NajVhodnejšie postupy pre Outlook

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Tento článok bol napísaný tímom produktov, ktorý vytvoril Microsoft Outlook z najlepšej možnej príčiny – naši zákazníci sa opýtali. Outlook je navrhnutý tak, aby sa používal širokým publikom s mnohými pracovnými potrebami a štýlmi. Hoci nie je k dispozícii žiadna správna cesta, existuje niekoľko spôsobov, ako pracovať v programe, o ktorom vieme, že sme jednoduchšie ako ostatní. Dúfame, že tým, že si uvedomíte najvhodnejšie postupy, budete mať najvhodnejšie možnosti používania Outlook.

Táto príručka vyjadruje naše Rady o tom, ako naplno využívať Outlook. Príručka však nie je vyčerpávajúca. Na to, aby ste mohli využiť Outlook do svojich potrieb správy informácií, sú zahrnuté niektoré základné scenáre.

Táto príručka je určená používateľom, ktorí:

  • pracujú pre veľkú spoločnosť s oddelením IT,

  • dostávajú denne vyše 30 e-mailových správ,

  • Strávte veľa času každý deň pomocou Outlook na odosielanie a prijímanie správ a na nastavenie alebo účasť na schôdzach.

  • Používajú Outlook s kontom servera Microsoft Exchange Server alebo s kontom Microsoft Office 365.

Bez ohľadu na nastavenie servera a veľkosť organizácie bude pre vás tento dokument užitočný.

Pre správcov IT

Vety pretvárané logom Microsoft Office Logo balíka Office sú odkazy na iné Office produkty, ako napríklad Microsoft OneNote a Microsoft SharePoint Server. Vety, ktoré uvádzajú automatickú archiváciu a údajové súbory programu Outlook (. pst), sú označené ikonou priečinka a Ikona priečinka a súboru súboru. Ak nemá vaša organizácia tieto produkty alebo funkcie nasadené, tieto vety je možné ignorovať bez vplyvu na celkový dokument a pracovný postup.

Obsah tohto článku

Základné princípy efektívnej organizácie času

Nastavovanie Outlooku 2010: rozloženie

Priečinky

Pravidlá

Panel úloh

Oznámenia

Kategórie

Rýchle kroky

Skrotenie doručenej pošty pomocou dvoch O a dvoch D

Denná revízia: spravovanie času a úloh

Úlohy: robenie vlastnej práce

Hľadanie správy: efektívne hľadanie

Hľadanie správy od konkrétnej osoby

Písanie skvelých e-mailových správ

Kalendár a schôdze

Kontakty

Najčastejšie otázky

Odkazy

O autorovi

Základné princípy efektívnej organizácie času

Outlook je nástroj, ktorý vám pomôže spravovať e-mailové správy, kalendár, kontakty a úlohy. Nie je len centrom komunikácie, ale aj organizovania času. Ak chcete naplno využívať Outlook, odporúčame vám niekoľko základných princípov:

  • Znížte počet správ, ktoré čítate. Ak používate novú verziu balíka Office 365, môžete použiť prioritnú doručenú poštu pre Outlook na automatické oddelenie typov správ, s ktorými sa najviac čítate priamo z iných správ.

  • Niektoré správy si nevšímajte. Použite pravidlá na odoslanie správ, ktoré nepotrebujete, aby ste ich mohli okamžite prečítať do vlastných priečinkov. Napríklad priečinky pre projekty alebo priečinky skupiny kontaktov. Nepotrebujete – a v situáciách s vysokým objemom pravdepodobne nebudete môcť čítať všetky správy, ktoré vám boli zaslané.

  • Znížte počet situácií, kedy manuálne zaraďujete správy. Nezaťažujte sa toľko zaraďovaním správ a spoľahnite sa pri hľadaní správ na vyhľadávanie.

  • Spracúvajte správy pomocou štyroch DS. Pri čítaní správ sa rozhodnite, či chcete:

    • ich chcete odstrániť,

    • sa chcete dať do toho (odpovedať alebo zaradiť na referenciu),

    • ich chcete delegovať (preposlať),

    • ich chcete odsunúť (pomocou kategórií a príznakov) na druhé posúdenie do zoznamu úloh.

  • Zmenšite zoznam úloh do jedného zoznamu. Na spravovanie úloh používajte jeden zoznam úloh a jeden kalendár.

  • Pracujte v dávkach. Pomocou kategórií zoskupte podobné úlohy.

  • Pri odosielaní správ použite dobrý úsudok. Postupujte podľa pokynov do a nerobiť písania veľkých správ.

  • Vykonávajte pravidelnú revíziu kalendára a úloh.

Aj v prípade, že nepoužívate všetky najvhodnejšie postupy popísané v tomto článku, vylepšiť niektoré z týchto postupov pomocou Outlook.

Na začiatok stránky

Nastavenie Outlook: rozloženie

Prvým krokom pri sledovaní týchto najvhodnejších postupov je nastavenie systému na optimalizáciu používania Outlook. Za najvhodnejšie sa považuje, ak:

Podrobnosti o nastavení odporúčaného rozloženia nájdete v časti Najčastejšie otázky.

Na začiatok stránky

Priečinky

Za najvhodnejšie sa považuje mať:

  • Priečinok doručenej pošty na správy, ktoré potrebujete spracovať (zaoberať sa nimi). Priečinok doručenej pošty je určený na správy, ktoré sú odoslané priamo vám alebo ktoré by mohli byť pre vás dôležité.

Ak prijímate veľa správ, ktoré si rozlične vymieňajú viacerí rôzni ľudia, prejdite na zobrazenie konverzácií. V opačnom prípade používajte usporiadanie podľa dátumu (predvolené usporiadanie). Pomocou pravidiel automatického formátovania nastavte, aby sa všetky správy odoslané len vám zobrazovali namodro.

  • Jeden referenčný priečinok v priečinku Doručená pošta pre všetky referenčné materiály, ktoré možno budete chcieť vrátiť späť na novšiu verziu. Do tohto priečinka sa nezobrazí automaticky (čiže s pravidlom). PoMenujte tento priečinok 1 – odkaz. (Pridaním 1- spôsobí, že bude prvou položkou v priečinku Doručená pošta.) Tento priečinok sa vytvorí v priečinku Doručená pošta, aby ste mohli zbaliť doručenú poštu a odstrániť ju z zobrazenia.

    Ikona archívu Nastavte každoročnú automatickú archiváciu tohto priečinka.

    Poznámka: Ak je tento priečinok príliš veľký (10 000 položiek alebo viac), Outlook môže byť pomalý pri prechode na tento priečinok.

  • Priečinok na správy týkajúce sa kariéry a súkromné a osobné správy. Vďaka samostatnému priečinku na osobné informácie a informácie týkajúce sa kariéry môžete pokojne hľadať správu, aj keď vám niekto stojí za chrbtom, a nemusíte sa obávať, že uvidí citlivé informácie z vášho súkromia. Priečinok pomenujte 2 – Osobné. Manažéri môžu vytvoriť samostatný priečinok na odozvu týkajúcu sa ich zamestnancov s názvom 3 – Manažment.

    Ikona archívu Nastavte každoročnú automatickú archiváciu týchto priečinkov.

  • Skupinu priečinkov na správy zo skupín kontaktov. Nie všetky správy odoslané do skupín kontaktov (tiež známych ako servery zoznamov, poštové zoznamy alebo distribučné zoznamy) je vždy potrebné čítať. Táto skupina priečinkov je odkladacím priestorom na všetky správy zo skupín kontaktov, ktoré sa automaticky nedoručujú do priečinka doručenej pošty. V rámci priečinka doručenej pošty vytvorte samostatný priečinok najvyššej úrovne s názvom Skupiny kontaktov a potom pre každú tému skupín kontaktov vytvorte podpriečinok. Zvyčajne stačí v skupine kontaktov jeden priečinok, ak sa však nachádzate vo viacerých súvisiacich skupinách kontaktov, zvážte, či nechcete, aby sa všetky správy doručovali do rovnakého priečinka.

Priečinok skupiny kontaktov najvyššej úrovne zbaľte, aby vás nerušili neprečítané správy, ktoré sa nachádzajú v priečinkoch pod ním.

Poznámka: Ak potrebujete čítať každú správu v skupine kontaktov, nevytvárajte pre ne priečinok. Tieto správy by mali ísť priamo do priečinka doručenej pošty.

Ikona archívu Nastavte automatickú aktualizáciu priečinkov kontaktných skupín každých šesť mesiacov alebo častejšie, ak je potrebné presné načasovanie – skupinu kontaktov na nájdenie spolujazdcov je napríklad potrebné archivovať denne.

  • Množina priečinkov pre informačné kanály RSS. Podobne ako množina priečinkov pre skupiny kontaktov, RSS predstavuje inú množinu údajov, ktoré niekedy môžu mať zaujímavé informácie, ale nemusí sa čítať konzistentne alebo s rovnakou naliehavosťou ako správy odosielané priamo vám. Outlook vytvorí tieto priečinky automaticky.

Vyhľadávacie priečinky

Vyhľadávacie priečinky sú užitočné na zhromažďovanie informácií z rozličných poštových priečinkov alebo priečinkov informačných kanálov RSS. Vyhľadávacie priečinky môžu byť obzvlášť užitočné v prípade, že potrebujete zhromaždiť informácie uložené v rozličných priečinkoch – napríklad pri príprave štvrťročnej schôdze.

Ak prijímate veľké množstvo správ (vyše 200 správ denne), vyhľadávacie priečinky vám môžu pomôcť rozdeliť poštu od rôznych odosielateľov.

Obľúbené položky v hornej časti navigačnej tably

Obľúbené položky (voliteľné)

Pomocou Obľúbených položiek sa zvýrazňujú priečinky, ktoré by sa v opačnom prípade stratili v zozname poštových priečinkov.

Obľúbené položky sú podmnožinou poštových priečinkov a zobrazujú sa v hornej časti navigačná tabla. Používanie obľúbených položiek nie je na fungovanie tohto systému nevyhnutné, ak však máte malú obrazovku, môžete navigačnú tablu minimalizovať a stále úspešne zaraďovať správy tým, že ich presuniete do zmenšeného panela, vykonáte bežné hľadanie a prejdete do priečinkov Kalendár, Kontakty a Úlohy.

Za najvhodnejšie sa považuje mať v obľúbených položkách nasledujúce priečinky: Doručená pošta, 1 – Referencia, Odoslaná pošta a Odstránené položky.

Na začiatok stránky

Pravidlá

Cieľom usporiadania Outlook je znížiť množstvo nepotrebného hluku v doručenej pošte a nastaviť najdôležitejšie položky na bublinu na začiatok. Pravidlá pomoc tento proces presúvaním správ do priečinkov na základe kritérií, ktoré ste nastavili. Pravidlá filtrujú správy prichádzajúce do priečinka Doručená pošta iba na čítanie položiek.

Za najvhodnejšie sa považuje používať nasledujúce pravidlá (podrobnosti o nastavení týchto pravidiel sa nachádzajú v časti Najčastejšie otázky na konci tohto článku):

  • Automatické odpovede    Premiestnenie všetkých odpovedí na schôdze, ktoré nemajú obsah, do odstránených položiek. Skontrolovaním karty Sledovanie v okne schôdze zistíte, kto pozvánku prijal.

  • Komu: Mne    Všetky správy odoslané priamo vám alebo správy, pri ktorých ste uvedení v riadku Kópia, sa odosielajú do priečinka doručenej pošty a nespracovávajú sa ďalšími pravidlami, ani ak sa odosielajú aj do skupiny kontaktov.

  • Odosielanie žiadostí o schôdzu do doručenej pošty    Všetky žiadosti o schôdzu sa majú odoslať do priečinka doručenej pošty, dokonca aj keď sa odosielajú do skupiny kontaktov.

  • Odloženie odoslaných položiek    Pomocou tohto pravidla sa oneskoruje odosielanie správ o jednu alebo viac minút. Ak používate toto pravidlo, uistite sa, že sa pred vypnutím počítača odoslali všetky správy.

Poznámka:  Logo balíka Office Toto pravidlo je len na strane klienta a nebude fungovať v aplikácii Outlook Web App (OWA).

  • Skupiny kontaktov    Všetky e-mailové správy odoslané do skupiny kontaktov sa odošlú do priečinka skupiny kontaktov, pokiaľ jeho kľúčové slová nenaznačujú, že je pre vás dôležité, v tomto prípade sa odošle do priečinka Doručená pošta. Viaceré skupiny kontaktov, ktoré sú podobné, by mali používať rovnaké pravidlo a musia byť uložené v tom istom priečinku. Ak ste členom skupiny kontaktov, pre ktorú potrebujete prečítať všetky správy, nevytvárajte pravidlo. Všetky správy, ktoré musíte prečítať, by mali prejsť priamo do priečinka Doručená pošta.

Na začiatok stránky

Panel úloh

Panel s úlohami je panel na pravej strane Outlook. Zobrazuje sa na ňom kalendár, nadchádzajúce plánované činnosti a zjednotený zoznam úloh, ktorý obsahuje:

  • správy, na ktoré potrebujete odpovedať (správy s príznakom),

  • kontakty, ktorým potrebujete zavolať (kontakty s príznakom),

  • úlohy, ktoré sa objavili spontánne.

Najlepším spôsobom nastavenia panela s úlohami je:

  • zobrazenie Tabuľky dátumov (zapnuté v predvolenom nastavení),

  • zobrazenie úloh (zapnuté v predvolenom nastavení),

  • Logo balíka Office Zobrazenie obľúbených kontaktov.

Predvolené usporiadanie úloh je podľa termínu dokončenia, môže sa však stať, že zmeníte usporiadanie na počiatočný dátum v závislosti od toho, ako používate príznaky. Ak chcete zobraziť úlohy, ktoré ste vyhľadali na budúci týždeň v pondelok, usporiadať podľa počiatočného dátumu. Ak chcete zobraziť úlohy v deň, v ktorom sú splatné, dohodnite sa podľa termínu dokončenia.

Predvolený príznak

Považuje sa za najvhodnejší postup na Nastavenie príznaku Rýchle kliknutie na možnosť dnes (čo je predvolené nastavenie).

Na začiatok stránky

Oznámenia

Ak prijímate množstvo správ alebo vás jednoducho vyruší zvuk upozornenia, ktorý sa prehráva v prípade prichádzajúcich správ, odporúčame vypnúť nasledujúce možnosti:

  • Ikona obálky, ktorá sa zobrazí na ikone Outlook na paneli úloh systému Windows

  • krátku zmenu kurzora na obálku,

  • zvuk, ktorý sprevádza všetky nastavenia vyššie.

Ak chcete zmeniť tieto nastavenia, vyberte tlačidlo súbor , vyberte položku Možnostia potom položku Pošta.

V časti Prijímanie správ zrušte začiarknutie všetkých políčok.

Možnosti doručenia správ

Na začiatok stránky

Kategórie

Kategórie v Outlook umožňujú spravovať položky mnohými rôznymi spôsobmi. Odporúčame vytvoriť tri hlavné typy kategórií:

  • projekt (môže zahŕňať osoby),

  • téma,

  • umiestnenie alebo aktivita.

Kategórie nie sú požadovaným prvkom tohto systému, ale zjednodušia váš život, ak ich používate. Môžete napríklad pomôcť ľahšie identifikovať, čo môžete urobiť teraz, a pomôcť vám Zoskupovať podobné úlohy, aby ste ich mohli vykonávať naraz.

Ak chcete vytvoriť kategórie, postupujte nasledovne:

  • V ľubovoľnom zobrazení kliknite na karte domov v skupine značky na položku kategorizovať a potom vyberte položku všetky kategórie.

Za najlepšie sa považuje mať kategóriu pre:

  • každého z priamych podriadených a vášho manažéra na položky, ktoré chcete posúdiť pri vašom nasledujúcom stretnutí (napríklad kategóriu s názvom 1:1 Manažér),

  • každé z hlavných umiestnení alebo typov aktivít, ktoré robíte, čo vám umožní vykonať akcie hromadného spracovania (užitočná časť spravovania úloh), napríklad:

    • @Dochádzanie na úlohy, ktoré môžete vykonať cestou z práce,

    • @Email úlohy, ktoré zahŕňajú e-mailové správy, schôdze alebo akýkoľvek iný aspekt Outlook.

    • @Doma na úlohy, ktoré môžete vykonávať len doma,

    • @Schôdza na položky, ktoré potrebujete na prípravu schôdzí,

    • @Offline na úlohy, ktoré musíte vykonávať mimo počítača, napríklad kopírovanie dokumentu,

    • @Online na úlohy, ktoré môžete vykonať len online alebo prostredníctvom webového prehliadača,

    • @Telefón na hovory, ktoré máte uskutočniť alebo prijať,

    • @Čítanie na úlohy, ktoré vyžadujú len čítanie – nie odpovedanie. Táto kategória je užitočná v prípade dlhých správ alebo príloh, ktoré potrebujete prečítať, a momentálne na to nemáte čas,

    • @Čakanie na správy a úlohy, v prípade ktorých čakáte na odpoveď, no pre vás neexistuje žiadna explicitná akcia.

    Kategórie

Poznámka: Pomocou symbolu @ budú kategórie v zozname kategórií výraznejšie. Použitím symbolu @ pred určitými kategóriami zostanú tieto kategórie vo vrchnej časti zoznamu kategórií a pripomenú vám, kde by ste sa pri vykonávaní úlohy mali nachádzať (napríklad @Telefón znamená „na telefóne“).

  • všetky dôležité témy alebo projekty, vďaka čomu budete môcť jednoducho nájsť správy týkajúce sa danej témy – predovšetkým ak sa v tele alebo predmete správy nenachádza slovo, pomocou ktorého by sa správa zobrazila v hľadaní,

  • dôležité položky, ktoré musia byť hotové dnes a nie je ich možné presunúť na ďalší deň.

Na jednu položku môžete použiť viacero kategórií – ako opak zaraďovania, pri ktorom sa môžu položky nachádzať naraz len v jednom súbore. K správe, ktorú chcete pred odoslaním odpovede prediskutovať s manažérom, môžu byť napríklad priradené kategórie @E-mail a 1:1 Manažér.

Úlohy s viacerými kategóriami

Kategóriou rýchleho kliknutia by mala byť kategória, ktorú používate najčastejšie.

Ak chcete nastaviť kategóriu rýchleho kliknutia, postupujte nasledovne:

  • V ľubovoľnom zobrazení kliknite na karte domov v skupine značky na položku kategorizovať a potom vyberte položku nastaviť rýchle kliknutie.

Uvidíte, že pomocou kategórií budú správy a úlohy na paneli s úloh výraznejšie, hľadanie bude efektívnejšie a vy sa budete môcť lepšie pripraviť na schôdze.

Poznámka: Odchádzajúce správy kategorizujte veľmi opatrne – je možné, že ich príjemcom sa budú zobrazovať vaše kategórie.

Na začiatok stránky

Rýchle kroky

Skratky

Rýchle kroky vám poskytnú možnosť vykonávať viacero akcií jedným kliknutím. Sú užitočným nástrojom, ktorý vám pomôže uchovať čistý priečinok doručenej pošty a byť vo všeobecnosti efektívnejší pri používaní Outlook. Vždy, keď sa sami ocitnete v Outlook, skúste vytvoriť rýchly krok.

Poznámka: Rýchle kroky možno použiť len na správy.

Za najlepšie sa považuje mať nasledujúce rýchle kroky. Ďalšie informácie nájdete v téme Automatizácia všeobecných alebo opakovaných úloh:

Rýchly krok

Akcia

Použitie

Referencia

Označenie správy ako prečítanej.

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Toto je tlačidlo na zaradenie jedným kliknutím.

Osobné*

Označenie správy ako prečítanej.

Premiestnenie správy do priečinka 2 – Osobné.

Na zaradenie osobných správ.

Hotovo

Označenie správy ako prečítanej.

Označenie správy ako dokončenej.

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Na referenčné správy, na ktoré ste odpovedali alebo s ktorými ste sa zaoberali.

Odloženie*

Označenie správy ako prečítanej.

Označenie správy príznakom úlohy na dnes.

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Na správy, ktorými sa chcete zaoberať neskôr.

*Rýchle kroky Osobné a Odloženie nepatria medzi predvolené rýchle kroky.

Voliteľné rýchle kroky

Okrem vyššie uvedených rýchlych krokov budete možno chcieť na základe pracovných a bežných každodenných aktivít vytvoriť nasledujúce typy rýchlych krokov:

Rýchly krok

Akcia

Použitie

Kategorizácia a premiestnenie

Označenie správy ako prečítanej.

Kategorizácia správy.

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Pred zaradením kategorizujete mnoho správ, vďaka čomu ich neskôr jednoduchšie nájdete. Pre každú často používanú kategóriu vytvorte jeden krok.

Označenie príznakom a premiestnenie

Označenie správy ako prečítanej.

Označenie správy príznakom

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Správy označujete príznakmi s rôznymi dátumami, napríklad príznakmi Zajtra, Tento týždeň atď. Pre každý často používaný príznak vytvorte jeden krok.

Označenie príznakom, kategorizácia a premiestnenie

Označenie správy ako prečítanej.

Označenie správy príznakom

Kategorizácia správy.

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Pomocou niekoľkých kategórií lepšie pochopíte, v akom kontexte sa vaše úlohy nachádzajú. Príklad: @Čítanie: označenie príznakom na zajtra a kategóriou @Čítanie.

Pre informáciu a premiestnenie

Označenie správy ako prečítanej.

Vytvorenie správy na preposlanie ako správy pre informáciu.

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Často preposielate e-maily ďalším ľuďom (články atď.).

Delegovanie

Označenie správy ako prečítanej.

Vytvorenie správy na odoslanie konkrétnej osobe.

Premiestnenie správy do priečinka 1 – Referencia.

Prijímate správy určené iným osobám.

Úloha

Vytvorenie úlohy s prílohou

Odstránenie správy

Pre príznak správ potrebujete širší kontext.

Skupina kontaktov

Označenie správy ako prečítanej.

Premiestnenie správy do vášho priečinka skupiny kontaktov (alebo do konkrétneho priečinka skupiny kontaktov).

Niektoré správy zo skupín kontaktov prijímate do priečinka prijatej pošty neúmyselne, v dôsledku pravidiel. Príklad: Používate pravidlo, na základe ktorého sa všetky správy z ľubovoľnej skupiny kontaktov zaradia do priečinka, ak sa v tele správy nenachádza slovo panel. Niekedy však niekto odošle danej skupine kontaktov správu, v ktorej sa nachádza slovo panel, správa sa vás však netýka.

Odpovedanie a odstránenie

Otvorenie okna s odpoveďou.

Odstránenie pôvodnej správy.

Často prijímate rýchle správy, na ktoré je potrebné odpovedať, ale aj to, že nepotrebujete pôvodnú správu. Príklad: "Hej, chceš ísť na obed?" Vaša odpoveď: "určite!"

Keď začnete vytvárať rýchle kroky, zistíte, že môžu existovať aj iné spôsoby, ako môžete optimalizovať počet klikov potrebných na to, aby ste mohli urobiť niečo hotové. Vždy, keď zistíte, že robíte to isté opakovane, skúste vytvoriť rýchly krok. A keď sa projekty zmenia, aktualizujte svoje rýchle kroky, aby boli len to, čo naozaj robíte.

Na začiatok stránky

Skrotenie doručenej pošty pomocou dvoch O a dvoch D

Po nastavení systému môžete začať spravovať prichádzajúce správy. Ak zo svojho priečinka doručenej pošty spravíte centrálne miesto na prijímanie dôležitých správ, môžete sa spoľahnúť na to, že v priečinku nájdete len položky, ktorými sa musíte zaoberať.

Každú správu v priečinku doručenej pošty:

  • okamžite odstráňte, ak nie je dôležitá,

  • vykonajte a dajte sa do toho (odpovedajte, zaraďte ju, zavolajte atď), ak vám to nezaberie viac než dve minúty,

  • delegujte (prepošlite), ak môžete alebo ak nie je pre vás,

  • odložte (odsuňte), ak ide o niečo, čo musíte spraviť, no zaberie vám to viac než dve minúty (vrátane čítania).

Ak správu potrebujete ako referenciu (aj ak ste sa rozhodli odložiť ju), premiestnite ju do referenčného priečinka. Cieľom je obmedziť množstvo aktivít, ktoré každou správou vykonávate.

Odstráňte ju

Odstráňte správy, ktoré nepotrebujete čítať. Odstráňte tiež všetku nevyžiadanú poštu.

Ak nikdy nechcete prijímať ďalšie správy ako súčasť tejto konverzácie, ignorujte ju.

Ignorovať, vyčistiť, odstrániť, archivovať

Urobte to: 2-minútové cvičenie

Je úžasné, čo všetko sa dá za dve minúty stihnúť. Mnoho správ je napríklad možné odpovedať na dve minúty alebo menej. Správu, na ktorú potrebujete viac než dve minúty, však odložte. Ak chcete zistiť, koľko sú dve minúty, skúste stopovať svoje aktivity.

Keď ste so správou vykonali všetko potrebné, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

  • odstráňte ju, ak nie je veľmi dôležitá,

  • zaraďte ju do jedného zo svojich referenčných priečinkov (napríklad 1-Referencia) pomocou rýchleho kroku.

Ak chcete mať záznam o tom, čo ste urobili, a to najmä na účely reflexie okolo ročného hodnotenia alebo na prípravu zostáv, použite rýchly krok Hotovo , ktorý tiež označuje správy ako dokončené.

Delegujte ju

Niekedy prijmete správu, s ktorou sa má skutočne zaoberať niekto iný. V týchto prípadoch odpovedzte a zahrňte osobu, ktorej ste správu delegovali, do v riadkoch Komu . Ak zistíte, že robíte to často, zvážte vytvorenie rýchleho kroku, ktorý odpovie a pridá delegovanú osobu do poľa Komu .

Ak chcete reagovať neskôr, pred odoslaním správu sami pre seba označte príznakom. Na paneli s úlohami označte úlohu pomocou kategórie @Čakanie.

Odložte ju

Prípady odloženia správy

Odloženie správy znamená, že ju skontrolujete neskôr, keď budete mať čas.

Dôvody odloženia správy:

  • nedá sa vyriešiť za menej než dve minúty,

  • jej prečítanie chvíľu trvá,

  • vyžaduje starostlivo vytvorenú odpoveď,

  • vyžaduje ďalšiu akciu v inom programe (napríklad: K dokumentu treba pridať <názov>).

Postup odloženia správy: označenie príznakom

Ak sa rozhodnete, že sa správou nechcete zaoberať hneď, môžete ju označiť príznakom:

  • Ak sa potrebujete správou zaoberať ešte dnes, pridajte jej príznak Dnes (stačí ľavým tlačidlom myši kliknúť na vlajku).

  • Ak môžete správu odložiť na neskôr, kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a pridajte jej príznak neskoršieho dátumu.

  • Ak na správu potrebujete odkazovať viackrát a chcete k nej mať jednoduchý prístup, presuňte ju do skupiny Neskôr na paneli s úlohami. Ak skupinu Neskôr nemáte, nastavte na úlohe príznak Dátum začatia na 100 rokov do budúcnosti. (Tento príznak používajte zriedkavo, aby nevznikla preplnená zmeska všetkého možného.)

  • Ak budete správu čoskoro potrebovať, označte ju príznakom Bez dátumu a správa sa zobrazí v hornej časti panela s úlohami. Túto skupinu používajte len niekedy a pravidelne ju čistite, pretože sa nachádza v hornej časti zoznamu úloh.

Okrem nastavenia príznaku správy môžete:

  • pridať vhodné kategórie,

  • Ak chcete označiť správu ako prečítanú, vyberte položku rýchly krok, ak ešte nie je označená ako prečítaná, a zaradiť ju do referenčného priečinka (1-referencia).

Ak zistíte, že opakovane používate rovnaké kategórie a príznaky, vytvorte nový rýchly krok, pomocou ktorého sa bude označovať príznakom, kategorizovať a zaraďovať.

Položka sa po označení zobrazí na paneli s úlohami. Označením a zaradením položky do referenčného priečinka ste ju spracovali a teraz ju môžete premiestniť tak, aby sa vám nezobrazovala. Keďže sa však nachádza v zozname úloh, môžete prejsť na ďalšiu správu a spoľahnúť sa na to, že sa k označeným správam vrátite neskôr.

Pridanie ďalších informácií k označeným položkám

Ak sa v predmete správy nenachádza dostatočný kontext, na základe množstva informácií, ktoré potrebujete pridať, môžete vykonať jeden z nasledujúcich postupov:

  • Zmeňte názov úlohy tak, že ju vyberiete na paneli s úlohami alebo naň kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete položku premenovať úlohu. Ak zmeníte názov úlohy, nezmení sa predmet správy, jednoduchšie však pochopíte, čo je vašou ďalšou úlohou.

  • Vytvoriť úlohu so správou v prílohe.

Môžete tiež pridať kategóriu, vďaka ktorej na prvý pohľad zistíte, kam vaša nasledujúca akcia patrí. Stačí krátky pohľad na panel s úlohami, na ktorom sa nachádzajú kategorizované úlohy, a hneď zistíte, čo je momentálne treba vykonať (@Kancelária), s ktorými úlohami sa čaká na niekoho iného (@Čakanie) a o čom bude schôdza (@Schôdza).

Práca s odloženými úlohami

Po spracovaní správ sa môžete pustiť do zoznamu úloh. Vtedy odpovedáte na odložené správy.

Zoradenie

Občas prijmete správu, s ktorou nemusíte nič robiť no ktorú možno budete potrebovať neskôr. Ako príklad možno spomenúť správy s inštrukciami. Tieto správy v referenčnom priečinku (1-referencia) nahláste výberom rýchleho kroku odkaz. Ak pridáte k správe kategóriu, správu jednoduchšie nájdete neskôr, ak ju budete potrebovať (napríklad @Projekt). Toto vykonajte pred zaradením pomocou rýchleho kroku.

Po dokončení spracúvania správ by mal byť váš priečinok doručenej pošty čistý. Vtedy sa môžete zamerať na kalendár a úlohy.

Na začiatok stránky

Denná revízia: spravovanie času a úloh

Za najlepšie sa považuje vyhradiť si každé ráno čas na spravovanie zoznamu úloh a kalendára. Sem patrí:

  • posúdenie plánovaných činností a schôdzí na deň a týždeň dopredu,

  • posúdenie úloh a ich upravenie,

  • pridanie plánovaných činností do kalendára, čím sa naplánuje čas na vykonanie práce.

Dôležitosť slova nie

Kalendár a zoznam úloh posudzujte realisticky a uvedomte si, čo všetko dokážete vykonať. Niekedy to znamená povedať nie. Vďaka slovku nie môžete získať čas napríklad v nasledujúcich prípadoch:

  • Odmietnutie schôdze, ktorej sa nemusíte zúčastniť. Áno, dá sa to.

  • Odstránenie úloh, ktoré nemusíte vykonať alebo o ktorých viete, že ich nebudete robiť.

  • Odoslanie správ, v ktorých ostatným oznámite, že pracujete na odpovedi (nezabudnite úlohu pri odosielaní sami pre seba označiť príznakom). Je lepšie oznámiť realistický čas odpovede, než nechať ľudí myslieť si, že ste na požiadavku zabudli.

Správa kalendára

Je to tak, ak máte celý deň zaplnený schôdzami, na dokončenie úloh a písanie správ vám nezostane dosť času. Premiestnite teda úlohy na ďalšie dni.

Ak bude úloha trvať dlho alebo ak ju musíte vykonať (na rozdiel od úloh, v prípade ktorých sa rozhodnete, že ich nemusíte vykonať), presuňte ju zo zoznamu denných úloh do kalendára a vyhraďte si na ňu čas.

Spôsoby vytvorenia úloh

Pri prechádzaní kalendára a úloh si nevyhnutne spomeniete na ďalšie veci, ktoré potrebujete vykonať. Tu je niekoľko spôsobov, ako vytvoriť úlohy v Outlook:

  • označením správy príznakom,

  • zadaním do poľa Zadajte novú úlohu v hornej časti zoznamu úloh,

  • pomocou klávesovej skratky Ctrl + Shift + K umožňujúcej vytvoriť novú úlohu,

  • pomocou funkcie hlasového oznamu v mobilnom zariadení alebo mobilnom telefóne, prostredníctvom ktorej sa vaše úlohy zaznamenajú a neskôr prepíšu do zoznamu úloh, čo môžete využiť pri šoférovaní, ak je takýto spôsob zákonný a bezpečný,

  • Logo balíka Office zadaním poznámok do programu OneNote, ak sa nachádzate na schôdzi. Položky označené príznakom v OneNote sa zobrazia v zozname úloh Outlook.

Spôsoby spravovania úloh

Nasledujúce spôsoby vám môžu pomôcť zjednodušiť prácu s úlohami:

  • Pridajte úlohy tak, ako sú k vám, zadaním poľa zadajte novú úlohu na paneli s úlohami alebo v hornej časti zoznamu úloh na prázdnom mieste v zozname denných úloh alebo výberom položky Nová úloha na páse s nástrojmi.

  • Vyčistenie úloh, ktoré nemusíte vykonať. Zoznam úloh je pre vás posvätný – nedovoľte, aby sa zapratal, inak prídete o jeho funkčnosť. V prípade správ označených príznakom, ktoré chcete ponechať, vyberte položku odstrániť zo zoznamu, v opačnom prípade stačí odstrániť.

  • Označenie dokončených úloh ako dokončených, čím sa odstránia z panela s úlohami.

  • Zmena predmetu označenej správy, vďaka čomu bude jasnejšie, čo je potrebné vykonať. Označená správa s predmetom Pomocou klávesnice sa nepodarilo zmeniť členstvo v skupine by sa mala premenovať napríklad na Odpovedať Milanovi, čo je nasledujúcou akciou v prípade tejto úlohy. Ak chcete zmeniť predmet úlohy, vyberte položku na paneli s úlohami a zadajte nový predmet alebo kliknite pravým tlačidlom myši a potom vyberte položku premenovať úlohu. Zmenou predmetu úlohy sa nezmení predmet správy. Zmení sa len predmet, ktorý sa zobrazuje v zozname úloh.

  • Vytvorenie a priradenie farebných kategórií , ktoré vám pomôžu zistiť, kde je potrebné vykonať ďalší krok a vyniknúť niektoré úlohy.

  • Zmena usporiadania úloh a zoskupenie podobných úloh, napríklad úloh s rovnakou kategóriou. Ak chcete premiestniť úlohu, vyberte úlohu v zozname úloh a presuňte ju. Takto môžete pracovať na podobných úlohách naraz.

  • Presunutie úloh v zozname denných úloh a na paneli s úlohami na dni, kedy sa ich chystáte vykonať. Úlohy, ktoré sú časovo náročnejšie, presuňte do kalendára a vyhraďte si na ich vykonanie čas.

Je dobré byť zorganizovaní, netrávte však priveľa času stanovovaním priorít a spravovaním zoznamu úloh. Spravovaním zoznamu úloh by ste nemali stráviť celý život!

Použitie kalendára: vytváranie plánovaných činností na organizovanie času

Nezabudnite: Vždy je viac viac úloh než času na ich vykonanie.

Súčasťou dobrej organizácie času by tiež malo byť vyhradenie času na prácu so správami, spravovanie plánovaných činností a úloh a uvažovanie o nadchádzajúcich činnostiach.

Tento čas si môžete sami naplánovať v kalendári spolu s pravidelnými plánovanými činnosťami a schôdzami. Kalendár by ste mali považovať za svoj skutočný plán – to, čo si naplánujete, by ste mali dodržať.

Vyhraďte si čas na nasledujúce činnosti:

  • Práca so správami. Čas vyhradený na prácu so správami je obzvlášť dôležitý ak prijímate veľa správ. Čas na prácu so správami potrebujete dokonca aj vtedy, keď máte nastavené pravidlá, pomocou ktorých sa v priečinku doručenej pošty zobrazujú len dôležité správy.

Tip: Pri spracovaní a čítaní správ odstráňte vizuálne neporiadok minimalizovaním navigačnej tably a panela úloh výberom tlačidla na čítanie Zobrazenie na čítanie v stavovom riadku. Ak sa chcete vrátiť na všetko, čo je otvorené, vyberte položku normálne Vložená powerpointová prezentácia výstavy kvetov (len naľavo od čítania).

  • Denné a týždenné posudzovanie úloh a plánovaných činností. Pozrite sa na kalendár a úlohy a na základe priorít znova vyhodnoťte svoje plánované činnosti a úlohy. Ak je váš kalendár plný, je to najvyšší čas na nasledujúce možnosti:

  • Vymazanie konfliktných plánovaných činností, pretože sa nemôžete nachádzať naraz na dvoch miestach.

  • Plánovanie času na prácu.

  • Uvažovanie činnostiach, ktoré vykonávate, a zváženie, či ide o hodnotné využitie času a či máte správne stanovené priority.

  • Pravidelné schôdze s manažérom. Pomocou nich môžete manažérovi vysvetliť, na čom pracujete, a v prípade potreby znova stanoviť priority. Ak chcete nastaviť bežnú alebo opakovanú schôdzu, vyberte položku opakovanie Obrázok tlačidla .

Na začiatok stránky

Úlohy: robenie vlastnej práce

Týždenná revízia

Komplexný pohľad na čas a úlohy vám umožní stanoviť priority a uprednostniť dôležité úlohy pred menej naliehavými. Ostatní vďaka tomu získajú realistickú predstavu o tom, čo od vás môžu očakávať a čo nie. Pomocou revízie predchádzajúceho a nadchádzajúceho týždňa sa budete môcť lepšie pripraviť na týždenné stretnutie s manažérom a jednoduchšie pripravíte e-mailovú správu o stave.

Pracovné prostredie

Po spracovaní správ je v programe Outlook najlepšie pracovať (odpovedať na správy a podobne) v časti Úlohy. Po prepnutí do časti Úlohy vás nebudú rušiť správy prichádzajúce do priečinka doručenej pošty.

Hromadné spracovanie úloh

Pri prechádzaní zoznamu úloh a kalendára vykonávajte podobné úlohy spolu. Ak máte napríklad len niekoľko minút, vybavte všetky telefonáty (ak ich máte naplánovaných len zopár). Úlohami náročnými na energiu (pre niektorých to môže byť odpovedanie na správy) sa zaoberajte, keď budete mať viac energie. Úlohami, ktoré nevyžadujú veľa energie, napríklad čítaním správ o stave, sa zaoberajte neskôr v priebehu dňa alebo vždy, keď ste unavení. Pomocou „hromadného spracovania“ úloh zaznamenáte pokrok vo všetkých projektoch súčasne.

Jednou z možností hromadného spracovania úloh je zmena usporiadania z možnosti Usporiadať podľa: Dátum začatia na možnosť Usporiadať podľa: Kategórie. Ak to chcete urobiť, vyberte položku usporiadané podľa nadpisu a potom vyberte položku kategórie.

Poznámka: Úlohy, pre ktoré nemôžu iné osoby dokončiť svoju prácu, by mali byť vykonané ako prvé..

Usporiadanie úloh

Dokončovanie úloh

Po dokončení označte úlohy ako dokončené. Outlook zachová automaticky zoznam dokončených úloh. Vzniká tak užitočný súhrn dosiahnutých výsledkov. Ak nepotrebujete uchovávať záznam úlohy alebo správu, odstráňte ju alebo vymažte príznak.

Dokončenia alebo odstránenie úlohy

Práca v režime offline

Ak máte veľa práce, zvážte prechod do režimu offline, čím zastavíte prúd rozptýlení spôsobených prichádzajúcimi správami.

Pri prepínaní medzi prácou v režime online a offline sa zmenia všetky e-mailové kontá vo vašom profile aplikácie Outlook.

  • Na karte Odoslať alebo prijať v skupine predvoľby vyberte položku Práca v režime offline.

    Výber položky práca v režime offline

Pri práci v režime offline je príkaz pracovať offline zvýraznený.

Vybratá práca v režime offline

Ak sa chcete vrátiť do režimu online, vyberte položku zvýraznená Práca v režime offline .

Na začiatok stránky

Hľadanie správy: efektívne hľadanie

Hľadanie správy od konkrétnej osoby

  • Ak chcete nájsť správu od konkrétnej osoby, vyberte vyhľadávacie pole v ľubovoľnom priečinku a potom na karte Hľadať vyberte možnosť od.

    Hľadať z

  • Zadajte meno osoby.

    Vyhľadávanie podľa mena odosielateľa

Alebo začnite zadávať meno do vyhľadávacieho poľa a potom stlačením klávesu so šípkou nadol vyberte položku od a výsledky môžete zúžiť.

Hľadanie správy s prílohou

Ak chcete nájsť správu s prílohou, vyberte pole Hľadať a na karte Hľadať vyberte položku má prílohy.

Vyhľadávanie príloh

Všetky hľadané výrazy sú prídavné, ak teda chcete nájsť správu od niekoho s prílohami, vyberte príkazy na páse s nástrojmi (od, prílohy) a vytvorte vyhľadávanie.

Vyhľadávanie z a príloh

Hľadanie správ v celej poštovej schránke

Niekedy nie je možné nájsť správu iba samotným vyhľadávaním iba v samotnom referenčnom priečinku – môže to byť správa, ktorú ste odoslali, alebo mohla byť chybne naformátovaná. V týchto prípadoch začnite vyhľadávaním v ľubovoľnom priečinku (doručeNá pošta, 1 – odkazatď.) a potom vyberte rozbaľovaciu ponuku z vyhľadávacieho poľa a potom vyberte položku aktuálna poštová schránka.

Výber rozsahu vyhľadávania

Na karte Hľadať môžete tiež vybrať položku aktuálna poštová schránka .

Výber rozsahu vyhľadávania

Ak máte podozrenie, že to, čo hľadáte, môže byť v prijatej žiadosti o schôdzu (a preto je v kalendári), skúste vybrať všetky položky programu Outlook.

Ak zistíte, že často vyhľadávate v celej poštovej schránke, v zobrazení BackStage môžete nastaviť predvolený rozsah hľadania tak, aby sa vždy hľadalo vo všetkých priečinkoch.

  1. Vyberte kartu súbor a potom položku Možnosti.

  2. Vyberte položku Hľadať.

  3. V časti výsledkyvyberte položku aktuálna poštová schránka.

    Nastavenie predvoleného rozsahu vyhľadávania

Zastavenie hľadania

Keď ste našli položku, ktorú hľadáte, a ste pripravení prejsť na nasledujúcu úlohu, vyberte ikonu zatvorenia Ikona zaTvorenia vedľa poľa Okamžité vyhľadávanie alebo na karte Hľadať v skupine zatvorenie vyberte položku ukončiť vyhľadávanie.

ZaTvorenie vyhľadávania

Písanie skvelých e-mailových správ

Pomocou nasledujúcich pravidiel budete pôsobiť profesionálne a vaše správy budú zrozumiteľné.

Základné pravidlá skvelých správ: Takto áno

  • Pred odoslaním si správu prečítajte.

  • Použite popisný predmet orientovaný na akciu. Napríklad: Predajný tím: odošlite navrhované dátumy schôdze vedenia, kde je výraz predajný tím názvom skupiny a výraz odošlite akciou. Medzi ďalšie užitočné predpony patria výrazy pre informáciu: a vyžaduje sa akcia.

  • Ak sa vyžaduje akcia, do poľa Predmet zadajte požadovanú akciu.

  • Zmeňte predmet správy, ak sa zmení téma konverzácie.

  • Vytvárajte krátke a výstižné správy.

  • Obsah správ organizujte od najdôležitejších po najmenej dôležité časti.

  • Skúste v prípade dôležitých informácií používať tučné písmo.

  • Úlohy a otázky umiestnite do samostatných riadkov. Budú výraznejšie a nápadnejšie.

  • Tučné mená ľudí pri kladení otázok. Príklad: "Ryan: Aký je stav projektu?

  • Obmedzte počet osôb, ktorým správu odosielate, a odošlite ju len tým, ktorý si ju majú prečítať.

  • Osoby, ktoré potrebujú byť informované, zadajte do riadka Kópia.

  • Osoby, ktoré majú odpovedať alebo vykonať akciu, zadajte do riadka Komu.

  • V prípade potreby použite podpis. Dbajte však na to, aby bol jednoduchý, krátky, profesionálny a ak je to možné, aj bez grafiky.

  • Ak očakávate okamžitú odpoveď, neodosielajte správu. Zatelefonujte alebo odošlite okamžitú správu.

  • Ak používate e-mailovú konverzáciu s viac než desiatimi správami bez rozlíšenia, zvážte Nastavenie schôdze na diskusiu o tomto probléme. Komplexné problémy sa nie vždy riešia najefektívnejšie pomocou e-mailu. Vyberte správu s vybratou položkou na karte domov v skupine odpovedať na položku Schôdza.

    Odpovedanie na schôdzu

  • Potvrďte prijatie správ, ktoré vyžadujú rozsiahlejšiu odpoveď. Ak ste príliš zaneprázdnení a nemôžete okamžite odpovedať tak, ako je potrebné, oznámte odosielateľovi, že sa problémom zaoberáte a odpoviete do určitého času alebo dátumu. Správu si sami pre seba označte príznakom, aby ste na ňu nezabudli.

  • Používajte vysoko dôležitosť Veľký význam striedmo.

    Ponuka značky

  • Ak pokladáte otázku, na ktorú môžu odpovedať viaceré osoby, radšej vyberte len jednu osobu a neodosielajte otázku skupine.

Spracovanie: Nastavovanie príznaku pri odoslaní

Ak odosielate správu osobe, od ktorej potrebujete odpoveď, postupujte nasledovne:

  • Pri odoslaní ju sami pre seba označte príznakom.

  • Na paneli s úlohami zmeňte názov úlohy označenej správy, aby ste začali s možnosťou Spracovať.

  • Správu označte kategóriou @Čakanie.

  • Po vykonaní týchto troch krokov viete, že vašou nasledujúcou akciou je odoslanie ďalšej správy alebo čakanie na odpoveď.

Tip: Pripomenutie toho, aby ste odoslali ďalšiu správu, je často účinnejšia ako príznak správy pre príjemcu. Podobne, ak v správe sľubujete niečo urobiť, označíte ju príznakom pre seba, aby ste mali úlohu na paneli s úlohami, aby ste vám pripomenuli.

Základné pravidlá skvelých správ: Takto nie

  • Nepoužívajte šablóny.

  • Nezahŕňajte svojho manažéra do všetkých správ, ktoré odosielate.

  • Neodosielajte správy, keď ste nahnevaní. Radšej ich napíšte, uložte do priečinka Koncepty a vráťte sa k nej neskôr.

  • Neočakávajte rýchlu odpoveď na dlhé správy (dlhšie než dva odseky).

  • Neodosielajte nasledujúcu správu skôr než jeden deň po prvej správe. Ak sa neozvete včas, skúste použiť telefón alebo aplikáciu na odosielanie správ, napríklad Microsoft Teams.

  • Nepoužívajte potvrdenia o prečítaní alebo potvrdenia o doručení v každej správe, ktorú odosielate. Používajte ich, len ak si nie ste istí, či príjemcovia správu skutočne prijmú.

  • Pri každej odoslanej správe nepripájajte príznaky ani vysokú dôležitosť Veľký význam . Príjemcovia ich postupne začnú ignorovať.

  • Nepíšte VŠETKY PÍSMENÁ VEĽKÉ.

  • Neodosielajte prílohy – namiesto nich odošlite prepojenia. Toto pravidlo platí predovšetkým v prípade žiadostí o schôdzu, kedy prílohy výrazne prispievajú k serverovým kvótam.

  • Nerozširujte distribučné zoznamy. Rozširovaním distribučných zoznamov sa správy ťažšie čítajú a pri používaní pravidiel často končia v nesprávnych poštových priečinkoch.

  • Nebuďte sarkastickí. Váš humor nemusí každý pochopiť.

  • Nepíšte nič, čo by si nemohol prečítať každý vo vašej spoločnosti. Nikdy neviete, kde vaša správa napokon skončí.

  • Nepoužívajte kurzívu alebo „zábavné“ písma, ktoré sa ťažko čítajú.

  • Nepoužívajte červené písma, pretože sa ťažko čítajú a môžu byť interpretované ako kritika.

  • Nepoužívajte možnosť Odpovedať všetkým, keď žiadate o odstránenie zo skupiny kontaktov. Nikdy.

Rady pre skupiny kontaktov (v minulosti nazývané distribučné zoznamy)

Ak odpovedáte veľkej skupine kontaktov, riaďte sa všetkými vyššie uvedenými odporúčaniami.

Ak potrebujete ďalšie informácie alebo riešite problém samostatne, odpovedajte celej skupine kontaktov, aby všetci vedeli, že odpovedáte, a potom odpovedajte jednotlivcom samostatne. Po vyriešení problému nezabudnite odoslať skupine kontaktov odpoveď s riešením. Takto môžu na riešenie odkazovať aj ostatní členovia skupiny kontaktov.

Presmerovanie osôb

Ak niekto odošle správu skupine kontaktov, v ktorej ste členom, a na správu by dokázal lepšie odpovedať niekto iný alebo iná skupina kontaktov, postupujte nasledovne:

  • Odpovedajte a v riadku Komu uveďte správnu skupinu kontaktov alebo osobu.

  • Zariaďte, aby sa odpovede odosielali správnej skupine kontaktov alebo osobe.

  • Do poľa Skrytá kópia nezadávajte pôvodnú skupinu kontaktov, pretože pravidlá ostatných osôb túto správu neodfiltrujú. Skupinu kontaktov radšej nechajte v riadku Komu alebo Kópia.

  • Ak prechádzate do novej roly a zistíte, že presmerovávate osoby pravidelne, nastavte rýchly krok.

Odstránenie zo skupiny kontaktov

Ak od skupiny kontaktov prijmete správu, na ktorej sa nechcete nachádzať, odošlite správcovi siete alebo vlastníkovi skupiny kontaktov správu, v ktorej požiadate o odstránenie. Neodpovedajte celej skupine kontaktov. Ak chcete zistiť, kto je vlastníkom skupiny kontaktov, dvakrát kliknite na názov skupiny kontaktov v riadku Komu.

Používanie vnorených komentárov

Pomocou pridávania vnorených komentárov k prijatej správe môžete jednoducho odpovedať na otázky a reagovať priamo na konkrétne problémy. Za najlepšie sa považuje postupovať nasledovne:

  1. V správe spomeňte, že pridávate vnorené komentáre. Použite napríklad vetu „ďalšie komentáre sa nachádzajú nižšie.“

  2. Svoj text odlíšte od pôvodnej správy. Skúste napríklad:

    • zmeniť farbu písma,

    • na začiatok správy pripojiť zátvorku s menom alebo iniciálami, napríklad [Šimon Novák],

      Obrázok

    • zmeniť písmo na kurzívu alebo tučné alebo použiť obe možnosti.

  3. Neodstraňujte nič, čo ste nenapísali.

Ak chcete pridať komentár len k malej časti dlhšej správy, skopírujte danú sekciu správy do svojej odpovede, použite inú farbu, citát vložte do úvodzoviek a zadajte svoju odpoveď.

Používanie skrytých kópií

Ak do poľa skrytej kópie Skrytá kópia v správe zadáte meno príjemcu, príjemcovi sa odošle kópia správy, no jeho meno sa nezobrazuje ďalším príjemcom správy.

Pomocou funkcie skrytej kópie môžete z e-mailovej konverzácie odstrániť nadbytočné osoby, ak si myslíte, že mimoriadny e-mail už nepotrebujú alebo sa zmenila téma konverzácie.

Ak ste napríklad jednou z piatich osôb, ktoré prijali otázku, a chcete na ňu odpovedať, ďalších štyroch ľudí premiestnite do poľa Skrytá kópia a napíšte niečo podobné ako „Miroslav, Matej, Marek a Martina na skrytej kópii. Posielam odpoveď…“ Neskoršia konverzácia už bude prebiehať len medzi vami a pôvodným odosielateľom.

Nepoužívajte skrytú kópiu na to, aby tretia strana (napríklad váš správca) vedela o citlivej správe. Príjemca skrytej kópie nemusí si uvedomiť, že dostal skrytú kópiu a môže odpovedať všetkým, a vystaví, že dostal správu skrytej kópie. Môže sa to stretnúť ako zaludny správanie na vašej strane.

Ak chcete informovať tretiu stranu o určitej záležitosti, namiesto použitia skrytej kópie odošlite správu a potom ju prepošlite.

Na začiatok stránky

Kalendár a schôdze

Vhodný čas na zvolanie schôdze

Schôdzu zvolajte keď:

  • nová skupina osôb pracuje spolu prvýkrát,

  • si viacero ľudí vymenilo vyše 10 relatívne dlhých správ,

  • je potrebná diskusia, debata a spolupráca,

  • je to najefektívnejší spôsob ďalšieho postupu, pred jej zvolaním však majte pripravený cieľ schôdze.

Osoby, ktoré je vhodné pozvať

Pozývajte len osoby, ktorých sa schôdza týka. S každou ďalšou pozvanou osobou sa schôdza stáva zložitejšou a ťažšie ovládateľnou. Ak je však treba prijať rozhodnutie, dajte pozor, aby sa schôdze zúčastnili všetci kľúčoví účastníci projektu, v opačnom prípade budete len strácať čas a prostriedky.

Výber času schôdze

Na základe informácií o voľnom čase nachádzajúcich sa v kalendári pozvaných osôb vyberte čas, kedy sa môžu stretnúť veštci. Pomocou nástroja Rozvrhový asistent zobrazte dostupnosť všetkých účastníkov stretnutia.

Dostupnosť účastníkov sa zobrazuje na mriežke s informáciami o voľnom čase. Dvojica riadkov a zvýraznenie znázorňujú navrhovaný začiatok a koniec schôdze.

Rozvrhový asistent

Ak chcete pri vytváraní žiadosti o schôdzu Zobraziť rozvrhový asistent, na karte Schôdza v skupine Zobraziť vyberte položku rozvrhový asistent.

Zobraziť rozvrhový asistent

Na table Vyhľadávač miestností sa nachádzajú navrhované časy najvhodnejšieho času schôdze (keď je väčšina účastníkov dostupných). Ak chcete vybrať čas schôdze, vyberte časový návrh na table Finder miestnosti v časti navrhované časy alebo vyberte čas v mriežke voľného času.

Navrhovaný čas

Poznámka: Ak sa tabla vyhľadávač miestností nezobrazí, na karte Schôdza v skupine Možnosti vyberte položku vyhľadávač miestností.

Výber vyhľadávača miestností

Ak zistíte, že pravidelne vytvárate schôdze s rovnakou skupinou ľudí, vytvorte skupinu na navigačnej table, aby ste mohli jednoduchšie Zobraziť informácie o voľnom čase ľudí. Tieto skupiny môžu zahŕňať aj miestnosti, ktoré môžu uľahčiť nájdenie dostupnej miestnosti na schôdzu.

Ak chcete vytvoriť vytvoriť skupinu kalendárov, postupujte nasledovne:

  • V časti Kalendár na navigačnej table sa posuňte nadol na zoznam kalendárov a kliknite pravým tlačidlom myši na položkuMoje kalendáre.

  • Zadajte názov novej skupiny kalendárov a vyberte položku Enter (zadať).

  • Kliknite pravým tlačidlom myši na novú skupinu kalendárov a vyberte položku Pridať kalendár.

  • Vyberte zdroj a potom vyberte kalendáre, ktoré chcete pridať.

Osobné stretnutie v porovnaní so stretnutím na diaľku

Stretnite sa osobne, ak:

  • skupina pracuje spolu prvýkrát,

  • sa budú prezentovať alebo rozširovať položky v inej než elektronickej podobe,

  • je schôdza zameraná na diskusiu,

  • je schôdza náročná na spoluprácu,

  • Nie všetci majú telefón, online konferenčné aplikácie alebo správny softvér a zariadenia na elektronické schôdze.

V opačnom prípade zvážte použitie online aplikácie na schôdzu, napríklad Microsoft Teams alebo schôdze telefonicky.

Tip: Ak do miesta schôdze cestujete, do kalendára si naplánujte aj čas cestovania tam a späť.

Práca so súvisiacimi dokumentmi

Pri príprave schôdze sa často vyskytnú dokumenty, ktoré treba zdieľať pred schôdzou alebo počas nej.

Logo balíka Office Ak sú všetci účastníci pripojení k podnikovej sieti, dokumenty umiestnite na lokalitu SharePoint alebo na zdieľanú sieťovú jednotku.

Logo balíka Office Ak nie sú všetci účastníci z vašej spoločnosti (napríklad dodávateľ, ktorý nemá prístup na váš internet), zvážte použitie programu SharePoint Workspace.

V žiadostiach o schôdzu neodosielajte prílohy.

Príprava agendy: Užitočnosť úloh

  • Centrálnym miestom na položky súvisiace s agendou je kategória @Schôdza   .

Vytvorte jednu úlohu, označte ju pomocou kategórie @Meeting a nastavte počiatočný dátum alebo termín dokončenia na dátum schôdze. Ako sa blíži dátum schôdze a body diskusií, pridajte komentáre, odrážky a myšlienky k úlohe, ktorú vám nastanú. Táto úloha sa stane vašou agendou schôdze.

Po schôdzi označte úlohu ako dokončenú a vytvorte nové úlohy pre položky akcií.

  • Ak chcete diskutovať o skupine správ alebo len o jednej správe…   

Ak chcete na schôdzi prediskutovať určitú správu, označte ju príznakom na deň schôdze a kategóriou @Schôdza.

Ak chcete prediskutovať viac než tri správy, neoznačujte ich všetky príznakom, pretože by ste si zaplnili zoznam úloh. Namiesto toho Vytvorte novú úlohu s názvom schôdze. Kliknite pravým tlačidlom myši a premiestnite správy na úlohu (kopírovanie pri prechode). Túto úlohu označte kategóriou @Schôdza.

  • Ak potrebujete na svoje myšlienky viac priestoru...   

Logo balíka Office Ak spolupracujete s ďalšími osobami alebo len potrebujete na svoje myšlienky viac priestoru, zvážte používanie poznámkového bloku programu OneNote, ktorý je možné zdieľať buď prostredníctvom lokality SharePoint, alebo na lokálnom serveri. OneNote poskytuje bohatšie zapisovanie poznámok ako Outlook úlohy.

Počas schôdze: Spôsoby spolupráce

Nástroj, pomocou ktorého počas schôdzí spolupracujete, závisí od umiestnenia a prístupu účastníkov.

Ak na dokumente spolupracujete len s osobami, s ktorými sa nachádzate v rovnakej miestnosti, použite funkcie Sledovať zmeny a Komentáre v programe Word.

Logo balíka Office Ak prezentujete a niektorí ľudia sú vzdialení, použite online schôdzu a chatové funkcie programu Microsoft Teams alebo menej formálnych schôdzí, spojte sa s každým pomocou Microsoft Teams skupinového chatu a zdieľajte svoju pracovnú plochu alebo druhý monitor.

Logo balíka Office Ak chcete spolupracovať spontánnejšie, môžete spoločne zadávať poznámky do jedného poznámkového bloku programu OneNote. Ak nepoužívate zdieľaný poznámkový blok, po schôdzi odošlite poznámky v správe.

Logo balíka Office Ak robíte poznámky alebo zápis zo schôdze, pomocou programu OneNote môžete do poznámok tiež vložiť podrobnosti o schôdzi z programu Outlook. Po skončení schôdze môžete poznámky odoslať všetkým účastníkom ako správu.

Skončenie opakovanej schôdze

Keď séria schôdzí spustila kurz, namiesto zrušenia schôdze, ktorá odstráni všetky historické inštancie schôdze, zmeňte spôsob opakovania na koniec posledného výskytu schôdze. Ak to chcete urobiť, vyberte tlačidlo Opakovanie a zmeňte koncový dátum.

Zdieľanie kalendára – kedy a ako

Možno nebudete musieť zdieľať svoj kalendár, pretože všetci používatelia vo vašej organizácii môžu zistiť, či ste voľný alebo zaneprázdnený, ale nemusia vidieť obsah alebo predmet schôdzí a plánovaných činností. Svoj kalendár však môžete jednoducho zdieľať s tímom, ak chcete, aby mohli Zobraziť všetky svoje schôdze a plánované činnosti.

Môže sa stať, že budete chcieť niekto iný spravovať váš kalendár vo vašom mene, napríklad asistenta, ktorý vám môže prijať alebo odmietnuť schôdze. V takom prípade môžete svoj kalendár delegovať. Ak chcete delegovať kalendár, vyberte možnosť len jedna osoba: nevytvárajte všetkých delegátov v kalendári. Ak máte viac ako jedného delegáta, môže spôsobiť chyby v kalendári.

Logo balíka Office Na skupinové aktivity, ku ktorým majú prístup všetci, radšej vytvorte kalendár služby SharePoint namiesto toho, aby ste zdieľali svoj kalendár. Kalendár na lokalite SharePoint vytvorte napríklad na to, aby ste mali prehľad o dovolenkových plánoch skupiny.

Keď dohodnete schôdze s osobami, ktorým sa nezobrazujú informácie o vašom voľnom čase, napríklad s osobami mimo spoločnosti, odošlite kalendár v správe.

Poznámka: Či je kalendár zdieľaný závisí od verzie servera Microsoft Exchange Server, ktorý sa používa vo vašom systéme, a jeho konfigurácie nastavenej správcom..

Na začiatok stránky

Kontakty

Používanie Outlook kontaktov v podnikovom prostredí

Aj v prípade, že pracujete pre spoločnosť s globálnym zoznamom adries, budú existovať príležitosti, kedy si chcete ponechať kontakt v Outlook. Kontakty vytvorte pre:

  • osoby mimo vašej spoločnosti,

  • osoby, o ktorých si chcete niečo zapamätať alebo ku ktorých kontaktu chcete pridať informácie, napríklad narodeniny,

  • osoby, s ktorými chcete synchronizovať svoj mobilný telefón, najmä ak váš telefón nie je pripojený k podnikovému adresáru alebo ak nemáte pripojenie.

Vytvorenie skupiny kontaktov v Outlook

Vytvorte skupiny kontaktov (predtým označované ako osobné distribučné zoznamy) v Outlook, keď chcete zjednodušiť odosielanie správ skupine ľudí mimo vašej spoločnosti. Pre všetky skupiny v rámci spoločnosti vytvorte verejnú skupinu kontaktov (postup zistite od správcu IT).

Na začiatok stránky

Najčastejšie otázky

Čo sú rýchle kroky?

Rýchle kroky vám poskytnú možnosť vykonávať viacero akcií jedným kliknutím. Sú užitočným nástrojom, ktorý vám pomôže uchovať čistý priečinok doručenej pošty a byť vo všeobecnosti efektívnejší pri používaní Outlook. Vždy, keď sa sami ocitnete v Outlook, skúste vytvoriť rýchly krok.

Poznámka: Rýchle kroky sa používajú len na položky pošty (napríklad položky v priečinku Doručená pošta).

Prečo sa tabla na čítanie zobrazuje na pravej strane a nie v dolnej časti (alebo je vypnutá)?

Čítanie dlhšieho stĺpca úzkeho textu je jednoduchšie ako čítanie kratšej, širšej časti textu. Je to preto, lebo je ľahšie pohybovať sa očami nadol ako zľava doprava na dlhé vzdialenosti, čo môže spôsobiť presunutie hlavy a krku a viesť k únave. Je lepšie mať tablu na čítanie, takže nemusíte otvárať jednotlivé správy, aby ste si prečítali jej obsah.

Čo mám robiť s priečinkami, ktoré už nepotrebujem?

Zoznam priečinkov na navigačnej table by mal byť vyhradený na priečinky, ktoré používate často. Ak je zaprataný priečinkami, ktoré dokonca ani nerozpoznávate, premiestnite všetku poštu do referenčného priečinka a odstráňte existujúce priečinky.

Čo mám spraviť, ak chcem, aby sa všetky správy odoslané len mne zobrazovali modrou farbou?

  1. Na karte Zobraziť kliknite v skupine Aktuálne zobrazenie na položku Nastavenie zobrazenia.

    Nastavenie zobrazenia       

  2. V dialógovom okne Rozšírené nastavenie zobrazenia vyberte položku podmienené Formátovanie.

    Rozšírené nastavenia zobrazenia

  3. V dialógovom okne podMienené Formátovanie vyberte položku Pridať.

  4. Do poľa názov zadajte slovo jaa potom vyberte položku písmo.

  5. V dialógovom okne písmo vyberte v časti Farbapoložku modráa potom vyberte tlačidlo OK.

  6. V dialógovom okne podMienené Formátovanie vyberte položku podmienka.

  7. V dialógovom okne Filter začiarknite políčko kde som vedľa jedinEj osoby v riadkoch Komua potom v každom otvorenom dialógovom okne vyberte tlačidlo OK .

    Poznámka: Pomocou rozbaľovacej ponuky môžete zmeniť stav, kde som.

Kedy mám použiť zobrazenie konverzácie?

Zobrazenie konverzácie je užitočné, keď:

  • kontrolujete správy menej často a preto potrebujete naraz zobraziť viac správ,

  • máte veľa vlákien správ s mnohými diskusiami,

  • potrebujete zobraziť kontext a zistiť, kto komu odpovedal,

  • prijímate veľa správ.

Ak zobrazíte správy v zobrazení konverzácie, jednoducho zistíte, v ktorých konverzáciách sa rozpútala najväčšia diskusia. V takýchto prípadoch budete možno chcieť čítať len poslednú správu v konverzácii a na ňu budete chcieť aj odpovedať. Môžete tiež vybrať celú konverzáciu a pracovať s ňou. Môžete mať napríklad dlhý rad správ, pričom v poslednej s nich je uvedená veta „Ďakujem, moju otázku ste zodpovedali“, celú konverzáciu teda môžete pokojne odstrániť.

V zobrazení konverzácie sa zobrazujú aj správy z iných priečinkov, čo môže byť veľmi užitočné, keď prijmete novú správu z dlhej konverzácie – zobrazí sa celá história vrátane vašich odpovedí.

Mám mať osobné a pracovné správy na rovnakom mieste?

Ak znížite počet miest, kde čítate správy, neznamená to, že by ste mali miešať pracovné správy s osobnými. Najlepšie je používať samostatné poštové kontá na pracovnú a súkromnú komunikáciu. Mali by ste však znížiť počet e-mailových adries, ktoré používate. Našťastie s Outlook môžete zobraziť viacero kont súčasne. Popri pracovnom e-mailovom konte (Exchange Server) môžete do rovnakého profilu v Outlook pridať aj ďalšie kontá, ako napríklad Outlook.com alebo Gmail.

Ako mi pomôžu stavy prečítané a neprečítané?

PreČítané a neprečítané stavy v Outlook pomáhajú tým, že vám rýchlo ukáže, ktoré správy boli prečítané aspoň raz a ktoré sa nenachádzajú. Stavy správ prečítané a neprečítané je možné jednoducho spustiť kliknutím do priestoru okolo správ, nie sú teda dokonalým záznamom – len nástrojom.

Ak chcete rýchlo označiť správu ako prečítanú, stlačte klávesovú skratku Ctrl + Q. Ak chcete označenie označiť ako neprečítané, stlačte kombináciu klávesov Ctrl + U.

Prečo nestačia stavy prečítané a neprečítané?

Niektorí ľudia sa pokúšajú použiť stavy prečítané a neprečítané na označenie toho, či je správa Nová alebo Odkazová položka. Stav neprečítanej správy však nie je spoľahlivý, pretože keď správa stratí zameranie (keď vyberiete inú správu), automaticky sa označí ako prečítané a príliš často aj iné zariadenia (napríklad telefóny) označujú správy ako prečítané. Nevyhnutne budú správy prečítané a duševná daň z toho, čo je potrebné urobiť, sa bude opäť vyplácať. Použitie položky neprečítané alebo prečítané ako "riadkovanie" medzi tými položkami v priečinku doručenej pošty, ktoré sú "úlohy", a tými, ktoré jednoducho neboli spracované, má tendenciu sa rozložiť, keď dostanete veľa správ, z ktorých niektoré nebudete čítať, pretože si môžete pozrieť tému Nemusíte si ich prečítať. Oveľa efektívnejší plán doručenej pošty je prejsť správami a rozhodnúť sa, čo s každým z nich urobiť. Potom by ste mali opustiť priečinok Doručená pošta – nezostane "neprečítané".

Prečo mám zaraďovať správy?

Najvhodnejšie je mať centrálny ukladací priestor na správy, vďaka čomu sa k ním budete môcť vrátiť aj po tom, čo s nimi prestanete pracovať. Ak budete musieť hľadať len v obmedzenom počte priečinkov (1 – Referencia a 2 – Osobné), nebudete si musieť robiť starosti, že správu nesprávne zaradíte alebo budete musieť vytvoriť jej kópiu, pretože sa týka viac než jednej témy alebo jedného projektu.

To však neznamená, že netreba prehľadať správy, ktoré sa všetky týkajú určitej témy alebo určitého projektu. Outlook poskytuje lepšie nástroje, ako sú napríklad kategórie a vyhľadávacie priečinky, aby ste mohli efektívne vyhľadávať.

Prečo mám mať len jeden referenčný priečinok?

Ak máte len jeden priečinok, nemusíte rozmýšľať o tom, v ktorom priečinku sa nachádzajú ktoré správy. Tiež viete, že v tomto priečinku sa nachádzajú len položky, na ktoré ste sa už predtým pozreli a ktoré chcete uchovať.

Ak máte viacero priečinkov, pri každom zaraďovaní správy sa musíte rozhodnúť, ktorý priečinok použijete. Rozhodovanie je ešte komplikovanejšie, ak sa správa hodí do viac než jedného priečinka. Vzniká tak neporiadok, pretože sa v prípade viacerých možností niektoré priečinky prestávajú používať.

Hoci sa to môže zdať ako veľký problém opustiť všetky správy v priečinku Doručená pošta, je skryté náklady, ktoré zaplatíte vždy, keď sa pozriete na správu a čudujete sa, "je to niečo, čo musím riešiť, alebo je to len tu pre odkaz?" K dispozícii je tiež kľud, ktorý sa získal z priečinka doručenej pošty len s novými vecami. Priečinok doručenej pošty je miesto, kde môžu ostatní používatelia manipulovať. to, čo ste vložili do svojho referenčného priečinka, je striktne na vás.

Prečo potrebujem pre skupiny kontaktov odlišné priečinky?

  • Ikona archívu Rôzna miera archivácie    Na základe témy a frekvencie automatickej archivácie by ste mali mať rôzne priečinky pre rôzne skupiny kontaktov. Ak sa napríklad nachádzate v skupine kontaktov na nájdenie spolujazdca, správy v priečinku Spolujazdci by sa mali odstraňovať denne. Skupinu kontaktov obsahujúcu témy súvisiace s prácou stačí archivovať menej často, napríklad raz ročne.

  • Efektívne zoskupovanie konverzácií    Ak máte pre aktuálne skupiny kontaktov vytvorené samostatné priečinky, môžete zobrazovať celé zoskupené konverzácie. V prípade potreby môžete v priečinku efektívne hľadať.

Prečo potrebujem samostatné priečinky na skupiny kontaktov a informačné kanály RSS

Správy odoslané do veľkých distribučných zoznamov alebo do informačných kanálov RSS môžu jednoducho zaplaviť váš priečinok doručenej pošty. S týmito prúdmi informácií pracujte ako s hrubými novinami – môže sa v nich nachádzať užitočný článok, čítanie celých novín však zaberie značné množstvo času. Pomocou pravidiel čítajte len to, čo je pre vás najzaujímavejšie a najrelevantnejšie.

Ktoré skupiny kontaktov majú ísť do priečinka a nie do priečinka doručenej pošty?

Medzi dobrých kandidátov na použitie pravidla a priečinka distribučného zoznamu patria distribučné zoznamy, ktoré:

  • prijímajú veľa správ,

  • sú určené mnohým osobám.

Podnikové správy s dôležitými novinkami (napríklad od výkonného riaditeľa) a správy od oddelenia IT o výpadku servera nepatria do priečinka. Správy pre skupiny kontaktov, ktoré obsahujú užitočný alebo zaujímavý obsah len zriedka (bez ohľadu na frekvenciu), by mali mať pravidlo a priečinok.

Ako nastavím pravidlá pre informačné kanály RSS?

Ak sa prihlásite na odber viacerých informačných kanálov RSS, ako iný distribučný zoznam. PreMiestnite zaujímavé položky RSS (založené na kľúčových slovách) do priečinka Doručená pošta, v opačnom prípade ich nechajte automaticky archivovať do priečinkov RSS.

Čo ak mám politiky uchovávania informácií alebo archív online servera Exchange Server?

Namiesto automatickej archivácie používajte riešenie svojej organizácie a riaďte sa ako vždy podnikovou politikou. Ak máte mať podľa podnikovej politiky na každý typ položky viacero priečinkov, riaďte sa tým.

Prečo mám používať pravidlá?

Postupne budete pravdepodobne prijímať čoraz viac správ. Každú prijatú správu nemôžete čítať – ani by ste sa o to nemali pokúšať. Radšej čítajte len správy, ktoré sú pre vás dôležité. Pomocou pravidiel dokážete správy usporiadať podľa dôležitosti a nebudete toľko rušení.

Tip: Správu nemusíte čítať len preto, lebo ju vám (alebo distribučnému zoznamu, v ktorom ste prihlásení na odber) niekto odoslal, dokonca sa od vás často neočakáva ani odpoveď.

Aké dátumy sa nastavujú pomocou príznakov

Rýchly krok

Akcia

Použitie

Dnes

Dnes

Dnes

Zajtra

Zajtra

Zajtra

Tento týždeň

Dva dni od dnes alebo posledný deň pracovného týždňa – použije sa možnosť, ktorá sa vyskytne ako prvá. (Na základe predvoleného nastavenia je to v pondelok streda a v utorok štvrtok.)

V posledný deň pracovného týždňa

Budúci týždeň

Prvý deň nasledujúceho pracovného týždňa

V posledný deň nasledujúceho pracovného týždňa

Čo mám robiť s úlohami a poštou s príznakmi spred rokov nachádzajúcimi sa na paneli s úlohami?

Ak úlohy ani príznaky na nič aktívne nepoužívate, vyberte všetky položky, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Odstrániť. Takto odstránite staré úlohy a príznaky zo správ a kontaktov s príznakmi bez toho, aby ste odstránili samotné položky.

Čo mám robiť s nepoužívanými kategóriami?

Odstráňte všetky kategórie, ktoré sa nechystáte používať. Rovnaká množina kategórií sa používa na všetky položky, ak teda používate kategóriu na kontakty, neodstraňujte ju.

Aké farby je najlepšie vybrať?

Pri vytváraní farebných kategórií vyberajte farby premyslene. Nepoužívajte napríklad rovnakú farbu pre kategórie @telefón a @e-mail, v prípade kategórií 1:1 však vyberajte podobné farby (napríklad odtiene zelenej). Postupne vám bude stačil pozrieť sa na zoznam úloh a len podľa farieb dokážete určiť, či je akciu možné v danom okamihu vykonať. Ak je napríklad kategória @Doma purpurová a vy sa nachádzate v práci, úlohy označené purpurovou farbou vykonať nemôžete.

Prečo mám plánovať svoj čas?

Ak v kalendári naplánujete svoj čas, informácie o vašom voľnom čase sa aktualizujú a bude oveľa menej pravdepodobné, že vám niekto naplánuje niečo na nevhodný čas. Ak ste veľmi zaneprázdnení, čas na svoju prácu si možno dokážete vyhradiť len takýmto spôsobom.

Navyše sa pomocou toho zaviažete, že prácu vykonáte – termín dokončenia práce zadaný v kalendári by mal byť pre vás záväzný. Ak niekto naplánuje niečo cez váš pracovný čas, nezabudnite svoj čas preplánovať. Neklamte sami seba!

Čo mám robiť s 10 000 správami v priečinku doručenej pošty?

Ak sa vo vašom priečinku doručenej pošty nachádza vyše 20 položiek, spracujte správy za posledný týždeň, potom vyberte zostávajúce správy a premiestnite ich do priečinka 1 – Referencia. Áno, môžete to spraviť a budete mať z toho skvelý pocit.

Prečo dostávam toľko správ?

Ak máte pocit, že správy sú premožené, pravdepodobne dostávate viac, ako je možné zvládnuť, a pravdepodobne bude potrebné nastaviť agresívnejšie pravidlá. Skúste analyzovať, odkiaľ správy prichádzajú, usporiadaním správ od a potom zbaľte všetky hlavičky. Čítate skupiny kontaktov, ktoré si nepotrebujete prečítať? Ak áno, vytvorte pravidlo. Ak zmeníte zobrazenie, nezabudnite ho opäť zmeniť.

Mám 10 minút: čo mám v priečinku doručenej pošty čítať ako prvé?

Ak máte málo času, napríklad medzi schôdzami, môžete čítať správy označené modrou farbou – správy odoslané priamo vám. V týchto správach sa od vás často očakáva vykonanie ďalšieho kroku a tieto správy patria medzi najdôležitejšie.

Ako často mám čítať správy?

Mnohí z nás sú na čítaní správ takmer závislí. Ráno sa správam venujte 20 minút a potom sa zamerajte na každodenné posúdenie zoznamu úloh. Váš deň sa môže začať! Ak obmedzíte čas strávený čítaním správ a budete sa čítaniu venovať len raz ráno a raz večer, vaša produktivita sa môže výrazne zlepšiť. Skúste to jeden týždeň na vlastnej koži a uvidíte.

Ako môžem spravovať komplikované úlohy?

Logo balíka Office V prípade niektorých úloh sa treba viac venovať plánovaniu. V takýchto prípadoch používajte program OneNote. Ak plánujete napríklad projekt, ktorý má mať viac krokov, vnorených úloh a podobne, vhodnejším nástrojom je program OneNote.

Ak si len chcete zapamätať zopár súvisiacich úloh, uveďte ich do tela úlohy. Prípadné súvisiace správy presuňte do úlohy.

Mám mať osobné a pracovné úlohy na jednom mieste?

Ak môžete, osobné a pracovné úlohy uchovávajte na jednom mieste. Ak budete mať len jeden zoznam, obmedzí sa počet miest, kde máte hľadať nasledujúcu úlohu. Ak aj máte len jeden zoznam, na odlíšenie osobných úloh od pracovných a efektívne spravovanie zoznamu používajte kategórie. Osobné úlohy budú uložené na serveri Exchange Server vašej spoločnosti a môžu sa zobrazovať vášmu oddeleniu IT, do zoznamu preto pridávajte len vhodné osobné úlohy.

Čo je zlé na tom, keď úlohy nosím v hlave?

Udržiavanie úloh v hlave nefunguje. Je to oslobodzujúce závisieť od Outlook namiesto toho, aby ste prezdaňovali mozog, aby ste mali prehľad o svojich úlohách. Môžete ukončiť utrácanie mozgových síl, ktorí si pripomeniete svoje úlohy ("dobre, nezabudnite poslať Jana správu o šablónach, Odoslať správu o šablónach s Johnom...") a zamerať sa na aktivitu na dosah ruky.

Prečo zachovať moje úlohy v Outlook ?

Prečo zoznam úloh v Outlook funguje lepšie ako zoznam papiera:

  • papierový zoznam sa nemôže automaticky aktualizovať,

  • usporiadanie papierového zoznamu sa nedá jednoducho zmeniť,

  • Ak chcete zobraziť zoznam úloh z ľubovoľného miesta, môžete použiť Outlook na webe.

  • Logo balíka Office Outlook integruje s OneNote a Microsoft SharePoint Server a mobilným zariadením.

  • papierový zoznam možno jednoducho stratiť.

Rozšírené: Ako vytvorím vyhľadávací priečinok na e-mailové správy?

K množine správ týkajúcich sa konkrétnej témy schôdze môžete mať jednoduchý prístup. Vytvorte kategóriu pre schôdzu a potom vytvorte vyhľadávací priečinok s nasledujúcimi kritériami: kategória <názov> a nedokončené a z určitého časového obdobia. Správy týkajúce sa danej témy označte hneď po prijatí touto kategóriou. Po schôdzi označte správy, ktoré ste prediskutovali, ako dokončené.

Na začiatok stránky

Odkazy

Organizovaní času sa venujú mnohé vynikajúce knihy a filozofie nachádzajúce sa v nasledujúcich zdrojoch:

Knihy a ďalšie zdroje

Ďalšie online zdroje

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×