Vytvorenie zdieľanej poštovej schránky

Prispievatelia: Diane Faigelová Nino Bilic
Posledná aktualizácia: 19. júla 2017

Vytvárať zdieľané poštové schránky, aby skupina ľudí mohla sledovať a odosielať e-maily zo spoločnej e-mailovej adresy, ako napríklad info@contoso.com, je jednoduché. Ak niektorý z členov skupiny odpovie na správu odoslanú do zdieľanej poštovej schránky, tento e-mail sa zobrazí ako odoslaný zo zdieľanej poštovej schránky a nie od daného používateľa.

Súčasťou zdieľaných poštových schránok je aj zdieľaný kalendár. Veľa malých firiem často používa zdieľaný kalendár ako miesto, kde môžu všetci používatelia zadávať svoje plánované činnosti. Ak máte napríklad troch ľudí, ktorí majú na starosti návštevy zákazníkov, všetci môžu do zdieľaného kalendára zadávať svoje plánované činnosti. Týmto jednoduchým spôsobom sa zabezpečí, aby bol každý informovaný.

Vytvorenie zdieľanej poštovej schránky a pridanie členov

Váš prehliadač nepodporuje video. Nainštalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player alebo Internet Explorer 9.
Video Vytvorenie zdieľanej poštovej schránky

Vyskúšajte si to!

  1. Prihláste sa pomocou svojho konta správcu služieb Office 365 na lokalite https://portal.office.com/adminportal/home.

    Prihláste sa pomocou konta správcu služieb Office 365.

    Prihlásenie do služieb Office 365 prevádzkovaných spoločnosťou 21Vianet

  2. V centre spravovania prejdite na položky Skupiny > Zdieľané poštové schránky.

    Otvorenie zdieľanej poštovej schránky výberom
  3. Na stránke Pridať poštovú schránku zadajte názov zdieľanej poštovej schránky. Sprievodca vyberie e-mailovú adresu, no môžete ju upraviť.

    Pomenujte svoju zdieľanú schránku.

  4. Kliknite na tlačidlo Pridať. Kým budete môcť pridať členov, môže ubehnúť niekoľko minút.

  5. V časti Ďalšie kroky vyberte položku Pridať členov do tejto poštovej schránky. Členovia sú ľudia, ktorí si budú môcť zobraziť poštu prichádzajúcu do tejto zdieľanej poštovej schránky a rovnako aj z nej odoslané odpovede.

    Vyberte položku Pridať členov

  6. Kliknite na tlačidlo +Pridať členov. Začiarknite políčko vedľa osôb, ktorým chcete povoliť používanie tejto zdieľanej poštovej schránky, a kliknite na tlačidlo Uložiť.

    Vyberte členov, ktorých chcete priradiť k zdieľanej poštovej schránke.

  7. Vyberte položku Zavrieť.

Hotovo! Teraz prejdite na ďalší krok a všetkým povoľte zobrazenie odoslanej pošty.

Možnosť zobrazenia odoslanej pošty pre všetkých používateľov (odpovede)

Predvolene sa správy odoslané zo zdieľanej poštovej schránky neukladajú do jej priečinka Odoslaná pošta. Namiesto toho sa ukladajú do priečinka Odoslaná pošta osoby, ktorá správu odoslala.

Ak chcete zobrazenie odoslanej pošty povoliť všetkým, upravte nastavenia zdieľanej poštovej schránky v Centre spravovania služieb Office 365 a vyberte položky Odoslané položky > Upraviť.

Vyberte položky Odoslané položky > Upraviť.

Pridanie zdieľanej poštovej schránky do Outlooku

Ak máte vo firme povolené automatické priraďovanie (predvolene to tak väčšina ľudí má), zdieľaná poštová schránka sa v používateľovej aplikácii Outlook zobrazí automaticky po jej zatvorení a reštarte.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

  • Otvorenie a používanie zdieľanej poštovej schránky v Outlooku 2016 a Outlooku 2013

  • Otvorenie a používanie zdieľanej poštovej schránky v Outlooku na webe: Odpovedanie prostredníctvom zdieľanej adresy (napríklad predaj@contoso.com) JE PO PRVÝKRÁT KOMPLIKOVANÉ. Používatelia budú musieť vykonať toto alternatívne riešenie (táto chyba nebude opravená):

    1. Otvorte Outlook na webe a prejdite do zdieľanej poštovej schránky.

    2. Otvorte správu, ktorá bola odoslaná na zdieľanú adresu.

    3. Kliknite na položku Odpovedať .

    4. V dolnej časti správy kliknite na šípku Viac > Zobraziť od.

      Kliknite na šípku Viac a potom kliknite na položku Zobraziť od

    5. Kliknite pravým tlačidlom myši na adresu Od (napríklad Anna@weewalter.me) a kliknite na položku Odstrániť.

      Odstráňte alias OD.

    6. Potom zadajte zdieľanú adresu, napríklad podpora@contoso.com, a odošlite správu. Keď budete nabudúce odpovedať zo zdieľanej poštovej schránky, adresa sa zobrazí ako možnosť v rozbaľovacej ponuke Od.

      Alias zdieľanej poštovej schránky sa zobrazuje v rozbaľovacom poli OD.

Používanie zdieľanej poštovej schránky v mobilnom zariadení (telefóne alebo tablete)

Ak chcete získať prístup k zdieľanej poštovej schránke v mobilnom zariadení, otvorte si prehliadač, prihláste sa do služieb Office 365 a potom prejdite na Outlook na webe. Pokyny nájdete v odrážke vyššie venujúcej sa otvoreniu a používaniu zdieľanej poštovej schránky v Outlooku na webe. Z Outlooku na webe budete môcť získať prístup k zdieľanej poštovej schránke.

Prístup k zdieľanej poštovej schránke nemáte z aplikácie Outlook nainštalovanej v mobilnom zariadení.

Použitie zdieľaného kalendára

Na sledovanie plánovaných činností a miesta výskytu jednotlivých ľudí používame radšej kalendár zdieľanej poštovej schránky ako kalendár SharePointu. Zdieľaný kalendár je integrovaný v Outlooku, generuje pripomenutia a v porovnaní s kalendárom SharePointu sa omnoho jednoduchšie vytvára a používa.

  1. V aplikácii Outlook prejdite do zobrazenia kalendára a vyberte zdieľanú poštovú schránku.

    Vyberte zobrazenie kalendára

  2. Keď zadáte plánované činnosti, bude si ich môcť zobraziť každý, kto je členom zdieľanej poštovej schránky.

Preposielanie e-mailov odoslaných do zdieľanej poštovej schránky

  1. V Centre spravovania služieb Office 365 vyberte zdieľanú poštovú schránku, ktorú chcete upraviť.

  2. Vyberte položky Preposielanie pošty > Upraviť.

  3. Nastavte prepínač do polohy Zapnuté a zadajte e-mailovú adresu na preposielanie pošty. Zadať sa dá iba JEDNA e-mailová adresa. Môže to byť adresa mimo vašej organizácie, napríklad adresa služby Gmail alebo inej zdieľanej poštovej schránky.

  4. Vyberte tlačidlo Uložiť.

Odosielanie automatických odpovedí zo zdieľanej poštovej schránky

  1. V Centre spravovania služieb Office 365 vyberte zdieľanú poštovú schránku, ktorú chcete upraviť.

  2. Vyberte položky Automatické odpovede > Upraviť.

  3. Nastavte prepínač do polohy Zapnuté a vyberte, či chcete odoslať odpoveď ľuďom vo svojej organizácii alebo mimo nej. Zadajte správu.

  4. Zadajte odpoveď, ktorú chcete odoslať ľuďom vo svojej organizácii. Nie je možné pridať obrázky, iba text.

  5. Ak odpoveď chcete odoslať aj ľuďom mimo svojej organizácie, začiarknite políčko vedľa týchto osôb a zadajte text správy. Pri odosielaní odpovede ľuďom mimo svojej organizácie musíte vždy zahrnúť aj ľudí v nej.

  6. Vyberte tlačidlo Uložiť.

Limit zdieľanej poštovej schránky: 50 GB

V zdieľanej poštovej schránke možno bez priradenia licencie k tejto schránke uložiť najviac 50 GB údajov. Potom je nutné poštovej schránke priradiť licenciu na uloženie väčšieho množstva údajov.

Keď sa v zdieľanej poštovej schránke dosiahne limit ukladacieho priestoru, určitý čas budete môcť prijímať e-maily, nebudete však môcť odosielať nové. Neskôr prestanete dostávať e-maily. Odosielatelia pošty do poštovej schránky dostanú potvrdenie o nedoručení.

Zabránenie odstránenia správ v zdieľanej poštovej schránke používateľmi

Používateľom bohužiaľ nie je možné zabrániť v odstraňovaní správ v zdieľanej poštovej schránke. Povedzme napríklad, že máte 5 ľudí, ktorí používajú zdieľanú poštovú schránku. Jeden z nich správu po prečítaní odstráni. E-mail sa takto odstráni aj všetkým ostatným používateľom, aj keď si danú správu ani neprečítali. Ak sa chcete tejto situácii vyhnúť, jedinou možnosťou je namiesto zdieľanej poštovej schránky vytvoriť skupinu v Office 365.

Skupina v Outlooku je ako zdieľaná poštová schránka. Porovnanie oboch skupín nájdete v téme Porovnanie skupín. Ďalšie informácie o skupinách nájdete v téme Ďalšie informácie o skupinách, najmä v sekcii Skupiny v Outlooku, ktorú nájdete v dolnej časti stránky.

Čo ešte treba vedieť o zdieľaných poštových schránkach

  • Zdieľaným poštovým schránkam, ktoré majú menej než 50 GB, nemusíte priraďovať licencie.

  • Na používanie zdieľanej poštovej schránky musíte používateľom udeliť povolenie (členstvo). Zdieľanú poštovú schránku môžu používať iba ľudia vo vašej organizácii.

  • K zdieľanej poštovej schránke nemôžete udeliť prístup ľuďom mimo svojej firmy (napríklad osobám, ktoré používajú konto Gmail). Ak tak chcete urobiť, zvážte namiesto toho radšej vytvorenie skupiny pre Outlook. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie skupiny v Office 365 v centre spravovania.

  • Prístup k zdieľanej poštovej schránke z Outlooku pre iPhone, Android alebo Mac nie je možný. Ak chcete mať prístup k zdieľanej poštovej schránke z jedného z týchto zariadení, použite Outlook na webe.

  • E-mail odoslaný zo zdieľanej poštovej schránky nie je možné zašifrovať.

  • Poštové schránky používateľov môžete skonvertovať na zdieľané poštové schránky. Pozrite si tému Konverzia poštovej schránky používateľa na zdieľanú poštovú schránku.

Riešenie problémov s vytváraním zdieľaných poštových schránok

  • Chybové hlásenie: Adresu servera proxy smtp:<názov zdieľanej poštovej schránky> už používajú adresy servera proxy alebo atribút LegacyExchangeDN pre <názov>. Vyberte inú adresu servera proxy.

    Tento problém sa vyskytuje, keď nazvete zdieľanú poštovú schránku názvom, ktorý sa už používa. Zoberme si príklad, že chcete zdieľané poštové schránky s názvom info@domain1 a info@domain2. Môžete to vykonať dvoma spôsobmi:

Fungovanie automatického priraďovania v zdieľaných poštových schránkach

Automatické priraďovanie je nastavené v poštovej schránke používateľa, nie v zdieľanej poštovej schránke.

To znamená, že ak sa pokúsite použiť skupinu zabezpečenia na spravovanie osôb s prístupom do zdieľanej poštovej schránky, automatické priraďovanie nebude fungovať. Ak chcete používať automatické priraďovanie, musíte explicitne priradiť povolenia.

Vytvorenie zdieľanej poštovej schránky v Centre spravovania pre Exchange

Niektorí zákazníci vykonávajú všetku správu poštovej schránky prostredníctvom Centra spravovania pre Exchange. Tu sú inštrukcie na vytvorenie zdieľanej poštovej schránky pomocou tohto prostredia.

Ak chcete zistiť, aké povolenia potrebujete na vykonanie týchto krokov, pozrite si položku Používateľské poštové schránky v článku Povolenia príjemcov.

  1. Prejdite na položky Príjemcovia > Zdieľané > Pridať.

  2. Vyplňte povinné polia:

    • Zobrazované meno

    • E-mailová adresa

  3. Ak chcete udeliť povolenie Úplný prístup alebo povolenie Odoslať ako, kliknite na položku Pridať a vyberte používateľov, ktorým chcete povolenia udeliť. Ak chcete vybrať viacero používateľov, môžete použiť kláves CTRL. Nie ste si istý tým, aké povolenie použiť? Pozrite si časť Ktoré povolenie by ste mali použiť?

    Poznámka : Povolenie Úplný prístup umožňuje používateľovi otvoriť poštovú schránku a tiež vytvoriť a upraviť v nej položky. Povolenie Odoslať ako umožňuje komukoľvek, kto nie je vlastníkom schránky, odoslať e-mail zo zdieľanej poštovej schránky. Úspešné fungovanie zdieľanej poštovej schránky si vyžaduje obe povolenia.

  4. Kliknutím na položku Uložiť uložte zmeny a vytvorte zdieľanú poštovú schránku.

  1. Prejdite na položky Príjemcovia > Zdieľané > Upraviť .

  2. Kliknite na položku Delegovanie poštovej schránky.

  3. Ak chcete udeliť alebo odstrániť povolenia Úplný prístup a Odoslať ako, kliknite na položku Pridať alebo Odstrániť a vyberte používateľov, ktorým chcete udeliť povolenia.

    Poznámka : Povolenie Úplný prístup umožňuje používateľovi otvoriť poštovú schránku a tiež vytvoriť a upraviť v nej položky. Povolenie Odoslať ako umožňuje komukoľvek, kto nie je vlastníkom schránky, odoslať e-mail zo zdieľanej poštovej schránky. Úspešné fungovanie zdieľanej poštovej schránky si vyžaduje obe povolenia.

  4. Zmeny uložíte kliknutím na tlačidlo Uložiť.

  • Úplný prístup: Povolenie Úplný prístup umožňuje používateľovi prihlásiť sa do tejto zdieľanej poštovej schránky a používať ju ako jej vlastník. Počas prihlásenia môže používateľ vytvárať položky kalendára, čítať, zobrazovať, odstraňovať a meniť e-mailové správy, vytvárať úlohy a kalendárové kontakty. Používateľ s povolením Úplný prístup však nemôže odoslať e-mail zo zdieľanej poštovej schránky, pokiaľ nemá aj povolenie Odoslať ako alebo Odoslať v mene.

  • Odoslať ako: Povolenie Odoslať ako umožňuje používateľovi vystupovať pri odosielaní e-mailu v mene zdieľanej poštovej schránky. Ak sa napríklad Peter prihlási do zdieľanej poštovej schránky Marketingové oddelenie a odošle e-mail, bude to vyzerať, akoby e-mail odoslalo Marketingové oddelenie.

    Nebude si však môcť zobraziť žiadne e-maily odoslané na zdieľanú adresu alebo odoslané z nej.

  • Odoslať v mene: Povolenie Odoslať v mene umožňuje používateľovi odoslať email v mene zdieľanej poštovej schránky. Ak sa napríklad Ján prihlási do zdieľanej poštovej schránky Recepcia budovy 32 a odošle e-mail, zobrazí sa, že e-mail odoslal Ján v mene zdieľanej poštovej schránky Recepcia budovy 32. Na udelenie povolenia Odoslať v mene nie je možné použiť EAC, je potrebné použiť rutinu typu cmdlet Set-Mailbox s parametrom GrantSendonBehalf.

Na vytvorenie zdieľaných poštových schránok použite rutinu typu cmdlet prostredia PowerShell New-Mailbox.

Nasledujúci príklad zobrazuje, ako vytvoriť zdieľanú poštovú schránku Oddelenie predaja a udeliť povolenia Úplný prístup a Odoslať v mene pre skupinu zabezpečenia MarketingSZ. Používateľom, ktorí sú členmi skupiny zabezpečenia, budú udelené povolenia pre poštovú schránku.

Poznámka : Tento príklad predpokladá, že už ste vytvorili skupinu zabezpečenia MarketingSZ a že ide o skupinu zabezpečenia s podporou e-mailu. Pozrite si tému Spravovanie skupín zabezpečenia s podporou e-mailu.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Mám si vytvoriť zdieľanú poštovú schránku alebo skupinu v Office 365 pre Outlook?

Pomoc nájdete v téme Porovnanie skupín.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×