Implementácia spravovania záznamov

Môžete spravovať záznamy na mieste, čo znamená, že môžete ponechať dokument v jeho aktuálnom umiestnení na lokalite alebo uložiť záznamy v konkrétnom archíve, ako je napríklad lokalita centra záznamov.

Pred implementáciou správy záznamov sa odporúča, aby ste najprv vytvorili plán správy záznamov pre vašu organizáciu. Ak chcete pomôcť s výberom správneho systému správy záznamov pre vašu organizáciu, prečítajte si tému Výber spôsobu ukladania a spravovania záznamov.

Poznámka: V SharePointe Online sme zaviedli používanie označení uchovávania údajov na deklarovanie obsahu ako záznamov, ktoré efektívne nahrádza nutnosť používania centra záznamov. Ak používate centrum záznamov, môžete ho naďalej používať spolu s menovkami uchovávania údajov. Na účely spravovania záznamov však odporúčame namiesto centra záznamov použiť označenia uchovávania údajov.

Vytvorenie a konfigurácia lokality centra záznamov

V tejto časti nájdete prehľad hlavných krokov, ktoré je potrebné vykonať na vytvorenie a konfigurovanie lokality centra záznamov. Kliknutím na prepojenia zobrazíte konkrétne pokyny pre jednotlivé kroky.

  1. Vytvorenie lokality centra záznamov pomocou šablóny lokality centra záznamov.

  2. Vytvorenie knižníc alebo zoznamov záznamov na spravovanie a ukladanie jednotlivých typov záznamov, ktoré sú uvedené v pláne súborov (def: plán súborov popisuje typy dokumentov alebo položiek, ktoré organizácia uznáva ako úradné obchodné záznamy. Označuje miesto uloženia týchto záznamov a poskytuje informácie, ktoré rozlišujú jeden typ záznamu od iného.

  3. Pridajte priradený typ obsahu do knižníc a zoznamov.

  4. Vytvorenie a pridanie stĺpcov lokality do príslušných typov obsahu, ktoré obsahujú a zobrazujú metaúdaje pre každý typ záznamu, ktorý je zadaný v pláne súborov.

  5. Pridajte politiku správy informácií k typu obsahu na lokalite centra záznamov.

  6. Nakonfigurujte organizátora obsahu na smerovanie každého typu záznamu na správne miesto.

Na začiatok stránky

Vytvorenie lokality centra záznamov

Odporúčame, aby ste vytvorili centrum záznamov ako kolekciu lokalít najvyššej úrovne, nie ako podlokalita. Ak chcete vytvoriť kolekciu lokalít, musíte byť členom skupiny SharePoint správcovia farmy v počítači, na ktorom je spustená webová lokalita centrálnej správy služby SharePoint.

V SharePointe Online môžete na lokalite SharePoint na najvyššej úrovni vytvoriť lokalitu centra záznamov. Kliknite na položku + vytvoriť lokalitua potom začnite na krok 4 nižšie.

  1. Spustite centrálnu správu služby SharePoint 2013 alebo 2016.

    • Pre Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite na tlačidlo Štart, kliknite na položku produkty Microsoft SharePoint 2013 alebo produkty Microsoft SharePoint 2013a potom kliknite na položku Centrálna správa SharePointu 2013 alebo Centrálna správa SharePointu 2016.

    • Pre Windows Server 2012:

      • Na domovskej obrazovke kliknite na položku centrálna správa SharePointu 2013 alebo Centrálna správa SharePointu 2016.

        Ak centrálna Správa služby sharepoint 2013 alebo Centrálna správa služby SharePoint 2016 nie je na domovskej obrazovke:

      • Kliknite pravým tlačidlom myši na položku počítač, kliknite na položku všetky aplikáciea potom kliknite na položku Centrálna správa SharePointu 2013 alebo Centrálna správa SharePointu 2016.

  2. Na webovej lokalite centrálnej správy kliknite v časti Správa aplikácií na položku vytvoriť kolekcie lokalít.

  3. Na stránke Vytvorenie kolekcie lokalít v časti Webová aplikácia , ak nie je vybratá webová aplikácia, v ktorej chcete vytvoriť kolekciu lokalít, kliknite na šípku nadol. V ponuke Webová aplikácia kliknite na položku zmeniť webovú aplikáciua potom kliknite na webovú aplikáciu, v ktorej chcete vytvoriť kolekciu lokalít.

  4. V časti názov a popis zadajte názov a popis kolekcie lokalít.

  5. V časti Adresa webovej lokality vyberte cestu, ktorú chcete použiť pre svoju URL adresu (napríklad cestu zaradenia zástupných znakov, napríklad/sites/, alebo koreňový adresár (/).

    Ak vyberiete cestu zahrnutia zástupných znakov, musíte zadať aj názov lokality, ktorá sa má použiť na adrese URL vašej lokality.

  6. V časti Výber šablóny vyberte v zozname vybrať verziu balíka Experience verziu šablón, ktorú chcete použiť.

    Ak chcete, aby kolekcia lokalít vyzerala a spustila sa ako kolekcia lokalít na serveri SharePoint Server, vyberte verziu skúsenosti. Kolekcia lokalít, ktorá používa staršiu verziu, sa spustí v novšej verzii SharePointu, ale používateľské rozhranie a používateľské prostredie kolekcie lokalít budú odrážať staršiu verziu. Kolekciu lokalít, ktorú je možné kedykoľvek inovovať na najnovšiu verziu verzie.

  7. V časti Výber šablóny vyberte kartu podnik a potom kliknite na položku centrum záznamov.

  8. V časti primárna správca kolekcie lokalít zadajte meno používateľa (do formulára doména \ meno_pou žívateľa) používateľa, ktorý bude správcom kolekcie lokalít.

  9. V časti Sekundárny správca kolekcie lokalít zadajte meno používateľa sekundárneho správcu kolekcie lokalít. Určenie sekundárneho správcu kolekcie lokalít je najvhodnejším postupom na zabezpečenie toho, aby niekto mohol spravovať kolekciu lokalít, keď nie je k dispozícii primárny správca kolekcie lokalít.

  10. Ak na spravovanie ukladacieho priestoru pre kolekcie lokalít používate kvóty, v časti šablóna kvóty kliknite na šablónu v zozname Vyberte šablónu kvóty .

  11. Kliknite na tlačidlo OK.

Vytvorenie knižníc alebo zoznamov na spravovanie záznamov

Knižnice a zoznamy sú dôležitými prvkami v správe záznamov. Slúžia ako súborové skrine pre každý typ záznamu, ktorý chcete uložiť alebo spravovať. Priradenie typov obsahu (vysvetlených neskôr) na knižnice a zoznamy pomáha kategorizovať vaše záznamy. Odporúčame vám vytvoriť jednu knižnicu dokumentov alebo zoznam pre každý typ obsahu v pláne súboru záznamov.

Pridanie existujúceho typu obsahu do zoznamu alebo knižnice

Keď do zoznamu alebo knižnice pridáte typ obsahu, tomuto zoznamu alebo knižnici umožníte obsahovať položky tohto typu. Po odoslaní záznamov do centra záznamov sa nasmerujú do príslušného zoznamu alebo knižnice na základe typu obsahu dokumentu.

Na začiatok stránky

Vytvorenie a pridanie stĺpcov lokality do zoznamov, knižníc alebo typov obsahu

Stĺpce vám pomôžu zoskupiť, kategorizovať a sledovať záznamy alebo iné položky. Stĺpec lokality definuje položku metaúdajov, ktoré môžu byť priradené k typu obsahu, zoznamu alebo knižnici. Môžete napríklad chcieť pridať stĺpce lokality a definovať "autora" alebo "dátum dokončenia". Pridanie stĺpca lokality do typu obsahu pre záznamy na uloženie položky metaúdajov, ktorá je odoslaná spolu so záznamom, alebo na pridanie metaúdajov, ktoré pomáhajú spravovať záznam.

Vytvorenie stĺpca lokality

  1. Na lokalite centrum záznamov kliknite na položku nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenia lokality v časti Galérie pre webových dizajnérov kliknite na položku Stĺpce lokality.

  3. Na stránke Stĺpce lokality kliknite na položku Vytvoriť.

  4. Na stránke nový stĺpec lokality v časti názov a typ zadajte do poľa názov stĺpca požadovaný názov.

  5. Vyberte typ informácií, ktoré chcete uložiť do stĺpca – napríklad mena, dátum a èas alebo text.

  6. V časti skupina Vyberte existujúcu skupinu, do ktorej chcete uložiť nový stĺpec lokality, alebo vyberte položku Nová skupina , ak chcete vytvoriť novú skupinu na uloženie stĺpca. Skupiny poskytujú spôsob usporiadania stĺpcov a uľahčujú ich nájdenie.

V časti Ďalšie nastavenia stĺpca vyberte požadované ďalšie nastavenia stĺpcov. Možnosti dostupné v tejto časti sa líšia v závislosti od typu stĺpca, ktorý ste vybrali v časti Názov a typ. Ak je napríklad typ informácií, ktoré sa majú uložiť v stĺpci, voľba, môžete definovať možnosti, ktoré sa majú enumerovať v časti Ďalšie nastavenia stĺpcov .

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Pridanie stĺpca lokality do typu obsahu pre záznamy

  1. Na domovskej stránke lokality centrum záznamov kliknite na položku Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. V časti galérie pre webových dizajnérov kliknite na položku typy obsahu lokality.

  3. Na stránke typy obsahu lokality kliknite na typ obsahu lokality, ktorý chcete konfigurovať.

  4. Po vybratí typu obsahu lokality z nadradenej lokality alebo po vytvorení nového typu obsahu lokality na stránke vybratého typu obsahu lokality v časti stĺpce kliknite na položku Pridať z existujúcich stĺpcov lokality.

  5. Na stránke pridanie stĺpcov do typu obsahu v časti Vybrať stĺpce vyberte skupinu, ktorú chcete filtrovať zo zoznamu Vybrať stĺpce z .

  6. V zozname Dostupné stĺpce vyberte stĺpec, ktorý chcete pridať, a potom kliknite na položku Pridať.

  7. V časti aktualizovať zoznamy a typy obsahu lokality zadajte, či sa zmeny typu obsahu podradenej lokality, ktoré dedia z tohto typu obsahu lokality, aktualizujú s vašimi zmenami.

  8. Po dokončení pridávania stĺpcov kliknite na tlačidlo OK.

Poznámka: Ak sa typ obsahu, ktorý chcete vybrať, nezobrazuje ako prepojenie (sivé) na tejto strane, typ obsahu patrí k nadradenej lokalite lokality centra záznamov, a preto je potrebné vybrať a nakonfigurovať z nadradenej lokality. Môžete to urobiť kliknutím na prepojenie v stĺpci zdroj vedľa sivého typu obsahu lokality v stĺpci typ obsahu lokality .

Na začiatok stránky

Vytvorenie politík správy informácií pre záznamy

Politika správy informácií je množina pravidiel pre typ obsahu. Politiky správy informácií umožňujú organizáciám riadiť a sledovať informácie, ako je napríklad obdobie uchovávania obsahu, alebo akcie, ktoré môžu používatelia s daným obsahom vykonávať.

Poznámka: Ak chcete vykonať túto úlohu, musíte byť členom skupiny vlastníci pre lokalitu centra záznamov.

Pridanie politiky správy informácií do typu obsahu

Poznámka: Nie je možné zadať politiku správy informácií pre základný typ obsahu. Základné typy obsahu sa nainštalujú, keď sa vytvorí kolekcia lokalít. Musíte vytvoriť typ obsahu, ktorý je odvodený od základného typu obsahu a použiť politiku správy informácií pre odvodený typ obsahu.

  1. Na lokalite kliknite na položku nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie pre webových dizajnérov na položku Typy obsahu lokality.

  3. Na stránke typy obsahu lokality kliknite na typ obsahu, ku ktorému chcete pridať politiku správy informácií.

  4. Na stránke typ obsahu kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

  5. Na stránke Úprava politiky zadajte popis politiky a potom napíšte stručné vyhlásenie o politike, v ktorom sa dozviete, čo je politika pre používateľov. Prehlásenie o politike môže mať najviac 512 znakov.

  6. Ďalej je potrebné pridať niektoré funkcie politiky do politiky správy informácií. Pri zapnutí funkcií sa zobrazia ďalšie nastavenia.

Pridanie funkcií politiky do politiky správy informácií

Funkcie politiky, ktoré môžete pridať k informačnej politike, sú označenia, auditovanie, uplynutie platnosti a čiarové kódy.

Pridanie funkcie politiky uchovávania údajov do politiky správy informácií

  1. Na stránke Úprava politiky začiarknite políčko Povoliť uchovávanie údajov .

  2. Kliknite na položku Pridať fázu uchovávania údajov a vyberte jednu z nasledujúcich možností obdobia uchovávania údajov, ak chcete určiť, kedy uplynie platnosť dokumentov: Ak chcete nastaviť dátum uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu, vyberte položku Táto etapa je založená na vlastnosti dátum v položke a potom vyberte akciu ( Vytvorené alebo upravené) a časové obdobie (dni, mesiace alebo roky).

  3. Do poľa medzi zoznamami zadajte hodnotu časového obdobia.

  4. Vyberte akciu, ktorá sa má vykonať po uplynutí platnosti dokumentu.

  5. Ak chcete, aby sa vybratá akcia opakovala, začiarknite políčko v časti opakovanie a potom vyberte obdobie opakovania.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie funkcie politiky auditovania do politiky správy informácií

  1. Na stránke Úprava politiky v časti auditovanie vyberte položku Povoliť auditovaniea potom začiarknite políčka vedľa udalostí, pre ktoré chcete zachovať auditovú trasu.

  2. Kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka: Ak chcete zobraziť denníky auditu, na stránke Nastavenie kolekcie lokalít kliknite na položku zostavy denníka auditua potom vyberte zostavu, ktorú chcete zobraziť.

Pridanie funkcie politiky čiarového kódu do politiky správy informácií

  1. Na stránke Úprava politiky v časti čiarové kódy vyberte položku Povoliť čiarové kódy.

  2. Vyberte položku Zobraziť výzvu na vloženie čiarového kódu... Ak chcete, aby klientske aplikácie balíka Office vyžadovali vloženie čiarového kódu do svojich dokumentov, začiarknite toto políčko.

Pridanie funkcie politiky označenia do politiky správy informácií

  1. Na stránke Úprava politiky začiarknite v časti menovky políčko Povoliť menovky .

  2. Ak chcete používateľom požadovať vloženie označenia pred uložením alebo vytlačením dokumentu, začiarknite políčko pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie označenia.

  3. Ak chcete zabrániť zmenám menoviek po ich pridaní, vyberte položku zabrániť zmenám označení po ich pridaní.

  4. Do poľa Formát menovky zadajte text, ktorý sa má zobraziť na označení. Môžete použiť ľubovoľnú kombináciu pevných textov alebo vlastností dokumentu okrem vypočítavaných alebo vstavaných vlastností, ako je napríklad identifikátor GUID (Globally Unique Identifier) alebo vytvorené. Ak chcete začať nový čiaru, použite postupnosť znakov \n .

  5. Vyberte písmo, veľkosť písma, štýl písma a zdôvodnenie textu menovky.

  6. Do poľa výška zadajte výšku menovky v palcoch a hrúbku menovky v palcoch v poli Šírka .

  7. Ak chcete zobraziť zmeny, kliknite na položku obnoviť .

  8. Kliknite na tlačidlo OK.

Konfigurácia spravovania záznamov na mieste

Pri používaní centra záznamov pracujete v uzamknutej odkladacieho priestoru a môžete použiť operáciu odoslania na získanie záznamov do tohto odkladacieho priestoru. Však môže byť povolená ľubovoľná lokalita na spravovanie záznamov na mieste a môže byť nakonfigurovaná ako systém správy záznamov. V tomto type systému môžete na rozdiel od centra záznamov uložiť záznamy spolu s aktívnymi dokumentmi v rámci spoločného priestoru. Používanie systému správy umiestnených záznamov má niekoľko ďalších výhod:

  • Záznamy môžu existovať a je možné ich spravovať na viacerých lokalitách.

  • Ak je povolené vytváranie verzií, uchovávanie verzií záznamov je automatické.

  • vyhľadávanie eDiscovery môže byť spustené v oboch záznamoch aj v aktívnych dokumentoch súčasne.

  • Lepšie riadenie funkcie záznamu v organizácii a práv na vytvorenie záznamu.

Na konfiguráciu priamej správy záznamov existujú tri hlavné kroky:

  1. Aktivujte spravovanie záznamov na mieste na úrovni kolekcie lokalít.

  2. Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni kolekcie lokalít.

  3. Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni zoznamu alebo knižnice.

    Poznámka: Ak chcete manuálne deklarovať položky ako záznamy, musíte byť prispievateľom zoznamu alebo správcom.

Na začiatok stránky

Aktivácia správy záznamov na mieste na úrovni kolekcie lokalít

Prvým krokom pri konfigurácii lokálneho systému správy záznamov je Aktivácia funkcie na úrovni kolekcie lokalít. Aktiváciou funkcie sa na páse s nástrojmi zapne príkaz deklarovať/nedeklarované záznamy.

Poznámka: Ak chcete vykonať túto úlohu, musíte byť správcom kolekcie lokalít.

  1. Na najvyššej úrovni lokality kliknite na položku Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. V časti Správa kolekcie lokalítkliknite na položku funkcie kolekcie lokalít.

  3. Vedľa položky Správa umiestnenia záznamovkliknite na položku aktivovať.

Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni kolekcie lokalít

  1. Na najvyššej úrovni lokality kliknite na položku Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenia deklarácie záznamov.

  3. Ak chcete na stránke nastavenia deklarácie záznamu umiestniť obmedzenie toho, čo je možné vykonať na položky, ktoré sú deklarované ako záznamy, vyberte jednu z možností v časti obmedzenia záznamov .

  4. V časti Dostupnosť deklarácie záznamu vyberte, či má byť manuálne prehlásenie záznamov v zoznamoch a knižniciach v predvolenom nastavení k dispozícii. Ak vyberiete možnosť nie je k dispozícii vo všetkých umiestneniach predvolene, záznamy možno deklarovať iba prostredníctvom politiky alebo pracovného postupu.

  5. V časti roly deklarácie Vyberte roly, ktoré môžu manuálne deklarovať a nedeklarované záznamy.

  6. Vyberte tlačidlo OK.

Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni zoznamu alebo knižnice

Môžete mať väčšiu kontrolu nad tým, kde možno položky deklarovať ako záznamy konfiguráciou deklarácií záznamov pre zoznam alebo knižnicu. Pri konfigurácii zoznamu alebo knižnice pre deklaráciu záznamov môžete položky automaticky deklarovať ako záznamy po ich pridaní do zoznamu alebo knižnice.

  1. V zozname alebo v knižnici, kde chcete konfigurovať nastavenia deklarácie záznamov, kliknite na kartu Knižnica alebo zoznam na páse s nástrojmi a potom kliknite na položku nastavenia knižnice alebo nastavenia zoznamu.

    V SharePointe Online kliknite na položku nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom na položku nastavenia zoznamu alebo Nastavenie knižnice.

  2. V časti Nastavenie knižnice dokumentov alebo zoznamu kliknite v časti povolenia a správana položku nastavenia deklarácie záznamu.

  3. V časti manuálna dostupnosť deklarácie záznamu vyberte:

  4. Či chcete, aby zoznam alebo knižnica používala predvolené nastavenia deklarácie záznamov, ktoré používa kolekcia lokalít,

  5. bez ohľadu na to, či majú používatelia vždy povolenie manuálne deklarovať položky ako záznamy v zozname alebo knižnici, alebo

  6. bez ohľadu na to, či používatelia nemôžu nikdy manuálne deklarovať záznamy v zozname alebo knižnici.

  7. V časti Automatická deklarácia začiarknite toto políčko, ak chcete, aby sa všetky položky pridané do zoznamu alebo knižnice automaticky deklarovali ako záznamy.

  8. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×