Návrh úvah o aktualizácii údajov

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Dobre navrhnutá databáza nielenže pomáha zaistiť integritu údajov, ale je jednoduchšie ju udržiavať a aktualizovať. Accessová databáza nie je súborom v rovnakom zmysle ako dokument programu Microsoft Word alebo balík s snímkami programu Microsoft PowerPoint. Namiesto toho je to kolekcia objektov – tabuľky, formuláre, zostavy, dotazy atď., ktoré musia spolupracovať na správnom fungovaní.

Používatelia zadávajú údaje predovšetkým pomocou ovládacích prvkov. Čo robíte s daným ovládacím prvkom závisí od typu údajov, ktorý je nastavený pre podkladové pole tabuľky, všetky vlastnosti nastavené pre dané pole a vlastnosti nastavené pre ovládací prvok. Nakoniec zvážte použitie ďalších databázových techník, ako sú napríklad overovanie, predvolené hodnoty, zoznamy a vyhľadávania a kaskádové aktualizácie. 

Ďalšie informácie o aktualizácii údajov z pohľadu používateľa nájdete v téme spôsoby pridávania, upravovania a odstraňovania záznamov.

Obsah tohto článku

Vplyv návrhu databázy na zadávanie údajov

Informácie, ktoré sa uchovávajú v databáze, sú uložené v tabuľkách, ktoré obsahujú údaje o určitom predmete, ako je napríklad majetok alebo kontakty. Každý záznam v tabuľke obsahuje informácie o jednej položke, ako je napríklad konkrétny kontakt. Záznam pozostáva z polí, ako je napríklad názov, adresa a telefónne číslo. Záznam sa bežne nazýva riadok a pole sa bežne nazýva stĺpec. Tieto objekty musia byť v súlade so sadou princípov návrhu alebo databázou budú fungovať buď zle alebo úplne zlyhať. Tieto princípy návrhu zasa ovplyvnia spôsob zadávania údajov. Zvážte vykonanie nasledovného:

  • Tabuľky    Access ukladá všetky údaje do jednej alebo viacerých tabuliek. Počet tabuliek, ktoré použijete, závisí od návrhu a zložitosti databázy. Hoci môžete zobraziť údaje vo formulári, zostave alebo vo výsledkoch vrátených dotazom, Access ukladá údaje iba v tabuľkách a ostatné objekty v databáze sa vybudujú v hornej časti týchto tabuliek. Každá tabuľka by mala byť založená na jednom predmete. Napríklad tabuľka s informáciami o obchodnom kontakte by nemala obsahovať informácie o predaji. Ak je to možné, vyhľadanie a úprava správnych informácií môže byť obtiažne, ak nie nemožné.

  • Typy údajov    Každý z polí v tabuľke zvyčajne akceptuje iba jeden typ údajov. Nemôžete napríklad ukladať poznámky v poli množiny na prijatie čísel. Pri pokuse o zadanie textu do tohto poľa sa v Accesse zobrazí chybové hlásenie. To však nie je pravidlo tvrdé a rýchle. Môžete napríklad uložiť čísla (napríklad poštové smerovacie čísla) v poli nastavenom na typ údajov krátkeho textu, ale v týchto údajoch nie je možné vykonávať výpočty, pretože program Access ho považuje za časť textu.

    V prípade niektorých výnimiek by mali polia v zázname akceptovať iba jednu hodnotu. Do poľa Adresa nemôžete napríklad zadať viac ako jednu adresu. Toto je na rozdiel od Microsoft Excelu, čo umožňuje zadať ľubovoľný počet mien alebo adries alebo obrázkov v jednej bunke, pokiaľ nenastavíte túto bunku na prijatie obmedzených typov údajov. 

  • Polia s viacerými hodnotami    Access poskytuje funkciu, ktorá sa nazýva pole s viacerými hodnotami, na priloženie viacerých údajov k jednému záznamu a na vytváranie zoznamov, ktoré akceptujú viacero hodnôt. Zoznam s viacerými hodnotami môžete vždy identifikovať, pretože v Accesse sa vedľa každej položky zoznamu zobrazí začiarkavacie políčko. Môžete napríklad priložiť balík Microsoft PowerPointových snímok a ľubovoľný počet obrázkov k záznamu v databáze. Môžete tiež vytvoriť zoznam názvov a v prípade potreby vybrať ľubovoľný počet mien. Zdá sa, že používanie polí s viacerými hodnotami preruší pravidlá návrhu databázy, pretože môžete uložiť viac ako jeden záznam na pole tabuľky. Access však vynúti pravidlá "v zákulisí" uložením údajov v špeciálnych skrytých tabuľkách.

  • Používanie formulárov    Formuláre zvyčajne vytvárate, ak chcete zjednodušiť používanie databázy a zabezpečiť, aby používatelia zadávali údaje presne. Spôsob používania formulára na úpravu údajov závisí od návrhu formulára. Formuláre môžu obsahovať ľubovoľný počet ovládacích prvkov, ako sú napríklad zoznamy, textové polia, tlačidlá a dokonca aj údajové hárky. Jednotlivé ovládacie prvky vo formulári buď čítajú údaje z príslušného poľa tabuľky, alebo doňho zapisujú údaje.

Ďalšie informácie nájdete v téme základy návrhu databázy a Vytvorenie tabuľky a Pridanie polí.

Na začiatok stránky

Nastavenie predvolenej hodnoty poľa alebo ovládacieho prvku

Ak veľký počet záznamov zdieľa tú istú hodnotu pre dané pole, napríklad mesto alebo krajinu alebo oblasť, môžete ušetriť dobu nastavením predvolenej hodnoty pre ovládací prvok, ktorý je viazaný na dané pole alebo samotné pole. Keď otvoríte formulár alebo tabuľku na vytvorenie nového záznamu, predvolená hodnota sa zobrazí v danom ovládacom prvku alebo poli.

V tabuľke

  1. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení.

  2. V hornej časti zobrazenia vyberte pole.

  3. V dolnej časti zobrazenia vyberte kartu Všeobecné .

  4. Nastavte vlastnosť predvolená hodnota na požadovanú hodnotu.

Vo formulári

  1. Otvorte formulár v rozLožení alebo v návrhOvom zobrazení.

  2. Kliknite pravým tlačidlom myši na ovládací prvok, s ktorým chcete pracovať, a potom kliknite na položku Vlastnosti.

  3. Na karte údaje nastavte vlastnosť Predvolená hodnota na požadovanú hodnotu.

Na začiatok stránky

Použitie overovacích pravidiel na obmedzenie údajov

Údaje v počítačových databázach Accessu môžete overiť pri jeho zadávaní pomocou overovacích pravidiel. Overovacie pravidlá môžu byť nastavené v  návrhovom alebo údajovom zobrazení tabuľky. V Accesse sú k dispozícii tri typy overovacích pravidiel:

  • Overovacie pravidlo poľa    Môžete použiť overovacie pravidlo poľa na určenie kritéria, ktoré musí spĺňať všetky platné hodnoty poľa. Aktuálne pole by ste nemali určiť ako súčasť pravidla, pokiaľ nepoužívate toto pole vo funkcii. Obmedzenia typov znakov zadávaných v poli sú jednoduchšie vykonateľné pomocou vstupnej masky. Pole dátumu môže mať napríklad overovacie pravidlo, ktoré nepovoľuje hodnoty v minulosti.

  • Overovacie pravidlo záznamu    Na určenie podmienky, že všetky platné záznamy musia vyhovovať, môžete použiť overovacie pravidlo záznamu. Pomocou overovacieho pravidla záznamu môžete porovnať hodnoty v rámci rôznych polí. Napríklad záznam s dvomi poľami dátumu môže vyžadovať, aby hodnoty jedného poľa vždy predchádzali hodnotám iného poľa (napríklad StartDate je pred EndDate).

  • Overenie vo formulári    Pomocou vlastnosti Overovacie pravidlo ovládacieho prvku vo formulári je možné zadať kritérium, ktoré musia splniť všetky hodnoty zadané do tohto ovládacieho prvku. Vlastnosť Overovacie pravidlo ovládacieho prvku funguje rovnako ako overovacie pravidlo poľa. Overovacie pravidlo formulára zvyčajne použijete namiesto overovacieho pravidla poľa, ak toto pravidlo bolo konkrétne iba pre daný formulár, a nie tabuľku, bez ohľadu na miesto použitia.

Ďalšie informácie nájdete v téme obmedzenie vstupných údajov pomocou overovacích pravidiel.

Na začiatok stránky

Práca so zoznamami hodnôt a vyhľadávacími poľami

V Accesse existujú dva typy údajov zoznamu:

  • Zoznamy hodnôt    Tieto obsahujú naprogramovanú množinu hodnôt, ktoré zadáte manuálne. Hodnoty sa nachádzajú v vlastnosti Zdroj riadka poľa.

  • Vyhľadávacie polia    Pomocou dotazu môžete načítať hodnoty z inej tabuľky. Vlastnosť Zdroj riadka poľa obsahuje dotaz namiesto naprogramovaného zoznamu hodnôt. Dotaz načíta hodnoty z jednej alebo viacerých tabuliek v databáze. Vyhľadávacie pole predvolene prezentuje tieto hodnoty vo forme zoznamu. V závislosti od toho, ako nastavíte vyhľadávacie pole, môžete vybrať z tohto zoznamu jednu alebo viac položiek.

    Poznámka    Vyhľadávacie polia môžu zmiasť nových používateľov programu Access, pretože zoznam položiek sa zobrazuje na jednom mieste (zoznam, ktorý Access vytvorí z údajov vo vyhľadávacom poli), ale údaje sa môžu nachádzať v inom umiestnení (tabuľka obsahujúca údaje).

V Accesse sa predvolene zobrazujú údaje zoznamu v ovládacom prvku rozbaľovacieho poľa, hoci môžete zadať ovládací prvok zoznamu. Otvorí sa rozbaľovacie pole na prezentovanie zoznamu a po výbere sa zavrie. Pole so zoznamom je naopak vždy otvorené.

Ak chcete upraviť zoznamy, môžete tiež spustiť príkaz Upraviť položky zoznamu alebo môžete upraviť údaje priamo v vlastnosti Zdroj riadka zdrojovej tabuľky. Pri aktualizácii údajov vo vyhľadávacom poli aktualizujete zdrojovú tabuľku.

Ak je vlastnosť Typ zdroja riadka zoznamu alebo rozbaľovacieho poľa nastavená na hodnotu zoznamhodnôt, môžete upraviť zoznam hodnôt, keď je formulár otvorený vo formulárovom zobrazení, čím sa zabráni nutnosti prechodu na Návrhové zobrazenie alebo zobrazenie rozloženia, čím sa otvorí hárok vlastností. a úpravou vlastnosti Zdroj riadka pre ovládací prvok zakaždým, keď potrebujete vykonať zmenu v zozname. Ak chcete upraviť zoznam hodnôt, vlastnosť Povoliť úpravy zoznamu hodnôt pre pole so zoznamom alebo rozbaľovacie pole musí byť nastavená na možnosť Áno.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu možností pomocou zoznamu alebo rozbaľovacieho poľa.

Zakázanie úpravy zoznamu hodnôt vo formulárovom zobrazení

  1. Kliknite pravým tlačidlom myši na formulár na navigačnej table a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie alebo zobrazenie rozloženia.

  2. Kliknutím vyberte ovládací prvok a stlačením klávesu F4 zobrazte hárok vlastností.

  3. Na karte údaje v hárku vlastností nastavte vlastnosť Povoliť úpravy zoznamu hodnôt na hodnotunie.

  4. Kliknite na položku súbor a potom na položku Uložiťalebo stlačte kombináciu klávesov CTRL + S Vzhľad tlačidla .

Určenie iného formulára na úpravu zoznamu hodnôt

Program Access predvolene poskytuje vstavaný formulár na účel úpravy zoznamu hodnôt. Ak máte iný formulár, ktorý by ste radšej použili na tento účel, môžete zadať názov formulára vo vlastnosti formulár na úpravu položiek zoznamu takto:

  1. Kliknite pravým tlačidlom myši na formulár na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie alebo zobrazenie rozloženia .

  2. Kliknutím vyberte ovládací prvok a stlačením klávesu F4 zobrazte hárok vlastností.

  3. Na karte údaje v hárku vlastností kliknite na šípku rozbaľovacieho zoznamu v poli vlastnosti formulár na úpravu položiek zoznamu .

  4. Kliknite na formulár, ktorý chcete použiť na úpravu zoznamu hodnôt.

  5. Kliknite na súbor a potom na položku Uložiťalebo stlačte kombináciu klávesov CTRL + S Vzhľad tlačidla .

Kontrola vyhľadávacieho poľa vo formulári

  1. Otvorte formulár v rozLožení alebo v návrhOvom zobrazení.

  2. Kliknite pravým tlačidlom myši na ovládací prvok zoznamu alebo rozbaľovacieho poľa a potom kliknite na položku Vlastnosti.

  3. V hárku vlastností kliknite na kartu všetko a vyhľadajte vlastnosti Typ zdroja riadka a Zdroj riadka . Vlastnosť Typ zdroja riadka by mala obsahovať zoznam hodnôt alebo tabuľku alebo dotaza vlastnosť Zdroj riadka by mala obsahovať zoznam položiek oddelených bodkočiarkou alebo dotazom. Ak chcete mať viac miesta, kliknite pravým tlačidlom myši na vlastnosť a vyberte položku Lupa alebo stlačte kombináciu klávesov SHIFT + F2.

    Zoznamy hodnôt zvyčajne používajú túto základnú syntax: "položka"; " položka";" položka"

    V tomto prípade sa v zozname nachádza množina položiek obklopená dvojitými úvodzovkami a oddelené bodkočiarkami.

    Výber dotazov použite túto základnú syntax: Select [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    V tomto prípade dotaz obsahuje dve klauzuly (SELECT a FROM). Prvá klauzula odkazuje na tabuľku alebo dotaz a pole v tejto tabuľke alebo dotaze. Druhá klauzula odkazuje len na tabuľku alebo dotaz. Tu je kľúčový bod na zapamätanie: vyberte klauzuly nemusia obsahovať názov tabuľky alebo dotazu, hoci sa odporúča, a musia obsahovať názov aspoň jedného poľa. Všetky klauzuly FROM však musia odkazovať na tabuľku alebo dotaz. Zdrojovú tabuľku alebo zdrojový dotaz pre vyhľadávacie pole môžete vždy nájsť tak, že prečítate klauzulu FROM.

  4. Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov.

    • Ak používate zoznam hodnôt, upravte položky v zozname. Dbajte na to, aby ste všetky položky obklopujú dvojitými úvodzovkami a každú položku oddeľte bodkočiarkou.

    • Ak dotaz vo vyhľadávacom zozname odkazuje na ďalší dotaz, otvorte tento druhý dotaz v návrhOvom zobrazení (pravým tlačidlom myši kliknite na dotaz na navigačnej table a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie). Všimnite si názov tabuľky, ktorá sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazov, a potom prejdite na ďalší krok.

      V opačnom prípade ak dotaz vo vyhľadávacom poli odkazuje na tabuľku, poznačte si názov tabuľky a prejdite na ďalší krok.

  5. Otvorte tabuľku v údajovOm zobrazenía potom podľa potreby upravte položky zoznamu.

Kontrola vyhľadávacieho poľa v tabuľke

  1. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení.

  2. V hornej časti mriežky návrhu dotazu v stĺpci Typ údajov kliknite alebo inak umiestnite zameranie na ľubovoľný text, číslo alebo pole Yes/No.

  3. V dolnej časti mriežky návrhu tabuľky kliknite na kartu vyhľadávanie a potom sa pozrite na položku Typ zdroja riadka a vlastnosti zdroja riadka .

    Vlastnosť Typ zdroja riadka musí čítať zoznam hodnôt alebo tabuľku alebo dotaz. Vlastnosť Zdroj riadka musí obsahovať zoznam hodnôt alebo dotaz.

    Zoznam hodnôt použite túto základnú syntax: "položka"; " položka";" položka"

    V tomto prípade sa v zozname nachádza množina položiek obklopená dvojitými úvodzovkami a oddelené bodkočiarkami.

    Na výber dotazov sa zvyčajne používa táto základná syntax: Select [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    V tomto prípade dotaz obsahuje dve klauzuly (SELECT a FROM). Prvá klauzula odkazuje na tabuľku alebo dotaz a pole v tejto tabuľke alebo dotaze. Druhá klauzula odkazuje len na tabuľku alebo dotaz. Tu je kľúčový bod na zapamätanie: vyberte klauzuly nemusia obsahovať názov tabuľky alebo dotazu, hoci sa odporúča, a musia obsahovať názov aspoň jedného poľa. Všetky klauzuly FROM však musia odkazovať na tabuľku alebo dotaz. Zdrojovú tabuľku alebo zdrojový dotaz pre vyhľadávacie pole môžete vždy nájsť tak, že prečítate klauzulu FROM.

  4. Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov.

    • Ak používate zoznam hodnôt, upravte položky v zozname. Dbajte na to, aby ste všetky položky obklopujú dvojitými úvodzovkami a každú položku oddeľte bodkočiarkou.

    • Ak dotaz vo vyhľadávacom poli odkazuje na iný dotaz, na navigačnej table otvorte tento druhý dotaz v návrhovom zobrazení (pravým tlačidlom myši kliknite na dotaz a potom kliknite na položku návrhOvé zobrazenie). Všimnite si názov tabuľky, ktorá sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazov, a potom prejdite na ďalší krok.

      V opačnom prípade ak dotaz vo vyhľadávacom poli odkazuje na tabuľku, poznačte si názov tabuľky a prejdite na ďalší krok.

  5. Otvorte tabuľku v údajovOm zobrazenía potom podľa potreby upravte položky zoznamu.

Na začiatok stránky

Odstránenie údajov zo zoznamu hodnôt alebo vyhľadávacieho poľa

Položky v zozname hodnôt sa nachádzajú v tej istej tabuľke ako ďalšie hodnoty v zázname. Údaje vo vyhľadávacom poli sa naopak nachádzajú v jednej alebo viacerých iných tabuľkách. Ak chcete odstrániť údaje zo zoznamu hodnôt, otvorte tabuľku a upravte položky.

Na odstránenie údajov z vyhľadávacieho zoznamu sa vyžadujú ďalšie kroky, ktoré sa líšia v závislosti od toho, či dotaz pre vyhľadávacie zoznamy získava údaje z tabuľky alebo iného dotazu. Ak je dotaz pre vyhľadávací zoznam založený na tabuľke, nájdite danú tabuľku a pole, ktoré obsahuje údaje zobrazené v zozname. Potom otvorte zdrojovú tabuľku a upravte údaje v danom poli. Ak je dotaz pre vyhľadávací zoznam založený na inom dotaze, je potrebné otvoriť tento druhý dotaz, nájsť zdrojovú tabuľku a pole, z ktorých druhý dotaz získava údaje, a potom zmeniť hodnoty v tejto tabuľke.

Odstránenie údajov zo zoznamu hodnôt

  1. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení.

  2. V hornej časti mriežky návrhu vyberte pole tabuľky, ktoré obsahuje zoznam hodnôt.

  3. V dolnej časti mriežky kliknite na kartu Vyhľadávanie a nájdite vlastnosť Zdroj riadkov.

    Jednotlivé položky v zozname hodnôt sú predvolene uzavreté v dvojitých úvodzovkách a oddelené bodkočiarkami: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Podľa potreby odstráňte položky zo zoznamu. Nezabudnite odstrániť úvodzovky, ktoré obklopujú každú odstránenú položku. Nenechávajte prednú bodkočiarku, nenechávajte párov bodkočiarky spolu (;;) a ak odstránite poslednú položku v zozname, odstráňte konečnú bodkočiarku.

    Dôležité    Ak odstránite položku zo zoznamu hodnôt, pričom záznamy v tabuľke už túto odstránenú položku používajú, odstránená položka zostane súčasťou záznamu dovtedy, kým ju nezmeníte. Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť má sklad v meste A, ktorý však potom predá. Ak zo zoznamu skladov odstránite položku „Mesto A“, v tabuľke sa položka „Mesto A“ bude zobrazovať dovtedy, kým tieto hodnoty nezmeníte.

Odstránenie údajov z vyhľadávacieho poľa

  1. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení.

  2. V hornej časti mriežky návrhu vyberte vyhľadávacie pole.

  3. V dolnej časti mriežky návrhu kliknite na kartu Vyhľadávanie a nájdite vlastnosti Typ zdroja riadkov a Zdroj riadkov.

    Pri vlastnosti Typ zdroja riadkov by sa mala zobrazovať možnosť Tabuľka/Dotaz a vlastnosť Zdroj riadkov musí obsahovať dotaz, ktorý odkazuje na tabuľku alebo iný dotaz. Dotazy na vyhľadávacie polia sa vždy začínajú slovom Select.

    Dotaz Select zvyčajne (no nie vždy) používa túto základnú syntax: SELECT [názov_tabuľky_alebo_dotazu].[názov_poľa] FROM [názov_tabuľky_alebo_dotazu].

    V tomto prípade dotaz obsahuje dve klauzuly (SELECT a FROM). Prvá klauzula odkazuje na tabuľku a na pole v tejto tabuľke, no druhá klauzula odkazuje len na tabuľku. Nezabudnite: Klauzula FROM vždy obsahuje názov zdrojovej tabuľky alebo dotazu. Klauzuly SELECT nemusia vždy obsahovať názov tabuľky alebo dotazu, no vždy obsahujú názov minimálne jedného poľa. Všetky klauzuly FROM však musia odkazovať na tabuľku alebo dotaz.

  4. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

    • Ak dotaz vo vyhľadávacom poli odkazuje na ďalší dotaz, kliknite na tlačidlo zostaviť (na karte údaje v hárku vlastností kliknite na položku Tlačidlo zostavovača ďalej) a otvorte dotaz v návrhovom zobrazení. Poznačte si názov tabuľky, ktorá sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazov, a potom pokračujte krokom 5.

    • Ak dotaz vo vyhľadávacom poli odkazuje na tabuľku, poznačte si názov tabuľky a potom pokračujte krokom 5.

  5. Otvorte zdrojovú tabuľku v údajovOm zobrazení.

  6. Nájdite pole obsahujúce údaje použité vo vyhľadávacom zozname a potom upravte tieto údaje podľa potreby.

Na začiatok stránky

Vplyv typov údajov na spôsob zadávania údajov

Pri navrhovaní tabuľky databáz vyberiete typ údajov pre každé pole v tejto tabuľke, proces, ktorý pomáha zabezpečiť presnejšie zadávanie údajov.

Zobrazenie typov údajov

Vykonajte jednu z nasledovných činností:

Používanie údajového zobrazenia

  1. Otvorte tabuľku v údajovom zobrazení.

  2. Na karte polia v skupine Formátovanie si pozrite hodnotu v zozname Typ údajov. Hodnota sa zmení pri umiestnení kurzora do rôznych polí v tabuľke:

    Zoznam typov údajov

Použitie návrhového zobrazenia

  1. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení.

  2. Pozrite si mriežku návrhu. V hornej časti mriežky sa zobrazuje názov a typ údajov každého poľa tabuľky.

    Polia v návrhovom zobrazení

Vplyv typov údajov na zadávanie údajov

Typ údajov, ktorý ste nastavili pre každé pole tabuľky, poskytuje prvú úroveň kontroly nad tým, aký typ údajov je povolený do poľa. V niektorých prípadoch, ako je napríklad dlhé textové pole, môžete zadať všetky požadované údaje. V iných prípadoch, ako je napríklad pole typu Automatické číslovanie, nastavenie typu údajov pre pole zabraňuje zadávaniu akýchkoľvek informácií vôbec. V nasledujúcej tabuľke sú uvedené typy údajov, ktoré Access poskytuje, a popisujú, ako ovplyvňujú zadávanie údajov.

Ďalšie informácie nájdete v téme typy údajov v počítačových databázaCh Accessu a Úprava alebo zmena nastavenia typu údajov pre pole.

Typ údajov

Vplyv na zadávanie údajov

Krátky text

V Accesse 2013 a novších verziách sa typ údajov Text premenoval na Krátky text.

Polia s krátkym textom akceptujú textové alebo číselné znaky vrátane oddelených zoznamov položiek. Textové pole akceptuje menší počet znakov, ako je napríklad pole Long text – od 0 do 255 znakov. V niektorých prípadoch môžete pomocou funkcie konverzie vykonávať výpočty na základe údajov v krátkom textovom poli.

Dlhý text

Poznámka: Ak sa začína v Accesse 2013, typy údajov Memo boli premenované na dlhý text.

V tomto type poľa môžete zadať veľké množstvo textových a číselných údajov až do 64 000 znakov. Pole tiež nastavíte na podporu formátovania RTF, môžete použiť typy formátovania, ktoré bežne nájdete v programoch na spracovanie textu, ako je napríklad Word. Môžete napríklad použiť rôzne písma a veľkosti písma na konkrétne znaky v texte a nastaviť ich ako tučné písmo alebo kurzívu a tak ďalej. K údajom môžete pridať aj značky HTML (Hypertext Markup Language). Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie alebo pridanie poľa pre text typu RTF.

Polia typu Long text okrem toho obsahujú vlastnosť s názvom iba pripojiť. Keď túto vlastnosť povolíte, môžete pridať nové údaje do dlhého textového poľa, ale nie je možné zmeniť existujúce údaje. Táto funkcia je určená na použitie v aplikáciách, ako sú napríklad databázy sledovania problémov, kde možno bude potrebné zachovať trvalý záznam, ktorý zostane nezameniteľný. Keď umiestnite kurzor do dlhého textového poľa so zapnutou vlastnosťou pripojiť iba , predvolene sa text v poli prestane zobrazovať. V texte nie je možné použiť žiadne formátovanie ani iné zmeny.

Podobne ako krátke textové polia môžete tiež spustiť konverzné funkcie voči údajom v poli dlhého textu.

Číslo

Do tohto typu poľa môžete zadať len čísla a na hodnoty v poli typu Number môžete vykonávať výpočty.

Veľké číslo

Poznámka: typy údajov veľké číslo sú k dispozícii len v verzii programu Access pre predplatné na Office 365.

Do tohto typu poľa môžete zadať iba čísla a na hodnoty v poli veľké číslo môžete vykonávať výpočty.

Ďalšie informácie nájdete v téme Používanie typu údajov Veľké číslo.

Dátum a čas

Do tohto typu poľa môžete zadať len dátumy a časy. 

Môžete nastaviť vstupnú masku pre pole (rad doslovných a zástupných znakov, ktoré sa zobrazia pri výbere poľa), musíte zadať údaje do polí a formát, ktorý maska poskytuje. Ak napríklad zobrazíte masku, napríklad MMM_DD_YYYY, musíte zadať ZKÚ 11 2017 v rámci poskytnutých priestorov. Nie je možné zadať celý názov mesiaca alebo hodnotu s dvoma číslicami roka. Ďalšie informácie nájdete v téme ovládanie formátov zadávania údajov pomocou vstupných masiek.

Ak nevytvoríte vstupnú masku, môžete zadať hodnotu pomocou ľubovoľného platného formátu dátumu alebo času. Môžete napríklad zadať 11 Oct. 2017, 10/11/17, október 11, 2017 atď.

Na pole môžete použiť aj formát zobrazenia. Ak sa v tomto prípade nenachádza žiadna vstupná maska, môžete zadať hodnotu v takmer akomkoľvek formáte, ale Access zobrazí dátumy v súlade s formátom zobrazenia. Môžete napríklad zadať 10/11/2017, ale formát zobrazenia môže byť nastavený tak, aby sa zobrazila hodnota ako 11-Oct-2017.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie dnešného dátumu.

Mena

Do tohto typu poľa môžete zadať len hodnoty meny. Taktiež nemusíte manuálne zadať symbol meny. V Accesse sa predvolene používa symbol meny (¥, £, $ atď.), ktoré sú uvedené v miestnych nastaveniach Windowsu. Tento symbol meny môžete zmeniť tak, aby v prípade potreby odrážal inú menu.

Automatické číslovanie

Údaje v tomto type poľa nie je možné zadávať ani meniť. Access zvýši hodnoty v poli typu Automatické číslovanie pri každom pridaní nového záznamu do tabuľky.

Vypočítavané

Údaje v tomto type poľa nie je možné zadávať ani meniť. Výsledky tohto poľa sú určené výrazom, ktorý definujete. Access aktualizuje hodnoty vo vypočítavanom poli pri každom pridaní alebo úprave nového záznamu do tabuľky.

Áno/Nie

Keď kliknete na pole, ktoré je nastavené na tento typ údajov, v programe Access sa v závislosti od spôsobu formátovania poľa zobrazí buď začiarkavacie políčko alebo rozbaľovací zoznam. Ak naformátujete pole tak, aby sa zobrazil zoznam, môžete v zozname vybrať možnosť Áno alebo nie, true alebo Falsealebo Zapnúť alebo VYP , a to opäť v závislosti od formátu použitého v poli. Hodnoty v zozname nie je možné zadávať ani meniť hodnoty v zozname priamo z formulára alebo tabuľky.

Objekt OLE

Tento typ poľa sa používa v prípade, ak chcete zobraziť údaje zo súboru vytvoreného v inom programe. Môžete napríklad zobraziť textový súbor, excelový graf alebo PowerPointovú snímku v poli objekt OLE.

Prílohy poskytujú rýchlejší, jednoduchší a flexibilnejší spôsob zobrazenia údajov z iných programov.

Hyperlink

Do tohto typu poľa môžete zadať ľubovoľné údaje a program Access ho zalomí vo webovej adrese. Ak napríklad do poľa zadáte hodnotu, program Access prečiarkne text s http://www.your_text. com. Ak zadáte platnú webovú adresu, prepojenie bude fungovať. V opačnom prípade sa v prepojení zobrazí chybové hlásenie.

Úprava existujúcich hypertextových prepojení môže byť tiež zložitá, pretože kliknutím na pole hypertextového prepojenia myšou spustíte prehliadač a prejdete na lokalitu zadanú v prepojení. Ak chcete upraviť pole hypertextového prepojenia, vyberte susediace pole, pomocou klávesu TAB alebo klávesov so šípkami presuňte zameranie na pole hypertextové prepojenie a potom stlačte kláves F2, čím povolíte úpravy.

Príloha

Na tento typ poľa môžete priložiť údaje z iných programov, ale nie je možné zadať ani inak zadávať text alebo číselné údaje.

Ďalšie informácie nájdete v téme Priloženie súborov a grafických objektov do záznamov v databáze.

Sprievodca vyhľadávaním

Sprievodca vyhľadávaním nie je typom údajov. Namiesto toho použijete sprievodcu na vytvorenie dvoch typov rozbaľovacích zoznamov: zoznamov hodnôt a vyhľadávacích polí. Zoznam hodnôt používa oddelený zoznam položiek, ktoré zadáte manuálne, keď použijete Sprievodcu vyhľadávaním. Tieto hodnoty môžu byť nezávislé od ostatných údajov alebo objektov v databáze.

Vo vyhľadávacom poli sa naopak používa dotaz na načítanie údajov z jednej alebo viacerých iných tabuliek v databáze. Vyhľadávacie pole potom zobrazí údaje z rozbaľovacieho zoznamu. Sprievodca vyhľadávaním predvolene nastaví pole tabuľky na typ údajov Number.

Môžete pracovať s vyhľadávacími poľami priamo v tabuľkách a tiež vo formulároch a zostavách. Hodnoty vo vyhľadávacom poli sa predvolene zobrazujú v type ovládacieho prvku zoznamu s názvom rozbaľovacie pole – zoznam s rozbaľovacou šípkou:

Prázdny vyhľadávací zoznam

Ak chcete zobraziť ďalšie položky, môžete použiť aj zoznam, v ktorom sa zobrazuje niekoľko položiek s posúvačom:

Základný ovládací prvok zoznam vo formulári

V závislosti od toho, ako nastavíte vyhľadávacie pole a rozbaľovacie pole, môžete upraviť položky v zozname a pridať položky do zoznamu tak, že vypnete vlastnosť limit na zoznam vyhľadávacieho poľa.

Ak nemôžete priamo upraviť hodnoty v zozname, budete musieť pridať alebo zmeniť údaje v preddefinovanom zozname hodnôt alebo v tabuľke, ktorá slúži ako zdroj vyhľadávacieho poľa.

Po vytvorení vyhľadávacieho poľa môžete tiež nastaviť, aby podporoval viaceré hodnoty. Keď tak urobíte, výsledný zoznam zobrazí začiarkavacie políčko vedľa každej položky zoznamu a v prípade potreby môžete vybrať alebo vymazať ľubovoľný počet položiek. Na tomto obrázku je znázornený typický zoznam s viacerými hodnotami:

Zoznam začiarkavacích políčok

Informácie o vytváraní vyhľadávacích polí s viacerými hodnotami a používaní výsledných zoznamov nájdete v téme Vytvorenie alebo odstránenie poľa s viacerými hodnotami.

Na začiatok stránky

Vplyv vlastností poľa tabuľky na spôsob zadávania údajov

Okrem princípov návrhu, ktoré upravujú štruktúru databázy a typy údajov, ktoré určujú, čo môžete zadať do daného poľa, môžu niektoré vlastnosti poľa ovplyvniť aj spôsob zadávania údajov do Accessovej databázy.

Zobrazenie vlastností poľa tabuľky

Access poskytuje dva spôsoby zobrazenia vlastností poľa tabuľky.

V údajovom zobrazení

  1. Otvorte tabuľku v údajovom zobrazení.

  2. Ak chcete zobraziť vlastnosti jednotlivých polí tabuľky, kliknite na kartu polia a použite ovládacie prvky v skupine Formátovanie .

V návrhovom zobrazení

  1. Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení.

  2. V dolnej časti mriežky kliknite na kartu Všeobecné , ak ešte nie je vybratá.

  3. Ak chcete zobraziť vlastnosti vyhľadávacieho poľa, kliknite na kartu vyhľadávanie .

Ako ovplyvní zadávanie údajov vlastnosti

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené vlastnosti, ktoré majú najväčší vplyv na zadávanie údajov, a vysvetľuje, ako ovplyvňujú zadávanie údajov.

Vlastnosť

Umiestnenie v mriežke návrhu tabuľky

Možné hodnoty

Správanie pri pokuse o zadávanie údajov

Veľkosť poľa

Karta Všeobecné

0-255

Obmedzenie počtu znakov sa vzťahuje len na polia nastavené na typ údajov text. Ak sa pokúsite zadať viac ako zadaný počet znakov, pole sa zníži.

Povinné

Karta Všeobecné

Áno/Nie

Pri zapnutí Táto vlastnosť vynúti zadanie hodnoty do poľa a Access vám neumožní uložiť všetky nové údaje, kým nevyberiete povinné pole. Ak je vypnuté, pole bude prijímať hodnoty null, čo znamená, že pole zostane prázdne.

Nulová hodnota nie je to isté ako nulová hodnota. Nula je číslica a hodnota null je chýbajúca, Nedefinovaná alebo neznáma hodnota.

Povoliť reťazce s nulovou dĺžkou

Karta Všeobecné

Áno/Nie

Po zapnutí môžete zadať reťazce s nulovou dĺžkou – reťazce, ktoré neobsahujú žiadne znaky. Ak chcete vytvoriť reťazec s nulovou dĺžkou, zadáte do poľa dvojicu dvojitých úvodzoviek ("").

Indexované

Karta Všeobecné

Áno/Nie

Pri indexovaní poľa tabuľky Access zabraňuje v pridávaní duplicitných hodnôt. Môžete tiež vytvoriť index z viacerých polí. Ak to urobíte, môžete hodnoty duplikovať v jednom poli, nie však v oboch poliach.

Vstupná maska

Karta Všeobecné

PredDefinované alebo vlastné množiny textových a zástupných znakov

Vstupná maska vás núti zadávať údaje do preddefinovaného formátu. Masky sa zobrazia pri výbere poľa v tabuľke alebo ovládacieho prvku vo formulári. Predpokladajme napríklad, že kliknete na pole dátumu a zobrazí sa táto množina znakov: MMM – DD – rrrr. To je vstupná maska. Núti vás zadávať hodnoty mesiaca ako skratky s troma písmenami, ako je napríklad OCT, a hodnota roka ako štyri číslice, napríklad OCT-15-2017.

Vstupné masky určujú spôsob zadávania údajov, nie spôsob, akým Access ukladá alebo zobrazuje tieto údaje.

Ďalšie informácie nájdete v téme ovládanie formátov zadávania údajov pomocou vstupných masiek a formátovanie poľa dátumu a času.

Obmedziť na zoznam

Karta vyhľadávanie

Áno/Nie

ZaPína alebo vypína zmeny položiek vo vyhľadávacom poli. Používatelia sa niekedy pokúšajú zmeniť položky vo vyhľadávacom poli manuálne. Ak program Access zabráni v zmene položiek v poli, táto vlastnosť je nastavená na možnosť Áno. Ak je táto vlastnosť povolená a potrebujete zmeniť položky v zozname, musíte otvoriť zoznam (Ak chcete upraviť zoznam hodnôt) alebo tabuľku obsahujúcu zdrojové údaje pre zoznam (Ak chcete upraviť vyhľadávacie pole) a zmeniť hodnoty tam.

Povoliť úpravy zoznamu hodnôt

Karta vyhľadávanie

Áno/Nie

ZaPína alebo vypína príkaz Upraviť položky zoznamu pre zoznamy hodnôt, nie však pre vyhľadávacie polia. Ak chcete tento príkaz povoliť pre vyhľadávacie polia, zadajte platný názov formulára do vlastnosti formulár na úpravu položiek zoznamu . Príkaz povoliť úpravy zoznamu hodnôt sa zobrazí v kontextovej ponuke, ktorú otvoríte kliknutím pravým tlačidlom myši na ovládací prvok zoznamu alebo rozbaľovacieho poľa. Keď spustíte príkaz, zobrazí sa dialógové okno Úprava položiek zoznamu . Ak zadáte názov formulára vo vlastnosti formulár na úpravu položiek zoznamu , Access tento formulár spustí namiesto zobrazenia dialógového okna.

Môžete spustiť príkaz Upraviť položky zoznamu zo zoznamu a ovládacích prvkov rozbaľovacieho poľa umiestnených vo formulároch a z ovládacích prvkov rozbaľovacieho poľa nachádzajúcich sa v tabuľkách a množinách výsledkov dotazu. Formuláre sa musia otvoriť v návrhovom zobrazení alebo v zobrazení Prehľadávať. tabuľky a množiny výsledkov dotazu sa musia otvoriť v údajovom zobrazení.

Formulár na úpravu položiek zoznamu

Karta vyhľadávanie

Názov formulára na zadávanie údajov

Ak zadáte názov formulára na zadávanie údajov ako hodnotu v tejto vlastnosti tabuľky, tento formulár sa otvorí, keď používateľ spustí príkaz Upraviť položky zoznamu . V opačnom prípade sa dialógové okno Úprava položiek zoznamu zobrazí, keď používatelia spustia príkaz.

Na začiatok stránky

Použitie kaskádových aktualizácií na zmenu hodnôt primárneho a cudzieho kľúča

Niekedy možno budete musieť aktualizovať hodnotu hlavného kľúča. Ak použijete tento hlavný kľúč ako cudzí kľúč, zmeny môžete automaticky aktualizovať cez všetky podriadené inštancie cudzieho kľúča.

Ako pripomenutie je primárnym kľúčom hodnota, ktorá jednoznačne identifikuje každý riadok (záznam) v tabuľke databázy. Cudzí kľúč je stĺpec, ktorý sa zhoduje s hlavným kľúčom. Cudzie kľúče zvyčajne bývajú v iných tabuľkách a umožňujú vytvoriť vzťah (prepojenie) medzi údajmi v tabuľkách.

Predpokladajme napríklad, že používate identifikačné číslo produktu ako hlavný kľúč. Jedno číslo ID jednoznačne identifikuje jeden produkt. Toto identifikačné číslo môžete použiť aj ako cudzí kľúč v tabuľke údajov objednávky. Týmto spôsobom môžete nájsť všetky objednávky, ktoré sa týkajú jednotlivých produktov, pretože vždy, keď niekto umiestni objednávku pre daný produkt, ID sa stane súčasťou objednávky.

Niekedy sa zmenia tieto identifikačné čísla (alebo iné typy primárnych kľúčov). Keď to urobíte, môžete zmeniť hodnotu hlavného kľúča a zmeniť ich tak, aby sa automaticky kaskády premenili na všetky súvisiace podriadené záznamy. Toto správanie povolíte zapnutím referenčnej integrity a kaskádových aktualizácií medzi dvomi tabuľkami.

ZaPamätajte si tieto dôležité pravidlá:

  • Môžete povoliť kaskádové aktualizácie len pre polia hlavného kľúča nastavené na typy údajov text alebo Number. Nie je možné použiť kaskádové aktualizácie pre polia nastavené na typ údajov Automatické číslovanie.

  • Môžete povoliť kaskádové aktualizácie iba medzi tabuľkami s vzťahom typu "one-to-many".

Ďalšie informácie o vytváraní vzťahov. Pozrite si tému Sprievodca vzťahmi tabuliek a Vytvorenie, úprava alebo odstránenie vzťahu.

Nasledujúce postupy prechádzajú ruka v ruke a vysvetľujú, ako najprv vytvoriť vzťah, a potom Povoliť kaskádové aktualizácie pre daný vzťah.

Vytvorenie vzťahu

  1. Na karte Databázové nástroje v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku Vzťahy.

  2. Na karte návrh v skupine vzťahy kliknite na položku Zobraziť tabuľku.

  3. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky vyberte kartu tabuľky , vyberte tabuľky, ktoré chcete zmeniť, kliknite na položku Pridaťa potom na položku zatvorenie.

    Ak chcete vybrať viacero tabuliek, môžete stlačiť kláves SHIFT, prípadne môžete každú tabuľku pridať samostatne. Vyberte iba tabuľky na stranách vzťahu "One" a "many".

  4. V okne vzťahy presuňte hlavný kľúč z tabuľky na strane vzťahu "One" a presuňte ho do poľa cudzieho kľúča tabuľky na strane vzťahu "many".

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava vzťahov. Nasledujúci obrázok znázorňuje dialógové okno:

    Dialógové okno Úprava vzťahov s existujúcim vzťahom

  5. Začiarknite políčko zabezpečiť referenčNú integritu a kliknite na položku vytvoriť.

Povolenie kaskádových aktualizácií v primárnych kľúčoch

  1. Na karte Databázové nástroje v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku Vzťahy.

  2. Zobrazí sa okno vzťahy a zobrazia sa spojenia (zobrazené ako spojovacie čiary) medzi tabuľkami v databáze. Na nasledujúcom obrázku je znázornený typický vzťah:

  3. Kliknite pravým tlačidlom myši na spojenie medzi nadradenými a podriadenými tabuľkami a kliknite na položku Upraviť vzťah.

    Vzťah medzi dvoma tabuľkami

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava vzťahov. Nasledujúci obrázok znázorňuje dialógové okno:

    Dialógové okno Úprava vzťahov

  4. Vyberte položku kaskádOvá aktualizácia súvisiacich polí, skontrolujte, či je začiarknuté políčko zabezpečiť referenčnú integritu , a potom kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Prečo sa zdá, že ID čísla vynechali číslo

Keď vytvoríte pole, ktoré je nastavené na typ údajov Automatické číslovanie, Access automaticky vygeneruje hodnotu pre toto pole v každom novom zázname. Hodnota sa predvolene zvýši tak, aby každý nový záznam dostal ďalšie dostupné poradové číslo. Účelom typu údajov Automatické číslovanie je poskytnúť hodnotu, ktorá je vhodná na použitie ako hlavný kľúč. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie, nastavenie, zmena alebo odstránenie hlavného kľúča.

Keď odstránite riadok z tabuľky, ktorá obsahuje pole, ktoré je nastavené na typ údajov Automatické číslovanie, hodnota v poli typu Automatické číslovanie pre daný riadok sa nepoužije vždy automaticky. Z tohto dôvodu číslo, ktoré program Access generuje, nemusí byť číslo, ktoré očakávate, a medzery sa môžu zobraziť v sekvencii IDENTIFIKAČNÝch čísel – Toto je návrh. Mali by ste sa spoľahnúť iba na jedinečnosť hodnôt v poli typu Automatické číslovanie a nie na ich postupnosť.

Na začiatok stránky

Hromadná aktualizácia údajov pomocou dotazov

Pridať, aktualizovať a odstrániť dotazy sú účinným spôsobom, ako pridať, zmeniť alebo odstrániť záznamy hromadne. Okrem toho sú hromadné aktualizácie jednoduchšie a efektívnejšie, aby sa vykonali pri používaní správnych princípov návrhu databázy. Používanie dotazu append, Update alebo Delete môže byť časovým šetričom, pretože dotaz môžete použiť aj znova.

Dôležité    Pred použitím týchto dotazov si zálohujte údaje. Ak máte zálohu na ruke, môžete rýchlo opraviť prípadné chyby, ktoré by vás mohli nechtiac urobiť.

Pripojenie dotazov    Používa sa na pridanie viacerých záznamov do jednej alebo viacerých tabuliek. Jedným z najčastejších použití pripájacieho dotazu je pridanie skupiny záznamov z jednej alebo viacerých tabuliek v zdrojovej databáze do jednej alebo viacerých tabuliek v cieľovej databáze. Predpokladajme napríklad, že získate nových zákazníkov a databázu obsahujúcu tabuľku s informáciami o týchto zákazníkoch. Ak neChcete, aby sa nové údaje zadávali manuálne, môžete ho pridať do príslušnej tabuľky alebo tabuliek v databáze. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie záznamov do tabuľky pomocou pripájacieho dotazu.

Aktualizačné dotazy    Používa sa na pridanie, zmenu alebo odstránenie časti (ale nie všetky) mnohých existujúcich záznamov. Môžete si ich predstaviť ako výkonný formulár dialógového okna Hľadanie a nahradenie. Zadáte kritérium Select (hrubý ekvivalent hľadaného reťazca) a kritérium aktualizácie (hrubý ekvivalent náhradného reťazca). Na rozdiel od dialógového okna môže aktualizácia dotazov prijímať viaceré kritériá, povoliť aktualizáciu veľkého počtu záznamov v jednom prechode a povoliť zmenu záznamov vo viacerých tabuľkách. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie a spustenie aktualizačného dotazu.

Odstránenie dotazov    Ak chcete rýchlo odstrániť veľa údajov alebo odstrániť množinu údajov v pravidelných intervaloch, odstránenie je užitočné, pretože dotazy umožňujú určiť kritériá na rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme spôsoby pridávania, upravovania a odstraňovania záznamov.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×