Základné úlohy v Outlooku

Outlook dokáže všetky e-maily, kalendáre, kontakty, úlohy a zoznamy úloh usporadúvať na jednom mieste. Východiskovým bodom pre toto usporiadanie je vaše e-mailové konto. Z neho môžete začať pracovať s e-mailovými správami, premieňať ich na úlohy a plánované činnosti a ukladať informácie o používateľoch, s ktorými spolupracujete, ako svoje kontakty, aby ste si vôbec nemuseli pamätať e-mailové adresy ani telefónne čísla. Tu je stručný prehľad niektorých základných úloh:

Začíname

Vašou prvou činnosťou je vytvorenie konta v programe Outlook. Po jeho vytvorení môžete začať prijímať a odosielať e-mailové správy, používať kalendár, vytvárať kontakty a pracovať s úlohami v programe Outlook.

Ak ste na danom počítači používali staršiu verziu programu Outlook, nastavenie konta prebehne automaticky. Ak ste staršiu verziu nepoužívali, pri prvom spustení programu Outlook sa spustí automatické nastavenie konta, ktoré vás týmto procesom prevedie.

Budete požiadaní o zadanie mena, e-mailovej adresy a hesla. Zvyčajne to stačí, ak je však automatické nastavenie neúspešné, Outlook si vyžiada niekoľko ďalších informácií, napríklad názov e-mailového servera. Ak túto informáciu nemáte, podrobnosti vám môže poskytnúť poskytovateľ e-mailovej služby.

Tlačidlo Pridať konto v zobrazení Backstage

Poznámka : Ak budete chcieť neskôr pridať ďalšie e-mailové konto, vyberte položky Súbor > Pridať konto a spustite automatické nastavenie konta.

Panel Rýchly prístup

Panel Rýchly prístup predstavuje dôležitú súčasť pri používaní programu Outlook. Pomocou neho sa jednoduchým spôsobom dokážete premiestňovať medzi hlavnými funkciami programu Outlook – Pošta, Kalendár, Ľudia a Úlohy. Panel je niečím navyše popri štandardných kartách a pásoch s nástrojmi. Poskytuje vám škálu nástrojov a možností, aby ste mohli používať a spravovať Outlook.

Panel Rýchly prístup sa zvyčajne nachádza v dolnej časti okna programu Outlook. V závislosti od vybratých nastavení zobrazuje názvy tlačidiel (ľavý obrázok) alebo ikony (pravý obrázok) priradené názvom funkcií.

Panel na rýchly prístup k Outlooku so zobrazenými tlačidlami Pošta, Kalendár, Ľudia, Úlohy a Ďalšie možnosti (tri bodky)

Panel na rýchly prístup k Outlooku so zobrazenými ikonami Pošta, Kalendár, Ľudia, Úlohy a Ďalšie možnosti

Zmena obsahu panela Rýchly prístup

Môžete určiť, ktoré tlačidlá (alebo ikony) sa na paneli Rýchly prístup zobrazia, a dokonca môžete určiť aj poradie ich zobrazenia.

  1. Vyberte položky Ďalšie Viac možností > Možnosti navigácie.

    Výber položky Ďalšie (tri bodky) na paneli rýchleho prístupu na zobrazenie možností navigácie

  2. V dialógovom okne Možnosti navigácie postupujte takto:

    Dialógové okno Možnosti navigácie zobrazené z panela rýchleho prístupu

    • Ak chcete zmeniť počet tlačidiel alebo ikon, ktoré sa zobrazia na paneli, zväčšite alebo zmenšite predvolený počet 4 pre nastavenie Maximálny počet viditeľných položiek.

    • Ak chcete namiesto názvov zobrazovať ikony, vyberte začiarkavacie políčko Kompaktná navigácia.

    • Ak chcete zmeniť spôsob usporiadania tlačidiel alebo ikon, vyberte možnosť v poli Zobraziť v tomto poradí a potom vyberte položku Posunúť nahor alebo Posunúť nadol.

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

    Tip : Ak sa vám nepáčia zmeny, ktoré ste urobili, alebo iba chcete začať vykonávať odznova, vyberte položku Obnoviť.

Pomocou e-mailu sa spojíte s ľuďmi vo vašej organizácii aj mimo nej. K e-mailovým správam môžete pridávať elektronický podpis a prílohy.

Vytvorenie novej e-mailovej správy

  1. V ľubovoľnom poštovom priečinku (napríklad Doručená pošta) vyberte položku Nový e-mail.

    Nový e-mail

    Klávesová skratka:    Ak chcete vytvoriť e-mailovú správu, stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Shift+M.

  2. Po dokončení e-mailu vyberte položku Odoslať.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie e-mailovej správy.

Pridávanie podpisu e-mailu do správ

Môžete vytvoriť prispôsobené podpisy, ktoré sa budú zobrazovať v dolnej časti správ. Podpisy môžu pozostávať z textu, obrázkov, vašej elektronickej vizitky, loga alebo dokonca obrázka vášho rukou písaného podpisu.

Vytvorenie podpisu

  1. V novej správe vyberte položky Podpis > Podpisy.

    Podpis

  2. Na karte Podpis e-mailu vyberte položku Nový.

  3. Zadajtemeno a potom vyberte položku OK.

  4. V časti Vyberte predvolený podpis postupujte takto:

    • Zo zoznamu E-mailové konto vyberte e-mailové konto, ku ktorému chcete podpis priradiť.

    • Zo zoznamu Nové správy vyberte podpis, ktorý chcete automaticky pridávať do všetkých nových e-mailových správ. Ak nechcete, aby boli vaše e-mailové správy automaticky podpisované, môžete túto možnosť ignorovať, pretože ako predvolená hodnota je nastavená možnosť (nie je).

    • Zo zoznamu Odpovede alebo preposlania vyberte podpis, ktorý sa má automaticky pridávať (automatické podpisovanie), keď odpovedáte na správy alebo ich preposielate. V opačnom prípade si ponechajte predvolenú možnosť (nie je).

  5. V časti Upraviť podpis zadajte podpisa potom vyberte položku OK.

Pridanie podpisu

  • V novej správe vyberte položku Podpis a potom vyberte požadovaný podpis.

    Podpis

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie a pridanie podpisu do e-mailovej správy.

Preposlanie e-mailovej správy alebo odpovedanie na e-mailovú správu

  1. Na páse s nástrojmi alebo na table na čítanie vyberte položku Odpovedať, Odpovedať všetkým alebo Preposlať

    Odpoveď na správu

  2. V poli Komu, Kópia alebo Skrytá vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:

    • Ak chcete pridať príjemcu, kliknite do príslušného poľa a zadajte jeho meno.

    • Ak chcete príjemcu odstrániť, kliknite do príslušného poľa, vyberte jeho meno a potom stlačte kláves Odstrániť.

Ďalšie informácie nájdete v téme Odpovedanie na e-mailovú správu a preposielanie e-mailovej správy.

Pridanie prílohy do e-mailovej správy

Ak chcete zdieľať určitý súbor, môžete ho priložiť k správe. Priložiť môžete aj iné položky programu Outlook, napríklad správy, kontakty alebo úlohy.

  1. Vytvorte novú správu alebo vyberte existujúcu správu a vyberte položku Odpovedať, Odpovedať všetkým alebo Preposlať.

  2. V okne správy vyberte položky Správa > Priložiť súbor.

    Priloženie súboru do správy

Ďalšie informácie nájdete v téme Priloženie súboru, správy, kontaktu alebo úlohy do e-mailovej správy.

Otvorenie alebo uloženie prílohy e-mailovej správy

Prílohu môžete otvoriť z tably na čítanie alebo z otvorenej správy. Prílohu môžete po jej otvorení a zobrazení uložiť. Ak má správa viaceré prílohy, môžete ich uložiť naraz ako skupinu alebo po jednej.

Otvorenie prílohy

V závislosti od verzie programu Outlook, ktorý používate, môže existovať viacero možností otvorenia prílohy.

  • Dvakrát kliknite na prílohu.

Ďalšie informácie nájdete v téme Otvorenie príloh.

Uloženie prílohy

  1. Vyberte prílohu na table na čítanie alebo v otvorenej správe.

  2. Na karte Prílohy v skupine Akcie vyberte položku Uložiť ako. Môžete tiež na prílohu kliknúť pravým tlačidlom a potom vybrať položku Uložiť ako.

    Ukladanie vo formáte prílohy

Ďalšie informácie nájdete v téme Uloženie príloh.

Vedľajším produktom vášho osobného aj pracovného života sú plánované činnosti a schôdze a kalendár je ideálny prostriedok na spravovanie oboch. Pomocou programu Outlook môžete tiež nastaviť pripomenutia plánovaných akcií.

Vytvorenie plánovanej činnosti v kalendári

Plánované činnosti nie sú v programe Outlook to isté ako schôdze. Plánované činnosti sú činnosti, ktoré môžete naplánovať v kalendári a ktoré nezahŕňajú pozývanie iných osôb ani rezervovanie prostriedkov (napr. konferenčnej miestnosti alebo vybavenia).

Kliknutie na položku Kalendár

  • V priečinku Kalendár vyberte položku Nová plánovaná činnosť. Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na mriežku kalendára a potom vybrať položku Nová plánovaná činnosť.

    Nová plánovaná činnosť v kalendári

    Klávesová skratka:    Ak chcete vytvoriť plánovanú činnosť, stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Shift+A.

Ďalšie informácie nájdete v téme Naplánovanie plánovanej činnosti.

Plánovanie schôdze

Schôdza v programe Outlook zahŕňa účasť ďalších osôb a môže zahŕňať prostriedky, akoje napr. konferenčná miestnosť. Odpovede na žiadosti o schôdzu sa ukladajú do priečinka Doručená pošta.

  • V priečinku Kalendár vyberte položku Nová schôdza.

    Nová schôdza v kalendári

Klávesová skratka:    Ak chcete vytvoriť novú žiadosť o schôdzu z ľubovoľného priečinka v programe Outlook, stlačte kombináciu klávesov CTRL+SHIFT+Q.

Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie schôdze s ostatnými osobami.

Nastavenie pripomenutia

Pripomenutia sa zobrazujú v kontextovom okne s upozornením, aby ste nezmeškali dôležité termíny. Nastavovať a odstraňovať možno pripomenutia pre takmer ľubovoľnú položku programu Outlook vrátane e-mailových správ, plánovaných činností a kontaktov.

Pre plánované činnosti alebo schôdze

  • Otvorte okno Plánovaná činnosť alebo Schôdza a v poli so zoznamom Pripomenutie vyberte čas pred plánovanou činnosťou alebo schôdzou, kedy sa má zobraziť pripomenutie. Ak chcete pripomenutie vypnúť, vyberte položku Žiadne.

Pre e-mailové správy, kontakty a úlohy

  • Vyberte položky Spracovať > Pridať pripomenutie.

Tip : Pomocou pripomenutí môžete e-mailové správy rýchlo označiť príznakom ako položky určené na vybavenie. Správa sa následne zobrazí v zozname Úlohy, pripomenutie sa však nepridá automaticky. Ak chcete pridať pripomenutie, kliknite pravým tlačidlom myši na príznak v zozname správ. Alebo ak máte otvorenú správu, vyberte položky Spracovať > Pridať pripomenutie.

Spracovanie

Ľudia

Ľudia je názov sektora pre tie osoby a spoločnosti, ktoré tvoria vaše pracovné a osobné kontakty. Výber kontaktu je úplne vo vašej kompetencii a jediné obmedzenia, ktoré sa naň môžu vzťahovať, sú tie, ktoré ste si vy alebo vaša spoločnosť nastavili. Vaša spoločnosť môže mať napríklad pravidlá korešpondencie s určitými externými e-mailovými adresami.

Vytvorenie kontaktu

Kontakt môže mať jednoduchú podobu mena a e-mailovej adresy, môže zahŕňať napríklad aj ďalšie podrobné informácie, ako napríklad adresu, viacero telefónnych čísiel, obrázok a dátum narodenín. Svoje kontakty nájdete v časti Ľudia na paneli odkazov v ľavom dolnom rohu okna programu Outlook.

Ľudia

  • V zobrazení Ľudia vyberte položku Nový kontakt.

    Nový kontakt

    Klávesová skratka:    Ak chcete vytvoriť kontakt z ľubovoľného priečinka v programe Outlook, stlačte kombináciu klávesov CTRL+SHIFT+C.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie alebo pridanie kontaktu.

Získanie zoznamu kontaktov z vášho adresára programu Outlook

Odporúča sa uložiť si kópie kontaktov z adresára. V programe Outlook 2013 alebo Outlook 2016 pre Windows môžete stiahnuť súbor kontaktov s hodnotami oddelenými čiarkou (.csv) do svojho zariadenia a otvoriť ho v programe Excel.

  1. Otvorte program Outlook a vyberte položky Súbor > Otvoriť a exportovať > Importovať alebo exportovať.

    Choose Open & Export, and then choose Import/Export.

  2. V Sprievodcovi importom a exportom vyberte položky Exportovať do súboru > Ďalej.

  3. Vyberte položku Hodnoty oddelené čiarkou a potom na stránke Exportovať do súboru vyberte položku Kontakty ako priečinok na export z vášho konta.

    Posuňte sa nahor a vyberte priečinok kontaktov na export.

    Dôležité : Skôr než budete pokračovať, uistite sa, že vybratý priečinok kontaktov je pripojený k e-mailovému kontu. Je to dôležité najmä v prípade, že vykonávate tieto kroky z počítača inej osoby.

  4. Vyberte položky Ďalej > Prehľadávať a potom prejdite do umiestnenia, kam sa má uložiť súbor s hodnotami oddelenými čiarkou (.csv).

  5. Zadajte názov súboru a potom vyberte položky OK > Ďalej.

    Uloženie adresára kontaktov vo formáte súboru .csv

  6. Výberom tlačidla Dokončiť spustite proces exportu.

    Poznámka :  Po dokončení exportu Outlook nebude správu zobrazovať.

Otvorenie súboru .csv s kontaktmi

Súbor s hodnotami oddelenými čiarkou (.csv), ktorý obsahuje exportované kontakty, sa zvyčajne otvorí v programe Excel.

  1. Prejdite do umiestnenia, kam ste uložili súbor .csv a otvorte ho.

  2. Potvrďte, že v tomto súbore sa nachádzajú vaše kontakty.

    Príklad outlookového súboru vo formáte .csv otvoreného v Exceli

    Poznámka : Súbor môže obsahovať aj prázdne bunky. Je to bežné.

  3. Zatvorte súbor bez akýchkoľvek zmien, aby sa zabránilo potenciálnym problémom pri importe súboru na inom zariadení, ktoré má rovnakú verziu programu Outlook alebo inú e-mailovú službu.

Vytvorenie úlohy

Mnohí používatelia si vytvárajú zoznam úloh, ktoré treba vybaviť – na papieri, v tabuľke alebo na papieri a zároveň aj v elektronickej podobe. V programe Outlook môžete rozličné zoznamy spojiť do jedného, nastaviť si pripomenutia a sledovať priebeh úloh.

  1. Otvorte Outlook a na karte Domov v skupine Nová vyberte možnosť Nové položky.

  2. Vyberte položku Úloha, vyplňte formulár pre úlohu podľa potreby a potom vyberte položku Uložiť a zavrieť.

Klávesová skratka:    Ak chcete vytvoriť novú úlohu, stlačte kombináciu klávesov Ctrl + Shift + K.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie úloh a položiek zoznamu úloh.

Priradenie úlohy

  1. Vyberte Ikona Úlohy na paneli rýchleho prístupu v Outlooku na paneli Rýchly prístup alebo položku Úlohy na navigačnom paneli.

  2. Použite jeden z nasledovných postupov:

    • Vyberte Ikona novej úlohy na páse s nástrojmi alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Shift+K a vytvorte úlohu.

      alebo

    • Otvorte existujúcu úlohu.

  3. Vyberte položku Priradiť úlohu.

    Príkaz Priradiť úlohu na páse s nástrojmi

  4. Vo formulári úlohy postupujte takto:

    • Do poľa Komu azadajte meno alebo e-mailovú adresu.

    • Pridajte predmet, vyberte počiatočný termíntermín splnenia a nastavte stavpriority podľa potreby.

      Vlastnosti priradenej úlohy – Počiatočný dátum a Termín splnenia

    • Ponechajte predvolené začiarknutie políčok V zozname úloh uchovávať aktualizovanú kópiu tejto úlohyPo dokončení úlohy zaslať záverečnú správu o stave, alebo zrušte ich začiarknutie.

    • Ak je to potrebné, napíšte správu do bloku obsahu pod začiarkavacími políčkami.

  5. Ak si prajete úlohu opakovať, vyberte na páse s nástrojmi položku Opakovanie, vyberte požadované možnosti v dialógovom okne Opakovanie úlohy a potom vyberte položku OK.

    Poznámka : Ak priradíte opakujúcu sa úlohu, jej kópia zostane automaticky v zozname úloh, no nikdy sa neaktualizuje. Ak vyberiete začiarkavacie políčko Po dokončení úlohy zaslať záverečnú správu o stave, po každom dokončení opakujúcej sa úlohy dostanete správy o stave.

  6. Vyberte položku Odoslať.

Tip : Outlook dokáže sledovať priebeh úlohy priradenej jednej osobe. Ak chcete, aby na úlohe pracovalo viacero ľudí, môže byť užitočné úlohu rozdeliť na menšie časti alebo priradiť každú úlohu samostatne. Ak napríklad potrebujete sledovať zostavu, ktorú majú napísať traja autori, vytvorte tri samostatné úlohy a priraďte jednotlivé úlohy príslušným autorom.

Prijatie alebo odmietnutie priradenej úlohy

Úloha, ktorá vám bola priradená, sa zobrazí v priečinku Doručená pošta.

Príkazy Prijať a Zamietnuť v zadaní úlohy zobrazenom na table na čítanie

  • Na table na čítanie vyberte príkaz Prijať alebo Zamietnuť.

    alebo

    Otvorte úlohu, vyberte na páse s nástrojmi položku Prijať alebo Zamietnuť, a bez ohľadu na vybratú možnosť vyberte položku Upraviť odpoveď pred odoslaním alebo Poslať odpoveď teraz a potom vyberte položku OK.

    Poznámka : Prijaté úlohy sa zobrazia vo vašom zozname úloh programu Outlook.

Ak otvoríte úlohu, môžete na ňu odpovedať, môžete odpovedať všetkým, alebo ju môžete preposlať osobe, ktorá vám úlohu pridelila, ako aj ďalším ľuďom. Môžete pridať aj komentár v príslušnej časti správy.

Zobrazenie úlohy

  1. Otvorte Outlook a na paneli Rýchly prístup vyberte položku Ikona Úlohy na paneli rýchleho prístupu v Outlooku .

  2. Vo svojom zozname Zoznam úloh alebo Úlohy dvakrát kliknite na položku a zobrazte úplný formulár.

Spôsob zobrazenia úloh môžete kedykoľvek zmeniť.

  • Na karte Domov v skupine Aktuálne zobrazenie vyberte iné zobrazenie.

    Možnosti aktuálneho zobrazenia úloh .

Tlač tabuľky

Môžete si vybrať spôsob zobrazenia úloh. Potom sa úloha vytlačí, podľa toho, čo ste vybrali tlačiť a v akom formáte – v štýle tabuľky alebo štýle oznamu. Ak si napríklad vyberiete vytlačiť jednu úlohu, potom je k dispozícii na tlač iba štýl oznamu. Ak sa však rozhodnete vytlačiť zoznam, ako je napríklad zoznam úloh, dostupná bude tiež tlač formátu v štýle tabuľky.

  1. Vyberte Ikona Úlohy na paneli rýchleho prístupu v Outlooku na paneli Rýchly prístup.

    Panel Rýchly prístup v Outlooku

  2. Vyberte jednu úlohu v zozname Zoznam úloh alebo Úlohy, alebo vyberte priečinok.

  3. Vyberte postupne položky Súbor > Tlačiť a vyberte požadovaný formát (ak je k dispozícii) v nastaveniach.

Tlač e-mailovej správy, kontaktu alebo položky kalendára

V programe Outlook môžete vytlačiť položky, ako sú napríklad e-mailové správy, kontakty, položky kalendára, aj väčšie zobrazenia, ako sú kalendáre, adresáre alebo zoznamy obsahu priečinkov pošty.

  1. V programe Outlook kliknite na položku alebo priečinok, ktoré chcete vytlačiť.

  2. Vyberte položku Súbor > Tlačiť.

Tlačiť

Ďalšie informácie nájdete v téme Tlač položiek v Outlooku.

Boli tieto informácie užitočné?

Skvelé? Máte nejaké ďalšie pripomienky?

Ako sa môžeme zlepšiť?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

×