Cieľ správy projektov: Pridávanie osôb a priraďovanie úloh

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Pridanie zdrojov do projektu

Ak pridávate osôb do projektu, nezabudnite na dve veci:

  1. Skôr ako budete musieť pridať ľudí do plánu projektu. . .

  2. ich musíte najprv pridať do projektového plánu.

Tento rozdiel niekedy spôsobuje zmätky pri práci s akýmkoľvek softvérom na riadenie projektu.

Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov.

Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete...

Ak so spravovaním projektov iba začínate Môže vás prekvapiť, že okrem pridávania úloh, je potrebné určiť počet ľudí, ktorí na nich pracujú, zohľadniť dovolenky a dni pracovného voľna a zadávať osobné informácie, ako napríklad telefónne čísla, e-mailové adresy a informácie o plate.

Nasledovné tipy vám pomôžu začať.

  • Zistite aké druhy zdrojov môžete úlohám priraďovať    Po zhromaždení potrebných informácií o úlohách v projekte určite druhy zdrojov, ktoré budete potrebovať.

    • Ľudské zdroje    Tieto zdroje zvyčajne slúžia na prácu na úlohe. Projektoví manažéri na ich odlíšenie od vybavenia a materiálov používajú aj názov pracovné prostriedky.

    • Podnikové zdroje    Tieto zdroje sú pracovnými zdrojmi spravovanými a zdieľanými v rámci organizácie. Podnikové zdroje sa používajú v Projecte Professional.

    • Materiálové zdroje    Tieto zdroje zahŕňajú počítače a vybavenie potrebné na dokončenie práce na úlohe.

    • Všeobecné zdroje    Tieto zdroje určujú požiadavky stanovené v rámci úloh na pracovníkov a nekonkrétne osoby, napríklad tesárov alebo vývojárov.

  • Zvážte, ako sa počet prostriedkov zmení na trvanie Po pridaní viacerých zdrojov na úlohu by ste očakávali, že trvanie úlohy bude skrátené. V mnohých prípadoch však môže Pridanie ľudí k úlohe opačný efekt. Môžete pridať ďalšie náklady, dodatočnú komunikáciu a ďalšie nedostatky. Návrh nového spoplatneného mosta sa napríklad pravdepodobne nebude zrýchliť, ak zdvojnásobenie počtu architektov v projekte. Project umožňuje riadiť, čo sa stane s trvaním úloh po pridaní k úlohám.

  • PoUvažujte nad tým, ako majú schopnosti osoby vplyv na trvanie úloh Správanie osoby môže priamo ovplyvniť trvanie úlohy. Možno očakávate, že osoba s dlhoročnou skúsenosťou dokončí určitú úlohu v kratšom čase než s dvoma používateľmi.

Ak máte rozsiahle skúsenosti so spravovaním projektov Pri väčších projektoch musíte myslieť na viac vecí. Je potrebné myslieť na používanie zdrojov v ďalších oddeleniach, najímať dodávateľov, sledovať prácu stoviek ľudí, pripravovať správy pre vedenie a mnoho ďalších zložitých aktivít, o akých sa vám ani len nesnívalo. Microsoft Project našťastie obsahuje odborné nástroje, ktoré vám s tým pomôžu.

Nasledujúce tipy pomôžu rozšíriť vašu odbornú spôsobilosť.

  • Kontrola a spresnenie odhadov trvania    Zozbierané informácie o svojom projekte a podobných projektoch použite na spresnenie odhadu trvania úlohy. Presnosť vašich odhadovaných požiadaviek na zdroje (a následné skutočné náklady) z veľkej časti závisí od presnosti odhadu trvania úlohy.

  • Sledovanie postupu zdrojov    Kontrolujte, či ľudia pracujúci na projekte pravidelne aktualizujú správy o stave úloh. Zobrazenia a zostavy v Microsoft Projecte pomáhajú sledovať prácu osôb v rámci projektu.

  • Identifikácia problémov s preťažením zdrojov    Project vám môže pomôcť určiť, kedy ľudia pracujú na príliš mnohých úlohách súčasne.

  • Sledovanie pôvodných plánov    Pôvodné plány vám pomôžu získať jasný prehľad o projekte, pri ktorom porovnávate aktuálny postup s tým, ktorý ste plánovali na začiatku.

  • Distribúcia práce spustením funkcie vyvažovania    Ak ľudia súčasne pracujú na príliš mnohých úlohách, Project môže nastaviť priradenia tak, aby bola pracovná záťaž únosnejšia. Vyvážené priradenie zdrojov je jedným zo spôsobov vyrovnania záťaže.

  • Export údajov projektu do Excelu na ďalšiu analýzu Excel vám môže pomôcť, ak potrebujete ďalšiu analýzu Projectových informácií. Môžete napríklad exportovaním informácií o úlohe a zdrojoch do Excelu získať komplexné správy s pridanou hodnotou a následne zobraziť údaje pomocou kriviek a zistiť, či spotrebované financie zodpovedajú dokončenej práci.

    Používanie kriviek pri riadení projektu

    Umožnite zamestnancom získať nové odbornosti    Veľké organizácie investujú čas aj prostriedky na školenia svojich zamestnancov s cieľom získania nových odborností a zvýšenia schopnosti pracovať v rôznych pracovných prostrediach. Tréning aktuálnych zamestnancov môže byť z hľadiska nákladov efektívnejším spôsobom zvýšenia výkonu, ako prijímanie nových ľudí.

Krok 1: Pridanie osôb do projektu

Pridanie osôb do projektu

Predtým, než ich priradíte k úlohám, musíte okrem osôb pridať aj ďalšie zdroje. Môžu nimi byť materiálové zdroje, napríklad cement alebo farby alebo zdroje rozpočtových nákladov, napríklad letenky a potraviny.

Zmena pracovných dní kalendára projektu

Po pridaní ľudí do projektu upravte svoje pracovné kalendáre tak, aby sa zohľadnil ich pracovný časový úsek. Projekt predpokladá, že väčšina ľudí pracuje v bežnom týždni, od pondelka do piatku, 8 hodín do 17:00. Nemusíte sa však držať s týmto pracovným plánom.

Pridanie sviatkov a dní voľna

My všetci potrebujeme dovolenku. My všetci dostávame chorí. A my všetci, ako sme my Holidays. Informácie o tom, ako sa tento neplánovaný časový plán pridávajú do plánu.

Zdieľanie osôb prostredníctvom fondu zdrojov

Do projektu môžete pridávať osoby z fondu prostriedkov. Fond prostriedkov umožňuje uchovávať všetky informácie o osobách v jednom súbore Projectu, ktorý sa použije ako súčasť hlavných projektov.

Skrývanie stĺpcov s citlivými informáciami

Do projektu môžete pridať citlivé údaje, napríklad platy a telefónne čísla, a v zobrazeniach ich skryť bez straty informácií.

Na začiatok stránky

Krok 2: Priraďovanie osôb a ďalších zdrojov k úlohám

Priradenie osôb k práci na úlohách

Po pridaní úloh do plánu môžete začať priraďovať osoby, ktoré na nich budú pracovať.

Zobrazenie vyťaženia zdrojov a dostupnosti

Môžete nájsť preťažené alebo preťažené zdroje v projekte alebo v rámci projektov a zistiť, či vykonané úlohy vyústili do akéhokoľvek konfliktu.

Zobrazenie názvov úloh vedľa pruhov Ganttovho grafu

Pruhy Ganttovho grafu sú prehľadnejšie, ak sa vedľa nich zobrazujú názvy úloh. Je to užitočné najmä v zostavách a na schôdzach.

Zadávanie nákladov na osoby a materiály

Ak pridávate osoby do projektu, pridávate aj náklady na ne. Po ich priradení k úlohám Microsoft Project automaticky vypočíta náklady na projekt.

Kontrola aktualizácií stavu

Ak používatelia do aplikácie Project Web App zadali svoj stav práce, zobrazia sa vám zmeny v pláne v Projecte.

Odoberanie osôb z projektu

Ľudia odchádzajú z projektov a spoločností alebo ste možno nesprávne napísali ich meno a nikdy skutočne neexistovali. Vo všetkých týchto prípadoch pravdepodobne chcete ľudí z projektu odstrániť.

Na začiatok stránky

Krok 3: Spravovanie osôb a ďalších zdrojov

Ak chcete zobraziť zdroje, vyberte správne zobrazenie

Ak po priradení k úlohám a spustení práce môžete v Projecte používať rozmanité zobrazenia na sledovanie priebehu a vykonávanie zmien v pláne.

Zmena trvania úlohy

Jedným z riešení problémov s pracovnou záťažou je skrátenie trvania úloh.

Distribúcia práce na zníženie pracovného zaťaženia ľudí

Ak ľudia pracujú naraz na príliš veľkom počte priradených úloh v projekte, môžete pomocou Projectu prácu automaticky lepšie distribuovať.

Zmena nastavenia riadeného úsilím pre typy úloh

Ak pridávate osoby do úlohy alebo ak ich odoberáte, Project trvanie úlohy predlžuje a skracuje. Tento postup sa označuje ako plánovanie riadené úsilím. Ak nechcete, aby sa trvanie menilo, môžete plánovanie riadené úsilím zmeniť.

Sledovanie plánovaného priebehu

Sledovanie práce v rámci projektu je dôležité nielen na zaistenie včasného ukončenia projektu. Tiež sa vďaka nemu môžete poučiť z chýb a úspechov v rámci projektu.

Uloženie pôvodného plánu

Keď sa vás šéf opýta, ako pokračuje práca na projekte oproti originálnemu plánu, to posledné, čo chcete povedať, je, že neviete. Môžete tomu zabrániť nastavením pôvodného plánu ako snímky originálneho plánu pred začiatkom projektu.

Zobrazovanie zostáv zobrazujúcich priebeh projektov používateľov

Môžete vytvárať a prispôsobovať grafické zostavy o priebehu projektov. Môžete ich zobrazovať v Projecte alebo ich exportovať do iných aplikácií, ako napríklad PowerPoint, Word alebo Excel.

Návrat na návod na riadenie projektov

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×