Vytvorenie zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Word dokáže získať údaje z rôznych zdrojov na vytvorenie hromadnej korešpondencie. Keďže Word je súčasťou balíka Microsoft Office, dokáže jednoducho prijímať údaje z Outlooku, Excelu a Accessa. Dokáže prijímať údaje z iných zdrojov vrátane webových stránok, textových súborov vo formáte OpenDocument a údajových súborov s oddeľovačmi uložených ako obyčajný text. Ak nemáte existujúci zdroj údajov, môžete jednoducho vytvoriť nový zdroj údajov vo Worde.

Zdroje údajov pre hromadnú korešpondenciu

Tu je niekoľko príkladov zdrojov údajov, ktoré môžete použiť na hromadnú korešpondenciu vo Worde.

  • Tabuľkový hárok programu Excel

    Tabuľkový hárok Excelu funguje dobre ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu, ak sú všetky údaje v jednom hárku a sú dobre naformátované tak, že ich možno bez problémov načítať vo Worde. Ďalšie informácie nájdete v téme Príprava zdroja údajov v Exceli na hromadnú korešpondenciu

  • Zoznam kontaktov programu Outlook

    Kontaktné informácie môžete preniesť priamo zo zoznamu kontaktov programu Outlook do Wordu. Pozrite si tému Exportovanie položiek Outlooku.

  • Zoznam kontaktov Apple

    Môžete exportovať kontakty Apple do excelového tabuľkového hárka a použiť ho ako poštový zoznam na hromadnú korešpondenciu.

  • Databáza programu FileMaker Pro

    Import údajov z FileMaker pre zdroj údajov, ako ju použijete na spracovanie hromadnej korešpondencie.

  • Textové súbory

    Môžete použiť ľubovoľný textový súbor s údajovými poľami oddelenými znakmi tabulátora alebo čiarkami a s údajovými záznamami oddelenými značkami odseku.

Vo Worde možno vytvoriť poštový zoznam na odoslanie hromadnej pošty počas spracovania hromadnej korešpondencie.

  1. V ponuke Zobraziť vyberte položku Rozloženie pri tlači.

  2. Na paneli s nástrojmi Štandardné vyberte položku Nové  Tlačidlo Nový dokument .

    Tento prázdny dokument môžete použiť na vytvorenie zdroja údajov.

  3. V ponuke Nástroje vyberte položku Správca hromadnej korešpondencie.

  4. V časti 1. Výber typu dokumentu vyberte položku Vytvoriť nový a potom vyberte položku Formulárové listy.

  5. V časti 2. Výber zoznamu príjemcov vyberte položku Získať zoznam a potom vyberte položku Nový zdroj údajov.

  6. V poli Názov poľa v riadku hlavičky kliknite na ľubovoľné názvy polí, ktoré nechcete zahrnúť do zdroja údajov, vyberte položku Odstrániť názov poľa a potom vyberte položkuOK.

  7. Zadajte názov a vyberte umiestnenie pre zdroj údajov. Potom vyberte položku Uložiť.

    Zapamätajte si, kam ste uložili zdroj údajov. Jeho umiestnenie budete neskôr potrebovať.

  8. V dialógovom okne Údajový formulár zadajte údaje pre jeden údajový záznam (napríklad meno príjemcu v časti Meno, priezvisko v časti Priezvisko, adresu v časti Adresa1 a tak ďalej).

    Poznámka : Nezadávajte medzery do polí, ktoré chcete nechať prázdne.

  9. Keď skončíte s vypĺňaním polí pre jeden záznam, vyberte položku Pridať nový.

  10. Zopakujte kroky 8 až 9 pre každý záznam, ktorý chcete zadať.

  11. Po pridaní všetkých požadovaných záznamov vyberte položku OK.

    Tip : Ak sa chcete neskôr vrátiť do dialógového okna Údajový formulár, vyberte v správcovi hromadnej korešpondencie v časti 2. Výber zoznamu príjemcov položku Upraviť zdroje údajov  Tlačidlo Upraviť zdroj údajov .

  12. V ponuke Súbor vyberte položku Zavrieť.

  13. Ak chcete uložiť zdroj údajov, vyberte položku Uložiť.

  14. Ak chcete zahodiť prázdny otvorený dokument, vyberte položku Neukladať.

Každý stĺpec v excelovom hárku obsahuje kategóriu informácií alebo údajové pole, napríklad meno, adresa, mesto, štát a PSČ. Prvý riadok buniek, ktorý sa nazýva položka hlavičky, obsahuje názvy údajových polí. Každý ďalší riadok obsahuje jeden záznam, napríklad meno a adresu osoby.

Poznámka : Neskôr počas vytvárania označení použijete polia v položke hlavičky na určenie umiestnenia jednotlivých údajov.

  1. Otvorte Excel.

  2. V prvom riadku hárka zadajte položku hlavičky pre svoje adresy.

    V prvom stĺpci prvého riadka zadajte napríklad Meno, v druhom stĺpci zadajte Adresu; v treťom stĺpci zadajte Mesto; v štvrtom stĺpci zadajte Štát a v piatom stĺpci potom zadajte PSČ. Excelový hárok bude potom vyzerať asi takto:

    Excelový hárok, ktorý obsahuje záznamy hlavičky

  3. V druhom riadku zadajte informácie o mene a adrese jedného príjemcu.

    Môžete pridať toľko ďalších riadkov adries, koľko potrebujete. Excelový hárok by mal vyzerať asi takto:

    Excelový hárok, ktorý obsahuje poštové adresy

  4. Vyberte položku Uložiť  Tlačidlo Uložiť .

  5. Zadajte názov zošita – napríklad Adresy.

    Zapamätajte si, kam ste hárok uložili. Jeho umiestnenie budete neskôr potrebovať.

  6. Otvorte zošit programu Excel, ktorý obsahuje zoznam príjemcov.

    Ak excelový zošit, ktorý obsahuje zoznam, nezatvoríte alebo ak ho znova otvoríte pred dokončením hromadnej korešpondencie, korešpondenciu nebude možné dokončiť.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×