Vytvorenie zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu

Ak ešte nemáte informácie usporiadané do takého formátu súboru zdroja údajov, ktorý môže program Microsoft Office Publisher použiť, môžete pre hromadnú korešpondenciu alebo hromadnú e-mailovú korešpondenciu vytvoriť nový zdroj údajov. Zdroj údajov môže obsahovať iba zoznam mien a adries, alebo môže obsahovať aj cesty k obrázkom, čísla častí produktov, poštové čiarové kódy, históriu nákupov zákazníka a rôzne ďalšie údaje, ktoré chcete použiť v hromadnej korešpondencii alebo hromadnej e-mailovej korešpondencii.

Obsah tohto článku

Štruktúra zdroja údajov

Vytvorenie zdroja údajov so zoznamom adries pre hromadnú korešpondenciu

Štruktúra zdroja údajov

Pred vytvorením zdroja údajov zvážte, aké druhy informácií má obsahovať konečná zlúčená publikácia. Štruktúru súboru zdroja údajov vytvorte tak, aby obsahovala všetky údaje, ktoré budete na hromadnú korešpondenciu potrebovať.

Prvý riadok zdroja údajov, riadok hlavičky tabuľky uvedenej nižšie, obsahuje názvy stĺpcov. Tieto názvy predstavujú názvy údajových polí, ktoré vložíte do publikácie s hromadnou korešpondenciou alebo hromadnou e-mailovou korešpondenciou ako zástupné symboly textových alebo obrázkových údajov.

Pod riadkom hlavičky obsahujú stĺpce údajov - údajové polia - konkrétne informácie, ktoré sa zobrazia namiesto príslušného zlučovacieho poľa. Každý riadok - záznam - v tabuľke pod riadkom hlavičky obsahuje úplný súbor informácií príslušného záznamu.

Stĺpce v hárku programu Excel zodpovedajú poliam v publikácii pohľadnice

Na začiatok stránky

Vytvorenie zdroja údajov so zoznamom adries pre hromadnú korešpondenciu

Na vytvorenie zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu alebo hromadnú e-mailovú korešpondenciu môžete použiť program Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook alebo Microsoft Office Outlook s nástrojom Business Contact Manager. Po vytvorení a uložení môžete zoznam adries opätovne použiť v budúcich projektoch hromadnej korešpondencie.

Mail Merge Recipients dialog box

Vytvorenie zoznamu adries použitím programu Publisher

  1. Otvorte publikáciu.

  2. V ponuke Nástroje ukážte na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a kliknite na položku Vytvoriť zoznam adries.

  3. Ak chcete prispôsobiť stĺpce v dialógovom okne Nový zoznam adries, kliknite na tlačidlo Prispôsobiť stĺpce a potom vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

    • Ak chcete pridať pole, kliknite na príkaz Pridať. Do dialógového okna Pridanie poľa zadajte názov nového poľa a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Ak chcete odstrániť pole, v zozname Názvy polí vyberte názov poľa a potom kliknite na príkaz Odstrániť.

    • Ak chcete premenovať pole, v zozname Názvy polí vyberte názov poľa a potom kliknite na príkaz Premenovať. Do poľa Na v dialógovom okne Premenovanie poľa zadajte nový názov a potom kliknite na tlačidlo OK.

      Po prispôsobení všetkých požadovaných polí kliknite na tlačidlo OK.

  4. V dialógovom okne Nový zoznam adries zadajte do príslušných polí prvého prázdneho riadka informácie o prvej položke.

    Ak plánujete do dokončenej publikácie zlúčiť fotografie, je potrebné do príslušného stĺpca alebo údajového poľa každého záznamu zadať buď názov súboru, alebo cesta k jednotlivým súborom obrázka, ktoré chcete použiť. Vykonajte jednu z nasledujúcich činností:

    • Ak ste uložili súbory obrázkov a zdroj údajov do toho istého priečinka, zadajte názov súboru príslušného obrázka. Zadajte napríklad prváfotka.jpg.

    • Ak ste uložili súbory obrázkov do iného priečinka ako zdroj údajov, zadajte úplnú cestu k príslušnému obrázku. Zadajte napríklad C:\Documents and Settings\Meno používateľa\Moje dokumenty\Obrázky\Projekt Katalóg\prváfotka.jpg.

    • Ak ste uložili súbory s obrázkami do podpriečinka priečinka, ktorý obsahuje zdroj údajov, zadajte časť cesty k príslušnému obrázku. Ak napríklad priečinok so zdrojom údajov obsahuje podpriečinok Obrázky, napíšte \Obrázky\prváfotka.jpg.

  5. Po zadaní informácií o prvej položke kliknite na tlačidlo Nová položka alebo stlačte kláves TAB.

  6. Opakujte kroky 4 a 5, kým nepridáte všetky požadované položky.

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

  8. Do poľa Názov súboru v dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte názov zoznamu adries a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

    V predvolenom nastavení sa zoznam adries ukladá do priečinka Zdroje údajov. Je to najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, pretože je to predvolený priečinok, v ktorom program Publisher vyhľadáva zdroje údajov. Ak uložíte zdroj údajov mimo priečinka Zdroje údajov, budete ho musieť pri pripájaní k zdroju údajov počas vytvárania hromadnej korešpondencie vyhľadať.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×