Office
Prihlásenie
Hromadná korešpondencia s použitím excelového tabuľkového hárka

Hromadná korešpondencia s použitím excelového tabuľkového hárka

Hromadná korešpondencia sa používa na vytváranie viacerých dokumentov súčasne. Tieto dokumenty majú rovnaké rozloženie, formátovanie, text a grafiku. Odlišné a prispôsobené sú len niektoré časti dokumentu. K dokumentom, ktoré dokáže Word vytvárať pomocou hromadnej korešpondencie, patria hromadné označenia, listy, obálky a e-maily. V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní podieľajú tri dokumenty:

  • hlavný dokument,

  • zdroj údajov,

  • zlúčený dokument.

Informácie o tom, ako využiť excelové údaje na hromadnú korešpondenciu nájdete v nasledujúcom videu, ktoré je súčasťou školiaceho kurzu: Povýšenie hromadnej korešpondencie na vyššiu úroveň.

Krok 1: Príprava údajov na hromadnú korešpondenciu v programe Excel

Nastavenie a príprava údajov predstavujú najdôležitejší krok v procese hromadnej korešpondencie. Ako zdroj údajov pre zoznam príjemcov budete používať tabuľkový hárok programu Excel.

Tu je niekoľko tipov na prípravu údajov na hromadnú korešpondenciu. Zaistite nasledovné:

  • Názvy stĺpcov tabuľkového hárka sa zhodujú s názvami polí, ktoré chcete vložiť do hromadnej korešpondencie. Ak napríklad chcete v dokumente čitateľov osloviť menom, budete potrebovať samostatné stĺpce pre mená a priezviská.

  • Všetky údaje, ktoré sa majú zlúčiť, sa nachádzajú v prvom hárku vášho tabuľkového hárka.

  • Údajové položky s percentami, menami a poštovými smerovými číslami sú v tabuľkovom hárku správne formátované, aby Word dokázal správne prečítať ich hodnoty.

  • Tabuľkový hárok programu Excel, ktorý sa má použiť v hromadnej korešpondencii, je uložený v lokálnom počítači.

  • Všetky zmeny alebo doplnenia tabuľkového hárka boli vykonané pred jeho pripojením k dokumentu hromadnej korešpondencie v programe Word.

Poznámky: 

Krok 2: Spustenie hromadnej korešpondencie

  1. V programe Word vyberte položky Súbor > Nové > Prázdny dokument.

  2. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom vyberte požadovaný spôsob hromadnej korešpondencie.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia v programe Word zobrazujúca príkaz Spustiť hromadnú korešpondenciu a zoznam dostupných možností typu hromadnej korešpondencie, ktorý chcete spustiť.

  3. Vyberte položky Vybrať príjemcov > Použiť existujúci zoznam.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca príkaz Vybrať príjemcov s vybratou možnosťou Použiť existujúci zoznam.

  4. Prejdite do svojho tabuľkového hárka programu Excel a potom vyberte položku Otvoriť.

  5. Ak sa v programe Word zobrazí výzva, vyberte položky Hárok1$ > OK.

    Poznámka: Hárok programu Excel je teraz pripojený k dokumentu hromadnej korešpondencie, ktorý vytvárate v programe Word.


Upravenie poštového zoznamu

Počet príjemcov pošty možno obmedziť.

  1. Vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Upraviť zoznam príjemcov.

  2. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie zrušte začiarknutie políčka vedľa mena každej osoby, ktorej pošta nemá byť doručená.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

    Poznámka: Zoznam môžete aj zoradiť alebo filtrovať, čím sa uľahčí vyhľadávanie mien a adries. Ďalšie informácie o zoraďovaní a filtrovaní položiek nájdete v téme Zoradenie a filtrovanie údajov pre hromadnú korešpondenciu.

Krok 3: Vloženie zlučovacieho poľa

Vložiť môžete jedno alebo viacero polí hromadnej korešpondencie, ktoré prenesú informácie z tabuľkového hárka do vášho dokumentu.

Vloženie bloku pre adresu na obálku, označenie, e-mailovú správu alebo list

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Blok pre adresu.

    Vložiť zlučovacie pole Blok pre adresu

  2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte formát mena príjemcu, ako sa bude zobrazovať na obálke.

    Blok s adresou – možnosti

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

  4. Kliknite na položky Súbor > Uložiť.

Vloženie riadka s pozdravom do e-mailovej správy alebo listu

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Napísať a vložiť polia položku Riadok s pozdravom.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Riadok s pozdravom.

  2. V dialógovom okne Vloženie riadka s pozdravom vykonajte toto:

    • V časti Formát riadka s pozdravom zmeňte v prípade potreby oslovenie výberom pozdravu (predvoleným oslovením je Vážený), formát pre meno príjemcu a koncovú interpunkciu (predvolene sa použije čiarka).

      a

    • V časti Riadok s pozdravom pre neplatné mená príjemcov vyberte možnosť zo zoznamu oslovení.

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

  4. Kliknite na položky Súbor > Uložiť.

Vloženie údajov z tabuľkového hárka do e-mailovej správy alebo listu

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Napísať a vložiť polia položku Vložiť zlučovacie pole.

  2. V dialógovom okne Vloženie zlučovacieho poľa vyberte v časti Polia názov poľa (názov stĺpca vo vašom tabuľkovom hárku) a potom vyberte položku Vložiť.

  3. Podľa potreby zopakujte krok 2 a po dokončení vyberte položku Zavrieť.

  4. Kliknite na položky Súbor > Uložiť.

Ďalšie informácie o pridávaní polí z tabuľkového hárka do dokumentu hromadnej korešpondencie nájdete v téme Vloženie polí hromadnej korešpondencie. Ak by ste chceli zistiť viac o možnostiach nastavenia e-mailových správ, pozrite si tému Hromadná e-mailová korešpondencia vo Worde.

Krok 4: Zobrazenie ukážky a dokončenie hromadnej korešpondencie

Po vložení požadovaných polí hromadnej korešpondencie zobrazte ukážku výsledkov, aby ste sa uistili, že je obsah v poriadku, a môžete dokončiť proces hromadnej korešpondencie.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Zobraziť ukážku výsledkov.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca skupinu Ukážka výsledkov.

  2. Výberom tlačidla Ďalší záznam Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci záznam Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie sa presúvajte záznamami v zdroji údajov a zobrazte, ako sa záznamy zobrazia v dokumente.

  3. V skupine Dokončiť vyberte položku Dokončiť a zlúčiť a potom vyberte položku Tlačiť dokumenty alebo Odoslať e-mailové správy.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

Krok 5: Uloženie hromadnej korešpondencie

Dokument hromadnej korešpondencie zostane po uložení pripojený k zdroju údajov. Dokument hromadnej korešpondencie možno opätovne použiť na ďalšiu hromadnú poštu.

  • Otvorte dokument hromadnej korešpondencie a keď vás Word vyzve na zachovanie pripojenia, vyberte možnosť Áno.

Pozrite tiež

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×