Prehľad: Riadenie lokality, povolenie a zdieľanie pre vlastníkov lokality

Vytvorenie podlokality

Možno budete chcieť, aby členovia vášho tímu mohli vytvárať podlokality v rámci tímovej lokality a používať ich pre konkrétne projekty.

Možnosť vytvoriť nové podlokality dobrovoľne môže byť pre skupinu veľkým prínosom, ale bez obmedzenia sa môže vytváranie lokalít vymýšľať. Keď sa podlokality voľne odlišujú, môžu sa vyskytnúť problémy. Napríklad:

• Pre používateľov je ťažké nájsť správnu podlokalitu alebo sa uistite, či ju majú.

• Informácie možno duplikovať vo viacerých podlokalitách s použitím nákladného ukladacieho priestoru a vyžadovaním duplicitného úsilia o údržbu.

• Ne aktuálne informácie sa môžu nachádzať na podlokalitách (t. j. po celé roky) a vo výsledkoch vyhľadávania. Môže byť ťažké povedať, ktorá verzia informácií je správna.

• Spravovanie povolení pre množstvo podlokality môže byť hlavnou prácou a používatelia sa môžu neúmyselne vrúchať s prístupom k informáciám, ktoré by naozaj nemali mať.

• Keď zamestnanci opustia skupinu, môžu sa ich podlokality opustiť, čím sa môžu pre ostatných používateľov lokality spôsobiť zmätok a stlmiť výsledky vyhľadávania.

Čas a energiu môžete ušetriť, ak nastavíte niektoré politiky vytvárania lokalít, ktoré sa sú nádychom týchto oblastí:

• Kto môžu vytvárať podlokality?

• Je potrebné nové podlokality schváliť vopred? Ak áno, aké sú kritériá na schválenie a kto udelí schválenie?

• Mali by sa v nových podlokalitách používať vytvorené šablóny a motívy?

• Koľko informácií môže byť uložených na lokalite? Koľko miesta na disku môže zaberať?

• Aké sú pravidlá na zahrnutie stratégií navigácie na lokalite?

• Ako dlho by sa mali informácie pred odstránením alebo archivovaním ukladať na podlokality?

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie lokality alebo podlokality .

Správa povolení

Integrita, dôvernosť a ochrana osobných údajov dôležitých informácií organizácie závisí od zabezpečenia vašej lokality, konkrétne od osôb, ktorým sa rozhodnete udeliť prístup na lokalitu.

Udelenie a obmedzenie prístupu k lokalite sa nazýva spravovanie povolení a je jednou z najdôležitejších zodpovedností ako vlastník lokality.

Pri vytváraní stratégie povolení je potrebné pamätať na niekoľko tipov.

• Postupujte podľa princípu najmenejho oprávnenia: Priraďte ľuďom najnižšie úrovne povolení, ktoré potrebujú na vykonávanie priradených úloh.

• Povolia ľuďom prístup tak, že ich pridáte do štandardných predvolených skupín (ako napríklad Členovia, Návštevníci a Vlastníci). Vytvorte väčšinu ľudí, ktorí sú členmi skupiny Členovia alebo Návštevníci, a obmedzte počet ľudí v skupine Vlastníci.

• Pomocou dedenia povolení môžete vytvoriť jednoduchú a jednoduchú vizualizáciu hierarchie. To znamená, že namiesto práce so skupinami udeľte jednotlivcom povolenia. Ak je to možné, podlokality jednoducho dedia povolenia od tímovej lokality namiesto jedinečných povolení.

• Usporiadanie obsahu a využitie dedenia povolení: Zvážte segmentovanie obsahu podľa úrovne zabezpečenia – vytvorte lokalitu alebo knižnicu špeciálne pre citlivé dokumenty namiesto toho, aby boli rozptýlené vo väčšej knižnici a chránené jedinečnými povoleniami.

Informácie o nastavení povolení nájdete SharePoint povolenia pre zoznam, knižnicu alebo jednotlivú položku v téme Úrovne povolení v Knižnici alebo Úprava povolení.

Architektúra informácií

Architektúra informácií lokality je ako obsah knihy: Určuje, ako sú informácie na tejto lokalite – webové stránky, dokumenty, zoznamy a údaje – usporiadané a prezentované používateľom lokality. Architektúra informácií sa často zaznamenáva ako hierarchický zoznam obsahu lokality, kľúčových slov vyhľadávania, typov údajov a iných konceptov.

Ak chcete vytvoriť architektúru informácií, musíte analyzovať informácie, ktoré majú byť prezentované na lokalite. Tu sú niektoré otázky, ktoré môžete použiť na vývoj architektúry informácií:

• Aký typ obsahu budete mať na lokalite? Ako sa preloží do podlokality, zoznamov, knižníc a tak ďalej?

• Ako sa informácie budú prezentovať na lokalite?

• Ako sa budú používatelia lokality pohybovať na lokalite?

• Ako budú informácie zamerané na konkrétne cieľové skupiny?

• Ako sa bude vyhľadávanie konfigurovať a optimalizovať?

Súčasťou architektúry informácií môže byť klasifikácia informácií.

Ak ide o informácie, s ktorými ide, majú pre spoločnosť vysokú hodnotu, vyžadujú špeciálne zabezpečenie alebo sa na ne vzťahujú pravidlá na dodržiavanie súladu s nariadeniami, môžete nastaviť schému klasifikácie na identifikáciu konkrétnych typov obsahu, ktoré je potrebné pozorne spravovať.

Po usporiadaní informácií do konkrétnych zoznamov a knižníc môžete spravovať spôsob správy obsahu pomocou funkcií riadenia. Napríklad:

Životný cyklus lokality a vyradenie

Lokality, ako sú napríklad document worksites (práca s dokumentom) alebo diskusné lokality, sa zvyčajne zavesia, keď už nie sú užitočné, a zaberú cenný ukladací priestor a zamenia výsledky hľadania. Je vhodné nastaviť plán na revíziu lokalít a ich obsahu (aspoň raz za rok), aby ste si mohli pozrieť, či sa oplatí ponechať si ich.

Tiež je dobré pamätať na to, že väčší model riadenia vašej organizácie môže byť aj na hľadaných lokalitách. Správca môže napríklad automaticky odstrániť lokality, ktoré boli po 90 dňoch nedotknuté. Ako vlastník lokality dostanete e-mailové upozornenie, že k tomu dôjde. Ďalšie informácie o politikách životného cyklu a ukončenia poskytovania služieb nájdete v téme Politiky uzavretia lokality.