Cieľ riadenia projektov: Oznamovanie informácií o projekte

Komunikácia s tímom

Oznamovanie informácií o projekte je často problematické, či už ide o získanie informácií o stave zo svojho tímu alebo na informovanie o stave projektu vedúcim pracovníkom.

Zistite, kedy a ako komunikovať a nahlásiť informácie o projekte. V opačnom prípade môže dôjsť k riziku účinnej spolupráce a úspechu projektu.

Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov.

Tipy na riadenie projektov skôr než začnete. . .

  • Zoznam zainteresovaných strán    Skôr než začnete projekt, Zistite, kto sú vaši účastníci. Jedným zo spôsobov, ako zastaviť projekt, je zabudnúť na kritického účastníka, ktorý má vplyv na váš projekt.

  • Včasné získanie komunikačného plánu    Navrhovať komunikačné stratégie a procesy do projektu pred začatím projektu. Ešte lepšie je, že komunikačné procesy sa zobrazujú ako úloha na prvých riadkoch projektu, aby sa táto kritická časť spolupráce stala odhodlaním každého.

  • Často komunikujú    Zhromažďovanie informácií o stave úloh raz týždenne je asi právo na vyzdvihnutie problémov skôr než sa eskalovať. Ak komunikujete častejšie ako na tom, členovia tímu môžu prestať odosielať aktualizácie z dôvodu času naviac pri ich príprave.

  • Hľadanie problémov    Ak sa zdá, že všetko je v poriadku, pretože ste nepočuli nič negatívneho, pravdepodobne ste zamierili k problémom. Dokonca aj tie najlepšie spustené projekty majú problémy. Vašou úlohou je ísť nájsť pred tým, než sa dostanú do väčších problémov.

  • Používanie vhodnej technológie    Oboznámte sa s potrebami komunikácie medzi členmi tímu a zainteresovanými stranami. Členovia tímu môžu napríklad na základe stavu úlohy chcieť použiť e-mail alebo Project Online, zatiaľ čo výkonná správa by mohla uprednostňovať dobre prezentovaný graf alebo kontingenčnú tabuľku. Tu je zoznam programov, ktoré môžete použiť na pomoc pri komunikácii.

Aplikácia

Výhody

Nevýhody

Project

  • Máte vstavané nástroje na prezentovanie pre všetky úrovne účastníkov.

  • Jednoducho zrozumiteľné zobrazenia časovej osi a tímových plánovačov.

  • Exportuje údaje do Excelu a Visia na účely komunikácie so zložitými údajmi.

  • Vaša spoločnosť nemusí používať Project.

  • Projekty, ktoré vaša spoločnosť funguje, môžu byť príliš malé na to, aby mohli využívať výhody účinného plánovacieho softvéru.

Project Online

  • Najlepšie informácie o rozšírenej komunikácii a správe informácií o projekte v rámci organizácie.

  • Môže porovnávať stav viacerých projektov alebo portfólia projektov.

  • Menšie spoločnosti môžu potrebovať pomoc konzultantov pri inštalácii a používaní Projectu Online.

Excel

  • Project dokáže exportovať údaje do Excelu na účely rozšírenej analýzy, ako je napríklad ANOVA a analýza získaných hodnôt.

  • Ideálne na včasné plánovanie projektov alebo na výstupy vysokej úrovne, ktoré možno neskôr pridať do Projectu.

  • Excel neobsahuje automatické funkcie plánovania pre zložitejšie projekty.

Word

  • Ideálne počas fázy začatia, keď potrebujete zdieľať plánovacie dokumenty, ako sú napríklad rozpočty a výstupy.

  • Nie je ideálne pre vizuálne prezentácie pre výkonných účastníkov. Namiesto toho použite funkciu vlastných zostáv programu Excel, Visio, PowerPoint alebo Project.

SharePoint

  • Ponúka funkcie na synchronizáciu bez programu Project Server. Zmena v jednom zozname úloh sa odrazí v druhej.

PowerPoint

  • Ideálne na pôsobivé prezentácie pre výkonných účastníkov.

  • Analytici a inžinieri môžu potrebovať podrobnejšie grafy na komplexnú analýzu rozpočtu.

Visio

  • Môže predstavovať príliš veľa informácií pre výkonného publika. Namiesto toho použite vlastné funkcie vytvárania nahlasovania v Projecte.

Microsoft Teams

  • Ideálne pre teams na rôznych miestach. Informácie o projekte môžete zdieľať pomocou okamžitých správ, hlasu, videa alebo počas online schôdzí.

  • Môže vyžadovať nasadenie IT oddelenia.

Oznámenie informácií o projekte

Kontrola aktualizácií stavu z Projectu Online

Ak váš tím používa Project Online, pred tým, ako komunikujete s tímom o priebehu projektu, Stiahnite si aktualizácie stavu úloh zo servera.

Sledovanie plánovaného priebehu, jednoduché až pokročilé

Existujú jednoduché spôsoby sledovania priebehu a zložitejšie spôsoby. Nájdite spôsob, ktorý najlepšie vyhovuje vášmu projektu a vášmu tímu.

Oznámenie informácií o získanej hodnote

Zaznamenávanie informácií o získanej hodnote je pokročilejší, ale veľmi silný krok smerom k odhaleniu dobrého a zlého výkonu projektu. Fakty na vysokej úrovni, ktoré získate, sú to, na čom si zainteresované strany chcú pozrieť.

Vytvorenie zostavy projektu

S Projectom môžete vytvárať a prispôsobovať pozoruhodné grafické zostavy s akýmikoľvek požadovanými údajmi projektu bez použitia akéhokoľvek iného softvéru. Pri práci s projektom sa zostavy zmenia tak, aby zodpovedali najnovším informáciám – žiadne manuálne aktualizácie nie sú potrebné.

Synchronizácia so zoznamom úloh SharePointu

Členovia tímu môžu zobraziť plán a aktualizovať svoju prácu v SharePointe a v Projecte sa zobrazia zmeny. Funguje to tiež naopak.

Používanie balíka Office 365

Komunikujte informácie o projekte pomocou Office 365. Ak pracujete na počítači s pripojením na internet, svoje dokumenty môžete upravovať kdekoľvek pomocou úplných verzií programov Word, Excel, PowerPoint alebo OneNote na požiadanie.

Publikovanie zmien úloh na serveri

Keď vykonáte zmeny v úlohách, publikujte tieto zmeny v Projecte Online tak, aby mali všetci správne informácie, aby mohli pokračovať v práci.

Komunikácia s aplikáciou Microsoft teams

Ak ľudia nemôžu prísť na schôdzu, pomocou aplikácie teams môžete zdieľať informácie o projekte. Zdieľajte PowerPointové snímky, excelové hárky alebo Poznámkový blok OneNotu na zdieľanie projektových plánov. Ľudia sa môžu zúčastniť online schôdzí v Office, doma alebo pomocou mobilného zariadenia.

Návrat na návod na riadenie projektov

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×