Office
Prihlásenie

Informácie o zostavení výrazu

Pomocou výrazov môžete s vašimi údajmi vykonávať rôzne činnosti. Môžete napríklad určiť, koľko dní uplynulo od odoslania objednávky alebo skombinovať výrazy Krstné meno a Priezvisko do výrazu CeléMeno. V nasledujúcich častiach nájdete podrobný postup vytvárania výrazov.

Obsah tohto článku

Výpočet hodnôt pre ovládacie prvky vo formulároch a zostavách

Vytvorenie vypočítavaného poľa v dotaze

Nastavenie predvolených hodnôt pre pole v tabuľke

Pridanie overovacieho pravidla do poľa alebo záznamu tabuľky

Zoskupovanie a zoraďovanie údajov v zostavách

Používanie výrazov ako kritérií dotazu

Vytvorenie vypočítavaného poľa v tabuľke

Nastavenie predvolených hodnôt pre ovládacie prvky

Pridanie overovacieho pravidla do ovládacieho prvku

Ovládanie spustených akcií makra

Výpočet hodnôt pre ovládacie prvky vo formulároch a zostavách

Keď používate výraz ako zdroj údajov pre ovládací prvok, vytvárate vypočítavaný ovládací prvok. Predpokladajme napríklad, že máte zostavu, ktorá zobrazuje viacero záznamov inventára, pričom v päte zostavy chcete vytvoriť celkový súčet všetkých riadkov položiek zostavy.

Súčet v zostave.

Ak chcete vypočítať súčet, umiestnite ovládací prvok Textové pole do päty zostavy a potom nastavte vlastnosť Zdroj ovládacieho prvku tohto textového poľa na nasledujúci výraz:

      =Sum([table_field])

V tomto prípade predstavuje parameter pole_tabuľky názov poľa, ktoré obsahuje hodnoty medzisúčtu. Toto pole sa môže nachádzať v tabuľke alebo v dotaze. Funkcia Sum vypočíta súčet pre všetky hodnoty pole_tabuľky.

POSTUP

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom na formulár, ktorý chcete zmeniť, a v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie alebo Zobrazenie rozloženia.

  2. Vyberte ovládací prvok, do ktorého chcete zadať výraz.

  3. Ak sa hárok vlastností ešte nezobrazuje, zobrazte ho stlačením klávesu F4.

  4. Ak chcete manuálne vytvoriť výraz, na karte Údaje na hárku vlastnosti kliknite na vlastnosť ZdrojOvládaciehoPrvku textového poľa a potom zadajte hodnotu = a po nej zvyšnú časť výrazu. Ak napríklad chcete vypočítať medzisúčet uvádzaný vyššie, zadajte hodnotu =Sum([pole_tabuľky]) a dbajte na uvedenie názvu poľa v časti pole_tabuľky.

  5. Ak chcete vytvoriť výraz pomocou Zostavovača výrazov, kliknite na tlačidlo Zostaviť Vzhľad tlačidla v poli vlastností.

    Po dokončení výrazu bude hárok vlastností vyzerať podobne ako v tomto prípade:

    Výraz vo vlastnosti Zdroj ovládacieho prvku textového poľa.

Na začiatok stránky

Používanie výrazov ako kritérií dotazu

Kritériá sa v dotaze používajú na zúženie výsledkov dotazu. Kritériá sa zadávajú vo forme výrazu a Access vráti iba tie riadky, ktoré tomuto výrazu zodpovedajú.

Predpokladajme, že chcete zobraziť napríklad všetky objednávky, ktorých dátum dodania spadá do prvých troch mesiacov roka 2017. Ak chcete zadať kritériá, do bunky Kritériá stĺpca typu dátum/čas v dotaze zadajte nasledujúci výraz. Tento príklad používa stĺpec typu dátum/čas s názvom DátumDodania. Ak chcete definovať rozsah dátumov, kritériá zadajte takto:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Stĺpec DátumDodania bude vyzerať podobne ako v nasledujúcej ukážke.

Výraz v riadku mriežky dotazu Kritériá.

Ak hodnota v stĺpci DátumDodania pre každý záznam v tabuľke Objednávky spadá do určeného rozsahu dátumov, tento záznam sa zahrnie do výstupu dotazu. Pamätajte, že dátumy sa vo výraze musia uzavrieť medzi znaky mriežky (#). Takto označenú hodnotu považuje Access za typ údajov dátum/čas. Spracovanie týchto údajov ako údajov typu dátum/čas umožňuje vykonávať rôzne výpočty s týmito hodnotami (napríklad odčítanie jedného dátumu od iného).

POSTUP

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na dotaz, ktorý chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Kliknite na bunku Kritériá v stĺpci, do ktorého chcete zadať kritérium.

  3. Ak chcete manuálne vytvoriť svoj výraz, zadajte výraz kritérií. Výraz kritéria nezačínajte operátorom =.

  4. Ak chcete vytvoriť výraz pomocou Zostavovača výrazov, na páse s nástrojmi kliknite na položku Návrh a potom v skupine Nastavenie dotazu kliknite na položku Zostavovač Obrázok tlačidla .

    Ak požadujete väčšiu oblasť, v ktorej sa bude výraz upravovať, umiestnite kurzor do bunky Kritériá a stlačením klávesovej skratky SHIFT + F2 zobrazte pole Lupa:

    Výraz v dialógovom okne Lupa.

    Tip    Ak chcete, aby bol text čitateľnejší, vyberte položku Písmo.

Na začiatok stránky

Vytvorenie vypočítavaného poľa v dotaze

Predpokladajme, že vytvárate návrh dotazu a chcete zobraziť výsledky výpočtu, ktorý zahŕňa iné polia v dotaze. Ak chcete vytvoriť vypočítavané pole, zadáte výraz do prázdnej bunky v riadku Pole dotazu. Ak máte napríklad dotaz obsahujúci pole Množstvo a pole Jednotková cena, môžete tieto polia vynásobiť a vytvoriť vypočítané pole Navýšená cena tak, že do riadka Pole dotazu zadáte nasledovný výraz:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Umiestnenie textu Navýšená cena: pred výraz pomenuje nový stĺpec Navýšená cena. Tento názov sa často volá ako alias. Ak nezadáte alias, Access alias vytvorí, ako napríklad Expr1.

Použitie výrazu na vytvorenie vypočítavaného poľa v dotaze.

Keď spustíte dotaz, Access vykoná výpočet na každom riadku podľa nasledujúceho obrázka:

Vypočítavané pole zobrazené v údajovom zobrazení.

POSTUP

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, ktorú chcete zmeniť a v ponuke odkazov kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Kliknite na bunku Pole v stĺpci, kde chcete vytvoriť vypočítavané pole.

  3. Ak chcete manuálne vytvoriť svoj výraz, zadajte ho.

    Neuvádzajte pred výrazom kritéria operátor = – namiesto neho začnite výraz popisnou menovkou, za ktorou bude nasledovať dvojbodka. Zadajte napríklad hodnotu Navýšená cena:, čím poskytnete menovku pre výraz, ktorý vytvorí vypočítavané pole s názvom Navýšená cena. Potom zadajte kritériá pre výraz (po dvojbodke).

  4. Ak chcete vytvoriť výraz pomocou Zostavovača výrazov, na páse s nástrojmi kliknite na položku Návrh a potom v skupine Nastavenie dotazu kliknite na položku Zostavovač.

Na začiatok stránky

Vytvorenie vypočítavaného poľa v tabuľke

V Accesse môžete v tabuľke vytvoriť vypočítavané pole, vďaka ktorému bude samostatný dotaz na uskutočňovanie výpočtov nadbytočný. Ak máte napríklad tabuľku, v ktorej sa uvádza množstvo, cena a sadzba dane pre jednotlivé položky v objednávke, nasledujúcim spôsobom môžete pridať vypočítavané pole, v ktorom sa bude zobrazovať výsledná cena:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

Výpočet nemôže obsahovať polia z iných tabuliek alebo dotazov a výsledky výpočtu sú určené iba na čítanie.

POSTUP

  1. Otvorte tabuľku dvojitým kliknutím na navigačnej table.

  2. Posuňte sa v tabuľke vodorovným smerom na stĺpec úplne vpravo a kliknite na hlavičku stĺpca Pridať kliknutím.

  3. V zobrazenom zozname kliknite na položku Vypočítavané pole a potom kliknite na typ údajov, ktorý chcete použiť pre výsledky výpočtu. Access zobrazí Zostavovač výrazov.

  4. Zadajte požadovaný výpočet pre toto pole, napríklad:

    [Quantity] * [Unit Price]

    V prípade vypočítavaného poľa výraz nezačínate znamienkom rovnosti (=).

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

    Program Access pridá vypočítavané pole a zvýrazní hlavičku stĺpca, aby ste mohli zadať názov poľa.

  6. Zadajte názov vypočítavaného poľa a potom stlačte kláves ENTER.

Na začiatok stránky

Nastavenie predvolených hodnôt pre pole v tabuľke

Výraz môžete použiť na zadanie predvolenej hodnoty poľa v tabuľke – hodnoty, ktorú Access použije pre nové záznamy, pokiaľ nie je zadaná iná hodnota. Predpokladajme napríklad, že chcete automaticky vkladať dátum a čas do poľa s názvom DátumObjednávky po každom pridaní nového záznamu. Môžete na to použiť nasledujúci výraz:

Now()

POSTUP

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete zmeniť.

    Access otvorí tabuľku v údajovom zobrazení.

  2. Vyberte pole, ktoré chcete zmeniť.

  3. Na páse s nástrojmi kliknite na položku Polia a v skupine Vlastnosti kliknite na položku Predvolená hodnota. Access zobrazí Zostavovač výrazov.

  4. Zadajte výraz do poľa. Uistite sa, že sa výraz začína operátorom rovnosti (=).

Poznámka    Ak naviažete ovládací prvok na pole tabuľky a ovládací prvok aj pole tabuľky obsahujú predvolené hodnoty, predvolená hodnota ovládacieho prvku má prednosť pred poľom tabuľky.

Na začiatok stránky

Nastavenie predvolených hodnôt pre ovládacie prvky

Ďalším miestom častého používania výrazov je vlastnosť ovládacieho prvku Predvolená hodnota. Vlastnosť ovládacieho prvku Predvolená hodnota sa správa podobne ako vlastnosť poľa v tabuľke Predvolená hodnota. Ak napríklad chcete ako predvolenú hodnotu textového poľa použiť aktuálny dátum, môžete použiť tento výraz:

Date()

Tento výraz používa funkciu Date na vrátenie aktuálneho dátumu, nie však času. Ak naviažete textové pole na pole tabuľky a toto pole obsahuje predvolenú hodnotu, predvolená hodnota ovládacieho prvku má prednosť pred poľom tabuľky. Často je vhodnejšie nastaviť vlastnosť Predvolená hodnota pre pole v tabuľke. Týmto spôsobom – ak založíte viacero ovládacích prvkov pre rôzne formuláre na rovnakom poli tabuľky – sa bude rovnaká predvolená hodnota uplatňovať pre každý ovládací prvok, čím sa zabezpečí konzistentné zadávanie údajov do každého formulára.

POSTUP

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom na formulár alebo zostavu, ktorú chcete zmeniť, a v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie alebo Zobrazenie rozloženia.

  2. Vyberte ovládací prvok, ktorý chcete zmeniť.

  3. Ak sa hárok vlastností ešte nezobrazuje, zobrazte ho stlačením klávesu F4.

  4. Kliknite na kartu Všetky v hárku vlastností a potom kliknite na pole vlastností Predvolená hodnota.

  5. Zadajte výraz alebo kliknutím na tlačidlo Zostaviť Vzhľad tlačidla v poli vlastnosti vytvorte výraz pomocou Zostavovača výrazov.

Na začiatok stránky

Pridanie overovacieho pravidla do poľa alebo záznamu tabuľky

Výrazy sú veľmi užitočné pri overovaní údajov počas ich zadávania do databázy – nevhodné údaje sa totiž vynechajú. V tabuľkách existujú dva typy overovacích pravidiel: overovacie pravidlá poľa (ktoré zabránia používateľom zadať neplatné údaje do konkrétneho poľa) a overovacie pravidlá záznamov (ktoré používateľom bránia vo vytváraní záznamov, ktoré nevyhovujú danému overovaciemu pravidlu. Obidva typy overovacích pravidiel sa vytvárajú pomocou výrazov.

Predpokladajme napríklad, že máte tabuľku s názvom Zásoby, ktorá obsahuje pole s názvom Voľné jednotky. Chcete nastaviť pravidlo, ktoré povolí používateľovi zadať hodnotu vyššiu alebo rovnajúcu sa nule. Inými slovami, zásoby nikdy nemôžu byť záporné. Môžete to spraviť tak, že do poľa Voľné jednotky zadáte ako overovacie pravidlo nasledujúci výraz:

 >=0

POSTUP: Zadanie overovacieho pravidla pre pole alebo záznam

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete zmeniť. Tabuľka sa v Accesse otvorí v údajovom zobrazení.

  2. V prípade overovacieho pravidla poľa vyberte pole, ktoré chcete zmeniť.

  3. Na páse s nástrojmi kliknite na položku Polia, potom v skupine Overenie poľa kliknite na položku Overenie a potom kliknite na položku Overovacie pravidlo poľa alebo Overovacie pravidlo záznamu. Access zobrazí Zostavovač výrazov.

  4. Začnite so zadávaním požadovaných kritérií. Napríklad pre overovacie pravidlo poľa, ktoré požaduje hodnoty väčšie alebo rovné nule, zadajte nasledujúci výraz:

     >=0

    Pred výraz nezadávajte znak rovnosti (=).

Výrazy overovacieho pravidla sú booleovské výrazy, t. j. môžu mať buď hodnotu True alebo False. Overovacie pravidlo musí mať hodnotu True, inak Access neuloží vstup a zobrazí hlásenie overovania o chybe. Ak v tomto príklade zadáte do poľa Voľné jednotky zápornú hodnotu, overovacie pravidlo bude mať hodnotu False a Access túto hodnotu neprijme. Ak ste nezadali hlásenie overovania tak, ako je popísané v nasledujúcej časti, Access zobrazí vlastné hlásenie s oznámením, že zadaná hodnota je zakázaná na základe overovacieho pravidla poľa.

POSTUP: Zadanie hlásenia overovania

Ak chcete zjednodušiť používanie svojej databázy, môžete zadať vlastné hlásenia overovania. Tieto sa použijú namiesto všeobecných hlásení, ktoré zobrazuje Access v prípade, že údaje nezodpovedajú overovaciemu pravidlu. Pomocou vlastných hlásení overovania môžete poskytnúť špecifické informácie, ktoré používateľom pomôžu zadávať správne údaje. Napríklad: „Hodnota poľa Voľné jednotky nemôže byť záporná.“

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete zmeniť.

    Access otvorí tabuľku v údajovom zobrazení.

  2. V prípade hlásenia overenia poľa vyberte pole, do ktorého ste pridali overovacie pravidlo.

  3. Na páse s nástrojmi kliknite na položku Polia a potom v skupine Overenie poľa kliknite na položku Overenie a potom kliknite na položku Overovacie hlásenie poľa alebo Overovacie hlásenie záznamov.

  4. V dialógovom okne Zadanie hlásení pre overenie zadajte hlásenie, ktoré sa má zobraziť v prípade, ak údaje nevyhovujú overovaciemu pravidlu, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie overovacieho pravidla do ovládacieho prvku

Okrem polí a záznamov tabuľky majú vlastnosť Overovacie pravidlo aj ovládacie prvky. Do tejto vlastnosti môžete tiež zadávať výraz. Predpokladajme, že na zadanie rozsahu dátumov pre zostavu používate formulár a chcete sa uistiť, že začiatočný dátum nie je skorší než 1. januára 2017. Pre textové pole môžete nastaviť vlastnosti Overovacie pravidlo a OverovacíText, kam nasledujúcim spôsobom zadáte počiatočný dátum:

Vlastnosť

Nastavenie

Overovacie pravidlo

>=#1/1/2017#

Overovací text

Nemôžete zadať skorší dátum ako 1. 1. 2017.

Ak sa pokúsite zadať skorší dátum ako 1. 1. 2017, zobrazí sa hlásenie s textom zadaným vo vlastnosti OverovacíText. Ak ste do poľa vlastnosti OverovacíText nezadali žiaden text, Access zobrazí všeobecné hlásenie. Po kliknutí na tlačidlo OK Access prejde naspäť do textového poľa.

Nastavenie overovacieho pravidla pre pole tabuľky presadí pravidlo v rámci databázy vždy vtedy, keď sa dané pole zmení. Nastavenie overovacieho pravidla pre ovládací prvok vo formulári presadí toto pravidlo iba vtedy, keď sa daný formulár používa. Nastavenie overovacích pravidiel osobitne pre polia tabuľky a ovládacie prvky vo formulároch môže byť užitočné vtedy, ak chcete vytvoriť rôzne overovacie pravidlá pre rôznych používateľov.

POSTUP

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom na formulár alebo zostavu, ktorú chcete zmeniť, a v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie alebo Zobrazenie rozloženia.

  2. Pravým tlačidlom myši kliknite na ovládací prvok, ktorý chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Vlastnosti. Access zobrazí hárok vlastností pre ovládací prvok.

  3. Kliknite na kartu Všetko a kliknite do poľa vlastnosti Overovacie pravidlo.

  4. Zadajte výraz alebo kliknutím na tlačidlo Zostaviť Vzhľad tlačidla v poli vlastnosti vytvorte výraz pomocou Zostavovača výrazov.

    Výraz nezačínajte operátorom =.

  5. Ak chcete prispôsobiť text zobrazujúci sa vtedy, keď používateľ zadá údaje, ktoré sa nezhodujú s overovacím pravidlom, zadajte požadovaný text do vlastnosti Overovací text.

Na začiatok stránky

Zoskupovanie a zoraďovanie údajov v zostavách

Na zadávanie zoradenia a úrovní zoskupenia sa v zostave používa tabla Zoskupenie, zoradenie a súčet. Zvyčajne sa používa zoskupenie alebo zoradenie podľa poľa, ktoré vyberiete zo zoznamu. Ak však chcete zoskupovať alebo zoraďovať podľa vypočítavanej hodnoty, môžete použiť výraz.

Zoskupovanie je proces kombinácie stĺpcov obsahujúcich duplicitné hodnoty. Predpokladajme, že databáza obsahuje predajné informácie pre zastúpenia v rôznych mestách a jedna zo zostáv databázy sa nazýva Predaj podľa mesta. Dotaz, ktorý poskytuje údaje pre danú zostavu, zoskupuje údaje podľa hodnôt jednotlivých miest. Tento typ zoskupovania môže zjednodušiť čítanie a porozumenie príslušným informáciám.

Zoraďovanie je proces vytvorenia poradia riadkov (záznamov) vo výsledkoch dotazu. Záznamy môžete napríklad zoraďovať podľa hodnôt ich primárneho kľúča (alebo inej množiny hodnôt v inom poli) vzostupne alebo zostupne, alebo môžete zoraďovať záznamy podľa jedného alebo viacerých znakov v špecifickom poradí (napríklad abecedne).

POSTUP: Pridanie zoskupenia a zoradenia do zostavy

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, ktorú chcete zmeniť, a v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie alebo Zobrazenie rozloženia.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na položku Návrh a v skupine Zoskupenie a súčty kliknite na položku Zoskupiť a zoradiť. Tabla Zoskupenie, zoradenie a súčet sa zobrazí pod zostavou.

  3. Ak chcete pridať úroveň zoskupenia do zostavy, kliknite na položku Pridať skupinu.

  4. Ak chcete pridať poradie zoradenia do zostavy, kliknite na položku Pridať zoradenie.

    Na table sa zobrazí nová úroveň zoskupenia alebo spôsob zoradenia a zoznam polí, ktoré poskytujú údaje pre zostavu. Tento obrázok znázorňuje typickú novú úroveň zoskupenia (zoskupovanie podľa kategórie) a spôsob zoradenia (zoradenie podľa výrobcu), ako aj zoznam, ktorý obsahuje dostupné polia na zoskupovanie a zoraďovanie:

    Výber možnosti výrazu na table Zoskupenie, zoradenie a súčet.

  5. V zozname dostupných polí kliknite na výraz a začnite pomocou Zostavovača výrazov pracovať.

  6. Zadajte požadovaný výraz do poľa výrazu (horné pole) Zostavovača výrazov. Pamätajte, že výraz sa musí začínať operátorom rovnosti (=).

POSTUP: Pridanie výrazu do existujúcej skupiny alebo zoradenia

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, ktorú chcete zmeniť, a v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie alebo Zobrazenie rozloženia.

  2. Kliknite na úroveň skupiny alebo poradie zoradenia, ktoré chcete zmeniť.

  3. Kliknite na šípku nadol vedľa položky Zoskupovať (pre úrovne zoskupenia) alebo Zoradiť podľa (pre zoradenie). Zobrazí sa zoznam obsahujúci dostupné polia.

  4. V dolnej časti zoznamu obsahujúceho polia kliknite na výraz a začnite pomocou Zostavovača výrazov pracovať.

  5. Zadajte výraz do poľa výrazu (horné pole) Zostavovača výrazov. Pamätajte na to, že výraz sa musí začínať operátorom rovnosti (=).

Na začiatok stránky

Ovládanie spustených akcií makra

V niektorých prípadoch môžete chcieť vykonávať akciu alebo sériu akcií v makre iba vtedy, keď sa splní konkrétna podmienka. Predpokladajme, že chcete spustiť akciu makra iba vtedy, keď je hodnota v textovom poli vyššia alebo sa rovná hodnote 10. Na nastavenie tohto pravidla používate výraz v bloku makra Podmienka, čím definujete podmienku v makre.

V tomto príklade predpokladáme, že existuje textové pole s názvom Položky. Výraz, ktorý určuje podmienku, je:

[Items]>=10

Výraz použitý v bloku makra Podmienka.

POSTUP

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na makro, ktoré chcete zmeniť a potom v ponuke odkazov kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Kliknite na blok Podmienka, ktorý chcete zmeniť alebo pridajte blok Podmienka z tably Katalóg akcií.

  3. Kliknite na horný riadok bloku Podmienka.

  4. Zadajte podmienený výraz do poľa alebo kliknutím na tlačidlo Zostaviť Obrázok tlačidla vedľa pola výrazu začnite pomocou Zostavovača výrazov pracovať.

Zadávaný výraz musí byť booleovská hodnota, t. j. musí byť buď True alebo False. Akcie makra v rámci bloku Podmienka sa spustia iba vtedy, keď je hodnota podmienky True.

Na začiatok stránky

Pozrite tiež

Používanie Zostavovača výrazov

Úvodné informácie o výrazoch

Sprievodca syntaxou výrazov

Príklady výrazov

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×