Elektronická distribúcia zostáv

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Môžete použiť program Microsoft Office Access elektronicky distribuovať zostáv programu Access. Napríklad, môžete použiť príkaz E-mail v ponuke tlačidla Microsoft Office rýchlo exportovať a odoslať správu ako prílohu e-mailovej správy. Alebo môžete exportovať zostavu ako súbor, a potom distribuovať súbor rôznymi spôsobmi. Pomocou metódy elektronickej distribúcie môžete rýchlo získať dôležité informácie pre tých, ktorí ich potrebujú. Okrem toho súbory môžete použiť na vytvorenie zálohy a Archív správ a môžete aj znížiť využitie papiera v situáciách výtlačky zostáv, kde nie sú potrebné.

Tento článok vysvetľuje rôznych formátov, môžete použiť na export zostavy a popisuje rôzne postupy, ktoré môžete použiť na distribúciu exportované správu príjemcom.

Čo vás zaujíma?

Porozumieť formáty súborov, do ktorého môžete exporte zostavy

Distribúcia zostavy pomocou príkazu e-mailu

Distribúcia zostavy inými metódami

Porozumieť formáty súborov, do ktorého môžete exporte zostavy

Zostavu môžete exportovať ako niekoľko rôznych formátov súborov. Však nie všetky tieto formáty súborov sa zachová rozloženie a formátovanie pôvodnej správy. Napríklad, ak chcete exportovať zostavu ako súbor HTML (*.htm alebo * .html), súboru formát RTF (*.rtf) alebo textový súbor (txt), výsledný súbor nebude obsahovať všetky nachádzali v pôvodnej správe, ako je napríklad grafický vizuálne prvky , farby, čiary alebo orámovania. Však niektoré formáty súborov zachová rozloženie a formátovanie pôvodnej správy. Tieto formáty zahŕňajú snímka formát (snímky *.snp), formát Portable Document Format (*.pdf) a formát XML Paper Specification (*.xps). Tento článok sa zameriava na používanie týchto troch formátov.

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené všetky dostupné formáty na exportovanie zostavy a programy, ktoré ste a príjemcovia môžete použiť na otvorenie výsledné súbory.

Formát

Súbor ext ension(s)

Programy, ktoré sa používajú na otvorenie súboru

HTML

*.htm; *.html

Internetové prehliadače, napríklad Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

PDF čitateľovi, k dispozícii ako voľný čas, tretej strany na stiahnutie.

RTF

*.RTF

Textový programov, ako napríklad Microsoft Office Word a WordPad.

kalendára

*.SNP

Snímka Zobrazovač Microsoft, je k dispozícii z Microsoft Download Center. Nájsť prepojenie na stiahnutie v časti Pozrite tiež.

Text

*.txt

Spracovanie textu a úpravu programoch, ako je napríklad Word a Poznámkový blok textu.

XPS

*.XPS

  • V systéme Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 alebo Microsoft Windows XP    Microsoft papiera špecifikácia Zobrazovač XML, môžete stiahnuť Microsoft XML dokument špecifikácie Essentials Pack k dispozícii. Ďalšie informácie o Microsoft XML dokument špecifikácie Essentials Pack, pozrite si prepojenia v časti Pozrite tiež.

  • V systéme Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 alebo novšiu.

Poznámka: Formát PDF (*.pdf) a Formát XPS (*.xps) možnosti sú k dispozícii po inštalácii doplnok Hľadať ďalšie informácie o podpore pre tieto formáty súborov v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Distribúcia zostavy pomocou príkazu e-mailu

Najrýchlejší spôsobmi možno distribuovať zostavy v Office Access 2007 je pomocou príkazu e-mailu v ponuke tlačidla Microsoft Office. Pomocou niekoľkých kliknutí myšou, Access exportujú sa zostavu do formátu súboru, a potom vytvorí novú e-mailovú správu s priložený súbor.

  1. Na navigačnej table vyberte zostavu, ktorú chcete odoslať e-mailovej správy.

  2. Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office a potom kliknite na položku E-mail.

  3. V dialógovom okne Odoslať objekt ako vyberte výstupný formát, ktorý chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo OK. Nezabudnite, že Snímka formát (snímky *.snp), Formát PDF (*.pdf) a Formát XPS (*.xps) sú len možnosti, ktoré sa zachová rozloženie a formátovanie vašej pôvodnej správy.

    Office Outlook 2007 otvorí novú e-mailovú správu so súborom v prílohe typu, ktorý ste zadali.

  4. Zadajte príjemcov e-mailových adries do poľa Komu, do poľa Predmet zadajte predmet a správu do oblasti správy.

    Tip: Na základe predvoleného nastavenia súboru, ktorý odošlete pomocou tohto postupu sa neuloží vo vašom počítači. Ak chcete uložiť kópiu súboru vo svojom počítači, kliknite pravým tlačidlom myši na prílohu v poli nasadený a potom kliknite na položku Uložiť ako v kontextovej ponuke.

  5. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Na začiatok stránky

Distribúcia zostavy inými metódami

Ak nechcete používať príkaz E-mail distribuovať zostavy, môžete exportovať zostavu do formátu súboru, ktorý chcete a potom distribuovať rovnakým spôsobom, ktorú distribuujete akýkoľvek iný súbor. Môže napríklad skopírujte súbor na ľubovoľné odpojiteľné médium, ako je napríklad disk CD, disk CD alebo USB kľúč a potom ju distribuovať príjemcovia. Prípadne môže skopírujte súbor do zdieľaného sieťového priečinka alebo knižnice dokumentov na lokalite Microsoft Windows SharePoint Services, a potom svojmu príjemcovi umiestnenie súboru.

V nasledujúcich častiach sa dozviete, ako na export zostavy ako súbor snímok (snímky *.snp), súboru Portable Document Format (*.pdf) alebo súboru XML Paper Specification (*.xps), ktorý môžete potom distribuovať použitie metódy, ktorá sa má.

Export zostavy ako súbor snímok

Ak chcete zobraziť súbor snímok, program Microsoft Zobrazovač snímok musí byť nainštalovaný na vás a príjemcov počítačov. V starších verziách programu Access bol nainštalovaný Zobrazovač snímok s prístupom. Zobrazovač snímok sa nenainštaluje s Office Access 2007. Ak chcete zobraziť súbor snímok, musíte Stiahnite a nainštalujte bezplatný program Microsoft Zobrazovač snímok z Microsoft Download Center. Keďže licencia Office Access 2007 nie je potrebné stiahnuť program Zobrazovač snímok, používatelia, ktorí nemajú Access 2007 v počítačoch nainštalovaný môžete stiahnuť Zobrazovač snímok a použiť na zobrazenie snímku súbory, ktoré vytvoríte. V časti Pozrite tiež nájdete prepojenie na prevzatie

  1. Na navigačnej table kliknite na zostavu, ktorú chcete exportovať.

  2. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Exportovať kliknite na položku Ďalšie a potom kliknite na položku Zobrazovač snímok.

  3. Na prvej strane Export - Sprievodca Zobrazovač snímku, do poľa názov súboru zadajte názov súboru alebo kliknite na tlačidlo Prehľadávať prejdite do iného umiestnenia, do ktorého sa má súbor uložiť.

  4. Ak chcete zobraziť snímku hneď po jeho vytvorení, v časti možnosti exportu zadajte, začiarknite políčko Otvorte cieľový súbor po dokončení operácie exportu.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

    Ak súbor s rovnakým názvom už existuje v priečinku, ktorý ste zadali, program Access zobrazí výzvu na buď nahradiť existujúci súbor alebo zadajte nový názov. Kliknite na tlačidlo Áno a nahraďte súbor, alebo kliknite na položku nie, ak chcete zadať iný názov súboru.

    Program Access vytvorí súbor snímok. Ak ste si vybrali prístup Otvorte cieľový súbor a je v počítači nainštalovaný program Zobrazovač snímok, program sa spustí a zobrazí súbor snímok. Ak program Zobrazovač snímok nie je nainštalovaný v počítači, sa žiadne hlásenie a súbor snímok sa nezobrazia. Však môžete aj naďalej distribuovať priradiť iným používateľom.

  6. Ak chcete uložiť kroky operácie, ktoré ste práve vykonali tak, aby sa môžete rýchlo reprodukovať tú istú operáciu neskôr, začiarknite políčko Uložiť kroky exportu a potom zadajte názov a popis krokov. Ak chcete vytvoriť úlohu programu Outlook, ktorá vám umožní naplánovať operácie exportu v budúcnosti, začiarknite políčko Vytvoriť úlohu programu Outlook.

    Ďalšie informácie o plánovaní import a export v časti Pozrite tiež.

Export zostavy vo formáte *.pdf alebo *.xps

Musíte najprv nainštalovať doplnok pred zostavy môžete exportovať do súboru vo formáte *.pdf alebo *.xps. Ďalšie informácie o podpore pre iné formáty súborov, ako sú napríklad *.pdf a *.xps, po kliknutí na prepojenia v časti Pozrite tiež.

Po nainštalovaní doplnku, použite nasledujúci postup na export zostavy vo formáte *.pdf alebo *.xps:

  1. Na navigačnej table kliknite na zostavu, ktorú chcete exportovať.

  2. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Exportovať kliknite na položku PDF alebo XPS.

  3. V dialógovom okne publikovať vo formáte PDF alebo XPS, v dialógovom okne Uložiť ako typ vyberte typ súboru, ktorý chcete exportovať zostavu ako.

  4. Ak chcete zmeniť názov, ktorý zostavy sa uloží ako, do poľa názov súboru zadajte nový názov súboru.

  5. Ak chcete otvoriť zostavu ihneď po exporte, začiarknite políčko Otvoriť súbor po publikovaní. Ak nemáte program nainštalovaný v počítači, ktorý je možné otvoriť typ súboru, táto možnosť nie je k dispozícii.

  6. V časti optimalizácia pre, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

    • Optimalizácia zostavy pre väčšie, vyššie rozlíšenie súbor (odporúča sa pri tlači), vyberte položku štandardné.

    • Ak chcete optimalizovať zostavy pre menšie, nižšom rozlíšení súbor (odporúča sa pre publikovanie online), vyberte Minimálna veľkosť.

  7. Kliknite na tlačidlo Publikovať.

    Program Access vytvorí súbor *.pdf alebo *.xps. Ak ste si vybrali na prístup otvoriť súbor po publikovaní, príslušný program sa spustí a zobrazí súbor.

  8. Uložiť kroky operácia práve vykonaných tak, aby sa môžete rýchlo reprodukovať rovnaká operácia neskôr začiarknite políčko Uložiť kroky exportu a potom zadajte názov a popis krokov. Ak chcete vytvoriť úlohu programu Outlook, ktorá vám umožní naplánovať operácie exportu v budúcnosti, začiarknite políčko Vytvoriť úlohu programu Outlook.

    Ďalšie informácie o plánovaní import a export v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×