Outlook osvedčené postupy: Písanie skvelých e-mailu

Outlook osvedčené postupy: Písanie skvelých e-mailu

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Obsah tohto článku

Dos

Takto nie

Ako používať distribučné zoznamy a kontaktných skupín (DLs)

Používanie vnorených komentárov

Používanie skrytých kópií

Príprava na dovolenku

Dos

Nasledujúce pravidlá vám pomôžu e-mailov pôsobiť profesionálne a svoje posolstvo.

  1. Pred odoslaním si správu Prečítajte.

  2. , Aby váš predmet popisný a akcie orientovaných. Napríklad: "manažéri: odošlite dátumy Retreat panela" obsahuje názov skupiny a akcie, takže príjemcov môžete rýchlo zistiť, čo je potrebné urobiť. Ďalšie užitočné predpony patrí "pre informáciu:" a "Akcia povinné."

  3. Ak je to potrebné, uveďte čo sa má v riadku predmetu.

  4. Zmeňte predmet správy, ak sa zmení Téma konverzácie.

  5. Vytvárajte krátke a výstižné správy.

  6. Usporiadať obsah vašej správy od najdôležitejších po najmenej.

  7. Zvážte dôležitých informácií používať tučné písmo .

  8. Označenie položiek akcie alebo otázky v samostatných riadkoch tak, že chcete nechať vyniknúť a vyniknú.

  9. Názvy tučné ľudia pri kladenie otázok. Príklad: "Ryan: Aký je stav project?" Ak používate Outlook 2016 so službami Office 365, zvážte použitie @Mentions.

  10. Limit počet osôb, ktorým odosielate správu pre tých, ktorí ju majú prečítať.

    • Osoby, ktoré potrebujú byť informované, zadajte v riadku kópia.

    • Osoby, ktoré majú odpovedať alebo vykonať akciu do riadka Komu.

  11. Použitie podpis v prípade potrebyvšak ponechať svoj podpis jednoduché, krátky, professional, a ak je to možné, bez grafiky.

  12. Ak chcete okamžité odpoveď, neodosielajte e-mailov. Telefón alebo odoslať okamžitú správu.

  13. Ak ste na e-mailovú konverzáciu, ktorá obsahuje viac než 10 správ bez rozlíšenia, pouvažujte nad volanie alebo nastavenie schôdze cez diskutovať o probléme. E-mailu nie je vždy efektívne médium na riešenie zložitých problémov.

  14. Potvrdiť, že správy, ktoré vyžadujú širšie odpoveď. Ak ste zaneprázdnení a reagovať s úplnú odpoveď hneď, dajte odosielateľa vedieť, ktorú hľadáte do problém a odpovie prostredníctvom určitý dátum alebo čas. Príznak správypripomínať odpovedať neskôr.

  15. Použitie správy s vysokou dôležitosťou ( . ) úsporne.

    Poznámka: Aj v prípade, že ste nastavili oneskorené odosielanie pravidlo, označenie správy s Vysokou dôležitosťou spôsobí, že sa môžu odoslať okamžite.

  16. Ak pokladáte otázku, ktorú a existuje niekoľko ľudí, ktorí môžu odpovedať, Vyberte len jednu osobu namiesto neodosielajte otázku skupine.

Kľúč k písanie dobrý e-mailových správ je vcítiť príjemcovia. Podrobnejšie pohľad na e-mailová Štítok, pozrite si toto článok.

Spracovanie: Nastavovanie príznaku pri odoslaní

Ak odosielate správu osobe, od ktorej potrebujete odpoveď, postupujte nasledovne:

  1. Príznak ho pre seba na odoslanie.

  2. Zmeňte názov úlohy označenej e-mailu na paneli s úlohami, ak chcete začať s možnosťou Spracovať.

  3. Správu označte kategóriou @Waiting .

Po vykonaní týchto troch krokov, viete, že vašou nasledujúcou akciou je odoslanie ďalšej správy alebo vyhľadajte odpoveď.

Tip.    Pripomínať odoslanie ďalšej správy je často účinné ako príznaku správy pre príjemcu. Podobne, keď vám sľúbiť na vykonanie určitej akcie v správe, pridajte jej príznak pre seba tak, že máte úlohy na paneli s úlohami na vás upozorní.

Na začiatok stránky

Takto nie

  1. Nepoužívajte šablóny.

  2. Nezahŕňajte svojho manažéra do každej odoslanej správy.

  3. Neodosielajte správy, keď ste nahnevaný. Lepšie písať, uložte ho do priečinka Koncepty a vrátiť sa k nemu neskôr.

  4. Neočakávajte rýchlu odpoveď dlhé správy (dlhšie než dva odseky).

  5. Nechcete Odoslať následné správy menej ako jeden deň po prvej správy. Ak nepočujete späť načas, skúste použiť telefón alebo okamžité správy.

  6. Potvrdenia o prečítaní alebo doručení v každej odoslanej správy, prečítajte si nechcete používať. Používať iba v prípade, že si nie ste istí, či príjemcovia sa zobrazí hlásenie.

  7. Príznaky alebo správy s vysokou dôležitosťou . na každej odoslanej správe priložiť. Dozviete sa, že príjemcovia ignorovať.

  8. Nepíšte všetky písmená veľké.

  9. Neodosielajte prílohy – namiesto toho odoslať prepojenia.

  10. Nemáte rozbaľte distribučné zoznamy alebo skupiny kontaktov. Rozbalenie distribučných zoznamov je ťažšie na čítanie správ a spôsobuje ich poskytnú nesprávne poštové priečinky.

  11. Nepoužívajte sarkazmus. Váš humor môže nesprávne pochopiť.

  12. Nechcem písať niečo, čo ste nechceli všetci vo vašej spoločnosti na čítanie. Nikdy neviete, kde môžu skončiť e-mailovú správu.

  13. Nepoužívajte kurzívu alebo vysoko umelecký písma, ktoré sa ťažko čítajú.

  14. Nepoužívajte červené písma, pretože sa ťažko čítajú a môžu interpretované ako kritika.

  15. Nechcete Odoslať odpoveď na všetky distribučnému zoznamu, alebo sa obráťte na skupiny s otázkou, či chcete odstrániť. Kedykoľvek predtým.

Na začiatok stránky

Pravidlá pre skupiny kontaktov a distribučné zoznamy (DLs)

  • Ak odpovedáte veľkej skupine kontaktov, riaďte sa všetkými e-mailu pre systém Dos a odporúčaniami.

  • Ak potrebujete ďalšie informácie z jednej osoby alebo hľadajú problém samostatne, reagovať na celý distribučný zoznam nechať každý vedieť, že sa odpovede a potom odpovedať na jednotlivé samostatne. Uistite sa, že odpovedať na distribučný zoznam, keď sa problém vyriešil s rozlíšením. Pritom umožňuje rozlíšenie, ktorú chcete odkazovať inými používateľmi distribučného zoznamu.

Presmerovanie osôb

Ak vám niekto pošle správy adresátom z distribučného zoznamu, ktoré ste členom a správu by lepšie odpovede od inej osoby alebo iného distribučný zoznam, postupujte takto:

  1. Odpovedajte správne distribučný zoznam alebo osoba uvedená v riadku Komu.

  2. Poslali odpovede na správny distribučný zoznam alebo osobu.

  3. Nevkladajte pôvodné distribučného zoznamu v skrytej kópii pretože správy sa nie je možné filtrovať podľa pravidiel iných ľudí. Skôr, nechajte distribučný zoznam v riadku na Komu alebo kópia.

Ako sa odstránia z DL

Ak môžete prijímať poštu od distribučný zoznam, ktorý nechcete, aby sa na, Odoslať správu na správcu siete alebo na vlastníka distribučného zoznamu a opýtajte sa odstránia. Odpovedať na celý distribučný zoznam. Ak chcete nájsť vlastníka DL zoznamu, dvakrát kliknite na názov distribučného zoznamu.

Na začiatok stránky

Používanie vnorených komentárov

Pridanie vnorených komentárov do e-mailu sa zobrazí ponúka pohodlný spôsob odpovede na otázky a odpovedať priamo na problémy. To sa považuje za najvhodnejšie nasledujúcim spôsobom:

  1. V správe spomeňte, že pridávate vnorené komentáre. Použite napríklad vetu „ďalšie komentáre sa nachádzajú nižšie.“

  2. Svoj text odlíšte od pôvodnej správy. Skúste napríklad:

    • Zmena farby písma

    • Čaká sa na vopred meno alebo iniciálami, napríklad [Melissa], [MM]

    • Zmeniť písmo na kurzívu alebo tučné alebo oboje

  3. Neodstraňujte nič ste nenapísali.

Príklad použitia mena odosielateľa pred vloženým komentárom
Obrázok 1 príklad vložený komentár v správe programu Outlook

Obrázok 1 príklad vložený komentár v správe programu Outlook

Na začiatok stránky

Používanie skrytých kópií

Pomocou funkcie skrytej kópie môžete z e-mailovej konverzácie odstrániť osoby, ak si myslíte, že už nepotrebujú mimoriadny e-mail alebo sa zmenila Téma konverzácie.

Napríklad, ak ste jedným z piatich ľudí, ktorí prijali otázku a chcete odpovedať na to, premiestnenie 4 členmi Skrytá čiary a štát asi "Bcc'ing Ján Jeff James a Jennifer. Tu je odpoveď..." Ďalšie správy potom bude medzi iba vy a pôvodnému odosielateľovi.

Nepoužívajte Skrytá a umožnite tretej strany (napríklad pre manažéra) vedieť o citlivé správy. Príjemca skrytej kópie nemusia byť vedomí, aby osoba vykonávajúca bola Skrytá a môže odpovedať každému odhalenie, že daná prijatá skrytej kópie. Takto možno sa stretnete ako zaludny správanie z vašej strany.

Namiesto použitia skrytej kópie informovať tretiu stranu o určitej záležitosti, preposlať správu po jej odoslaní.

Na začiatok stránky

Príprava na dovolenku

Ak používate Outlook so službami Office 365, konto Outlook.com, Hotmail.com alebo Live.com alebo konto Microsoft Exchange, môžete nastaviť správu mimo pracoviska a umožnite ľuďom vo vašej organizácii vedieť, že ste preč.

Ako najvhodnejší postup, postupujte podľa krokov uvedených v téme čase mimo kancelárie pridajte do Outlooku kalendárov spolupracovníkov.

Ak vy alebo váš správca vytvoril dovolenku zdieľaného kalendára, uistite sa, že post dovolenku tam. Ak každý, kto používa zdieľaný kalendár, nie je potrebné odoslať žiadosť o schôdzu v samostatnom dať všetkým vedieť, že ste preč, ako článok odkazuje skôr naznačuje, ale e-mailovej správy môžu vystupovať ako dobré pripomenutie.

O autorovi

Patricia Eddy je vedúci autor obsahu pre aplikáciu Outlook. Patricia Eddy je vedúci autor obsahu pre počítačovú verziu Outlooku. Je to bývalý MVP Outlook a autor niekoľkých kníh o veľmi starých verziách programu Outlook. Býva v Seattle tam, kde sa má na čítanie a gitare.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×