Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok

Tipy na používanie tohto článku

Informácie v tomto článku sú uvedené v desiatich rozšíriteľných segmentoch.

Kliknutím sem zobrazíte niekoľko tipov, ako tento článok naplno využiť

Ak je všetko, čo potrebujete urobiť, je dokončiť úlohu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok    Stačí sa posunúť nadol na segment COMPLETE a rozbaliť ho. Nateraz možno nebudete potrebovať žiadne ďalšie segmenty.

Ak chcete pridať, spustiť, monitorovať a udržiavať pracovné postupy    Ak ešte nemáte skúsenosti s týmito úlohami, môže byť pre vás užitočné pracovať v tomto článku, segmentovať podľa segmentov, pri prvom navrhovaní a pridávaní pracovného postupu. Keď sa oboznámite s informáciami a rozložením článku, budete môcť prejsť priamo do segmentu, ktorý potrebujete pri všetkých vrátených návštevách.

Poznámka na grafických prvkoch    Obrázky obrazovky a konceptuálne diagramy v tejto sérii článkov pracovného postupu sú vo všeobecnosti založené na type pracovného postupu schválenia. Obrázky a diagramy v tomto článku sú však prispôsobené pracovným postupom zhromažďovania pripomienok tam, kde je to potrebné na účely koncepčného alebo pokynného zrozumiteľnosti.

Slovo o tlači tohto článku    Toto je dlhý článok. Ak chcete tlačiť iba vybraté segmenty, uistite sa, že pri tlači sa rozbalia iba tieto segmenty. (Ak chcete do vytlačenej kópie zahrnúť aj úplnú grafiku, vytlačte ju na šírku a nie na výšku.)

A slovo o vyhľadávaní    Pred vyhľadávaním textu alebo výrazu v tomto článku sa uistite, že sú rozbalené všetky segmenty, v ktorých chcete hľadať.

Čo vás zaujíma?

Ďalšie informácie o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok

Pracovný postup zhromažďovania pripomienok je funkcia SharePointu, ktorá smeruje dokument alebo inú položku uloženú v zozname alebo knižnici SharePointu jednej alebo viacerým ľuďom na účely ich pripomienok. Pracovný postup automatizuje, zjednodušuje a štandardizuje celý proces.

Základný pracovný postup zhromažďovania pripomienok, ktorý je súčasťou produktov SharePoint, funguje ako šablóna. Pomocou tejto šablóny môžete na svoje lokality pridať viacero pracovných postupov zhromažďovania pripomienok. Každý pracovný postup, ktorý pridáte, je jedinečnou verziou základného pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, pričom každý z nich má vlastný špecializovaný spôsob práce na základe nastavení, ktoré zadáte pri jeho pridávaní.

Sekcie v tomto segmente

1. Čo pre mňa môže pracovný postup zhromažďovania pripomienok urobiť?

2. Čo nemôže urobiť pracovný postup zhromažďovania pripomienok?

3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

4. Ako plánujete, pridávate, spúšťate a udržiavate tento typ pracovného postupu?

1. Čo pre mňa môže pracovný postup zhromažďovania pripomienok urobiť?

• Pri prvom pridaní pracovného postupu zhromažďovania pripomienok do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít môžete určiť, koľko účastníkov sa má zahrnúť, a určiť, či sú ich úlohy priradené jedna za druhou (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Môžete sa dokonca rozhodnúť, či chcete rozdeliť úlohy účastníkov do dvoch alebo viacerých samostatných etáp, ako aj určiť konečný termín dokončenia a/alebo čas povolený pre každú úlohu, ktorá sa má dokončiť. A vždy, keď pracovný postup spustíte manuálne s položkou, môžete upraviť ľubovoľné z týchto nastavení.

• Pracovný postup priradí úlohu každému zadanému účastníkovi. Každý účastník si vyberie z niekoľkých možných odpovedí: odoslať pripomienky k položke, požiadať o zmenu položky, zmeniť priradenie úlohy alebo odstrániť úlohu.

• Keď je pracovný postup spustený, môžete sledovať priebeh a vykonávať úpravy (v prípade potreby) z jednej centrálnej stránky stavu pracovného postupu.

• Po dobu 60 dní po dokončení pracovného postupu je zoznam všetkých udalostí pracovného postupu, ktoré sa vyskytli v priebehu tohto spustenia (alebo inštancie) pracovného postupu, stále k dispozícii na stránke Stav pracovného postupu na neformálnu referenciu.

Začiatok segmentu

2. Čo nemôže urobiť pracovný postup zhromažďovania pripomienok?

Pracovný postup zhromažďovania pripomienok nie je určený na zhromažďovanie schválení a zamietnutí položky ani na ovládanie publikovania webovej stránky na webovej lokalite. Ak chcete pridať pracovný postup, v ktorom účastníci schvália alebo odmietnu položku, ktorú skontrolujú, pozrite si článok Všetko o pracovných postupoch schválenia v časti Pozrite tiež .

Pracovné postupy zhromažďovania pripomienok tiež nie sú navrhnuté na zhromažďovanie podpisov. Ak chcete použiť pracovný postup na zhromažďovanie podpisov v dokumente microsoft Word, zošite Microsoft Excelu alebo vo formulári programu Microsoft InfoPath, pozrite si článok Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania podpisov v časti Pozrite tiež.

Ďalšie informácie o tom, ako môžete použiť Microsoft SharePoint Designer 2013 na ďalšie prispôsobenie všetkých pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePoint, nájdete v systéme Pomocníka siete Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Začiatok segmentu

3. Kto môže použiť tento typ pracovného postupu?

Ak chcete pridať    pracovný postup, musíte mať predvolene povolenie spravovať zoznamy na pridanie pracovného postupu. (Skupina Vlastníci má predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupina Návštevníci nie.)

Ak chcete spustiť    pracovný postup aj predvolene, musíte mať povolenie na úpravu položiek, aby ste mohli spustiť pracovný postup, ktorý už bol pridaný. (Skupina Členovia aj skupina Vlastníci majú predvolene povolenie na úpravu položiek, skupina Návštevníci nie.)

Vlastníci sa tiež môžu rozhodnúť nakonfigurovať konkrétne pracovné postupy tak, aby ich mohli spustiť len členovia skupiny Vlastníci. (Ak to chcete urobiť, začiarknite políčko Vyžadovať povolenia na správu zoznamov na spustenie tohto pracovného postupu na prvej strane formulára priradenia.)

Začiatok segmentu

4. Ako plánujete, pridávate, spúšťate a udržiavate tento typ pracovného postupu?

Toto sú základné fázy:

• PRED spustením pracovného postupu (plán, pridanie, spustenie)   
  Pred pridaním pracovného postupu naplánujte, kam ho chcete pridať (pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo pre celú kolekciu lokalít) a podrobnosti o tom, ako bude pracovný postup fungovať. Po pridaní a nakonfigurovaní pracovného postupu môže každý s potrebnými povoleniami spustiť pracovný postup pre konkrétnu položku. Pracovný postup je tiež možné nastaviť tak, aby sa spustil automaticky. Automatické spustenia je možné aktivovať na základe dvoch alebo dvoch spúšťacích udalostí: keď sa do zoznamu alebo knižnice pridá alebo vytvorí ľubovoľná položka, alebo keď sa zmení ľubovoľná položka v zozname alebo knižnici.

• KÝM je pracovný postup spustený (dokončený, monitor, upraviť)   
  Počas spúšťania pracovného postupu jednotliví účastníci dokončia priradené úlohy. Účastníkom, ktorí nespĺňajú termíny úloh, sa odosielajú automatické pripomenutia. Medzitým je možné priebeh pracovného postupu monitorovať z centrálnej stránky stavu pracovného postupu pre danú konkrétnu inštanciu pracovného postupu. Úpravy pracovného postupu počas jeho spúšťania je možné vykonať z tej istej stránky. a v prípade potreby je možné pracovný postup odtiaľ zrušiť alebo skončiť.

• PO spustení pracovného postupu (revízia, zostava, zmena)   
  Po dokončení pracovného postupu je možné na stránke Stav pracovného postupu skontrolovať celú históriu tohto spustenia (alebo inštancie) až na 60 dní. Na tej istej strane je možné vytvoriť štatistické zostavy o výkone tejto verzie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť spôsob fungovania pracovného postupu, môžete otvoriť a upraviť formulár priradenia, ktorý ste dokončili pri prvom pridaní pracovného postupu.

Nasledujúci vývojový diagram znázorňuje tieto fázy z pohľadu osoby, ktorá pridáva nový pracovný postup.

Čo ďalej?

Skôr než naplánujete nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok, najskôr si prečítajte časť POVOLIŤ v tomto článku a potom prejdite na segment PLÁN .

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Povoliť pripomienky len vo formulári úlohy alebo aj v položke

Nasledujúce dve otázky vám môžu pomôcť dospieť k jednému základnému rozhodnutiu o pracovnom postupe:

• Môžu účastníci odosielať pripomienky iba do poľa Komentáre vo formulári úlohy alebo môžu tiež vložiť sledované zmeny a komentáre do samotnej položky?

• Ak účastníci môžu vkladať sledované zmeny a komentáre do samotnej položky, robia to v prostredí spolupráce , v ktorom môžu dokument upravovať naraz viacerí účastníci, alebo si každý účastník vzal dokument z projektu a má výhradné práva na úpravu počas trvania vlastnej revízie?

Tu je diagram, ktorý by mohol pomôcť objasniť tieto alternatívy.

Pri čítaní majte na pamäti tieto body:

• Na položke, ktorá je momentálne vzatá z projektu, sa nemôže spustiť žiadny pracovný postup.

• Typ pracovného postupu zhromažďovania pripomienok obsahuje možnosť okamžitého zrušenia pracovného postupu, ak sa v položke, ktorá sa kontroluje, vykoná akákoľvek zmena.

• Sledované zmeny a komentáre môžete do položky vložiť len vtedy, keď je otvorená v nainštalovanej verzii programu, v rámci ktorého bola vytvorená, a nie vtedy, keď je otvorená vo webovej aplikácii daného programu.

Sekcie v tomto segmente

1. Povoliť pripomienky len vo formulári úlohy

2. Povoliť pripomienky vo formulári úlohy aj v položke (verzia pre spoluprácu)

3. Povoliť pripomienky vo formulári úlohy aj v položke (verzia s jediným prístupom)

1. Povoliť pripomienky len vo formulári úlohy

Toto usporiadanie má tú výhodu, že je najjednoduchšie mechanicky. Účastníci majú k dispozícii iba dva spôsoby navrhovania zmien, pričom oba zahŕňajú formulár úlohy:

• Odošlite komentáre.

• Požiadajte o vykonanie zmeny položky počas toho, ako je pracovný postup spustený.

Hlavnou nevýhodou je, samozrejme, to, že účastníci nemôžu priamo v položke označovať konkrétne zmeny. Čím väčší počet navrhovaných zmien, tým viac budú pravdepodobne chcieť účastníci pracovať priamo v položke.

Poznámka o ochrane položiek pred zmenami    Najjednoduchším spôsobom, ako zabezpečiť, aby účastníci nevypli žiadne zmeny v samotnej položke, je vziať položku z projektu počas trvania spustenia. Ako sme však už uviedli, pracovné postupy nemôžu začínať so žiadnou položkou, ktorá je momentálne vzatá z projektu.

Tento postup možno obísť dvomi spôsobmi:

• Môžete počkať, kým sa pracovný postup nespustí, a potom vziať položku z projektu počas trvania spustenia. (Ak sa pracovný postup spustí automaticky, uistite sa, že ste uvedení v poli Kópia na druhej strane formulára priradenia. Keď potom dostanete oznámenie o tom, že pracovný postup sa spustil v položke, vzatie tejto položky z projektu.) Jedným z obmedzení tejto metódy je, že žiadny iný pracovný postup nebude môcť začať s rovnakou položkou, kým ste ju vzali z projektu.

• Prípadne môžete nechať položku vzatú do projektu, ale uistite sa, že účastníci vedia, že je dôležité, aby položku nevyvíjali, ani v nej nevyhovovali žiadne zmeny. Tento pokyn je samozrejme vhodné zahrnúť medzi poznámky, ktoré zahrniete do oznámení o úlohe. Ak vaši účastníci ešte len začína s pracovnými postupmi zhromažďovania pripomienok, možno by bolo lepšie uviesť, čo je ešte jasnejšie – odoslať samostatný e-mail ešte pred začatím pracovného postupu alebo sa môžete osobne porozprávať s účastníkmi.

Začiatok segmentu

2. Povoliť pripomienky vo formulári úlohy aj v položke (verzia pre spoluprácu)

Toto usporiadanie uchováva položku vždy k dispozícii pre všetkých účastníkov. Nikto nemusí čakať na nikoho iného dokončiť svoje preskúmanie pred začatím jeho alebo jej vlastné. Túto flexibilitu umožňujú funkcie spolupráce v produktoch SharePointu.

Len sa uistite, že účastníci vedia, že musia vykonať nasledujúce kroky:

• Ponechajte položku vzatú do projektu, kým vykoná zmeny.

• Otvorte položku v nainštalovanej verzii programu, v rámci ktorého bola vytvorená, a nie vo webovej verzii daného programu.

• Pred vykonaním zmien alebo vložením komentárov zapnite sledovanie zmien.

• Uložte ich zmeny na server.

Nezabudnite, že typ pracovného postupu zhromažďovania pripomienok obsahuje možnosť okamžitého zrušenia pracovného postupu, ak sa v položke, ktorá sa kontroluje, vykoná akákoľvek zmena. Ak je táto možnosť vybratá, pracovný postup sa okamžite zruší pri prvom uložení zmien položky , dokonca aj sledovaných zmien alebo komentárov.

Ak máte v úmysle povoliť zmeny v samotnej položke, uistite sa, že v nastaveniach riadenia verzií pre zoznam alebo knižnicu je možnosť Vyžadovať vzatie dokumentov z projektu pred ich úpravou nastavená na možnosť Nie.

Začiatok segmentu

3. Povoliť pripomienky vo formulári úlohy aj v položke (verzia s jediným prístupom)

V tomto usporiadaní môže položku vziať z projektu len jeden účastník a vykonať v nej zmeny kedykoľvek:

• Ak sú úlohy v pracovnom postupe priradené po jednom (po sériovom), pravdepodobne to nebude problém.

• Ak sú úlohy priradené naraz (paralelne), účastníci môžu niekedy čakať na prístup k položke, kým na nej iný účastník dokončí prácu.

Keďže pracovný postup nemôže začať s položkou, keď je položka vzatá z projektu, pred spustením tohto pracovného postupu je potrebné zabezpečiť, aby sa položky vzali do projektu.

Informujte účastníkov, že by mali postupovať takto:

• Pred otvorením položky ju vzatú z projektu.

• Otvorte položku v nainštalovanej verzii programu, v rámci ktorého bola vytvorená, a nie vo webovej verzii daného programu.

• Pred vykonaním zmien alebo vložením komentárov zapnite sledovanie zmien.

• Uložte zmeny na server a vráťte položku do projektu hneď, ako s ňou skončia prácu.

Nezabudnite, že typ pracovného postupu zhromažďovania pripomienok obsahuje možnosť okamžite zrušiť pracovný postup, ak sa v položke, ktorá sa kontroluje, vykoná akákoľvek zmena. Ak je táto možnosť vybratá, pracovný postup sa okamžite zruší pri prvom uložení zmien položky , dokonca aj sledovaných zmien alebo komentárov.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení na naplánovanie nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, prejdite na časť PLÁN v tomto článku.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Plánovanie nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

V tomto segmente identifikujeme rozhodnutia, ktoré je potrebné vykonať, a informácie, ktoré potrebujete zostaviť pred pridaním verzie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok.

Ak už viete, ako pridať tento typ pracovného postupu, a potrebujete iba pripomenutie konkrétnych krokov, môžete prejsť priamo na príslušný segment ADD (Zoznam/knižnica alebo kolekcia lokalít) tohto článku.

Sekcie v tomto segmente

1. Šablóny a verzie

2. Predstavujeme formulár priradenia

3. Dvanásť otázok, na ktoré treba odpovedať

1. Šablóny a verzie

Pracovné postupy zahrnuté v produktoch SharePoint fungujú ako hlavné šablóny , na ktorých sú založené konkrétne jednotlivé pracovné postupy, ktoré pridáte do zoznamov, knižníc a kolekcie lokalít.

Pri každom pridaní pracovného postupu zhromažďovania pripomienok napríklad pridávate verziu všeobecnej šablóny pracovného postupu zhromažďovania pripomienok. Každej verzii dáte vlastný názov a vlastné nastavenia, ktoré zadáte vo formulári priradenia pri pridávaní danej verzie. Týmto spôsobom môžete pridať viacero pracovných postupov, všetky verzie založené na šablóne predlohy pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, ale každá verzia s názvom a prispôsobená konkrétnemu spôsobu, akým ju budete používať.

Na tomto obrázku boli pridané tri pracovné postupy založené na šablóne pracovného postupu schválenia – jeden pre všetky typy obsahu v jednej knižnici, jeden pre jeden typ obsahu v jednej knižnici a jeden pre jeden typ obsahu v celej kolekcii lokalít.

Začiatok segmentu

2. Úvod do formulára priradenia

Vždy, keď pridáte novú verziu pracovného postupu na základe niektorej zo zahrnutých šablón pracovného postupu, vyplníte formulár priradenia a určíte spôsob, akým má nová verzia fungovať.

V nasledujúcej časti nájdete zoznam otázok, ktoré vás pripravia na vyplnenie formulára priradenia. Najprv sa však na chvíľu pozrite na formulár a jeho polia.

Prvá strana formulára priradenia

Druhá strana formulára priradenia

Začiatok segmentu

3. Dvanásť otázok, na ktoré treba odpovedať

Keď budete mať odpovede na všetky otázky v tejto časti, môžete svoj pracovný postup pridať.

1. Je to správny typ pracovného postupu?

2. Jeden zoznam, knižnica alebo celá kolekcia lokalít? (a) Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

3. Aké je dobré meno?

4. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: Existujúce alebo nové?

5. Ako (a kým) je možné tento pracovný postup spustiť?

6. Získajú tento pracovný postup aj typy obsahu, ktoré dedia z tohto pracovného postupu?

7. Účastníci: Ktorí ľudia, v akom poradí?

8. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?

9. Pripomienky iba vo formulári úlohy alebo aj v položke?

10. Kedy je dokončenie úloh?

11. Kedy sa tento pracovný postup končí?

12. Kto musí byť informovaný?

01. Je to správny typ pracovného postupu?

Tento článok sa týka šablóny pracovného postupu, ktorá sa zobrazuje v ponuke ako Collect Feedback – SharePoint 2010. Ak si nie ste istí, či je tento typ pracovného postupu pre vás tou najlepšou voľbou, pozrite si časť LEARN tohto článku. Ďalšie informácie o ďalších šablónach pracovného postupu, ktoré sú k dispozícii, nájdete v článku Informácie o pracovných postupoch, ktoré sú súčasťou SharePointu, v časti Pozrite tiež .

Začiatok segmentu

02. Jeden zoznam alebo knižnica alebo celá kolekcia lokalít? (a) Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

Svoju novú verziu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok môžete sprístupniť iba v jednom zozname alebo knižnici alebo ju môžete sprístupniť v celej kolekcii lokalít.

• Ak pridáte pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, môžete ho nastaviť tak, aby sa spúšťal buď vo všetkých typoch obsahu , alebo iba v jednom type obsahu.

• Ak však pridáte pracovný postup pre celú kolekciu lokalít, musíte ho nastaviť tak, aby sa spustil iba na jednom type obsahu lokality.

Čo je typ obsahu?

Každý dokument alebo iná položka uložená v zozname alebo knižnici SharePointu patrí k jednému alebo inému typu obsahu. Typ obsahu môže byť rovnako základný a všeobecný ako dokument alebo excelový tabuľkový hárok alebo vysoko špecializovaný ako právna zmluva alebo špecifikácia návrhu produktu. Niektoré typy obsahu sú v produktoch SharePointu predvolene k dispozícii, môžete ich však prispôsobiť a pridať ďalšie, ktoré vytvoríte sami.

Začiatok segmentu

03. Aké je dobré meno?

Zadajte názov verzie pracovného postupu:

• Jasne označuje, na čo sa používa.

• Jasne ju odlišuje od ostatných pracovných postupov.

Príklad

Predstavte si, že ste členom skupiny editorov. Vaša skupina chce používať dva rôzne pracovné postupy zhromažďovania pripomienok:

• Spustíte prvý pracovný postup pre každý dokument odoslaný členom vašej vlastnej skupiny. Tento pracovný postup zhromažďuje pripomienky len odmanažéra skupiny.

• Spustíte druhý pracovný postup pre každý dokument odoslaný ľuďmi mimo vašej vlastnej skupiny. Tento pracovný postup zhromažďuje pripomienky odkaždého člena skupiny.

Môžete pomenovať prvý pracovný postup v rámci pripomienok k odoslaniu a druhý mimo pripomienky k odoslaniu.

Začiatok segmentu

04. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: Existujúce alebo nové?

Pracovný postup môže používať predvolený zoznam úloh a zoznam histórie lokality, použiť iné existujúce zoznamy alebo požiadať o nové zoznamy len pre tento pracovný postup.

• Ak bude lokalita obsahovať viacero pracovných postupov alebo ak niektoré pracovné postupy budú zahŕňať množstvo úloh, zvážte vyžiadanie nových zoznamov pre každý pracovný postup. (Spravovanie príliš dlhých zoznamov je jednou z vecí, ktoré môžu spomaliť výkon. Pre systém je rýchlejšie a jednoduchšie udržiavať niekoľko kratších zoznamov ako jeden veľmi dlhý.)

• Ak úlohy a história tohto pracovného postupu budú obsahovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré budete chcieť oddeliť od všeobecných zoznamov, mali by ste určite uviesť, že chcete nové samostatné zoznamy pre tento pracovný postup. (Po pridaní pracovného postupu skontrolujte, či sú pre nové zoznamy nastavené príslušné povolenia.)

Začiatok segmentu

05. Ako (a kým) možno tento pracovný postup spustiť?

Pracovný postup je možné nastaviť tak, aby sa spustil iba manuálne, iba automaticky alebo v oboch smeroch:

• Keď manuálne spustíte pracovný postup zhromažďovania pripomienok pre konkrétny dokument alebo položku, zobrazí sa iný formulár, inicialačný formulár. Inicialačný formulár obsahuje väčšinu nastavení z druhej strany formulára priradenia . Týmto spôsobom môže osoba, ktorá spustí pracovný postup, zmeniť niektoré z týchto nastavení (iba pre aktuálnu inštanciu), a to ešte pred kliknutím na tlačidlo Štart.

• Pri automatickom spustení, samozrejme, nie je možnosť prezentovať formulár spúšťania, takže predvolené nastavenia zadané vo formulári priradenia sa použijú bez akýchkoľvek zmien.

Nasledujúci obrázok znázorňuje rozdiel medzi manuálnym spustením a automatickým spustením.

Všetky zmeny vykonané vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť trvalé predvolené nastavenie pracovného postupu, upravte pôvodný formulár priradenia, ako je vysvetlené v časti ZMENA tohto článku.

Manuálne spustenie

Ak povolíte manuálne spustenie, každý, kto má potrebné povolenia, môže kedykoľvek spustiť pracovný postup pre ľubovoľnú oprávnenú položku.

Výhody manuálneho spustenia spočívajú v tom, že vy a vaši kolegovia môžete spustiť pracovný postup len vtedy a ak sa tak rozhodnete a že pri každom spustení budete mať možnosť zmeniť niektoré nastavenia pomocou inicialačného formulára.

Rýchly príklad    Ak chcete spustiť pracovný postup iba pre položky vytvorené autorom mimo vášho tímu, spustenie pracovného postupu sa nezačne automaticky spúšťať s položkami vytvorenými vami a členmi tímu. (Alternatívne riešenie: Zachovajte jeden zoznam alebo knižnicu pre položky od autorov vo vašom tíme a samostatný zoznam alebo knižnicu pre položky od všetkých ostatných autorov. Týmto spôsobom môžete spustiť pracovný postup automaticky, ale iba v zozname externých autorov.)

Hlavnou nevýhodou manuálneho spustenia je, že niekto musí mať na pamäti, že pracovný postup je potrebné spustiť vždy, keď je to vhodné.

Automatické spustenia

Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa spustil automaticky niektorou z nasledujúcich udalostí:

• Vytvorí sa nová položka alebo sa nahrá do zoznamu alebo knižnice.

• Položka, ktorá už je uložená v zozname alebo knižnici, sa zmení.

Výhodou automatického spustenia je, že nikto si nesmie pamätať spustenie pracovného postupu. Spúšťa sa vždy, keď sa vyskytne spúšťacia udalosť.

Rýchly príklad    Predstavte si, že účtovník vašej organizácie musí skontrolovať každý rozpočet, ktorý sa nahrá alebo vytvorí v knižnici Budgets. Do tejto knižnice môžete pridať pracovný postup zhromažďovania pripomienok a určiť svojho účtovníka ako jediného účastníka. Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa spustil automaticky pri každom pridaní novej položky do zoznamu ("vytvorené v"). Týmto spôsobom bude váš účtovník vždy aktualizovaný.

Dve nevýhody pre automatické štarty:

• Spustenie pracovného postupu nie je možné zastaviť vždy, keď sa vyskytne spúšťacia udalosť.

• Na začiatku jednotlivej inštancie nie je možné zmeniť žiadne nastavenia.

Začiatok segmentu

06. Získajú tento pracovný postup aj typy obsahu, ktoré dedia z tohto typu obsahu?

Keď pridáte pracovný postup do typu obsahu pre celú kolekciu lokalít, máte možnosť pridať pracovný postup aj do všetkých ostatných typov obsahu v kolekcii lokalít, ktoré dedia z typu obsahu, do ktorý pridávate pracovný postup. (Ak pridávate pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, táto možnosť sa nezobrazí vo formulári priradenia.)

Poznámky

• Dokončenie operácie, ktorá vykonáva všetky ďalšie pridávanie, môže trvať dlho.

• Ak sa prerušilo dedenie pre všetky lokality alebo podlokality, do ktorých sa má tento pracovný postup pridať do dedenia typov obsahu, pred spustením tejto operácie sa uistite, že ste členom skupiny Vlastníci v každej z týchto lokalít alebo podlokalít.

Začiatok segmentu

07. Účastníci: Ktorí ľudia, v akom poradí?

Budete musieť zadať meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorej budú priradené úlohy kontroly.

Jedna etapa alebo viacero    etáp? Môžete si vybrať, či chcete mať iba jednu etapu revízie úloh alebo mať viacero etáp. Ak máte viac ako jednu etapu, etapy sa vykonajú jedna za druhou.

Paralelné recenzie alebo sériové    recenzie? Účastníkom v ľubovoľnej etape môžete vybrať, či budú mať úlohy kontroly priradené všetky naraz (paralelne), alebo ich úlohy kontroly priradiť jedna za druhou (poradové) v poradí, ktoré označíte. Sériová možnosť môže byť užitočná, ak napríklad nastavíte pracovný postup tak, aby sa skončil po prvom zamietnutí – alebo ak chcete, aby účastníci mohli ďalej sledovať komentáre predchádzajúcich účastníkov v rámci kontextu ich recenzií.

Príklad

Tento jednoduchý scenár ilustruje niekoľko výhod viacerých etáp a sériových recenzií:

Predstavte si, že Frank pridáva nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok. Chce, aby jeho spolupracovníci Anna a Sean najprv preskúmali každú položku, než si ju sám prehodnotí. Týmto spôsobom môže vidieť ich pripomienky, ako začne svoju vlastnú recenziu. Frank to môže nastaviť dvoma spôsobmi:

• Pomocou sériovej    recenzie Frank nastaví jednostupňové sériové preskúmanie, v ktorom Anna a Sean sú prví dvaja účastníci a on je tretí.
  V tomto usporiadaní, Anna musí odoslať svoje pripomienky pred Sean úlohu je priradená; a potom sean musí odoslať svoje pripomienky pred frankovu úlohu je priradená.
  Tu je návod, ako Frank nastaví jeho jednostupňové sériové preskúmanie.
  

• Pomocou dvoch    etáp Ak Frank chce, aby Anna a Sean boli priradené ich recenzie v rovnakom čase, takže Sean nemusí čakať na Annu až do konca, ako ona môže začať, môže nastaviť dve etapy v pracovnom postupe: prvá paralelná etapa pre recenzie Anna a Sean, a druhá samostatná etapa pre jeho vlastnú recenziu len. Ak sa prvá etapa nedokončí, druhá fáza sa nikdy nezačne.
  Tu je návod, ako Frank nastaví svoje dvojstupňové paralelné preskúmanie.
  

Tu sú diagramy oboch riešení.

Externí účastníci    K dispozícii je špeciálny proces na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej sharepointovej organizácie. V tomto procese člen lokality pôsobí ako server proxy pre vonkajšieho účastníka.

Tu je diagram tohto procesu:

Priradiť jednu úlohu ku každej skupine alebo jednu ku každému členovi skupiny?    Ak medzi účastníkov pracovného postupu zahrniete adresu skupiny alebo distribučný zoznam, pracovný postup môže priradiť jednu úlohu každému členovi skupiny alebo priradiť iba jednu úlohu celej skupine (ale stále odoslať oznámenie o tejto jednej úlohe každému členovi). Keď je k celej skupine priradená len jedna úloha, každý člen skupiny si môže vyžiadať a dokončiť túto jednu úlohu. (Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti DOKONČENÉ v tomto článku.)

Začiatok segmentu

08. Aké dodatočné informácie účastníci potrebujú?

Vo formulári priradenia sa nachádza textové pole, v ktorom môžete zadať pokyny, podrobnosti o požiadavkách, zdrojoch a podobne.

Otázky, ktoré by ste mohli riešiť v tomto textovom poli:

• Ak majú účastníci problémy alebo otázky, na koho sa majú obrátiť?

• Môžu recenzenti odoslať pripomienky iba vo formulári úlohy alebo môžu do položky vložiť aj sledované zmeny a komentáre?

• Ak recenzenti môžu vložiť sledované zmeny a komentáre do samotnej položky, mali by položku vziať z projektu ešte pred vykonaním zmien alebo by ju mali nechať vzatú do projektu, aby s ňou mohli pracovať viacerí recenzenti súčasne?

• Ak pracovný postup priradí každej skupine alebo distribučnému zoznamu iba jednu úlohu, tu uveďte, že jeden člen každej takejto skupiny by si mal pred dokončením vyžiadať úlohu. Ostatní členovia skupiny tak nestrácajú čas tým, že sa začne rovnaká úloha. (Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti DOKONČENÉ v tomto článku.)

Začiatok segmentu

09. Pripomienky len vo formulári úlohy alebo aj v položke?

V súvislosti s touto dôležitou otázkou treba zvážiť niekoľko skutočností. Ak ste tak ešte neurobili, ďalšie informácie nájdete v tomto článku v časti POVOLIŤ .

Začiatok segmentu

10. Kedy sú úlohy splatné?

Čas splnenia úloh pracovného postupu môžete označiť dvomi alebo oboma spôsobmi:

Podľa dátumu kalendára    Môžete zadať jeden dátum kalendára, do ktorého sa majú splniť všetky úlohy.

• Ak ste pracovný postup nastavili tak, aby sa spúšťal automaticky, zvyčajne by ste túto možnosť nemali používať. Je to spôsobené tým, že zadaná hodnota dátumu sa automaticky neprispôsobí aktuálnemu dátumu pri každom automatickom spustení pracovného postupu.

Podľa trvania úlohy    Môžete určiť počet dní, týždňov alebo mesiacov, ktoré sú povolené pre dokončenie každej úlohy, počnúc priradením tejto úlohy.

• Termín dokončenia kalendára prepíše zadané trvanie úlohy. To znamená, že ak je dnes 10. júna a dnes mi bola pridelená úloha s trvaním troch dní, ale ktorá má aj kalendárny termín dokončenia 11. júna, úloha bude splatná 11. júna (kalendárny termín dokončenia) a nie 13. júna (posledný deň trojdňového trvania).

Začiatok segmentu

11. Kedy sa tento pracovný postup skončí?

Ak sa chcete vyhnúť plytvaniu časom stráveným zbytočnými revíziami, môžete si vybrať, či sa pracovný postup zruší okamžite, ak sa v položke vykoná akákoľvek zmena.

Ak vyberiete túto možnosť, účastníci môžu poskytnúť pripomienky iba vo formulároch úloh. To znamená, že nemôžu vložiť sledované zmeny a komentáre do samotnej položky, pretože by sa tým zmenila položka, čo by následne zrušilo pracovný postup. Ak vyberiete túto možnosť, nezabudnite do poľa Žiadosť zahrnúť poznámku a nastaviť účastníkov, aby nevypli žiadne zmeny priamo v položke na revíziu.

Začiatok segmentu

12. Kto musí byť informovaný?

V poli Kópia môžete na druhej strane formulára priradenia zadať mená alebo adresy pre každého, kto by mal byť informovaný o každom spustení alebo ukončení tohto pracovného postupu.

• Zadanie mena na tomto mieste nebude mať za následok priradenie úlohy pracovného postupu danej osobe.

• Keď sa pracovný postup spustí manuálne, osoba, ktorá ho spustí , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať do tohto poľa.

• Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala , dostane oznámenia o začiatku a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať do tohto poľa.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení pridať nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, prejdite na príslušný segment ADD (Zoznam/knižnica alebo kolekcia lokalít) tohto článku.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Pridanie pracovného postupu
zhromažďovania pripomienok (iba pre jeden zoznam alebo knižnicu)

Ak ešte nemáte skúsenosti s pridávaním pracovných postupov, môže byť pre vás užitočné skontrolovať predchádzajúce segmenty LEARN, ALLOW a PLAN v tomto článku predtým, než budete pokračovať krokmi v tomto segmente.

Sekcie v tomto segmente

1. Skôr než začnete

2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr než začnete

Pred pridaním pracovného postupu je potrebné usporiadať dve veci:

E-mail    Ak chcete, aby pracovný postup odosielal e-mailové oznámenia a pripomenutia, e-mail musí byť povolený pre vašu lokalitu SharePoint. Ak si nie ste istí, či ste to už urobili, obráťte sa na správcu SharePointu.

Povolenia    Predvolené nastavenia vyžadujú, aby ste mali povolenie na správu zoznamov na pridávanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (Skupina Vlastníci má predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci nie. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti LEARN tohto článku.)

Začiatok segmentu

2. Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, pre ktorú chcete pridať pracovný postup.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .

   Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. Napríklad v zozname kalendárov má táto karta názov Kalendár.

3. V skupine Nastavenia kliknite na položku Nastavenia pracovného postupu.

4. Na stránke Nastavenia pracovného postupu zadajte jeden typ obsahu pre pracovný postup, ktorý sa má spustiť, alebo všetky (pre všetky typy obsahu) a potom kliknite na položku Pridať pracovný postup.
   

5. Vyplňte prvú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny sú znázornené na obrázku.)

1. Ak sú všetky nastavenia v tomto formulári také, ako chcete, kliknite na tlačidlo Ďalej.

2. Vyplňte druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny sú znázornené na obrázku.)

   Poznámka: Produkty SharePointu vám na tejto druhej strane formulára priradenia zobrazia niekoľko prvých možností – čísla jeden až sedem na nasledujúcom obrázku, od možnosti Priradiť až po kópie – pri každom manuálnom spustení pracovného postupu, aby ste mohli vykonať zmeny týchto možností len pre túto jednu inštanciu.

1. Ak máte všetky nastavenia na tejto stránke tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Uložiť vytvorte pracovný postup.

Produkty SharePointu vytvoria novú verziu pracovného postupu.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení, prejdite do segmentu START tohto článku a spustite prvú inštanciu na otestovanie nového pracovného postupu.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Pridanie pracovného postupu
zhromažďovania pripomienok (pre celú kolekciu lokalít)

Ak ešte nemáte skúsenosti s pridávaním pracovných postupov, môže byť pre vás užitočné skontrolovať predchádzajúce segmenty LEARN, ALLOW a PLAN v tomto článku predtým, než budete pokračovať krokmi v tomto segmente.

Sekcie v tomto segmente

1. Skôr než začnete

2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr než začnete

Pred pridaním pracovného postupu je potrebné usporiadať dve veci:

E-mail Ak má pracovný postup odosielať e-mailové oznámenia a pripomenutia, musí byť pre vašu lokalitu povolený e-mail. Ak si nie ste istí, či ste to už urobili, obráťte sa na správcu SharePointu.

Povolenia    Predvolené nastavenia SharePointu vyžadujú, aby ste mali povolenie spravovať zoznamy na pridávanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (Skupina Vlastníci má predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci nie. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti LEARN tohto článku.)

Začiatok segmentu

2. Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Prejdite na domovskú stránku kolekcie lokalít (nie na domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu Nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie pre webových dizajnérov na položku Typy obsahu Lokality.

4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, ku ktorému chcete pridať pracovný postup.

   Poznámka: Pracovný postup pridaný do celej kolekcie lokalít sa musí pridať len pre položky s jedným typom obsahu.

   

   1. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v časti Nastavenia na položku Nastavenia pracovného postupu.
      

   2. Na stránke Nastavenia pracovného postupu kliknite na prepojenie Pridať pracovný postup .
      

   3. Vyplňte prvú stranu formulára priradenia.
      (Pokyny sú znázornené na obrázku.)

1. Ak sú všetky nastavenia na tejto stránke také, ako chcete, kliknite na tlačidlo Ďalej.

2. Vyplňte druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny sú znázornené na obrázku.)

   Poznámka: Produkty SharePointu vám zobrazia niekoľko prvých možností na tejto druhej strane formulára priradenia – čísla jeden až sedem na nasledujúcom obrázku, od recenzentov až po kópie – pri každom manuálnom spustení pracovného postupu, aby ste mohli vykonať zmeny v týchto možnostiach len pre túto jednu inštanciu.

1. Ak máte všetky nastavenia na tejto stránke tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Uložiť vytvorte pracovný postup.

Produkty SharePointu vytvoria novú verziu pracovného postupu.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení, prejdite do segmentu START tohto článku a spustite prvú inštanciu na otestovanie nového pracovného postupu.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Spustenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Pracovný postup je možné nastaviť tak, aby sa spustil iba manuálne, iba automaticky alebo v oboch smeroch:

• Kedykoľvek manuálne každý, kto má potrebné povolenia.

• Automaticky vždy, keď sa vyskytne zadaná spúšťacia udalosť– to znamená vždy, keď sa položka pridá do zoznamu alebo knižnice a/alebo keď sa položka, ktorá sa už v zozname nachádza, akýmkoľvek spôsobom zmení.
  (Spúšťacia udalosť alebo udalosti sú zadané na prvej strane formulára priradenia počas pôvodného pridania a konfigurácie pracovného postupu. Ďalšie informácie nájdete v časti PLÁN v tomto článku.)

Sekcie v tomto segmente

1. Automatické spustenie pracovného postupu

2. Manuálne spustenie pracovného postupu

3. Manuálne spustenie zo zoznamu alebo knižnice

4. Manuálne spustenie v rámci programu balíka Microsoft Office

1. Automatické spustenie pracovného postupu

Ak je pracovný postup nakonfigurovaný na automatické spustenie, pracovný postup sa spustí pri každej spúšťacej udalosti na položke, ktorá ho spustila.

Keď sa spustí, pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a odošle oznámenie o úlohe každému nadobúdateľovi. Medzitým odošle aj oznámenia o začatí (odlišné od oznámení o úlohách) osobe, ktorá pôvodne pridala pracovný postup, a komukoľvek, kto je uvedený v poli Kópia na druhej strane formulára priradenia.

Začiatok segmentu

2. Manuálne spustenie pracovného postupu

Poznámka o povoleniach    Ak chcete spustiť pracovný postup, zvyčajne musíte mať povolenie na úpravu položiek. (Predvolene toto povolenie má skupina Členovia aj skupina Vlastníci, ale skupina Návštevníci nie. Vlastník však môže tiež v závislosti od pracovného postupu vyžadovať povolenie spravovať zoznamy pre ľudí, ktorí spustia pracovný postup. Výberom tejto možnosti môžu vlastníci v podstate určiť, že iba oni a ostatní vlastníci môžu spustiť konkrétny pracovný postup. Ďalšie podrobnosti nájdete v časti Informácie v tomto článku.)

Dve miesta na začatie od

Pracovný postup môžete spustiť manuálne z dvoch miest:

• Zo zoznamu alebo knižnice , v ktorej je položka uložená

• V samotnej položke sa otvorila v programe balíka Microsoft Office, v ktorom bola vytvorená. (Upozorňujeme, že musí to byť úplný nainštalovaný program, a nie verzia webovej aplikácie.)

Zvyšné dve sekcie v tomto segmente poskytujú pokyny pre obe metódy.

Začiatok segmentu

3. Začnite manuálne zo zoznamu alebo knižnice

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je uložená položka, v ktorej chcete spustiť pracovný postup.

2. Kliknutím na ikonu pred názvom položky vyberte položku a potom na karte Súbory na páse s nástrojmi kliknite v skupine Pracovné postupy na položku Pracovné postupy.

3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky kliknite v časti Spustiť nový pracovný postup na pracovný postup, ktorý chcete spustiť.
   

4. Vo formulári spúšťania vykonajte zmeny, ktoré chcete použiť v tejto konkrétnej inštancii pracovného postupu.

   Poznámka: Zmeny vykonané na tomto mieste vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenia pracovného postupu, ktoré sa nezobrazujú v tomto formulári, pozrite si časť ZMENA tohto článku.

1. Ak máte všetky nastavenia vo formulári spúšťania tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Štart spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a medzitým vám a všetkým používateľom uvedeným v poli KÓPIA inicialačného formulára odošle oznámenia o začatí.

Začiatok segmentu

4. Začnite manuálne z programu balíka Microsoft Office

1. Otvorte položku v nainštalovanom programe balíka Office v počítači.

2. V otvorenej položke kliknite na kartu Súbor , kliknite na položku Uložiť & Odoslať a potom kliknite na pracovný postup, ktorý chcete spustiť na položke.

3. Ak sa zobrazí nasledujúce hlásenie s informáciou, že pracovný postup potrebuje, aby sa súbor vzal do projektu, kliknite na tlačidlo Check In.

4. Kliknite na veľké tlačidlo Spustiť pracovný postup .

5. Na stránke Zmeniť pracovný postup vykonajte vo formulári spúšťania všetky zmeny, ktoré chcete použiť v tejto konkrétnej inštancii pracovného postupu.

   Poznámka: Zmeny vykonané na tomto mieste vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenia pracovného postupu, ktoré sa nezobrazujú v tomto formulári, pozrite si časť ZMENA tohto článku.

   

1. Ak máte nastavenia vo formulári spúšťania požadované, kliknutím na tlačidlo Štart spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a medzitým vám a všetkým používateľom uvedeným v poli KÓPIA inicialačného formulára odošle oznámenia o začatí.

Čo ďalej?

• Ak je tento pracovný postup spustený prvýkrát, budú ostatní účastníci potrebovať informácie a pomoc na dokončenie priradených úloh? (Časť COMPLETE tohto článku môže byť pre ne užitočná.)

• Tiež je vhodné skontrolovať, či účastníci dostávajú e-mailové oznámenia, a najmä či ich filtre nevyžiadanej pošty nespracúvajú nesprávne.

• A samozrejme môžete mať jednu alebo viac úloh pracovného postupu na dokončenie sami. Podrobnosti nájdete v časti DOKONČIŤ v tomto článku.

• Medzitým, ak chcete zistiť, ako môžete sledovať priebeh aktuálnej inštancie pracovného postupu, prejdite do segmentu MONITOR tohto článku.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Dokončenie úlohy pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak vám bola úloha priradená v pracovnom postupe zhromažďovania pripomienok prvýkrát, môže byť pre vás užitočné pred dokončením úlohy skontrolovať tento segment článku v plnom rozsahu. Týmto spôsobom budete vedieť o všetkých možnostiach, ktoré môžu byť pre vás otvorené.

Najprv sa uistite, že máte správny článok

Rôzne typy pracovných postupov vyžadujú rôzne akcie úloh.

Skôr než začnete, uistite sa, že úloha, ktorú ste priradili, je vlastne úlohou pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a nie úlohou pre iný typ pracovného postupu.

Vyhľadajte text Skontrolujte v niektorom z týchto umiestnení:

• V riadku Predmet oznámenia
  o úlohe

• Na paneli hlásení v položke, ktorá sa má skontrolovať
  

• V názve úlohy na stránke
  Stav pracovného postupu

Ak sa text Skontrolujte v týchto umiestneniach nezobrazuje, obráťte sa na osobu, ktorá pracovný postup spustila alebo pôvodne pridala, a zistite, na ktorej šablóne pracovného postupu je založená, alebo či ide o vlastný pracovný postup. Prepojenia na články o používaní iných typov pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePoint, nájdete v časti Pozrite tiež v tomto článku.

Ak je však vašou úlohou úloha zhromažďovania pripomienok, čítajte správne.

Sekcie v tomto segmente

1. Prehľad procesu

2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s oznámením o úlohe

3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

4. Kontrola položky

5. Dokončenie a odoslanie formulára úlohy

6. Oneskorené oznámenia

7. Vyžiadať skupinovú úlohu pred jej dokončením (voliteľné)

8. Vyžiadanie zmeny položky (voliteľné)

9. Zmena priradenia úlohy inej osobe (voliteľné)

10. Dokončenie úlohy v mene vonkajšieho účastníka (voliteľné)

1. Prehľad procesu

Keď máte priradenú úlohu v pracovnom postupe, zvyčajne sa o úlohe dozviete jedným z troch spôsobov:

• Dostanete e-mailové oznámenie o úlohe.

• Otvoríte dokument balíka Microsoft Office a zobrazí sa panel hlásení s informáciou, že vám bola priradená súvisiaca úloha.

• Skontrolujete lokalitu SharePoint a zistíte, že vám je momentálne priradená jedna alebo viac úloh.

Keď zistíte, že vám bola priradená úloha pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, zvyčajne vykonáte dve veci:

• Kontrola položky    Otvoríte a skontrolujete položku.

• Dokončenie úlohy    Formulár úlohy sa používa na odoslanie výsledkov vašej recenzie.

Preto sa na dokončení úlohy často podieľajú tieto tri položky:

• Správa s oznámením (ktorú dostanete ako e-mail)

• Položka odoslaná na revíziu (ktorú otvoríte a skontrolujete)

• Formulár úlohy (ktorý otvoríte, dokončíte a odošlete)

Takto vyzerajú tieto tri položky.

Začiatok segmentu

2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s oznámením o úlohe

Postupujte takto:

1. V správe s oznámením o úlohe kliknite v časti Pokyny na dokončenie tejto úlohy na prepojenie na položku.

2. V otvorenej položke kliknite na tlačidlo Otvoriť túto úlohu na paneli hlásení.

Začiatok segmentu

3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

Postupujte takto:

1. V zozname alebo knižnici, v ktorej je uložená položka, ktorá sa má skontrolovať, kliknite na prepojenie Prebieha priradené k položke a pracovnému postupu.

2. Na stránke Stav pracovného postupu kliknite na názov úlohy.

3. Vo formulári úlohy kliknite v časti Úloha tohto pracovného postupu na panel hlásení na prepojenie na položku.

Začiatok segmentu

4. Kontrola položky

V tomto príklade je položka dokumentom microsoft Word.

Všimnite si dva žlté panely hlásení v hornej časti dokumentu:

Server – čítanie   Iba tento dokument je otvorený v režime iba na čítanie , t. j. dokument môžete čítať, ale nemôžete v ňom vykonávať žiadne zmeny.

Osoba, ktorá spúšťa pracovný postup, má možnosť povoliť pripomienky iba vo formulári úlohy alebo povoliť sledované zmeny a komentáre v samotnej položke. Ak si nie ste istí, či máte pracovať v samotnej položke, obráťte sa na osobu, ktorá pracovný postup spustila, alebo osobu, ktorá ho pôvodne pridala. Ak chcete vložiť sledované zmeny a komentáre, kliknite na tlačidlo Upraviť dokument .

Niekoľko vecí, ktoré treba skontrolovať:

• Uistite sa, že viete, či máte vziať dokument z projektu pred vložením sledovaných zmien a komentárov, alebo či ho chcete nechať vzatý do projektu, aby na ňom mohli súčasne pracovať viacerí recenzenti.

• Pred vložením zmien alebo komentárov sa uistite, že ste zapli sledovanie zmien. Ďalšie informácie nájdete v časti POVOLIŤ v tomto článku.

• Po dokončení práce s položkou nezabudnite uložiť zmeny na server. Ak ste položku vzali z projektu, vráťte ju späť do projektu.

Pracovného postupu    Úloha Keď ste pripravení dokončiť a odoslať formulár úlohy, kliknite na tlačidlo Otvoriť túto úlohu .

Začiatok segmentu

5. Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy

Formulár úlohy pre úlohu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok vyzerá približne takto.

Všimnite si, že prvé dva ovládacie prvky (Odstrániť položku a táto úloha pracovného postupu sa vzťahujú na názov položky) sa nezobrazujú vo formulári úlohy pri otvorení z položky na revíziu.

Začiatok segmentu

6. Oneskorené oznámenia

Ak je úloha alebo celá inštancia pracovného postupu po termíne dokončenia, oznámenia sa automaticky odošlú na:

• Osoba, ktorej je úloha priradená.

• Osoba, ktorá pracovný postup spustila (alebo, ak bol začiatok automatický, osobe, ktorá pracovný postup pôvodne pridala).

Začiatok segmentu

7. Vyžiadať skupinovú úlohu pred jej dokončením (voliteľné)

Ak je k celej skupine, do ktorej patríte, priradená len jedna úloha, každý člen skupiny si môže vyžiadať a dokončiť túto jednu úlohu v mene celej skupiny.

Vyžiadajte si úlohu pred kontrolou položky. Hneď po vyžiadaní úlohy sa vám priradí a žiadny iný člen skupiny ju nemôže dokončiť. (Týmto spôsobom vykonáva potrebnú prácu len jedna osoba.)

1. Na stránke Stav pracovného postupu ukážte na názov úlohy priradenej k skupine, kým sa nezobrazí šípka.

2. Kliknite na šípku, kliknite na položku Upraviť položku a potom vo formulári úlohy kliknite na tlačidlo Vyžiadať úlohu .
   

Po obnovení stránky Stav pracovného postupu môžete vidieť, že úloha už nie je priradená skupine, ale teraz špeciálne pre vás.

Ak neskôr chcete úlohu znova uvoľniť do skupiny bez toho, aby ste ju dokončili, rovnakým postupom sa vráťte do formulára úlohy, ale teraz kliknite na tlačidlo Uvoľniť úlohu .

Späť na kontrolu položky

8. Žiadosť o zmenu položky (voliteľné)

Pred začatím tohto procesu si všimnite, že pracovný postup môže byť nastavený tak, aby sa okamžite skončil , ak sa v položke vykoná akákoľvek zmena. Možno by bolo vhodné skontrolovať osobu, ktorá pracovný postup spustila alebo pôvodne pridala, aby ste sa uistili, že je v poriadku vykonať zmenu a či sa pracovný postup v danom momente skončí.

Možnosť žiadosti o zmenu predvedieme tak, že ju vložíme do scenára:

Najskôr si predstavte, že sa voláš Frank.

Potom si predstavte, že kolegyňa Anna spustila pracovný postup zhromažďovania pripomienok v dokumente, ktorý vytvorila.

Keď skontrolujete Nový dokument Anny, máte pocit, že úvod je príliš dlhý.

Kliknite na tlačidlo Vyžiadať zmenu v dolnej časti formulára úlohy pracovného postupu a potom vyplňte tento formulár.

Ak máte všetky položky formulára tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo Odoslať a aktuálna úloha jeoznačená ako Dokončená. (Zatiaľ však nie ste hotoví. Keď Anna dokončí úlohu zmeny, znova sa vám priradí úloha revízie.)

Medzitým Dostane Anna nasledujúce e-mailové oznámenie:

Anna dokáže po jednoduchom pohľade na riadok Predmet (číslo 1 na obrázku) povedať, že nejde o bežné oznámenie o zhromažďovaní pripomienok, ale o požiadavku na zmenu položky. Nájde informácie o konkrétnej zmene, ktorá bola požadovaná v textovej žiadosti o zmenu (číslo 2).

Anna vezme položku z kontroly, vykoná požadované zmeny (alebo nie), uloží jej zmeny (ak existuje) a vráti položku späť. (Nezabudnite, že ak je pracovný postup nastavený tak, aby sa skončil hneď po vykonaní zmeny položky, táto akcia spôsobí koniec pracovného postupu.)

Potom Anna prejde na stránku Stav pracovného postupu a otvorí úlohu so žiadosťou o zmenu z oblasti Úlohy .

Anna do poľa Komentáre pridá všetky požadované informácie a potom klikne na položku Odoslať odpoveď. Pracovný postup vykoná dve akcie:

• Úlohu Anny so žiadosťou o zmenu označí ako dokončenú.

• Priradí vám novú úlohu kontroly (s pridanými komentármi Anny v oblasti Konsolidované komentáre ) a odošle vám oznámenie o danej úlohe.

Teraz môžete pokračovať a dokončiť revíziu zmenenej položky.

Medzitým sa všetky tieto akcie sledujú a zobrazujú v časti História pracovného postupu na stránke Stav pracovného postupu, ako je to znázornené na nasledujúcom obrázku.

Tu je diagram celého procesu.

Začiatok segmentu

9. Zmena priradenia úlohy inej osobe (voliteľné)

Ak chcete, aby úlohu pracovného postupu, ktorá vám bola priradená, dokončil niekto iný, vo formulári úlohy pracovného postupu kliknite na tlačidlo Zmeniť priradenie úlohy .

Tento formulár sa zobrazí.

Po dokončení formulára kliknite na tlačidlo Odoslať. Úloha je označená ako Dokončená, osobe zodpovednej za úlohu sa priradí nová úloha a odošle sa oznámenie o úlohe.

Všetky nové informácie, ktoré ste zadali, sa zahrnú do textu Delegované podľa textu v oznámení o novej úlohe (číslo 1 na nasledujúcom obrázku).

Medzitým sa všetky tieto zmeny sledujú a zobrazujú v sekciách Úlohy a História na stránke Stav pracovného postupu, ako je to znázornené tu.

Začiatok segmentu

10. Dokončenie úlohy v mene vonkajšieho účastníka (voliteľné)

K dispozícii je špeciálny proces na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej sharepointovej organizácie. V tomto procese člen lokality pôsobí ako server proxy pre vonkajšieho účastníka:

1. Na druhú stranu formulára priradenia zadajte e-mailovú adresu vonkajšieho účastníka do príslušnej fázy Priradenie .

2. Pracovný postup v skutočnosti priradí úlohu vonkajšieho účastníka členovi lokality, ktorý pracovný postup spustí – alebo, ak sa pracovný postup spustí automaticky, členovi, ktorý pôvodne pridal pracovný postup. Táto osoba, ktorej je úloha priradená, v skutočnosti koná ako server proxy pre vonkajšieho účastníka.

3. Tento člen lokality dostane oznámenie o úlohe s pokynmi na odoslanie kópie položky na kontrolu vonkajšiemu účastníkovi. (Medzitým externý účastník dostane kópiu oznámenia o úlohe, ktorá môže fungovať ako užitočné upozornenie alebo upozornenie.)

4. Člen lokality, ktorému je úloha skutočne priradená, odošle kópiu položky vonkajšiemu účastníkovi.

5. Externý účastník skontroluje položku a odošle späť svoju odpoveď členovi lokality.

6. Po prijatí odpovede vonkajšieho účastníka dokončí člen lokality úlohu v produktoch SharePoint v mene vonkajšieho účastníka.

Tu je diagram procesu.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Monitorovanie, úprava alebo zastavenie spusteného pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Centrálne umiestnenie, z ktorého môžete monitorovať, upraviť alebo zastaviť spustený pracovný postup, je stránka Stavu pracovného postupu pre danú inštanciu pracovného postupu.

Najprv vám ukážeme, ako sa dostať na túto stránku, a potom vám ukážeme, ako používať možnosti a informácie, ktoré tam nájdete. Nakoniec vám ukážeme dve ďalšie stránky, na ktorých môžete získať ďalšie informácie o monitorovaní.

Sekcie v tomto segmente

1. Prechod na stránku Stav pracovného postupu

2. Použitie stránky Stav pracovného postupu na monitorovanie priebehu pracovného postupu

3. Zmena aktívnych úloh (už priradené úlohy)

4. Zmena budúcich úloh (úlohy, ktoré ešte nie sú priradené)

5. Zrušiť alebo ukončiť spustenie tohto pracovného postupu

6. Zistite, ktoré pracovné postupy sú spustené na položke

7. Monitorovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

1. Prechod na stránku Stavu pracovného postupu

V zozname alebo knižnici, kde sa položka nachádza, kliknite na prepojenie Prebieha pre požadovanú položku a pracovný postup.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept vysvetlivky a pracovný postup je Schválenie 3.

Otvorí sa stránka Stav pracovného postupu.

Začiatok segmentu

2. Na monitorovanie priebehu pracovného postupu použite stránku Stav pracovného postupu

Tu pod ilustráciou každej časti stránky Stav pracovného postupu nájdete otázky o monitorovaní, na ktoré sekcia odpovedá.

Časť Informácie o pracovnom postupe

Otázky:

• Kto spustil túto inštanciu pracovného postupu?

• Kedy bola táto inštancia spustená?

• Kedy sa vyskytla posledná akcia v tejto inštancii?

• Na ktorej položke je táto inštancia spustená?

• Aký je aktuálny stav tejto inštancie?

Časť Úlohy

Otázky:

• Ktoré úlohy už boli vytvorené a priradené a aký je ich aktuálny stav?

• Ktoré úlohy už boli dokončené a aký bol výsledok pre každú z týchto úloh?

• Aký je termín dokončenia pre každú úlohu, ktorá už bola vytvorená a priradená?

Úlohy, ktoré boli odstránené, a úlohy, ktoré ešte neboli priradené, sa v tejto časti nezobrazia .

Časť História pracovného postupu

Otázky:

• Aké udalosti sa už v tejto inštancii pracovného postupu vyskytli?

• Všimnite si, že oneskorené úlohy a oznámenia o oneskorených úlohách sa v tejto oblasti nezobrazujú .

Začiatok segmentu

3. Zmena aktívnych úloh (už priradené úlohy)

Existujú dva spôsoby, ako zmeniť úlohy, ktoré sú už priradené, ale ešte nedokončené:

• Zmena jednej aktívnej úlohy

• Zmena všetkých aktívnych úloh

Zmena jednej aktívnej úlohy

Povolenia Ak chcete zmeniť jednu úlohu, ktorá je priradená inej osobe ako sebe, musíte mať povolenie spravovať zoznamy. (Skupina Vlastníci má predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci nie. Takže je možné mať napríklad povolenia, ktoré vám umožnia spustiť pracovný postup, ale nie vykonávať zmeny v úlohe iného účastníka.)

Ak máte potrebné povolenia:

1. Na stránke Stav pracovného postupu kliknite na názov úlohy v zozname Úlohy .
   

2. Použite formulár úlohy na dokončenie, odstránenie alebo zmenu priradenia úlohy alebo na vyžiadanie zmeny položky.

Podrobnejšie pokyny na používanie formulára úlohy nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.

Zmena všetkých aktívnych úloh

Povolenia Všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazujú na stránke Stav pracovného postupu každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale prepojenieUkončiť tento pracovný postupsanezobrazí, pokiaľ táto osoba nemá povolenie na správu zoznamov. (Skupina Vlastníci má v predvolenom nastavení povolenie Spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci nie.)

1. Na stránke Stav pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na prepojenie Aktualizovať aktívne úlohy zhromažďovania pripomienok .

2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo OK.

   • Správy, ktoré odrážajú vaše zmeny, sa odošlú ľuďom, ktorým sú aktuálne priradené úlohy v tomto spustení.

   • Úlohy, ktoré už boli dokončené alebo odstránené, a úlohy, ktoré ešte nie sú priradené, niesú ovplyvnené zmenami, ktoré vykonáte v tomto formulári.

   • Ak chcete vykonať zmeny v úlohách, ktoré ešte nie sú priradené, pozrite si nasledujúcu časť v tomto segmente Zmena budúcich úloh.

     

1. Ak máte všetky polia vo formulári tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky aktívne úlohy v aktuálnej inštancii sa aktualizujú.

Začiatok segmentu

4. Zmena budúcich úloh (úlohy, ktoré ešte neboli priradené)

Povolenia Všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazujú na stránke Stav pracovného postupu každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale prepojenieUkončiť tento pracovný postup sa nezobrazí, pokiaľ táto osoba nemá povolenie na správu zoznamov. (Skupina Vlastníci má v predvolenom nastavení povolenie Spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci nie.)

1. Na stránke Stav pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na prepojenie Pridať alebo aktualizovať recenzentov funkcie Zhromaždiť pripomienky .

2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo AKTUALIZOVAŤ.

   Poznámka: Zmeny vykonané v tomto formulári nemajú vplyv na úlohy, ktoré ste už vytvorili a priradili.

1. Ak máte všetky polia vo formulári tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky budúce úlohy v aktuálnej inštancii budú odrážať vaše zmeny.

Začiatok segmentu

5. Zrušenie alebo ukončenie spustenia tohto pracovného postupu

Spustenú inštanciu pracovného postupu môžete pred jej normálnym dokončením zastaviť dvomi spôsobmi:

• Zrušenie pracovného postupu    Všetky úlohy sa zrušia, ale zachovajú sa v oblasti Úlohy na stránke Stav pracovného postupu.

• Ukončiť tento pracovný postup    Všetky úlohy sa zrušia a odstránia sa z oblasti Úlohy na stránke Stav pracovného postupu. (Stále sa však prejavia v oblasti História pracovného postupu.)

Pokyny pre obe metódy postupujte podľa pokynov.

Zrušiť (všetky úlohy boli zrušené, ale zachované v zozname úloh aj v histórii)

Povolenia Všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazujú na stránke Stav pracovného postupu každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale prepojenieUkončiť tento pracovný postupsanezobrazí, pokiaľ táto osoba nemá povolenie na správu zoznamov. (Skupina Vlastníci má v predvolenom nastavení povolenie Spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci nie.)

Ak aktuálna inštancia pracovného postupu už nie je potrebná alebo požadovaná, môže byť zastavená.

• Na stránke Stav pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na prepojenie Zrušiť všetky úlohy zhromažďovania pripomienok .

Všetky aktuálne úlohy sa zrušia a pracovný postup sa končí stavom Zrušené. Zrušené úlohy sú stále uvedené v oblasti Úlohy aj v oblasti História pracovného postupu .

Ukončiť (všetky úlohy odstránené zo zoznamu úloh, ale zachované v histórii)

Povolenia Všetky štyri prepojenia príkazov na nasledujúcom obrázku sa zobrazujú na stránke Stav pracovného postupu každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale prepojenieUkončiť tento pracovný postupsanezobrazí, pokiaľ táto osoba nemá povolenie na správu zoznamov. (Skupina Vlastníci má v predvolenom nastavení povolenie Spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci nie.)

Ak sa vyskytne chyba alebo ak sa pracovný postup zastaví a neodpovie, môže sa skončiť.

• Na stránke Stav pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na prepojenie Ukončiť tento pracovný postup .

Všetky úlohy vytvorené pracovným postupom sa zrušia a odstránia sa z oblasti Úlohy na stránke Stav pracovného postupu, aj keď sa stále prejavia v oblasti História pracovného postupu . Pracovný postup sa končí stavom Zrušené.

Začiatok segmentu

6. Zistite, ktoré pracovné postupy sa spúšťajú na položke

Na stránke Pracovné postupy pre ľubovoľnú položku nájdete zoznam pracovných postupov, ktoré sú aktuálne spustené na danej položke.

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka uložená.

2. Kliknutím na ikonu pred názvom položky vyberte položku a potom na karte Súbory na páse s nástrojmi kliknite v skupine Pracovné postupy na položku Pracovné postupy.

3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky nájdete v časti Spustené pracovné postupy zoznam inštancií pracovného postupu, ktoré sú aktuálne spustené v položke.

Začiatok segmentu

7. Monitorovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

Správcovia kolekcie lokalít môžu prehľadne zobraziť:

• Počet pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovného postupu, ktoré sa aktuálne nachádzajú v kolekcii lokalít.

• Určuje, či je v kolekcii lokalít aktuálne aktívna alebo neaktívna každá šablóna pracovného postupu.

• Počet inštancií verzií pracovného postupu založených na jednotlivých šablónach pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené v kolekcii lokalít.

Postup:

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu Nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa lokality na položku Pracovné postupy.

Otvorí sa stránka Pracovné postupy so zobrazením informácií.

Čo ďalej?

Ak je táto verzia pracovného postupu spustená prvýkrát, možno budete chcieť použiť pokyny v časti REVIEW tohto článku na zobrazenie udalostí v inštancii a zistenie, či pracovný postup funguje požadovaným spôsobom.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Kontrola výsledkov pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a vytváranie zostáv

Po dokončení inštancie pracovného postupu môžete skontrolovať udalosti zaznamenané v jeho histórii. (Prístup k záznamu pre ľubovoľnú inštanciu môžete získať až 60 dní po dokončení inštancie.)

Môžete tiež spúšťať zostavy o celkovom výkone pracovného postupu v rámci inštancií.

Sekcie v tomto segmente

1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

2. História inštancií accessu po dobu až 60 dní

3. Vytváranie zostáv výkonu pracovného postupu

1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

Ak položka zostane v tom istom zozname alebo knižnici a kým sa v tej istej položke znova spustí rovnaký pracovný postup, k histórii najnovšej inštancie možno získať prístup zo zoznamu alebo knižnice.

Ak chcete zobraziť stránku Stavu pracovného postupu pre najnovšiu inštanciu spustenia pracovného postupu v ľubovoľnej položke:

• V zozname alebo knižnici, v ktorej sa položka nachádza, kliknite na prepojenie na stav požadovanej položky a pracovného postupu.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept vysvetlivky a pracovný postup je Schválenie nového dokumentu.

Na stránke Stav pracovného postupu sa časť História pracovného postupu nachádza v dolnej časti.

Začiatok segmentu

2. História inštancií accessu po dobu až 60 dní

Čo ak chcete skontrolovať históriu inštancie po opätovnom spustení toho istého pracovného postupu v tej istej položke?

V skutočnosti to môžete urobiť až 60 dní, a to z dvoch vstupných bodov: zoznamu alebo knižnice alebo oznámenia o dokončení pracovného postupu. (60 dní určuje, ako dlho si produkty SharePoint uchovávajú históriu úloh pre pracovné postupy.)

Zo zoznamu alebo knižnice

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka uložená.

2. Kliknutím na ikonu pred názvom položky vyberte položku a potom na karte Súbory na páse s nástrojmi kliknite v skupine Pracovné postupy na položku Pracovné postupy.

3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky kliknite v časti Dokončené pracovné postupy na názov alebo stav inštancie pracovného postupu, ktorú chcete skontrolovať.
   
   Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Z oznámenia o dokončení pracovného postupu

• Otvorte oznámenie o dokončení pracovného postupu pre inštanciu, ktorú chcete skontrolovať, a potom kliknite na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu .

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Ak chcete zachovať všetky oznámenia o dokončení, možno budete chcieť vytvoriť outlookové pravidlo. Nastavte pravidlo na kopírovanie všetkých prichádzajúcich správ, v ktorých sa text dokončil v riadku Predmet , do vlastného samostatného priečinka. (Uistite sa, že pravidlo Outlooku skopíruje prichádzajúce správy a nepremiestní ich len tak, alebo sa nezobrazia aj v priečinku doručenej pošty.) Ďalšie informácie o vytváraní pravidiel outlooku nájdete v článku Spravovanie e-mailových správ pomocou pravidiel.

Začiatok segmentu

3. Vytváranie zostáv výkonu pracovného postupu

Ak chcete zistiť, ako sa jedna z verzií pracovného postupu vo všeobecnosti vykonáva v priebehu času a viacerých inštancií, môžete vytvoriť jednu alebo obe z dvoch preddefinovaných zostáv:

• Zostava trvania aktivity    Pomocou tejto zostavy môžete zobraziť priemery toho, ako dlho trvá dokončenie každej aktivity v rámci pracovného postupu, ako aj to, ako dlho trvá dokončenie celého spustenia alebo inštancie daného pracovného postupu.

• Zrušenie a správa o chybe    Pomocou tejto zostavy môžete zistiť, či sa pracovný postup často ruší alebo sa vyskytujú chyby pred dokončením.

Vytvorenie dostupných zostáv pre pracovný postup

1. V zozname alebo knižnici kliknite v stĺpci Stav pre daný pracovný postup na prepojenie s informáciami o stave.
   

2. Na stránke Stav pracovného postupu kliknite v časti História pracovného postupu na položku Zobraziť zostavy pracovného postupu.
   

3. Vyhľadajte pracovný postup, pre ktorý chcete zobraziť zostavu, a potom kliknite na názov zostavy, ktorú chcete zobraziť.
   

4. Na stránke Prispôsobenie ponechajte alebo zmeňte umiestnenie, kde sa vytvorí súbor zostavy, a potom kliknite na tlačidlo OK.
   
   Zostava sa vytvorí a uloží do zadaného umiestnenia.

5. Po dokončení zostavy môžete kliknúť na prepojenie zobrazené na nasledujúcom obrázku a zobraziť ju. V opačnom prípade kliknutím na tlačidlo OK dokončite a zavrite dialógové okno. (Keď budete neskôr pripravení zostavu zobraziť, nájdete ju v umiestnení, ktoré ste zadali v predchádzajúcom kroku.)
   

Čo ďalej?

Ak pracovný postup funguje presne podľa vašich predstáv, môžete ho začať používať.

Ak chcete zmeniť spôsob jeho fungovania, pozrite si časť ZMENA v tomto článku.

Začiatok segmentu | Na začiatok článku

Zmena, vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Po spustení prvého spustenia nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a kontrole výsledkov možno budete chcieť vykonať jednu alebo viac zmien v spôsobe konfigurácie pracovného postupu.

Tiež môžete chcieť v rôznych časoch v budúcnosti vykonať ďalšie zmeny v konfigurácii.

Napokon môžete niekedy chcieť vypnúť pracovný postup na kratšie alebo dlhšie obdobie, ale neodstrániť ho – alebo sa ho môžete skutočne rozhodnúť úplne odstrániť.

Sekcie v tomto segmente

1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

2. Vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu

1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

Ak chcete vykonať trvalé zmeny v nastaveniach existujúceho pracovného postupu, otvorte a upravte formulár priradenia, ktorý sa pôvodne použil na jeho pridanie.

Ak sa pracovný postup spúšťa iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej sa spúšťa pracovný postup.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .

   Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. Napríklad v zozname kalendárov má táto karta názov Kalendár.

3. V skupine Nastavenia kliknite na položku Nastavenia pracovného postupu.

4. Na stránke Nastavenia pracovného postupu kliknite v časti Názov pracovného postupu (kliknutím zmeňte nastavenia) na názov pracovného postupu, pre ktorý chcete zmeniť nastavenia.

   Poznámka: Ak sa požadovaný pracovný postup zhromažďovania pripomienok nezobrazuje v zozname, môže byť priradený len k jednému typu obsahu. Toky činností, ktoré sa zobrazujú v tomto zozname, sú riadené priradeniami pracovného postupu tohto typu , ktoré sa nachádzajú priamo nad zoznamom. (Pozrite si obrázok.) Kliknutím na možnosti typu obsahu v rozbaľovacej ponuke zistíte, ktorý z nich zobrazuje požadovaný pracovný postup. Keď sa požadovaný pracovný postup zobrazí v zozname, kliknite na názov pracovného postupu.

5. V tom istom dvojstranovom formulári priradenia, ktorý bol pôvodne použitý na pridanie pracovného postupu, vykonajte a uložte požadované zmeny.

   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradenia nájdete v časti PLÁN a príslušnom segmente ADD (Zoznam/knižnica alebo kolekcia lokalít) tohto článku.

Ak sa pracovný postup spúšťa vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít,

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu Nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie na položku Typy obsahu lokality.

4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, v ktorom je pracovný postup spustený.

5. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v častiNastavenia na položku Nastavenia pracovného postupu.

6. Na stránke Nastavenia pracovného postupu kliknite v časti Názov pracovného postupu (kliknutím zmeňte nastavenia) na názov pracovného postupu, pre ktorý chcete zmeniť nastavenia.

7. V tom istom dvojstranovom formulári priradenia, ktorý bol pôvodne použitý na pridanie pracovného postupu, vykonajte a uložte požadované zmeny.

   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradenia nájdete v časti PLÁN a príslušnom segmente ADD (Zoznam/knižnica alebo kolekcia lokalít) tohto článku.

Začiatok segmentu

2. Vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu

Ak sa pracovný postup spúšťa iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej sa spúšťa pracovný postup.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .

   Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. Napríklad v zozname kalendárov má táto karta názov Kalendár.

3. V skupine Nastavenia kliknite na položku Nastavenia pracovného postupu.

4. Na stránke Nastavenia pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť pracovný postup .
   

5. Pomocou formulára na stránke Odstránenie pracovných postupov môžete pracovné postupy vypnúť, znova povoliť alebo odstrániť.
   

Formulár má päť stĺpcov:

• Pracovného postupu    Názov pracovného postupu.

• Inštancie    Počet inštancií aktuálne spusteného pracovného postupu pre položky.

• Umožniť    Možnosť, ktorá umožňuje, aby pracovný postup naďalej fungoval normálne.

• Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje dokončenie všetkých aktuálne spustených inštancií pracovného postupu, ale zakáže pracovný postup tak, že nebude k dispozícii na spustenie nových inštancií. (Táto akcia je reverzibilná. Ak chcete pracovný postup neskôr znova povoliť, vráťte sa na túto stránku a vyberte položku Povoliť.)

• Odstrániť    Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup zo zoznamu alebo knižnice. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec pre tento pracovný postup sa prestane zobrazovať na stránke zoznamu alebo knižnice. (Táto akcia nie je reverzibilná.)

Začiatok segmentu

Ak sa pracovný postup spúšťa vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít,

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu Nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie na položku Typy obsahu lokality.

4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, v ktorom je pracovný postup spustený.

5. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v častiNastavenia na položku Nastavenia pracovného postupu.

6. Na stránke Nastavenia pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť pracovný postup .

7. Pomocou formulára na stránke Odstránenie pracovných postupov môžete pracovné postupy vypnúť, znova povoliť alebo odstrániť.
   

Formulár má päť stĺpcov:

• Pracovného postupu    Názov pracovného postupu.

• Inštancie    Počet inštancií aktuálne spusteného pracovného postupu pre položky.

• Umožniť    Možnosť, ktorá umožňuje, aby pracovný postup naďalej fungoval normálne.

• Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje dokončenie všetkých aktuálne spustených inštancií pracovného postupu, ale zakáže pracovný postup tak, že nebude k dispozícii na spustenie nových inštancií. (Táto akcia je reverzibilná. Ak chcete pracovný postup neskôr znova povoliť, vráťte sa na túto stránku a vyberte položku Povoliť.)

• Odstrániť    Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup z kolekcie lokalít. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec pre tento pracovný postup sa prestane zobrazovať na stránke zoznamu alebo knižnice. (Táto akcia nieje reverzibilná.)

Čo ďalej?

Ak ste vykonali nejaké zmeny, spustite testovaciu inštanciu pracovného postupu a znova skontrolujte účinky zmien.

Začiatok segmentu

Ďalšie prispôsobenie

Existuje široká škála spôsobov, ako ďalej prispôsobiť pracovné postupy zahrnuté v produktoch SharePointu.

Vlastné pracovné postupy môžete dokonca vytvoriť úplne od začiatku.

Môžete použiť niektorý z nasledujúcich programov:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Prispôsobenie formulárov, akcií a správania pracovného postupu.

• Microsoft Visual Studio    Vytvorte si vlastné akcie pracovného postupu.

Ďalšie informácie nájdete v systéme Pomocníka siete Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Začiatok segmentu | Na začiatok článku