Začíname pracovať s programom Access 2007

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

V závislosti od toho, či program Access používate po prvýkrát, či presúvate údaje z inej databázy alebo tabuľkového programu do programu Access, alebo či inovujete zo staršej verzie programu Access, existuje niekoľko spôsobov, ako môžete začať pracovať s programom Microsoft Office Access 2007. Tento článok poskytuje odpovede na otázky, ktoré sa môžu vyskytnúť v každej z týchto situácií.

Čo chcete urobiť?

Prvé použitie programu Access

Importovanie údajov z tabuľkového hárka alebo iného programu

Používanie staršej verzie databázy v niekoľkých verziách programu Access

Prvé použitie programu Access

Program Office Access 2007 sa vyznačuje mnohými vylepšeniami, ktoré uľahčujú proces vytvárania databázy. Používatelia, ktorí majú skúsenosť s vytváraním databáz v programe Access, ocenia, ako tieto nové a vylepšené funkcie urýchľujú proces tvorby.

Po spustení programu Office Access 2007 sa ako prvá zobrazí stránka Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access (pokiaľ ste program Access nespustili dvojitým kliknutím na konkrétny súbor databázy programu Access; v takom prípade sa otvorí príslušná databáza). Stránka Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access je východiskovým bodom, z ktorého môžete vytvoriť novú databázu, otvoriť existujúcu databázu alebo zobraziť najvýznamnejší obsah z lokality Microsoft Office Online.

Vytvorenie databázy pomocou šablóny

Prevzatie šablóny z lokality Microsoft Office Online

Vytvorenie databázy úplne od začiatku

Vytvorte prázdnu databázu

Pridanie tabuľky

Prilepte údaje z iného zdroja do tabuľky programu Access

Importovanie údajov z iného zdroja

Otvorenie existujúcej databázy programu Access

Program Access 2010 obsahuje výkonných nástrojov, ktoré vám pomôžu ľahšie sledovať, zostavy, a zdieľať svoje údaje.

Vytvorenie databázy pomocou šablóny

Program Access poskytuje veľké množstvo šablón urýchľujúcich proces vytvárania databázy. Šablóna je preddefinovaná databáza, ktorá obsahuje všetky tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy potrebné na vykonanie konkrétnej úlohy. K dispozícii sú napríklad šablóny vhodné na sledovanie položiek, správu kontaktov alebo zaznamenávanie výdavkov. Niektoré šablóny obsahujú niekoľko záznamov názorne ukazujúcich ich použitie. Šablónové databázy je možné priamo použiť alebo ich podľa potreby upraviť.

  1. Spustite program Access, ak ešte nie je spustený.

    Ak už je otvorená databáza, stránku Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access je možné zobraziť pomocou nasledovného postupu:

    • Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom kliknite na položku Zavrieť databázu. Vzhľad tlačidla

      Stránka Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access

  2. Niekoľko šablón sa zobrazujú v časti Uvedené šablóny Online na stránke Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access a informácie k dispozícii, ak kliknete na jednu z kategórií v časti Kategórie šablón na ľavej strane Okno programu Access. Ešte viac si môžete stiahnuť z webovej lokality Microsoft Office (Pozrite si nasledujúcu časť, stiahnutie šablóny z lokality Microsoft Office Online, Podrobnosti).

  3. Kliknite na požadovanú šablónu.

  4. Na table v pravej časti okna program Access v poli Názov súboru navrhne názov súboru pre databázu. Názov súboru môžete upraviť a zadať iný priečinok. Prípadne je možné databázu vytvoriť a prepojiť na lokalitu Windows SharePoint Services 3.0.

  5. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť (alebo, v prípade šablóny na lokalite Office Online, kliknite na položku Prevziať).

    Program Access vytvorí a následne otvorí databázu. Zobrazí sa formulár, v ktorom môžete začať zadávať údaje.

    Ak šablóna obsahuje vzorové údaje, môžete každý záznam vymazať nasledujúcim spôsobom:

    • Kliknite na nadpis riadku pre záznam, ktorý chcete odstrániť. (Nadpis riadka je pole alebo panel umiestnený naľavo od záznamu.)

    • Na karte domov v skupine záznamy kliknite na položku odstrániť. Vzhľad tlačidla

  6. Ak chcete začať zadávať údaje, kliknite na prvú prázdnu bunku vo formulári a potom začnite písať. Po zadaní niekoľkých záznamov môžete prostredníctvom navigačnej tably vyhľadať iné formuláre alebo zostavy, ktoré by ste mohli použiť.

Prevzatie šablóny z lokality Microsoft Office Online

Ak na stránke Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access nenájdete šablónu vyhovujúcu vašim potrebám, môžete preskúmať webovú lokalitu Office Online, kde je k dispozícii širší výber šablón.

  1. Spustite program Access, ak ešte nie je spustený.

    Ak už je otvorená databáza, stránku Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access je možné zobraziť pomocou nasledovného postupu:

    • Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom kliknite na položku Zavrieť databázu. Vzhľad tlačidla

  2. V spodnej časti stránky Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access v časti Viac na lokalite Office Online kliknite na položku Šablóny.

    Webová lokalita Office Online sa zobrazí v novom okne prehľadávača.

  3. Na vyhľadanie a prevzatie požadovanej šablóny použite vyhľadávacie nástroje lokality Office Online.

  4. Po prevzatí šablóny sa nová databáza uloží do jedného z nasledujúcich priečinkov:

    • Windows Vista    c:\Users\user používateľa\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 alebo Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\Meno name\My dokumentov

      Ak neskôr budete chcieť s databázou pracovať, na jej otvorenie z tohto umiestnenia použite program Access alebo Windows Prieskumník.

Na začiatok časti

Vytvorenie novej databázy

V prípade, že vašim potrebám nevyhovuje ani jedna šablóna, alebo ak máte údaje uložené v inom programe a chcete ich importovať do programu Access, môžete sa rozhodnúť, že bude vhodnejšie vytvoriť úplne novú databázu. Pri väčšine aplikácií to zvyčajne vyžaduje vykonanie jedného alebo obidvoch nasledujúcich krokov:

  • Vytvorenie nových tabuliek a následné zadávanie, prilepovanie alebo importovanie údajov do týchto tabuliek.

  • Importovanie databázy z iných zdrojov a postupné vytváranie nových tabuliek.

Ak chcete získať ďalšie informácie o plánovaní a navrhovaní databázy alebo o vytváraní vzťahov, formulárov, zostáv a dotazov, kliknite na prepojenia v časti Pozrite tiež uvedené na konci tohto článku.

Vytvorenie prázdnej databázy

  1. Spustite program Access.

  2. Na stránke Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access kliknite na položku Prázdna databáza.

    Tlačidlo Prázdna databáza

  3. Na table Prázdna databáza v poli Názov súboru zadajte názov súboru. Ak príponu názvu súboru neuvediete, program Access ju automaticky pridá. Predvolené umiestnenie súborov musí byť jedným z nasledovných miest:

    • Windows Vista    c:\Users\user používateľa\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 alebo Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\Meno name\My dokumentov

      Ak chcete zmeniť umiestnenie súboru, kliknite na položku Prehľadávať Vzhľad tlačidla vedľa poľa Názov súboru, vyhľadajte a vyberte nové umiestnenie a kliknite na tlačidlo OK.

  4. Kliknite na položku Vytvoriť.

    Program Access vytvorí databázu a následne v údajové zobrazenie otvorí prázdnu tabuľku (s názvom Tabuľka 1).

  5. Program Access automaticky umiestni kurzor do prvej prázdnej bunky stĺpca Pridať nové pole.

    Novú prázdnu tabuľku v novej databáze

    Ak chcete pridať údaje, začnite písať – alebo môžete prilepiť údaje z iného zdroja, ako je to uvedené v časti Prilepiť údaje z iného zdroja do tabuľky programu Access, ďalej v tomto článku.

    Poznámky : 

    • Zadávanie údajov v údajovom zobrazení je navrhnuté veľmi podobne ako zadávanie údajov v pracovnom hárku programu Excel. Hlavným obmedzením je, že údaje sa musia zadávať do susediacich riadkov a stĺpcov, pričom je nutné začať v ľavom hornom rohu údajového hárka. Údaje by ste nemali skúšať formátovať vložením prázdnych riadkov alebo stĺpcov tak, ako je to možné v pracovnom hárku programu Excel, inak v tabuľke vznikne prázdne miesto. Tabuľka má obsahovať len údaje. Celá vizuálna prezentácia údajov sa bude realizovať vo formulároch a zostavách, ktoré navrhnete neskôr.

    • Štruktúra tabuľky sa vytvára počas zadávania údajov. Vždy, keď do tabuľky pridáte nový stĺpec, zadefinuje sa nové pole. Program Access nastaví typ údajov v poli na základe zadaného typu údajov. Ak máte napríklad stĺpec, do ktorého ste zadali len dátumové hodnoty, program Access nastaví typ údajov v tomto poli na Dátum a čas. Ak sa do tohto poľa neskôr pokúsite zadať nedátumovú hodnotu (napríklad meno alebo telefónne číslo), program Access zobrazí správu s informáciou, že hodnota sa nezhoduje s typom údajov v danom stĺpci. Ak je to možné, tabuľku by ste mali navrhnúť tak, aby každý stĺpec obsahoval rovnaký typ údajov, napríklad text, dátumy, čísla alebo iný typ údajov. Tento spôsob uľahčuje vytváranie dotazov, formulárov a zostáv, keďže nemusíte vyberať len požadované údaje.

    • Ďalšie informácie o práci s údajovými hárkami nájdete v článku Otvorenie prázdneho údajového hárka.

Ak nie ste v súčasnosti zadávať údaje, kliknite na položku Zavrieť Vzhľad tlačidla .

Pridanie tabuľky

Novú tabuľku môžete pridať do existujúcej databázy pomocou nástrojov v skupine Tabuľky na karte Vytvoriť.

Obrázok accessového pása s nástrojmi

Ak chcete v údajovom zobrazení vytvoriť prázdnu tabuľku, kliknite na položku Tabuľka. V údajovom zobrazení môžete ihneď začať zadávať údaje a program Access bude priebežne automaticky vytvárať štruktúru tabuľky, alebo môžete najprv vytvoriť štruktúru tabuľky v návrhové zobrazenie a potom prepnúť späť do údajového zobrazenia, kde zadáte údaje. Bez ohľadu na to, v ktorom zobrazení začnete pracovať, pomocou tlačidiel zobrazenia v stavovom riadku okna programu Access môžete vždy prepnúť na iné zobrazenie.

Vytvorenie tabuľky v návrhovom zobrazení    . V údajovom zobrazení je možné údaje priamo zadávať a ponechať na programe Access vytvorenie štruktúry tabuľky na pozadí. Názvy polí sa priraďujú numericky (Pole1, Pole2, atď.), typ údajov jednotlivých polí program Access nastavuje na základe zadávaných údajov.

  1. Na karte vytvoriť kliknite v skupine tabuľky na položku Tabuľka. Vzhľad tlačidla

  2. Program Access vytvorí tabuľku a následne umiestni kurzor do prvej prázdnej bunky stĺpca Pridať nové pole.

    Poznámka : Ak stĺpec s názvom Pridať nové pole nie je zobrazený, pravdepodobne sa nachádzate v návrhovom zobrazení, a nie v údajovom zobrazení. Do údajového zobrazenia sa prepnete dvojitým kliknutím na tabuľku na navigačnej table. Program Access vás vyzve, aby ste uviedli názov novej tabuľky, a potom prepne zobrazenie na údajové zobrazenie.

  3. Na karte údajový hárok v skupine polia a stĺpce kliknite na položku Nové pole. Vzhľad tlačidla

    Program Access zobrazí tablu Šablóny polí, ktorá obsahuje zoznam bežne používaných typov polí. Ak presuniete jedno z týchto polí do údajového hárka, program Access pridá pole podľa jeho názvu a nastaví jeho vlastnosti na hodnotu vhodnú pre daný typ údajov. Tieto vlastnosti je možné neskôr podľa potreby zmeniť. Pole musíte presunúť do priestoru údajového hárka obsahujúceho údaje. Objaví sa zvislý pruh označujúci kam sa pole umiestni.

  4. Ak chcete pridať údaje, začnite ich zadávať do prvej prázdnej bunky – alebo môžete prilepiť údaje z iného zdroja podľa postupu uvedeného v ďalšej časti tohto článku.

    • Ak chcete zmeniť názov stĺpca (poľa), dvakrát kliknite na nadpis stĺpca a potom zadajte nový názov. Je vhodné, ak jednotlivým poliam dáte ľahko identifikovateľné a výstižné názvy, aby ste pri ich prezeraní na table Zoznam polí vedeli, čo obsahujú.

    • Ak chcete premiestniť stĺpec, vyberte ho kliknutím na príslušný nadpis stĺpca a potom stĺpec presuňte na požadované umiestnenie. Je možné tiež vybrať viaceré susediace stĺpce a potom ich všetky premiestniť na nové miesto.

Vytvorenie tabuľky po spustení v návrhovom zobrazení    . V návrhovom zobrazení najprv vytvorte štruktúru novej tabuľky. Potom sa buď prepnite do údajového zobrazenia a zadajte údaje, alebo na zadanie údajov použite inú metódu, napríklad prilepenie alebo importovanie.

  1. Na karte vytvoriť kliknite v skupine tabuľky na položku Návrh tabuľky. Vzhľad tlačidla

  2. Pre každé pole tabuľky zadajte názov v stĺpci Názov poľa a potom v zozname Typ údajov vyberte požadovaný typ údajov.

    Poznámka : Ak stĺpce Názov poľa a Typ údajov nie sú zobrazené, pravdepodobne sa nachádzate v údajovom zobrazení, a nie v návrhovom zobrazení. Do návrhového zobrazenia sa prepnete kliknutím na tlačidlo Návrhové zobrazenie v stavovom riadku okna programu Access. Program Access vás vyzve, aby ste zadali názov novej tabuľky, a potom prepne zobrazenie na návrhové zobrazenie.

  3. Podľa potreby môžete zadať popis jednotlivých polí do stĺpca Popis. Ak sa kurzor nachádza v takom poli, zadaný popis sa zobrazí v stavovom riadku. Zároveň sa použije ako text stavového riadka pre ovládacie prvky vytvárané premiestnením poľa z tably Zoznam polí do formulára alebo zostavy, a tiež pre všetky ovládacie prvky pre toto pole vytvorené prostredníctvom sprievodcu formulárom alebo sprievodcu zostavou.

  4. Po pridaní všetkých polí tabuľku uložte:

    • Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom kliknite na tlačidlo Uložiť alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL + S.

  5. Údaje môžete zadávať do tabuľky kedykoľvek a to tak, že prepnete do údajového zobrazenia, kliknete na prvú prázdnu bunku a vpíšete požadované údaje. Taktiež je možné prilepiť údaje z iného zdroja podľa postupu uvedeného v nasledujúcej časti.

Ak po zadaní istého množstva údajov chcete do tabuľky pridať jedno alebo viacero polí, môžete buď začať písať do stĺpca Pridať nové pole v údajovom zobrazení, alebo môžete pridať nové polia pomocou príkazov v skupine Polia & Stĺpce na karte Údajový hárok.

Ďalšie informácie o vytváraní tabuliek, vrátane používania šablón tabuliek, nájdete v článku Vytvorenie tabuliek v databáze.

Na začiatok časti

Prilepenie údajov z iného zdroja do tabuľky programu Access

Ak sú údaje uložené v inom programe, napríklad v programe Office Excel 2007, tieto údaje môžete skopírovať a prilepiť do tabuľky programu Access. Vo všeobecnosti platí, že tento prenos prebehne bez problémov, ak sú údaje už rozdelené do stĺpcov, napríklad v pracovnom hárku programu Excel. Ak sa údaje nachádzajú v programe na spracovanie textu, najvhodnejšie je oddeliť stĺpce údajov pomocou tabulátora alebo údaje ešte pred kopírovaním previesť na tabuľku v programe na spracovanie textu. Ak je údaje potrebné upraviť alebo s nimi iným spôsobom narábať (napríklad rozdeliť celé meno na meno a priezvisko), je lepšie urobiť tak ešte pred kopírovaním údajov, a to najmä vtedy, ak s prácou v programe Access nemáte skúsenosti.

Po prilepení údajov do prázdnej tabuľky program Access nastaví typ údajov jednotlivých polí podľa typu údajov, ktoré v týchto poliach nájde. Ak napríklad prilepené pole obsahuje len dátumové údaje, program Access použije pre dané pole typ údajov Date/Time. Ak prilepené pole obsahuje len slová „áno“ a „nie“, program Access použije pre toto pole typ údajov Yes/No.

Program Access pomenuje polia podľa toho, čo nájde v prvom riadku prilepených údajov. Ak je prvý riadok prilepených údajov podobný typu údajov v nasledujúcich riadkoch, program Access zistí, že prvý riadok je súčasťou údajov a priradí poliam všeobecné názvy (F1, F2, atď.). Ak prvý riadok prilepených údajov nie je podobný údajom v nasledujúcich riadkoch, program Access zistí, že prvý riadok obsahuje názvy polí. Program Access podľa toho polia pomenuje a nezaradí prvý riadok medzi údaje.

Ak program Access priradí poliam všeobecné názvy polí, mali by ste názvy polí čo najskôr zmeniť, aby sa predišlo nejednoznačnosti. Použite nasledujúci postup:

  1. Uložte tabuľku.

    • Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom kliknite na tlačidlo Uložiť alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL + S.

  2. V údajovom zobrazení dvakrát kliknite na nadpisy jednotlivých stĺpcov a potom zadajte pre príslušné stĺpce platné názvy polí. Môže to vyzerať, ako keby ste prepisovali údaje, ale riadok s nadpismi stĺpcov obsahuje názvy polí, nie údaje.

  3. Tabuľku znova uložte.

Poznámka : Polia je možné premenovať aj prepnutím do návrhového zobrazenia a úpravou názvov polí v návrhovom zobrazení. Do návrhového zobrazenia sa prepnete kliknutím pravého tlačidla myši na tabuľku na navigačnej table a kliknutím na položku Návrhové zobrazenie. Do údajového zobrazenia sa vrátite, ak dvakrát kliknete na tabuľku na navigačnej table.

Na začiatok časti

Importovanie údajov z iného zdroja

Možno máte údaje, ktoré ste zhromaždili v inom programe a chceli by ste ich importovať do programu Access. Alebo môžete spolupracovať s osobami, ktoré majú údaje uložené v iných programoch a chcete s týmito údajmi pracovať v programe Access. Program Access však v každom prípade uľahčuje importovanie údajov z iných programov. Môžete importovať údaje z pracovného hárka programu Excel, z tabuľky v inej databáze programu Access, zo zoznamu lokality SharePoint a z mnohých iných zdrojov. Proces bude čiastočne závisieť od zdroja údajov, ale nasledujúce pokyny vám pomôžu začať:

  1. Na karte Externé údaje v skupine Importovať, kliknite na príkaz pre typ súboru, z ktorého importujete.

    Obrázok accessového pása s nástrojmi

    Ak napríklad importujete údaje z pracovného hárka programu Excel, kliknite na položku Excel. Ak sa nezobrazí správny typ programu, kliknite na tlačidlo Viac.

    Poznámka : Ak v skupine Importovať nenájdete správny typ formátu, spustite program, v ktorom sú údaje pôvodne vytvorené. Predtým než budete tieto údaje importovať do programu Access, použite tento program na uloženie údajov v súbore bežného formátu (napríklad súbor s textom s oddeľovačmi), .

  2. V dialógovom okne Získanie externých údajov kliknite na tlačidlo Prehľadávať s cieľom vyhľadať súbor zdrojových údajov, alebo do poľa Názov súboru zadajte úplnú cestu k súboru zdrojových údajov.

  3. V časti Zadať ako a kde uložiť údaje v aktuálnej databáze kliknite na požadovanú možnosť. Môžete vytvoriť novú tabuľku s použitím importovaných údajov, pripojiť údaje k existujúcej tabuľke alebo vytvoriť prepojenú tabuľku, ktorá umožňuje zachovať prepojenie na zdroj údajov.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Program Access spustí Sprievodcu importom.

  5. Postupujte podľa pokynov na obrazovke Sprievodcu importom. Presný postup, ktorý použijete, závisí od vybranej možnosti pre importovanie alebo prepojenie.

  6. Na poslednej strane sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť.

    Program Access zobrazí výzvu na uloženie detailov práve ukončenej operácie importovania.

    • Ak predpokladáte opätovné vykonanie rovnakej operácie importovania, kliknite na tlačidlo Uložiť kroky importu a zadajte príslušné detaily.

      Operáciu importovania môžete potom jednoducho reprodukovať tak, že v skupine Importovanie na karte Externé údaje kliknete na položku Uložené importy, ďalej na špecifikáciu importu a potom kliknete na položku Spustiť.

    • Ak postup tejto operácie nechcete uložiť, kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Program Access importuje údaje do novej tabuľky a potom tabuľku zobrazí na navigačnej table v skupine Tabuľky.

Ak chcete získať ďalšie informácie o importovaní údajov do programu Access, kliknite na prepojenia v časti Pozrite tiež v tomto článku.

Na začiatok časti

Otvorenie existujúcej databázy programu Access

  1. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom na položku Otvoriť.

  2. Kliknite na odkaz v dialógovom okne Otvoriť alebo v poli Kde hľadať kliknite na jednotku alebo priečinok obsahujúci požadovanú databázu.

  3. V zozname priečinkov dvakrát klikajte na jednotlivé priečinky, kým neotvoríte priečinok obsahujúci požadovanú databázu.

  4. Po vyhľadaní databázy vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

    • Ak chcete otvoriť databázu v predvolenom režime otvorenia, dvakrát na ňu kliknite.

    • Ak chcete otvoriť databázu pre zdieľaný prístup v prostredí s viacerými používateľmi, tak, že vy a ostatní používatelia môžu aj čítanie a zápis do databázy v rovnakom čase, kliknite na položku Otvoriť.

    • Ak chcete databázu otvoriť pre prístup len na čítanie, aby ste údaje v databáze mohli len prezerať, ale nie upravovať, kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknite na položku Otvoriť len na čítanie.

    • Ak chcete databázu otvoriť s výhradným prístupom, aby nikto iný nemohol databázu otvoriť, pokiaľ ju máte otvorenú, kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknite na položku Otvoriť s výhradným prístupom.

    • Ak chcete databázu otvoriť pre prístup len na čítanie, kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknite na položku Otvoriť s výhradným prístupom len na čítanie. Ostatní používatelia môžu databázu otvoriť, k databáze však majú prístup len na čítanie.

Ak nemôžete nájsť databázu, ktorú chcete otvoriť   

  1. V dialógovom okne Otvoriť kliknite na odkaz Tento počítač alebo v poli Kde hľadať kliknite na položku Tento počítač.

  2. V zozname jednotiek kliknite pravým tlačidlom myši na jednotku, ktorá podľa vášho názoru obsahuje danú databázu a kliknite na položku Vyhľadať.

  3. Zadajte kritériá vyhľadávania a potom stlačením klávesu ENTER spustite vyhľadávanie databázy.

  4. Ak vyhľadávanie databázy bolo úspešné, otvorte ju dvojitým kliknutím na príslušnú položku v dialógovom okne Výsledky vyhľadávania.

  5. Keďže vyhľadávanie bolo spustené z dialógového okna Otvoriť, musíte pred otvorením databázy kliknúť na tlačidlo Zrušiť, ktoré sa nachádza v tomto dialógovom okne.

Poznámka : Údajový súbor v externom formáte (napríklad dBASE, Paradox, Microsoft Exchange alebo Excel) je možné otvoriť priamo. Priamo je možné otvoriť aj každý zdroj údajov ODBC, napríklad Microsoft SQL Server alebo Microsoft FoxPro. Program Access automaticky vytvorí novú databázu programu Access v tom istom priečinku ako údajový súbor a pridá prepojenia na všetky tabuľky v externej databáze.

Tipy

  • Ak chcete otvoriť jedným z posledného niekoľko databáz, aby ste mali otvorený, kliknite na názov súboru v zozname Otvoriť aktuálnu databázu na stránke Začíname pracovať s programom Microsoft Office Access. Program Access otvorí databázu s rovnakými nastaveniami možností databázy mal posledný čas, ktorý ste ho otvorili. Ak sa nezobrazuje zoznam naposledy použitých súborov, kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom kliknite na položku Možnosti programu Access. Zobrazí sa dialógové okno Možnosti programu Access. Kliknite na kategóriu Rozšírené a potom v časti Zobraziť začiarknite políčko zoznam naposledy používaných súborov. (Tiež môžete určiť počet naposledy použitých súborov, na ktorú sa majú zobrazovať v zozname s maximálnou veľkosťou deväť.)

  • Ak otvoríte databázu kliknutím na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a použitím príkazu Otvoriť, môžete zobraziť zoznam klávesových skratiek na databázy, ktoré ste otvorili predtým kliknutím na položku Naposledy použité Otvorenie dialógové okno.

Na začiatok časti

Na začiatok stránky

Importovanie údajov z tabuľkového alebo iného programu

Ak máte skúsenosti s programami databáze alebo v tabuľke, pravdepodobne poznáte základy fungovanie týchto aplikácií a databázy, ktoré sa používajú na. Prístup líši od ostatných databázových aplikáciami tým, že ste vytvorili relačné databázy. Program Access tiež poskytuje možnosti pre prácu s programami databázy, ako napríklad SQL Server.

Obsah tejto časti

Importovať hárok programu Excel do programu Access

Importovať hárok programu Excel ako tabuľku v novej databáze programu Office Access 2007

Použitie sprievodca analyzátora tabuľky na usporiadanie údajov

Práca s údajmi z iných programov

Importovanie pracovného hárka programu Excel do programu Access

Mnoho ľudí začína s prieskumom programu Access až po vytvorení zoznamu v programe Excel. Program Excel je skvelým miestom pre začatie vytvárania zoznamu, ale ako zoznam rastie, jeho organizácia a aktualizácia sa stávajú čoraz náročnejšími. Presunutie zoznamu do programu Access býva obyčajne ďalším logickým krokom.

Databázovú tabuľku je podobné v štruktúre do hárka, v ktorom sa ukladajú údaje v riadkoch a stĺpcoch. Výsledkom je zvyčajne jednoduché importovať pracovný hárok do tabuľky databázy. Hlavný rozdiel medzi ukladania údajov v hárku a v databáze sa nachádza v usporiadanie údajov. Jednoduché Importovanie celého pracovného hárka do novej tabuľky v databáze nevyrieši problémy súvisiace s organizáciou a aktualizáciou údajov, najmä ak váš hárok obsahuje nadbytočné údaje. Na vyriešenie uvedených problémov, musíte rozdeliť tabuľky údajov do samostatných tabuliek, každý z nich obsahujúce súvisiacich údajov. Ďalšie informácie o spôsobe usporiadania údajov v tabuľke, nájdete v článku Základy navrhovania databázy.

Program Access obsahuje Sprievodcu analýzou tabuľky, ktorý vám môže pomôcť pri dokončení procesu importovania. Po importovaní údajov do tabuľky vám sprievodca pomôže rozdeliť tabuľku na samostatné tabuľky tak, aby každá tabuľka obsahovala údaje, ktoré sa nevyskytujú duplicitne v ostatných tabuľkách. Sprievodca tiež vytvorí potrebné vzťahy medzi tabuľkami.

Importovanie pracovného hárka programu Excel vo forme tabuľky do novej databázy programu Office Access 2007

  1. Kliknite na tlačidlo balíka Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom na položku Nový.

  2. Do poľa Názov databázy zadajte názov novej databázy a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  3. Zatvorte Tabuľku 1.

    Keď sa zobrazí výzva, či chcete uložiť zmeny v návrhu Tabuľky 1, kliknite na tlačidlo Nie.

  4. Na karte Externé údaje kliknite v skupine importovať kliknite na položku Excel. Vzhľad tlačidla

  5. V dialógovom okne Získanie externých údajov kliknite na tlačidlo Prehľadávať.

  6. Na vyhľadanie súboru použite dialógové okno Otvoriť súbor.

  7. Vyberte súbor a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

  8. V dialógovom okne Získanie externých údajov skontrolujte, či je vybratá možnosť Importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze.

  9. Kliknite na tlačidlo OK.

    Spustí sa Sprievodca importovaním z hárka a zobrazí sa niekoľko otázok súvisiacich s vašimi údajmi.

  10. Postupujte podľa pokynov, kliknutím na tlačidlá Ďalej alebo Späť sa môžete presúvať z jednej stránky sprievodcu na druhú. Na poslednej stránke sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť.

    Poznámka : Program Access zobrazí výzvu na uloženie detailov práve ukončenej operácie importovania. Ak predpokladáte opätovné vykonanie rovnakej operácie importovania, kliknite na tlačidlo Áno a zadajte príslušné detaily. Neskôr môžete tento postup jednoducho reprodukovať kliknutím na možnosť Uložené importy v skupine Import na karte Externé údaje. Ak postup tejto operácie nechcete uložiť, kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Program Access importuje údaje do novej tabuľky a potom ju zobrazí na navigačnej table v časti Všetky tabuľky.

Použitie Sprievodcu analýzou tabuľky na organizovanie údajov

Po importovaní údajov do tabuľky programu Access môžete na rýchlu identifikáciu opakujúcich sa údajov použiť Sprievodcu analýzou tabuľky. Sprievodca poskytuje jednoduchý spôsob organizácie opakujúcich sa údajov do samostatných tabuliek, ktorý umožňuje ich najúčelnejšie uloženie. Program Access zachová pôvodnú tabuľku ako zálohu a potom vytvorí nové tabuľky, ktoré môžete použiť ako základ pre databázovú aplikáciu.

  1. Otvorte databázu programu Access obsahujúcu tabuľku, ktorú chcete analyzovať.

  2. Na karte Databázové nástroje kliknite v skupine Analyzovať na položku Analyzovať tabuľku.

    Spustí sa Sprievodca analýzou tabuľky.

    V prípade, že vám koncepcia štandardizácie nie je známa, dve úvodné stránky sprievodcu obsahujú krátky kurz – používajte tlačidlá, na ktoré môžete kliknúť, čím sa zobrazia príklady. Ak sa úvodné stránky nezobrazia a namiesto nich sa zobrazí začiarkavacie políčko s popisom Zobraziť úvodné stránky?, uvedené políčko začiarknite a potom dvakrát kliknite na tlačidlo Späť. Tento postup umožňuje zobrazenie úvodu. Ak po prečítaní úvodu nechcete opäť zobraziť úvodné stránky, môžete zrušiť začiarknutie tohto políčka.

  3. Na stránke, ktorá sa začína vetou Ktorá tabuľka obsahuje polia s hodnotami opakujúcimi sa v mnohých záznamoch?, vyberte tabuľku, ktorú chcete analyzovať, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  4. Rozhodnutie, ktoré polia patria do ktorých tabuliek, môžete ponechať na sprievodcovi, alebo sa môžete rozhodnúť sami. Ak postupujete podľa návrhov sprievodcu, zmeny v rozložení tabuľky môžete vykonať na nasledujúcej stránke sprievodcu.

    Poznámka : Ak ponecháte na sprievodcovi, ktoré polia patria do ktorých tabuliek, jeho výber nemusí byť pre vaše údaje vždy vhodný, najmä ak je k dispozícii len malý počet údajov, s ktorými možno pracovať. Výsledky sprievodcu by ste preto mali starostlivo skontrolovať. Na druhej strane môže sprievodca ponúknuť efektívnejšiu organizáciu, ako ste zamýšľali, preto je vhodné, aby ste aspoň raz vyskúšali rozhodnutia prijaté sprievodcom. Ak sa vám návrhy nepozdávajú, usporiadanie polí môžete zmeniť manuálne. Vždy môžete kliknúť na tlačidlo Späť a sami polia usporiadať.

  5. Kliknite na tlačidlo Ďalej. Na tejto stránke uveďte, ktoré tabuľky obsahujú aké polia. Ak vyberiete možnosť, že rozhodnutie ponecháte na sprievodcovi, zobrazí sa viacero tabuliek, ktoré sú spojené čiarami vzťahov. V opačnom prípade program Access vytvorí len jednu tabuľku obsahujúcu všetky polia. V každom prípade však na tejto stránke môžete vykonať zmeny.

    • Presunutím polí z tabuľky do prázdnej oblasti na stránke vytvoríte novú tabuľku, ktorá obsahuje tieto polia. Program Access zobrazí výzvu na zadanie názvu tabuľky.

    • Polia môžete tiež presúvať z jednej tabuľky do druhej, ak si myslíte, že na danom mieste budú uložené efektívnejším spôsobom.

    • Väčšina tabuliek dostanú pole s identifikáciou alebo s jedinečným vygenerovaným identifikátorom. Ak chcete získať viac informácií o poliach s identifikáciou, kliknite na položku Tipy v pravom hornom rohu sprievodcu.

    • Ak chcete zmenu zrušiť, kliknite na tlačidlo Späť.

    • Ak chcete tabuľku premenovať, dvakrát kliknite na príslušné záhlavie okna, zadajte nový názov a potom kliknite na tlačidlo OK.

  6. Keď polia usporiadate požadovaným spôsobom, kliknite na tlačidlo Ďalej.

  7. Ak sprievodca nájde záznamy s veľmi podobnými hodnotami, tieto hodnoty identifikuje ako možné typografické chyby a zobrazí obrazovku, na ktorej môžete potvrdiť spôsob spracovania týchto hodnôt. Posúvajte sa v zozname a vyhľadajte všetky záznamy, ktorých hodnoty sú uvedené v stĺpci Oprava a potom kliknite na príslušnú položku v rozbaľovacom zozname. Ak vyberiete možnosť (Ponechať nezmenené), sprievodca nevykoná v danej hodnote žiadne zmeny. Po skončení kliknite na tlačidlo Ďalej.

  8. Sprievodca zobrazí otázku, či chcete vytvoriť dotaz, ktorý sa podobá na pôvodnú tabuľku. Ak ste už vytvorili formuláre a zostavy, ktoré vychádzajú z pôvodnej tabuľky, odporúča sa vytvorenie takého dotazu. Ak vyberiete možnosť Áno, vytvoriť dotaz, sprievodca zmení názov pôvodnej tabuľky tak, že k názvu tabuľky pripojí reťazec „_OLD“ a nový dotaz potom pomenuje tak, že použije názov pôvodnej tabuľky. Formuláre a zostavy vychádzajúce z tejto tabuľky budú pre svoje údaje teraz používať daný dotaz a budú naďalej pracovať tak ako predtým.

  9. Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

    Sprievodca vytvorí nové tabuľky podľa zadaných údajov a potom ich otvorí. Po skontrolovaní výsledkov tabuľky zatvorte.

Na začiatok časti

Práca s údajmi z iných programov

Program Office Access 2007 obsahuje funkcie pre prácu s údajmi uloženými v iných programoch.

  • Vytvorenie novej databázy programu Access s prepojením na údaje v inom formáte súboru    . Program Access môžete použiť na otvorenie súboru v inom formáte súboru, ako napríklad textový formát, formát dBASE alebo tabuľkový formát. Program Access automaticky vytvorí databázu programu Access a vytvorí požadované prepojenie na súbor.

    1. Spustite program Access.

    2. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom na položku Otvoriť.

    3. V dialógovom okne Otvoriť kliknite na požadovaný typ súboru, ktorý chcete otvoriť v zozname, a potom kliknite na položku Všetky súbory (*.*).

    4. V prípade potreby vyhľadajte priečinok obsahujúci súbor, ktorý chcete otvoriť. Po vyhľadaní daného súboru ho môžete otvoriť tak, že naňho dvakrát kliknete .

    5. Postupujte podľa pokynov v sprievodcovi. Na poslednej strane sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť.

  • Importovanie alebo prepojenie údajov na existujúcu databázu programu Access    . Môžete importovať údaje z iných zdrojov a programov do tabuliek programu Access, takže údaje budú obsiahnuté v súbore programu Access, alebo môžete prepojiť údaje z programu Access, takže údaje ostanú v pôvodnom súbore (mimo súboru programu Access).

    Importovanie alebo prepojenie údajov

    1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovanie na formát, v ktorom sú údaje uložené.

      Importovať alebo prepojiť je možné údaje z týchto formátov:

      • Microsoft Office Access,

      • Microsoft Office Excel,

      • Microsoft Windows SharePoint Services,

      • textové súbory,

      • súbory XML,

      • databázy ODBC,

      • dokumenty vo formáte HTML,

      • Microsoft Office Outlook,

      • dBase,

      • súbory programu Paradox,

      • Lotus 1-2-3.

        Zobrazí sa dialógové okno Získať externé údaje.

    2. Postupujte podľa pokynov uvedených v dialógovom okne.

      Program Access importuje alebo prepojí údaje na vašu databázu. U väčšiny formátov musíte špecifikovať umiestnenie údajov a potom vybrať spôsob uloženia údajov v databáze.

Na začiatok časti

Na začiatok stránky

Použitie staršej verzie databázy v niekoľkých verziách programu Access

Ak boli databáza alebo projekt programu Access vytvorené v programe Access 2000 alebo v jeho novšej verzii, môžete databázu alebo projekt používať vo verzii programu Access, v ktorej boli vytvorené, alebo v ľubovoľnej novšej verzii – dokonca aj v prípade, že je aktivované zabezpečenie súboru. Napríklad súbory programu Access 2000 je možné používať v programe Access 2000 prostredníctvom programu Office Access 2007 a súbory programu Access 2002-2003 je možné používať v programe Access 2002-2003 prostredníctvom programu Office Access 2007.

Môžete sa stretnúť so situáciou, kedy budete chcieť uchovať údaje v staršej verzii programu Access, ale spolupracujete s používateľmi, ktorí majú k dispozícii novšiu verziu programu Access a chcú vytvoriť prepojenie na tieto údaje, no pritom využívať niektoré funkcie novšej verzie. Riešením je vytvorenie novej klientskej databázy v novšej verzii (táto databáza bude obsahovať formuláre, zostavy, dotazy, makrá, nie však tabuľky) a jej prepojenie na tabuľky v súbore staršej verzie programu. Použite jeden z nasledujúcich postupov v závislosti od toho, či je databáza obsiahnutá v jednom súbore alebo je už rozdelená na klientska/serverová aplikácia.

Použite jeden súbor databázy programu Access v niekoľkých verziách programu Access

Používanie klientska-end alebo serverovej aplikácie v niekoľkých verziách programu Access

Použitie jednosúborovej databázy programu Access v niekoľkých verziách programu Access

Ak sú všetky tabuľky, formuláre a iné objekty databázy programu Access obsiahnuté v jednom súbore .mdb a databázu chcete používať v niekoľkých verziách programu Access, v novšej verzii programu môžete vytvoriť novú klientsku databázu a prepojiť ju s pôvodným súborom. Používatelia, ktorí majú k dispozícii staršiu verziu programu Access, budú mať naďalej možnosť používať pôvodnú databázu. Používatelia, ktorí majú nainštalovanú novšiu verziu programu, môžu na prepojenie s rovnakými údajmi použiť novú klientsku databázu.

  1. Nasledujúci postup použite v prípade, ak chcete databázu skonvertovať do niektorého z týchto troch novších formátov: Access 2000, Access 2002-2003 alebo Access 2007. Tento príkaz zachová pôvodnú databázu v originálnom formáte a vytvorí kópiu databázy v určenom formáte.

    • Zatvorte súbor programu Access. Ak je súbor databázy programu Access určený pre viacerých používateľov a je umiestnený na serveri alebo v zdieľanom priečinku, skontrolujte, či databázu nemá otvorenú iný používateľ.

    • Spustite program Access 2007.

    • Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom na položku Otvoriť.

    • Vyhľadajte umiestnenie súboru, ktorý chcete skonvertovať, a potom naň dvakrát kliknite, čím daný súbor otvoríte.

      Ak sa zobrazí dialógové okno Vylepšenie databázy s výzvou na vylepšenie databázy, kliknite na tlačidlo Nie.

    • Ak sa pri spustení databázy otvorí formulár, zatvorte ho.

    • Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office , ukážte na položku Uložiť ako a potom v časti Uložiť databázu v inom formáte, kliknite na formát súboru, do ktorého chcete konvertovať.

    • V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov novej databázy.

      Poznámka : Pokiaľ nechcete uložiť novú databázu do iného umiestnenia, jej názov sa musí líšiť od názvu pôvodnej databázy. V každom prípade je obyčajne vhodné použiť iný názov, aby ste mohli jednoducho rozlíšiť klientsku databázu od databázy serverovej časti. Ak však vykonávate konverziu do formátu Access 2007, prípona názvu súboru sa zmení z .mdb na .accdb, takže môžete použiť rovnaký názov súboru.

    • Kliknite na tlačidlo Uložiť.

  2. Skonvertovanú databázu rozdeľte na klientsku aplikáciu a aplikáciu serverovej časti. Postupujte pritom podľa nasledujúcich krokov:

    • Na karte Databázové nástroje v skupine Premiestniť údaje kliknite na položku Databáza programu Access. Vzhľad tlačidla

    • V dialógovom okne Rozdeľovač databázy kliknite na položku Rozdeliť databázu.

    • Zadajte názov pre databázu serverovej časti a kliknite na položku Rozdeliť.

  3. Odstráňte databázu serverovej časti, ktorú vytvoril nástroj Rozdeľovač databázy – dávajte pozor, aby ste neodstránili pôvodnú databázu.

  4. Prepojenie novej klientskej databázy a tabuľkami v pôvodnej databáze: na karte Databázové nástroje v skupine Databázové nástroje kliknite na položku Správca prepojenej tabuľky. Vzhľad tlačidla

  5. Kliknite na položku Vybrať všetko a potom začiarknite políčko Vždy zobraziť výzvu na zadanie nového umiestnenia.

  6. Kliknite na tlačidlo OK, vyhľadajte staršiu verziu databázy a potom na ňu dvakrát kliknite.

    Ak je všetko v poriadku, program Access zobrazí hlásenie s konštatovaním, že všetky vybrané prepojené tabuľky boli úspešne obnovené.

    Teraz môžete novú klientsku databázu vylepšiť tak, aby podporovala nové funkcie pre tých používateľov, ktorí inovovali na verziu Access 2000, Access 2002-2003 alebo Access 2007. Používatelia, ktorí majú k dispozícii predchádzajúce verzie, môžu naďalej používať staršiu verziu databázy.

    Ak chcete, novú klientsku databázu môžete tiež skonvertovať aj na inú verziu. Ak bola napríklad pôvodná databáza vo formáte Access 2000, môžete vytvoriť jednu klientsku databázu vo formáte Access 2002-2003 pre používateľov tejto verzie a ďalšiu klientsku databázu vo formáte Access 2007 pre používateľov tejto verzie. Obidve klientske databázy budú prepojené na údaje uložené v súbore programu Access 2000.

Na začiatok časti

Použitie klientskej aplikácie a aplikácie serverovej časti vo viacerých verziách programu Access

Ak je databáza programu Access už rozdelená na klientska/serverová aplikácia, do formátu súboru programu Access 2000, Access 2002-2003 alebo Access 2007 stačí skonvertovať len klientsku databázu. V databáze serverovej časti nie je potrebné vykonať žiadne zmeny.

Nasledujúci postup ukazuje spôsob použitia príkazu Uložiť databázu ako na skonvertovanie klientskej databázy do niektorého z týchto troch novších formátov: Access 2000, Access 2002-2003 alebo Access 2007. Tento príkaz zachová pôvodnú databázu v originálnom formáte a vytvorí kópiu databázy v určenom formáte.

  1. Zatvorte klientsku databázu. Ak je súbor databázy programu Access určený pre viacerých používateľov a je umiestnený na serveri alebo v zdieľanom priečinku, skontrolujte, či databázu nemá otvorenú iný používateľ.

  2. Spustite program Access 2007.

  3. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom na položku Otvoriť.

  4. Vyhľadajte umiestnenie klientskej databázy a potom na ňu dvakrát kliknite, čím danú databázu otvoríte.

    Ak sa zobrazí dialógové okno Vylepšenie databázy s výzvou na vylepšenie databázy, kliknite na tlačidlo Nie.

  5. Ak sa pri spustení databázy zobrazí formulár, zatvorte ho.

  6. Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office , ukážte na položku Uložiť ako a potom v časti Uložiť databázu v inom formáte, kliknite na formát súboru, do ktorého chcete konvertovať.

  7. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov novej databázy.

  8. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Teraz môžete novú klientsku databázu vylepšiť tak, aby podporovala nové funkcie pre používateľov, ktorí inovovali na verziu Access 2000, Access 2002-2003 alebo Access 2007.

Na začiatok časti

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×