Interaktívny návod: nastavenie správ pre vašu organizáciu

Interaktívny návod: nastavenie správ pre vašu organizáciu

Pomocou SharePoint môžete obsah spravodajstva v rámci organizácie zdieľať zmysluplným a zistiteľným spôsobom. Na základe predvoleného nastavenia sa na úvodnej stránke SharePoint na tímových lokalitách, v komunikačných lokalitách, na lokalitách rozbočovača a v mobilnej aplikácii zobrazuje SharePoint News, podľa toho, ako je to dôležité pre používateľa. Ak je napríklad nejaký dôležitý spravodajský príbeh vyslaný niekým z blízkej sféry práce alebo vyslaný na lokalitu, na ktorej ste aktívny, zobrazí sa používateľovi.

Organizácie majú veľa možností, pokiaľ ide o druh zobrazených správ, kde sa zobrazuje, kto má možnosť autorské príspevky a ďalšie možnosti.

V tomto článku vám ukážeme, ako implementovať komplexnú stratégiu na nastavenie správ na všetkých úrovniach vašej organizácie.

Stratégia

V tomto návode urobíme viac než len nastavenie webových častí správy na rôznych lokalitách – ukážeme vám komplexnú stratégiu, ktorá zahŕňa vytvorenie oficiálnej spravodajskej lokality pre správy, ktoré sa vizuálne odlišujú od správy organizácie. Nastavenie kategórií pre rôzne typy správ, a dokonca aj nastavenie schvaľovacieho procesu pre príspevky na správy. Zobrazí sa správa na lokalite intranetového rozbočovača , ktorá pochádza z lokality firemnej komunikácie, na lokalite komunikácie oddelenia a na tímovej lokaliteoddelenia.

Domovská stránka centra lokality zobrazí všetky schválené príbehy o novinkách pre každú lokalitu priradenú k centru. To znamená, že používatelia vidia všetky správy, ktoré boli vytvorené na firemných spravodajských lokalitách, všetky správy, ktoré boli vytvorené na lokalite oddelených komunikácií, a novinové články len na tímovej lokalite oddelenia.

Príklad správy na lokalite intranet Hub.

Číslo 1 správy z oficiálnych podnikových komunikačných lokalít, ktoré sú súčasťou lokality rozbočovača

Číslo 2 správy z lokality na komunikáciu oddelenia, ktorá je súčasťou lokality rozbočovača

Number 3 správy z tímovej lokality oddelenia, ktorá je súčasťou lokality rozbočovača

Obsah sa zobrazuje nasledujúcim spôsobom na lokalitách v centre:

  • Každá lokalita na komunikáciu v oddelení zobrazuje spravodajské príspevky len pre dané oddelenie.

  • Každá Tímová lokalita oddelenia obsahuje príspevky na novinky vytvorené na tímovej lokalite, ako aj príspevky vytvorené na lokalite firemnej správy.

Tu je postup, ako funguje tok správ:

  • Všetci zamestnanci majú povolenie na vytváranie správ na tímových lokalitách. Príspevky možno označili ako medzník alebo jednoducho oddelenie.

  • Každému oddeleniu je priradený jeden alebo viacerí zamestnanci, ktorí priradili úlohu vytvárania spravodajských príspevkov na lokalite komunikácie oddelenia.

  • Všetky novinové články vytvorené na miestach komunikácie oddelení prechádzajú cez tok schválenia stránky , v ktorom sa vymenovaný používateľ oddelenia podnikových komunikácií schvaľuje príspevky.

  • Oficiálne príspevky z oddelenia podnikových komunikácií sa vytvárajú na špeciálnej lokalite s názvom firemné správy, ktorá nie je priradená k lokalite rozbočovača. Táto lokalita je označená ako oficiálne správy.

  • Na mesačnej báze je na všetkých zamestnancoch e-mailom odoslanýbulletin s vybratými spravodajskými príbehy z firemnej komunikácie.

Štruktúra lokality rozbočovača

Všetky tímové a komunikačné lokality s výnimkou lokality firemnej komunikácie sú priradené k jednej lokalite rozbočovača.

Každé oddelenie má komunikačnú lokalitu na zdieľanie informácií so zvyškom organizácie a tímovú lokalitu na internú komunikáciu medzi zamestnancami oddelenia.

Príklad štruktúry lokality rozbočovača.

Implementácia stratégie

V tejto časti prechádzate procesom nastavenia prostredia SharePoint na splnenie požiadaviek tejto stratégie pre správy. Ide o nastavenie webovej časti správy a vytvorenie procesu schválenia stránky v knižnici stránok, vytváranie kategórií pre správy a označenie jednej lokality ako oficiálnych správ.

V tomto príklade je predpoklad, že každá komunikácia a Tímová lokalita je už priradená k lokalite rozbočovača (s výnimkou podnikových komunikácií) a na lokalite firemnej komunikácie už existuje niekoľko spravodajských príspevkov. Ak potrebujete zistiť, ako nastaviť tieto typy lokalít, pozrite si tému Nastavenie lokality služby SharePoint Hub, Vytvorenie komunikačnej lokality v SharePointe Onlinea vytvorenie tímovej lokality v SharePointe.

Nastavenie lokality firemnej komunikácie v správach o oficiálnej organizácii

Nastavenie firemnej komunikácie na lokalite "Oficiálna" organizácia News umožňuje, aby sa správy z firemných komunikácií zobrazovali so zvýraznením, aby používatelia okamžite vedeli, že ide o oficiálne firemné novinky, ako napríklad v tomto príklade:

Príklad firemných správ na lokalite

Ak chcete túto funkciu povoliť a určiť lokalitu pre správy organizácie, SharePoint správca musí používať príkazy prostredia PowerShell online:

Get-SPOOrgNewsSite

Nastavenie SPOOrgNewsSite

Nastavenie správ na tímovej lokalite oddelenia

Na lokalite tímu oddelenia môžete pridať webovú časť správy na stránku trikrát. Každá webová časť zobrazí rôzne informácie o novinkách na základe zdroja správ a kategórií. Ak chcete vytvoriť kategórie, pridajte stĺpec do knižnice stránok a Umožnite autorom označiť ich strany pomocou príslušnej kategórie.

Vytvorenie stĺpcov pre kategórie

  1. Na lokalite tímu oddelenia kliknite na prepojenie stránky v navigácii na lokalite, čím prejdete do knižnice stránok.

  2. Vyberte položku + pridať stĺpec alebo + napravo od posledného názvu stĺpca v hornej časti stránky.

    Príklad nastavenia stĺpca pre kategórie noviniek

  3. Do poľa názov zadajte typ postName (názov príspevku).

  4. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Výber ako typ stĺpca.

  5. Zadajte dve možnosti: správy oddelenia a medzník.

  6. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

    Potom pridáme webové časti novinky na domovskú stránku oddelenia tímovej lokality, kde sa zobrazujú novinky oddelenia, novinky o medzníkoch a novinky z firemnej webovej lokality.

Pridanie správy oddelenia

  1. Pridajte jednu tretiu pravú sekciu na domovskú stránku.

  2. V prvom stĺpci Pridajte webovú časť správy a Pozvite ju na oddelenie správy.

  3. Na paneli s nástrojmi webovej časti kliknite na položku upraviť Tlačidlo Upraviť webovú časť .

  4. Na table vlastností webovej časti nastavte tieto možnosti:

    • Zdroj správ: Táto lokalita

    • Zobrazenie názvu a príkazov: zapnuté

    • Rozloženie: horný príbeh

    • Filter: vlastnosti stránky

    • Názov vlastnosti: post type rovná novinky oddelenia

  5. Ak chcete uložiť zmeny, kliknite na položku použiť .

Pridanie správ o medzníkoch

  1. V tom istom stĺpci, ktorý sa nachádza pod webovou časťou, ktorú ste práve pridali, znova pridajte webovú časť správy a Pozvite ju na medzníky.

  2. Na paneli s nástrojmi webovej časti kliknite na položku upraviť Tlačidlo Upraviť webovú časť .

  3. Na table vlastností webovej časti nastavte tieto možnosti:

    • Zdroj správ: Táto lokalita

    • Zobrazenie názvu a príkazov: zapnuté

    • Rozloženie: vedľa seba

    • Filter: vlastnosti stránky

    • Názov vlastnosti: typ príspevku sa rovná medzníkom

  4. Ak chcete uložiť zmeny, kliknite na položku použiť .

Pridanie firemných správ

  1. V druhom (pravom) stĺpci znova pridajte webovú časť News a Pozvite ju na firemné správy.

  2. Na paneli s nástrojmi webovej časti kliknite na položku upraviť Tlačidlo Upraviť webovú časť .

  3. Na table vlastností webovej časti nastavte tieto možnosti:

    • Zdroj správ: vyberte položku vybrať lokalitya potom vyberte svoju firemnú spravodajskú lokalitu.

    • Zobrazenie názvu a príkazov: zapnuté

    • Rozloženie: vedľa seba

    • Filter: vlastnosti stránky

    • Názov vlastnosti: typ príspevku sa rovná medzníkom

  4. Ak chcete uložiť zmeny, kliknite na položku použiť .

Ak chcete otestovať, čo ste doteraz urobili, vytvorte na lokalite oddelenia niekoľko spravodajských príspevkov. Nastavte vlastnosti stránky na stránkach s príbehmi správ, aby sa v niektorom type príspevku nastavili na novinky oddelenia, a v časti iné nastavte typ príspevku na medzník. Ďalšie informácie o nastavení vlastností stránok nájdete v téme zobrazenie, úprava a pridanie podrobností o strane.

Po jej dokončení vyzerá Domovská stránka oddelenia:

Príklad správy na webovej lokalite oddelenia

Nastavenie lokality oznámení oddelenia

V tomto príklade je potrebné schváliť príspevky na správy vytvorené na lokalite komunikácie. Pomocou Microsoft flow môžete nastaviť schválenie stránky. Pomenujte tok, ktorý obsahuje názov lokality, ako je napríklad schválenie stránky ľudských zdrojov, a nastavte schvaľovateľa na zamestnanca v oddelení podnikových komunikácií.

Tabla možností schválenia strany

Potom nastavte domovskú stránku lokality na zobrazenie novinových príbehov z tejto lokality.

  1. Na domovskej stránke lokality na komunikáciu oddelenia Pridajte webovú časť správy .

  2. Na paneli s nástrojmi webovej časti vyberte položku upraviť Tlačidlo Upraviť webovú časť .

  3. Na table vlastností webovej časti nastavte tieto možnosti:

    • Zdroj správ: Táto lokalita

    • Rozloženie: horný príbeh

  4. Vytvorte spravodajský príspevok, ktorý sa má zobraziť na domovskej stránke. Keď skončíte, odošlite na schválenie stránku výberom položky Odoslať na schválenie v pravom hornom rohu stránky.

Zamestnanec určený ako schvaľovateľ pri nastavovaní toku dostane e-mail o tom, že stránka čaká na schválenie. Po tom, ako sa strana schváli, zobrazí sa vo webovej časti správy na lokalite komunikácie oddelenia.

Pokračujte a vytvorte niekoľko spravodajských príspevkov na tejto lokalite. Uistite sa, že každá strana je odoslaná na schválenie a potom schválená.

V tomto príklade si môžete pozrieť druh správ zobrazených na lokalite oddelenie komunikácie pre oddelenie ľudských zdrojov:

Príklad lokality komunikácie oddelenia

Nastavenie domovskej stránky lokality intranet Hub

  • Pridajte sekciu s dvomi stĺpcami na domovskú stránku lokality rozbočovača.

  • V ľavom stĺpci Pridajte webovú časť správy .

    Na paneli s nástrojmi webovej časti vyberte položku upraviť Tlačidlo Upraviť webovú časť .

  • Na table vlastností webovej časti nastavte tieto možnosti:

    • Zdroj správ: vyberte možnosť vybrať lokalitya potom vyberte položku Firemná komunikácia.

    • Rozloženie: horný príbeh

  • V pravom stĺpci znova pridajte webovú časť News .

  • Na table vlastností webovej časti nastavte tieto možnosti:

    • Zdroj správ: všetky lokality v centre

    • Rozloženie: Novinky v centre

Po dokončení by ste mali vidieť len príspevky od firemnej komunikácie na ľavej strane stránky a príspevky na správy z každej lokality priradenej k rozbočovaču vo webovej časti napravo.

Príklad súhrnnej správy na lokalite rozbočovača

Vytvorenie vlastnej stratégie spravodajstva

Teraz, keď ste videli, ako dať jednu konkrétnu stratégiu do práce, môžete premýšľať o svojej vlastnej stratégii. Tu je niekoľko otázok, ktoré môžete požiadať sami seba a svoju organizáciu o pomoc pri príprave:

  • Ako sa aktuálne oznamujú správy? Ako môžete použiť rovnakých ľudí alebo procesy, ktoré už máte na mieste pri využívaní nového prístupu?

  • Aký typ obsahu správy chcete zdieľať?

  • Kto bude mať obsah na tvorbu?

  • Je potrebné, aby sa správy schválili? Ak áno, aký by mal byť proces schválenia?

  • Ako sa aktuálne oznamujú správy?

Komunikácie na úrovni organizácie a oddelenia

V mnohých organizáciách už existuje formálny spôsob komunikácie informácií zamestnancom v celej organizácii. Okrem toho sa v mnohých prípadoch zamestnanci v rámci oddelenia navzájom komunikujú menej formálnym spôsobom. Je dôležité, aby ste tieto procesy premysleli, pretože v niektorých prípadoch môžete naďalej používať rovnakých ľudí alebo procesy v rámci SharePoint.

Pri úvahách o komunikácii v celej organizácii si položte nasledujúce druhy otázok:

  • Vytvára a odosiela bulletiny niekto vo vašej organizácii?

  • Sú e-maily? Ak áno, aký je aktuálny proces, v ktorom je možné informovať danú osobu o tom, ktorú správu treba zahrnúť? Ako často sa odosielajú bulletiny?

  • Aký je postup na určenie, ktoré novinky sa majú zahrnúť a ktoré nie sú k dispozícii? Kto robí toto rozhodnutie?

  • Aký je postup na úpravu obsahu?

  • Aký je postup pri rozhodovaní o tom, ktoré obrázky sa zahrnú do príbehov?

Na úrovni departementu si položte tieto druhy otázok:

  • Je tam niekto, ktorého pracovné zodpovednosti zahŕňa zdieľanie informácií s ostatnými oddeleniami?

  • Zdieľajú zamestnanci neformálne informácie s použitím nástrojov, ako sú napríklad e-maily alebo správy?

  • Aký obsah sa zdieľa?

Typy obsahu a jeho relevantnosť

Ďalším krokom pri vytváraní stratégie spravodajstva je vyhodnotiť typ obsahu správy, ktorý vyrába vaša organizácia. Typy spravodajských príbehov môžu zahŕňať:

  • "V správach" príbehy, ktoré oznamujú zamestnancom, že vaša spoločnosť alebo organizácia dostala verejnú tlač, ako je napríklad zobrazenie v publikácii alebo v programe na výmenu správ

  • Firemné oznamy alebo medzníky, ako napríklad uvoľnenie nového produktu alebo začatie novej iniciatívy

  • Medzníky zamestnancov, ako napríklad keď je zamestnanec ženatý, má dieťa alebo odíde

  • Informácie, ktoré vyžadujú, aby zamestnanci mohli konať, ako je napríklad registrácia na získanie dávok alebo školenie na školenie

Ako si myslíte o tomto obsahu, je dôležité premýšľať o význame a dôležitosti rôznych skupín v rámci vašej organizácie. Príklad:

  • Všetci používatelia vo vašej organizácii musia vedieť, kedy sa môžu prihlásiť na používanie výhod. Toto je dôležité a relevantné pre každého.

  • Ľudia na finančnom oddelení musia vedieť o nových právnych predpisoch, ktoré súvisia s ich účtovnými postupmi. Je to relevantné a dôležité. Nie je to však relevantné ani dôležité pre kohokoľvek iného v organizácii.

  • Oddelenie predaja má súťaž na varenie v prerušení miestnosti v piatok. Môže to byť relevantné pre tých, ktorí sú v oddelení predaja, ale nekvalifikuje sa ako dôležité, a nikto iný v organizácii by považoval za relevantné alebo dôležité.

Účelom myslenia prostredníctvom obsahu je upozorniť na to, ktorý obsah musí byť premyslený skôr, sekundárnym spôsobom alebo vôbec. Spôsob odpovedania na túto otázku môže závisieť od faktorov, akými sú napríklad veľkosť vašej spoločnosti. Ak ste malá spoločnosť, môžete sa rozhodnúť, že medzníky zamestnancov by sa mali zobraziť v celej spoločnosti, zatiaľ čo väčšia spoločnosť môže túto možnosť Zobraziť iba zamestnancom v určitom oddelení.

Kto robí to, čo

Kto je autorom obsahu správy?

V niektorých organizáciách vytvára spravodajský obsah a spravuje ju centrálna osoba alebo skupina ľudí, ako je napríklad oddelenie podnikových komunikácií. Tento centralizovaný prístup vytvára jednoduchý prístup k tvorbe a správe obsahu diskusných skupín a zabezpečuje, že sa zverejní len dôležitý a relevantný obsah pre zamestnancov v celej spoločnosti. Tento postup však znižuje množstvo obsahu správ, ktoré sa zvyčajne generujú, pretože vyžaduje intenzívny časový úsek jednej osoby alebo jednej skupiny ľudí. Otvorením procesu publikovania iným používateľom vo vašej organizácii splnomocňujete ostatných na tvorbu spravodajských obsahu. Obsah spravodajských informácií vytvorený používateľmi vo vlastných oddeleniach bude novší a zameraný na ich aktivity oddelenia, čím sa zvyšuje relevantnosť obsahu.

Kto schvaľuje obsah správy?

Keď ostatným povolíte vytváranie spravodajských obsahu, je možné, že sa vytvorí obsah, ktorý nevyhovuje vašim kritériám pre kvalitný obsah. Môže to zahŕňať obsah, ktorý obsahuje pravopisné a gramatické chyby, používa nevhodný jazyk alebo je jednoducho irelevantný. Môžete sa rozhodnúť implementovať proces schválenia, aby sa zabezpečilo, že obsah spĺňa kritériá potrebné na publikovanie.

Ako budú používatelia konzumovať správy pomocou SharePoint ?

Lokality intranet boli tradične postavené za predpokladu, že používatelia prejdú na intranetovú domovskú stránku a budú tam konzumovať správy. V tomto scenári by sa na domovskej stránke prezentovali dôležité firemné novinky s ďalšími informačnými kanálmi o príbehoch, ktoré sa zlúčili z lokalít oddelení. Toto je scenár "pull", v ktorom sa zobrazuje "oficiálny" obsah (často dôležitý a relevantný pre všetkých zamestnancov) a agregovaný obsah je "stiahnutý" z iných lokalít oddelenia. V mnohých prípadoch však používatelia už neprejdú na intranetovú domovskú stránku. Používatelia môžu jednoducho prechádzať priamo na domovskú stránku svojej oddelenia, pretože táto lokalita obsahuje väčšinu informácií, ktoré sú relevantné. V niektorých prípadoch sa organizácie môžu rozhodnúť implementovať scenár "push", v ktorom sa oficiálne informácie "tlačia" na svoju lokalitu oddelenia a zobrazujú sa vedľa novinových príbehov, ktoré boli vytvorené len v oddelení.

Ak vaša organizácia používa lokality rozbočovača, môžete na úrovni rozbočovača agregovať obsah správy. Ak vaša organizácia implementovala viacero rozbočovačov, je dôležité premýšľať o tom, ako sa tieto hry nachádzajú v celkovej stratégii správy. Bežnou praxou je vytvorenie internej aj externej lokality oddelenia. Vnútorná lokalita oddelenia je zvyčajne Skupinová SharePoint Tímová lokalita. Táto lokalita je určená len pre členov daného oddelenia. K dispozícii je však aj verejná SharePoint komunikačná lokalita, ktorá sa používa na komunikáciu informácií z tohto oddelenia smerom von do celej organizácie.

Pomocou tohto modelu sa všetkým používateľom zobrazia všetky správy, ktoré boli vytvorené na lokalitách na komunikáciu na oddelených miestach, ale používatelia budú môcť vidieť iba spravodajské príspevky vytvorené na týchto tímových lokalitách, ku ktorým patria.

Je tiež dôležité premýšľať o ďalších miestach, kde môžu používatelia obsah správy spotrebiteľa. Používatelia môžu čítať príbehy o novinkách pomocou aplikácie SharePoint v mobilnom zariadení a na stránke SharePoint v Office 365. Vlastník lokality môže navyše vytvoriť bulletin najnovších spravodajských príbehov, ktoré je možné odoslať používateľom alebo používateľom uverejňovať správy zo skupiny pripojenej SharePoint lokality do kanála Microsoft teams.

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×