Cieľ: Spustenie projektu

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Fáza plánovania projektu môže vyžadovať dlhý čas a zahŕňať množstvo ľudí, preto je dôležité stanoviť ciele, predpoklady a obmedzenia projektu. Fáza plánovania tiež predstavuje čas na prípravu plánu rozsahu spravovania na riešenie zmien v cieľoch projektu.

Pri malých projektoch nemusí byť potrebné vypracovať celé dokumenty, ktoré majú skontrolovať iní. Usmernenia v tomto článku budú ale pre vás užitočné pri písaní poznámok o projekte pre vlastné potreby.

Tip: Tento článok je súčasťou série článkov v rámci Projektovej mapy, ktorá opisuje širokú škálu aktivít riadenia projektu. Tieto aktivity nazývame ciele, pretože sú úzko prepojené so životným cyklom riadenia projektu. Vypracujte plán, sledujte a spravujte projekt a potom ho uzavrite.

  |  Nasledujúci cieľ

Pozrite si všetky ciele na Projektovej mape

Začíname

číslo 1  Stanovenie cieľov projektu    Stanovenie jasných cieľov je dôležité, pretože úspech projektu bude úzko súvisieť so splnením týchto cieľov.

Viac...

Cieľ projektu musí byť jasný a merateľný. Vyhnite sa nejasným cieľom, ako je napríklad cieľ Vytvoriť najmodernejšie výstupy. Ciele projektu môžu zahŕňať:

  • Zoznam výstupov projektu.

  • Konkrétne termíny dokončenia vzťahujúce sa na celkové dokončenie projektu aj na jednotlivé medzníky.

  • Konkrétne kritériá kvality, ktoré musia tieto výstupy spĺňať.

  • Limity nákladov, ktoré sa nesmú v rámci projektu prekročiť.

Ak majú byť ciele účinné, všetci účastníci projektu projektu ako aj sponzori, ktorí poskytujú na projekt finančné prostriedky, musia s cieľmi oficiálne súhlasiť. Vedúci projektu často vytvorí dokument obsahujúci ciele, ktorý je trvalou súčasťou projektu.

Ak bol dokument vytvorený v inom programe ako Microsoft Office Project 2007, napríklad Microsoft Office Word 2007 alebo Microsoft Office OneNote 2007, môžete dokument priložiť k súboru projektu, aby bol ľahko dostupný.

Ak používate program Microsoft Office Project Web Access 2007, môžete jednoducho nahrať podporné dokumenty na začiatku projektu. Je to praktické, ak váš tím nepoužíva zdieľaný priečinok alebo webovú lokalitu, ktorá obsahuje informácie týkajúce sa projektov alebo iných činností podniku.

Ak používate server Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, tiež môžete dokumenty nahrať. Okrem toho môžete sledovať projekty od ich spustenia a procesu schvaľovania pred ich realizáciou. Pri spustení nových projektov ich môžete vyhodnotiť z hľadiska cieľov organizácie.

Poznámka: V projekte tiež môžete zadať informácie na úrovni projektu do poľa Komentáre v dialógovom okne Vlastnosti. Umožňuje to vyhľadávanie dokumentov a projektov po začatí projektu.

. Určte predpoklady projektu    Počas fázy plánovania projektu máte pravdepodobne veľa dôležitých nezodpovedaných otázok. Napríklad, kedy budú k dispozícii kľúčové zdroje, aby sa mohlo začať pracovať? A ako dlho bude nový proces trvať?

Viac...

Ak chcete začať plánovanie, môžete vytvoriť kvalifikované odhady a potom použiť tieto odhady na vytvorenie plánu.

Je dôležité viesť si prehľad o svojich predpokladoch, aby:

  • Účastníci projektu a sponzori mohli predpoklady kriticky posúdiť a potom formálne schváliť množinu predpokladov projektu.

  • Keď budete mať o týchto faktoroch ďalšie informácie, môžete plán aktualizovať.

Pri identifikácii základných predpokladov zvážte tieto oblasti projektu:

  • Odovzdanie z iných projektov alebo oddelení. V prípade, že váš projekt závisí od práce iných: rozumejú títo spolupracovníci tomuto vzájomnému vzťahu a súhlasia s dátumami odovzdania projektu?

  • Dostupnosť a použitie zdrojov (vrátane pracovníkov, materiálov a vybavenia). Ak neriadite ľudí pracujúcich na vašom projekte vy osobne, kto bude vykonávať túto činnosť? Má táto osoba vaše oprávnenie na používanie týchto zdrojov?

  • Trvanie úlohy: sú odhadované úlohy založené na dôveryhodných informáciách alebo odhadoch?

  • Náklady na projekt: Akú dôležitosť majú pre projekt náklady? Kto musí schváliť váš rozpočet alebo ho v prípade potreby navýšiť?

  • Dostupný čas: ak prácu chcete odovzdať v riadnom termín, môžete reálne dokončiť všetky úlohy s prijateľnou úrovňou kvality?

  • Výstupy: zhoduje sa zoznam závislostí projektu a výstupov s očakávaniami zákazníkov a ďalších účastníci projektu? V prípade, že ste museli v súvislosti s výstupmi urobiť kompromis, súhlasili účastníci projektu s aspektmi výstupu, ktoré budú v rámci projektu uprednostnené?

Toto je len niekoľko problémov, ktoré treba zvážiť pred začiatkom komplexného projektu. Konečný úspech projektu závisí od stanovenia predpokladov a prípravy záložných plánov, rovnako ako aj od vykonania všetkého, čo ste naplánovali.

systém Microsoft Office 2007 ponúka niekoľko softvérových riešení, ktoré vám pomôžu pochopiť zložitosť projektu pred začiatkom práce v programe Project. Môžete napríklad vytvoriť komplexný vývojový diagram krížového procesu alebo blog na zaznamenanie nápadov jednotlivých členov tímu počas spoločnej diskusie o plánoch projektu.

Číslo 3  Stanovenie obmedzení projektu    Obmedzenia v rámci projektu sú faktory, ktoré môžu obmedzovať možnosti vedúceho projektu.

Viac...

Zvyčajne sú to tieto tri hlavné obmedzenia:

  • Plán, napríklad fixný dátum ukončenia alebo dátum termínu pre veľké medzník.

  • Zdroje, ako je napríklad vopred definovaný rozpočet.

  • Rozsah, ako je napríklad požiadavka rozvíjať tri modely produktu.

Zmena jedného obmedzenia zvyčajne ovplyvní ostatné obmedzenia a môže mať vplyv na celkovú kvalitu.

Skrátenie trvania projektu (plán) môže napríklad znamenať zvýšenie počtu zamestnancov, ktorých budete potrebovať (zdroje), a zníženie množstva funkcií, ktoré môžu byť zahrnuté v produkte (rozsah).

Projektový manažér potom určí, či je táto výmena prijateľná. Tento koncept sa nazýva „trojité obmedzenie riadenia projektov“ alebo „trojuholník riadenia projektov.“

Počas procesu plánovania vytvorte zoznam obmedzení projektu, čím zabezpečíte, že všetci účastníci projektu sú si týchto obmedzení vedomí a majú možnosť komentovať tento zoznam.

Pre účastníkov projektu je užitočné odsúhlasiť aj spôsob odpovedania na neočakávané obmedzenia, ktoré môžu počas projektu vzniknúť.

Ak sa napríklad náklady na prácu ukážu byť vyššie, ako sa očakávalo, účastníci projektu môžu súhlasiť so zmenšením rozsahu projektu konkrétnymi, vopred určenými spôsobmi.

Poznámka: V programe Project znamená výraz „obmedzenie“ hraničnú hodnotu alebo limit, ktorý nastavíte na úloha. Môžete napríklad určiť, že daná úloha sa musí začať v konkrétny deň, alebo sa ukončiť najneskôr do určitého dátumu.

Číslo 4  Vypracujte plán rozsahu spravovania    Po stanovení cieľov, predpokladov a obmedzení projektu ste pripravení vypracovať návrh plánu rozsahu spravovania.

Viac...

Rozsah projektu je kombináciou všetkých cieľov a úloh projektu spolu s prácou, ktorá je potrebná na ich splnenie.

Plán rozsahu riadenia je dokument, ktorý popisuje spôsob spravovania rozsahu projektu a spôsob integrácie akýchkoľvek zmien rozsahu do projektu.

Tento plán je užitočný, pretože projektové tímy musia často počas projektu prispôsobovať ciele.

Plán rozsahu spravovania môže zahŕňať:

  • Odhad pravdepodobnosti zmeny rozsahu, ako často sa bude meniť a v akej miere.

  • Popis spôsobu, akým budú všetky zmeny rozsahu identifikované a klasifikované.

    V rámci stavebného projektu sa môžete napríklad rozhodnúť, že stavbyvedúci môže schváliť prácu v prípade, ak klient požiada o zmenu návrhu, ktorej náklady budú nižšie ako 1 000 EUR, ale v prípade, ak bude zmena prevyšovať túto sumu, projektový manažér a klient musia opätovne prehodnotiť rozsah projektu, a to konkrétne náklady, zdroje a ďalšie faktory.

  • Plán na riešenie situácie, keď vznikne zmena rozsahu (napr. upozornenie sponzora a vydanie zmenenej objednávky zmluvy).

Dobre pripravený plán rozsahu spravovania slúži ako základ pre kontingenčný plán projektu.

Aj keď môžete vytvoriť plán spravovania rozsahu pomocou programu Project, vedúci projektov zvyčajne vytvárajú takéto plány prostredníctvom iných programov, ako napríklad Word 2007 alebo OneNote 2007.

  |  Nasledujúci cieľ

Pozrite si všetky ciele na Projektovej mape

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×