Zákaznícka prípadová štúdia: Prechod z Excelu do Accessu

Niekedy prebieha tvorba obchodného riešenia pomocou programu Excel, napriek tomu, že vhodnejšie by bolo použiť program Access. Excel bol pôvodne určite dobrým riešením, avšak v súčasnosti množstvo údajov narástlo tak, že nastal čas na používanie databázového programu. Našťastie môžete premiestniť svoje obchodné údaje z Excelu do Accessu.

Cancer Lifeline, nezisková organizácia so sídlom v Seattli, pôvodne navrhla svoj systém na sledovanie grantov pomocou Excelu. Po problémoch s redundanciou údajov sa rozhodli, že je načase vyskúšať Access.

Dr. Kerry Fowler poskytuje dobrovoľnú IT podporu pre organizáciu Cancer Lifeline. Súhlasil s rozhovorom, v ktorom sme sa rozprávali o IT potrebách organizácie Cancer Lifeline, jeho úlohe a technickom pozadí, spôsobe, akým používali Excel a čo sa im podarilo dosiahnuť s Accessom.

Rozhovor, 1. časť

ST: Som Steven Thomas a píšem pre lokalitu Office Online. Dnes som navštívil Dr. Kerry Fowlera v organizácii Cancer Lifeline. Cancer Lifeline je nezisková organizácia, ktorá ľuďom pomáha zvládať život s rakovinou.

ST: Dr. Fowler, môžete v krátkosti popísať, aký typ podpory organizácia Cancer Lifeline ľuďom poskytuje?

KF: Zdravím ťa, Steven. Organizácia Cancer Lifeline poskytuje nemedicínsku podporu ľuďom, ktorých život zasiahla rakovina. Túto skupinu tvoria pacienti, rodinní príslušníci, priatelia a kolegovia, takže ide o pomerne široké spektrum.

ST: Čo máte na mysli pod pojmom nemedicínska podpora?

KF: Ľudia neprichádzajú do Cancer Lifeline, aby dostali medicínske rady. Chodia k nám na rôzne krúžky, máme krúžky telocviku, jogy, kreatívneho písania, aranžovania kvetov. Vďaka týmto aktivitám vytvárame pre pacientov trpiacich rakovinou komunitu, takže môžu byť v kontakte s inými pacientmi.

ST: Ďakujem za tieto informácie, znie to ako naozaj pestrá ponuka veľmi dôležitých služieb. Vyštudovali ste vysokú školu, odbor bioinformatika, je to tak?

KF: Nie, vyštudoval som organickú chémiu.

ST: Aha, prepáčte, takže organickú chémiu.

KF: Nič sa nestalo.

ST: Ako vám táto skutočnosť pomáha v rámci organizácie Cancer Lifeline?

KF: Niekoľko rokov som pôsobil vo farmaceutickom priemysle a vývoji liečiv a keď sa moje miesto zrušilo z dôvodu zlúčenia spoločností, začal som pracovať v organizácii Cancer Lifeline ako dobrovoľník. Moja manželka je generálnou riaditeľkou tejto organizácie a ja som sa viac ako 10 rokov venoval chemickej informatike, takže práca s informáciami, najmä veľkými plochými kartotékami, mi nerobila žiaden problém. Musel som sa naučiť niekoľko príkazov UNIX a podobné veci, ale nemal som žiadne skúsenosti s relačnými databázami.

ST: Môžete mi trochu priblížiť svoje činnosti pri spravovaní informácií, ktoré sú súčasťou vašej dobrovoľníckej práce?

KF: Samozrejme. Keď som začínal, riešil som len každodenné IT záležitosti, napríklad nefungujúcu tlačiareň alebo myš. Neskôr som si však všimol, že prebiehajú rôzne akcie, napríklad fond na pomoc pacientom, v ktorom ľudia používali hárky programu Excel na ukladanie informácií spred niekoľkých rokov. Šlo o informácie o šekoch, ktoré boli vyplatené ľuďom, aby mohli zaplatiť hypotéku alebo náklady na liečbu a dopravu.

ST: Takže šlo o množstvo rôznych súborov?

KF: V hárkoch bolo veľa položiek.

ST: Takže to bol jeden veľký hárok?

KF: Presne tak, jeden veľký hárok s množstvom kariet. Nevedeli však presne zistiť, koľko peňazí dostala konkrétna osoba za daný rok, akú sumu prijali za posledné 4 roky, koľkým ľuďom pomáhajú s platením hypotéky.

ST: Vyzerá to samozrejme ako klasický problém, ktorý nastane, keď do Excelu zapíšete obrovské množstvo údajov a potom sa snažíte z takéhoto hárka získať podrobnosti.

KF: Vyzeralo to, že sme na pokraji kolapsu a stačí už len malý krôčik k úplnej katastrofe. Preto som sa rozhodol, že sa pustím do učenia programu Microsoft Access, aby som tento problém vyriešil. Ďalšou vecou bolo, že údaje sa opätovne zadávali viackrát.

ST: Aké typy údajov?

KF: Iba názvy, mená ľudí, poštové smerovacie čísla, mená sociálnych pracovníkov, rôzne takéto položky.

ST: Takže k jednej osobe sa napríklad vzťahovalo niekoľko rôznych záznamov?

KF: Presne tak, mohli ste tam napríklad nájsť mimoriadne „kreatívne“ tvary názvu Seattle.

ST: Jasné, takže prečo práve program Access? Mali ste ho jednoducho len práve k dispozícii alebo ste si ho zaobstarali na tento účel? Čo vás k tomu priviedlo?

KF: Access je u nás bežne k dispozícii, pretože organizácia Cancer LifeLine používa balík Microsoft Office a program Small Business Server 2003, takže každý počítač má program Access. Sám som vyskúšal Access približne pred rokom, ale nedostal som sa ďaleko, takže som usúdil, že je to pre mňa dobrá príležitosť, ako sa s ním naučiť pracovať a snáď aj pomôcť organizácii Cancer LifeLine napĺňať jej ciele.

ST: Skvelé, myslím si, že to bolo dobré rozhodnutie. Mám trocha skúseností s prácou v Accesse, nie toľko ako v Exceli, ale viem, na čo je tento program určený, a že na typ spravovania, o ktorom ste hovorili, je jednoznačne vhodnejší.

ST: Dáme si krátku prestávku a potom budeme v našom rozhovore pokračovať.

Rozhovor, 2. časť

ST: Opäť vás zdraví Steven Thomas a prináša druhú časť rozhovoru s Dr. Kerry Fowlerom z organizácie Cancer Lifeline.

ST: Poďme si povedať niečo o prechode z programu Excel do programu Access. Koľko práce to asi obnášalo? Je už prechod dokončený?

KF: Myslím si, že prácu nemáte nikdy úplne dokončenú, najmä ak pracujete so staršími údajmi, ktoré sa nachádzali v hárku, kde sa mohla nachádzať zvláštna, neželaná interpunkcia. Celkovo si myslím, že najnáročnejšie bolo pre mňa zosúladenie údajov. Skúsim to stručne opísať. Myslím si, že zosúladenie typov údajov je dôležité. To som asi povedal hlúposť.

ST: Nie je to hlúposť, je dôležité a zároveň náročné mať v údajoch poriadok, pretože Excel je o niečo zhovievavejší v tom, ktoré údaje prijme a ktoré nie.

KF: Presne tak, čistenie údajov. Zistil som, že najnáročnejšia bola práca so starými údajmi, odstraňovanie duplikátov, hľadanie pravopisných chýb, zvláštnej interpunkcie a obnovenie poriadku, aby bol import do Accessu jednoduchší a aby nevznikali chyby. S hárkom programu Excel alebo textovým súborom, ktorý chcete importovať, je skutočne veľa práce. Keď je všetko zosúladené, samotné importovanie je naozaj jednoduché.

ST: Spôsobilo toto všetko dočasné pozastavenie obchodných procesov?

KF: Nie, ľudia pracovali ďalej. Jedna z vecí, ktorým som sa začal venovať – okrem práce s databázou pomoci pacientom – je staršia databáza programu Access, ktorá je v podstate veľký poštový zoznam a ide vlastne len o jednu veľkú plochú kartotéku. Snažím sa to celé vyčistiť a uľahčiť tak vyhľadávanie duplikátov.

ST: Takže vaši pracovníci databázu fondu na pomoc pacientom v súčasnosti používajú?

KF: Áno.

ST: Existujú však stále excelové údaje, ktoré ste do nej ešte neimportovali. Ide o staršie údaje, ktoré sa ešte len chystáte importovať.

KF: Presne tak. Importoval som informácie z roku 2008, čaká ma však ešte čistenie a importovanie údajov z rokov 2004 až 2007.

ST: Dobre, takže nikto nemusel na nič čakať ani nič podobné?

KF: Nie. Pre súčasné potreby je to vyhovujúce.

ST: Akým ďalším výzvam ste čelili alebo čelíte pri tvorbe nového systému vrátane tohto druhého, o ktorom hovoríte?

KF: Existuje niekoľko vecí, ktoré sú pre Access špecifické. Trochu som bojoval s jazykom Visual Basic a používaním funkcie Dlookup(), aby všetko fungovalo správne. V určitých prípadoch musíte mať všetky úvodzovky a hranaté zátvorky na správnom mieste, inak to nebude fungovať. Z celkového hľadiska to však bolo oveľa jednoduchšie, ako som očakával, a je veľmi motivujúce pracovať na niečom, čo následne dobre funguje.

ST: Vykonávate v Accesse nejaké činnosti, ktoré ste predtým v Exceli nerobili, pretože to nebolo praktické? Niečo nové okrem bežných funkcií, niečo na štýl ukladania údajov do rôznych tabuliek a podobne?

KF: Jedna z vecí, ktoré som sa naučil používať a teraz už viem, že by pre skúseného používateľa mala byť samozrejmá, je napríklad to, že poštové smerovacie číslo je s ohľadom na mesto, štát a okres nadbytočná informácia. Preto som zjednodušil vstup údajov pre poštové zoznamy tak, aby bolo potrebné naimportovať len poštové smerovacie číslo. Výsledkom je tabuľka všetkých poštových smerovacích čísel v USA s príslušným štátom, mestom a okresom. Celý proces to výrazne zjednodušilo a predchádzame tak pravopisným chybám.

ST: To je skvelé. A čo vykazovanie? Zaznamenali ste nejaké zlepšenie schopnosti tvoriť výkazy, odkedy ste prešli na Access?

KF: Áno, spomínal som, že pri používaní hárkov programu Excel bolo ťažké zistiť, koľko peňazí dostala konkrétna osoba za konkrétne časové obdobie. Teraz som vďaka systému Access schopný vytvárať výkazy s automatickým generovaním žiadostí o šek, označiť ich kódmi pre príslušný typ rakoviny, ktorou daná osoba trpí, a vygenerovať súhrnný hárok pre finančné oddelenie, v ktorom sú uvedené najrôznejšie šeky, ktoré boli v daný týždeň vystavené pre jednotlivých zákazníkov, ako aj medzisúčty.

ST: Super, to znie ako skvelé zlepšenie. Na záver mi prezraďte, čo na to hovoria vaši kolegovia? Dostali ste od niekoho spätnú väzbu na oba procesy a produkt, ktorý ste pre nich vytvorili?

KF: Sú naozaj nadšení. Vo fonde na pomoc pacientom to naozaj zjednodušilo celý proces. Keďže chybovosť je menšia, sme schopní vystaviť viac šekov, čo v minulosti predstavovalo skutočný problém. Finančné oddelenie nám vždy muselo odoslať informácie späť, aby sme ich opravili, čo sa už teraz tak často nestáva, takže výhody pociťujú priamo naši klienti, čo je naozaj skvelé.

ST: To je fantastické, naozaj dobrá správa. Ďakujem veľmi pekne za rozhovor a čoskoro sa vám určite opäť ozvem, aby som zistil, ako sa vám darí s fondom na pomoc pacientom a s vaším druhým projektom, pripomeňte mi, čoho sa týkal?

KF: V novom projekte ide o spomínaný veľký poštový zoznam.

ST: Databáza poštového zoznamu. Určite sa vám opäť ozvem, aby som zistil, ako sa vám darí. Ďakujem ešte raz.

KF: Bolo mi potešením.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×