Archivácia údajov programu Access

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Môže pomôcť, zachovajte prehľadnosť údajov pravidelne archivácia starých alebo neaktívne záznamy. Predpokladajme, že používate program Access na spravovanie verejná knižnica. Môže byť tabuľka, ktorá sleduje pôžičiek transakcie, pole obsahuje dátum položky si vypožičali a pole obsahujúce dátum vrátila. Možno politika uchovávania záznamov je archivovať pôžičiek transakcie záznamov jeden rok po návrate položky a zničiť záznamy po dvoch rokoch.

Môžete archivovať všetky tabuľky v databáze, konkrétne tabuľky alebo len konkrétne záznamy, napríklad záznamy, ktoré sú staršie ako určitý dátum. Táto téma vysvetľuje, ako archivovať údaje.

Obsah tohto článku

Prehľad

Pravidelne premiestňovať záznamy do archívu tabuľky

Pravidelne nahradiť tabuľku

Pravidelne nahradiť všetky tabuľky

Prehľad

Mali by ste zvážiť archivácia údajov, keď máte údaje, ktoré nemáte v úmysle používať a chcete mať poruke údaje, v prípade, že budete potrebovať. Máte politiku, ktorá vedie k plánom Archív, ako je napríklad politiku uchovávania údajov.

Archivácia sa často používa na ukladanie údajov na základe dátumu podmienky, napríklad na konci mesiaca, prichádzajúcich.

Spôsoby archivácia údajov

V nasledujúcej tabuľke sú spôsoby archivácia údajov, keď použijete jednotlivé postupy a ďalšie okolnosti.

Metóda

Popis

Použiť v prípade...

Ďalšie okolnosti

Pravidelne premiestňovať záznamy do archívu tabuľky

Pravidelne, môžete spustiť dotaz, ktorý vyberie údajov, ktoré chcete archivovať a pripojí údaje v tabuľke Archív. Potom spustíte dotaz, ktorý vyberie rovnaké údaje (z pôvodnej tabuľky) a odstráni.

Niektoré záznamy v tabuľke spĺňajú podmienky, ktoré používate na určenie, či archivovať.

Príklad: chcete archivovať knižnice transakcie (k sebe), ak je začiarknuté políčko v dátum aspoň jeden rok.

  • Môže byť potrebné obísť referenčná integrita, najmä ak sú záznamy, ktorý chcete archivovať na strane jeden vzťah „one-to-many“.

  • Ak potrebujete použitie parametrov v dotazoch, by mali vytvoriť formulár spracovať parametre. V opačnom prípade sa riziko straty údajov.

Pravidelne nahradiť tabuľku

Pravidelne, vytvoriť archív kópiu konkrétnej tabuľky, a potom nahradiť tabuľku kópiu nového, prázdneho.

Všetky záznamy v tabuľke spĺňajú podmienky, ktoré používate na určenie, či chcete archivovať.

Príklad: máte tabuľku, ktorej sú uložené denné extrémne teploty. Každý rok v tabuľke archivovať a začať pracovať s prázdnym jedna.

  • Môže byť potrebné obísť referenčnú integritu.

Pravidelne nahradiť všetky tabuľky

Môžete začať s rozdelenej databázy (databázy, ktoré tvoria: serverovú databázu súbor, ktorý obsahuje všetky tabuľky a súbor klientskej databázy, ktorá obsahuje všetky ostatné databázové objekty). Pravidelne, Archív kópiu serverovú databázu, a potom nahradiť serverovú databázu nového, prázdneho obsahom.

Všetky záznamy vo väčšine tabuliek v databáze spĺňajú podmienky, ktoré sa používajú na určenie, či chcete archivovať.

Príklad: databázy sa skladá z viacerých tabuliek s rôznymi typmi meteorologických údajov. Každý rok, môžete archivovať všetky tabuľky.

  • Ak máte akékoľvek vyhľadávacie tabuľky (tabuľky, ktoré používate na uloženie hodnoty pre vyhľadávanie, napríklad poštové smerovacie čísla alebo oddelenia), musíte importovať údaje do novej serverovej databázy.

  • Pre túto metódu nemožno použiť makro. Databáza musí Manuálna archivácia.

Práca okolo referenčnej integrity

Ak sú záznamy, ktoré chcete archivovať záznamy v iných tabuľkách, budete musieť vyriešiť vzťah. Ak záznamy, ktoré chcete archivovať záznamy "podriadených" (patria na strane "many" vzťah „one-to-many“ ), môžete pravdepodobne bezpečne archivovať bez obáv. Ak záznamy, ktoré chcete archivovať záznamy "parent" (patria na strane "one" vzťah „one-to-many“ ), keď ste ich archivovať ich súvisiacich "dieťa" záznamov môžu:

  • Zabrániť odstránením záznamov "parent". Toto môže spôsobiť problémy, ak ste už pripoja "parent" záznamov do archívu tabuľky.

    - iná možnosť-

  • Sa zmenia na "výskytu záznamov bez párov" – záznamy, ktoré patria do "parent", ktorý neexistuje. Toto môže spôsobiť problémy s integritu údajov a rôzne funkcie v databáze, ktorý používa "riadkov" záznamy.

Predstavujú referenčnej integrity, vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Určiť, čo "dieťa" záznamy patriť záznamy, ktoré chcete archivovať. Napríklad ak chcete archivovať záznamy prostriedkov, ktoré môžem požičiavať na svoju knižnicu, môžem najskôr určenie, či sú transakcie otvorené na týchto aktív, teda či aktíva boli vzaté z projektu, ale nevráti.

  2. Použite jeden z nasledovných postupov:

Na začiatok stránky

Pravidelne premiestňovať záznamy do archívu tabuľky

Najprv je vytvoriť prázdny kópiu tabuľku obsahujúcu záznamy, ktoré chcete archivovať. V tomto novej prázdnej tabuľky je tabuľka Archív. Potom vytvorte pripájací dotaz skopírovať záznamy z pôvodnej tabuľky do archívu tabuľky. Potom môžete vytvoriť odstraňovací dotaz odstrániť archivované záznamy z pôvodnej tabuľky. Napokon, môžete vytvoriť makra spúšťaného oboch dotazov. Ak chcete archivovať záznamy, môžete spustiť makro.

Tip: Makro môžete priložiť k tlačidlu vo formulári, tak, aby sa po kliknutí na tlačidlo makra.

Krok 1: Vytvorenie tabuľky programu archívu

Krok 2: Vytvorenie dotazu, ktorý sa kopíruje údaje do tabuľky archívu

Krok 3: Vytvorenie odstraňovacieho dotazu, ktorá odstraňuje rovnaké údaje z pôvodnej tabuľky

Krok 4: Vytvorenie makra spúšťaného oboch dotazov

Krok 1: Vytvorenie tabuľky programu archívu

Ak chcete zachovať archivované záznamy v jednej tabuľke, len vykonať tento krok raz. V tabuľke Archív, ktoré vytvoríte v tomto kroku bude obsahovať všetky záznamy archivovať.

Ak chcete zničiť starý Archív tabuľky, keď vytvoríte novú, nie je potrebné vykonať tento krok. vytvárajúci dotaz namiesto pripájacieho dotazu môžete použiť na kopírovanie údajov do tabuľky Archív. Chcete urobiť, prejdite na Krok 2.

Ak chcete použiť novú tabuľku archívu zakaždým, keď tento Archív, a chcete zachovať starý Archív tabuliek, premenujte starý Archív tabuľky pred vytvoríte novú. Ak sú archivácie podľa dátumu, pri zohľadnení pomenovanie starý Archív tabuliek podľa rozsahu dátumov, ktoré predstavujú.

Poznámka: Ak vytvoríte novú tabuľku archívu zakaždým a udržať starý, je nutné premenovať starý Archív pred spustením dotazov.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku obsahujúcu záznamy, aby archivovať, stlačte kombináciu klávesov CTRL + C a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + V.

  2. V dialógovom okne Prilepiť tabuľku ako v časti Možnosti prilepenia, začiarknite políčko Štruktúru iba.

  3. Do poľa Názov tabuľky odstrániť slovami Kopírovať a pridať znak podčiarknutia a slovo "Archív" na názov existujúcej tabuľky a kliknite na tlačidlo OK. Ak pôvodná tabuľka s názvom transakcie Archív tabuľky sa nazýva Transactions_archive.

    Prilepiť tabuľku ako

Krok 2: Vytvorenie dotazu, ktorý sa kopíruje údaje do tabuľky archívu

  1. Prejdite na kartu <ui>Vytvoriť</ui> a v skupine <ui>Dotazy</ui> kliknite na položku <ui>Návrh dotazu</ui>.

  2. Ak chcete pridať tabuľku, ktorá obsahuje záznamy, ktoré chcete archivovať, použite dialógové okno Zobrazenie tabuľky. Zatvorte dialógové okno Zobrazenie tabuľky.

  3. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke, ktorú ste práve pridali. Názov tabuľky a hviezdičku sa zobrazia v prvom stĺpci mriežky návrhu dotazu.

    Poznámka: Hviezdička označuje, či má dotaz zahŕňať všetky polia z tabuľky v výstup dotazu. Ak chcete použiť hviezdičku, ak sú polia pridané alebo odstránené z tabuľky, výstup dotazu upraví zodpovedajúcim spôsobom.

  4. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete použiť na zadanie podmienke, že záznamy majú splniť predtým, než môžete archivovať ich. Napríklad ak transakcie tabuľka obsahuje pole s názvom začiarknuté políčko dátum, ktorý chcete archivovať všetky záznamy, kde je dátum viac ako jeden rok starý dvakrát skontrolované dátum. Pole sa zobrazí v nasledujúceho prázdneho stĺpca v mriežke návrhu dotazu.

    Mriežka návrhu dotazu

    Ak chcete použiť kritériá pre ďalšie polia, zopakujte tento krok.

  5. Pomocou riadka kritéria zadajte kritériá pre polia, ktoré ste práve pridali. Napríklad, môžete zadať, aby skontroloval v dátum musí byť skôr než 1. január 2008 pomocou výrazu < #1/1/2008 # do riadka kritériá.

    Ak vaše kritériá hodnoty zmeniť zakaždým, keď budete archivovať, je potrebné skontrolovať dotaz vyžiadal vstup. Na vykonanie tohto kroku použijete parameter v riadku kritériá tak, aby dotaz zobrazí výzva na zadanie hodnôt. Ak chcete použiť parameter, použiť výraz ako zvyčajne by, ale použite namiesto zadanej hodnoty stručnú otázku zadaný v hranatých zátvorkách. Napríklad, môžete použiť výraz < [archivovať dokončené pred transakcie:], napríklad takto:

    Výraz parametra

    Ďalšie informácie o používaní parametrov nájdete v článku zobrazenie výzvy na zadanie dotazu.

    Môžete tiež pomocou riadka alebo môžete zadať alternatívne podmienky. Ďalšie informácie o používaní kritérií nájdete v článku príklady kritérií dotazu.

    Tip: Ak používate dátum v poli zadajte kritériá a chcete archivovať všetky záznamy, ktoré sú staršie ako aktuálny dátum, zadajte < Date() v riadku kritériá pre pole dátum.

  6. Použite jeden z nasledovných postupov:

    • Ak ste už vytvorili v tabuľke Archív, je potrebné pripájací dotaz na pridanie zadaný záznamov do tabuľky.

      1. Na karte Návrh kliknite v skupine Typ dotazu na tlačidlo Pripájací.

      2. V dialógovom okne Pridať do poľa Názov tabuľky vyberte názov tabuľky Archív a potom kliknite na tlačidlo OK.

        Pripojiť k

        V mriežke návrhu dotazu, zobrazí sa riadok Pripojiť k.

      3. Vymazať riadok Pripojiť k pre polia, ktoré ste použili na zadanie kritérií. (Iba hviezdičkou by mal mať hodnotu pre Pripojiť k.)

        Riadok Pripojiť k v mriežke návrhu dotazu

    • Ak ste nevytvorili Archív tabuľky, musíte vytváracieho dotazu na vytvorenie tabuľky Archív s použitím zadaného záznamov.

      1. Na karte Návrh kliknite v skupine Typ dotazu na položku Vytvárajúci.

      2. V dialógovom okne Vytvorenie tabuľky v poli Názov tabuľky zadajte názov tabuľky Archív a potom kliknite na tlačidlo OK.

  7. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte dotaz.

Krok 3: Vytvorenie odstraňovacieho dotazu, ktorá odstraňuje rovnaké údaje z pôvodnej tabuľky

  1. Prejdite na kartu <ui>Vytvoriť</ui> a v skupine <ui>Dotazy</ui> kliknite na položku <ui>Návrh dotazu</ui>.

  2. Ak chcete pridať tabuľku, ktorá obsahuje záznamy, ktoré chcete archivovať, použite dialógové okno Zobrazenie tabuľky. Zatvorte dialógové okno Zobrazenie tabuľky.

  3. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke, ktorú ste práve pridali. Názov tabuľky a hviezdičku sa zobrazí v prvom stĺpci mriežky návrhu dotazu.

  4. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na položku rovnaké polia, ktoré ste použili na zadanie podmienky v pripájací dotaz.

  5. Pomocou riadka kritéria zadajte kritériá pre polia, ktoré ste práve pridali. Ďalšie informácie o používaní kritérií nájdete v článku príklady kritérií dotazu.

    Dôležité: Ak pripojenie alebo vytvárací dotaz použitý parameter, takže by mal odstraňovací dotaz. Okrem toho, nezabudnite, ktorú ste zadali rovnakú hodnotu ako dotazov. Ak zadáte hodnoty rôznych parametrov, môžu stratiť údaje. Ak chcete zabrániť strate údajov, zvážte použitie formulára na zhromažďovanie hodnoty a svoje otázky, požiadajte formulára pre vstupné hodnoty. Ďalšie informácie nájdete v článku zobrazenie výzvy na zadanie dotazu.

  6. Na karte Návrh kliknite v skupine Typ dotazu na položku Odstraňovací.

    Odstránenie riadka sa zobrazí v mriežke návrhu dotazu.

    Riadok Odstrániť v mriežke návrhu dotazu

  7. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte dotaz.

Krok 4: Vytvorenie makra spúšťaného oboch dotazov

  1. Na karte <ui>Vytvorenie</ui> kliknite v skupine <ui>Iné</ui> na položku <ui>Makro</ui>. Ak tento príkaz nie je k dispozícii, kliknite na šípku pod tlačidlom <ui>Modul</ui> alebo <ui>Modul triedy</ui> a potom kliknite na položku <ui>Makro</ui>.

  2. V prvom riadku mriežky návrhu makier v stĺpci Akcia vyberte OpenQuery.

    .

  3. V dolnej časti mriežky v časti Argumenty akcie, do poľa Názov dotazu vyberte (pripojiť alebo vytvárací) dotaz, ktorý ste vytvorili v časti Krok 2 z rozbaľovacieho zoznamu.

    Prihláste sa pomocou konta Microsoft alebo pracovného konta, ktoré používate so službami Office 365. Ak sa nechcete prihlásiť, použite na zobrazenie správy jednorazový prístupový kód.

  4. V druhom riadku mriežky návrhu makier v stĺpci Akcia vyberte OpenQuery.

  5. V dolnej časti mriežky v časti Argumenty akcie, do poľa Názov dotazu vyberte z rozbaľovacieho zoznamu odstraňovacieho dotazu.

    Makro by mal vyzerať približne takto:

    Sprievodca importom a exportom s vybratou možnosťou Duplikáty neimportovať

  6. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S Uložte makro.

    Ak chcete na archiváciu záznamov, spustite makro.

Na začiatok stránky

Pravidelne nahradiť tabuľku

Ak chcete archivovať všetky údaje v tabuľke, nemusíte použiť dotazy alebo makrá. Alternatívne môžete pravidelne nahradiť tabuľku prázdneho kopírovať.

Dôležité: Ak na tabuľku, môžete archivovať súvisí s inými tabuľkami, budete musieť vyriešiť referenčnej integrity.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku, ktorú chcete archivovať, stlačte kombináciu klávesov CTRL + C a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + V.

  2. V dialógovom okne Prilepiť tabuľku ako v časti Možnosti prilepenia, začiarknite políčko Štruktúru iba a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Program Access pomenuje kopírovať kópiu pôvodný názov tabuľky.

  3. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na pôvodnú tabuľku a potom kliknite na tlačidlo premenovať v kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí.

    Zadajte názov, ktorý vystihuje, ktoré obsahuje napríklad "DailyTemperatureExtremes_archive_2007" tabuľky.

  4. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na prázdnu kopírovať a potom kliknite na tlačidlo premenovať v kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí.

    Dajte prázdny Kopírovať pôvodný názov tabuľky.

Na začiatok stránky

Pravidelne nahradiť všetky tabuľky

Ak používate rozdelenej databázy, môžete pravidelne nahradiť všetky tabuľky nahradením serverovú databázu prázdneho kopírovať.

Najprv si pripraviť prázdneho kopírovať. Ak návrh databázy nezmení, môžete znova použiť túto kópiu zakaždým, keď budete archivovať. Potom, ak chcete archivovať, sa Premenovať existujúcu serverovú databázu mohli znamenať, že je Archív, a potom uložte prázdneho kopírovať ako novú serverovú databázu.

Príprava prázdneho kópie serverovej databázy

Importujte tabuľky definícií pre všetky tabuľky v serverovej databáze.

  1. Vytvorte novú prázdnu databázu. Odstrániť Tabuľka1.

  2. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať na položku Access.

  3. V dialógovom okne Načítať externé údaje vyberte možnosť Importovať tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá a moduly do aktuálnej databázy a potom kliknite na tlačidlo Prehľadávať.

  4. V dialógovom okne Otvoriť súbor vyberte serverovú databázu. Kliknite na položku Otvoriť a zavrite dialógové okno Otvoriť súbor a potom kliknite na tlačidlo OK.

  5. V dialógovom okne Import objektov kliknite na položku Možnosti.

  6. V časti Importovať tabuľky, vyberte Iba definíciu.

  7. Na karte tabuľky kliknite na položku Vybrať všetko, kliknite na tlačidlo OK a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Ďalej pridajte údajov na všetky vyhľadávacie tabuľky v kópii prázdne. Pre každú vyhľadávaciu tabuľku, vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Prepojenie na vyhľadávacie tabuľky v existujúcej serverovej databáze.

  2. Vytvorte pripájací dotaz, ktorý sčíta všetky záznamy z pôvodnej kópii.

Nahraďte prázdne kopírovať serverovej databázy

Najprv Premenovať existujúcu serverovú databázu na označenie, že je teraz archívu.

Potom otvorte prázdny kópiu a uložiť na pôvodný názov serverovú databázu.

  1. Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , a potom ukážte na príkaz Uložiť ako. Otvorí sa ponuka Uložiť ako.

  2. V časti Uložiť databázu v inom formáte, kliknite na položku Databáza programu Access 2007.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×