Zlepšenie efektívnosti zadávania údajov prostredníctvom vyhľadávacích polí

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Vytvorenie vyhľadávacieho poľa v tabuľkách programu Microsoft Office Access môže zlepšiť efektívnosť procesu zadávania údajov do databázy. Vo vyhľadávacom poli môže byť zobrazená zrozumiteľná hodnota, ktorá je viazaná na inú hodnotu v tabuľke zdrojových údajov alebo v zozname hodnôt. Vo vyhľadávacom poli môže byť napríklad zobrazené meno kontaktu, ktoré je viazané na príslušné identifikačné číslo daného kontaktu v inej tabuľke, alebo v inom dotaze či zozname.

V tomto článku sú popísané jednotlivé typy vyhľadávacích polí, a dozviete sa v ňom aj to, ako a kedy vytvoriť daný typ vyhľadávacieho poľa.

Čo chcete urobiť?

Výber typu vyhľadávacieho poľa

Vytvorenie vyhľadávacích polí

Používanie viacerých hodnôt vo vyhľadávacom poli

Odstránenie vlastnosť lookup

Výber typu vyhľadávacieho poľa

Vo vyhľadávacom poli sa zobrazí zoznam hodnôt, z ktorých si používateľ môže vybrať. Takýto postup môže urýchliť a spresniť zadávanie údajov. Keď údaj zadaný do poľa už existuje v inej tabuľke, môžete predísť duplicite a možným chybám vyplývajúcim z opakovaného zadávania údajov. Vyhľadávacie polia môžu byť jednoduché alebo zložité. V jednoduchých vyhľadávacích poliach môžete uložiť jedinú hodnotu, zatiaľ čo v zložitých vyhľadávacích poliach alebo vyhľadávacích poliach s viacerými hodnotami môžete uložiť viacero hodnôt, ktoré sa zobrazujú v ovládacom prvku rozbaľovacieho poľa alebo v ovládacom prvku poľa so zoznamom. V poli s viacerými hodnotami sa zobrazená hodnota každého záznamu „vyhľadá“ na základe viazanej hodnoty. Zobrazenie alebo získanie prístupu k vyhľadávaciemu poľu v údajovom hárku sa nazýva vyhľadávací stĺpec. Môžete vytvoriť dva typy vyhľadávacích polí – vyhľadávací zoznam a zoznam hodnôt.

Použitie vyhľadávacieho zoznamu

Keď je vyhľadávacie pole založené na vyhľadávacom zozname, pole získava údaje z existujúcej tabuľky alebo existujúceho dotazu v databáze. Pri takomto type vyhľadávania tabuľky navzájom súvisia a ak dôjde v zdroji údajov k zmene hodnôt, vo vyhľadávacom poli sú k dispozícii aktuálne údaje.

Použitie vyhľadávacieho zoznamu hodnôt

Keď je vyhľadávacie pole založené na vyhľadávacom zozname hodnôt, vyhľadávacie pole získava údaje zo zoznamu hodnôt zadaných pri vytvorení poľa. Tento typ vyhľadávacieho poľa je ideálny, ak pracujete s obmedzenou množinou hodnôt, ktoré sa menia len zriedka.

Vytvorenie vyhľadávacích polí

Vyhľadávacie pole je možné vytvoriť v návrhovom alebo údajovom zobrazení. Ak chcete zmeniť existujúce pole na vyhľadávacie pole, použite návrhové zobrazenie a zmeňte typ údajov. Ak chcete pridať nové vyhľadávacie pole, ako zdroj údajov pre vyhľadávacie pole použite buď existujúcu tabuľku alebo existujúci dotaz, alebo vytvorte svoj zoznam hodnôt. V nasledujúcich sekciách sú popísané oba spôsoby vytvorenia vyhľadávacieho poľa.

Vytvorenie vyhľadávacieho poľa na základe zdroja údajov v podobe tabuľky alebo dotazu

  1. Otvorte tabuľku v údajovom zobrazení a kliknite na hlavičku stĺpca, kde chcete vytvoriť vyhľadávacie pole.

  2. Kliknite na položku vyhľadávanie a vzťah typu údajov.

    Zobraziť vyhľadávacie pole

  3. V Sprievodcovi vyhľadávaním vyberte možnosť Hodnoty pre vyhľadávacie pole načítať z inej tabuľky alebo dotazu a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Poznámka : Ak je vyhľadávacie pole prepojené so zoznamom služby SharePoint, všetky úpravy údajov je potrebné vykonať v zozname služby SharePoint.

  1. Zdroj pre hodnotu vyhľadávacieho poľa zvolíte výberom z nasledujúcich možností: Tabuľky, Dotazy alebo Oboje.

Ak bola aplikácia navrhnutá pre web, ale zdrojová tabuľka je v klientskom režime, je potrebné, aby daná tabuľka mala numerický primárny kľúč, v opačnom prípade sa v programe Access zobrazí chybové hlásenie. Ak nastane táto situácia, budete musieť najprv v návrhovom zobrazení vytvoriť pre tabuľku numerický primárny kľúč, a až potom sa budete môcť vrátiť do webového režimu a vytvoriť vyhľadávacie pole. Ďalšie informácie o vytvorení tabuľky vo webovom režime nájdete v článku Vytvorenie databázy na zdieľanie na webe.

  1. Vyberte tabuľku alebo dotaz zo zoznamu a kliknite na tlačidlo Ďalej.

  2. V zozname Dostupné polia kliknite na pole, ktoré chcete pridať, a potom kliknutím na tlačidlo > pridajte vybraté pole do zoznamu Vybraté polia. Skontrolujte, či sa vybraté pole zobrazilo v zozname Vybraté polia. Opakovaním uvedeného postupu pridajte ďalšie polia, až kým nepridáte všetky požadované polia, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  3. Ak ste vybrali viaceré polia a chcete určiť možnosti zoradenia pre vyhľadávacie pole, vyberte šípku nadol vedľa prvého poľa zoradenia a kliknite na názov poľa, podľa ktorého chcete zoradiť hodnoty.

  4. Ak chcete zmeniť spôsob zoradenia, kliknite na tlačidlo Vzostupne a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  5. Ak chcete upraviť šírku vyhľadávacieho poľa, pomocou myši roztiahnite stĺpec na požadovanú šírku a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

Poznámka : Šírku stĺpca s vyhľadávacím poľom možno upraviť, no ak šírku zmenšíte natoľko, že stĺpec prestane byť viditeľný, pole sa nezobrazí.

Tip : Políčko Skryť kľúčový stĺpec ponechajte začiarknuté, aby sa všetkým používateľom vyhľadávacieho stĺpca zobrazili len hodnoty, ktoré im v danom poli chcete poskytnúť, a nie hodnoty uvedené v poli primárneho kľúča.

  1. Zadajte názov označenia vyhľadávacieho poľa.

  2. Ak chcete vytvoriť vyhľadávací stĺpec s viacerými hodnotami, začiarknite políčko Povoliť viaceré hodnoty.

Poznámka : Ak chcete povoliť zoraďovanie viacerých hodnôt, políčko Povoliť viaceré hodnoty musí byť začiarknuté. Ďalšie informácie nájdete v sekcii Povolenie viacerých hodnôt vo vyhľadávacom poli.

Výber možnosti vyhľadávania viacerých hodnôt v rámci Sprievodcu vyhľadávaním

  1. Kliknite na tlačidlo Dokončiť, kliknite na kartu Súbor a potom kliknite na položku Uložiť.

Tip : Overenie alebo zmena vlastností vyhľadávacieho poľa, otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení a vlastnosti sú k dispozícii na karte vyhľadávanie v časti Vlastnosti poľa.

Použitie tabuľky alebo dotazu ako zdroja údajov pre vyhľadávacie pole

na začiatok stránky

Vytvorenie vyhľadávacieho poľa na základe zoznamu hodnôt

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, s ktorou chcete pracovať, a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Kliknite na bunku v stĺpci Typ údajov, ktorý zodpovedá na stĺpec, ktorý chcete definovať ako vyhľadávacie pole, kliknite na šípku nadol a vyberte typ údajov, a potom kliknite na položku Sprievodca vyhľadávaním.

Poznámka : Ak sa v programe Access zobrazí hlásenie o tom, že nie je možné spustiť Sprievodcu vyhľadávaním, mali by ste zmeniť typ údajov v danom poli.

  1. V Sprievodcovi vyhľadávaním vyberte možnosť Hodnoty zadá používateľ a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  2. Na ďalšej strane sprievodcu zadajte požadovaný počet stĺpcov vo vyhľadávacom zozname.

Poznámka : Šírku stĺpca s vyhľadávacím poľom možno upraviť, no ak šírku zmenšíte natoľko, že stĺpec prestane byť viditeľný, pole sa nezobrazí.

  1. Zadajte hodnoty, ktoré sa má zobrazovať v zozname vyhľadávania a potom kliknite na položku ďalej.

Zoznam hodnôt môžete upraviť priamo v textovom poli Zdroj riadkov v časti Vlastnosti vyhľadávacieho poľa.

  1. Ak ste v kroku č. 4 zadali viac ako jeden stĺpec, musíte vybrať, ktorý stĺpec použijete na jednoznačnú identifikáciu každej hodnoty. V poli Dostupné polia dvakrát kliknite na stĺpec, ktorý chcete použiť na jednoznačnú identifikáciu každej hodnoty, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

Poznámka : Tento krok sa nezobrazí, ak ste v kroku č. 4 nezadali viac ako jeden stĺpec.

  1. Na ďalšej strane sprievodcu zadajte názov označenia vyhľadávacieho poľa.

  2. Ak chcete vytvoriť vyhľadávací stĺpec s viacerými hodnotami, začiarknite políčko Povoliť viaceré hodnoty.

    Poznámka : Ak chcete povoliť zoraďovanie viacerých hodnôt, políčko Povoliť viaceré hodnoty musí byť začiarknuté. Ďalšie informácie nájdete v sekcii Povolenie viacerých hodnôt vo vyhľadávacom poli.

  3. Kliknutím na tlačidlá DokončiťÁno uložte vykonané zmeny.

Horná časť strany

Používanie viacerých hodnôt vo vyhľadávacom poli

Ak sa na používanie databázy vzťahuje niektorá z nasledujúcich podmienok, zvážte možnosť povoliť zobrazenie viacerých hodnôt vo vyhľadávacom poli:

  • Ide o aktuálny zoznam hodnôt, ktorý umožňuje používateľovi vyberať z viacerých možností na zadanie údajov.

  • Predmetná databáza často pristupuje k lokalite SharePoint.

  • Predmetná databáza je prepojená s lokalitou SharePoint.

Možnosť povoliť použitie viacerých hodnôt vo vyhľadávacom poli je síce užitočná, ale môže obmedziť funkčnosť databázy, ak ju presuniete na server.

Upozornenie : Po vytvorení vyhľadávacieho poľa s viacerými hodnotami, ktorého zdrojom údajov je existujúca tabuľka, je možné zmeniť typ údajov alebo veľkosť vyhľadávacieho poľa až po odstránení vzťahov.

Nastavenie alebo zmena vlastností vyhľadávacieho poľa

Ak používate Sprievodcu vyhľadávaním, vlastnosti vyhľadávacieho poľa sa nastavia automaticky. Ak však chcete zmeniť správanie vyhľadávacieho poľa, spomínané vlastnosti je možné upraviť.

  • Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, s ktorou chcete pracovať, a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  • Kliknite na pole, v ktorom chcete zmeniť vlastnosti vyhľadávania.

  • Kliknite na kartu Vyhľadávanie.

  • Kliknite na šípku rozbaľovacieho zoznamu vedľa vlastnosti, ktorú chcete zmeniť, a vyberte požadovanú možnosť.

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené vlastnosti vyhľadávacieho poľa, ktoré možno nastaviť alebo zmeniť.

Vlastnosť

Akcia

Zobraziť ovládací prvok

V závislosti od typu ovládacieho prvku možno daný typ nastaviť na jednu z nasledujúcich možností:

Iba polia so začiarkavacím políčkom s možnosťou Áno alebo Nie.

  • Textové pole     Zobrazuje obsah, ktorý bol zadaný používateľom.

  • Pole so zoznamom     Zobrazuje zoznam hodnôt v otvorenom okne.

  • Rozbaľovacie pole     Zobrazuje vybraných hodnôt po zavretí a zobrazí zoznam dostupných hodnôt pri otvorení.

Poznámka : Nastavenie Zobraziť ovládací prvokvlastnosť Textového poľa alebo políčko zakáže vyhľadávania.

Typ zdroja riadka

Nastavenie naplnenia vyhľadávacieho poľa hodnotami z inej tabuľky alebo dotazu, alebo zo zadaného zoznamu hodnôt. Zoznam je možné naplniť aj názvami polí tabuľky alebo dotazu.

Zdroj riadkov

Určenie tabuľky, dotazu alebo zoznamu hodnôt, ktoré poskytujú hodnoty pre vyhľadávacie pole. Ak je pre vlastnosť Typ zdroja riadkov nastavená možnosť Tabuľka alebo dotaz alebo možnosť Zoznam polí, v danej vlastnosti by mal byť nastavený názov tabuľky, dotazu, alebo na príkaz SQL, ktoré predstavujú dotaz. Ak je pre vlastnosť Typ zdroja riadkov nastavená možnosť Zoznam hodnôt, daná vlastnosť by mala obsahovať zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkami.

Viazaný stĺpec

Určenie stĺpca vo vlastnosti Zdroj riadkov, kde sa nachádza hodnota uložená vyhľadávacím poľom. Táto hodnota môže byť v intervale od jedna do čísla, ktoré zodpovedá počtu stĺpcov vo vlastnosti Zdroj riadkov.

Počet stĺpcov

Určenie počtu stĺpcov v zdroji riadka, ktorý sa môže zobraziť vo vyhľadávacom stĺpci. Táto vlastnosť môže nadobúdať celočíselnú hodnotu z intervalu od 1 do 255.

Hlavičky stĺpcov

Nastavenie zobrazenia hlavičky stĺpcov. Hodnota môže byť Nie (predvolená hodnota) alebo Áno.

Šírky stĺpcov

Zadanie šírky jednotlivých stĺpcov. Ak napríklad nechcete zobraziť určitý stĺpec, povedzme stĺpec Identifikácia, zadajte pre jeho šírku hodnotu nula.

Riadky zoznamu

Zadať počet riadkov, ktoré sa zobrazia po zobrazení vyhľadávacieho stĺpca.

Šírka zoznamu

Zadať šírku ovládacieho prvku, ktorý sa zobrazí po zobrazení vyhľadávacieho stĺpca.

Obmedziť na zoznam

Nastavenie povolenia zadávania hodnôt, ktoré nie sú uvedené v zozname

Povoliť viaceré hodnoty

Nastavenie vyhľadávacieho poľa, pokiaľ ide o používanie polí s viacerými hodnotami a o povolenie výberu viacerých hodnôt. Toto nastavenie môže byť Nie (predvolená hodnota) alebo Áno. Výber možnosti Áno umožňuje používateľom pre každý záznam vybrať viacero hodnôt z vlastnosti Zdroj riadkov. Ďalšie informácie o používaní tejto možnosti nájdete v sekcii: Povolenie viacerých hodnôt vo vyhľadávacom poli.

Povoliť úpravy zoznamu hodnôt

Nastavenie možnosti úprav položiek vyhľadávacieho poľa založeného na zozname hodnôt. Ak je vybratá možnosť Áno, po kliknutí pravým tlačidlom myši na vyhľadávacie pole sa zobrazí možnosť ponuky Upraviť položky zoznamu. Ak vyhľadávacie pole pozostáva z viacerých stĺpcov, táto vlastnosť sa neberie do úvahy.

Formulár na úpravu položiek zoznamu

Určenie existujúceho formulára, ktorý možno použiť na úpravu položiek zoznamu vo vyhľadávacom poli.

Zobraziť len hodnoty zdroja riadka

Zobrazenie len tých hodnôt, ktoré zodpovedajú aktuálnemu zdroju riadka, ak je vlastnosť Povoliť viaceré hodnoty nastavená na možnosť Áno.

Horná časť strany

Odstránenie vlastnosti vyhľadávania

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, s ktorou chcete pracovať, a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Vyberte pole, v ktorom chcete odstrániť vlastnosť vyhľadávania.

  3. Kliknite na kartu Vyhľadávanie.

  4. V rozbaľovacom zozname Zobraziť ovládací prvok kliknite na položku Textové pole a uložte vykonanú zmenu.

Horná časť strany

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×