Zvýšenie výkonu stanovením prahových hodnôt odchýlky v programe Office Project 2007

Autorka: Bonnie Biafore

Porovnanie odchýlok nákladov a plánu a následné nastavenie prahových hodnôt projektu je výborný spôsob, ako sledovať výkon a získať včasné upozornenia na sklz alebo prekročenie nákladov.     Avšak najprv je potrebné nastaviť prahové hodnoty odchýlok v projekte aj v rozpočte – až potom uvidíte, či práce na projekte postupujú dobre alebo či je problém. Microsoft Office Project 2007 môže vypočítať odchýlky nákladov a plánu za vás, ale vlastné polia sú len prostriedkom na ukladanie prahových hodnôt a výpočet odchýlok v porovnaní s prahovými hodnotami. V tomto článku sa dozviete, ako nastaviť prahové hodnoty plánu a nákladov v programoch Office Project 2007 a Microsoft Office Excel 2007, a potom porovnať odchýlky s týmito prahovými hodnotami. Taktiež sa dozviete, ako zvýrazniť stav odchýlky pomocou vizuálnych indikátorov v programoch Office Project 2007 a Office Excel 2007.

V tomto článku nájdete...

Výpočet odchýlok v programe Office Project 2007

Porovnanie odchýlok s prahovými hodnotami

Ako zabezpečiť, aby sa údaje odchýlok dali v programe Office Project 2007 jednoducho interpretovať

Ako zabrániť sklzu a prekročeniu nákladov

Výpočet odchýlok v programe Office Project 2007

Office Project 2007 dokáže vypočítať odchýlky a výkon projektu, predtým však máte jednu kľúčovú úlohu: uložiť pôvodný plán projektu. Týmto základným detailom je plán, ktorý vytvoríte a ktorý bude obsahovať harmonogram, náklady a ďalšie ukazovatele projektu, ktoré účastníci projektu odsúhlasia. Bez toho by Office Project 2007 nemal zadané ciele, ktoré chcete dosiahnuť, a nemohol by vám odoslať upozornenie v prípade, že by práce na projekte nepostupovali tak, ako majú.

Meranie výkonu pomocou analýzy získanej hodnoty

Jednou z komplikácií je, podľa základných polí odchýlok je ťažké určiť, ktoré úlohy sú v poriadku a s ktorými sú problémy. Percentuálne hodnoty sú oveľa vhodnejšie ako sumy v USD alebo odchýlky dátumov, pretože percentuálne hodnoty platia bez ohľadu na to, nakoľko projekt pokročil alebo koľkokrát bol pôvodný plán upravený.

Ale aký pomer výkonu umožňuje vyhodnotiť výkon projektu? Ako viete, porovnanie skutočných hodnôt s odhadmi môže byť zavádzajúce. Predpokladajme, že váš projekt je v polovici odhadovaného trvania a čerpania rozpočtu. To, či je dobrá správa, alebo nie, závisí od toho, aké množstvo práce na projekte je dokončené. Analýza získanej hodnoty (EV) popisuje stav projektu jasne, pretože porovnáva odhadované a skutočné hodnoty s množstvom dokončenej práce.

Skôr než sa pozrieme na pomery získanej hodnoty, pomocou ktorých sledujeme výkon, je dôležité pochopiť základné ukazovatele:

  • Plánované rozpočtové náklady (BCWS) sú náklady podľa pôvodného plánu až do dátumu kontroly stavu pre úlohy naplánované v pláne projektu: koľko ste plánovali minúť do dátumu kontroly stavu, bez ohľadu na to, či práce sú alebo nie sú dokončené. Ak sú náklady úloh, ktoré majú byť dokončené do 30. septembra 2008, napríklad 10 000 USD, plánované rozpočtové náklady k tomuto dátumu sú 10 000 USD.

  • Skutočné náklady na vykonanú prácu (ACWP) predstavujú náklady na prácu vykonanú až do dátumu kontroly stavu, bez ohľadu na to, čo bolo dokončené. Skutočné náklady na vykonanú prácu k 30. septembru 2008, predstavujú sumu, ktorú ste minuli do tohto dátumu.

  • Skutočné rozpočtové náklady (BCWP) sa rovnajú získanej hodnote, pretože merajú náklady, ktoré ste odhadli na dokončenie prác (alebo získanú hodnotu) až do dátumu kontroly stavu. Ak sú napríklad rozpočtové náklady na dokončenie úloh 15 000 USD, skutočné rozpočtové náklady sú 15 000 USD bez ohľadu na to, či ste tieto úlohy dokončili v predstihu, oneskorene alebo práve včas.

Porovnanie s prahovými hodnotami pomocou pomerov získanej hodnoty

Analýza získanej hodnoty používa na vyhodnotenie plánu a výpočet výkonu nákladov niekoľko rôznych pomerov vrátane odchýlky plánu (SV), odchýlky nákladov (CV), indexu plánovaného výkonu (SPI) a indexu výkonu nákladov (CPI). Funkcia výpočtu pomerov a ďalšie nové funkcie programu Office Project 2007 sú najlepšie nástroje na porovnávanie hodnôt s prahovými hodnotami:

  • Odchýlka nákladov na získanú hodnotu (pole CV v Office Projecte 2007) udáva rozdiel medzi odhadovanými a skutočnými nákladmi prác, ktoré ste už dokončili (skutočné rozpočtové náklady mínus skutočné náklady na vykonanú prácu). Ak je hodnota CV záporná, skutočné náklady sú vyššie ako rozpočtové náklady a rozpočet na úlohu bol prekročený.

  • Percento odchýlky nákladov (CV%) je odchýlka nákladov na získanú hodnotu udávaná ako percento dokončenia prác: [(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100. Predpokladajme napríklad, že hodnota BCWP je 10 000 USD a hodnota ACWP je 12 000 USD. Odchýlka nákladov CV = 10 000 USD - 12 000 USD= -2 000 USD. Náklady na dokončenie prác sú o 2 000 USD vyššie ako rozpočtové náklady. Takže CV% = (-2 000 USD / 10 000 USD) X 100 = -20 %.

    Hodnota CV% je ideálna na porovnávanie s prahovou hodnotou CV.

  • Odchýlka plánu získanej hodnoty (pole SV v Office Projecte 2007) je BCWP mínus BCWS – rozdiel medzi odhadovanými nákladmi na vykonané práce a nákladmi na práce, ktoré ste do dátumu kontroly stavu plánovali dokončiť. Ak je hodnota SV záporná, dokončili ste menej práce, než ste plánovali, a ste v sklze.

  • Percentuálna odchýlka plánu (SV%) je odchýlka plánu získanej hodnoty vyjadrená v percentách plánovaných rozpočtových nákladov: [(BCWP – BCWS) / BCWS] X 100. Hodnota SV% zobrazuje odchýlku plánu v percentách plánovaných prác. Povedzme, že skutočné rozpočtové náklady (BCWP) sú zase 10 000 USD a skutočné náklady na vykonanú prácu (ACWP) sú 9 000 USD. Odchýlka nákladov CV = 10 000 USD - 9 000 USD= 1 000 USD. Náklady na plánované práce sú o 1 000 USD nižšie ako náklady na dokončené práce, a to znamená, že ste dokončili viac práce, než ste plánovali, a ste v predstihu. SV% = (1 000 USD / 10 000 USD) X 100 = 10 %.

    Hodnota SV% je ideálna na porovnávanie s prahovou hodnotou SV.

Na začiatok stránky

Porovnanie odchýlok s prahovými hodnotami

Semafory na cestách sú jednoduché: zelená znamená choď, oranžová pozor a červená znamená stoj. Prahové hodnoty projektu sú ako semafory projektu. Nastavené prahové hodnoty slúžia na to, aby indikovali, či projekt prebieha hladko, či je nejaký zádrhel alebo či smerujete do problémov. Ukazujú vám, aký je stav projektu, a umožňujú vám rozhodnúť sa, čo treba podniknúť.

Pri určovaní prahových hodnôt definujete zlomové body, ktoré vymedzujú zelené, oranžové a červené svetlo na „semafore“ výkonu projektu na základe plánu a odchýlok nákladov.

Napríklad prahová hodnota 5-percentné prekročenie rozpočtu alebo 5-percentné omeškanie môže byť maximálnym prijateľným výkonom. 10 % prahová hodnota by už naznačovala, že treba vykonať nápravné opatrenia. Ak je pomer od 5 do 10 %, bude treba úlohy pozornejšie sledovať, aby ste mali istotu, že nič zlé nehrozí.

Na začiatok stránky

Ako zabezpečiť, aby sa údaje odchýlok dali v programe Office Project 2007 jednoducho interpretovať

Ak zahrniete stĺpce CV% a SV% do tabuľky programu Office Project 2007, budú sa zobrazovať záporné čísla, ktoré signalizujú, že úlohy sa oproti plánu oneskorujú alebo prekračujú rozpočet. Ideálnym riešením je však určiť, ktoré úlohy treba sledovať a pri ktorých treba zasahovať.

Grafické indikátory v Office Projecte 2007 umožňujú takéto situácie zvýrazniť. Ak je hodnota CV% alebo SV% menšia ako -10 %, náklady alebo plán prekročili prahovú hodnotu a zobrazí sa červený indikátor.

Ak chcete zobraziť farebné indikátory výkonu nákladov na základe vašich vopred stanovených prahových hodnôt, vykonajte tieto kroky:

  1. Vytvorte vlastné pole, ktoré zobrazuje hodnotu CV% ako grafický indikátor: V ponuke Nástroje vyberte položku Prispôsobiť a potom položku Polia.

  2. V dialógovom okne Prispôsobenie polí v rozbaľovacom zozname Typ vyberte možnosť Číslo.

  3. Vyberte vlastné číselné pole, napríklad Číslo 1.

  4. Kliknite na položku Premenovať a zmysluplne pomenujte vlastné pole. V dialógovom okne Premenovanie poľa zadajte názov poľa, napríklad Cost Var% (Odchýlka nákladov%). Kliknite na tlačidlo OK.

  5. Ak chcete nastaviť vlastné pole, ktoré sa rovná CV%, kliknite na položku Vzorec. V dialógovom okne Vzorec pre Cost Var%kliknite na položku Pole, ukážte na položku Náklady a potom vyberte CV%. Kliknite na tlačidlo OK.

  6. V časti Hodnoty na zobrazenie kliknite na položku Grafické indikátory.

  7. V dialógovom okne Grafické indikátory pre Cost Var% zadefinujte prvý test na kontrolu hodnôt CV%, ktoré presahujú prahovú hodnotu, ktorú ste nastavili:

    1. V rozbaľovacom zozname kliknite na prvý riadok Test pre 'Cost Var%' a vyberte možnosť Je menšie ako.

    2. Do prvého riadka Hodnoty zadajte -10 (nepoužívajte znak percenta).

    3. Kliknite na prvý riadok Obrázok, z rozbaľovacieho stĺpca s obrázkami vyberte červený kruh, pretože CV% menšie ako -10 znamená, že úloha prekračuje rozpočet o viac ako 10 %.

      Poznámka : Ak chcete použiť rovnaké prahové hodnoty pre všetky úlohy, môžete definovať test s číslami prahových hodnôt. Ak potrebujete mať v rôznych úlohách rôzne prahové hodnoty, priraďte prahové hodnoty ďalším vlastným poliam a potom v stĺpci Hodnoty vyberte požadovanú prahovú hodnotu.

  8. V druhom riadku Test pre 'Cost Var%' vyberte možnosť Je väčšie ako. Do príslušného riadka Hodnoty zadajte hodnotu -5 a v riadku Obrázok vyberte zelený kruh.

  9. V treťom riadku Test pre 'Cost Var%' vyberte možnosť Je väčšie alebo rovné ako. Do príslušného riadka Hodnoty zadajte hodnotu -10 a v riadku Obrázok vyberte žltý kruh. Kliknite na tlačidlo OK.

Poznámka : Keďže Office Project 2007 vykonáva testy postupne, tretí test nájde hodnoty, ktoré sú väčšie ako -10, ale menšie ako -5.

Nastavenie grafického indikátora na porovnanie odchýlok s prahovými hodnotami
Obrázok 1: Nastavenie grafického indikátora na porovnanie odchýlok s prahovými hodnotami

Poznámka :  Zobrazenie farebných indikátorov plánovaného výkonu je podobné, len s tým rozdielom, že namiesto poľa CV% použijete pole SV%.

Ak chcete zobraziť grafické indikátory v tabuľke programu Office Project 2007:

  1. V ponuke Zobraziť vyberte položku Tabuľka: a potom položku Ďalšie tabuľky.

  2. V dialógovom okne Ďalšie tabuľky vyberte tabuľku a kliknite na položku Použiť.

  3. Kliknite pravým tlačidlom myši na záhlavie stĺpca.

  4. V kontextovej ponuke vyberte položku Vložiť stĺpec.

  5. V dialógovom okne Definícia stĺpca vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Názov poľa vlastné pole. Ak postupujete podľa predchádzajúceho príkladu, vyberte (Číslo 1) Cost Var% a potom kliknite na tlačidlo OK.

Poznámka :  Môžete vytvoriť novú tabuľku na zobrazenie prispôsobených ukazovateľov odchýlok. Ak to chcete urobiť, v ponuke Zobraziť vyberte položku Tabuľka: a potom položku Ďalšie tabuľky. V dialógovom okne Ďalšie tabuľky kliknite na položku Nová. V dialógovom okne Definícia tabuľky zadajte názov tabuľky a polia, ktoré chcete zahrnúť do tabuľky.

V stĺpci sa zobrazuje stav úloh zeleným, žltým alebo červeným kruhom, ako znázorňuje Obrázok 2.

Vyhodnotenie nákladov a výkonu pomocou grafických indikátorov
Obrázok 2: Vyhodnotenie nákladov a výkonu pomocou grafických indikátorov

Na Obrázku 2 môžete vidieť rozdiel medzi získanou hodnotou (EV) a základnými odchýlkami. Napríklad hodnota CV pre úlohu Design Desk (Návrh kancelárie) je kladné číslo (60,00 USD), pretože skutočné náklady sú vyššie ako náklady podľa pôvodného plánu. Hodnota CV% je však záporná (-6 %). Obidve odchýlky naznačujú, že náklady prekročili rozpočet.

Na začiatok stránky

Ako zabrániť sklzu a prekročeniu nákladov

V Office Projecte 2007 môžete vypočítať odchýlku plánu a odchýlku nákladov a vyhodnotiť výkon vášho projektu. Podľa grafických indikátorov ľahko zistíte, ktoré úlohy sú sledované a ktoré vyžadujú pozornosť.

Žiaľ, účastníci projektov a členovia tímov často nechápu, že sledovanie ukazovateľov projektu by malo byť pre projektových manažérov kľúčové a celkom prirodzené. Ak sa chcete naučiť tieto informácie o odchýlkach transformovať do takej podoby, aby im porozumeli aj ďalšie cieľové skupiny, prečítajte si článok Základné nástroje – Tipy na komunikáciu o odchýlkach projektov.

Na začiatok stránky

O autorke     Bonnie Biafore je profesionálna projektová manažérka – Project Management Professional (PMP) s certifikáciou od inštitútu Project Management Institute (PMI). Je poradkyňou, školiteľkou, moderátorkou a ocenenou autorkou niekoľkých kníh o investovaní, osobných financiách a riadení projektov, medzi ktorými nájdete aj titul On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Načas, s monitorovaním a správnym smerom – Úspešné riadenie projektov v programe with Microsoft® Project) (Microsoft Press, 2006).

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×