|
|
Uskutočnili ste zmeny v plánovaní projektu a dátum jeho ukončenia sa posunul príliš ďaleko. Ak chcete opraviť dátum ukončenia projektu, upravte úlohy, ktoré ho najviac predlžujú. Tieto úlohy sa nachádzajú na kritickej ceste projektu. Ďalšie články zo série príručiek o spravovaní projektov nájdete v téme Návod k Projectu. |
Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete
Ak v pláne uskutočňujete zmeny, je potrebné zohľadniť tri faktory: náklady na projekt, rozsah výstupov projektu a čas. Často sú zobrazované v trojuholníku. Nemôžete zmeniť jeden z vrcholov bez toho, aby sa to prejavilo aj na zvyšných.
Tu sú uvedené príklady vplyvu na dátum ukončenia projektu.
-
Skrátenie naplánovaného dátumu ukončenia môže viesť k zvýšeným nákladom a zníženému rozsahu.
-
Ak nechcete meniť náklady na projekt, môže to viesť k predĺženiu plánu a zníženiu rozsahu.
-
Zvýšenie rozsahu alebo množstva výstupov môže projekt predĺžiť a zvýšiť náklady na dodatočných pracovníkov alebo dodatočné zdroje.
Ak so spravovaním projektov iba začínate Bez ohľadu na to, ako dobre plánujete projekt, veci sa pokazí. Začnite hľadať problémy teraz, skôr než neskôr, keď by sa veci mohli zhoršiť.
Tu je uvedených niekoľko spôsobov, ako začať so sledovaním a opravou projektov.
-
Zamerajte sa najprv na najdôležitejšie úlohy Počas riešenia problémov v projektoch sú niektoré úlohy dôležitejšie, ako iné. Úlohy, ktoré najviac vplývajú na plán, sa nazývajú kritické úlohy, a mali by ste im venovať najväčšiu pozornosť.
-
Získajte správny náhľad na projekt Project obsahuje niekoľko zobrazení a zostáv, ktoré pomáhajú zisťovať problémy v projektoch. Ak je projekt jednoduchý, pozorne sledujte dátum jeho ukončenia na Ganttovom grafe. Pri zložitejších projektoch sledujte tabuľky s odchýlkami alebo zostavy so získanou hodnotou.
-
Získajte týždenné správy o stave Odosielanie správ o stave práce nie je ľahké. Informácie o stave možno jednoducho získavať napríklad na týždenných schôdzach tímu. Zhromažďovanie informácií o stave častejšie než raz týždenne môže byť kontraproduktívne.
Ak máte rozsiahle skúsenosti so spravovaním projektov Už dlho ste projektovým manažérom, váš terajší projekt však vyžaduje podrobné sledovanie nákladov.
Sponzor navyše vyžaduje exekutívne zostavy raz do mesiaca.
Nasledovné tipy vám pomôžu vytvárať zostavy a sledovať a opravovať projekt.
-
Vytvorte pre projekt pôvodný plán Po vytvorení plánu uložte jeho pôvodnú verziu. Pôvodný plán projektu môžete používať na sledovanie priebehu jednotlivých úloh.
-
Získajte správny náhľad na projekt Project obsahuje niekoľko zobrazení a zostáv, ktoré pomáhajú zisťovať problémy v projektoch. Pri zložitejších projektoch sledujte tabuľky s odchýlkami alebo zostavy so získanou hodnotou.
-
Získajte týždenné správy o stave Pri zložitých projektoch môžete na zhromažďovanie týždenných správ o stave využívať sofistikovanejšie metódy. Členovia tímu môžu informácie o stave zadávať do sharepointového zoznamu úloh, ktorý je potom možné synchronizovať s Microsoft Projectom. Ak používate Project Professional, môžete na zhromažďovanie správ o stave od členov tímu používať aj aplikáciu Project Web App. Zhromažďovanie informácií o stave častejšie ako raz týždenne môže byť kontraproduktívne.
-
Analýza získanej hodnoty Analýza získanej hodnoty pomáha zisťovať, či projekt prebieha podľa plánov.
Sledovanie projektov
|
Problémy nájdete zobrazením aktualizácií vykonaných členmi tímu. Priebeh môžete jednoducho sledovať prostredníctvom Ganttovho grafu alebo pomocou sofistikovanej analýzy získanej hodnoty. To vám umožní zistiť, či práca na projekte pokračuje podľa očakávaní. |
|
|
Zistite, ako sa projekt plánuje. Môžete vidieť, ako zmeny plánu úloh ovplyvnia koncový dátum projektu. |
|
|
Zobrazia sa úlohy, ktoré najviac vplývajú na dátum ukončenia projektu. Ak chcete opraviť problémy v pláne, najprv skontrolujte tieto úlohy. |
|
|
Ak chcete zistiť, čo problém spôsobuje, môžete použiť zobrazenia a zostavy Projectu, ktoré vám pomôžu uskutočniť potrebné zmeny v pláne. |
|
|
Ak chcete začať sledovanie odznova, vytvorte nový pôvodný plán na porovnávanie budúceho priebehu. |
|
|
Vytvárajte grafické zostavy zobrazujúce priebeh projektu. Tieto zostavy môžete zobrazovať v Projecte alebo ich exportovať do ďalších aplikácií, ako napríklad PowerPointu, Wordu alebo Excelu. |
|
|
Získaná hodnota vám pomáha odpovedať na otázky, ako napríklad "Koľko peňazí sme mali minúť pri pohľade na množstvo doteraz vykonanej práce v tomto projekte?" alebo "Skončíme načas?" |
Opravovanie problémov
|
Vyberte dátum, ktorý začína alebo končí dátumom, ktorý je skorší ako dátum aktuálneho plánu. Ak je táto možnosť pre váš projekt, skúste najskôr zmeniť počiatočný dátum. |
|
|
Skracujte trvanie úloh na dosiahnutie bližšieho dátumu ukončenia. Skontrolujte, či znižujete trvanie tých úloh, ktoré najviac vplývajú na dátum ukončenia projektu. |
|
|
Ak niektorí používatelia pracujú na viacerých projektoch súčasne, Project môže prácu rovnomerne rozložiť vyrovnaním priradených zdrojov. |
|
|
Jednu úlohu môžete rozdeliť, ak obsahuje viacero prvkov, na ktorých môžu súčasne pracovať rôzne zdroje. Ak prerušíte úlohu kritickej cesty na tieto rôzne prvky s rôznymi priradeniami, možno budete môcť splniť koncový dátum. |
|
|
Pridávajte používateľov k úlohám, ktoré predlžujú ukončenie projektu. |
|
|
Odstraňovanie používateľov z úloh je ďalším spôsobom, ako dosiahnuť bližší dátum ukončenia úlohy. Priveľa ľudí s nevhodnými zručnosťami pracujúcich na jednej úlohe môže spôsobiť problémy v komunikácii a predlžovať trvanie úlohy. |
|
|
Ukončenie projektu môžete presunúť na skorší dátum zmenou pracovných kalendárov ľudí. Do plánov ľudí môžete pridať dodatočné pracovné dni alebo zaviesť nadčasy. |
|
|
Získajte od odborníkov odpovede na otázky o Projecte. Na fóre Projectu na lokalite Answers.com nájdete skúsených používateľov a konzultantov pripravených odpovedať na otázky. |
|
|
Po vykonaní zmien v pláne osoby tieto zmeny oznámte, aby sa informácia o nich nestratila. |
|
|
Akákoľvek zmena v projekte má vplyv na náklady, trvanie a rozsah. Toto sú faktory, s ktorými narábate dennodenne, aby ste udržali plán projektu v správnom smere. Naučte sa pracovať so zoznamami. |
|
|
Pri úprave plánu v Projecte sa úlohy môžu neočakávane presúvať. Pochopiť veľké "Prečo?" za výkonným plánovacím nástrojom Projectu. |
