Office
Prihlásenie

Konfigurácia funkcií politiky správy informácií

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Správcovia lokality majú prístup ku všetkým alebo niektorým z nasledujúcich funkcií v závislosti od toho, ktoré funkcie správy informácií im boli v centrálnej správe povolené. Okrem toho môžete mať k dispozícii ďalšie vlastné funkcie, ktoré boli vytvorené špeciálne pre vašu organizáciu.

Čo chcete urobiť?

Otvorte stránku Úprava politiky

Informácie o funkcii politiky menovky

Pridanie označenia do politiky

Pridanie politiky auditovania udalostí

Pridanie čiarových kódov do politiky

Pridanie funkcie politiky uchovávania údajov a uplynutia platnosti položky do politiky

Otvorenie stránky Úprava politiky

Máte prístup k stránke Úprava politiky buď z politiky kolekcie lokality alebo politiku, ktorá bola pridaná do typu obsahu lokality.

Otvorenie stránky Úprava politiky pre politiku kolekcie lokality

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokality kliknite na ponuku Akcie lokality, ukážte na položku Nastavenie lokality a potom kliknite na položku Upraviť všetky nastavenia lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku politiky kolekcie lokality.

  3. Vyberte politiku, ktorej funkcie chcete konfigurovať.

Otvorenie stránky Úprava politiky pre politiku typu obsahu

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokality kliknite na ponuku Akcie lokality, ukážte na položku Nastavenie lokality a potom kliknite na položku Upraviť všetky nastavenia lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti galérie kliknite na položku typy obsahu lokality.

  3. Vyberte typ obsahu, ktorý bol politike priradený a potom kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

  4. Kliknite na položku definovať politiku otvorte stránku Úprava politiky pre daný typ obsahu.

Na začiatok stránky

Informácie o funkcii politiky menovky

Funkcia Politika menovky umožňuje správcom lokalít vytvárať jednotné menovky pre dokumenty systému produktov systém Microsoft Office 2007. Menovky sú užitočné pre zabezpečenie, aby sa informácie o vlastnostiach dokumentu pripojili k dokumentu pri tlačení dokumentu. Do menovky možno zaradiť vlastnosti položiek ukladaných v stĺpcoch, napríklad názov súboru, meno autora, dátum vytvorenia, stav, názov projektu a informácie o časovom pláne.

Na základe predvoleného nastavenia označenia sa zobrazia v hlavičke dokumentu; však koncových používateľov môžete vložiť označenie kdekoľvek v dokumente pomocou karty Vložiť v programoch Office, verzia 2007, napríklad Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 a Microsoft Office PowerPoint 2007. Menovky sa použijú pre všetky dokumenty, na ktoré sa použije túto politiku.

Správcovia politiky môžu určiť nasledovné atribúty menoviek:

  • Aké informácie, ktoré chcete zahrnúť do menovky, napríklad metaúdaje definované v stĺpcoch položiek, ako aj naprogramovaným textu a formátovania znakov. Menovky môžu obsahovať až desať odkazov na stĺpce, z ktorých každá môže mať najviac 255 znakov.

  • Formát menovky, vrátane jej celkovej výšky a šírky, štýlu textu, typu a veľkosti písma, zlomov riadkov a tabulátorov. Menovka má predvolenú výšku 1 palec, ale výška môže byť nastavená v rozsahu 0,25 palca až 20 palcov. Šírka menovky môže byť v rozsahu 0,25 palca až 20 palcov. Text menovky je vždy zarovnaný na stred menovky.

  • Výber, či programy balíka Office, verzia 2007 budú vyzývať koncových používateľov, aby menovku vložili pred uložením alebo vytlačením dokumentu alebo či možno menovku manuálne pridať podľa vlastného uváženia koncového používateľa. Používatelia tiež môžu podľa potreby menovku z dokumentu odstrániť.

  • Výber, či sa obsah nálepky zamkne po prvom pridaní nálepky do dokumentu alebo či sa môže aktualizovať pri zmene informácií v stĺpcoch. Menovky sa zamknú len vtedy, keď obsahujú všetky požadované metaúdaje.

Na začiatok stránky

Pridanie menoviek do politiky

  1. Otvorte stránku Úprava politiky pre politiku, do ktorej chcete pridať označenia.

  2. Na stránke Úprava politiky v časti menovky kliknite na položku Povoliť menovky.

  3. Ak chcete zabezpečiť, aby sa menovka vždy pridala do dokumentu, vyberte políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie menovky.

    Poznámka: Všetky nastavenia budú platiť pre celú menovku. Aby sta text správne zobrazoval, bude možno potrebné upraviť buď formátovanie textu alebo veľkosť menovky.

    Začiarknutie tohto políčka zrušte, ak je politika menovky voliteľná a ak chcete, aby koncoví používatelia manuálne vkladali menovku do svojich dokumentov.

  4. Ak chcete menovku zamknúť, aby sa nemohla zmeniť, ani keď sa informácie v stĺpcoch zmenia, vyberte políčko Zabrániť zmenám menoviek po ich pridaní.

    Ak chcete umožniť zmeny menovky pri zmene nastavenia v stĺpcoch, zrušte začiarknutie tohto políčka.

  5. Do poľa Formát menovky zadajte text menovky, tak ako sa má zobraziť.

    • Zadajte názvy stĺpcov, ktoré chcete v menovke zobraziť, v poradí, v akom sa majú v menovke zobraziť. Uveďte názvy stĺpcov do zložených zátvoriek ({}) tak, ako je to na stránke uvedené.

    • Podľa potreby môžete zadať identifikátor stĺpca mimo zátvoriek, ako je to uvedené v príklade na stránke.

    • Ak chcete pridať zlom riadka do menovky, zadajte znaky \n v poli menovky na miesto zlomu riadku.

    • Ak chcete pridať tabulátor, zadajte znaky \t v poli menovky na požadované miesto odsadenia textu.

  6. V časti Vzhľad vyberte formátovanie textu menovky. Uistite sa, že použijete typ a veľkosť písma, ktoré budú k dispozícii v počítačoch koncových používateľov. Veľkosť písma ovplyvní aj množstvo textu, ktoré sa v menovke zobrazí.

  7. V časti Veľkosť menovky zadajte výšku a šírku menovky. Výška menovky môže byť v rozsahu 0,25 až 20 palcov a šírka menovky môže byť v rozsahu 0,25 až 20 palcov. Text menovky je v poli menovky vždy zarovnaný na stred.

  8. Ak chcete zobraziť ukážku menovky, kliknite na tlačidlo Obnoviť.

    Uistite sa, že text odpovedá zadanej výške a šírke menovky. Text, ktorý je príliš veľký, sa v menovke nezobrazí.

    Poznámka: V ukážke sa nezobrazujú samotné hodnoty stĺpcov.

  9. Kliknutím na tlačidlo OK použijete funkciu menovky pre politiku.

Riešenie problémov s menovkami

Ak chcete zabezpečiť, aby sa menovky vytlačili správne, skontrolujte nasledovné vlastnosti:

  • Všetky stĺpce uvedené vo formáte menovky existujú v knižnici dokumentov.

  • Obsah menovky nie je dlhší ako dĺžka menovky.

  • Formátovanie textu (napríklad štýl typu písma) je platné. Ak parametre formátovania nie sú platné alebo odkazujú na typy písma, ktoré neexistujú v systéme klienta, menovka sa vytvorí, ale použije predvolené hodnoty formátovania.

Ak nie sú zadané niektoré metaúdaje, ktoré sú aktuálne pre menovku požadované, zobrazí sa dialógové okno s oznámením, že niektoré metaúdaje pre menovku chýbajú. Používatelia môžu prejsť do informačného panela dokumentu a vyplniť chýbajúce metaúdaje.

Na začiatok stránky

Pridanie auditovania udalostí do politiky

Funkcia auditovania politiky kolekcie lokality umožňuje spoločnostiam vytvárať a analyzovať kontrolný záznam pre dokumenty a položky zoznamov iných ako dokumenty, napríklad zoznamy úloh, zoznamy problémov, diskusné skupiny a kalendáre. Táto funkcia poskytuje denník auditu, ktorý zaznamenáva udalosti, napríklad dátum zobrazenia, upravenia, publikovania obsahu, atď. Keď je auditovanie v politike povolené, správcovia politiky môžu zobrazovať údaje auditu v zostavách použitia politiky vo formáte programu Excel, ktoré sumarizujú aktuálne používanie. Každú zostavu si môžete prezrieť, aby ste zistili, ako sa informácie v organizácii používajú. Zostavy denníkov auditu umožňujú organizáciám preverovať a dokumentovať dodržiavanie predpisov alebo pátrať po možných porušeniach.

Denník auditu zaznamenáva nasledujúce informácie:

  • Názov udalosti.

  • Dátum a čas udalosti.

  • Názov systému používateľa, ktorý akciu vykonal.

  • Otvorte stránku Úprava politiky pre politiku, do ktorej chcete pridať kontrola.

  • Na stránke Úprava politiky v časti auditovanie, začiarknite políčko Povoliť auditovanie a potom začiarknite políčka vedľa udalostí, ktoré chcete zachovať auditu pre.

  • Kliknutím na tlačidlo OK použijete funkciu auditovania pre politiku.

Po zapnutí auditovanie udalosti týkajúce sa položiek, ktoré sú zahrnuté do tejto politiky sa uvedú v denníku. Ak chcete zobraziť auditu denníky na stránke Nastavenie lokality kliknite na položku zostavy denníka auditu, a potom vyberte správy, ktoré ste nastavili.

Poznámka: Auditovanie poskytuje informácie o tom, kedy bola položka zmenená, ale neposkytuje informácie, čo sa zmenilo. Preto sa nemôže považovať za nástroj na sledovanie verzií dokumentov alebo nástroj na zálohovanie.

Na začiatok stránky

Pridanie čiarových kódov do politiky

Čiarové kódy sú obzvlášť užitočné pre správu fyzických záznamov, pretože poskytujú spôsob sledovania iných ako digitálnych aktív (napríklad tlačených dokumentov) a fyzických položiek (napríklad produktov, prototypov a počítačového hardvéru). Na rozdiel od menoviek čiarové kódy nezobrazujú informácie o položke, takže citlivé informácie môžu byť bezpečne uložené online a priradené výtlačkom alebo fyzickým položkám bez odhalenia informácií.

Keď sú ako súčasť politiky povolené čiarové kódy, pridajú sa do vlastností dokumentu a zobrazia sa v oblasti hlavičky dokumentu, v ktorom je čiarový kód použitý. Rovnako ako označenia je možné manuálne odstrániť z dokumentu aj čiarové kódy.

Môžete určiť, či používatelia budú vyzvaní pri tlačení a ukladaní položky na zaradenie čiarového kódu alebo či sa musí čiarový kód vložiť manuálne na karte Vložiť v programoch balíka Office, verzia 2007.

Politika čiarových kódov generuje čiarové kódy podľa normy Code 39. Každý obrázok čiarového kódu obsahuje pod symbolom čiarového kódu text predstavujúci hodnotu čiarového kódu. To poskytuje možnosť použitia údajov čiarového kódu aj vtedy, keď hardvér na skenovanie čiarového kódu nie je k dispozícii. Používatelia môžu zadať číslo čiarového kódu manuálne do poľa pre vyhľadávanie v programoch Microsoft Office SharePoint Server 2007, a tak vyhľadať položky v lokalite.

  1. Na stránke Úprava politiky v časti čiarové kódy vyberte položku Povoliť čiarové kódy.

  2. Ak chcete, aby sa používateľom zobrazovala výzva na vloženie týchto čiarových kódov do dokumentov, začiarknite políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie čiarového kódu .

  3. Kliknutím na tlačidlo OK použijete funkciu čiarových kódov pre politiku.

Na začiatok stránky

Pridanie funkcií na uchovanie položiek a uplynutie ich platnosti do politiky

Keď je politika uplynutia platnosti povolená, prehľadáva kolekciu lokality, aby zistila položky, pre ktoré uplynulo obdobie uchovávania. Čo sa s takými položkami stane, závisí od toho, ako je v systéme nastavené zaobchádzanie s položkami po uplynutí obdobia uchovávania. Položky sa môžu napríklad presunúť do koša, môže sa spustiť tok činností po uplynutí platnosti alebo sa môže vykonať vlastný proces.

Politika uplynutia platnosti sa povolí aj nastavením obdobia uchovávania, ako aj nastavením akcie uplynutia platnosti.

  1. Otvorte stránku Úprava politiky pre politiku, do ktorej chcete nastaviť položku politiky uchovávania údajov a uplynutia platnosti.

  2. Na stránke Úprava politikyUplynutia platnosti povolenie začiarknite políčko zistiť, ako sa zbaviť obsah, ktorý spravuje túto politiku.

  3. Ak chcete zadať, kedy sa v dokumentoch nastaví skončenie ich doby platnosti, vyberte možnosť doby uchovávania. To sa môže vyjadriť aj samostatným tokom činností alebo vlastným vzorcom pre dobu uchovávania.

    • Ak chcete nastaviť dátum uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu, kliknite na položku časové obdobie odvodené od vlastností položky a potom vyberte akciu a časové obdobie (dni, mesiace alebo roky). Zadajte číslo do poľa medzi zoznamami, ak chcete nastaviť časový interval.

      Poznámky: 

      • Keď vytvárate politiku ako súčasť typu obsahu, môžete vybrať akúkoľvek vlastnosť dátumu definovanú v danom type obsahu, ktorá sa použije ako hodnota uplynutia platnosti.

      • Tieto možnosti sú k dispozícii, len keď vytvárate politiku kolekcie lokality.

    • Ak chcete použiť tok činností alebo vlastný vzorec pre dobu uchovávania, kliknite na položku Nastavené kódom programu.

  4. Určite, aké akcie sa majú vykonať po skončení doby platnosti dokumentu.

    • Ak chcete povoliť preddefinovanú akciu (napríklad odstránenie), kliknite na položku Vykonať túto akciu a potom vyberte akciu zo zoznamu.

    • Ak chcete spustiť tok činností uplynutia doby platnosti, kliknite na položku Spustiť tento tok činností a potom vyberte názov toku činností.

      Poznámka: Táto funkcia je k dispozícii, len ak definujete politiku pre typ obsahu, ktorý už má priradený tok činností.

  5. Kliknutím na tlačidlo OK použijete funkciu uplynutia doby platnosti pre politiku.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×