Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácie alebo zošitov

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Funkcia Kontrola dokumentov vám pomôže nájsť a odstrániť skryté údaje a osobné informácie zo zošitov programu Excel. Funkciu Kontrola dokumentov je vhodné použiť pred zdieľaním elektronickej kópie zošita (napríklad vo formáte prílohy e-mailovej správy).

1. Otvorte zošit, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Kliknite na kartu Súbor > položku Uložiť ako, do poľa Názov súboru zadajte odlišný názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

   Poznámka: V Excel 2007: kliknite na Tlačidlo Microsoft Office , kliknite na položku Uložiť ako a potom zadajte názov do poľa názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

3. V kópii pôvodného zošita kliknite na položky Súbor > Informácie.

   V Excel 2007: V kópii pôvodného zošita kliknite na Tlačidlo Microsoft Office , ukážte na položku pripraviť a potom kliknite na položku Kontrola dokumentu. Krok 4 preskočiť a pokračujte krokom 5.

4. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka typy skrytého obsahu, ktorý chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontroly nájdete v téme čo kontrola dokumentov vyhľadáva a odstraňuje v dokumentoch programu Excel.

6. Kliknite na položku Skontrolovať.

7. V okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Kliknite na položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   Dôležité: 

   • Ak odstránite skrytý obsah zo zošita, nie vždy ho je možné obnoviť kliknutím na položku Späť.

   • Ak odstránite skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ktoré obsahujú údaje, môžu sa zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch, stĺpcoch alebo hárkoch, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté riadky, stĺpce alebo hárky a skontrolujte ich obsah.

   • Kontroly pre Komentáre a poznámky, Vlastnosti dokumentu a osobné údaje a Hlavičky a päty nemožno použiť v zošite, ktorý bol uložený ako zdieľaný zošit (Revízia > Zdieľať zošit). Dôvodom je to, že zdieľané zošity používajú osobné informácie s cieľom umožniť rôznym osobám spolupracovať na rovnakom zošite. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, môžete zošit skopírovať a potom zrušiť jeho zdieľanie. Ak chcete zrušiť zdieľanie zošita, kliknite na položky Revízia > Zdieľať zošit a zrušte začiarknutie políčka Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne.

     Poznámka: Ukončení zdieľania nie je k dispozícii v Microsoft Excel Starter 2010. Ak chcete zrušiť, musíte použiť plnú verziu Excel.

   • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z tabuľkových hárkov, ktoré ste uložili vo formáte ODS (OpenDocument Spreadsheet), funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení tabuľkového hárka v tomto formáte.

Typy skrytých údajov a osobných informácií v Exceli

Zošity môžu obsahovať niektoré z týchto položiek, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov a osobných informácií v programe Excel:

• Komentáre a poznámky písané rukou     Ak ste pri vytváraní zošita spolupracovali s inými ľuďmi, zošit môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu umožniť iným osobám zistiť mená osôb spolupracujúcich na zošite, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v zošite.

• Vlastnosti dokumentu a osobné údaje     Metaúdaje alebo dokument vlastnosti v Excel, rovnako ako v iných aplikáciách Office, obsahujú podrobnosti, ako je napríklad autor, predmet a názov. Office automaticky zachováva meno osoby, ktorá naposledy uložili zošit, dátum, kedy bol vytvorený dokument, a dokument umiestnenie (Excel 2013 alebo novšie verzie). Môžu existovať ďalšie typy informácií umožňujúcich identifikáciu osôb (PII), napríklad hlavičky e-mailov, informácie o odoslaní na revíziu, adresy smerovania, vlastnosti tlačiarne (napríklad cesta k tlačiarni a prístupový kód zabezpečenej tlače) a informácie o ceste k súboru pre publikovanie Webové stránky.

• Hlavičky a päty     Zošity môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách.

• Skryté riadky, stĺpce a hárky     V zošite môžu byť skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Ak distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia môžu tieto skryté časti odkryť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.

• Vlastnosti servera dokumentov     Ak je zošit uložený v umiestnení na serveri na správu dokumentov, napríklad na lokalite pracovného priestoru dokumentov alebo v knižnici vytvorenej pomocou služby Windows SharePoint Services, zošit môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa umiestnenia na serveri.

• Vlastné údaje XML     Zošity môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

• Neviditeľný obsah     Zošit môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

• Externé odkazy    Zošity môžu obsahovať prepojenia na údaje v iných zošitoch (externé prepojenia). Názvy hárkov, ktoré obsahujú tieto údaje, sa potom uložia so zošitmi, ale nemusia byť viditeľné.

• Vložené súbory alebo objekty    Zošity môžu obsahovať vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Office alebo textové dokumenty) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice) a tieto vložené súbory alebo objekty môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú viditeľné.

• Makrá kódu VBA    Zošity môžu obsahovať makrá, moduly VBA, ovládacie prvky COM alebo ActiveX, používateľské formuláre alebo používateľom definované funkcie (UDF), ktoré môžu obsahovať skryté údaje.

• Položky, ktoré môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti    Zošity môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti pre kontingenčné tabuľky, kontingenčné grafy, rýchle filtre, časové osi a vzorce kocky. Tieto údaje nemusia byť viditeľné.

• Excelové prieskumy    Zošity môžu obsahovať skryté otázky prieskumu Excel, ktoré boli zadané v Excel Online a uložené v zošite, ale nie sú viditeľné.

• Scenáre Správcu scenárov    Zošit môže obsahovať scenáre, ktoré boli definované pomocou Správcu scenárov. Nasledujúce scenáre môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje.

• Filtre    Zošity môžu obsahovať aktívne automatické filtre alebo filtre tabuľky, ktoré môžu spôsobiť, že údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje sa uložia spolu so zošitom.

• Skryté názvy    Zošity môžu obsahovať skryté názvy, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov.

Čo kontrola dokumentov vyhľadáva a odstraňuje v dokumentoch programu Excel

Funkcia Kontrola dokumentov zobrazí vyhľadané položky, čo vám umožňuje vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre zošity programu Excel. Zoznam rôznych typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť zo zošitov, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v zošite. Nemôže však tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že zošit nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

1. Otvorte PowerPoint prezentáciu, ktorú chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako, potom do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a uložte kópiu pôvodnej prezentácie.

   Poznámka: V PowerPoint 2007: kliknite na Tlačidlo Microsoft Office , kliknite na položku Uložiť ako a potom zadajte názov do poľa názov súboru a uložte kópiu pôvodnej prezentácie.

3. V kópii pôvodnej prezentácie na karte Súbor vyberte položku Informácie.

   Poznámka: V PowerPoint 2007: V kópii pôvodnej prezentácie, kliknite na tlačidlo Microsoft Office tlačidlo Office , ukážte na položku pripraviť a potom kliknite na položku Kontrola dokumentu. Krok 4 preskočiť a pokračujte krokom 5.

4. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov vyberte začiarknutím políčok vyberte typy skrytého obsahu, ktorý chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontroly nájdete v téme Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií, alebo zošity.

6. Kliknite na položku Skontrolovať.

7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Kliknite na položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   • Ak z prezentácie odstránite skrytý obsah, nie vždy ho je možné obnoviť pomocou kliknutia na položku Späť.

   • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z prezentácie, ktorú ste uložili ako Prezentácia vo formáte OpenDocument, funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení prezentácie v tomto formáte.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

PowerPoint prezentácie môžete uložiť rôzne typy skrytých údajov a osobných informácií. Tieto informácie môžu byť okamžite viditeľné, môžete stále získať z prezentácie.

Skryté informácie môžu zahŕňať údaje danej PowerPoint pridá do umožňujú spoluprácu na vytvorenie prezentácie s inými používateľmi. To môže zahŕňať informácie, ktoré ste zámerne označili ako skryté.

Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

• Komentáre a poznámky rukou    Ak sa spolupráca s inými používateľmi pri vytváraní prezentácie, prezentácia môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžete povoliť ostatní používatelia vidieť zmeny vykonané a mená tých, ktorí pracovali na prezentácii spolu s poznámkami recenzentov.

• Údaje sledovania revízie    Počas spolupráce na zdieľanom dokumente uloženom v cloude ukladá PowerPoint 2016 pre Office 365 údaje o tom, kto vykonal zmeny v dokumente a kedy boli zmeny vykonané.

• Vlastnosti dokumentu a osobné informácie     Vlastnosti dokumentu, označované aj metaúdaje, zahŕňajú podrobnosti o prezentácii, napríklad autora, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Office, napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy informácií, na základe ktorých by vás bolo možné identifikovať, ako sú napríklad hlavičky e-mailov, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a informácie o ceste k súborom na publikovanie webových stránok.

• Neviditeľný obsah na snímke     Prezentácia môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

• Obsah mimo snímky     Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné, pretože boli myšou presunuté zo snímky do oblasti mimo plochy snímky. Tento obsah mimo snímky môže zahŕňať textové polia, obrázky ClipArt, grafické objekty a tabuľky.

• Prezentačné poznámky     Časť Poznámky v prezentáciách programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý často nechcete verejne zdieľať, najmä ak ide o poznámky určené iba pre prezentujúcu osobu.

• Vlastnosti servera dokumentu     Ak bola prezentácia uložená v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená službou Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti prezentácie alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

• Vlastné údaje XML     Prezentácie môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Informácie, ktoré vyhľadáva a odstraňuje kontrola dokumentov

Kontrola dokumentov v programe PowerPoint zobrazuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám umožňujú vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre powerpointové prezentácie. Zoznam rôznych typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť z prezentácií, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zisťovať výskyt ďalších typov informácií v prezentáciách.

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v prezentácii.Kontrola dokumentov však nemôže tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že prezentácia nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Kontrola dokumentov a osobné údaje

Údaje sledovania revízie, ktoré boli uvedené v zostave 8403 programu PowerPoint 2016 pre insiderov pre Office 365, sú príkladom obmedzení funkcie Kontrola dokumentov. Povedzme, že Zuzana a Laura spolupracujú na prezentácii A v Office 365. Údaje sledovania revízie (t. j. meno používateľov a čas, kedy vykonali zmeny) sa pridávajú do prezentácie. Ak Peter následne otvorí prezentáciu A v programe PowerPoint 2013 a spustí na súbore funkciu Kontrola dokumentov, aby odstránil osobné údaje, Kontrola dokumentov v tejto verzii programu PowerPoint nedokáže rozpoznať a odstrániť údaje sledovania revízie pridané do prezentácie novšou verziou programu PowerPoint zo služieb Office 365, ktorú používajú Zuzana a Laura. Peter nemôže odstrániť údaje sledovania revízie bez inovácie na aktuálnu verziu programu PowerPoint a následného spustenia funkcie Kontrola dokumentov.