Zoradenie a filtrovanie údajov pre hromadnú korešpondenciu

Zoradenie a filtrovanie údajov pre hromadnú korešpondenciu

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Keď nechcete použiť všetky informácie v poštovom zozname hromadnej korešpondencie, môžete z neho vybrať len niektorých ľudí alebo položky. A aby to bolo ešte jednoduchšie, údaje môžete zoradiť alebo filtrovať a zobraziť tak iba tie, ktoré potrebujete.

  1. Ak ešte dokument hromadnej korešpondencie nie je otvorený, otvorte ho.

  2. Kliknite na položku Upraviť príjemcov.

    Príkaz Upraviť zoznam príjemcov

    Ak je položka Upraviť príjemcov neaktívna, kliknite na položku Vybrať príjemcov a pripojte dokument k poštovému zoznamu, ktorý chcete použiť.

  3. Začiarknite políčka vedľa príjemcov alebo riadkov údajov, ktoré chcete zahrnúť.

Ak chcete zoskupiť riadky alebo zobraziť len požadované riadky, zoraďte alebo filtrujte zoznam.

Hľadanie skupín zoradením zoznamu

Použite funkciu zoradenia na zoskupenie informácií. Ak napríklad chcete e-mail odoslať iba ľuďom žijúcim v určitých mestách, zoraďte údaje podľa mesta tak, aby boli všetci ľudia zoskupení podľa jednotlivých miest. Vybrať ich pre zlúčenie potom bude jednoduchšie.

  1. Ľubovoľný stĺpec zoradíte kliknutím na jeho názov.

    Údaje môžete zoradiť aj podľa toho, či o danej osobe máte informácie – ak napríklad vytvárate hromadnú korešpondenciu, no nemáte e-mailové adresy všetkých osôb. Kliknite na šípku vedľa názvu stĺpca a potom kliknite na položku (Prázdne) alebo (Nie prázdne).

    Ponuka Zoradiť s možnosťami pre prázdne a nie prázdne bunky

    Ak chcete zoradiť údaje podľa viacerých stĺpcov, napríklad podľa štátu a potom podľa mesta, kliknite na položku Zoradiť a potom zadajte stĺpce, podľa ktorých chcete údaje zoradiť.

    Zoznam príjemcov hromadnej korešpondencie – možnosti

    Rozšírené možnosti zoraďovania

  2. Potom kliknite na začiarkavacie políčka v riadkoch, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia, a kliknite na tlačidlo OK.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

Ako zobraziť iba riadky, ktoré chcete zahrnúť

Zoznam môžete filtrovať tak, aby sa zobrazili len ľudia alebo položky, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia, napríklad len ľudia v určitom meste alebo položky inventára za určitú cenu.

  1. V časti Upraviť zoznam príjemcov kliknite na možnosť Filtrovať.

    Zoznam príjemcov hromadnej korešpondencie – možnosti

  2. Kliknite na šípku vedľa poľa Pole a potom kliknite na stĺpec, podľa ktorého chcete zoznam filtrovať.

  3. Kliknite na položku Porovnanie a potom na druh porovnania, ktoré chcete vykonať, napríklad Rovná sa alebo Obsahuje.

    Tento zoznam obsahuje aj položky Je prázdne a Nie je prázdne.

  4. Do poľa Porovnať podľa zadajte hodnotu pre filter. Ak v zozname Pole vyberiete napríklad stĺpec Mesto, zadajte názov mesta.

  5. Kliknite na položku A alebo Alebo a potom pridajte do filtra ďalšiu podmienku. Ak chcete výsledky napríklad pre dve mestá, kliknite na položku Alebo, v zozname Pole kliknite na stĺpec Mesto, kliknite na položku Rovná sa a potom zadajte názov druhého mesta.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

  7. Začiarknite políčka v riadkoch, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

  8. Ak chcete do zlúčenia zahrnúť všetko vo filtrovanej množine, kliknite na začiarkavacie políčko v hornej časti stĺpca.

  9. Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz môžete vložiť polia hromadnej korešpondencie do dokumentu, ktorý používate pre hromadnú e-mailovú korešpondenciu alebo menovky. Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie polí hromadnej korešpondencie.

Na začiatok stránky

Nájsť príjemcu

Môžete nájsť určitého príjemcu alebo skupiny príjemcov, ktorí zdieľajú spoločný atribút. Ak chcete identifikovať osobu alebo skupinu osôb, ktoré zdieľajú spoločné atribúty (napríklad priezvisko, PSČ alebo mesiac narodenia), môžete vyhľadávať v zozname.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na položku Hľadať príjemcu.

  2. V dialógovom okne Hľadanie položky zadajte atribút, ktorý chcete vyhľadať v textovom poli hľadanie, zadajte pole alebo polia, ktoré chcete vyhľadať a potom kliknite na položku Hľadať ďalej.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×