Zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ

Program Microsoft Office Access 2007 uľahčuje zhromažďovanie údajov od používateľov, ktorí sa môžu nachádzať kdekoľvek, napríklad od členov obchodného tímu, účastníkov prieskumu alebo kontaktných osôb. Program Office Access 2007 v spolupráci s programom Microsoft Office Outlook 2007 umožňuje vytvoriť a poslať e-mailovú správu, ktorá obsahuje formulár na zadávanie údajov. Ak príjemcovia formuláre vyplnia a pošlú ich naspäť, odpovede sa spracujú podľa zadaných pravidiel. Ak napríklad určíte, že sa majú odpovede automaticky spracovať, obsahy formulárov sa pridajú do príslušnej tabuľky, len čo sa odpoveď dostane do priečinka Doručená pošta. Táto nová funkcia, sprievodca Zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ, môže ušetriť množstvo času, ktorý by sa inak strávil zadávaním údajov v mene používateľov.

Obsah tohto článku

Prípady použitia zhromažďovania údajov

Úvodné informácie

Jednotlivé kroky sprievodcu

Po poslaní e-mailovej správy

Zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ

Prípady použitia zhromažďovania údajov

Nasledovný zoznam obsahuje rôzne prípady, v ktorých môže byť nová funkcia užitočná.

  • Prieskumy    Chcete spraviť prieskum a výsledky spracovať v programe Access. Vytvorte najskôr databázu programu Access, ktorá obsahuje tabuľky potrebné na uloženie výsledkov. Použite potom sprievodcu na vytvorenie formulára s otázkami (v podobe polí) a pošlite ich účastníkom prieskumu. Odpovede účastníkov prechádzajú priamo do tabuľky, ktorá bola zadaná v databáze.

  • Správy o stave    Členovia tímu môžu posielať v pravidelných intervaloch e-mailové správy s aktuálnymi informáciami, napríklad o úrovni zásob či o nevybavených problémoch.

  • Spravovanie udalostí    Pri organizácii udalosti, napríklad konferencie alebo školenia, môžete poslať formuláre ako e-mailovú správu na zhromaždenie kontaktných údajov, informácií o cestovaní a ubytovaní a pod. Ak sa vyberie možnosť automatického spracovania, účastníci môžu príslušné údaje kedykoľvek zmeniť bez toho, aby vás museli upozorniť, pričom máte vždy prístup k najnovším údajov, ktoré pri organizácii potrebujete.

Na uľahčenie vytvorenia a poslania formulára na zadávanie údajov sa používa sprievodca Zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ. Pomáha pri prechádzaní všetkými hlavnými krokmi tohto procesu, vrátanie určenia spôsobu spracovania prijatých odpovedí.

Na začiatok stránky

Úvodné informácie

Ak funkciu zhromaždenia údajov pomocou e-mailových správ používate prvýkrát, na úspešné dokončenie procesu zhromaždenia údajov vykonajte nasledovný postup.

  1. Skontrolujte, či máte v počítači nainštalované nasledovné aplikácie:

    • Program Office Access 2007    Sprievodca Zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ je k dispozícii len v programe Office Access 2007. Program

    • Office Outlook 2007    V počítači, ktorý sa použije na poslanie e-mailových správ, musí byť nainštalovaný a nakonfigurovaný program Office Outlook 2007. Ak je program Outlook nainštalovaný, ale nie je nakonfigurovaný, spustite program Outlook a postupujte podľa pokynov v Sprievodcovi spustením programu Outlook. Ak potrebujete pri práci so sprievodcom pomôcť, zobrazte Pomocníka programu Outlook.

    • Program Microsoft Office InfoPath 2007 (nepovinné)    Pri vytváraní formulára na zadávanie údajov si môžete vybrať medzi jednoduchým formulárom, ktorý je vo formáte HTML, a ľahšie použiteľným formulárom, ktorý generuje program InfoPath. Ak program Office InfoPath 2007 alebo novší nie je na počítači nainštalovaný alebo neviete, či majú všetci príjemcovia správy program Office InfoPath 2007 alebo novší nainštalovaný, mal by sa vybrať formulár vo formáte HTML.

      Poznámka : Nezabudnite, že formulár, ktorý sa používa na zhromaždenie údajov pomocou e-mailových správ, nie je formulár programu Access. Sprievodca vytvorí špecifický formulár, ktorý je na základe rozhodnutia používateľa buď vo formáte HTML, alebo InfoPath.

  2. Skontrolujte, či majú príjemcovia e-mailovej správy v počítači nainštalované nasledovné aplikácie. V opačnom prípade nebudú môcť formulár zobraziť alebo upraviť.

    • E-mailový klient, ktorý podporuje formát HTML    Ak pošlete formulár vo formáte HTML, príjemca musí mať e-mailový program, ktorý podporuje formát HTML.

    • Programy Office Outlook 2007 a Office InfoPath 2007 (oba nepovinné)    Ak posielate formulár vo formáte programu InfoPath, príjemca musí mať na jeho zobrazenie a úpravu nainštalované programy Office Outlook 2007 a Office InfoPath 2007.

  3. Zadajte cieľovú databázu. Databáza môže byť buď vo formáte .mdb, alebo .accdb. Okrem toho sú podporované aj súbory typu .mde a .accde.

    Ak nechcete použiť existujúcu databázu, je potrebné vytvoriť novú.

  4. Zadajte alebo vytvorte tabuľky, do ktorých sa majú zadať údaje z odpovedí príjemcov správy. Ak sa údaje zhromažďujú do existujúcich tabuliek, skontrolujte, či tieto tabuľky nie sú určené len na čítanie a či máte potrebné oprávnenia na aktualizáciu ich obsahu a pridávanie údajov.

    Ďalšie informácie o vytvorení tabuliek nájdete v článku Vytvorenie tabuliek v databáze.

    Poznámka : 

    • Pomocou e-mailových správ nie je možné zhromažďovať nasledovné typy údajov:

      • Attachment

      • Automatické číslo

      • Polia s viacerými hodnotami

      • OLE

    • Ak operácia zhromaždenia údajov vypĺňa dve a viac tabuliek, je potrebné vytvoriť výberový dotaz a použiť ho ako zdroj záznamov formulára. Skontrolujte, či dotaz obsahuje všetky požadované polia podkladovej tabuľky. Ak používate existujúci dotaz, skontrolujte, či nie je dotaz určený len na čítanie a či máte potrebné oprávnenia na pridávanie a aktualizáciu jeho obsahu. Ďalšie informácie o vytvorení dotazu, ktorý vychádza z dvoch a viacerých tabuliek, nájdete v článku Vytvorenie dotazu na základe viacerých tabuliek.

  5. Vo väčšine prípadov sa budete vedieť rozhodnúť, či sa majú zozbierané údaje uložiť ako nové záznamy alebo na aktualizáciu existujúcich záznamov. V nasledovných prípadoch je údaje možné použiť len na ich uloženie ako nové záznamy:

    • Údaje sa zhromažďujú do dvoch a viac tabuliek.

    • Podkladová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča. Hodnoty hlavného kľúča sú potrebné na priradenie každej odpovede do existujúce záznamu. Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča, buď ho pridajte, alebo ako pole hlavného kľúča zadajte existujúce pole s jedinečnými hodnotami.

    • Podkladová tabuľka neobsahuje žiadne záznamy. Ak je tabuľka prázdna, sprievodca predpokladá, že sa majú pridať záznamy.

    • E-mailové adresy príjemcov nie sú uložené ako pole databázy. Pri zhromaždení údajov na aktualizáciu záznamov nie je možné manuálne zadávať adresy do správy, ktorú vytvára sprievodca. Pole adresy musí byť v cieľovej tabuľke alebo v tabuľke, ktorá má vzťah s cieľovou tabuľkou. Ak napríklad zhromažďujete údaje na aktualizáciu tabuľky Objednávky, adresy sa musia uložiť ako pole buď v tabuľke Objednávky, alebo v súvisiacej tabuľke (napríklad tabuľka Zákazníci).

Na začiatok stránky

Jednotlivé kroky sprievodcu

Teraz môžete spustiť sprievodcu, ktorý pomáha pri procese zhromaždenia údajov.

Táto časť obsahuje

Spustenie sprievodcu

Výber typu formulára na zadávanie údajov

Zadanie spôsobu použitia údajov

Výber polí formulára

Zadanie spôsobu spracovania údajov

Výber spôsobu zadania e-mailových adries príjemcov

Zadanie poľa e-mailovej adresy

Prispôsobenie e-mailovej správy

Vytvorenie a poslanie e-mailových správ

Spustenie sprievodcu

  1. Otvorte cieľovú databázu.

  2. Ak sa majú údaje zadávať do jednej tabuľky, vyberte tabuľku na navigačnej table. Ak sa majú vyplniť dve alebo viaceré súvisiace tabuľky, vyberte dotaz viazaný na dané tabuľky.

  3. Na spustenie sprievodcu vykonajte jeden z týchto krokov:

    • Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Vytvoriť e-mail. Obrázok tlačidla

    • Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku alebo dotaz a potom na možnosť Zhromaždiť a aktualizovať údaje e-mailom.

      Ak tabuľka neobsahuje žiadne polia alebo má len polia typu Automatické číslovanie, OLE Object, Attachment a vyhľadávacie pole s viacerými hodnotami, program Access zobrazí hlásenie Vybratá tabuľka alebo dotaz nemá žiadne polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov e-mailom.

      Ak tabuľka obsahuje polia, ktoré podporujú zhromaždenie údajov, spustí sa sprievodca. Prvá strana sprievodcu zobrazí hlavné kroky procesu. Ak cieľová tabuľka podporuje aj pridanie aj aktualizáciu údajov, sprievodca pozostáva zo šiestich hlavných krokov:

      Šesť hlavných krokov, ak cieľová tabuľka podporuje pridanie a aktualizáciu údajov

      Ak objekt podporuje len pridanie záznamov, vykoná sa päť hlavných krokov:

      Päť hlavných krokov, ak cieľová tabuľka podporuje len pridanie údajov

  4. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

    Sprievodca zobrazí výzvu na výber typu formulára, ktorý sa má vytvoriť.

Vyberte typ formulára na zadanie údajov, ktorý chcete odoslať.

V tomto kroku sa určuje, či sa má vytvoriť formulár formátu HTML alebo InfoPath. Ako už bolo v článku uvedené, formulár programu Access nie je možné použiť na zhromažďovanie údajov pomocou e-mailových správ – musí sa použiť buď formulár formátu HTML, alebo InfoPath, ktoré sa vytvoria v sprievodcovi.

Vyberte typ formulára na zadanie údajov, ktorý chcete odoslať používateľom

Ak nie je program InfoPath na počítači nainštalovaný, možnosť Formulár programu Microsoft Office InfoPath nie je k dispozícii.

Typ vytváraného formulára závisí od dvoch faktorov – od ľahkosti použitia a od toho, či majú všetci príjemcovia potrebné softvérové vybavenie. Formulár programu InfoPath sa oveľa ľahšie používa, ale formulár formátu HTML je menej náročný na softvérové požiadavky.

Formulár programu InfoPath poskytuje lepšie prostredie na zadávanie a úpravu údajov. Tento formulár môže navyše predbežne overovať údaje – ak používateľ klikne na tlačidlo Odoslať, získa pred poslaním odpovede možnosť opraviť nesprávne údaje.

Vo všeobecnosti možno konštatovať, že formulár programu InfoPath má niekoľko výhod oproti formuláru formátu HTML. Formulár HTML však môže zobraziť a upraviť ktorýkoľvek používateľ, ktorého e-mailový klient podporuje formát HTML.

  1. Vyberte v sprievodcovi možnosť Formulár programu Microsoft Office InfoPath len v prípade, že všetci príjemcovia majú nainštalované programy Office InfoPath 2007 a Office Outlook 2007. V opačnom prípade vyberte možnosť Formulár HTML.

  2. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

    Zobrazenie ďalšej strany sprievodcu závisí od toho, či cieľový objekt podporuje aktualizáciu údajov. Ak je objektom dotaz, ktorý je založený dvoch a viacerých tabuľkách, alebo ak je to tabuľka bez poľa hlavného kľúča alebo bez záznamov, sprievodca predpokladá, že sa majú zadať nové záznamy a zobrazí výzvu na výber polí formulára. Vo všetkých ostatných prípadoch zobrazí sprievodca pred výzvou na výber polí formulára výzvu na určenie, či sa majú pridať alebo aktualizáciu údaje.

    Ak sprievodca zobrazí výzvu na výber polí formulára, prejdite do časti článku Výber polí formulára.

Zadanie spôsobu použitia údajov

V tomto kroku sa zadáva, či sa majú pridať nové záznamy do databázy alebo aktualizovať existujúce záznamy.

Zhromažďujete nové údaje alebo aktualizujete existujúce?

Typ používaného formulára ovplyvňuje počet nových záznamov, ktoré môže príjemca poslať v jednej odpovedi. Ak sa aktualizujú údaje, tak počet záznamov, ktoré má príjemca aktualizovať, určuje počet formulárov, ktoré sa zahrnú do správy. V nasledovnej tabuľke sú zhrnuté rôzne situácie:

Typ formulára

Pridať alebo aktualizovať

Výsledok

HTML

Pridať

Príjemcovia budú môcť poslať v každej odpovedi najviac jeden záznam.

InfoPath

Pridať

Príjemcovia budú môcť poslať v každej odpovedi viacero nových záznamov. Môžu tak spraviť kliknutím na možnosť Vložiť riadok v spodnej časti e-mailovej správy.

Poznámka : Po zadaní poľa, ktoré sa má pridať do správy, sa v sprievodcovi zobrazí strana, na ktorej môžete nastaviť viacero možností. Môžete určiť priečinok programu Outlook, v ktorom sa majú spracovať odpovede, a tiež nastaviť, ako sa majú tieto odpovede spracovať.

HTML

Aktualizovať

Každá e-mailová správa bude zahŕňať vopred vyplnené formuláre v závislosti od počtu záznamov, ktoré zodpovedajú jednej e-mailovej adrese. Príjemcovia budú môcť revidovať a aktualizovať každý formulár správy.

InfoPath

Aktualizovať

Každá e-mailová správa bude zahŕňať vopred vyplnené formuláre v závislosti od počtu záznamov, ktoré zodpovedajú jednej e-mailovej adrese. Príjemcovia budú môcť revidovať a aktualizovať každý formulár správy.

Používatelia môžu navyše poslať ďalšie záznamy kliknutím na možnosť Vložiť riadok v spodnej časti e-mailovej správy. V ďalšej časti článku sú uvedené informácie, ako používateľom zabrániť pridávať nové záznamy do žiadosti o aktualizáciu.

  1. Vyberte v sprievodcovi možnosti Zhromažďovať len nové informácie alebo Inovácia existujúcich informácií.

    Treba poznamenať, že ak je vaším cieľom pridanie nových záznamov, môžete zadať e-mailovú adresu do poľa adresy e-mailovej správy pri vytvorení správy. Ak je však vaším cieľom aktualizácia existujúcich údajov, e-mailové adresy príjemcov sa musia uložiť ako polia v podkladovej tabuľke alebo dotaze, alebo v súvisiacej tabuľke.

  2. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

    Sprievodca zobrazí výzvu na výber polí, ktoré sa majú zahrnúť do formulára.

Výber polí formulára

V tomto kroku sa vyberajú polia, ktoré sa majú zahrnúť do formulára.

Zadajte údaje, ktoré chcete zhromažďovať.

Vo všeobecnosti nie je potrebné zahrnúť každé pole, ktoré existuje v podkladovej tabuľke alebo dotaze formulára. Existujú však dve výnimky:

  • Povinné polia    Ak zhromažďujete nové záznamy, sprievodca automaticky zahrnie všetky polia, ktoré majú vlastnosť Povinné nastavenú na hodnotu Áno. Ak sú ktorékoľvek povinné polia záznamu prázdne, programu Access sa nepodarí pridať záznam do tabuľky.

  • Nepodporované typy polí    Niektoré polia nie je možné zahrnúť do formulára. Sprievodca nepodporuje polia typu Automatické číslovanie, Attachment, OLE Object a vyhľadávacie polia s viacerými hodnotami. Polia týchto typov sa nezobrazia v zozname sprievodcu Polia v tabuľke alebo Polia v dotaze. Polia tabuľky typu Automatické číslovanie sa automaticky vyplnia po pridaní nových záznamov. Bude potrebné vyplniť polia typov OLE Object, Attachment a vyhľadávacie polia s viacerými hodnotami v údajovom alebo formulárovom zobrazení, pretože proces zhromažďovania údajov tieto hodnoty nemôže pridať.

  • Pole hlavného kľúča     V nasledovnej tabuľke je súhrn situácií, kedy je možné pole hlavného kľúča zahrnúť do formulára:

Cieľ zhromažďovania údajov

Typ údajov

Zahrnúť do formulára?

Pridať

Automatické číslovanie

Nie. Hodnota hlavného kľúča sa vygeneruje automaticky po pridaní záznamu do tabuľky.

Pridať

Nie Automatické číslovanie

Áno. Používateľ bude môcť zadať hodnotu do poľa pri pridávaní záznamu. Odpoveď sa nespracuje, ak sa už zadaná hodnota používa.

Aktualizovať

Buď Automatické číslovanie, alebo nie

Nie. Hodnota hlavného kľúča sa nedá upravovať vo formulári. Toto pole sa používa na priradenie každej odpovede ku existujúcemu záznamu.

  1. Dvakrát kliknite na povinné polia v zozname Polia v tabuľke alebo Polia v dotaze. Ak sa majú zahrnúť všetky polia, kliknite na možnosť >>.

  2. Ak chcete zmeniť usporiadanie polí v zozname Polia, ktoré sa majú zahrnúť do e-mailovej správe, použite tlačidlá so šípkami nahor a nadol.

  3. Pre každé zahrnuté pole zadajte v časti Vlastnosti poľa popis. Kliknite na možnosť Iba na čítanie, ak aktualizujete údaje a chcete zobraziť pole pre používateľa bez toho, aby mohol používateľ meniť údaje. Pole sa zobrazí v e-mailovej správe s popisom Pole je len na čítanie. Táto funkcia je užitočná najmä v prípade, ak používateľ aktualizuje existujúce údaje.

  4. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

    Sprievodca zobrazí výzvu na zadanie spôsobu, akým sa majú odpovede spracovať.

Zadanie spôsobu spracovania údajov

V tomto kroku je potrebné rozhodnúť, ako sa majú spracovať odpovede – automaticky alebo manuálne. Manuálne spracovanie tu nepredstavuje zdĺhavé zadávanie údajov v údajovom alebo formulárovom zobrazení. Znamená to len, že manuálne spustíte operáciu exportu na presunutie zhromaždených údajov do cieľovej tabuľky.

Zadajte, ako sa majú spracovať odpovede.

Automatické spracovanie

Ak sa majú odpovede automaticky spracovať po ich doručení do poštovej schránky, súčinnosťou programov Outlook a Access sa obsah formulára každej odpovede exportuje do cieľových tabuliek databázy.

Automatické spracovanie môže ušetriť množstvo času a úsilia. Odpovede sa úspešne exportujú za predpokladu, že sú splnené nasledovné podmienky pri ich doručení do vašej poštovej schránky:

  • Musí byť spustený program Outlook. Ak to tak nie je, spracovanie sa spustí pri ďalšom spustení programu Outlook.

  • V príslušnom počítači musí byť nainštalovaný program Access.

  • Databáza nemôže byť zabezpečená heslom a otvorená vo výhradnom režime. Nesmel sa zmeniť názov a umiestnenie databázy od poslania e-mailovej správy.

  • Názvy tabuliek, dotazov a vlastností polí, ktoré sú súčasťou formulára, sa nesmeli zmeniť od poslania e-mailovej správy.

  • Musíte mať požadované oprávnenia na pridávanie a aktualizáciu obsahu podkladových tabuliek a dotazu.

Ak niektoré z týchto podmienok nie sú splnené, automatické spracovanie zlyhá. Ak toto spracovanie zlyhá, skúste problém odstrániť a manuálne exportujte odpovede, ktoré zlyhali. Po vyriešení problémov budú všetky odpovede, ktoré sa doručili do poštovej schránky, opäť spracované automaticky.

Povolenie len na aktualizáciu údajov

Ak aktualizujete údaje a začiarknete políčko Automaticky spracovať odpovede a pridať údaje do databázy, sprístupní sa začiarkavacie políčko Povoliť len aktualizácie existujúcich údajov. Začiarknutím tohto políčka sa používateľovi znemožní posielať nové záznamy. Ak len pridávate nové údaje, začiarkavacie políčko Povoliť len aktualizácie existujúcich údajov sa nezobrazí.

Manuálne spracovanie

Ak chcete riadiť, kedy a ktoré odpovede sú spracované, zrušte začiarknutie políčka Automaticky spracovať odpovede a pridať údaje do. V takomto prípade sa síce odpovede doručia do poštovej schránky, ale nepresunú sa do databázy. Ak chcete odpovede presunúť do databázy, musíte ich v programe Outlook manuálne vybrať, kliknúť na ne pravým tlačidlom myši a v kontextovej ponuke kliknúť na možnosť Exportovať údaje do programu Microsoft Access.

Manuálne spracovanie odpovedí je potrebné tiež v prípade, ak zlyhá ich automatické spracovanie. Po vyriešení príčin zlyhania sa musí manuálne exportovať každá existujúca odpoveď.

Pred spustením exportu majte na zreteli nasledovné skutočnosti:

  • V počítači musí byť nainštalovaný program Office Access 2007.

  • Ak je databáza chránená heslom, pri spustení exportu sa zobrazí výzva na zadanie hesla. Databáza sa tiež nesmie otvoriť vo výhradnom režime a po odoslaní e-mailovej správy sa nesmie zmeniť názov a umiestnenie databázy.

  • Po poslaní e-mailovej správy sa nesmeli zmeniť názvy tabuliek, dotazov a vlastností polí, ktoré sú súčasťou formulára.

  • Na pridanie a aktualizáciu obsahu podkladovej tabuľky a dotazu sú potrebné požadované oprávnenia.

Zadanie ďalších možností spracovania

  1. Na strane sprievodcu Zadajte, ako sa majú spracovať odpovede skontrolujte názov priečinka programu Outlook, kam sa ukladajú odpovede. Ak chcete zadať iný priečinok pre odpovede na túto žiadosť zhromaždenia údajov, kliknite na názov priečinka. V dialógovom okne Výber priečinka vyberte buď iný priečinok, alebo kliknutím na položku Nový vytvorte nový priečinok. Kliknite na tlačidlo OK a prejdite späť do programu Access.

  2. Kliknutím na možnosť Nastaviť vlastnosti pre riadenie automatického spracovania odpovedí zobrazte dialógové okno Zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu.

    Dialógové okno Zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu

    Do tohto dialógového sa zadáva spôsob spracovania odpovedí. Ak chcete odpovede spracovať manuálne, prejdite na ďalší krok.

  3. V dialógovom okne Zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu skontrolujte alebo, ak je to potrebné, zmeňte nastavenia ktorýmkoľvek z uvedených spôsobov a kliknite na tlačidlo OK:

    • Zahodiť odpovede od používateľov, ktorým ste správu neposlali    Začiarknite toto políčko, ak chcete automaticky spracovať len tie odpovede, ktoré prišli od pôvodných príjemcov správy. Odpovede od iných osôb sa uložia v cieľovom priečinku, ale automaticky sa nespracujú.

    • Prijať viac odpovedí od každého príjemcu     Príjemca môže poslať viac odpovedí. Začiarknite toto políčko, ak chcete od príjemcov automaticky spracovať len prvé odpovede. Druhé a ďalšie odpovede sa uložia v cieľovom priečinku, ale automaticky sa nespracujú.

      Poznámka : Toto nastavenie riadi iba počet odpovedí, nie počet záznamov v jednej odpovedi, ktoré sa spracujú. Inými slovami, ak pošlete formulár programu InfoPath, používateľ môže v jednej odpovedi poslať viac záznamov a program Access automaticky spracuje všetky záznamy v odpovedi a to aj v prípade, ak toto políčko nie je začiarknuté.

    • Povoliť len aktualizácie existujúcich údajov    Ak používatelia používajú formulár programu InfoPath na aktualizáciu údajov, môžu okrem aktualizácie existujúcich záznamov aj posielať nové záznamy. Toto políčko začiarknite, ak chcete spracovať len aktualizácie existujúcich záznamov.

    • Počet odpovedí, ktoré sa majú spracovať    Zadajte celkový počet odpovedí (od všetkých príjemcov), ktoré sa majú automaticky spracovať. Ak chcete automaticky spracovať všetky odpovede, zadajte do textového poľa vysokú hodnotu, napríklad 5000. Odpovede, ktoré prevyšujú zadanú hodnotu, sa uložia v cieľovom priečinku, ale sa automaticky nespracujú.

    • Dátum a čas zastavenia    Zadajte, kedy sa má pre túto e-mailovú správu zastaviť automatické spracovanie odpovedí. Odpovede, prijaté po tomto dátume a čase sa uložia v cieľovom priečinku, ale automaticky sa nespracujú.

      Poznámka : Ak chcete tieto možnosti zmeniť, kliknite na karte Externé údaje v skupine Zhromaždenie údajov na možnosť Spravovať odpovede. V dialógovom okne Spravovanie správ zhromažďovania údajov vyberte správu, ktorej nastavenie chcete zmeniť, a kliknite na položku Možnosti správy. Zmeny, ktoré sa vykonali v dialógovom okne, ovplyvnia všetky ďalšie odpovede, ktoré sa pre správu prijmú.

  4. Kliknite na tlačidlo OK a potom na tlačidlo Zavrieť.

    Ďalší krok závisí od toho, či sa údaje pridávajú alebo aktualizujú. Ak údaje pridávate, pokračujte ďalšou časťou. Ak údaje zhromažďujete na aktualizáciu existujúcich záznamov, prejdite do časti Zadanie poľa e-mailovej adresy.

Výber spôsobu, ktorým sa majú zadať e-mailové adresy príjemcov

Ak zhromažďujete len nové informácie, e-mailové adresy je možné zadať dvoma spôsobmi:

Vyberte príjemcov e-mailovej správy.

  • Zadajte adresy do e-mailovej správy, ktorá je generovaná sprievodcom, jednotlivo alebo adresy vyberte z adresára.

  • Použite pole aktuálnej databázy, ktoré obsahuje e-mailové adresy. Pole sa musí nachádzať v podkladovej tabuľke alebo dotaze, alebo v súvisiacej tabuľke.

Ak zhromažďujete údaje na aktualizáciu existujúcich záznamov, toto dialógové okno sa nezobrazí, pretože v takomto prípade musia byť e-mailové adresy príjemcov k dispozícii ako pole databázy.

  1. Vyberte v sprievodcovi požadovanú možnosť.

  2. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

    Ak chcete zadať e-mailové adresy manuálne, prejdite do časti Prispôsobenie e-mailovej správy. Ak chcete použiť pole databázy, pokračujte ďalšou časťou.

Zadanie poľa e-mailovej správy.

V tomto kroku sa zadáva pole s e-mailovými adresami príjemcov.

Zadajte pole v databáze, ktoré obsahuje e-mailové adresy príjemcov.

  • Ak sa pole nachádza v aktuálnej tabuľke alebo dotaze, vyberte možnosť Aktuálna tabuľka alebo dotaz, z rozbaľovacieho zoznamu vyberte príslušné pole a kliknite na tlačidlo Ďalej.

  • Ak sa pole s e-mailovými adresami príjemcov nenachádza v aktuálnej tabuľke alebo dotaze, postupujte nasledovne:

    1. Vyberte možnosť Priradená tabuľka.

    2. V rozbaľovacom zozname vyberte pole aktuálnej tabuľky, ktoré sa pripojí k tabuľke s adresami. Zvyčajne je to pole identifikácie.

    3. Vyberte niektorú z nasledovných možností:

      • Ak je vybraté pole priradené len k jednej tabuľke, zobrazí sa ďalší rozbaľovací zoznam. Vyberte pole s e-mailovými adresami.

      • Ak je vybraté pole priradené k viacerým tabuľkám, zobrazia sa dva ďalšie rozbaľovacie zoznamy. V prvom zvoľte tabuľku s e-mailovými adresami, v druhom pole.

    4. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

Priradené tabuľky sú také, ktoré majú medzi sebou definované vzťahy. Ak chcete zobraziť alebo upraviť vzťahy v databáze:

  • Na karte Nástroje databázy kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Vzťahy. Obrázok tlačidla

Ďalšie informácie o vzťahoch nájdete v článkochSprievodca vzťahmi tabuľky a Vytvorenie, upravenie alebo odstránenie vzťahu.

Ak chcete použiť pole adresy, nie je možné zobraziť ukážku e-mailovej správy ani ju prispôsobiť v programe Outlook. Takéto operácie sa vykonávajú v sprievodcovi. V ďalšom kroku sprievodca zobrazuje predvolený predmet a telo správy, ktoré sa tu môžu prispôsobiť.

Prispôsobenie e-mailovej správy

V tomto kroku sa kontrolujú súčasti správy a vykonávajú potrebné zmeny.

Vlastná e-mailová správa

  1. Vykonajte v poliach Predmet a Úvod požadované zmeny.

  2. Ak sa rozhodnete použiť e-mailové adresy, ktoré sú uložené v poli databázy, existuje na tejto strane ďalšia možnosť. Vyberte v časti Pridajte e-mailové adresy príjemcov: jednu z možností. Bez ohľadu na vybratú možnosť sa používateľom doručí e-mailová správa. Táto možnosť nie je k dispozícii, ak sa e-mailové adresy zadávajú v programe Microsoft Office Outlook.

  3. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

Vytvorenie a poslanie e-mailových správ

Sprievodca zobrazí stranu s informáciou, že teraz môžete vytvoriť správu, a tiež spôsob, akým zobraziť stav e-mailu pomocou príkazu Spravovať odpovede

Vytvoriť e-mailovú správu

Na tejto strane sa môžu zobraziť upozorňujúce hlásenia. Nasledovná tabuľka uvádza popis každého upozornenia a tiež spôsob riešenia.

Upozornenie

Popis

Riešenie

Niektoré záznamy neobsahujú v zadanom poli e-mailovej adresy platnú adresu. Pre tieto riadky sa nevrátia žiadne údaje.

Vybraté pole e-mailovej adresy obsahuje prázdne hodnoty.

Ak chcete zhromaždiť údaje pre každý záznam, sprievodcu zavrite a nahraďte prázdne hodnoty e-mailovými adresami. Následne znova spustite sprievodcu.

Databáza je momentálne výhradne uzamknutá. Pokiaľ sa uzamknutie neuvoľní, automatické spracovanie zlyhá.

Databáza je momentálne otvorená vo výhradnom režime.

Ak chcete odpovede automaticky spracovať, táto operácia zlyhá. Program Access nemôže pridávať do databázy alebo databázu aktualizovať, ak je výhradne uzamknutá.

Tieto e-mailové správy môžu obsahovať údaje, ktoré sú tajné alebo majú dôverný charakter.

Zhromažďujete údaje na aktualizáciu existujúcich záznamov a formulár, ktorý sa chystáte poslať, sa vopred vyplní existujúcimi údajmi.

Ak niektoré polia obsahujú citlivé údaje, prejdite v sprievodcovi späť do kroku, v ktorom sa vyberali polia, a polia s citlivými údajmi odstráňte z formulára.

Ďalšie kroky závisia od toho, či zadávate e-mailové adresy manuálne alebo či používate adresy uložené v tabuľke databázy.

Manuálne zadávanie adries do správy programu Outlook

V tomto prípade zadávate e-mailové adresy v programe Outlook manuálne. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať je možné zobraziť ukážku správy a správu upraviť.

  1. Pokračujte kliknutím na tlačidlo Vytvoriť.

    Zobrazí sa správa programu Outlook s formulárom na zadávanie údajov. Telo správy obsahuje stručný úvod a formulár s ovládacím prvkami a tipmi. Dôrazne sa odporúča, aby sa telo správy ponechalo nezmenené. Ak sa štruktúra formulára zmení, môže zlyhať spracovanie odpovede.

  2. Zadajte e-mailové adresy príjemcov do polí Komu, Kópia alebo Skrytá. Kliknutím na tlačidlá Komu, Kópia alebo Skrytá sa môžu vybrať adresy z adresára.

  3. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Použitie poľa adries, ktoré je uložené v databáze.

V tomto prípade už bola zobrazená ukážka správy a vykonali sa prípadné úpravy. Teraz sa filtrovaním poľa e-mailových adries vyberú adresy používateľov, ktorým sa správa pošle.

  1. Kliknutím na tlačidlo Ďalej zobrazte stranu Odoslať e-mailovú správu príjemcom.

    Odoslať e-mailovú správu príjemcom

  2. Vyberte požadované e-mailové adresy začiarknutím zodpovedajúcich políčok.

  3. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

    Ak niektoré hodnoty v poli adries nepredstavujú platné e-mailové adresy, zobrazí sa dialógové okno so zoznamom neplatných adries. V takomto prípade si neplatné adresy zaznamenajte, kliknite na tlačidlo Skončiť, skontrolujte adresy a správu opätovne pošlite. Ďalšie informácie o opätovnom posielaní správy nájdete v časti Opätovné posielanie e-mailovej správy na zhromažďovanie údajov.

Väčšina práce, ktorá súvisí so zhromažďovaním údajov pomocou e-mailových správ, sa už dokončila. Ak sa vybrala možnosť automatického spracovania odpovedí a nevyskytli sa žiadne chyby, údaje sa presunú do cieľovej databázy. Žiadny ďalší krok už nie je potrebný.

Ak sa však vybralo manuálne spracovanie odpovedí alebo sa vyskytli chyby, je ešte potrebné vykonať niektoré kroky. Ďalšie informácie o manuálnom spracovaní odpovedí, riešení problémov a všeobecnom spravovaní správ a odpovedí zhromažďovania údajov nájdete v ďalšej časti.

Na začiatok stránky

Po poslaní e-mailovej správy

Príjemca odpovedá na e-mailovú správu kliknutím na príkaz Odpovedať, vyplnením požadovaných informácii do formulára a kliknutím na príkaz Poslať. V tejto časti sa vysvetľuje, ako zobraziť odpovede a čo robiť v prípade, ak niektoré nie sú správne spracované.

Táto časť obsahuje

Zobrazenie odpovedí

Kontrola a riešenie problémov s automatickým spracovaním odpovedí

Manuálne spracovanie odpovedí a riešenie problémov

Opätovné posielanie e-mailovej správy na zhromažďovanie údajov

V časti Pozrite tiež je možné nájsť prepojenia s ďalšími informáciami o spravovaní odpovedí a zmene možností správy.

Zobrazenie odpovedí

Bez ohľadu na zvolený spôsob spracovania odpovedí môže byť dôležité zistiť, kto na správu odpovedal, prípadne manuálne otvoriť odpovede. Ak chcete zobraziť odpovede, použite nasledovný postup:

  1. Prepnite sa do programu Outlook a vyhľadajte priečinok, ktorý je určený na ukladanie odpovedí na zhromažďovanie údajov.

    Tip : Ak si nepamätáte názov tohto priečinka, kliknite na karte Externé údaje, v skupine Zhromaždenie údajov na možnosť Spravovať odpovede. Názov priečinka nájdete v dialógovom okne Spravovanie správ zhromažďovania údajov v stĺpci Priečinok programu Outlook v riadku zodpovedajúcom správe, ktorej odpovede chcete zobraziť.

  2. Ak chcete otvoriť odpoveď v programe Outlook, dvakrát na ňu kliknite. Zobrazí sa formulár tak, ako ho vyplnil odosielateľ.

Program Access nespracuje odpovede na pôvodnú správu odpovede. Ak sú preto niektoré formulára od príjemcov prázdne, neúplné alebo nesprávne vyplnené, je potrebné týmto používateľom e-mailovú správu poslať znova, a nie použiť príkaz Odpovedať.

Podobne v prípade, že chcete poslať žiadosť ďalším ľuďom, je potrebné znova poslať pôvodnú správu, a nie použiť príkaz Poslať ďalej. Ďalšie informácie nájdete v časti Opätovné posielanie e-mailovej správy na zhromažďovanie údajov.

Kontrola a riešenie problémov s automatickým spracovaním odpovedí

Ak ste zvolili možnosť automatického spracovania, nasledovným spôsobom skontrolujte správnosť spracovania odpovedí:

  • V každej odpovedi skontrolujte hodnoty v stĺpcoch Príznak na spracovanie, Stav zhromažďovania údajov a Kategórie.

    Tip : Ak sa stĺpce Príznak na spracovanie, Stav zhromažďovania údajov a Kategórie v zobrazení nenachádzajú, pridajte ich pomocou funkcie Výber polí. Kliknite pravým tlačidlom myši na hlavičku stĺpca a následne na možnosť Výber polí. V dialógovom okne Výber polí presuňte príslušné polia myšou doľava alebo doprava od existujúcej hlavičky stĺpca.

    Ak je v priečinku programu Outlook možnosť Príznak na spracovanie nastavená na hodnotu Operácia zhromažďovania údajov bola úspešná, stĺpec Stav zhromažďovania údajov je prázdny a v stĺpci Kategórie je zobrazený zelený indikátor, odpoveď sa úspešne spracovala.

  • Môžete tiež skontrolovať obsah cieľových tabuliek na potvrdenie, že sú zhromaždené údaje uložené buď ako nové záznamy, alebo ako aktualizácie existujúcich záznamov.

Ak máte podozrenie, že sa odpoveď automaticky nespracovala, skontrolujte, či sú splnené všetky požadované podmienky na spracovanie. Ďalšie informácie nájdete vyššie v tomto článku v časti Automatické spracovanie. Skúste potom použiť návrhy uvedené v nasledovnej tabuľke. Väčšina z nich požaduje vyriešenie problému a následné manuálne exportovanie odpovede. Ďalšie informácie o manuálnom exporte nájdete v ďalšej časti s názvom Manuálne spracovanie odpovedí a riešenie problémov.

Problém

Príčina

Riešenie

Odpoveď sa nachádza v priečinku programu Outlook, ale nebola spracovaná. Stĺpec Stav zhromažďovania údajov zobrazuje hlásenie Správa nebola spracovaná.

Skontrolujte možnosti správy v dialógovom okne Zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu. Nastavenie je zadané buď na manuálne spracovanie odpovedí, alebo na zabránenie automatickému spracovaniu určitých odpovedí.

Tip : Ak chcete zobraziť možnosti, kliknite na karte Externé údaje v skupine Zhromaždenie údajov na možnosť Spravovať odpovede. V dialógovom okne vyberte požadovanú správu a kliknite na položku Možnosti správy.

Exportujte odpovede manuálne.

Zmenou nastavenia v dialógovom okne možností zabezpečte, že ešte neprijaté odpovede sa spracujú automaticky.

Ďalšie informácie o kontrole a zmene možností nájdete v článku Zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu.

Nespracovala sa odpoveď na vlastnú správu

Odpoveď na vlastnú správu vyžaduje trochu iný postup.

Nevyplňte formulár v prijatej správe, ale formulár v poslanej správe v priečinku Odoslaná pošta. Prejdite do priečinka Odoslaná pošta a otvorte príslušnú správu. Kliknite na príkaz Odpovedať, vyplňte formulár a kliknite na príkaz Odoslať.

Odpoveď sa neukladá do správneho priečinka.

Do určeného priečinka sa ukladajú len pôvodné odpovede na správu.

Odpovede na vlastné správy (ak ste na odpoveď nepoužili kópiu správy v priečinku Odoslaná pošta) a odpovede, ktoré sú súčasťou témy e-mailovej správy používanej na diskusiu, sa možno nepremiestňujú do určeného priečinka.

Ďalšie možné príčiny sú: program Office Access 2007 nie je nainštalovaný, prípadne chýba alebo je poškodený doplnok, ktorý je potrebný na spracovanie odpovedí.

Ak sa niektorá z odpovedí nespracovala, vyplňte formulár, ktorý sa nachádza v odoslanej správe v priečinku Odoslaná pošta.

Ak používateľ vyplnil formulár v odpovedi na odpoveď, požiadajte ho o odpoveď na pôvodnú správu.

Ak máte podozrenie, že doplnok chýba alebo je poškodený, prepnite sa do programu Outlook a v ponuke Nástroje kliknite na položku Centrum dôveryhodnosti a následne kliknite na možnosť Doplnky. Skontrolujte, či je zobrazená položka Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing. Ak nie, preinštalujte program Access.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

Databáza sa nedá nájsť. Vyhľadajte ju a údaje exportujte manuálne.

Databáza sa premiestnila, premenovala, odstránila alebo poškodila.

Obnovte pôvodné umiestnenie databázy a odpoveď manuálne exportujte.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

Databázu nie je možné otvoriť pre export údajov, pretože sa už používa. Odpovede spracujte manuálne, keď bude databáza k dispozícii.

Databáza je otvorená vo výhradnom režime. Kým sa neuvoľní výhradný zámok, v databáze nie je možné vykonávať zmeny.

Požiadajte používateľa, ktorý má databázu otvorenú vo výhradnom režime, o jej zavretie a otvorenie v normálnom režime. Následne sa pokúste odpoveď manuálne exportovať.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

Táto databáza programu Access je chránená heslom. Manuálne exportujte údaje do programu Microsoft Access.

Cieľová databáza je chránená heslom. Ak databáza vyžaduje heslo, automatické spracovanie zlyhá.

Exportujte odpoveď manuálne. Ak sa majú budúce odpovede spracovať automaticky, odstráňte z databázy ochranu heslom.

Stĺpec Stav zhromažďovania údajov zobrazuje správu, že chýba tabuľka, dotaz alebo pole.

Cieľová tabuľka alebo dotaz sa odstránila alebo premenovala, alebo sa zmenila štruktúra tak, že obsah formulára sa nedá pridať do tabuliek.

Cieľové tabuľky a dotazy vytvorte znova alebo vytvorte a pošlite novú správu na zhromaždenie údajov.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

E-mailová správa sa nedá spracovať. Formulár v tejto e-mailovej správe je poškodený alebo bol upravený.

Formulár v odpovedi je poškodený alebo niekto (príjemca alebo odosielateľ) formulár upravil.

Ak formulár upravil príjemca, požiadajte ho o opätovné poslanie formulára a odpoveď manuálne exportujte.

Ak je formulár v pôvodnej správe poškodený alebo neplatný, je potrebné vytvoriť a poslať novú správu.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

V zadanej databáze sa nedajú nájsť informácie, ktoré sú potrebné na dokončenie spracovania.

Chýbajú informácie potrebné na priradenie odpovede ku existujúcemu záznamu, ktorý má byť aktualizovaný.

Nastavenie správy musí byť zosúladené s programom Outlook. Kliknite v programe Access, na karte Externé údaje, v skupine Zhromaždenie údajov na položku Spravovať odpovede. V dialógovom okne Správa odpovedí vyberte príslušnú správu. Program Access zobrazí v časti Podrobnosti správy pole s upozornením. Kliknutím na upozornenie zosúlaďte nastavenie a zavrite dialógové okno. Prepnite sa späť do programu Outlook a pokúste sa odpoveď manuálne exportovať.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

Nie je možné pridať alebo aktualizovať údaje, pretože to môže mať za následok duplicitnú hodnotu v poli, ktoré povoľuje len jedinečné hodnoty.

Pole, ktorého vlastnosť Indexované je nastavená na hodnotu Áno (Bez duplicít), nemôže obsahovať duplicitné hodnoty. Ak už hodnota, ktorá je priradená k poľu formulára existuje v zodpovedajúcom poli tabuľky, operácia zlyhá.

Požiadajte príjemcu o poslanie inej odpovede, s inou hodnotou v poli formulára.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

Zadaná hodnota nie je položkou v zozname možností.

Formulár obsahuje požadované pole na vyhľadávanie hodnôt, ale používateľ nezadal pre toto pole žiadnu hodnotu, alebo je vlastnosť poľa ObmedziťNaZoznam nastavená na hodnotu Áno, ale používateľ zadal hodnotu, ktorá nie je v zozname.

Požiadajte príjemcu, aby vyplnil formulár a poslal odpoveď znova, alebo formulár vyplňte a uložte sami a export zopakujte.

Stĺpec Stav zhromažďovania údajov zobrazuje správu, že hodnota, ktorá bola zadaná do poľa formulára, je neplatná.

Príjemca zadal do niektorých polí neplatné údaje.

Požiadajte príjemcu, aby vyplnil formulár a poslal odpoveď znova, alebo formulár vyplňte a uložte sami a export zopakujte.

V stĺpci Stav zhromažďovania údajov sa zobrazuje nasledovný reťazec:

Táto správa obsahuje formulár, ktorý je potrebné vyplniť. Po dokončení ho odošlite odosielateľovi tejto e-mailovej správy.

Príjemca nevyplnil formulár.

Požiadajte príjemcu, aby vyplnil formulár a poslal odpoveď znova.

Manuálne spracovanie odpovedí a riešenie problémov

Ak chcete odpovede spracovať manuálne, export sa musí spustiť z programu Outlook.

Odpovede sa dajú exportovať len po jednom. Vyhnite sa odpovediam, ktorých stĺpec Stav zhromažďovania údajov je nastavený na hodnotu Zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailu bolo úspešné. Tento stav znamená, že odpoveď už bola úspešne spracovaná. Odpovede, ktorých stĺpec Stav zhromažďovania údajov je nastavený na hodnotu Správa nebola spracovaná, je potrebné spracovať manuálne. Odpoveď, ktorá má v tomto stĺpci zobrazené chybové hlásenie, sa nepodarilo automaticky spracovať. Skôr, ako ju bude možné manuálne exportovať, je potrebné vyriešiť niektoré problémy. Ďalšie informácie o pomoci pri riešení problémov nájdete v predchádzajúcej časti Kontrola a riešenie problémov s automatickým spracovaním odpovedí.

  1. Kliknite v programe Outlook pravým tlačidlom myši na odpoveď, ktorú chcete manuálne spracovať.

  2. Kliknite na možnosť Exportovať údaje do programu Microsoft Office Access.

  3. V dialógovom okne Exportovať údaje do programu Microsoft Office Access skontrolujte podrobnosti odpovede a kliknutím na tlačidlo OK ju exportujte.

    Ak sa export podarí, zobrazí sa hlásenie Údaje boli úspešne exportované do databázy.. Ak export zlyhá, zobrazí sa hlásenie Údaje nie je možné exportovať, pretože sa vyskytli chyby, za ktorou nasleduje popis príčin zlyhania. V nasledovnej tabuľke je uvedený zoznam možných príčin zlyhania exportu:

Problém

Príčina

Riešenie

Po kliknutí pravého tlačidla myši na odpoveď sa nezobrazí príkaz Exportovať údaje do programu Microsoft Office Access.

Vybratá správa nie je platnou odpoveďou pre zhromažďovanie údajov.

Z príslušného priečinka odstráňte správy, ktoré nie sú odpoveďami pre zhromažďovanie údajov.

Odpoveď sa neukladá do správneho priečinka.

Do určeného priečinka sa ukladajú len pôvodné odpovede na správu.

Odpovede na vlastné správy (ak ste na odpoveď nepoužili kópiu správy v priečinku Odoslaná pošta) a odpovede, ktoré sú súčasťou témy e-mailovej správy používanej na diskusiu, sa možno nepremiestňujú do určeného priečinka.

Ďalšie možné príčiny sú: program Access nie je nainštalovaný, prípadne chýba alebo je poškodený doplnok, ktorý je potrebný na spracovanie odpovedí.

Ak sa niektorá z odpovedí nespracovala, vyplňte formulár, ktorý sa nachádza v odoslanej správe v priečinku Odoslaná pošta.

Ak používateľ vyplnil formulár v odpovedi na odpoveď, požiadajte ho o odpoveď na pôvodnú správu.

Ak máte podozrenie, že doplnok chýba alebo je poškodený, prepnite sa do programu Outlook. V ponuke Nástroje kliknite na položku Centrum dôveryhodnosti a následne kliknite na možnosť Doplnky. Skontrolujte, či je zobrazená položka Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing. Ak nie, preinštalujte program Access.

Hlásenie:

Databáza sa nedá nájsť. Vyhľadajte ju a údaje exportujte manuálne.

Databáza sa premiestnila, premenovala, odstránila alebo poškodila.

Obnovte pôvodné umiestnenie databázy a operáciu zopakujte.

Hlásenie:

Databáza sa už používa.

Databáza je otvorená vo výhradnom režime. Kým sa neuvoľní výhradný zámok, v databáze nie je možné vykonávať zmeny.

Požiadajte používateľa, ktorý má databázu otvorenú vo výhradnom režime, o jej zavretie a otvorenie v normálnom režime. Následne sa pokúste odpoveď manuálne exportovať.

Hlásenie:

Tabuľka, dotaz, alebo pole chýba.

Cieľová tabuľka alebo dotaz sa odstránila alebo premenovala, alebo sa zmenila štruktúra tak, že obsah formulára sa nedá pridať do tabuliek.

Vytvorte chýbajúce cieľové tabuľky a dotazy alebo vytvorte a pošlite novú správu na zhromaždenie údajov.

Hlásenie:

Formulár je poškodený alebo bol upravený.

Buď je formulár v odpovedi poškodený, alebo niekto (príjemca alebo odosielateľ) formulár upravil.

Ak formulár upravil príjemca, požiadajte ho o opätovné poslanie formulára a odpoveď manuálne exportujte.

Ak je formulár v pôvodnej správe poškodený alebo neplatný, je potrebné vytvoriť a poslať novú správu.

Hlásenie:

Informácie, ktoré sú potrebné na dokončenie spracovania, chýbajú.

Chýbajú informácie potrebné na priradenie odpovede ku existujúcemu záznamu, ktorý má byť aktualizovaný.

Nastavenie správy musí byť zosúladené s programom Outlook. Kliknite v programe Access, na karte Externé údaje, v skupine Zhromaždenie údajov na položku Spravovať odpovede. V dialógovom okne Správa odpovedí vyberte príslušnú správu. Program Access zobrazí v časti Podrobnosti správy pole s upozornením. Kliknutím na upozornenie zosúlaďte nastavenie a zavrite dialógové okno. Prepnite sa späť do programu Outlook a pokúste sa odpoveď manuálne exportovať.

Hlásenie:

Nie je možné pridať alebo aktualizovať údaje, pretože to môže mať za následok duplicitnú hodnotu v poli, ktoré povoľuje len jedinečné hodnoty.

Pole, ktorého vlastnosť Indexované je nastavená na hodnotu Áno (Bez duplicít), nemôže obsahovať duplicitné hodnoty. Ak už hodnota, ktorá je priradená k poľu formulára, existuje v zodpovedajúcom poli tabuľky, operácia zlyhá.

Požiadajte príjemcu o poslanie inej odpovede, s inou hodnotou v poli formulára.

Hlásenie:

Zadaná hodnota nie je položkou v zozname možností.

Formulár obsahuje požadované pole na vyhľadávanie hodnôt, ale používateľ nezadal pre toto pole žiadnu hodnotu, alebo je vlastnosť poľa ObmedziťNaZoznam nastavená na hodnotu Áno a používateľ zadal hodnotu, ktorá nie je v zozname.

Požiadajte príjemcu, aby vyplnil formulár a poslal odpoveď znova, alebo formulár vyplňte a uložte sami a export zopakujte.

Hlásenie:

Neplatná hodnota v poli formulára.

Príjemca zadal do niektorých polí neplatné údaje.

Požiadajte príjemcu, aby vyplnil formulár a poslal odpoveď znova, alebo formulár vyplňte a uložte sami a export zopakujte.

Hlásenie:

Odpoveď obsahuje formulár, ktorý je potrebné vyplniť. Po dokončení ho odošlite odosielateľovi tejto e-mailovej správy.

Príjemca nevyplnil formulár.

Požiadajte príjemcu, aby vyplnil formulár a poslal odpoveď znova.

Odpoveď exportujte, kým stĺpec Kategórie nezobrazí zelený štvorec.

Opätovné posielanie e-mailovej správy na zhromažďovanie údajov

Ak chcete poslať správu ďalším používateľom alebo ak sa kvôli chybám správa nedoručila všetkým používateľom, pred použitím funkcie Poslať ďalej uprednostnite jej opätovné poslanie.

  1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Spravovať odpovede. Obrázok tlačidla

    Zobrazí sa dialógové okno Spravovanie správ zhromažďovania údajov.

    Dialógové okno Spravovanie správ zhromažďovania údajov

  2. V dialógovom okne Spravovanie správ zhromažďovania údajov kliknite na správu, ktorú chcete znova odoslať.

  3. Kliknite na položku Túto e-mailovú správu znova poslať.

    Ak tlačidlo Túto e-mailovú správu znova poslať nie je k dispozícii

    Toto tlačidlo sa zobrazí neprístupné, ak nastavenie správy nie je zosúladené s programom Outlook.

    Ak chcete synchronizovať nastavenie, kliknite na pole s upozornením pod položkou Podrobnosti správy. Ak sa to podarí, zobrazí sa hlásenie Synchronizácia bola úspešná. Ak sa zobrazuje chybové hlásenie, skúste zavrieť a znova otvoriť dialógové okno.

  4. Program Access vykoná určité opatrenia – napríklad overí, či cieľová tabuľka a dotaz stále existuje, či stále obsahuje všetky polia formulára a či sa ich typy údajov nezmenili. Ak sa kontrola podarí, strana sprievodcu zobrazí výzvu na zadanie spôsobu spracovania odpovedí. V opačnom prípade sa zobrazí hlásenie s pokynom na opätovné vytvorenie e-mailovej správy.

  5. Pokračujte v sprievodcovi rovnako, ako pri prvom poslaní správy. Nastavenie sa mohlo odvtedy zmeniť.

    Ak chcete poslať e-mailovú správu iným používateľom, vykonajte jeden z týchto krokov:

    • Zadajte adresy manuálne. (Poznámka: Táto možnosť je dostupná iba ak zhromažďujete údaje, ktoré sa pridajú ako nové záznamy.)

    • Vyberte iné pole s e-mailovými adresami.

    • Použite rovnaké pole s e-mailovými adresami, ale v poslednom kroku vyberte iba adresy, ktoré potrebujete.

      Ďalšie informácie o krokoch sprievodcu nájdete vyššie v tomto článku v časti Zadanie spôsobu spracovania údajov.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×