Informácie o skupinách v Office 365

Posledná aktualizácia 14. augusta 2019

Skupiny v Office 365 je služba, ktorá spolupracuje s nástrojmi služieb Office 365, ktoré už používate na spoluprácu s ostatnými členmi tímu pri písaní dokumentov, vytváraní tabuľkových hárkov, práci na plánoch projektov, plánovaní schôdzí alebo písaní e-mailov.

V tomto článku sa oboznámite so skupinami a získate pár užitočných odkazov na ďalšie kroky.

Najnovšie správy a videá o skupinách v Office 365 nájdete na lokalite OfficeBlogs.

Tip: Ak hľadáte informácie o používaní skupín kontaktov v Outlooku na odosielanie e-mailov ľuďom zo zoznamu, ako napríklad skupine priateľov, pozrite si tému Vytvorenie skupiny kontaktov alebo distribučného zoznamu v Outlooku pre PC.

Čo sú skupiny v Office 365?

Skupiny v Office 365 umožňujú vybrať skupinu ľudí, s ktorými chcete spolupracovať, a jednoducho nastaviť kolekciu prostriedkov, ktoré bude daná skupina zdieľať. Zdroje informácií, ako je napríklad zdieľaný priečinok doručenej pošty Outlooku, zdieľaný kalendár alebo knižnica dokumentov na spoluprácu na súboroch.

Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto prostriedkom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa automaticky udelia potrebné povolenia pre nástroje, ktoré skupina poskytuje. Skupiny okrem toho poskytujú nové a lepšie možnosti práce, pre ktoré sa v minulosti používali distribučné zoznamy alebo zdieľané poštové schránky.

Tip: Ďalšie informácie o inovovaní tradičných distribučných zoznamov na skupiny v Office 365 získate v tomto článku.

Poskytované prostriedky do istej miery závisia od skúseností skupín, ktoré chce tím získať. Pri zvažovaní možností je dôležité mať na pamäti, že univerzálne riešenie v podstate neexistuje. Tímy pracujú rôznym spôsobom a Office 365 obsahuje nástroje, ktoré umožňujú tímom spoluprácu v ľubovoľnej forme.

Skupiny v Office 365 môžete vytvoriť z rozličných nástrojov, ktoré zahŕňajú napríklad Outlook, Outlook na webe, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams a ďalšie. To, z ktorého nástroja sa rozhodnete začať, závisí do istej miery od druhu skupiny, s ktorou pracujete. Tak napríklad v Microsofte máme tendenciu začať z Outlooku, keď vytvárame skupinu usporiadanú podľa e-mailov a kalendára. Ak je skupina určená na firemnú komunikáciu, zvyčajne začíname Yammerom. Pre spoluprácu založenú na konverzáciách by sme našu skupinu začali z nástroja Microsoft Teams.

Pri vytváraní skupiny sa treba rozhodnúť, či má ísť o súkromnú alebo verejnú skupinu. Obsah verejnej skupiny sa zobrazuje každému členovi organizácie. Do skupiny sa môže pridať každý používateľ v organizácii. Obsah súkromnej skupiny sa zobrazuje len členom danej skupiny. Ľudí, ktorí sa chcú do súkromnej skupine pridať, musí schváliť vlastník skupiny.

Poznámka: Skupiny vytvorené v Outlooku na webe sú momentálne predvolene súkromné.

Ľudia mimo vašej organizácie nemôžu zobrazovať obsah vo verejných ani súkromných skupinách, ak neboli osobitne pozvaní ako hostia.

Ďalšie informácie o zmene skupín z verejných na súkromné (alebo naopak) si pozrite v téme Zmena skupiny v Office 365 na verejnú alebo súkromnú.

Vlastníci, členovia a hostia

Vlastníci skupiny sú moderátormi skupiny. Môžu pridávať alebo odstraňovať členov a majú jedinečné povolenia, ako je napríklad možnosť odstrániť konverzácie zo zdieľaného priečinka doručenej pošty alebo zmeniť rôzne nastavenia skupiny. Vlastníci skupín môžu skupinu premenovať, aktualizovať jej popis alebo obrázok atď. Ak sa vyznáte v roliach SharePointu, vlastník skupiny je správca kolekcie lokalít.

Členovia skupiny sú bežní používatelia vo vašej organizácii, ktorí používajú skupinu na spoluprácu. Majú prístup ku všetkému v skupine, ale nemôžu zmeniť nastavenia skupiny. V SharePointe sa títo používatelia nazývajú členmi lokality. Informácie o pridávaní alebo odstraňovaní členov skupiny nájdete v téme Pridanie a odstránenie členov skupiny v Outlooku.

Hostia sú ako členovia skupiny, ale sú mimo vašej organizácie. Predvolene môžu používatelia pozvať hostí, aby sa pripojili k vašej skupine, a vy môžete toto nastavenie ovládať. Ďalšie informácie nájdete v téme Hosťovský prístup v skupinách v Office 365.

Vyberte typ skupiny, ktorý chcete použiť:

Ak uprednostňujete spoluprácu v režime zdieľaného priečinka doručenej pošty, potrebujete skupiny v Outlooku. Vytvorením skupiny v Outlooku získate:

Žiadny z týchto prostriedkov sa nemusí vytvárať manuálne. Vytvorením skupiny sa členom skupiny automaticky vytvoria a priradia potrebné povolenia, takže sa môžu ihneď začať používať.

K týmto prostriedkom môžete získať prístup prostredníctvom známeho počítačového klienta Microsoft Outlook 2016, Outlooku na webe, Outlooku 2016 pre Mac (iba zdieľaný priečinok doručenej pošty) alebo Outlooku mobile. V počítačovej alebo webovej verzii Outlooku nájdete svoje skupiny v Office 365 na navigačnej table vľavo.

V Outlooku alebo Outlooku na webe nájdete svoje skupiny na navigačnej table vľavo

S novou kartou skupín v Office 365, ktorá sa zobrazí pri ukázaní myšou, máte k dispozícii rýchly prístup k zdieľaným skupinovým prostriedkom. Stačí, ak ukážete na názov skupiny v Outlooku na webe alebo v SharePointe.

Obrázok novej karty zobrazenej pri ukázaní myšou v skupinách v Office 365

Naša novinka v oblasti spolupráce má názov Microsoft Teams. Microsoft Teams je centrálou fungovania tímu – trvalý pracovný priestor pre konverzácie, kde môžete neformálne konverzovať v reálnom čase o špecializovaných témach alebo v rámci konkrétnych podskupín. 

Yammer obohacuje spoluprácu o podnikovú sociálnu sieť. Pomôže vám vytvárať nové spojenia a realizovať objavy v celej organizácii. Pomôže vám komunikovať a diskutovať o nápadoch v celej spoločnosti alebo v rámci oblastí záujmu.

Keď v Yammeri vytvoríte prepojenú skupinu v Office 365 získate:

  • Skupinu v Yammeri – miesto, kde môžete viesť konverzácie a zdieľať informácie.

  • Knižnicu dokumentov SharePointu – ústredné miesto na ukladanie a zdieľanie súborov skupiny.

  • Zdieľaný poznámkový blok programu OneNote – na zaznamenávanie nápadov, rešerší a informácií.

  • Tímovú lokalitu SharePoint – centrálny ukladací priestor informácií, prepojení a obsahu, ktorý sa týka skupiny.

  • Plánovač – na priraďovanie a spravovanie projektových úloh medzi členmi skupiny.

K týmto nástrojom máte prístup prostredníctvom Yammera v prehliadači alebo pomocou aplikácie Yammer v systéme iOS, Android alebo Windows Phone.

Keď skupina stratí svoj pôvodný účel, môžete ju odstrániť, aby sa uvoľnili systémové prostriedky a skupina sa ďalej nezobrazovala v zoznamoch. Pozrite tému Odstránenie skupiny. Ak nechcete, aby ste si museli pamätať potrebu odstránenia zastaraných skupín, správca môže nastaviť politiky uplynutia platnosti, ktoré spôsobia uplynutie platnosti starých skupín a ich automatické odstránenie po uplynutí určeného časového obdobia. Pozrite si tému: Politika uplynutia platnosti skupín v Office 365.

Poznámka: Obsah na tejto karte je určený pre správcov.

Existujú tri primárne modely zriaďovania skupín v Office 365: otvorené, vedené IT alebo kontrolované. Každý má svoje výhody.

Model zriaďovania

Výhody

Otvorené (predvolená možnosť)

Používatelia môžu vytvárať vlastné skupiny podľa potreby bez toho, aby museli čakať, alebo obťažovať oddelenie IT

Vedené IT

Používatelia požiadajú o skupinu oddelenie IT. Oddelenie IT im pomôže pri výbere najlepších nástrojov spolupráce podľa ich potrieb

Kontrolované

Vytváranie skupín je obmedzené na konkrétnych ľudí, tímy alebo služby (pozrite si tému: Určenie osôb, ktoré môžu vytvárať skupiny v Office 365)

Ak chcete určovať, ako budú pomenované vaše skupiny v Office 365, môžete na vynútenie názvov skupín používať politiku pomenovania, aby sa dodržali určité štandardy vrátane predpony alebo prípony, ako aj blokovania nevhodných názvov. Pozrite si tému Politika pomenovania skupín v Office 365, kde nájdete ďalšie informácie.

Každá skupina má aspoň jedného vlastníka, ktorý môže pridávať alebo odoberať členov a vykonávať základnú správu skupiny a jej obsahu. Vlastník to zvyčajne robí v Outlooku. Pozrite si tému: Pridanie a odobratie členov skupiny v Outlooku. Ak vlastník skupiny (alebo vlastníci) odíde z organizácie z akéhokoľvek dôvodu, správca môže priradiť skupine nového vlastníka. Pozrite si tému Priradenie nového vlastníka k osamotenej skupine.

Okrem toho, ak máte povolenia správcu služieb Exchange Online, môžete spravovať skupiny z Centra spravovania služieb Office 365 (pozrite si tému Spravovanie členov skupín v Centre spravovania služieb Office 365) alebo z prostredia PowerShell (pozrite si tému Spravovanie skupín v Office 365 s prostredím PowerShell).

Niekedy sa môže stať, že chcete odstrániť skupinu z nájomníka. Informácie o odstránení skupiny nájdete v téme Odstránenie skupiny. Ak je skupina odstránená omylom, správcovia môžu túto skupinu obnoviť do 30 dní. Pozrite si tému Obnovenie odstránenej skupiny v Office 365.

Ak chcete viac automatizovaný spôsob na spravovanie životného cyklu svojich skupín v Office 365, môžete použiť politiky uplynutia platnosti a ukončiť platnosť skupín v určitom časovom intervale. Vlastníci skupiny dostanú e-mail 30, 15 a 1 deň pred uplynutím platnosti skupiny, ktorý im umožní ľahko obnoviť skupinu, ak je naďalej potrebná. Pozrite si tému: Politika uplynutia platnosti skupín v Office 365.

Obmedzenia skupín

Maximum...

Maximálny počet

Vlastníci skupiny

100

Skupiny, ktoré môže používateľ vytvoriť

250

Skupiny, ktoré môže vytvoriť správca

Do predvoleného obmedzenia 500 tis. nájomníkov

Členovia

Viac ako 1 000, ale iba 1 000 má prístup k skupinovým konverzáciám naraz.

Ak sa prístup ku kalendáru a konverzáciám pokúšajú získať veľmi veľké skupiny, v Outlooku môže dochádzať k oneskoreniam.

Počet skupín, v ktorých môže používateľ byť členom

1 000

Úložisko súborov

1 TB + 10 GB na používateľa s predplatným + akýkoľvek zakúpený dodatočný ukladací priestor. Môžete si kúpiť neobmedzené množstvo ďalšieho ukladacieho priestoru.

Veľkosť poštovej schránky skupiny

50 GB

Predvolený maximálny počet skupín, ktoré môže mať organizácia Office 365, je momentálne 500 000.

Ak plánujete používať funkciu Group Wiriteback z nástroja Azure Active Directory Connect, maximálna dĺžka je 448 znakov, pokiaľ ide o atribút Popis.

Ďalšie informácie o ukladacom priestore SharePointu Online nájdete v téme Limity SharePointu OnlineSharePoint Online: hranice a limity softvéru.

Spravovanie skupín v Office 365 je efektívnejšie, keď máte informácie o používaní skupín. Centrum spravovania služieb Office 365 má nástroj na vytváranie zostáv, ktorý vám pomôže zobraziť položky, ako je napríklad používanie ukladacieho priestoru, počet vašich aktívnych skupín, a dokonca aj to, ako vaši používatelia skupiny používajú. Pozrite si tému: Zostavy služieb Office 365 v centre spravovania a získate ďalšie informácie.

Skupiny v Office 365 vám poskytujú množstvo nástrojov na súlad, ochranu informácií, ako aj eDiscovery.

Pozrite tiež

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×