Začnite používať na riadenie projektov niečo viac než program Excel

Môžete to pripustiť – na správu svojich projektov používate tabuľku programu Microsoft Excel a nevidíte žiadny dobrý dôvod, prečo by ste to mali meniť. Nie ste sami.

Používatelia zvyknú začať s vytváraním plánu projektu v programe Excel, pretože im pomáha rýchlo vytvoriť zoznam všetkých projektov, usporiadať ich podľa potreby a dokonca vytvoriť niečo, čo pripomína zobrazenie Ganttovho grafu. Keď však príde na výpočet zmien v projekte, tabuľka vám stačiť nebude.

Keď sa ocitnete v situácii, kedy spravujete viaceré projekty, prerušené plány a zdieľané prostriedky, správa plánu v tabuľke sa stane úlohou nad vaše sily. Program Microsoft Project vám pomôže držať krok vďaka svojmu mechanizmu dynamického plánovania, nástrojom na správu prostriedkov a podpore lepšej komunikácie.

Čo chcete urobiť?

Využívanie výhod správy prostriedkov v rámci celého podniku

Prenechanie výpočtu vplyvu zmien dátumov na program Project

Používanie flexibilných spôsobov vytvárania zostáv

Integrácia s programom Excel

Využívanie výhod správy prostriedkov v rámci celého podniku

Keď na sledovanie projektov používate tabuľky, čo sa stane, keď jeden prostriedok priradíte k viacerým projektom? Prostriedky musíte spravovať mimo plánu projektu, či už manuálne alebo pomocou programu od iného výrobcu. Prostriedky tak často končia neúmyselne preťaženie a na opätovné preplánovanie práce budete potrebovať veľa času.

Pri používaní programu Microsoft Project Professional môžu všetky projekty v organizácii využívať centrálny celopodnikový fond zdrojov. Projektoví manažéri tak môžu rýchlo zistiť dostupnosť prostriedku pred jeho priradením k úlohe.

Na začiatok stránky

Prenechanie výpočtu vplyvu zmien dátumov na program Project

Predstavte si, že svoj projekt sledujete pomocou tabuľky. Tento projekt obsahuje úlohu, ktorá nemôže začať skôr, než iný projekt vytvorí určitý výstup. Dokončenie tohto výstupu je naplánované na 18. júna. Dnes je 25. júna a vy naň stále čakáte. Ako dlho vám potrvá, kým tabuľku aktualizujete pomocou nového dátumu úlohy, ktorá závisí na danom výstupe? Možno nie dlho, ak sa daná úloha nachádza pred koncom projektu, no čo ak sa nachádza niekde na jeho začiatku? A čo ak váš projekt obsahuje viac než 50 úloh? Viac než 100 úloh?

Program Project vám prostredníctvom svojho mechanizmu dynamického plánovania môže pomôcť rýchlo upraviť plán projektu a priradenie prostriedkov. Bez problémov spracuje zmenu dátumu a jej vplyvy, pričom zohľadní všetky závislosti, výstupy a priradenia prostriedkov. Program Project nielen automaticky prepočíta plán, ale aj zvýrazní zmenené dátumy, vďaka čomu okamžite uvidíte vplyv daného posunutia plánu.

Na začiatok stránky

Používanie flexibilných spôsobov vytvárania zostáv

O desať minút máte dôležitú schôdzku so svojím projektovým manažérom, na ktorej budete hovoriť o stave projektu. Chcete si so sebou vziať zostavu o priebehu projektu, no v takom krátkom čase stihnete len vytlačiť tabuľku a budete dúfať, že všetky údaje sú presné. Manažérovi by ste radi poskytli robustnejšiu zostavu projektu, no pri používaní tabuľky to v tomto krátkom čase nie je možné.

Pomocou programu Project môžete rýchlo vygenerovať vizuálnu zostavu používajúcu šablónu, ktorá exportuje údaje do zostava kontingenčnej tabuľky v programe Excel alebo do kontingenčného diagramu v programe Microsoft Visio Professional. Môžete vybrať, ktoré polia sa majú v zostave zvýrazniť (vrátane všetkých vlastných polí vytvorených pre projekt), a na schôdzke s manažmentom prezentovať jasnú a stručnú zostavu.

Na začiatok stránky

Integrácia s programom Excel

Exportovaním údajov projektu do programu Excel môžete naďalej využívať jeho výkonné tabuľkové funkcie, a zároveň môžete využívať výhody programu Project pri sledovaní plánu a prostriedkov projektu. Údaje programu Excel môžete tiež importovať alebo vložiť do projektového plánu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×