Začíname pracovať so skupinami v Office 365 v Outlooku

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Už ste počuli o skupinách v Office 365 a o tom, ako ich možno používať v Outlooku, ale možno ešte neviete, kde začať. V tomto článku vás prevedieme niekoľkými základnými krokmi, pomocou ktorých môžete vy a váš tím začať pracovať so skupinami v Office 365 v Outlooku. Poskytneme vám tiež prepojenia na podrobnejší obsah, ktoré využijete, keď budete chcieť vykonávať zložitejšie úlohy.

Ak neviete, na čo skupiny slúžia, najskôr si prečítajte tému Informácie o skupinách v Office 365.

Ak chcete skupiny v Office 365 využiť v Outlooku naplno, potrebujete plán služieb Office 365, ktorý podporuje Exchange Online a SharePoint Online. Patria sem plány Office 365 Business Essentials, Business Premium, E1, E3 a E5.

Kliknutím na niektorú z kariet nižšie získate ďalšie úvodné informácie o danej funkcii.

Prvým krokom je vytvorenie skupiny. Vytvorenie skupiny v programe Outlook 2016 predstavuje veľmi jednoduchý proces. Možno ho zhrnúť takto:

  1. V sekcii skupín na páse s nástrojmi kliknite na položku Nová skupina. Ak nepoužívate počítačovú verziu, ale Outlook na webe, môžete tento proces začať kliknutím na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Nové a potom vybrať položku Skupina.

    Stránka s informáciami o novej skupine v Outlooku
  2. Pomenujte skupinu.

  3. Nastavte ochranu osobných údajov. Verejné skupiny môže zobraziť a môže sa k nim pripojiť ktokoľvek vo vašej organizácii. Súkromné skupiny môžu zobraziť iba ich členovia a na pripojenie k nim sa vyžaduje povolenie vlastníka skupiny. Žiadne z nastavení nesprístupní vaše skupiny ľuďom mimo organizácie (pokiaľ ich explicitne nepozvete ako hostí).

  4. Rozhodnite, či chcete nových členov na sledovanie skupiny (Rozšírené možnosti ). Členov, ktorí sledujú skupine vám pomôžu kópie každej skupiny správy do svojho osobného priečinka doručenej pošty. Členov, ktorí sa pripojili iba musieť prejdite do skupiny zdieľaného priečinka doručenej pošty sa zúčastňovali skupinové konverzácie.

Ďalšie činnosti:

Po vytvorení skupiny do nej môžete pridať členov. Ak chcete pridať nových členov:

  1. Prejdite na skupinu v programe Outlook 2016. Nájdete ju na navigačnej table vľavo. Mala by sa nachádzať pod vašou poštovou schránkou v časti Skupiny.

  2. V skupine kliknite na položku Pridať členov na páse s nástrojmi. Ak používate Outlook na webe, kliknite na počet členov skupiny v pravom hornom rohu okna a potom na položku Pridať členov.

    Zadajte mená alebo e-mailové adresy ľudí, ktoré chcete pridať do skupiny a kliknite na tlačidlo OK.
  3. Do poskytnutého poľa zadajte meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorú chcete pridať. Po dokončení pridajte osoby kliknutím na tlačidlo OK. Každá z osôb dostane e-mailovú správu, ktorá bude obsahovať uvítanie v skupine a praktické prepojenia na prístup k obsahu skupiny.

    Tip : Ak chcete pridať všetkých členov existujúceho distribučného zoznamu, stačí zadať jeho názov a všetky osoby sa pridajú naraz.

Ďalšie činnosti:

Konverzácie sa v skupinách v Office 365 v Outlooku uskutočňujú v zdieľanom priečinku doručenej pošty skupiny. Tu môžu používatelia čítať správy a odpovedať na ne a členovia môžu jednoducho prehľadávať alebo prechádzať históriu správ, aby zistili, o čom sa diskutovalo skôr. Zdieľaný priečinok doručenej pošty do veľkej miery pripomína osobný priečinok doručenej pošty, ktorý používatelia programu Outlook 2016 poznajú. Každá konverzácia sa zobrazuje osobitne v zozname správ na ľavej strane. Po kliknutí sa konverzácia otvorí na table na čítanie.

Zdieľaný priečinok doručenej pošty skupiny v Office 365 je miestom, kde sa vyskytujú konverzácie.

Tip : Skladaný - čo je, že ako jediný príspevok sa posuňte sa na rozdiel od vlákna jednotlivé správy sa nezobrazia konverzácie, v rámci skupiny služieb Office 365 v programe Outlook. Ak chcete vidieť, ako jednotlivé správy, postupujte podľa skupiny a do vášho osobného priečinka doručenej pošty sa doručí jednotlivé správy.

Teraz, keď máte skupiny vytvorili, poďme začať novú konverzáciu. Otvorenie zdieľaného priečinka doručenej pošty skupiny a kliknutím na položku Nová konverzácia na páse s nástrojmi môžete uverejniť novú správu. Alebo môžete jednoducho odoslať e-mailu alias skupiny. Všetci členovia skupiny budú môcť prečítať aj novú správu zverejnili ste a členov, ktorí sledujú skupine dostane kópiu svoju správu do svojho osobného priečinka doručenej pošty.

Ďalšie činnosti:

Každá skupina v Office 365 zahŕňa knižnicu zdieľaných súborov, v ktorej môžete ukladať a zdieľať dokumenty, zošity, prezentácie a ľubovoľné iné súbory a spolupracovať na nich.

Ak chcete získať prístup do knižnice súborov, prejdite na skupinu v Outlooku (na ľavej navigačnej table) a kliknite na položku Súbory na páse s nástrojmi. Knižnica súborov sa otvorí v prehliadači, kde môžete vytvárať nové súbory, nahrávať súbory z počítača a vykonávať všetky ostatné akcie, ktoré vám umožňuje knižnica dokumentov SharePointu. Keď budete uvažovať, aký typ súborov bude užitočné so skupinou zdieľať, nemusíte uvažovať iba o súboroch balíka Microsoft Office. Môžete tiež zdieľať PDF súbory, fotografie alebo ľubovoľný iný typ súboru, ktorý bude pre skupinu prospešný.

Kliknite na tlačidlo Súbory v skupine Office 365 a zobrazte zoznam súborov a priečinkov, ktoré sú uložené vo vašej skupine

Ak chcete určitý súbor stiahnuť alebo odstrániť, stačí ho vybrať a príslušné možnosti sa zobrazia na paneli s nástrojmi v hornej časti.

Ďalšie činnosti:

Každá skupina v Office 365 zahŕňa vlastný zdieľaný poznámkový blok programu OneNote, v ktorom môžu členovia skupiny zhromažďovať nápady, spolupracovať a ukladať výsledky výskumu.

Prejdite na skupinu vo OneNote 2016 (nájdete ju na ľavej navigačnej table) alebo v programe Outlook na webe (prejdite na dlaždicu Ľudia). Potom kliknutím na položku Poznámkový blok na páse s nástrojmi otvorte zdieľaný poznámkový blok skupiny.

Zhromažďovanie a spolupráca na poznámkach a nápadoch v zdieľanom poznámkovom bloku OneNotu

Pri prvom otvorení sa zdieľaný poznámkový blok skupiny otvorí v prehliadači vo OneNote Online. Tu môžete vykonať úpravy. Ak máte k dispozícii OneNote 2016 a radšej chcete použiť tento program, stačí kliknúť na položku Upraviť vo OneNote na páse s nástrojmi. Po otvorení vo OneNote 2016 sa poznámkový blok synchronizuje so zoznamom otvorených poznámkových blokov vo OneNote 2016 a môžete k nemu získať prístup priamo vo OneNote bez toho, aby ste najskôr museli prejsť na skupinu.

Skúste prejsť na onenotový poznámkový blok svojej skupiny a popremýšľať, ako by skupina mohla využiť zhromažďovanie nápadov a spoluprácu. Môžete napríklad použiť sekciu, pomocou ktorej budete zhromažďovať a komentovať webový obsah a články relevantné pre celý tím.

Poznámka : Poznámkový blok skupiny máte k dispozícii aj v smartfóne alebo tablete, a to prostredníctvom OneNotu pre iOS alebo Android.

Ďalšie činnosti:

Je pravdepodobné, že vaša skupina obsahuje udalosti, schôdze, medzníky alebo iné položky, na spracovanie ktorých je vhodné použiť zdieľaný kalendár. Každá skupina v Office 365 obsahuje zdieľaný kalendár, ktorý môžu zobraziť a do ktorého môžu prispievať všetci členovia.

Práca s kalendárom skupiny sa v ničom nelíši od práce s osobným kalendárom. Po výbere tlačidla kalendára na navigačnej table sa zobrazí váš osobný kalendár spolu so zdieľanými kalendármi všetkých skupín, ktorých ste členom. K dispozícii je možnosť začiarknuť políčka vedľa jednotlivých kalendárov, ktoré chcete zobraziť, a zobraziť ich vedľa seba alebo s prekrytím.

Príklad kalendára skupín s farebným kódovaním podľa rôznych skupín

Pridanie položky do zdieľaného kalendára prebieha rovnako ako pri osobnom kalendári. Pri pridaní každej položky do zdieľaného kalendára sa však odošle pozvánka na danú udalosť aj ostatným členom skupiny, takže ju budú môcť mať vo svojich vlastných kalendároch. Už máte k dispozícii zdieľaný kalendár, a tak môžete skúsiť pridať nadchádzajúce schôdze alebo udalosti, ktorých sa bude môcť zúčastniť vaša skupina.

Ďalšie činnosti:

Vaša skupina je teda pripravená na používanie. Aké môžu byť ďalšie kroky?

Pozrite tiež

Máte otázky?

Navštívte komunitu Microsoft Tech, kde môžete položiť otázky a zapojiť sa do konverzácií, ktoré sa týkajú skupín v Microsoft Office 365.

Váš názor nás zaujíma

Ben naposledy aktualizoval tento článok 10. marca 2017 na základe vašich pripomienok. Ak bol pre vás užitočný, a najmä vtedy, ak nebol, kliknite na ovládacie prvky pripomienok umiestnené nižšie a odošlite nám konštruktívne komentáre, aby sme ho mohli ešte viac vylepšiť. Ďakujeme.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×