Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality

Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Zoznamy a knižnice často obsahujú citlivé informácie, ako sú napríklad plánované marketingových kampaní alebo ľudské zdroje iniciatívy. Môže byť dôležité mať iba "oficiálne" verzie položiek alebo súborov, ktoré možno zobraziť používateľov. Ak to chcete urobiť môžete vyžadovať schválenie položky alebo súboru pred obsahu sa stáva viditeľným na väčšinu používateľov lokality. Požadovaním schválenia organizácii môžete priradiť významnú úroveň kvality a zabezpečenia obsahu v zoznamoch a knižniciach.

Čo vás zaujíma?

  1. Prejdite na knižnicu, pre ktorú chcete požadovať schválenie.

  2. Kliknite na položku nastavenia Nastavenie: aktualizácia profilu, inštalácia softvéru a jeho pripojenie ku cloudu choroby, Nastavenie knižnice.

    Ak sa nezobrazuje tieto položky ponuky, kliknite na položku Knižnica na páse s nástrojmi a potom kliknite na položku

    Nastavenie knižnice v skupine nastavenia.

  3. V časti Všeobecné nastavenia vyberte položku Nastavenia vytvárania verzií. Otvorí sa stránka Nastavenie vytvárania verzií.

    Dialógové okno nastavení knižnice s vybratou položkou Riadenie verzií.
  4. V časti Schválenie obsahu vyberte Áno v odpovedi na požadovať schválenie obsahu pre odoslané položky? V časti História verzií dokumentu zadajte, či má SharePoint vytvoriť verzie pri úprave súboru. Môžete tiež vybrať na obmedzenie počtu verzií, ktoré sa zachovajú.

  5. V časti Zabezpečenie položky konceptu určite používateľov, ktorí môžu zobraziť položky konceptu v knižnici dokumentov.

    Dialógové okno možností riadenia verzií

    Tip:  Ak vyžadujete schválenie obsahu pre zoznam alebo knižnicu, ktorá už obsahuje položky, všetky položky v knižnici sa označia ako schválené.

  6. Môžete vybrať ľubovoľnú z týchto možností:

    • Každý používateľ, ktorý môže čítať položky

    • Len používatelia, ktorí môžu upravovať položky

    • Len používatelia, ktorí môžu schvaľovať položky (a autor položky)

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

  1. Prejdite do zoznamu, pre ktorú chcete požadovať schválenie.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam.

  3. Kliknite na položku nastavenia zoznamu.

  4. V časti Všeobecné nastavenia vyberte položku Nastavenia vytvárania verzií. Otvorí sa stránka Nastavenie vytvárania verzií.

  5. V časti Schválenie obsahu vyberte Áno v odpovedi na požadovať schválenie obsahu pre odoslané položky? V časti História verzií položiek zadajte, či má SharePoint vytvoriť verzie pri úprave položky. Môžete tiež vybrať na obmedzenie počtu verzií, ktoré sa zachovajú.

  6. V časti Zabezpečenie položky konceptu určite používateľov, ktorí môžu zobraziť položky konceptu v zozname.

    Tip:  Ak vyžadujete schválenie obsahu pre zoznam alebo knižnicu, ktorá už obsahuje položky, všetky položky v knižnici sa označia ako schválené.

  7. Môžete vybrať ľubovoľnú z týchto možností:

    • Každý používateľ, ktorý môže čítať položky

    • Len používatelia, ktorí môžu upravovať položky

    • Len používatelia, ktorí môžu schvaľovať položky (a autor položky)

  8. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak niekto odošle položky do zoznamu alebo knižnice, ktorá vyžaduje schválenie, otvorí sa v čakajúce štatút kým niekto (kto má aspoň úroveň povolení spravovať zoznamy) schváli. Aj keď je čaká na schválenie, zostane v stave.

Keď má položka stav Čakajúce, zvyčajne ju môže zobraziť iba autor položky a používatelia, ktorí majú povolenia na správu zoznamov a knižníc. Po zmene stavu z hodnoty Čakajúce na Schválené sa položka stane viditeľnou pre každého používateľa s povolením na zobrazenie zoznamu alebo knižnice. Odmietnuté položky ostanú v zozname alebo knižnici dovtedy, kým ich neodstráni autor alebo iný používateľ s požadovanými povoleniami. Všetkým položkám alebo súborom, ktoré už existujú v zozname alebo knižnici, sa automaticky udelí stav Schválené.

Dôležité: Ak je zabezpečenie knižnice lokality nakonfigurované tak, aby mohli položky čítať všetci používatelia, každý používateľ s povoleniami na čítanie obsahu pre danú lokalitu môže zobraziť všetky položky v zozname alebo knižnici bez ohľadu na to, či majú tieto položky stav Schválené.

Nastavenia zoznamu alebo knižnice môže meniť iba používateľ s povolením Úplný prístup alebo Návrh.

Schváliť dokument, ktorý bol nahraté alebo pridané do knižnice, ktorá vyžaduje schválenie, postupujte nasledovne:

  1. Kliknite na tri bodky (…) vedľa položky, ktorú chcete schváliť.

  2. Kliknite na položku Spresniť.

  3. Kliknite na položku Schváliť alebo odmietnuť. Ak sa nezobrazuje Schváliť alebo odmietnuť, kliknite na položku Rozšírené a potom kliknite na položku Schváliť alebo odmietnuť. Ak možnosť nezobrazí vôbec, nie je povolená tvorba verzií alebo nemáte povolenia na schválenie dokumentu.

  4. V časti stav schválenia kliknite na položku schválené alebo odmietnuté. Voliteľne môžete pridať komentáre v sekcii komentár.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Čo vás zaujíma?

Ak používateľ odošle položku alebo súbor do zoznamu alebo knižnice, ktorá vyžaduje schválenie, daná položka alebo súbor bude mať stav Čakajúce, kým ho neschváli používateľ, ktorý má na schvaľovanie potrebné povolenia. Počas doby čakania na schválenie bude mať položka alebo súbor stav Čakajúce.

Keď má položka alebo súbor stav Čakajúci, zobraziť ho môže spravidla iba autor (pôvodca) položky alebo súboru a používatelia, ktorí disponujú povoleniami na správu zoznamov a knižníc. Po zmene stavu položky alebo súboru z hodnoty Čakajúci na Schválený sa položka alebo súbor stane viditeľným pre každého používateľa s povolením na zobrazenie zoznamu alebo knižnice. Odmietnuté položky ostanú v zozname alebo knižnici dovtedy, kým ich neodstráni pôvodca alebo iný používateľ, ktorý má požadované povolenia. Všetkým položkám alebo súborom, ktoré už existujú v zozname alebo knižnici, sa automaticky udelí stav Schválený.

Dôležité:  Ak je zabezpečenie knižnice lokality nakonfigurované tak, aby mohli položky čítať všetci používatelia, každý používateľ s povoleniami na čítanie obsahu pre danú lokalitu môže zobraziť všetky položky v zozname alebo knižnici bez ohľadu na to, či majú tieto položky stav Schválené alebo nie.

Nastavenia zoznamu alebo knižnice môže meniť iba používateľ s povolením Úplný prístup alebo Návrh.

Nastavenie schválenia pre položky alebo súbory

  1. Ak zoznam alebo knižnica lokality ešte nie je otvorená, kliknite na jej názov na table Rýchle spustenie.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Knižnica v skupine Nástroje knižnice alebo Nástroje zoznamu.

  3. Ak pracujete v knižnici, kliknite na položku Nastavenie knižnice. Ak pracujete v zozname, kliknite na položku Nastavenie zoznamu. V rámci tohto príkladu sa otvorí stránka Nastavenie knižnice.

    Stránka s nastaveniami knižnice so zobrazeným prepojením Nastavenia vytvárania verzií

  4. V časti Všeobecné nastavenie vyberte položku Nastavenie vytvárania verzií. Otvorí sa stránka Nastavenie vytvárania verzií.

    Stránka umožňujúca výber vytvárania verzií zobrazujúca nastavenia schválenia

  5. V časti Schválenie obsahu vyberte možnosť Áno ako odpoveď na otázku Chcete požadovať schválenie obsahu pre odoslané položky?

  6. V časti Zabezpečenie položky konceptu určite používateľov, ktorí môžu zobraziť položky konceptu v knižnici dokumentov. V tomto príklade je vybratá možnosť Len používatelia, ktorí môžu schvaľovať položky (a autor položky).

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

    V nasledujúcom príklade sa zobrazujú schválené položky v knižnici po nastavení možnosti Požadovať schválenie obsahu na hodnotu Áno. Keďže tieto súbory sa už nachádzali v knižnici, schvália sa automaticky.

    Vyžaduje sa knižnica SharePoint po schválení. Súbory nachádzajúce sa v knižnici majú stav Schválené.

Vaša organizácia môže dospieť k názoru, že vyžadovanie schválenia pre každú položku súboru v konkrétnom zozname alebo knižnici je nepraktické alebo nie je potrebné. Takáto požiadavka je nielen časovo náročná pre osobu, ktorá musí schválenie povoliť alebo zrušiť, ale taktiež zabraňuje používateľom jednoducho spolupracovať na súbore alebo položke. Ak dospejete k názoru, že vaša organizácia už nevyžaduje schvaľovanie každej položky alebo súboru, túto požiadavku môžete zrušiť.

Zrušenie požiadavky na schválenie položiek alebo súborov v zozname alebo knižnici

  1. Ak zoznam alebo knižnica lokality ešte nie je otvorená, kliknite na jej názov na table Rýchle spustenie.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Knižnica v skupine Nástroje knižnice alebo na kartu Zoznam v skupine Nástroje zoznamu.

  3. Ak pracujete v knižnici, kliknite na položku Nastavenie knižnice. Ak pracujete v zozname, kliknite na položku Nastavenie zoznamu. V rámci tohto príkladu sa otvorí stránka Nastavenie knižnice.

    Stránka s nastaveniami knižnice so zobrazeným prepojením Nastavenia vytvárania verzií

  4. V časti Všeobecné nastavenie vyberte položku Nastavenie vytvárania verzií. Otvorí sa stránka Nastavenie vytvárania verzií.

  5. V časti Schválenie obsahu vyberte možnosť Nie ako odpoveď na otázku Chcete požadovať schválenie obsahu pre odoslané položky? Zobrazí sa výstražné hlásenie.

    Hlásenie s upozornením, ktoré sa zobrazuje po výbere položky Nie v časti Schválenie obsahu dialógového okna Nastavenia vytvárania verzií

  6. Kliknutím na položku OK zavrite hlásenie.

  7. Kliknutím na položku OK zavrite dialógové okno Nastavenie vytvárania verzií. Keď sa vrátite do zoznamu alebo knižnice, možnosť Stav schválenia viac nebude dostupná na stránke. Všetci používatelia, ktorí majú povolenie na zobrazenie zoznamu alebo knižnice, môžu zobraziť všetok uložený obsah.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×