Zapnutie a konfigurovanie vytvárania verzií pre knižnicu lokality SharePoint

Jedným z mnohých rozhodnutí, ktoré musíte zvážiť pri nastavení knižnice lokality SharePoint, je tvorba verzií. Chcete zachovať verzie všetkých položiek alebo súborov pri každej ich úprave? Ak áno, koľko verzií? Chcete sledovať len hlavné verzie, alebo hlavné aj vedľajšie verzie? Chcete, aby mohli všetci používatelia lokality zobraziť všetky koncepty, alebo sa majú zobrazovať len autorovi a používateľom s povoleniami Návrh alebo Úplný prístup? Rozhodnutie vo všetkých týchto prípadoch závisí od typu a dôležitosti položiek a súborov v knižniciach, účelu každej položky a súboru, potrieb skupiny používateľov a úrovne zabezpečenia, ktorú je potrebné nastaviť.

Obsah tohto článku

Kedy zapnúť vytváranie verzií?

Nastavenie vytvárania verzií – princípy ich fungovania

Zapnutie vytvárania verzií v knižnici lokality SharePoint

Odstránenie vytvárania verzií z knižnice lokality SharePoint

Kedy zapnúť vytváranie verzií?

Keď je v knižniciach lokality SharePoint zapnuté vytváranie verzií, môžete sledovať a spravovať vytvárané informácie. Vtedy môžete zobraziť staršie verzie súborov a v prípade potreby ich obnoviť. Môže to byť veľmi užitočné, ak dôjde napríklad k poškodeniu súboru, alebo ak sa zistí, že staršie verzie súboru sú správnejšie ako tie novšie. Niektoré organizácie uchovávajú viac verzií súborov pre potreby auditu a zo zákonných dôvodov. Vytváranie verzií je predvolene vypnuté. Ak ho chcete zapnúť a implementovať svoje nastavenia vytvárania verzií, musíte mať povolenia Úplný prístup alebo Návrh.

Môžete tiež požadovať sledovanie hlavných aj vedľajších verzií súboru. Je to užitočné napríklad vtedy, ak chcete vidieť vývoj právneho názoru alebo myšlienok, ktoré sú za vývojom nového programu. Hlavná verzia môže signalizovať, že dokument je pripravený na recenziu pre širokú skupinu používateľov, zatiaľ čo vedľajšia verzia (koncept) je priebežná verzia a nie je ešte pripravená pre širokú skupinu používateľov.

Hlavná verzia obsahuje výrazné zmeny voči poslednej hlavnej verzii a je identifikovaná celým číslo, napríklad 2.0. Hlavné verzie môžu zvyčajne zobraziť všetci používatelia s prístupom do knižnice. Vedľajšia verzia obsahuje len malé zmeny voči poslednej hlavnej verzii. Identifikovaná je desatinným číslom, napríklad 2.1. Vedľajšie verzie sú vo všeobecnosti dostupné len pre používateľov upravujúcich dokumenty a používateľov, ktorí majú povolenie Úplný prístup alebo Návrh. Knižnicu však môžete nastaviť tak, aby boli koncepty dostupné pre všetkých používateľov lokality.

Poznámka :  Hlavné a vedľajšie verzie sú k dispozícii len pre knižnice, a nie pre zoznamy.

Na začiatok stránky

Nastavenie vytvárania verzií – princípy ich fungovania

Dialógové okno Nastavenie tvorby verzií obsahuje štyri hlavné sekcie, z ktorých niektoré sa netýkajú priamo vytvárania verzií. Pri nastavovaní knižnice je potrebné v každej sekcii zvoliť požadované voľby. Ak máte potrebné povolenia, môžete toto nastavenie neskôr zmeniť.

Výber

Účinok

Bez vytvárania verzií

Pre používateľov lokality je dostupná len aktuálna verzia položky alebo súboru. Toto je predvolené nastavenie.

Vytvoriť hlavné verzie

Verzie sa vytvárajú a uchovávajú pre každú hlavnú verziu. Vedľajšie verzie sa nevytvárajú ani neuchovávajú.

Vytvoriť hlavné a vedľajšie verzie (koncepty)

Po vrátení súboru do knižnice sa vytvoria a sledujú hlavné aj vedľajšie verzie. Používateľ pracujúci so súborom musí pri jeho vrátení určiť, či je súbor hlavnou alebo vedľajšou verziou.

Ponechať tento počet hlavných verzií

Keď je začiarknuté toto voliteľné nastavenie, číslo v poli nižšie určuje, koľko hlavných verzií sa bude v knižnici uchovávať. Ak použijete napríklad číslo 25, najstaršia verzia sa odstráni po vytvorení 26. verzie a k dispozícii sú len verzie 2 až 26. Knižnicu budete môcť spravovať jednoduchšie, ak nepovolíte narastanie počtu verzií. Ak je však potrebné uchovávať všetky verzie, alebo ich väčší počet, použite veľký limit alebo zrušte obmedzenie na počet verzií.

Ponechať koncepty tohto počtu hlavných verzií

Keď je začiarknuté toto voliteľné nastavenie, číslo v poli určuje, koľko konceptov sa má uchovávať. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že chcete uchovávať 25 hlavných verzií, ale koncepty požadujete len pre päť najnovších verzií. Ak sa to od vás nevyžaduje na základe právnych noriem alebo iných špeciálnych požiadaviek, pravdepodobne nepotrebujete uchovávať všetky koncepty všetkých hlavných verzií.

  • Sekcia Zabezpečenie položky konceptu   . V tejto sekcii môžete určiť pravidlá zobrazovania položiek konceptov pre iných používateľov. Zobrazenie položiek môžete povoliť pre všetkých používateľov s povoleniami na čítanie pre danú knižnicu, alebo ho obmedziť len na tých používateľov, ktorí môžu položky upravovať, len na autorov položky alebo osoby, ktoré položky schvaľujú. Ak sa rozhodnete obmedziť zobrazenie položiek, vedľajšie verzie (koncepty) budú môcť zobraziť len určení používatelia. Ostatní používatelia môžu zobrazovať len hlavné verzie.

  • Sekcia Vyžadovať vzatie k sebe   . V tejto sekcii môžete určiť, či musia používatelia vziať súbory k sebe, keď ich chcú upravovať. Ďalšie informácie nájdete v téme Požadovanie vzatia súborov k sebe v knižnici lokality SharePoint.

Na začiatok stránky

Zapnutie vytvárania verzií v knižnici lokality SharePoint

  1. Prejdite do knižnice, v ktorej chcete pracovať. Ak sa názov knižnice nenachádza na table Rýchle spustenie, kliknite na položku Celý obsah lokality a vyberte požadovaný názov knižnice.

  2. Prejdite na pás s nástrojmi a v skupine Nástroje knižnice kliknite na kartu Knižnica.

  3. Kliknite na tlačidlo Nastavenie knižnice Tlačidlo Nastavenie knižnice na páse s nástrojmi programu SharePoint Foundation .

  4. Na stránke Nastavenie knižnice kliknite v časti Všeobecné nastavenie na položku Nastavenie tvorby verzií. Otvorí sa dialógové okno Nastavenie tvorby verzií.

  5. V sekcii Dokument – história verzií vyberte niektorú z nasledujúcich možností:

    • Vytvoriť hlavné verzie – Ak vyberiete túto možnosť, môžete nastaviť obmedzenie pre počet hlavných verzií.

    • Vytvoriť hlavné a vedľajšie verzie (koncepty) – Ak vyberiete túto možnosť, môžete nastaviť obmedzenie pre počet hlavných verzií a počet verzií, pre ktoré chcete uchovávať koncepty.

  6. Voliteľné: Obmedzte počet verzií, ktoré sa majú uchovávať.

    • Ak chcete obmedziť počet verzií, ktoré sa budú uchovávať v knižnici, začiarknite políčko Ponechať tento počet hlavných verzií. V opačnom prípade ponechajte toto políčko nezačiarknuté. Do poľa hneď pod začiarkavacím políčkom zadajte počet verzií, ktoré chcete uchovávať.

    • Ak chcete obmedziť počet uchovávaných konceptov, začiarknite políčko Ponechať koncepty tohto počtu hlavných verzií. Táto možnosť je k dispozícii, len ak je vybratá možnosť Vytvoriť hlavné a vedľajšie verzie (koncepty). Do poľa hneď pod začiarkavacím políčkom zadajte počet verzií, pre ktoré chcete uchovávať koncepty.

  7. Voliteľné: Určite, ktorí používatelia môžu zobraziť položky konceptov v knižnici dokumentov. V sekcii Zabezpečenie položky konceptu vyberte jednu z nasledujúcich možností.

    • Každý používateľ, ktorý môže čítať položky. Túto možnosť vyberte, ak chcete povoliť prístup všetkým používateľom, ktorí majú pre lokalitu povolenia na čítanie. Táto možnosť je dostupná ten vtedy, ak je v sekcii Dokument – história verzií vybratá možnosť Vytvoriť hlavné a vedľajšie verzie (koncepty).

    • Len používatelia, ktorí môžu upravovať položky. Túto možnosť vyberte, ak chcete obmedziť zobrazovanie konceptov len na používateľov, ktorí majú povolenia na úpravy. Táto možnosť je dostupná ten vtedy, ak je v sekcii Dokument – história verzií vybratá možnosť Vytvoriť hlavné a vedľajšie verzie (koncepty).

    • Len používatelia, ktorí môžu schvaľovať položky (a autor položky). Túto možnosť vyberte, ak chcete obmedziť zobrazovanie len na pôvodného autora položky a používateľov, ktorí majú povolenia na schvaľovanie položiek v knižnici. Táto možnosť je dostupná len vtedy, ak je sekcia Schválenie obsahu nastavená na hodnotu Áno.

  8. Voliteľné: Určite, či sa má pre knižnicu požadovať vzatie dokumentov k sebe. Podľa predvoleného nastavenia sa to nevyžaduje. Ak chcete zmeniť predvolené nastavenie, v sekcii Vyžadovať vzatie k sebe vyberte možnosť Áno. Ďalšie informácie o požadovaní vzatia dokumentov k sebe nájdete v téme Požadovanie vzatia súborov k sebe v knižnici lokality SharePoint.

  9. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a vráťte sa na stránku Nastavenie knižnice dokumentov.

Na začiatok stránky

Odstránenie vytvárania verzií z knižnice lokality SharePoint

Po čase môžete zistiť, že vytváranie verzií nie je pre vašu knižnicu lokality SharePoint nevyhnutné. Ak máte povolenia Návrh alebo Úplný prístup, môžete vytváranie verzií z knižnice odstrániť.

  1. Prejdite do knižnice, v ktorej chcete pracovať. Ak sa názov knižnice nenachádza na table Rýchle spustenie, kliknite na položku Celý obsah lokality a vyberte požadovaný názov knižnice.

  2. Prejdite na pás s nástrojmi a v skupine Nástroje knižnice kliknite na kartu Knižnica.

  3. Kliknite na tlačidlo Nastavenie knižnice Tlačidlo Nastavenie knižnice na páse s nástrojmi programu SharePoint Foundation .

  4. Na stránke Nastavenie knižnice kliknite v časti Všeobecné nastavenie na položku Nastavenie tvorby verzií.

  5. V sekcii Dokument – história verzií dialógového okna Nastavenie tvorby verzií vyberte možnosť Bez vytvárania verzií. Táto akcia odstráni všetky nastavenia, ktoré ste vybrali v tejto sekcii.

  6. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a vráťte sa na stránku Nastavenie knižnice dokumentov.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×