Ako zistíte, či projekt je v rozpočte? Prostredníctvom sledovania nákladov v Project. Pomocou Project môžete porovnať pôvodné odhady nákladov, skutočné náklady, predpokladané náklady a zobraziť odchýlky medzi nákladmi kedykoľvek a na ľubovoľnej úrovni podrobností.
Obsah tohto článku
Aký je proces sledovania nákladov?
Ak chcete najlepšie sledovať náklady, mali by ste najskôr vytvoriť rozpočet vytvorením a zadaním hodnôt nákladov pre rozpočtové zdroje priradené k súhrnná úloha projektu. Potom môžete identifikovať ďalšie zdroje a náklady na úlohy, ktoré chcete sledovať, a merať ich podľa rozpočtových zdrojov. Môžete zadať mzdové sadzby, náklady na použitie a pevné náklady na úlohy, zdroje a v prípade potreby priradenia. Potom zadajte odhadované práca alebo trvanie úloh a priraďte k úlohám zdroje.
Až po dokončení všetkých týchto krokov je možné Project vypočítať celkové odhadované náklady na projekt. Potom možno budete chcieť spresniť svoje odhady. Po dokončení môžete kategorizovať a zoskupiť všetky zdroje a porovnať ich s rozpočtovými nákladmi. Môžete tiež nastaviť pôvodný plán s rozpočtovými nákladmi a použiť ho na porovnanie so skutočnými nákladmi počas priebehu projektu.
Po spustení projektu aktualizujete priebeh úloh – množstvo práce vykonanej na úlohách alebo percento dokončených úloh. Project vypočítava náklady na základe priebehu úlohy.
Poznámka: Môžete tiež vypnúť automatický výpočet nákladov a zadať skutočné náklady sami, okrem priebehu úlohy.
Kombináciou skutočných nákladov na dokončenú prácu s odhadovanými nákladmi na zostávajúca prácaProject vypočíta plánované (predpokladané) náklady. Čo je dôležitejšie, vypočíta rozdiel medzi plánovaným nákladom a nákladmi podľa pôvodného plánu. Tento rozdiel alebo odchýlka nákladov vás informuje o tom, či je projekt v rozpočte.
Jednoduché sledovanie nákladov môžete vykonať zobrazením skutočných a plánovaných (plánovaných) nákladov na úlohy, zdroje, priradenia a projekt.
Ak ste vytvorili rozpočet prostredníctvom pôvodného plánu, môžete vykonať rozsiahlejšie sledovanie porovnaním skutočných a plánovaných nákladov s nákladmi podľa pôvodného plánu.
Ak chcete zistiť, či používate rozpočet alebo nie, môžete zobraziť odchýlky nákladov medzi plánovaným nákladom a nákladmi podľa pôvodného plánu. Ak je napríklad úloha s rozpočtom 50 EUR, ale úloha je dokončená na pol cesty a už stojí 35 EUR, plánované náklady sú 60 EUR (k dnešnému dňu skutočných nákladov vo výške 35 USD plus 25 USD očakávaných nákladov na zostávajúcu prácu na úlohe). Odchýlka nákladov je 10 USD (60 USD skutočných nákladov mínus 50 USD rozpočtových nákladov).
Pravidelným monitorovaním odchýlok nákladov môžete vykonať kroky, aby ste zabezpečili, že projekt zostane blízko jeho rozpočtu.
Poznámka: Odchýlky nákladov môžete zobraziť iba vtedy, ak ste zadali počiatočné náklady a uložili pôvodný plán. Ak ste napríklad nezadali mzdové sadzby pre zdroj pred uložením pôvodného plánu, nebudete môcť zobraziť odchýlky nákladov pre daný zdroj.
Môžete mi dať príklad sledovania nákladov?
Do projektového plánu môžete zadať úlohu s názvom Testovať program a priradiť skúšobnému používateľovi úlohu za 40 EUR za hodinu (predpokladajme, že platba testerom je jediným príspevkom k nákladom na úlohu). Zadáte trvanie 10 dní (pri 8 hodinách denne) a potom uložíte pôvodný plán.
Na konci 5 dní zistíte, že úloha je napoly dokončená, a úlohu označíte v Project ako dokončenú na 50 %. V zobrazení Hárok úloh použite tabuľku Náklady a pozrite si nasledujúce témy:
-
V poli Pôvodný plán Project zobrazuje náklady podľa pôvodného plánu úlohy vo výške 3 200 EUR, ktoré vypočítala vynásobením pôvodného odhadu trvania 10 dní (alebo 80 hodín) štandardnou sadzbou testera vo výške 40 USD za hodinu.
-
Keďže pri úlohe neboli počas prvých 5 dní žiadne neplánované náklady, v poli Skutočné sa presne zobrazujú skutočné náklady, ktoré vznikli k dnešnému dňu. V tomto prípade sa skutočná práca vypočíta podľa vzorca Skutočná práca * Štandardná sadzba = Skutočné náklady alebo 40 hodín * 40 USD za hodinu = 1 600 USD. (Nadčasy, náklady na použitie a pevné náklady nie sú zahrnuté v tomto príklade, ale môžu byť zahrnuté v skutočných nákladoch.)
-
Zostávajúce náklady sa vypočítavajú podľa vzorca Zostávajúca práca * Štandardná sadzba = Zostávajúce náklady alebo 40 hodín * 40 USD za hodinu = 1 600 USD.
-
V poli Celkové náklady Project zobrazí plánované náklady, ktoré vypočíta podľa vzorca Skutočné náklady + Zostávajúce náklady = Plánované náklady alebo 1 600 USD + 1 600 USD = 3 200 USD. Keďže plánované náklady sa rovnajú nákladom podľa pôvodného plánu, v poli Odchýlka sa zobrazuje odchýlka nákladov (CV) vo výške 0 EUR, čo znamená, že úloha je presne v rozpočte.
Kde môžem zobraziť informácie o nákladoch?
V Project sa zobrazujú náklady na úlohy, zdroje a priradenia. Môžete si tiež pozrieť náklady na projekt, ktoré sú vo všeobecnosti založené na týchto podrobnejších nákladoch. Môžete zobraziť celkové náklady aj časovo nastavený náklady, čo sú náklady rozdelené v priebehu času.
Podrobnosti a podrobné postupy na zobrazenie informácií o nákladoch v Project nájdete v téme Zobrazenie celkových nákladov na projekt.
