Zahrnutie sledovania odchýlky do procesu riadenia zmien projektu

Autor: Jane Suchan, PMP

Pri riadení projektov je dôležité prísť na to, čo chcete dosiahnuť, vytvoriť zoznam pracovných úloh, ktoré treba urobiť, aby ste to dosiahli, určiť, ako dlho to bude trvať, a vypočítať, koľko to bude stáť.     Znie to jednoducho, však? Ale je skutočne náročné udržať si o tom všetkom prehľad. Beží projekt tak, ako má? Bude sa vyvíjať presne podľa plánu? Neprekračuje rozpočet? Neprekročí rozpočet ani po dokončení všetkej práce?

Jedným zo spôsobov na vyhodnotenie stavu projektu je sledovanie rozdielu medzi pôvodným plánom projektu a tým, čo sa v skutočnosti deje. Tento rozdiel je skôr známy ako odchýlka. Je to porovnanie plánovaného rozpočtu a sumy, ktorá sa skutočne minie. Analýza odchýlky je porovnanie skutočných výsledkov projektu s tým, čo bolo plánované alebo očakávané. Je to spôsob, ako vyčísliť, ako projekt napreduje.

Plánovanie odchýlok: Vytvorenie pôvodných plánov

Na určenie odchýlok projektu potrebujete určiť pevný oporný, východiskový bod: to bude váš pôvodný plán. Bez východiskového bodu nebudete nikdy vedieť, na čom ste. Skôr než začnete sledovať a vykazovať odchýlku, treba vytvoriť dva kľúčové pôvodné plány: plán nákladov a plánovaný harmonogram. Skôr než budete môcť začať, mali by ste si stanoviť rozsah projektu.

Vytvorenie rozsahu pomocou štruktúry rozdelenia práce

Pôvodný plán rozsahu obsahuje všetky výstupy projektu. Identifikuje všetku prácu, ktorá sa má vykonať. Jedným zo spôsobov, ako dokumentovať rozsah, je vytvorenie štruktúry rozdelenia práce (WBS), čo je hierarchické zobrazenie výstupov projektu. Každá úroveň usporiadaná hierarchicky smerom nadol predstavuje čoraz podrobnejší popis výstupov. Štruktúra WBS pre stavbu nového domu by napríklad zahŕňala základy, hrubú stavbu, strechu a elektrické a potrubné systémy, ako aj plány terénu, stavebné výkresy a kontrolu povolení.

Vytvorenie harmonogramu a pôvodných plánov pre náklady

Harmonogram a pôvodné plány pre náklady sú stanovené až vtedy, keď je určený rozsah. Bez jasného obrazu o tom, čo projekt prinesie, nemožno zistiť, ako dlho bude trvať alebo koľko bude stáť.

Harmonogram pôvodného plánu je schválený harmonogram projektu, základ pre meranie a vykazovanie výkonu harmonogramu. Pôvodný plán nákladov je schválený rozpočet, rozdelený do časových úsekov, podľa ktorých sa bude merať výkonnosť nákladov. Je určený súčtom nákladov za určité obdobie (fázu) projektu, ktoré vyžaduje priradenie nákladov k projektovým úlohám. Rozdelenie nákladov na komponenty projektu môže byť časovo náročné, ale umožní vám vypracovať podrobnejšie a presnejšie výkazy o výkonnosti nákladov, a to bude účastníkov projektu a sponzora projektu veľmi zaujímať.

Vytvorenie harmonogramu a pôvodných plánov pre náklady:

  1. Stanovte si harmonogram identifikovaním aktivít a úloh a vytvorte tak všetky výstupy v štruktúre WBS.

  2. Identifikujte zdroje pre každú úlohu. Zvážte obmedzenia a reálny čas, ktorý môžu jednotliví ľudia tomuto projektu venovať.

  3. Odhadnite (v hodinách alebo v dňoch), ako dlho bude trvať dokončenie každej úlohy.

  4. Odhadnite náklady na každú úlohu pomocou priemerných hodinových alebo denných sadzieb pre každý zdroj spolu so všetkými fixnými nákladmi súvisiacimi s úlohou.

  5. Určte, ktoré úlohy závisia od iných, a potom vypracujte kritickú cestu.

  6. Vytvorte pôvodný plán nákladov, pričom rozpočet rozdeľte na časové úseky, aby sa dala merať výkonnosť nákladov projektu. Je potrebné pridať odhadované náklady na určitú úlohu alebo časové obdobie.

Na začiatok stránky

Reakcie na odchýlky: Kontrola zmien

Po stanovení rozsahu, harmonogramu a pôvodných plánov nákladov vytvorte kroky, ktoré urobí tím pri spravovaní odchýlok pre tieto plány. Tieto informácie budú projektovým plánom pre správu zmien. Tento plán definuje, kedy budete požadovať zmenu projektu, ako dokumentovať odchýlky a odosielať odchýlky na schválenie a čo sa stane po schválení žiadosti o zmenu.

Výpočty odchýlky sa používajú na určenie, či je potrebná žiadosť o zmenu projektu a či sa zmení harmonogram projektu alebo pôvodné plány pre náklady. Odchýlky môžu byť kladné alebo záporné:

  • Kladná odchýlka naznačuje, že projekt sa vyvíja presne podľa plánu alebo je pod úrovňou rozpočtu. Kladné scenáre umožňujú opätovne prideľovať peniaze a zdroje tým projektom, ktoré majú zápornú odchýlku.

  • Záporná odchýlka je indikátorom toho, že projekt je oneskorený alebo má prekročený rozpočet, a je potrebné niečo urobiť. Možno potrebujete zvýšiť rozpočet alebo prijať možnosť nižšieho zisku.

Prahové hodnoty odchýlky sú dôležitou súčasťou každého plánu správy zmien projektu. Predstavujú materiálové zmeny v projekte, a preto vyžadujú dokumentáciu a schválenie prostredníctvom žiadosti o zmenu projektu. Nie všetky žiadosti o zmenu projektu budú mať za následok obnovenie rozsahu, harmonogramu alebo rozpočtu. Ide o významnú úlohu, ktorej dokončenie môže vyžadovať značné množstvo času, a bude potrebné získať súhlas organizácie, ktorej sa projekt týka.

Sledovanie nákladov a plánovanie odchýlok počas celého životného cyklu projektu vám pomôže identifikovať slabé miesta (oblasti s opakovanými zmenami) a primerane reagovať. Ak napríklad vidíte, že testovací tím neustále zaznamenáva oneskorenia, budete musieť priradiť ďalšie zdroje, ktoré vám umožnia dodržať plán.

Na začiatok stránky

Posunieme sa ešte o krok ďalej: Analýza získanej hodnoty

Žiadne diskusie o odchýlke projektu nie sú úplné, ak nespomenieme získanú hodnotu, čo je technika riadenia projektu na odhad nákladov a harmonogramu v danom čase. Analýza získanej hodnoty porovnáva dokončenú prácu so stanovenými pôvodnými plánmi. To vám pomôže vyhodnotiť výkon aktuálneho projektu a podľa potreby upraviť smerovanie projektu.

Na vykonanie analýzy získanej hodnoty musíte mať štruktúru WBS, podrobný harmonogram projektu a rozpočet (rozdelený na fázy alebo časové úseky) pre plánovanú prácu.

Otázky týkajúce sa získanej hodnoty

V ľubovoľnom bode projektu zisťuje analýza získanej hodnoty stav projektu pomocou troch kľúčových otázok:

  • Plánovaná hodnota: Aké množstvo je potrebné na prácu?

  • Získaná hodnota: Čo ste skutočne dokončili?

  • Skutočné náklady: Koľko vás stálo dokončenie práce?

Plánovanú hodnotu (PH) tvoria rozpočtové náklady na plánované úlohy. Získaná hodnota (ZH) predstavuje súčet všetkých rozpočtových nákladov dokončenej práce. Skutočné náklady (SN) sú to, čo sa minulo na vykonanú prácu.

Ďalšie informácie o analýze získanej hodnoty

Získanú hodnotu najjednoduchšie popíšeme pomocou príkladu. Povedzme, že spravujete štvormesačný projekt s rozpočtom vo výške 100 000 EUR. Prebieha už tri mesiace a zistíte, že tím odpracoval iba polovicu práce, takže ZH je 50 000 EUR. Na základe harmonogramu projektu malo byť doteraz hotových asi 75 % práce, to znamená, že PH je 75 000 EUR. Tiež viete, že tím doposiaľ minul 90 000 EUR, takže SN sú 90 000 EUR.

Použitím týchto čísel môžete vypočítať odchýlky nákladov a harmonogramu. Odchýlka nákladov (ON) vyjadruje rozdiel medzi skutočnými nákladmi na vykonanú prácu a rozpočtom projektu:

ON = ZH – SN    

Odchýlka plánovania (OP) vyjadruje skutočný priebeh oproti harmonogramu projektu:

OP = ZH – PH    

V príklade uvedenom vyššie je odchýlka nákladov pre tento projekt 50 000 EUR – 90 000 EUR= 40 000 EUR. Odchýlka plánovania je 50 000 EUR – 75 000 EUR = 25 000 EUR.

Každý projektový manažér môže vidieť, že projekt minul 90 percent svojho rozpočtu a dokončil práce len na 50 percent. Projekt sa oneskoril a v čase dokončenia bude mať prekročený rozpočet, preto treba niečo zmeniť. Projektový manažér by mal obmedziť rozsah, rozšíriť harmonogram alebo získať viac finančných prostriedkov na dokončenie práce.

Na začiatok stránky

Začíname pracovať s odchýlkou sledovania

Integrovať odchýlku sledovania do riadenia projektov je pomerne jednoduché, ale je potrebný systematický prístup. Po priradení projektu spolupracujte so svojím sponzorom a stanovte rozsah, rozpočet a harmonogram. Spolu s tímom vytvorte plán správy zmien, ktorý identifikuje prahové hodnoty odchýlky a popíše, ako riešiť odchýlky, ktoré prekročia prahovú hodnotu. Po vytvorení štruktúry WBS a definovaní podrobného harmonogramu projektu môžete vytvoriť harmonogram projektu a rozpočet. Keď budú všetky súčasti v poriadku, budete môcť začať sledovať odchýlky a realizovať správu zmien v praxi.

Na začiatok stránky

O autorke     Jane Suchan je programová manažérka. Má skúsenosti so spravovaním podnikových obchodných iniciatív a vývojom metodík riadenia projektov. Jane žije v Seattli, v štáte Washington.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×