Distribúcia zostavy

Oslobodte si svoje správy o prístupe a distribuujte ich široko. Môžete napríklad odoslať e-mailom jednému alebo viacerým používateľom, exportovať ich do knižníc dokumentov SharePointu a archivovať ich v sieťových priečinkoch. Keď distribuujete zostavu programu Access, môžete vytvoriť statickú zostavu údajov v určitom čase, napríklad denne, týždenne alebo mesačne. Týmto spôsobom máte pravdu, že informačný pracovník môže použiť na vykonávanie správnych obchodných rozhodnutí, odpovedanie na otázky, hľadanie alternatív, určenie najvhodnejších plánov, vyhodnotenie rizík a zlepšenie kvality.

Distribúcia zostáv

Tip    Po vytvorení zostavy pridajte Dátum publikovania. Používateľom to pomáha potvrdiť správny èas vytvorenia zostavy. Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie dátumu a času do zostavy alebo formulára.

Čo vás zaujíma?

Odoslanie zostavy pomocou príkazu E-mail

Jedným z najrýchlejších spôsobov rozdelenia zostavy je použitie príkazu E-mail. Keď len pár kliknutí myšou, program Access exportuje zostavu a potom vytvorí novú e-mailovú správu so súborom, ktorý je k nemu priložený.

  1. Na navigačnej table vyberte zostavu, ktorú chcete odoslať.

  2. Vyberte položku externé údaje > e-mail.

  3. V dialógovom okne Odoslať objekt ako vyberte výstupný formát, ktorý chcete použiť, napríklad PDF, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka:    Hoci existuje široká škála formátov, ktoré môžete vybrať, zvážte použitie prenosného formátu dokumentu (PDF), ktorý sa stal štandardom defacto, zachováva rozloženie a formát pôvodnej zostavy programu Access a obsahuje vstavané spôsoby prispôsobenia stránok na zobrazenie a tlač. Ďalšie informácie nájdete v téme Inštalácia programu Adobe Reader a tlač vo formáte PDF.

    Access otvorí novú e-mailovú správu v Outlooku s priloženým súborom.

  4. Do polí Komu a kópia zadajte e-mailové adresy príjemcov, Popis v poli Predmet a správu v oblasti správy.

    Tip    Na základe predvoleného nastavenia sa súbor, ktorý odošlete pomocou tejto metódy, neuloží vo vašom počítači. Ak chcete uložiť kópiu súboru v počítači, kliknite pravým tlačidlom myši na prílohu v poli pripojené a potom vyberte položku Uložiť ako.

  5. Vyberte položku Odoslať.

Poznámka:    Ak chcete proces automatizovať, môžete použiť akciu makra objekte-mailovejdatabázy. Môžete napríklad vytvoriť makro s postupnosť týchto akcií na e-maily rôznych zostáv rôznym používateľom.

Na začiatok stránky

Export zostavy do priečinka alebo do knižnice dokumentov SharePointu

  1. Na navigačnej table vyberte zostavu, ktorú chcete exportovať.

  2. Ak chcete otvoriť dialógové okno publikovať vo formáte PDF alebo XPS , vyberte položku externé údaje > PDF alebo XPS .

  3. Použite jeden z nasledovných postupov:

    • Vyhľadajte priečinok pomocou navigačnej tably.

    • Vyhľadajte lokalitu SharePoint kliknutím na položku SharePoint na navigačnej table alebo zadaním URL adresy lokality do poľa Adresa v hornej časti. Príklad:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Ďalšie informácie nájdete v téme zisťovanie obsahu pomocou úvodnej stránky SharePointu.

  4. V poli Uložiť vo formáte Skontrolujte, či je vybratý typ súboru PDF .

  5. Ak chcete zmeniť predvolený názov zostavy, do poľa názov súboru zadajte nový názov súboru.

  6. Ak chcete zostavu otvoriť hneď po jeho exporte, začiarknite políčko Otvoriť súbor po publikovaní .

  7. V časti optimalizovať prevykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak chcete optimalizovať zostavu pre väčší súbor s vyšším rozlíšením (odporúča sa pre tlač), vyberte položku štandardné.

    • Ak chcete optimalizovať zostavu pre menší súbor s nižšou veľkosťou (odporúča sa na publikovanie online), vyberte položku Minimálna veľkosť.

  8. Vyberte položku Publikovať. Access vytvorí súbor. Ak sa rozhodnete, že po publikovaní Access otvoríte súbor, zobrazí sa súbor Adobe Reader.

  9. Ak chcete uložiť kroky operácie, aby ste mohli spustiť a naplánovať tú istú operáciu, kliknite na začiarkavacie políčko Uložiť kroky exportu :

    • Zadajte názov a popis krokov.

    • Ak chcete vytvoriť úlohu Outlooku, ktorá naplánuje operáciu exportu v budúcom dátume, začiarknite políčko vytvoriť úlohu v Outlooku .

    Ďalšie informácie nájdete v téme Uloženie podrobností o operácii importu alebo exportu ako špecifikácie.

    Poznámka:    Ďalší spôsob, ako automatizovať proces, je použiť akciu makra ExportWithFormatting. Môžete napríklad vytvoriť zmysluplný názov súboru na základe názvu zostavy a dátumu exportovania. Používateľom to pomáha nájsť správnu zostavu v knižnici alebo priečinku služby SharePoint v mnohých zostavách. Ak to chcete urobiť, zadajte nasledujúci výraz v argumente výstupný súbor:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Kde RptQC5 je názov objektu zostavy, Auto_Header0 je sekcia Hlavička zostavy a vlastnosť Caption je názvom zostavy.

Na začiatok stránky

Ďalšie informácie o vytváraní centra zostáv v SharePointe

Zvážte vytvorenie špecializovaného centra zostáv v knižnici dokumentov SharePointu, aby používatelia mohli jednoduchšie vyhľadať a Zobraziť potrebné zostavy. Pridaním stĺpcov, prepojením na knižnicu v Accesse a prispôsobením knižnice dokumentov s zobrazeniami môžete používateľom poskytnúť prvotriedne prostredie. Nasledujú základné kroky, ktoré môžete vykonať.

Vytvorenie knižnice dokumentov    Knižnica dokumentov je bezpečné umiestnenie súboru, ktoré zjednodušuje spoluprácu. Stĺpce môžete pridať do knižnice, ako sú napríklad kategórie, osoby alebo skupiny, a vypočítavané stĺpce, ktoré potom môžete použiť na vytvorenie zobrazení a filtrov.

Zobrazenie miniatúr knižnice dokumentov s vybratou položkou nič.

Ďalšie informácie nájdete v téme čo je knižnica dokumentov?

Aktualizácia stĺpcov knižnice z Accessu    Prepojením knižnice s prístupom môžete aktualizovať stĺpce v knižnici dokumentov v Accesse, aby sa používateľom pomohli vyhľadať požadované zostavy a poskytnúť ďalšie informácie.

Ďalšie informácie nájdete v téme Import, prepojenie alebo premiestnenie údajov do SharePointu.

Vytvorenie zoradených a filtrovaných zobrazení    Namiesto odoslania zostavy z Accessu prostredníctvom e-mailu odošlite prepojenie na príslušné zobrazenie knižnice dokumentov. Príklad:

  • Zoraďte zobrazenie vzostupne podľa upraveného stĺpca tak, aby sa najaktuálnejšia zostava zobrazila ako prvá. Ďalšie informácie nájdete v téme použitie zoraďovania na úpravu zobrazenia SharePointu.

  • Ak máte stĺpec výberu v knižnici s názvom JobFunction s troma hodnotami: Lineworker, Foreman a nadriadený, vytvorte samostatné zobrazenia na základe výrazu filtra pre každú rolu úlohy:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Keď odošlete prepojenie na zobrazenie dozorného orgánu a používateľ naň klikne, v zobrazení sa zobrazia konkrétne zostavy nadriadených. Ak chcete získať prepojenie na zobrazenie knižnice, zobrazte zobrazenie a potom skopírujte URL adresu z panela s adresou.

  • Ak máte stĺpec osoby v knižnici s názvom OurEmployees, vytvorte zobrazenie na základe výrazu filtra, ktorý používa funkciu ja na zobrazenie zostáv pre aktuálneho používateľa:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Keď odošlete prepojenie na zobrazenie a používateľ naň klikne, v zobrazení sa zobrazia konkrétne zostavy pre daného používateľa.

Ďalšie informácie nájdete v téme Používanie filtrovania na úpravu zobrazenia SharePointu a Úprava zobrazenia zoznamu v SharePointe.

Pripojenie webových častí na modernú stránku   Môžete tiež vytvoriť modernú stránku a zobraziť súbor na základe toho, čo používateľ vyberie v knižnici dokumentov pripojením webovej časti Zobrazovač súborov k webovej časti knižnice dokumentov. Používatelia môžu prehľadávať zostavy, aby našli požadovanú možnosť.

Príklad zoznamu pripojeného k webovej časti Vlastnosti zoznamu

Ďalšie informácie nájdete v téme používanie webových častí na stránkach SharePointu a pripojenie webových častí v SharePointe Online.

Pákový efekt Microsoft flow    Pomocou Microsoft flow môžete automatizovať používanie a správu knižnice. Môžete napríklad tlačiť oznámenia, odosielať denné pripomenutia, vytvoriť úlohu plannera a súbory s uplynutou platnosťou archivovať do priečinka.

Pre vybratú položku v SharePointe vytvorte úlohu Plannera s prepojením na položku SharePointu.

Šablóna Microsoft flow pre SharePoint a Planner

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie toku pre zoznam alebo knižnicu v SharePointe Online alebo OneDrive for Business.

Na začiatok stránky

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Pozrite tiež

Úvodné informácie o zostavách v Accesse

Sprievodca navrhnutím zostáv

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×