Dokument projekty pomocou Projectu 2007

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Obálka knihy Project 2007 Inside Out

Microsoft Office Project 2007 Inside Out
Podľa Teresa S. Stover

Teresa S. Stoverová je expertka na riadenie projektov a konzultovala s tímom Microsoft Office Project od verzie 4. Je návrhárkou inštrukcií a oceňovanou autorkou s viac ako dvadsaťročnými skúsenosťami v technickej komunikácii. Teresa je autorkou mnohých používateľských príručiek, návodov a systémov Pomocníka a viac ako tucta kníh o počítačoch, vrátane kníh Microsoft Office Project 2003 Inside Out a Microsoft Project Version 2002 Inside Out.

Ďalšie informácie o iných knihách v systéme 2007 Microsoft Office nájdete na lokalite Microsoft Press.

Obsah tohto článku

Zameranie na víziu projektu

Definovanie rozsahu

PriLožiť projektovú dokumentáciu

Vzhľadom na to, že v centre riadenia projektov sa plánuje, nie je divu, že procesy plánovania nového projektu robíte značné množstvo práce len na nastavenie javiska. Zadefinujete veľký obrázok a získate súhlas so zainteresovanými stranami pre špecifikácie produktu alebo služby, ktorú vytvárate, a za hranice definujúce celkový rozsah samotného projektu. Po dokončení tejto vízie môžete vytvoriť projektový plán – projektový plán s použitím Microsoft Office Project 2007. Potom rozdeľte ciele a ciele projektu na skutočné fázy, medzníky a úlohy, ktoré tvoria chrbticu informačného systému projektu. Do projektového plánu môžete pridať podpornú dokumentáciu, napríklad dokument o vízii alebo strategický dokument. Môžete tiež pridať ďalšie doplňujúce informácie, ako sú napríklad poznámky alebo hypertextové prepojenia, na jednotlivé úlohy, medzníky a fázy. Všetky tieto informácie vám projektujú plán centrálneho úložiska všetkých informácií o projekte.

Zameranie na víziu projektu

Možno už máte jasný obraz o tom, o čom je váš projekt, a o tom, čo bude po dokončení. Na druhej strane sa projekt môže zdať trochu fuzzy, aspoň okolo okrajov. Ak si nie ste istí, či ho ešte nemáte, nie je nezvyčajné, aby ostatní účastníci mali jasnú víziu, ak si nie ste istí.

A nebuďte prekvapení, ak sa očakáva, že jedna zainteresovaná strana bude dostatočne jasná, ale očakávania iného zainteresovaného aktéra sú úplne rozporuplné.

Výzvou v tomto dôležitom východisku je jasne definovať projekt bez nejednoznačnosti, aby všetci zainteresovaní používatelia hovorili o tom istom projekte, rovnakých očakávaniach a rovnakých výsledkoch. Definovanie videnia jasne na začiatku zabraňuje presmerovaniu (a nevyužitému úsiliu) v strede projektu alebo sklamanie na konci.

Ako si vytvoríte víziu? Pracujete s kľúčovými zainteresovanými stranami, ako sú napríklad Zákazníci, potenciálni používatelia, sponzori, vedúci pracovníci a členovia projektového tímu, aby si ich projekt očakávali. Možno budete musieť zosúladiť konfliktné zobrazenia a nepriateľské programy. V celom tomto procese identifikujete ciele projektu, ako aj ich merateľné ciele. Budete identifikovať predpoklady projektu, vyhláskovať možné riziká a vykonávať pohotovostné plány pre tieto riziká. Môžete tiež identifikovať známe obmedzenia, ako napríklad rozpočet, časový limit alebo zdroje.

V čase, keď dokončíte Toto plánovanie na vysokej úrovni a získate potrebné schválenie, všetci zainteresovaní budú presne vedieť, na čom sa zaregistrovali.

Na začiatok stránky

Definovanie rozsahu

Definovaný rozsah vyjadruje predstavu o produkte, ktorý vytvárate, a o projekte, v ktorom sa vytvorí. Pri spustení projektu a vzniku problémov vám definovaný rozsah môže pomôcť pri rozhodovaní. Definícia rozsahu je vaším usmernením, či je smer, ktorý zvažujete, naozaj úlohou tohto projektu. Ak sa nebudete sústreďovať na dohodnutý rozsah projektu, pravdepodobne sa stretnete s vykonaním zamerania rozsahu, v ktorom skončíte trávenie času, peňazí a zdrojov na úlohy a výstupy, ktoré nie sú súčasťou pôvodnej vízie.

Toto nemusí byť možné v priebehu projektu zmeniť. Podnikové podmienky, návrh reality, rozpočty, doba, dostupnosť zdrojov a mnoho ďalších faktorov môže byť potrebné na zmenu rozsahu projektu v polovici. Okrem toho, ako členovia projektového tímu pracujú na svojich úlohách, je pravdepodobné, že vytvoria skvelé nové nápady. Napriek tomu vám dokument o rozsahu umožňuje prijímať rozhodnutia a spravovať tieto zmeny tak, aby sa menili v správnom smere – v zhode s celkovou stratégiou vašej organizácie, s dôvodmi produktu a cieľmi projektu.

Vysvetlenie rozsahu produktov a rozsahu projektu

Existujú dva typy rozsahu: rozsah produktov a rozsah projektu. Najprv definujete rozsah produktu, pokiaľ už nie je pre vás definovaný. Rozsah produktov špecifikuje funkcie a funkcie produktu, ktoré budú výsledkom projektu. Rozsah produktov môže byť súčasťou popisu produktu v charte. Výrobok môže byť hmatateľný, ako napríklad výstavba novej kancelárskej budovy alebo navrhnutie nového lietadla. Produkt môže byť tiež vývojom služby alebo udalosti, napríklad nasadenie nového počítačového systému alebo implementácia novej školiacej iniciatívy.

Bez ohľadu na typ produktu sa v rozsahu produktov označujú špecifikácie a parametre, ktoré nastavujú podrobný obrázok koncového výsledku. Napríklad, rozsah produktu konštrukcie novej budovy balíka Office môže zahŕňať štvorcové zábery, počet príbehov, umiestnenie a architektonické prvky návrhu.

Rozsah projektu určuje prácu, ktorá sa musí vykonať na úspešné vykonanie projektu, a to podľa špecifikácií priradeného rozsahu produktov. Rozsah projektu definuje a riadi, čo sa bude a nebude začleniť do projektu. Ak sa vyskytnú viaceré fázy vývoja produktov, rozsah projektu môže špecifikovať, v ktorej fáze sa tento projekt spracováva. Napríklad projekt nasadenia počítačového systému môže špecifikovať, že jeho rozsah zahŕňa rozvoj infraštruktúry a inštaláciu nového počítačového systému, nie však dokumentáciu a školenie pre nových používateľov systému. Môže sa stať, že projekt spracuje všetky aspekty produktu od konceptu až po dokončenie konečnej etapy.

RozVinúť vyhlásenie o rozsahu

Ak chcete definovať rozsah projektu a oznámiť ho iným dôležitým zúčastneným stranám, vyviniete a nahráte vyhlásenie o rozsahu. V závislosti od metód plánovania vašej organizácie môžu byť niektoré prvky prehlásenia o rozsahu definované veľmi skoro, niekedy dokonca ešte predtým, ako ste boli priradení ako projektový manažér. Ďalšie prvky možno definovať tesne predtým, ako začnete identifikovať a zoraďovať úlohy projektu. Vyhlásenie o rozsahu by malo zahŕňať nasledovné:

  • Zdôvodnenie projektu     Prehlásenie o rozsahu by malo definovať potreby podniku alebo iný stimul pre tento projekt. Toto zdôvodnenie poskytuje solídny základ na vyhodnotenie budúcich rozhodnutí vrátane nevyhnutných kompromisov.

  • Popis produktu     Rozsah by mal charakterizovať Podrobnosti o vytvorení produktu alebo služby. Projektové zdôvodnenie a Popis produktu by mali spoločne formulovať ciele projektu.

  • Obmedzenia a obmedzenia projektu     Rozsah by mal zahŕňať všetky obmedzujúce faktory k projektu. Faktory, ktoré môžu obmedziť možnosti projektu, zahŕňajú konkrétny rozpočet, zmluvné ustanovenia, presný koncový dátum a tak ďalej.

    Poznámka: Keďže v rámci tejto knihy sa používajú obmedzenia výrazov, ktoré znamenajú obmedzenia úloh, v tejto kapitole používame obmedzenia výrazov na odkazovanie na celkové obmedzenia projektu.

  • Predpoklady projektu     Rozsah by mal uvádzať všetky prvky považované za pravdivé, skutočné alebo určité, dokonca aj vtedy, keď nemusia byť – v záujme toho, aby mohli pokračovať v rozvoji projektového plánu a posúvať sa dopredu. Podľa povahy majú predpoklady zvyčajne istú mieru rizika. Ak napríklad neviete, či je stavba komerčného stavebného projektu 10 000 alebo 15 000 štvorcových stôp, musíte predpokladať, že jeden alebo druhý v záujme plánovania. Riziko je, že druhá možnosť môže skončiť správne. Plán môžete prispôsobiť po tom, ako sú známe fakty, ale ďalšie závislosti projektu už môžu byť zavedené.

    Poznámka:  Hoci niektoré aspekty prehlásenia o rozsahu môžu zostať nezmenené prostredníctvom procesu opakovaného plánovania, nie je to nevyhnutne prípad s obmedzeniami a predpokladmi projektu. Vzhľadom na to, že rozsah sa stáva prísnejšie definovanými, obmedzenia a predpoklady sa dostanú k svetlu a sú lepšie vystavení. Rovnako ako v procese plánovania pokračujte v cestnej premávke, celý rozsah projektu má tendenciu sa viac a viac zamerať.

  • Výstupy projektu     Rozsah by mal uvádzať podprodukty na úrovni súhrnu vytvorené počas celého trvania projektu. Dodanie záverečného podprojektového výstupu označí dokončenie celého projektu. Tento zoznam môže byť zameraný na hlavné fázy a medzníky projektu, ktoré budú hodnotné pri spustení zadávania úloh do plánu projektu.

  • Ciele projektu     Rozsah by mal vymenovať merateľné ciele, ktoré je potrebné splniť, aby sa projekt považoval za úspešný. Mapa cieľov k výstupom a sú poháňané cieľmi projektu, ako je to popísané v odôvodnení projektu a v popise produktu. Aby bolo možné zmysluplné, ciele projektu musia byť určitým spôsobom kvantifikovateľné, napríklad konkrétnu čiastku dolára, konkrétny časový rámec alebo konkrétnu úroveň kvality.

    Poznámka:  Vyhlásenie o rozsahu môže riešiť aj ďalšie problémy s plánovaním projektu, ako sú komunikácie, zabezpečenie kvality a riadenie rizík. Môže definovať požiadavky na nahlasovanie a nástroje na spoluprácu, ktoré sa majú implementovať. Príkaz rozsah môže tiež špecifikovať minimálnu úroveň prijateľnej kvality, definovať možné riziká spojené s vydanými obmedzeniami a predpokladmi a stanoviť spôsoby, ako čeliť rizikám.

Rozsah produktov a rozsah projektu sú zložito prepojené. Rozsah projektu sa opiera o jasnú definíciu rozsahu produktov. Rozsah projektu sa doplní dokončením práce, ktorá je zastúpená v pláne projektu. Rovnakým spôsobom je rozsah produktov splnený tak, že spĺňa špecifikácie v požiadavkách na produkt.

S návrhom prehlásenia o rozsahu, máte dokument, ktorý môžete použiť na zrozumiteľnú komunikáciu s ostatnými účastníkmi projektu. Tento koncept vám pomôže vypláchnuť všetky krížové účely, mylné predpoklady a nesprávne uvedené požiadavky. Ak sa vyjadrenie rozsahu vylepšiť, vízia projektu je vybrúsená do bodu, v ktorom by mali všetci zainteresovaní účastníci spoločného pochopenia projektu. A pretože všetci zainteresovaní účastníci sa zúčastnili na tvorbe vízie, môžete si byť istí, že každý presne chápe, na čom pracuje, keď začnete realizovať projektový plán.

Na začiatok stránky

PriLožiť projektovú dokumentáciu

Centrálne úložisko môžete nastaviť tak, aby sa Project 2007 všetky dôležité projektové dokumenty. Môžete napríklad priložiť alebo prepojiť svoj výpis rozsahu s plánom projektu, ako aj ďalšie dokumenty, ako je napríklad analýza potrieb, prieskum trhu a špecifikácia produktu.

Zobrazenie súhrnnej úlohy projektu

Ak chcete priložiť projektovú dokumentáciu k projektu, prvým krokom je zobrazenie súhrnnej úlohy projektu. Súhrnná úloha projektu nielen nakoniec poskytuje súhrnný dátum a informácie o nákladoch pre projekt ako celok, môže slúžiť ako umiestnenie priložených alebo prepojených plánovacích dokumentov. Ak chcete zobraziť súhrnnú úlohu projektu, postupujte podľa týchto krokov:

  1. Kliknite na položky Nástroje, Možnosti a potom na kartu Zobraziť.

  2. V časti Možnosti prehľaduzačiarknite políčko Zobraziť súhrnnú úlohu projektu .

  3. Kliknite na tlačidlo OK. Súhrnná úloha sa zobrazí v riadku 0 Ganttovho grafu (pozri obrázok 1), pričom sa prijme názov súboru ako názov súhrnnej úlohy projektu. Ak chcete zmeniť názov, kliknite do poľa názov úlohy pre súhrnnú úlohu projektu. Upravte názov v poli položka nad hárkom úloh.

    use the project summary task to attach or link planning documents

Kopírovanie dokumentu do súboru projektu

Môžete zahrnúť plánovacie dokumenty vytvorené v iných programoch v rámci Project 2007. Hoci to môže výrazne zvýšiť veľkosť súboru, budete vedieť, že všetky informácie o projekte sú uložené na jednom mieste. Ak chcete zahrnúť dokumenty, postupujte podľa týchto krokov:

  1. Ak ste vybrali súhrnnú úlohu projektu, kliknite na položku informácie o úlohe na paneli s nástrojmi štandardné a potom kliknite na kartu poznámky . Môžete tiež dvakrát kliknúť na úlohu a otvoriť dialógové okno súhrnNá úloha – informácie . Na karte poznámky kliknite na tlačidlo Vložiť objekt .

  2. V dialógovom okne Vložiť objekt vyberte možnosť vytvoriť zo súboru a potom kliknite na tlačidlo Prehľadávať .

  3. V dialógovom okne Prehľadávať vyberte dokument plánovacieho projektu, ktorý chcete priložiť alebo vložiť do súboru projektu. Kliknite na tlačidlo Vložiť .

  4. Znova v dialógovom okne Vložiť objekt začiarknite políčko Zobraziť ako ikonu (pozri obrázok 2).

    Ak je dokument malý, zvážte zrušenie začiarknutia políčka Zobraziť ako ikonu . Zrušením začiarknutia tohto políčka vložíte obsah súboru do poľa s poznámkami projektu, aby ste si ho mohli prečítať priamo z tohto poľa.

    Príklad portálu komunity
  5. Kliknite na tlačidlo OK. Ikona dokumentu sa zobrazí v oblasti poznámky v dialógovom okne súhrnNé informácie o úlohe (pozri obrázok 3).

    double-clicking the icon opens it in its originating application
  6. V dialógovom okne súhrnNá úloha – informácie kliknite na tlačidlo OK. Ukazovateľ poznámok sa zobrazí v Ganttovom grafe (pozri obrázok 4).

    notes indicator in the corresponding row of the gantt chart

Vždy, keď potrebujete dokument skontrolovať, stačí dvojitým kliknutím na indikátor poznámok otvoriť kartu poznámky v dialógovom okne Súhrnná úloha – informácie . Potom dvakrát kliknite na ikonu dokumentu.

Poznámka:  Okrem priradenia dokumentov k súhrnnej úlohe projektu môžete priložiť dokumenty k súhrnným úlohám a individuálnym úlohám. Môže to byť užitočné, ak máte špecifikácie alebo kresby, ktoré ďalej definujú rozsah konkrétnej podfázy alebo úlohy. K úlohám medzníka môžete priložiť aj zostavy výstupov alebo míľnikov.

Hypertextové prepojenie dokumentu na súbor projektu

Hypertextové prepojenie je ďalší spôsob, ako zahrnúť plánovacie dokumenty do súboru projektu. Hypertextové prepojenie je preferovanou metódou, ak chcete ponechať zastrihávač veľkosti súboru a viete, že váš projektový plán a súvisiace plánovacie dokumenty budú vždy na rovnakom mieste. Je to tiež veľmi efektívna metóda na rýchle otváranie priradených dokumentov. Ak chcete vložiť hypertextové prepojenie, postupujte podľa týchto krokov:

  1. Ak je vybratá položka Súhrnná úloha projektu, kliknite na položku Vložiť hypertextOvé prepojenie na paneli s nástrojmi štandardné .

  2. Do poľa zobrazovaNý text zadajte popisný názov dokumentu, do ktorého chcete vytvoriť prepojenie, napríklad príkaz rozsah projektu.

  3. Vyhľadajte a vyberte dokument plánovacieho projektu, ktorý chcete prepojiť s projektovým súborom (pozri obrázok 5).

    Tlač v zobrazení Backstage
  4. Kliknite na tlačidlo OK. Ukazovateľ hypertextového prepojenia sa zobrazí v poli indikátory v Ganttovom grafe (pozri obrázok 6).

    Dátumy zoradené od najnovšieho po najstarší

Vždy, keď potrebujete dokument skontrolovať, stačí kliknúť na indikátor hypertextového prepojenia. Dokument sa otvorí v samostatnom okne aplikácie.

Poznámka:  Okrem prepojenia na dokumenty z súhrnnej úlohy projektu môžete vytvoriť hypertextové prepojenie zo súhrnných úloh a jednotlivých úloh. Ak používate Microsoft Office Project Professional 2007 s aplikáciou Microsoft Office Project Server pre podnikový projektový manažment, preferovanou metódou na uchovanie všetkých projektových dokumentov je použitie knižnice dokumentov. Nastavením Microsoft Office Project Web Access so službou Windows SharePoint Services môžete nastaviť a spravovať knižnicu dokumentov. Týmto spôsobom budú môcť všetci členovia tímu a ostatní účastníci Zobraziť dokumenty prostredníctvom svojich webových prehliadačov. Môžu tiež kontrolovať dokumenty vo Worde a mimo nej a poskytovať zásadné riadenie verzií.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×