Vytvorenie zoskupenej alebo súhrnnej zostavy

Informáciám je často ľahšie porozumieť, ak sú rozdelené do skupín. Zostava zoskupujúca napríklad predaj podľa oblasti môže zvýrazniť trendy, ktoré inak môžu zostať nepovšimnuté. Okrem toho, umiestnenie súčtov na konci každej skupiny v zostave môže nahradiť množstvo práce s kalkulačkou.

Program Microsoft Office Access 2007 zjednodušuje prácu so zoskupenými zostavami. V Sprievodcovi zostavou možno vytvoriť základnú zoskupenú zostavu, pridať zoskupenie a zoradenie do existujúcej zostavy alebo zmeniť už nadefinované možnosti zoskupenia a zoradenia.

Obsah tohto článku

Vysvetlenie zoskupenia, sekcií zostáv a ovládacích prvkov

Vytvorenie novej zoskupenej zostavy pomocou Sprievodcu zostavou

Doladenie zostavy

Pridanie polí a ďalších ovládacích prvkov do existujúcej zostavy

Pridanie alebo úprava zoskupenia a zoradenia v existujúcej zostave

Uloženie, vytlačenie alebo odoslanie zostavy

Poznámky

Vysvetlenie zoskupenia, sekcií zostáv a ovládacích prvkov

Ak nemáte skúsenosti so zoskupenými zostavami, vhodné je získať určité znalosti o zoskupovaní a zoraďovaní, ako aj o rôznych sekciách zostáv a typoch ovládacích prvkov. Ak sú vám tieto témy známe, môžete prejsť na sekciu Vytvorenie novej zoskupenej zostavy pomocou Sprievodcu zostavou.

Zoskupenie a zoradenie

Pri tlačení zostavy sa obyčajne požaduje usporiadať záznamy v určitom poradí. Ak sa tlačí napríklad zoznam dodávateľov, údaje možno zoradiť v abecednom poradí podľa názvu spoločnosti.

V mnohých zostavách zoradenie záznamov nepostačuje. Niekedy ich treba rozdeliť do skupín. Skupina predstavuje súhrn záznamov vrátane úvodných a súhrnných informácií, ako je napríklad hlavička, zobrazených so záznamom. Skupina pozostáva z hlavičky skupiny, vnorených skupín (ak existujú) a päty skupiny.

Zoskupenie umožňuje vizuálne oddeliť skupiny záznamov a zobraziť úvodné a súhrnné údaje pre každú skupinu. Nasledovná zostava napríklad zoskupuje predaj podľa dátumu dodania a vypočítava celkovú čiastku predaja za každý deň.

Zoskupená zostava so súčtami

1. Dátum je na začiatku skupiny.

2. Súčet uzatvára skupinu.

Spôsob fungovania zoskupenia možno vidieť pri porovnaní zostavy zoznamu výrobkov podľa kategórie (na nasledovnej ilustrácii) s údajovým hárkom podkladového dotazu, ktorým je zoznam výrobkov. Zostava aj dotaz zoraďujú výrobky podľa kategórie, ale zostava vytlačí názov každej kategórie v samostatnom riadku na začiatku každej skupiny (v hlavičke skupiny) a počet výrobkov každej kategórie v samostatnom riadku na konci každej skupiny (v päte skupiny).

Zostava výrobkov podľa kategórie

1. Názov kategórie sa zobrazí v každom riadku údajového hárka.

2. Názov kategórie sa zobrazí v hlavičke skupiny iba raz pre každú skupinu zostavy.

3. Súčet pre kategóriu sa zobrazí v päte na konci každej skupiny.

4. Záznamy sa zobrazia v údajovom hárku ako jedna veľká skupina.

5. Záznamy pre každú kategóriu sa v zostave zobrazia ako oddelená sekcia na začiatku s hlavičkou skupiny a na konci s pätou skupiny.

Zoskupovať možno podľa ľubovoľných polí a výrazov, podľa ktorých sa zoraďuje (maximálne 10). Podľa rovnakého poľa alebo výrazu môžete zoskupovať viackrát. Ak zoskupujete podľa viac ako jedného poľa alebo výrazu, program Office Access 2007 vnorí skupiny podľa ich úrovne zoskupenia. Prvé pole, podľa ktorého zoskupujete, je prvou a najvýznamnejšou úrovňou zoskupenia. Druhé pole, na základe ktorého sa zoskupuje, je ďalšou úrovňou zoskupenia a pod. Nasledujúci obrázok ukazuje spôsob, ako program Office Access 2007 vnára skupiny.

Hierarchia hlavičky a päty

1. Každá hlavička skupiny je spárovaná s pätou skupiny.

Hlavička skupiny sa obyčajne používa na zobrazenie údajov identifikujúcich skupinu v oddelenej sekcii na začiatku skupiny. Päta skupiny sa zvyčajne používa na súhrn údajov v skupine v oddelenej sekcii na konci skupiny.

Na začiatok stránky

Sekcie zostavy

V programe Access je návrh zostavy rozdelený do sekcií. Ak chcete vytvoriť užitočné zostavy, musíte pochopiť fungovanie sekcií. Sekcia, v ktorej chcete umiestniť vypočítavaný ovládací prvok, napríklad určuje, ako program Access vypočítava výsledky. Nasledovný zoznam obsahuje súhrn typov sekcií a ich použitie.

  • Hlavička zostavy    Vytlačí sa raz na začiatku zostavy. Hlavička zostavy slúži pre informácie, ktoré by sa bežne zobrazili na titulnej strane, ako je logo alebo názov a dátum. Hlavička zostavy sa vytlačí pred hlavičkou strany. Ak sa do hlavičky zostavy vloží vypočítavaný ovládací prvok, hodnota sa vypočíta pre celú zostavu. Ak napríklad umiestnite do hlavičky zostavy ovládací prvok, ktorý používa agregačnú funkciu Súčet, vypočíta sa súčet pre celú zostavu.

  • Hlavička strany    Vytlačí sa na vrchu každej strany. Hlavička strany sa používa napríklad na zopakovanie názvu zostavy na každej strane.

  • Hlavička skupiny     Vytlačí sa na začiatku každej novej skupiny záznamov. Hlavička skupiny sa používa na vytlačenie názvu skupiny. V zostave, ktorá je zoskupená napríklad podľa výrobku, sa hlavička skupiny použije na vytlačenie názvu výrobku. Pri umiestnení vypočítavaného ovládacieho prvku používajúceho agregačnú funkciu Súčet do hlavičky skupiny bude súčet platiť pre aktuálnu skupinu.

  • Podrobnosti    Vytlačia sa raz pre každý riadok v zdroji záznamov. Sekcia podrobností je miesto, kde sa umiestnia ovládacie prvky, ktoré tvoria hlavné telo zostavy.

  • Päta skupiny     Vytlačí sa na konci každej skupiny záznamov. Päta skupiny sa používa na tlačenie súhrnných informácií o skupine.

  • Päta strany    Vytlačí sa na konci každej strany. Päta strany sa používa na tlačenie čísel strán alebo informácií, ktoré budú na každej strane.

  • Päta zostavy    Vytlačí sa raz na konci zostavy. Päta zostavy sa používa na vytlačenie súčtov zostavy alebo iných súhrnných informácií pre celú zostavu.

    Poznámka : V návrhovom zobrazení sa päta zostavy zobrazí pod pätou strany. Keď sa však zostava tlačí alebo sa zobrazuje jej ukážka, päta zostavy sa nachádza nad pätou strany, hneď za pätou poslednej skupiny alebo riadkom podrobností na poslednej strane.

Na začiatok stránky

Čo sú ovládacie prvky?

Ovládacie prvky sú objekty, ktoré zobrazujú údaje, vykonávajú činnosti a umožňujú zobraziť a pracovať s informáciami, ktoré rozširujú používateľské rozhranie. Patria sem napríklad popisy a obrázky. Program Access podporuje tri typy ovládacích prvkov: viazané, neviazané a vypočítavané. Nasledujúci zoznam obsahuje súhrn týchto ovládacích prvkov a ich použitie.

  • Viazaný ovládací prvok    Ovládací prvok, ktorého zdroj údajov je pole v tabuľke alebo dotaze. Viazané ovládacie prvky sa používajú na zobrazenie hodnôt z polí v databáze. Hodnoty môžu byť text, dátumy, čísla, hodnoty Áno/Nie, obrázky alebo grafy. Najbežnejším typom viazaného ovládacieho prvku je textové pole. Textové pole, ktoré vo formulári zobrazuje napríklad priezvisko zamestnanca, môže tieto informácie získať z poľa Priezvisko v tabuľke Zamestnanci.

  • Neviazaný ovládací prvok    Ovládací prvok, ktorý nemá zdroj údajov. Neviazané ovládacie prvky slúžia na zobrazenie informácií, čiar, obdĺžnikov a obrázkov. Neviazaným ovládacím prvkom je napríklad popis, ktorý zobrazuje názov zostavy.

  • Vypočítavaný ovládací prvok    Ovládací prvok, ktorého zdroj údajov nie je pole, ale výraz. Požadovaná hodnota v ovládacom prvku sa špecifikuje definovaním výrazu ako zdroja údajov pre ovládací prvok. Výraz je kombináciou operátorov (ako = a +), názvov ovládacích prvkov, názvov polí, funkcií vracajúcich jednu hodnotu a konštánt. Nasledovný výraz vypočítava cenu položky s 25-percentnou zľavou tak, že vynásobí hodnotu v poli JednotkováCena konštantou 0,75.

= [Unit Price] * .75

Výraz môže používať údaje z poľa podkladovej tabuľky alebo dotazu zostavy, prípadne z ovládacieho prvku zostavy.

Pri vytváraní zostavy je asi najefektívnejšie najskôr pridať a usporiadať všetky viazané ovládacie prvky, najmä ak tvoria väčšinu ovládacích prvkov v zostave. Potom pomocou nástrojov v skupine Ovládacie prvky na karte Návrh možno pridať neviazané a vypočítavané ovládacie prvky, ktoré návrh finalizujú.

Obrázok pása s nástrojmi programu Access

Ovládací prvok sa na pole viaže pomocou identifikácie poľa, z ktorého ovládací prvok získava údaje. Ovládací prvok viazaný na vybraté pole môžete vytvoriť tak, že dané pole do zostavy presuniete pomocou myši z tably Zoznam polí. (Tabla Zoznam polí zobrazuje polia podkladovej tabuľky alebo dotazu zostavy.) Ak chcete zobraziť tablu Zoznam polí, postupujte nasledovne:

  • Na karte Návrh kliknite v skupine Nástroje na položku Pridať existujúce pole. Obrázok tlačidla

  • Stlačte klávesy ALT+F8.

Keď dvakrát kliknete na pole alebo ho presuniete pomocou myši do zostavy z tably Zoznam polí, vytvoríte viazaný ovládací prvok.

Ďalšou možnosťou viazania poľa na ovládací prvok je zadanie názvu poľa do samotného ovládacieho prvku alebo do poľa pre hodnotu vlastnosti ZdrojOvládaciehoPrvku v hárku vlastností daného ovládacieho prvku. Hárok vlastností definuje charakteristiky ovládacieho prvku, ako je názov, zdroj údajov alebo formát. Ak chcete zobraziť hárok vlastností, stlačte kláves F4.

Použitie tably Zoznam polí je najlepším spôsobom na vytvorenie viazaného ovládacieho prvku z dvoch príčin:

  • Viazaný ovládací prvok má priložený popis, ktorý predvolene preberie názov poľa (alebo popis definovaný pre pole v podkladovej tabuľke alebo dotaze), takže používateľ nemusí popis zadávať manuálne.

  • Viazaný ovládací prvok dedí množstvo rovnakých nastavení ako pole v podkladovej tabuľke alebo dotaze (ako sú vlastnosti Formát, PočetDesatinnýchMiest a VstupnáMaska). Z toho dôvodu je isté, že vlastnosti pre pole zostanú rovnaké vždy pri vytváraní ovládacieho prvku viazaného na dané pole.

Ak máte neviazaný ovládací prvok a chcete ho naviazať na pole, nastavte pre ovládací prvok vlastnosť ZdrojOvládaciehoPrvku na názov poľa.

Na začiatok stránky

Vytvorenie novej zoskupenej zostavy pomocou Sprievodcu zostavou

Sprievodca zostavou predloží niekoľko otázok a následne podľa odpovedí vytvorí zostavu. Jedna z otázok sa pýta na polia, ktoré sa majú použiť na zoskupenie zostavy. Po vytvorení môžete zostavu hneď použiť alebo ju prispôsobiť tak, aby zodpovedala vašim požiadavkám. Pred spustením Sprievodcu zostavou sa musíte rozhodnúť pre zdroj údajov.

Výber zdroja záznamov

Zostava obsahuje informácie získané z tabuľky alebo dotazu a informácie uložené v návrhu zostavy, ako sú popisy, hlavičky a grafické prvky. Tabuľka alebo dotaz, ktorý poskytuje podkladové údaje, sa tiež nazýva zdrojom záznamov zostavy. Pred vytvorením zostavy si treba rozmyslieť, aké informácie chcete zahrnúť. Medzi vybratými poľami musia byť polia, podľa ktorých chcete zoskupovať alebo vykonať súhrn. Ak všetky polia, ktoré chcete zahrnúť, existujú v jednej tabuľke, použite ju ako zdroj záznamov. Ak sa polia získavajú z viacerých tabuliek, musíte ako zdroj záznamov použiť dotaz. Dotaz už pravdepodobne v databáze existuje, alebo môžete vytvoriť špecifický dotaz, ktorý vyhovuje požiadavkám zostavy.

Ak sa chcete dozvedieť viac o dotazoch, využite prepojenia v časti tohto článku s názvom Pozrite tiež.

Spustenie Sprievodcu zostavou

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Zostavy na položku Sprievodca zostavou. Obrázok tlačidla

    Program Access spustí Sprievodcu zostavou.

    Výber poľa v Sprievodcovi zostavou

  2. Kliknite na rozbaľovací zoznam Tabuľky alebo dotazy a vyberte tabuľku alebo dotaz obsahujúci polia, ktoré chcete mať v zostave.

  3. Polia vyberiete tak, že na ne dvakrát kliknete v zozname Dostupné polia.

    Program Access ich presunie do zoznamu Vybraté polia. Ak chcete pridať alebo odstrániť vybraté pole, prípadne pridať alebo odstrániť všetky polia, môžete tiež použiť tlačidlá umiestnené medzi poľami Dostupné polia a Vybraté polia.

  4. Ak chcete pridať do zostavy aj polia z inej tabuľky alebo dotazu, kliknite opäť na rozbaľovací zoznam Tabuľky alebo dotazy, vyberte inú tabuľku alebo dotaz a pokračujte v pridávaní polí.

  5. Po skončení pridávania polí kliknite na tlačidlo Ďalej.

Zoskupenie záznamov v Sprievodcovi zostavou

Zoskupenie umožňuje organizovať a usporiadať záznamy podľa skupiny, ako napríklad podľa oblasti alebo predajcu. Skupiny môžu byť vnorené, aby bolo možné jednoducho zistiť vzťahy medzi skupinami a rýchlo vyhľadať požadované informácie. Zoskupenie sa tiež používa na vypočítanie súhrnných informácií, ako sú súčty a percentuálne hodnoty.

Ak do zostavy zahrniete viac tabuliek, sprievodca preskúma vzťahy medzi tabuľkami a určí, ako možno zobraziť informácie.

  1. Na strane Sprievodcu zostavou s otázkou Chcete pridať úrovne zoskupenia? kliknite v zozname na názov poľa a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  2. Ak chcete pridať úrovne zoskupenia, v zozname dvakrát kliknite na názvy polí a pridajte ich do zostavy.

    Úroveň zoskupenia možno tiež odstrániť, ak na ňu dvakrát kliknete v zobrazení strany na pravej strane dialógového okna. Tlačidlá so šípkami slúžia na pridanie alebo odstránenie úrovní zoskupenia a nastavenie priority úrovne zoskupenia. Postupujte tak, že vyberiete úroveň zoskupenia a kliknutím na tlačidlá so šípkami nahor alebo nadol nastavíte prioritu. Program Access pridá každú úroveň zoskupenia a zobrazí ju vnorenú do nadradenej úrovne zoskupenia.

    Pridanie úrovní zoskupenia v Sprievodcovi zostavou

  3. Kliknutím na položku Možnosti zoskupenia zobrazíte dialógové okno Intervaly zoskupenia.

    Intervaly zoskupenia v Sprievodcovi zostavou

  4. Pre každé pole úrovne zoskupenia môžete voliteľne vybrať interval zoskupenia.

    Interval zoskupenia umožňuje prispôsobiť zoskupenie záznamov. Na predchádzajúcom obrázku sú záznamy zoskupené podľa poľa DátumDodania, čo je pole typu Date/Time. Sprievodca zostavou v zozname Intervaly zoskupenia ponúkne možnosti výberu podľa typu poľa. Keďže pole DátumDodania je typu Date/Time, môžete vybrať zoskupenie podľa skutočnej hodnoty (Normálne) alebo podľa intervalov Rok, Štvrťrok, Mesiac, Týždeň, Deň, Hodina a Minúta. Ak by pole bolo typu Text, mohli by ste vybrať zoskupenie podľa celého poľa (Normálne) alebo napríklad podľa prvých piatich znakov. Pre číselný typ údajov možno vybrať zoskupenie podľa hodnoty (Normálne ) alebo podľa rozsahu vybratých intervalov.

    Po výbere intervalu zoskupenia kliknite na tlačidlo OK.

  5. Kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdete na ďalšiu stranu sprievodcu.

Zoradenie a zhrnutie záznamov

Záznamy možno zoradiť podľa maximálne štyroch polí, a to buď vo vzostupnom alebo zostupnom poradí.

  1. Kliknite na prvý rozbaľovací zoznam a vyberte pole, podľa ktorého chcete vykonať zoradenie.

    Kliknutím na tlačidlo na pravej strane zoznamu môžete prepnúť medzi vzostupným a zostupným radením (predvolená je možnosť Vzostupne). Môžete tiež kliknúť na druhý, tretí a štvrtý rozbaľovací zoznam a vybrať ďalšie zoraďovacie polia.

    Spôsob zoradenia v Sprievodcovi zostavou

  2. Ak chcete zhrnúť číselné polia, kliknite na tlačidlo Možnosti súhrnu.

    Všimnite si, že tlačidlo Možnosti súhrnu sa zobrazí iba v prípade, že v sekcii podrobností zostavy je najmenej jedno číselné pole. Sprievodca zobrazí dostupné číselné polia.

    Možnosti súhrnu v Sprievodcovi zostavou

  3. Začiarknutím políčka pod vybratou možnosťou Súčet, Priemer, Min. alebo Max. zahrniete tieto výpočty do päty skupiny.

    Môžete tiež zobraziť podrobnosti a súhrn, alebo iba súhrn. V prípade súhrnu sa zobrazia súčty pre každú hodnotu DátumDodávky (ak ste začiarkli napríklad políčko pre Súčet), ale podrobnosti objednávky sa vynechajú. Zobraziť môžete aj percentá z celkových súčtov.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

  5. Postupujte podľa pokynov na zvyšných stranách Sprievodcu zostavou. Na poslednej strane môžete upraviť názov zostavy. Názov sa zobrazí na prvej strane zostavy. Program Access zostavu uloží, pričom jej názov použije ako názov dokumentu. Neskôr možno názov zostavy aj názov dokumentu upraviť.

  6. Kliknite na tlačidlo Dokončiť. Program Access automaticky uloží zostavu a zobrazí ju ako ukážku pred tlačou, ktorá zobrazuje, ako bude zostava vyzerať pri tlačení.

Na postupné zobrazenie strán alebo na zobrazenie ľubovoľnej strany zostavy môžete použiť navigačné tlačidlá v dolnej časti ukážky. Kliknite na navigačné tlačidlá alebo do poľa čísla strany zadajte číslo strany, ktorú chcete zobraziť a stlačte kláves ENTER.

V zobrazení ukážky pred tlačou môžete zobrazenie priblížiť a zobraziť tak podrobnosti, alebo môžete zobrazenie vzdialiť a skontrolovať umiestnenie údajov na strane. Umiestnite ukazovateľ myši nad zostavu a jedenkrát kliknite. Kliknite znova, ak chcete použiť opačný efekt lupy. Použiť môžete aj ovládací prvok Lupa, ktorý sa nachádza v stavovom riadku.

Na začiatok stránky

Doladenie zostavy

Je pravdepodobné, že Sprievodca zostavou neprinesie presne také výsledky, ktoré požadujete vo svojej zostave. Môžete napríklad chcieť pridať text, prispôsobiť šírku stĺpcov, pridať logo a pod. Program Access ponúka dve zobrazenia, kde môžete upraviť zostavy: zobrazenie rozloženia a návrhové zobrazenie. V tejto časti sú stručne popísané.

Zobrazenie rozloženia

Zobrazenie rozloženia predstavuje najjednoduchší spôsob na robenie zmien v zostave a poskytuje najviac nástrojov na doladenie zostavy. V tomto zobrazení môžete prispôsobiť šírku stĺpcov, usporiadať stĺpce a pridať alebo opraviť úrovne zoskupenia a súčty. Do návrhu zostavy môžete umiestniť nové polia a nastaviť vlastnosti zostavy a jej ovládacích prvkov. Výhodou zobrazenia rozloženia je to, že pri vykonávaní zmien formátu zostavy sú zobrazené údaje, čím možno okamžite vidieť vplyv zmien na zobrazenie údajov.

Ak chcete otvoriť zostavu v zobrazení rozloženia, pravým tlačidlom myši kliknite na zostavu na navigačnej table a potom kliknite na položku Zobrazenie rozloženia Obrázok tlačidla .

Na úpravu vlastností zostavy a jej ovládacích prvkov a sekcií môžete použiť hárok vlastností. Hárok vlastností zobrazíte stlačením klávesu F4.

Na pridanie polí z podkladovej tabuľky alebo dotazu do návrhu zostavy môžete použiť tablu Zoznam polí. Tablu Zoznam polí zobrazíte nasledovne:

  • Na karte Formát kliknite v skupineOvládacie prvky na položku Pridať existujúce polia. Obrázok tlačidla

Návrhové zobrazenie

Ak v zobrazení rozloženia nemôžete v zostave urobiť určité zmeny, vyskúšajte návrhové zobrazenie. Návrhové zobrazenie zobrazí podkladovú štruktúru zostavy a poskytne viac návrhárskych nástrojov a možností ako zobrazenie rozloženia. Môžete tu použiť napríklad širšiu paletu ovládacích prvkov, môžete presnejšie prispôsobiť zarovnanie ovládacích prvkov, a taktiež máte možnosť nastaviť viac vlastností ako v zobrazení rozloženia.

Ak chcete otvoriť zostavu v návrhovom zobrazení, pravým tlačidlom myši kliknite na zostavu na navigačnej table a potom kliknite na tlačidlo Návrhové zobrazenie Obrázok tlačidla .

Na začiatok stránky

Pridanie polí a ďalších ovládacích prvkov do existujúcej zostavy

Každé pole, popis, čiara alebo obrázok, ktoré sú zobrazené v zostave, sa vytvorili pomocou určitého typu ovládacieho prvku. Najčastejšie používaným ovládacím prvkom v zostave je textové pole. To sa bežne používa na zobrazenie údajov z podkladového zdroja záznamov zostavy. Pridaním polí z tably Zoznam polí môžete vytvoriť textové polia, ktoré sú úž viazané na polia v zdroji záznamov.Textové polia môžete do zostavy pridať aj počas práce v návrhovom zobrazení (vtedy ich musíte sami naviazať na polia v zdroji záznamov). Výhodou návrhového zobrazenia je, že okrem viazaných textových polí možno pridať množstvo ďalších typov ovládacích prvkov, ako sú obdĺžniky, zlomy strán a grafy. Táto sekcia popisuje oba spôsoby pridávania ovládacích prvkov do zostavy.

Pridanie polí do existujúcej zostavy

Zobrazenie rozloženia je odporúčaným zobrazením pre pridávanie polí do zostavy. Pridávať však možno aj v návrhovom zobrazení. Ak chcete pridať pole, najskôr skontrolujte, či je zobrazená tabla Zoznam polí. Tabla Zoznam polí obsahuje zoznam všetkých polí, ktoré možno umiestniť do zostavy. Tablu Zoznam polí zobrazíte stlačením klávesov ALT+F8.

Pridanie polí z tably Zoznam polí

  • Ak chcete pridať jedno pole, presuňte ho pomocou myši z tably Zoznam polí do sekcie zostavy, kde chcete toto pole zobraziť.

  • Ak chcete naraz pridať niekoľko polí, kliknite na prvé pole, podržte stlačený kláves CTRL a kliknite na každé ďalšie požadované pole. Potom vybraté polia pomocou myši presuňte do zostavy.

Pri umiestnení polí vytvorí program Access ovládací prvok viazaného textového poľa pre každé pole a vedľa všetkých polí automaticky umiestni ovládací prvok popisu.

Poznámka : 

  • Ak pridáte pole zo súvisiacej tabuľky, program Access pridá príslušnú úroveň zoskupenia.

  • Ak pridáte pole z inej (nesúvisiacej) tabuľky, program Access zobrazí dialógové okno, v ktorom môžete určiť spôsob vytvorenia vzťahu tabuľky k existujúcemu zdroju údajov pre zostavu.

Ak chcete zobraziť, aké vzťahy medzi tabuľkami existujú v databáze, alebo ak chcete pridať nové vzťahy, vykonajte nasledovnú akciu:

  • Na karte Nástroje databázy kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Vzťahy. Obrázok tlačidla

Ďalšie informácie nájdete v článku Vytvorenie, úprava alebo odstránenie vzťahu.

Pridanie ďalších ovládacích prvkov do existujúcej zostavy

Po pridaní poľa z tably Zoznam polí do zostavy sa pre toto pole automaticky vytvorí viazaný ovládací prvok textového poľa. Ďalšie ovládacie prvky, ako napríklad popisy, čiary a obrázky, môžete pridať po prepnutí do návrhového zobrazenia pomocou nástrojov v skupine Ovládacie prvky na karte Návrh.

Obrázok pása s nástrojmi programu Access

Zistenie názvu nástroja

  • Umiestnite nad nástroj ukazovateľ myši.

    Program Access zobrazí názov nástroja.

Vytvorenie ovládacieho prvku pomocou nástrojov v skupine Ovládacie prvky

  • Kliknite na nástroj pre typ ovládacieho prvku, ktorý chcete pridať. Ak chcete napríklad vytvoriť začiarkavacie políčko, kliknite na nástroj Začiarkavacie políčko Obrázok tlačidla .

  • Kliknite na návrh zostavy, kde chcete umiestniť horný ľavý roh ovládacieho prvku. Kliknite raz a vytvorte ovládací prvok predvolenej veľkosti alebo kliknite a pomocou myši v zostave vytvorte ovládací prvok požadovanej veľkosti.

  • Ak ovládací prvok na prvý pokus správne neumiestnite, môžete ho premiestniť podľa tohto postupu:

    • Vyberte ovládací prvok tak, že naň kliknete.

    • Ukazovateľ umiestnite nad ovládací prvok, pokiaľ sa nezmení na štvorstrannú šípku Ukazovateľ a potom ovládací prvok presuňte pomocou myši na zvolené umiestnenie.

Takýmto spôsobom sa vytvorí „neviazaný“ ovládací prvok. Ak ide o typ ovládacieho prvku, ktorý dokáže zobrazovať údaje (napríklad textové pole alebo začiarkavacie políčko), na zobrazenie údajov budete musieť pre ovládací prvok zadať názov poľa alebo výraz do vlastnosti Zdroj ovládacieho prvku.

Zobrazenie hárku vlastností

  • Stlačte kláves F4.

Poznámka : Ak je nová zostava dokončená, uložte svoju prácu.

Na začiatok stránky

Pridanie alebo úprava zoskupenia a zoradenia v existujúcej zostave

Ak máte existujúcu zostavu a chcete do nej pridať zoradenie alebo zoskupenie, alebo chcete upraviť existujúce zoradenie a zoskupenie zostavy, táto sekcia vám poskytne úvodné informácie.

Pridanie zoskupenia, zoradenia a súčtov v zobrazení rozloženia

Jednoduché zoradenie, zoskupenie a súčty možno vykonať pravým kliknutím myši na polia v zobrazení rozloženia a následným výberom operácie z kontextovej ponuky. Ak chcete zostavu prepnúť do zobrazenia rozloženia, pravým tlačidlom myši kliknite na zostavu na navigačnej table a potom kliknite na položku Zobrazenie rozloženia Obrázok tlačidla .

Poznámka : Hoci pokyny v tejto sekcii priamo neodkazujú na tablu Zoskupenie, zoradenie a súčet, odporúčame otvoriť tablu a pozorovať, ako sa mení počas práce. Získate lepší prehľad o tom, čo program Access robí a po oboznámení sa s tablou Zoskupenie, zoradenie a súčet ju môžete použiť na vykonanie ďalších úprav v zostave. Tablu Zoskupenie, zoradenie a súčet zobrazíte nasledovne:

  • Na karte Formát kliknite v skupineZoskupenie a súčty na položku Zoskupiť a zoradiť. Obrázok tlačidla

Zoradenie podľa jedného poľa

  • Pravým tlačidlom myši kliknite na ľubovoľnú hodnotu v poli, ktoré chcete zoradiť.

  • V kontextovej ponuke kliknite na požadovanú možnosť zoradenia. Ak chcete napríklad zoradiť textové pole vo vzostupnom poradí, kliknite na tlačidlo Zoradiť od A po Z Obrázok tlačidla . Ak chcete číselné pole zoradiť v zostupnom poradí, kliknite na tlačidlo Zoradiť od najväčších po najmenšie Obrázok tlačidla .

Program Access zoradí zostavu podľa zadania. Ak je otvorená tabla Zoskupenie, zoradenie a súčet, môžete vidieť, že sa pre pole pridal nový riadok Zoradiť podľa.

Zoradenie podľa viacerých polí

Poznámka : Ak zoradenie vykonáte kliknutím pravým tlačidlom myši na pole v zobrazení rozloženia, môžete naraz zoradiť len jedno pole. Ak použijete zoradenie na iné pole, odstráni sa zoradenie podľa prvého poľa. Zoradenie sa tu správa odlišne ako vo formulároch, kde je môže zadať viac zoradení pomocou kliknutia pravým tlačidlom myši postupne na každé pole a výberom požadovaného spôsobu zoradenia. O vytváraní viacerých úrovní zoradenia sa dozviete v sekcii Pridanie zoskupenia, zoradenia a súčtov pomocou tably Zoskupenie, zoradenie a súčet.

Zoskupenie podľa poľa

  • Pravým tlačidlom myši kliknite na hodnotu v poli, podľa ktorého chcete vykonať zoskupenie.

  • V kontextovej ponuke kliknite na tlačidlo Zoskupovať Obrázok tlačidla .

Program Access pridá úroveň zoskupenia a vytvorí hlavičku skupiny. Ak je otvorená tabla Zoskupenie, zoradenie a súčet, môžete vidieť, že sa pre pole pridal nový riadok Zoskupovať.

Pridanie súčtu do poľa

Táto možnosť umožňuje vypočítať pre pole súčet, priemer, počet alebo inú agregačnú hodnotu. Celkový súčet sa pridá na koniec zostavy a súčty skupín sa pridajú ku skupinám, ktoré existujú v zostave.

  • Pravým tlačidlom myši kliknite na ľubovoľnú hodnotu v poli, ktoré chcete pridať do súčtu.

  • Kliknite na položku Súčet.

  • Kliknite na operáciu, ktorú chcete vykonať: Súčet, Priemer, Spočítať záznamy (ak chcete spočítať všetky záznamy), Spočítať hodnoty (ak chcete spočítať len záznamy, ktoré majú hodnotu v danom poli), Max, Min, Smerodajná odchýlka alebo Odchýlka.

Program Access pridá do päty zostavy ovládací prvok vypočítavaného textového poľa, ktorý vytvorí celkový súčet. Ak zostava obsahuje úrovne zoskupenia, program Access pridá aj päty skupiny (ak ešte neexistujú) a do každej päty umiestni súčet.

Poznámka : Súčty môžete pridať aj tak, že kliknete na pole, ktoré chcete spočítať, a potom na karte Formátovanie v skupine Zoskupenie a súčty kliknete na položku Súčty Obrázok tlačidla .

Pridanie zoskupenia, zoradenia a súčtov pomocou tably Zoskupenie, zoradenie a súčet

Práca v table Zoskupenie, zoradenie a súčet poskytuje najviac možností pri pridávaní a úprave skupín, spôsobu zoradenia alebo možností súčtu v zostave. Pripomeňme si, že zobrazenie rozloženia je vhodné pracovné zobrazenie, kde možno pozorovať vplyv zmien na zobrazenie údajov.

Zobrazenie tably Zoskupenie, zoradenie a súčet

  • V zobrazení rozloženia:

    Na karte Formát kliknite v skupineZoskupenie a súčty na položku Zoskupiť a zoradiť. Obrázok tlačidla

  • V návrhovom zobrazení:

    Na karte Návrh kliknite v skupineZoskupenie a súčty na položku Zoskupiť a zoradiť. Obrázok tlačidla

Program Access zobrazí tablu Zoskupenie, zoradenie a súčet.

Tabla Zoskupenie, zoradenie a súčet

Ak chcete pridať novú úroveň zoradenia alebo zoskupenia, kliknite na položku Pridať skupinu alebo Pridať zoradenie.

Na tablu Zoskupenie, zoradenie a súčet sa pridá nový riadok a zobrazí sa zoznam dostupných polí.

Zoznam polí na table Zoskupenie, zoradenie a súčet

Kliknutím na názov poľa alebo na výraz pod zoznamom polí môžete zadať výraz. Po vybratí poľa alebo zadaní výrazu pridá program Access do zostavy úroveň zoskupenia. Ak sa nachádzate v zobrazení rozloženia, zobrazenie sa okamžite zmení a zobrazí spôsob zoskupenia alebo zoradenia.

Poznámky : 

  • Ak sú už zadefinované viaceré úrovne zoskupenia alebo zoradenia, budete sa možno musieť posunúť nadol na table Zoskupenie, zoradenie a súčet, aby ste našli tlačidlá Pridať skupinu a Pridať zoradenie.

  • V zostave možno definovať maximálne 10 úrovní zoskupenia a zoradenia.

Zmena možností zoskupenia

Každá úroveň zoradenia a zoskupenia má niekoľko možností, ktoré sa môžu nastaviť tak, aby sa získali požadované výsledky.

Možnosti zoskupenia

  • Ak chcete zobraziť všetky možnosti pre úroveň zoskupenia alebo zoradenia, kliknite na položku Ďalšie v úrovni, ktorú chcete zmeniť.

    Možnosti zoskupenia (rozšírené)

  • Ak chcete túto možnosť skryť, kliknite na položku Menej.

Spôsob zoradenia    Spôsob zoradenia možno zmeniť kliknutím na rozbaľovací zoznam spôsobu zoradenia a následným kliknutím na požadovanú možnosť.

Interval skupiny    Toto nastavenie určuje, ako sa záznamy zoskupujú. Možno zvoliť napríklad zoskupenie podľa prvého znaku textového poľa, takže sa zoskupia všetky položky začínajúce na písmeno A, všetky položky začínajúce na písmeno B a pod. Pole s dátumom môžete zoskupiť podľa dňa, týždňa, mesiaca, štvrťroka, prípadne môžete zadať vlastný interval.

Súčty    Na túto možnosť kliknite, ak chcete pridať súčty. Súčty môžete pridať pre viac polí, pričom s jedným poľom môžete vykonať viacero druhov súčtov.

Rozbaľovacie okno súčtov

  • Kliknite na šípku rozbaľovacieho zoznamu Celkom a vyberte pole, ktoré chcete zhrnúť.

  • Kliknite na šípku rozbaľovacieho zoznamu Typ a vyberte typ výpočtu, ktorý sa má vykonať.

  • Výberom položky Zobraziť celkový súčet sa na koniec zostavy (do päty zostavy) pridá celkový súčet.

  • Výberom položky Zobraziť súčty skupín ako % z celkového súčtu sa do päty skupiny pridá ovládací prvok, ktorý pre každú skupinu vypočíta percento z celkového súčtu.

  • Výberom položiek Zobraziť v hlavičke skupiny alebo Zobraziť v päte skupiny sa súčet zobrazí na požadovanom mieste.

Po vybratí všetkých možností pre dané pole môžete kroky zopakovať a vykonať súčet ďalšieho poľa tak, že vyberiete pole z rozbaľovacieho zoznamu Celkom. V opačnom prípade kliknite mimo rozbaľovacieho okna Súčty, čím okno zavriete.

Názov    Umožňuje zmeniť názov poľa, pre ktoré sa vykonáva súčet. Slúži pre hlavičku stĺpca a pre popis polí súčtu v hlavičkách a pätách.

Pridanie alebo úprava názvu:

  • Kliknite na modrý text, ktorý nasleduje za textom s názvom.

    Zobrazí sa dialógové okno Lupa.

  • Do dialógového okna zadajte nový názov a kliknite na tlačidlo OK.

So sekciou hlavičky alebo bez sekcie hlavičky    Toto nastavenie sa používa na pridanie alebo odstránenie sekcie hlavičky, ktorá sa nachádza pred každou skupinou. Pri pridávaní sekcie hlavičky program Access premiestni zoskupovacie pole do hlavičky. Ak sa rozhodnete odstrániť sekciu hlavičky, ktorá obsahuje ovládacie prvky iné ako zoskupovacie pole, program Access zobrazí výzvu na potvrdenie odstránenia ovládacích prvkov.

Bez sekcie päty alebo so sekciou päty    Toto nastavenie sa používa na pridanie alebo odstránenie päty sekcie, ktorá nasleduje za každou skupinou. Ak sa rozhodnete odstrániť sekciu päty, ktorá obsahuje ovládacie prvky, program Access zobrazí výzvu na potvrdenie odstránenia ovládacích prvkov.

Udržiavať skupinu spolu    Nastavenie určuje, ako sú skupiny umiestnené na strane pri tlačení zostavy. Skupiny môžete udržiavať vedľa seba a znížiť tak rozsah listovania pri zobrazení celej skupiny. Tým sa však zvyčajne zvýši množstvo papiera potrebného na vytlačenie zostavy, pretože väčšina strán bude obsahovať prázdne miesto v dolnej časti.

  • Neudržiavať skupinu spolu na jednej strane    Túto možnosť použite, ak vám nevadí „rozbitie“ skupín zlomami strán. Ak skupina obsahuje napríklad 30 položiek, 10 môže byť v dolnej časti jednej strany a zvyšných 20 v hornej časti ďalšej strany.

  • Udržiavať celú skupinu spolu na jednej strane    Táto možnosť pomáha minimalizovať počet zlomov strán v skupine. Ak sa skupina nezmestí na zvyšnú časť strany, program Access ponechá túto časť prázdnu a skupinu umiestni na začiatok ďalšej strany. Veľké skupiny sa môžu aj tak rozkladať na viacerých stranách, ale táto možnosť minimalizuje počet zlomov strán v skupine na maximálnu možnú mieru.

  • Udržiavať záhlavie a prvý záznam pohromade na jednej strane    Pre skupiny s hlavičkami skupín táto možnosť zabezpečuje, že hlavička skupiny sa nevytlačí v dolnej časti strany. Ak program Access určí, že po vytlačení hlavičky nebude priestor pre najmenej jeden riadok údajov, skupina sa začne na nasledujúcej strane.

Zmena priority úrovní zoskupenia a zoradenia

Ak chcete zmeniť prioritu úrovne zoskupenia alebo zoradenia, kliknite na riadok na table Zoskupenie, zoradenie a súčet a potom kliknite na šípku nahor alebo nadol, ktoré sa nachádzajú na pravej strane riadka.

Odstránenie úrovní zoskupenia a zoradenia

Ak chcete odstrániť úroveň zoskupenia alebo zoradenia, kliknite na table Zoskupenie, zoradenie a súčet na riadok, ktorý chcete odstrániť a stlačte kláves DELETE. Môžete tiež kliknúť na tlačidlo Odstrániť, ktoré sa nachádza na pravej strane riadka. Ak sa odstráni úroveň zoskupenia, pričom zoskupovacie pole bolo v hlavičke alebo päte skupiny, program Access ho premiestni do sekcie podrobností zostavy. Odstránia sa všetky ostatné ovládacie prvky, ktoré boli v hlavičke skupiny.

Na začiatok stránky

Vytvorenie súhrnnej zostavy (bez podrobných záznamov)

Ak chcete zobraziť iba súčty (čiže iba informácie z riadkov hlavičky alebo päty), na karte Formátovanie (alebo na karte Návrh v návrhovom zobrazení) v skupine Zoskupenie a súčty kliknite na položku Skryť podrobnosti. Tým sa skryjú záznamy na najbližšej nižšej úrovni zoskupenia, čím sa získa kompaktnejšie vyhotovenie výstupu súhrnných údajov. Hoci sú záznamy skryté, ovládacie prvky v skrytej sekcii sa neodstránia. Kliknite znovu na položku Skryť podrobnosti na obnovenie riadkov podrobností zostavy.

Vytvorenie efektu zoskupenia bez použitia hlavičiek

Účinok zoskupenia možno v zostave dosiahnuť aj bez použitia hlavičiek. Odstránenie hlavičiek vytvorí kompaktnejšiu zostavu, pretože sa ušetrí viac zvislého priestoru strany.

Všeobecný postup zahŕňa odstránenie hlavičky pre každú skupinu, čím sa presunie každé zoskupovacie pole do sekcie podrobností zostavy. Ak chcete obnoviť vizuálny účinok zoskupenia, vlastnosť Skryť duplicity pre každé zoskupovacie pole nastavte na možnosť Áno,

Príklad

Použime túto typickú zoskupenú zostavu, ktorá používa hlavičky skupín:

Zoskupená zostava s hlavičkami skupiny

Môžeme vidieť, že každý názov spoločnosti zaberá celý riadok, rovnako ako každá identifikácia objednávky.

V tomto prípade budete upravovať zostavu tak, aby vyzerala nasledovne:

Zoskupená zostava s odstránenými hlavičkami skupín

  1. Zostavu otvorte v zobrazení rozloženia kliknutím pravým tlačidlom myši na navigačnú tablu a následným kliknutím na položku Zobrazenie rozloženia Obrázok tlačidla .

  2. Na karte Formát kliknite v skupineZoskupenie a súčty na položku Zoskupiť a zoradiť. Obrázok tlačidla

    Poznámka :  Odporúčame začať so skupinou na najnižšej úrovni a pokračovať smerom nahor. V opačnom prípade môže byť zobrazenie zostavy pri práci mätúce.

  3. Kliknite na najnižšiu úroveň zoskupenia v zozname a kliknite na položku Ďalšie.

  4. Z rozbaľovacieho zoznamu sekcie hlavičky vyberte možnosť bez sekcie hlavičky.

    Po odstránení hlavičky program Access uchová textové pole pre zoskupovacie pole tak, že ho presunie do sekcie podrobností. Iné ovládacie prvky v hlavičke skupiny však môžu byť odstránené. Program Access zobrazí varovanie, ak akcia spôsobí odstránenie nejakého ovládacieho prvku. Ak sa v hlavičke skupiny nachádzajú ovládacie prvky, ktoré chcete zachovať, pred vykonaním tejto akcie ich presuňte do inej sekcie zostavy. Ak chcete premiestniť ovládacie prvky do inej sekcie, musíte zostavu prepnúť do návrhového zobrazenia.

    Výsledná zostava je na nasledovnom obrázku. Všimnite si, že prvé pole IdentifikáciaObjednávky je v rovnakom riadku ako prvý podrobný záznam a nie vo vlastnom riadku.

    Zoskupená zostava s odstránenou hlavičkou IdentifikáciaObjednávky

    Položka IdentifikáciaObjednávky sa bohužiaľ zobrazuje v každom riadku podrobností, takže je problém presne rozlíšiť, koľko objednávok zostava obsahuje. Teraz je užitočné nastaviť vlastnosť Skryť duplicity pre ovládací prvok textového poľa. Pri nastavení vlastnosti postupujte nasledovne:

    • Vyberte jednu z opakujúcich sa hodnôt.

    • Ak sa nezobrazuje hárok vlastností, zobrazte ho stlačením klávesu F4.

    • Na karte Formát v hárku vlastností kliknite na rozbaľovací zoznam pre vlastnosť Skryť duplicity a potom kliknite na možnosť Áno.

      Skryjú sa duplicitné položky IdentifikáciaObjednávky. Všimnite si, že sa zobrazí počet objednávok a počet produktov na objednávku.

      Zoskupená zostava s ukrytými duplicitnými položkami IdentifikáciaObjednávky

  5. Ak chcete pokračovať v tomto príklade, zopakujte krok 4 pre úroveň zoskupenia Názov spoločnosti. Konečná zostava vyzerá nasledovne:

    Zoskupená zostava s odstránenými hlavičkami skupín

    Hodnota Názov spoločnosti sa teraz nachádza v tom istom riadku ako prvý podrobný záznam, pričom vlastnosť Skryť duplicity zabraňuje, aby sa hodnota Názov spoločnosti opakovala v každom riadku. V rozsiahlej zostave, ktorá používa niekoľko úrovní zoskupenia, môže ísť o významnú úsporu papiera.

Na začiatok stránky

Uloženie, vytlačenie alebo odoslanie zostavy

Návrh zostavy môžete po uložení použiť viackrát. Návrh zostavy sa nezmení, ale pri tlačení zostavy sa vždy zobrazia aktuálne údaje. Ak zostava vyžaduje zmeny, môžete zmeniť návrh zostavy alebo vytvoriť novú, podobnú zostavu, ktorá je založená na pôvodnej.

Uloženie zostavy

  1. Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Uložiť alebo stlačte klávesy CTRL+S. Obrázok tlačidla

    Môžete tiež kliknúť na tlačidlo Uložiť Obrázok tlačidla na Paneli s nástrojmi Rýchly prístup.

  2. Ak zostava nemá názov, zadajte ho do poľa Názov zostavy a potom kliknite tlačidlo OK.

Uloženie zostavy pod novým názvom

  1. Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Uložiť ako. Obrázok tlačidla

  2. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov do poľa Uložiť zostavu do, v zozname Ako kliknite na položku Zostava a potom kliknite na tlačidlo OK.

Tlač zostavy

Zostavu možno vytlačiť zo zobrazenia ukážky pred tlačou, zobrazenia rozloženia, návrhového zobrazenia, zobrazenia zostavy alebo z navigačnej tably. Skôr ako budete zostavu tlačiť, skontrolujte nastavenie strany, ako napríklad okraje a orientáciu stany. Program Access uloží nastavenie strany spolu so zostavou, takže ho stačí nastaviť iba raz. Nastavenie môžete uložiť neskôr, ak ho potrebujete zmeniť.

Zmena nastavenia strany

  1. Otvorte zostavu v ľubovoľnom zobrazení.

  2. Na karte Rozloženie strany v skupine Strana kliknite na možnosť:

    • Veľkosť Obrázok tlačidla umožňuje vybrať z množstva veľkostí papiera alebo zadať vlastnú veľkosť papiera.

    • Na výšku Obrázok tlačidla umiestni stranu zvislo.

    • Na šírku Obrázok tlačidla umiestni stranu vodorovne.

    • Okraje Obrázok tlačidla umožňuje vybrať niekoľko preddefinovaných šírok okrajov, ale môžete tiež kliknúť na položku Spresnenie a zadať vlastnú šírku okrajov pomocou dialógového okna Nastavenie strany.

    • Zobraziť okraje prepína zobrazenie okrajov na zapnuté alebo vypnuté (iba zobrazenie rozloženia).

    • Stĺpce zobrazí dialógové okno Nastavenie strany. Zadajte požadovaný počet stĺpcov, nastavte požadovanú veľkosť stĺpca a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Tlačiť iba údaje zabráni vytlačeniu všetkých popisov, ktoré sú v zostave. Vytlačia sa iba ovládacie prvky, ktoré sú viazané na údaje v podkladovej tabuľke alebo dotaze. Táto funkcia môže byť užitočná v zostavách, ktoré sa príležitostne tlačia na predtlačené formuláre. Zamedziť môžete vytlačenie popisov v tomto prípade a povoliť ho pri tlači zostavy na prázdny papier.

Poznámka : Ak chcete použiť podrobnejšie nastavenie strany, kliknutím na tlačidlo Nastavenie strany v dolnom pravom rohu skupiny Rozloženie strany zobrazíte dialógové okno Nastavenie strany. Dialógové okno Nastavenie strany možno použiť na prispôsobenie všetkých nastavení, ktoré sú dostupné na karte Rozloženie strany a na výber konkrétnej tlačiarne pre zostavu.

Odoslanie zostavy do tlačiarne

  1. Otvorte zostavu v ľubovoľnom zobrazení alebo vyberte zostavu na navigačnej table.

  2. Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Tlačiť. Tlačidlo Tlač

  3. V dialógovom okne Tlač zadajte výber možností, ako je tlačiareň, rozsah tlače a počet kópií.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Odoslanie zostavy vo forme e-mailovej správy

Zostavu môžete používateľom odoslať vo formáte e-mailovej správy namiesto papierovej formy.

  1. Kliknutím na zostavu na navigačnej table vyberte zostavu, kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku E-mail Obrázok tlačidla .

  2. V dialógovom okne Odoslať objekt ako kliknite na formát súboru, ktorý chcete použiť.

    Dialógové okno Odoslať objekt ako.

  3. Vyplňte zvyšné dialógové okná.

  4. Keď sa zobrazí e-mailový program, zadajte podrobnosti správy a správu odošlite.

Na začiatok stránky

Poznámky

Problém môže vzniknúť, ak zostava používa zoradenie alebo zoskupenie podľa vyhľadávacieho poľa a je vo formáte súboru .accdb, pričom chcete túto zostavu importovať do súboru .mdb a potom ju otvoriť v staršej verzii programu Access.

Vnútorná metóda, podľa ktorej sa vyhľadávacie polia zoraďujú a zoskupujú v súboroch .accdb, nie je kompatibilná so súbormi .mdb. Ak vytvoríte zostavu v súbore typu .accdb a použijete v nej zoskupenie alebo zoradenia podľa vyhľadávacieho poľa, potom túto zostavu exportujete do súboru .mdb (alebo použijete príkaz Uložiť ako na uloženie databázy ako súboru .mdb) a následne sa ju pokúsite otvoriť v staršej verzii programu Access, zostava sa nenačíta.

Ak chcete upraviť zostavu tak, aby sa mohla importovať do súboru .mdb a otvoriť v staršej verzii programu Access, postupujte nasledovne:

  1. Vytvorte kópiu zostavy v súbore .accdb.

  2. Kópiu zostavy otvorte v zobrazení rozloženia.

  3. Ak sa nezobrazuje tabla Zoskupenie, zoradenia a súčet:

    • Na karte Formát kliknite v skupineZoskupenie a súčty na položku Zoskupiť a zoradiť. Obrázok tlačidla

  4. Všetky riadky na table Zoskupenie, zoradenie a súčet odstráňte kliknutím na tlačidlo Odstrániť, ktoré sa nachádza na pravej strane každého riadka.

  5. Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Uložiť alebo stlačte klávesy CTRL+S. Obrázok tlačidla

  6. Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Zavrieť databázu. Obrázok tlačidla

  7. Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Otvoriť. Obrázok tlačidla

  8. Prejdite na súbor .mdb, do ktorého chcete importovať zostavu a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

  9. Kópiu zostavy naimportujte do súboru .mdb.

    Ako?

    1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Import na položku Access. Obrázok tlačidla

    2. Kliknite na položku Prehľadávať.

    3. Prejdite na súbor .accdb obsahujúci zostavu a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    4. Keďže teraz neimportujete žiadne tabuľky, nezáleží na tom, či vyberiete import alebo prepojenia na zdrojové údaje. Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo OK.

    5. V dialógovom okne Import objektov kliknite na kartu Zostavy.

    6. Kliknite na zostavu, ktorú chcete importovať a potom kliknite na tlačidlo OK.

    7. Ak je import úspešný, program Access zobrazí otázku, či chcete uložiť kroky importu na ďalšie použitie. Ak chcete kroky uložiť, označte začiarkavacie políčko Uložiť kroky importu, zadajte požadované informácie a kliknite na položku Uložiť import. Ak kroky nechcete uložiť, kliknite na tlačidlo Zavrieť.

      Program Access naimportuje zostavu a zobrazí ju na navigačnej table.

  10. Otvorte zostavu v zobrazení rozloženia.

  11. Ak sa tabla Zoznam polí nezobrazuje:

    1. Na karte Formát kliknite v skupineOvládacie prvky na položku Pridať existujúce polia. Obrázok tlačidla

  12. Na table Polia dostupné v súvisiacich tabuľkách vyhľadajte tabuľku obsahujúcu pole, ktoré chcete zobraziť v zostave. Pole obsahuje rovnaké hodnoty, aké sú aktuálne zobrazené vyhľadávacím poľom v zostave.

  13. Pole presuňte do zostavy pomocou myši.

    Teraz dva stĺpce zobrazujú rovnakú informáciu.

  14. Pravým tlačidlom myši kliknite na pole, ktoré ste práve pridali, a kliknite na požadovanú možnosť zoradenia.

  15. Odstráňte pole, ktoré ste práve pridali a zoradili.

  16. Ak sa table Zoskupenie, zoradenie a súčet nezobrazuje:

    1. Na karte Formát kliknite v skupineZoskupenie a súčty na položku Zoskupiť a zoradiť. Obrázok tlačidla

  17. Kliknite na tlačidlo Pridať skupinu.

  18. V rozbaľovacom okne Pole alebo výraz kliknite na názov vyhľadávacieho poľa v zostave.

Zostava je teraz zoradená a zoskupená tak, ako bola v súbore .accdb. Uložte a zavrite zostavu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×