových správ podieľajú tri súbory:

  • Hlavný dokument
    Tento dokument je vaša e-mailová správa obsahujúca text, ktorý je v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaký.

  • Poštový zoznam
    Tento dokument je často tabuľkovým hárkom programu Excel a je zdrojom údajov, ktoré sa vložia do e-mailovej správy. Poštový zoznam obsahuje napríklad mená a hlavný dokument je e-mail, ktorý bude adresovaný menám v zozname.

  • Zlúčený dokument
    Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Hromadná korešpondencia získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do hlavného dokumentu. Výsledkom je zlúčený dokument prispôsobený pre každú osobu v poštovom zozname.

Prvým krokom v procese hromadnej korešpondencie je vytvorenie hlavného dokumentu.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    e-mail hromadnej korešpondencie

  2. Napíšte v programe Word e-mailovú správu, ktorú chcete všetkým odoslať.

Prvý riadok v tabuľkovom hárku Excel je záznam hlavičky. Každý stĺpec v tomto riadku obsahuje názov označenia, ktoré udáva kategóriu informácií. Označenia stĺpcov môže predstavovať napríklad e-mailová adresa, meno, ulica, mesto, kraj a PSČ. Každý ďalší riadok obsahuje jeden záznam údajov o jednotlivých príjemcoch. V zozname nesmú byť žiadne prázdne riadky ani stĺpce.

Tip: Ak chcete vytvoriť tabuľkový hárok programu Excel zo svojho adresára programu Outlook, exportujte kontakty do textového súboru oddeleného tabulátormi (.txt) a potom tento textový súbor otvorte v programe Excel. Ďalšie informácie nájdete v téme Export a manuálna archivácia outlookových položiek.

  1. Do prvého riadka tabuľkového hárka programu Excel zadajte označenia stĺpcov pre príjemcov. Do prvého stĺpca zadajte napríklad označenie E-mailová adresa, do druhého stĺpca označenie Meno a do tretieho stĺpca označenie Priezvisko.

    Dôležité: Odporúčame, aby prvý stĺpec obsahoval e-mailové adresy jednotlivých príjemcov.

  2. Do druhého a nasledujúcich riadkov zadajte e-mailovú adresu, meno a priezvisko jednotlivých príjemcov.

  3. V ponuke Súbor vyberte položku Uložiť a zadajte názov súboru.

    Poznámka: Zapamätajte si umiestnenie tabuľkového hárka, pretože neskôr ho budete potrebovať prepojiť s dokumentom hromadnej korešpondencie.

  4. Uložte a zatvorte tabuľkový hárok.

    Poznámka: Korešpondenciu nemožno dokončiť, ak nezatvoríte tabuľkový hárok programu Excel, ktorý obsahuje zoznam, alebo ak ho znova otvoríte pred dokončením hromadnej korešpondencie.

Na karte Korešpondencia vyberte položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vybrať príjemcov so zoznamom možností

Možnosť

Popis

Vytvoriť nový zoznam

Začatie nového zoznamu adries počas nastavovania hromadnej korešpondencie

Použiť existujúci zoznam

Použitie tabuľového hárka programu Excel alebo iného typu údajového súboru ako zoznamu adries

Vybrať z kontaktov programu Outlook

Výber mien do zoznamu adries priamo z kontaktov v programe Outlook

Kontakty Apple

Výber mien do zoznamu adries priamo z Adresára Apple

FileMaker Pro

Import údajov z databázy programu FileMaker Pro

Vytvorenie nového zoznamu

V dialógovom okne Upravenie polí zoznamu vytvorí program Word automaticky polia pre základné informácie, ako napríklad meno, priezvisko a adresa. Ak chcete pridať nové pole, napríklad pole správy, pridajte ho teraz, aby ste ho mohli vyplniť, keď budete položku zadávať.

  1. V časti Názov nového poľa zadajte názov poľa, ktoré chcete pridať, a kliknite na položku + (znamienko plus).

    Tip: Ak chcete zmeniť poradie polí, vyberte pole, ktoré chcete premiestniť, a presuňte ho pomocou šípky nahor alebo nadol.

  2. Keď nastavíte všetky polia podľa svojich požiadaviek, výberom položky Vytvoriť vytvoríte nový zoznam.

Použitie existujúceho zoznamu

  1. Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.

  2. V dialógovom okne Otvoriť zošit vyberte tabuľkový hárok, ktorý chcete použiť, a vykonajte jednu z týchto možností:

    • Ponechajte časť Rozsah buniek prázdnu, ak chcete použiť celý tabuľkový hárok.

      alebo

    • Zadajte rozsah buniek s údajmi, ktoré chcete použiť.

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

Výber z kontaktov programu Outlook

  1. Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.

  2. V dialógovom okne Možnosti dotazu vedľa položky Zoradiť príjemcov hromadnej korešpondencie podľa vyberte položku Celý záznam.

  3. V zozname kontaktov vyberte kontakty, ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.

Kontakty Apple

  1. Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.

  2. V dialógovom okne Možnosti dotazu v časti Kontakty v skupinách Apple vyberte skupinu, ktorú chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.

FileMaker Pro

  1. Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.

  2. V dialógovom okne Oddeľovače položiek hlavičky vyberte oddeľovač polí, ktorý rozdelí každé údajové pole, a oddeľovač záznamov, ktorý rozdelí každý údajový záznam, a vyberte položku OK.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte pole, ktoré chcete pridať.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vložiť zlučovacie pole

  2. V hlavnom dokumente kliknite do poľa Presuňte polia do tohto poľa, alebo napíšte text a kliknite na text, ktorý chcete odstrániť.

  3. Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a vyberte tlačidlo OK.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Ukážka výsledkov

    Poznámka: Na posúvanie medzi e-mailovými správami použite tlačidlá so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia.

  2. Ak chcete vykonať ďalšie zmeny formátovania, znova vyberte položku Ukážka výsledkov a budete môcť pridať alebo odstrániť zlučovacie polia.

  3. Keď budú správy zodpovedať vašim predstavám, na karte Korešpondencia výberom položiek Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu dokončite spracovanie hromadnej korešpondencie.

    Tip: Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×