Medzi externým zoznamom a Microsoft Excelom môžete synchronizovať údaje, čím zabezpečíte nepretržitú aktuálnosť údajov v obidvoch množinách. Môžete napríklad spravovať zoznam produktov v zozname tak, aby sa dalo jednoducho zdieľať a aktualizovať, ale aj vykonať periodickú analýzu zásob pomocou Microsoft Excelu.
Poznámka: Externý zoznam nemožno synchronizovať s verziami skoršími ako Excel 2013. Ak sa to pokúsite vykonať, zobrazí sa dialógové okno s hlásením, že sa nedá pripojiť k zoznamu.
Ďalšie informácie nájdete v téme Vyhľadanie obsahu o externých údajoch.
Práca s externými údajmi vyžaduje niekoľko predpokladaných úloh na umožnenie zabezpečeného prístupu k údajom. Nasledujúce informácie vám môžu pomôcť pri plánovaní vašich ďalších krokov. Ak sa pri pokuse o prácu s externými údajmi vyskytnú problémy, tieto informácie vám môžu pomôcť identifikovať problém. Na zaistenie prístupu k externým údajom je potrebné, aby ste vy alebo správca vykonali tieto kroky:
Príprava externého zdroja údajov Správca môže potrebovať vytvoriť konto a poskytnúť povolenia na zdroj údajov, aby sa zabezpečilo, že správnym osobám bude mať prístup k údajom a že údaje nekončia v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca tiež chcieť vytvoriť konkrétne tabuľky, zobrazenia, dotazy a tak ďalej obmedziť výsledky len na to, čo je potrebné, a pomôcť zlepšiť výkon.
Konfigurácia služieb a kont SharePointu Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity a službu zabezpečeného ukladacieho priestoru. Informácie o používaní týchto služieb nájdete v téme Konfigurácia riešenia služby Business Connectivity Services pre SharePoint 2013 a Vytvorenie externého zoznamu z tabuľky SQL Azure so službou Business Connectivity Services a zabezpečeného ukladacieho priestoru.
Konfigurácia služieb zabezpečeného ukladacieho priestoru Správca musí určiť najlepší režim prístupu pre externý zdroj údajov, vytvoriť cieľovú aplikáciu a nastaviť pre ňu poverenia. Informácie o používaní týchto služieb nájdete v téme Vytvorenie alebo úprava cieľovej aplikácie zabezpečeného ukladacieho priestoru.
Konfigurácia služieb Business Data Connectivity Services Správca musí zabezpečiť, aby mal používateľ, ktorý vytvára externý typ obsahu, povolenia k ukladaciemu priestoru metaúdajov služby Business Data Connectivity a aby mali príslušní používatelia prístup k externému typu obsahu, na ktorom je založený externý zoznam. Informácie o používaní týchto služieb nájdete v téme Konfigurácia riešení služby Business Connectivity Services pre SharePoint 2013.
Vytvorenie typu externého obsahu Používateľ musí definovať externý typ obsahu, ktorý obsahuje informácie o pripojeniach, prístupe, metódach operácií, stĺpcoch, filtroch a ďalších metaúdajoch, ktoré sa používajú na načítanie údajov z externého zdroja údajov.
Vytvorenie externého zoznamu Používateľ musí vytvoriť externý zoznam založený na externom type obsahu a podľa potreby aspoň jedno zobrazenie externého zoznamu.
Uistite sa, že produkty balíka Office sú pripravené na používanie Ak chcete synchronizovať externé údaje s produktmi balíka Office, musíte mať v každom klientskom počítači aspoň Windows 7 a nasledujúce bezplatné softvérové produkty: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 a WCF údajové služby 5,0 pre OData v3 (ak je to potrebné, automaticky sa vám zobrazí sa výzva na stiahnutie softvéru). Skontrolujte tiež, či je možnosť inštalácie balíka Office zapnutá, služby Business Connectivity Services (Toto je predvolená možnosť). Pomocou tejto možnosti sa nainštaluje klientsky modul runtime služby Business Connectivity Services, ktorý robí nasledovné: cache a synchronizuje s externými údajmi, mapy obchodných údajov s externými typmi obsahu, zobrazuje výber externých položiek v produktoch balíka Office a spustí vlastné riešenia v produktoch balíka Office.
Ak chcete stiahnuť požadované softvérové produkty, prečítajte si tému nevyhnutný softvér potrebný na prácu s externými údajmi v balíku Office 2013.
Ďalšie všeobecné informácie o používaní externých údajov nájdete v téme Vyhľadanie obsahu o externých údajoch.
Export externého zoznamu do Excelu
-
Prejdite na lokalitu SharePoint, kde sa nachádza zoznam.
-
Na paneli Rýchle spustenie vyberte názov zoznamu lokality SharePoint alebo vyberte položku nastavenie
-
Vyberte položku zoznam a potom vyberte položku exportovať do Excelu.
Podľa predvoleného nastavenia je táto možnosť v rámci externých zoznamov povolená, ale správca systému ju môže zakázať.
-
Ak sa zobrazí výzva na potvrdenie operácie, vyberte tlačidlo OK.
-
V dialógovom okne Preberanie súboru vyberte položku Otvoriť.
-
Ak sa zobrazí výzva, či chcete povoliť pripojenia údajov v počítači, vyberte možnosť Povoliť , ak sa domnievate, že pripojenie k údajom na lokalite SharePoint je bezpečné na povolenie.
Vytvorí sa excelová tabuľka s pripojením údajov založeným na súbore webového dotazu. Stĺpce exportovanej tabuľky určuje aktuálne zobrazenie externého zoznamu. Exportované externé údaje sú určené filtrami definovanými v rámci externého typu obsahu a zobrazenia externého zoznamu, ako aj nastavením jazyka na danej lokalite SharePoint. Limity stránok sa ignorujú.
