Najčastejšie otázky o vzatí z projektu, vrátení do projektu a verziách

Najčastejšie otázky o vzatí z projektu, vrátení do projektu a verziách

Vzatie z projektu, vrátenie do projektu alebo zahodenie zmien v súboroch v knižnici.

Nie, vzatie súboru z projektu len mení stav súboru tak, aby umožňovalo iba úpravu súboru.

Ak súbor skontrolujete a neuložíte ho späť, zmeny sa neuložia. Ak chcete zachovať zmeny, súbor vždy uložte.

Spôsob uloženia súboru závisí od editora alebo nástroja, ktorý používate. Ak upravujete textový súbor online, musíte explicitne kliknúť na tlačidlo Uložiť. Ak však upravujete v aplikácii Office 365, napríklad vo Worde alebo Exceli, dokument môžete uzavrieť a automaticky sa uloží.

Ak súbor skontrolujete, uložte ho a potom zahoďte vzatie z projektu, zmeny sa neuložia späť do knižnice.

Každý používateľ s povolením na úpravy v knižnici dokumentov môže na základe predvoleného nastavenia zmeniť súbor. Knižnicu však môžete nastaviť tak, aby vyžadovala, aby niekto pred zmenou súboru najprv skontroloval súbor.

Ak chcete vykonať toto nastavenie, musíte byť vlastníkom knižnice dokumentov alebo správcom lokality alebo mať porovnateľné povolenia.

  1. Otvorte knižnicu, ktorú chcete vyžadovať vzatie z projektu.

  2. V SharePoint Online kliknite na položku nastavenie Tlačidlo Nastavenie v tvare ozubeného kolesa a potom kliknite na položku Nastavenie knižnice.

    Ponuka Nastavenie s vybratou možnosťou Nastavenie knižnice

    V SharePoint 2013 a SharePoint 2016 kliknite na položku stránkaa potom na položku Nastavenie knižnice.

    Tlačidlá nastavení knižnice SharePoint na páse s nástrojmi
  3. Na stránke nastavenia kliknite na položku Nastavenie tvorby verzií.

    Dialógové okno nastavení knižnice s vybratou položkou Riadenie verzií.
  4. Na stránke Nastavenie tvorby verzií sa posuňte nadol a kliknite na položku Áno , Ak chcete požadovať vzatie dokumentov z projektu pred ich úpravou.

    Dialógové okno nastavenia so zvýraznenou položkou Áno na požadovanie vzatia dokumentov z projektu na úpravu

Knižnica dokumentov na základe predvoleného nastavenia umožňuje členom s povolením na úpravy upravovať a upravovať súbory bez toho, aby ich museli kontrolovať. Ak tomu chcete zabrániť, zapnite možnosť vzatie z projektu v knižnici. Ak chcete vykonať toto nastavenie, musíte byť vlastníkom knižnice dokumentov alebo správcom lokality alebo mať porovnateľné povolenia.

  1. Otvorte knižnicu, ktorú chcete vyžadovať vzatie z projektu.

  2. V SharePoint Online kliknite na položku nastavenie Tlačidlo Nastavenie v tvare ozubeného kolesa a potom kliknite na položku Nastavenie knižnice.

    Ponuka Nastavenie s vybratou možnosťou Nastavenie knižnice

    V SharePoint 2013 a SharePoint 2016 kliknite na položku stránkaa potom na položku Nastavenie knižnice.

    Tlačidlá nastavení knižnice SharePoint na páse s nástrojmi
  3. Na stránke nastavenia kliknite na položku Nastavenie tvorby verzií.

    Dialógové okno nastavení knižnice s vybratou položkou Riadenie verzií.
  4. Na stránke Nastavenie tvorby verzií sa posuňte nadol a kliknite na položku Áno , Ak chcete požadovať vzatie dokumentov z projektu pred ich úpravou.

    Dialógové okno nastavenia so zvýraznenou položkou Áno na požadovanie vzatia dokumentov z projektu na úpravu

Rýchly spôsob, ako zistiť, kto má stĺpec vzatý z projektu, je ukázaním na ikonu vzatý z projektu icon image , aby sa zobrazil tip s informáciou o tom, kto súbor vzal z projektu.

Do predvoleného zobrazenia knižnice môžete tiež pridať stĺpec Vzal z projektu. Týmto spôsobom môže každý jednoducho zistiť, kto vzal dokument z projektu. Ak sa chcete dozvedieť, ako pridať vzatý stĺpec do SharePoint, prečítajte si tému Vytvorenie stĺpca v zozname alebo knižnici.

Ďalšie informácie

Tvorba verzií je spôsob na vytvorenie histórie zmien dokumentu, ktorý vyžaduje riadený cyklus publikovania hlavných verzií alebo hlavné a vedľajšie verzie.

História verzií s odstránenou vedľajšou verziou

Zapnutie vytvárania verzií

Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií pre zoznam alebo knižnicu

Kliknutím na položku Pridať presuňte súbory do knižnice pomocou funkcie drag and drop   

Najbežnejší spôsob na nahratie súborov je presunúť ich myšou z počítača alebo sieťového priečinka do knižnice dokumentov. Najskôr otvorte knižnicu na lokalite. Potom vyhľadajte v počítači dokumenty, ktoré chcete nahrať, vyberte ich a presuňte myšou do priestoru v knižnici s popisom sem presunúť súbory.

Ak sa nezobrazuje možnosť presunutia súborov myšou, nainštalujte si najnovšiu verziu softvéru prehliadača alebo balíka Microsoft Office. Táto funkcia vyžaduje minimálne Office 2013 alebo najnovšiu verziu prehliadača Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox alebo Chrome.

Okno Otvoriť v Prieskumníkovi pomocou príkazu Otvoriť v programe Prieskumník   

Tento príkaz otvorí v počítači Windows Prieskumníka, v ktorom sa ale zobrazí štruktúra priečinkov na serverovom počítači, na ktorom sa nachádza lokalita. Občas sa môže stať, že budete potrebovať skopírovať alebo premiestniť veľa dokumentov v knižnici do inej knižnice.

Poznámka: Otvoriť v programe Prieskumník v SharePoint 2013 a SharePoint 2016 alebo zobraziť v Prieskumníkovi s SharePoint Online fungovať len v Internet Exploreri 10 alebo 11. Nie je podporovaná v prehliadači Microsoft Edge, Google Chrome ani v prehliadači Mozilla FireFox.

Môže byť napríklad potrebné premiestniť všetky dokumenty vytvorené pred viac ako rokom z jednej knižnice do inej a archivovať tak dané informácie. Inokedy zasa môžete potrebovať skopírovať dokumenty v knižnici, ktorej ste vlastníkom, z jednej lokality do inej knižnice na podlokalite, keď sa stanete členom inej pracovnej skupiny.

So súbormi v priečinku môžete pracovať rôznymi spôsobmi, ako je napríklad kopírovanie, premenovanie, odstránenie a podobne.

Presun súborov do knižnice pomocou príkazu nový dokument   

V bubline Vytvoriť nový dokument kliknite na položku NAHRAŤ EXISTUJÚCI SÚBOR. V zobrazenom dialógovom okne kliknite na tlačidlo Prehľadávať a nahrajte jednotlivé súbory.

Výhodou tohto prístupu je, že funguje bez ohľadu na to, ktorý prehliadač alebo verziu prehliadača momentálne používate.

Súvisiace tipy o vzatí z projektu, vrátení do projektu a verziách   

Bez ohľadu na zvolený spôsob nahratia je pri zapnutých funkciách vzatia z projektu, vrátenia do projektu a tvorby verzií potrebné dbať na tieto skutočnosti:

  • Ak nahrávate súbor do knižnice, ktorá vyžaduje vzatie súboru z projektu, súbor máte najprv vzatý z projektu. Ostatní používatelia budú môcť súbor zobraziť a upravovať až potom, ako ho vrátite do projektu.

  • Ak je knižnica nakonfigurovaná na sledovanie verzií súborov, nahratý súbor zvyčajne pridáte ako novú verziu, ktorá sa stane súčasťou histórie verzií súboru.

  • Ak knižnica vyžaduje pridanie hodnôt do jedného alebo viacerých stĺpcov knižnice, ako je napríklad názov oddelenia alebo číslo projektu, operácia nahratia sa dokončí až potom, ako upravíte tieto hodnoty a vrátite dokument do projektu.

Ďalšie informácie

Nový dokument, ktorý chcete pridať ako novú verziu, môžete získať tak, že sa vrátite na koniec a nahradíte všetok obsah novou verziou. Po úprave verzie vzatého z projektu ho vráťte do projektu. SharePoint vytvorí novú kópiu, pričom zachová staršie verzie (poskytuje nakonfigurovanú konfiguráciu). Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Ako funguje tvorba verzií v zozname alebo knižnici?

Nie, bohužiaľ z prostredia SharePointu neexistuje spôsob, ako nastaviť pripomenutie alebo získať dátum vzatia dokumentu z projektu. K dispozícii sú aplikačné programovacie rozhrania (API), ktoré mu umožnia, ale vyžadujú si zapísané vlastné programy. Obráťte sa na správcu alebo návrhára lokality.

Ako vizuálna práca, dávajte pozor na ikonu vzaté z projektu icon image alebo pridajte stĺpec vzatý z projektu do knižnice. Ak chcete zistiť, ako pridať vzatý stĺpec do SharePoint, pozrite si tému Vytvorenie stĺpca v zozname alebo knižnici.

Ak nahráte súbory do knižnice, ktorá vyžaduje vzatie súboru z projektu, súbor máte najprv vzatý z projektu. Vám sa tieto súbory zobrazujú, no ostatným nie, a preto to možno ľahko prehliadnuť. Ostatní používatelia budú môcť súbory zobraziť a upravovať až potom, ako vyplníte všetky požadované vlastnosti a vrátite súbory do projektu.

Ďalšie informácie

Ak vám niekto odošle prepojenie na sharepointový súbor a vy naň kliknete, pred začatím úprav vždy skontrolujte, či v záhlaví okna nie je uvedený údaj iba na čítanie. Ak v ňom tento údaj je a knižnica má zapnutú funkciu vzatia z projektu, daný súbor je potrebné vziať z projektu. Ku knižnici sa môžete dostať tak, že skontrolujete URL na vyhľadanie knižnice.

Ak však ide o dokument balíka Office, napríklad wordový, excelový alebo powerpointový súbor, je to omnoho jednoduchšie. Najskôr dokument prepnite do režimu úprav, kliknite na kartu Súbor a potom nájdite tlačidlo Spravovať verzie, pomocou ktorého môžete súbor vziať z projektu.

Môže sa však stať, že niekto už súbor vzal z projektu. V takom prípade príkaz Vziať z projektu nebude k dispozícii.

Ako často ste videli toto?

Okno hlásenia s ponukou uloženia súboru vzatého z projektu v lokálnom priečinku konceptov

Funkcia lokálnych konceptov sa používa už niekoľko verzií. Výber možnosti Použiť môj lokálny priečinok konceptov umožňuje vziať súbor offline a zjednodušuje vyhľadávanie súboru v počítači, ak ho potrebujete otvoriť neskôr, keď nie ste pripojení k sieti. V predvolenom nastavení má priečinok názov Koncepty lokality SharePoint a nachádza sa v priečinku Dokumenty alebo Moje dokumenty. Toto dialógové okno sa mimochodom nezobrazuje, ak vyberiete na vzatie z projektu viac než jeden súbor.

Časy sa však menia. Ak chcete so súbormi pracovať offline, najlepším riešením je teraz použiť službu OneDrive for Business, s ktorou je veľmi jednoduché vziať ľubovoľnú knižnicu dokumentov offline a automaticky synchronizovať zmeny. OneDrive for Business sa dodáva s balíkom Office 2013 a k dispozícii je aj samostatná verzia.

Ďalšie informácie

Knižnica usporiadaná do priečinkov má často predvolené zobrazenie, ktoré zobrazuje všetky priečinky. Ak chcete vrátiť do projektu veľa súborov v množstve priečinkov, vytvorte nové zobrazenie, ktoré sprehľadní knižnicu tak, že budete vidieť všetky súbory v jednom zobrazení bez priečinkov. Na stránke Úpravy zobrazenia vyberte v časti Priečinky položku Zobraziť všetky položky bez priečinkov. Zvýšením hodnoty Počet položiek na zobrazenie v časti Obmedzenie počtu položiek tiež môžete zvýšiť obmedzenie počtu súborov, aby sa zobrazili všetky súbory naraz. Potom bude omnoho jednoduchšie vybrať jednou operáciou všetky súbory, ktoré potrebujete vrátiť do projektu.

Ďalšie informácie

Ak ste synchronizovali knižnicu s OneDrive for Business, môžete si pozrieť súbory v prehliadači. Ikona vzatá z projektu sa zobrazí icon image v prehliadači na označenie súboru vzatého z projektu. Na súbore v lokálnom priečinku zariadenia sa však nezobrazuje žiadna ikona vzatá z projektu , pretože lokálny priečinok nemá žiadne znalosti o stave súboru vzatia z projektu na lokalite SharePoint.

V lokálnom priečinku však môžete vykonať toto:

  1. Kliknite pravým tlačidlom myši na názov súboru.

  2. Vyberte položku Zobraziť Online alebo selct OneDrive for Businessa potom kliknite na položku Prejsť na prehliadač.

Teraz si môžete rýchlo pozrieť knižnicu SharePointu a stav vzatia z projektu alebo vrátenia do projektu ľubovoľného súboru v knižnici.

Nemusíte čakať, kým sa daná osoba vráti.

Správca lokality alebo knižnice môže použiť povolenie Prepísať vzatie z projektu, ktoré umožňuje vrátiť dokument do projektu alebo zahodiť vzatie dokumentu z projektu iným používateľom. Treba si však uvedomovať následky tohto kroku. Kolega na dovolenke možno bude chcieť pridať lokálnu kópiu svojich zmien späť do dokumentu v knižnici a tieto dve verzie bude potrebné zosúladiť buď manuálne, alebo pomocou nástrojov na porovnanie poskytovaných napríklad Wordom alebo Excelom.

Ďalšie informácie

Jednoducho povedané, vzatie súborov z projektu a ich vrátenie do projektu je spôsob, ako uzamknúť súbor a vyhradiť ho na úpravy a potom toto uzamknutie uvoľniť pre ostatných. Pri vytváraní knižníc, usporadúvaní súborov a výbere najlepšieho spôsobu spolupráce zvážte svoj štýl spolupráce. Existuje viacero spôsobov, ako spolupracovať na dokumentoch s ostatnými. Nasledujúca tabuľka vám môže pomôcť rozhodnúť sa, čo je najlepšie pre vás.

Štýl spolupráce

Typickí používatelia

Najvhodnejší postup

Neformálny

Každodenné tímové dokumenty, jednoduché alebo nie časté úpravy a občasné konflikty pri úpravách

Vypnite požiadavku na vzatie z projektu (toto je predvolené nastavenie knižnice). Podľa potreby však môžete naďalej vziať z projektu jednotlivé súbory.

Spolutvorba

Jednoduchá spolupráca na dokumentoch v reálnom čase s produktmi balíka Office na klientskych počítačoch a s použitím aplikácií Office pre web

Vypnite požiadavku na vzatie z projektu a vyhýbajte sa vzatiu súboru z projektu, pretože je nekompatibilné so spolutvorbou

Formálny

Sekvenčné komentáre, revízia a schvaľovanie dokumentu

Zapnite povinné vzatie z projektu

Tu je niekoľko ďalších tipov a trikov pre prípad, že zapnete vzatie z projektu v knižnici:

  • Nenechávajte súbory vzaté z projektu príliš dlho. 

  • Do predvoleného zobrazenia knižnice pridajte stĺpec Vzal z projektu. Takto budú môcť ostatní ľahko vidieť, kto má daný dokument vzatý z projektu. Ak sa tento stĺpec nenachádza v zobrazení, stále môžete vznášať ukazovateľ nad ikonou vzatý z projektu , icon image , aby sa zobrazil tip s upozornením, že súbor je vzatý z projektu.

  • Požiadajte pred vykonaním toho, aby niekto iný vzal vzatý z projektu.

  • Vyhýbajte sa úpravám súborov, ktoré už boli vzaté z projektu.

  • Rember, že zmeny nie sú viditeľné pre ostatných, kým sa nevrátia do projektu.

Ďalšie informácie

Ak sa stále vyskytujú problémy alebo neočakávané správanie, pravdepodobne nastal čas na zadanie žiadosti o servis.

Obráťte sa na oddelenie podpory pre obchodné produkty – Pomocník pre správcov .

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×