Výber spôsobu ukladania a spravovania záznamov

Centrum záznamov

Obsah z celého podniku je možné odosielať do Centra záznamov. Následne je tento obsah smerovaný na príslušné miesto, kde sú mu pridelené potrebné povolenia a politiky, ako napríklad uplynutie platnosti a auditovanie.

Metaúdaje alebo informácie o údajoch zohrávajú kľúčovú úlohu a pomáhajú spravovať informácie a neskôr ich načítať. Funkcie ako typy obsahu, organizátor obsahu a virtuálne priečinky pomáhajú pri používaní metaúdajov.

Medzi funkcie Centra záznamov patrí:

• Identifikácia dokumentu    Každému dokumentu môže byť priradený jedinečný identifikátor, ktorý sa zachová aj po tom, čo sa stane záznamom. Týmto spôsobom je možné jednoducho odkazovať na záznamy prostredníctvom identifikátora bez ohľadu na to, kam sa dokument premiestni.

• Viacfázové uchovávanie    Politiky uchovávania údajov môžu pozostávať z viacerých fáz, čím umožnia určiť celý životný cyklus dokumentu ako jednu politiku (napríklad kontrolovať zmluvy každý rok a odstrániť ich po siedmich rokoch).

• Zostavy auditu pre jednotlivé položky    Môžete generovať prispôsobenú zostavu auditu pre individuálny záznam.

• Hierarchické plány súborov    Môžete vytvárať rozsiahle hierarchické štruktúry priečinkov a spravovať uchovávanie údajov pre každý súbor v hierarchii (alebo dediť z nadradených priečinkov).

• Zostava plánu súborov    Môžete generovať správy o stave zobrazujúce počet položiek na každej úrovni plánu súborov spolu so súhrnom politík uchovávania údajov na každom uzle plánu. Taxonómia a centralizované typy obsahu: Archív bude príjemcom celopodnikových taxonómií a typov obsahu, čím sa zaručí konzistencia a prenos kontextu medzi priestormi na spoluprácu a archívom. Budúce príspevky sa budú bližšie venovať inováciám v taxonómii z roku 2010.

• Taxonómia a centralizované typy obsahu    Archív bude príjemcom celopodnikových taxonómií a typov obsahu, čím sa zaručí konzistencia a prenos kontextu medzi priestormi na spoluprácu a archívom. Budúce príspevky sa budú bližšie venovať inováciám v taxonómii z roku 2010.

• Organizátor obsahu    Smerovač záznamov môže používať metaúdaje na smerovanie prichádzajúcich dokumentov do správneho umiestnenia v hierarchickom pláne súborov. Umožňuje napríklad automaticky zabezpečiť pravidlá pre odoslaný obsah. Ak je napríklad kúpna zmluva určená pre Projekt Alfa, položku je potrebné odoslať do podpriečinka Zmluvy Alfa a použiť pre ňu politiky uchovávania údajov tohto podpriečinka.

• Virtuálne priečinky    Plán súborov je vynikajúcim spôsobom spravovania odkladacieho priestoru, často však pri vyhľadávaní požadovaného obsahu nie je vhodné použiť navigáciu podľa času. Centrum záznamov Sharepointu 2010 používa novú funkciu nazývanú Navigácia metaúdajov, ktorá umožňuje vystaviť kľúčové metaúdaje formou virtuálnych priečinkov:

Na začiatok stránky

Správa umiestnených záznamov

Zapnúť správu umiestnených záznamov možno na akejkoľvek lokalite. Lokalitu je možné nakonfigurovať ako systém správy záznamov. V tomto type systému je možné ukladať záznamy spolu s aktívnymi dokumentmi v priestore na spoluprácu.

Správa umiestnených dokumentov umožňuje riadiť obsah v priestoroch na spoluprácu. Niektoré sharepointové dokumenty (alebo blogy, wiki, webové stránky a položky zoznamov) preto môžu byť deklarované ako záznamy. Prostredníctvom tohto systému je možné predísť odstráneniu alebo úprave takýchto záznamov, ak je to potrebné podľa definície záznamu platnej v danej organizácii.

Auditovanie, uchovávanie údajov, uplynutie platnosti, vytváranie zostáv, pracovné postupy záznamov, vyhľadávanie eDiscovery a blokovanie vymazania na právne účely sú funkciami, ktoré môžete použiť v priestore na spoluprácu pri vytváraní rovnováhy medzi užitočnosťou SharePointu pre koncového používateľa a potrebou spravovania informácií.

Záznamy môžu byť deklarované manuálne, ako súčasť väčšieho procesu v rámci pracovného postupu alebo ako plánovaná časť uchovávania dokumentu, napríklad po dvoch rokoch. Obsah sa po deklarovaní záznamu nepremiestni do archívu, ale zostane na pôvodnom mieste, aby ho používatelia našli a mohli s ním naďalej pracovať.

Používanie systému správy umiestnených záznamov má niekoľko ďalších výhod:

• Záznamy môžu existovať a je možné ich spravovať na viacerých lokalitách.

• Ak je povolené vytváranie verzií, uchovávanie verzií záznamov je automatické.

• Vyhľadávanie možno vykonávať zároveň pre záznamy aj pre aktívne dokumenty.

• Lepšie riadenie funkcie záznamu v organizácii a práv na vytvorenie záznamu.

Na začiatok stránky

Čo je potrebné zohľadniť pri plánovaní riešenia

Ak sa rozhodujete, či je lepšie spravovať záznamy v oddelených centrách záznamov alebo na tej istej spolupracujúcej lokalite, v ktorej boli dokumenty vytvorené, mali by ste zohľadniť tieto otázky:

• Je riadenie spolupracujúcej lokality vhodné na spravovanie záznamov?

• Podlieha predmet regulačným požiadavkám, ktoré určujú, že záznamy majú byť oddelené od aktívnych dokumentov?

• Môže byť správca spolupracujúcej lokality poverený spravovaním lokality obsahujúcej záznamy?

• Niekedy je vhodné ukladať záznamy na lokalite používajúcej obmedzenejší prístup než spolupracujúca lokalita alebo na lokalite zálohovanej odlišným plánom.

• Ako dlho sa bude spolupracujúca lokalita používať? Ak by bolo potrebné uchovávať záznamy dlhšie, ako je samotný priebeh projektu, výber stratégie správy umiestnených záznamov by zapríčinil, že by bolo potrebné udržiavať spolupracujúcu lokalitu, aj keď sa už prestane používať.

• Budú členovia projektu opakovane potrebovať prístup k dokumentom aj po tom, čo sa stanú záznamami? Použitie postupu umiestnených záznamov zaručí, že členovia projektu budú mať rovnaký prístup k aktívnym dokumentom aj k záznamom.

• Zodpovedajú správcovia záznamov organizácie len za záznamy alebo sú zodpovední za všetky informácie bez ohľadu na to, či sú aktívne alebo len záznamy? Ak sú správcovia záznamov zodpovední len za oficiálne záznamy, je pre nich jednoduchšie mať oddelené centrum záznamov.

Na začiatok stránky