Vytvorenie tabuľky a pridanie polí

Vytvorenie tabuľky

V jednoduchej databáze, ako je napríklad zoznam kontaktov, možno použiť len jednu tabuľku. Veľa databáz však používa viacero tabuliek. Keď vytvoríte novú databázu, vytvoríte nový súbor v počítači, ktorý slúži ako kontajner pre všetky objekty v databáze vrátane tabuliek.

Tabuľku môžete vytvoriť vytvorením novej databázy, vložením tabuľky do existujúcej databázy alebo importovaním či prepojením na inú tabuľku z iného zdroja údajov – napríklad zošita Microsoft Excelu, dokumentu Microsoft Wordu, textového súboru alebo inej databázy. Keď vytvoríte novú prázdnu databázu, automaticky sa vloží nová prázdna tabuľka. Potom môžete zadávaním údajov do tabuľky začať definovať polia.

Na začiatok stránky

Vytvorenie novej tabuľky v novej databáze

1. Kliknite na položku Súbor > Nové a potom vyberte položku Prázdna počítačová databáza.

2. Do poľa Názov súboru zadajte názov súboru pre novú databázu.

3. Ak chcete prejsť do iného umiestnenia a uložiť tam databázu, kliknite na ikonu priečinka.

4. Kliknite na položku Vytvoriť.

   Otvorí sa nová databáza a vytvorí nová tabuľka s názvom Tabuľka1, ktorá sa otvorí v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Vytvorenie novej tabuľky v existujúcej databáze

1. Kliknite na položky Súbor > Otvoriť a ak je požadovaná databáza uvedená v zozname Posledné, kliknite na ňu. Ak sa v zozname nenachádza, nájdite ju pomocou niektorej z možností prehľadávania.

2. V dialógovom okne Otvoriť vyberte databázu, ktorú chcete otvoriť, a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

3. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka.

   Nová tabuľka sa vloží do databázy a tabuľka sa otvorí v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Importovanie alebo prepojenie na vytvorenie tabuľky

Tabuľku môžete vytvoriť importovaním údajov uložených na inom mieste alebo vytvorením prepojenia na ne. Môžete importovať údaje z hárka Excelu, zoznamu SharePoint, súboru XML, inej databázy Accessu, priečinka Microsoft Outlooku a iného umiestnenia alebo vytvoriť na ne prepojenie.

Keď importujete údaje, vytvárate kópiu údajov v novej tabuľke v aktuálnej databáze. Následné zmeny zdrojových údajov nebudú mať žiadny vplyv na importované údaje a zmeny importovaných údajov nebudú ovplyvňovať zdrojové údaje. Po pripojení k zdroju údajov a importovaní jeho údajov môžete používať importované údaje bez pripojenia k zdroju. Môžete zmeniť návrh importovanej tabuľky.

Keď vytvoríte prepojenie na údaje, vytvárate prepojenú tabuľku v aktuálnej databáze, ktorá predstavuje „živé“ prepojenie na existujúce informácie, ktoré sú uložené na ľubovoľnom mieste. Keď zmeníte údaje v prepojenej tabuľke, meníte ich v zdroji. Po každej zmene údajov v zdroji sa daná zmena prejaví v prepojenej tabuľke. Počas každého používania prepojenej tabuľky sa budete musieť pripojiť k zdroju údajov. Návrh prepojenej tabuľky nie je možné meniť.

Na začiatok stránky

Nastavenie vlastností tabuľky

Okrem nastavenia vlastností polí môžete tiež nastaviť vlastnosti, ktoré sa vzťahujú na celú tabuľku alebo celé záznamy.

1. Vyberte tabuľku, ktorej vlastnosti chcete nastaviť.

2. Na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobrazenie a potom na položku Návrhové zobrazenie.

3. Na karte Návrh tabuľky kliknite v skupine Zobraziť alebo skryť na položku Hárok vlastností.

   

   Zobrazí sa hárok vlastností tabuľky.

4. Na hárku vlastností kliknite na kartu Všeobecné.

5. Kliknite na pole naľavo od vlastnosti, ktorú chcete nastaviť, a potom zadajte nastavenie tejto vlastnosti.

   Nezabudnite uložiť zmeny stlačením klávesov CTRL+S.

   Vlastnosť tabuľky	Účel
   Zobraziť zobrazenia na lokalite SharePoint	Určenie, či zobrazenia založené na tabuľke možno zobraziť na lokalite SharePoint. Poznámka: Efekt tohto nastavenia závisí od nastavenia vlastnosti databázy Zobraziť všetky zobrazenia na lokalite SharePoint.
   Rozbalený podriadený hárok	Rozbalenie všetkých podriadených údajových hárkov po otvorení tabuľky.
   Výška podriadeného hárka	Použite niektorý z nasledujúcich postupov: Ak chcete, aby sa okno podriadeného údajového hárka rozbalilo a zobrazili sa v ňom všetky riadky, nechajte túto možnosť nastavenú na hodnotu 0". Ak chcete ovládať výšku podriadeného údajového hárka, zadajte požadovanú výšku v palcoch.
   Orientácia	Nastavte orientáciu zobrazenia podľa toho, či sa váš jazyk číta zľava doprava alebo sprava doľava.
   Popis	Poskytnutie popisu tabuľky. Popis sa zobrazí v názvoch tlačidiel tabuľky.
   Overovacie pravidlo	Zadajte výraz, ktorý musí vrátiť hodnotu TRUE po každom pridaní alebo zmene záznamu.
   Overovací text	Zadajte hlásenie, ktoré sa zobrazí vtedy, keď záznam porušuje výraz vo vlastnosti Overovacie pravidlo.
   Filter	Definujte kritériá na zobrazenie iba zodpovedajúcich riadkov v zobrazení údajového hárka.
   Zoradiť podľa	Vyberte polia na určenie predvoleného spôsobu zoradenia riadkov v zobrazení údajového hárka.
   Názov podriadeného hárka	Zadajte, či sa má podriadený údajový hárok zobraziť v údajovom zobrazení, a ak áno, ktorá tabuľka alebo dotaz má poskytnúť riadky pre podriadený údajový hárok.
   Prepájať podriadené polia	Uvedenie polí v tabuľke alebo dotaze, ktoré sa používajú pre podriadený údajový hárok zhodujúci sa s vlastnosťou Prepojiť nadradené polia určenou pre tabuľku.
   Prepájať hlavné polia	Uvedenie polí v tabuľke, ktoré sa zhodujú s vlastnosťou Prepojiť podriadené polia určenou pre tabuľku.
   Filtrovať podľa hodnoty pri zavedení	Automatické použitie kritérií filtrovania vo vlastnosti Filtrovať (nastavením na hodnotu Áno) po otvorení tabuľky v údajovom zobrazení.
   Zoradiť podľa hodnoty pri zavedení	Automatické použitie kritérií zoradenia vo vlastnosti Zoradiť podľa (nastavením na hodnotu Áno) po otvorení tabuľky v údajovom zobrazení.

   Tip    Ak potrebujete viac priestoru na zadanie alebo úpravu nastavenia v poli vlastnosti, stlačením kombinácie klávesov SHIFT + F2 zobrazíte pole Lupa. Ak nastavujete vlastnosť Overovacie pravidlo na výraz a potrebujete pomôcť pri jeho zostavovaní, kliknutím na tlačidlo vedľa poľa vlastnosti OverovaciePravidlo zobrazíte zostavovač výrazov.

Na začiatok stránky

Uloženie tabuľky

Po vytvorení alebo úprave tabuľky by ste mali uložiť jej návrh. Pri prvom uložení dajte tabuľke taký názov, ktorý popisuje údaje nachádzajúce sa v tejto tabuľke. Môžete použiť až 64 alfanumerických znakov vrátane medzier. Tabuľku môžete nazvať napríklad Zákazníci, Zásoby alebo Produkty.

Access pri pomenúvaní tabuliek poskytuje značnú flexibilitu, narazíte však aj na určité obmedzenia, na ktoré treba pamätať. Názov tabuľky môže mať max. 64 znakov, môže obsahovať ľubovoľnú kombináciu písmen, čísel, medzier a špeciálnych znakov okrem bodky (.), výkričníka (!), hranatých zátvoriek ([]), úvodnej medzery, úvodného znaku rovnosti (=) alebo znakov, ktoré sa nedajú vytlačiť (napríklad zalomenie riadka). Názov nesmie obsahovať ani žiadny z nasledujúcich znakov: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Vyberte položky Súbor > Uložiť alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL+S.

2. Ak ukladáte tabuľku prvýkrát, zadajte názov tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Nastavenie primárneho kľúča

Ak nemáte dobrý dôvod neurobiť tak, mali by ste zadať hlavný kľúč pre tabuľku. Access automaticky vytvorí register pre hlavný kľúč, čím pomôže zvýšiť výkon databázy. Access tiež skontroluje, či každý záznam obsahuje hodnotu v poli hlavného kľúča a či je táto hodnota vždy jedinečná. Jedinečné hodnoty sú veľmi dôležité, pretože bez nich neexistuje spôsob, ako spoľahlivo odlíšiť konkrétny riadok od ostatných.

Ak vytvoríte novú tabuľku v údajovom zobrazení, Access za vás automaticky vytvorí hlavný kľúč a priradí mu názov poľa identifikácie a typ údajov Automatické číslovanie.

V návrhovom zobrazení je možné zmeniť alebo odstrániť hlavný kľúč alebo nastaviť hlavný kľúč pre tabuľku, ktorá ho zatiaľ nemá.

Na začiatok stránky

Určenie polí, ktoré sa majú použiť ako hlavný kľúč

Niekedy už môžete mať údaje, ktoré chcete použiť ako hlavný kľúč. Môžu to byť napríklad existujúce identifikačné čísla zamestnancov. Ak vytvoríte tabuľku na sledovanie informácií o zamestnancoch, môžete sa rozhodnúť použiť existujúcu identifikáciu zamestnanca ako hlavný kľúč pre tabuľku. V niektorých prípadoch môže byť identifikácia zamestnanca jedinečná iba v kombinácii s identifikáciou oddelenia a v takom prípade sa musia ako hlavný kľúč použiť obe polia spolu. Vhodný hlavný kľúč má tieto charakteristické vlastností:

• Každý záznam má jedinečnú hodnotu pre pole alebo kombináciu polí.

• Pole alebo kombinácia polí nie je nikdy prázdna, ale vždy obsahuje určitú hodnotu (okrem hodnoty null).

• Hodnoty sa nemenia.

Ak neexistujú vhodné údaje na funkciu hlavného kľúča, môžete vytvoriť nové pole, ktoré sa použije ako hlavný kľúč. Ak chcete vytvoriť nové pole, ktoré sa použije ako hlavný kľúč, nastavte typ údajov poľa na automatické číslovanie, čím zabezpečíte, že bude mať tri charakteristické vlastnosti z predchádzajúceho zoznamu.

Na začiatok stránky

Nastavenie alebo zmena hlavného kľúča

1. Vyberte tabuľku, ktorej chcete nastaviť alebo zmeniť hlavný kľúč.

2. Na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobrazenie a potom na položku Návrhové zobrazenie.

3. V mriežke návrhu tabuľky vyberte pole alebo polia, ktoré chcete použiť ako hlavný kľúč.

   Ak chcete vybrať jedno pole, kliknite na selektor riadka požadovaného poľa.

   Ak chcete vybrať viacero polí, podržte stlačený kláves CTRL a potom kliknite na selektor riadka každého poľa.

4. Na karte Návrh tabuľky kliknite v skupine Nástroje na položku Hlavný kľúč.

   Naľavo od poľa alebo polí vybratých ako hlavný kľúč sa zobrazí indikátor kľúča.

Na začiatok stránky

Odstránenie hlavného kľúča

1. Vyberte tabuľku, ktorej hlavný kľúč chcete odstrániť.

2. Na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobrazenie a potom na položku Návrhové zobrazenie.

3. Kliknite na selektor riadka aktuálneho hlavného kľúča. Ak sa hlavný kľúč skladá z viacerých polí, podržte stlačený kláves CTRL a potom kliknite na selektor riadka každého poľa.

4. Na karte Návrh tabuľky kliknite v skupine Nástroje na položku Hlavný kľúč.

   Kľúčový indikátor sa odstráni z poľa alebo polí určených ako hlavný kľúč.

Keď uložíte novú tabuľku bez nastavenia hlavného kľúča, Access zobrazí výzvu na vytvorenie nového poľa pre hlavný kľúč. Ak kliknete na položku Áno, Access vytvorí pole identifikácie, ktoré používa typ údajov Automatické číslovanie na zabezpečenie jedinečnej hodnoty každého záznamu. Ak tabuľka už obsahuje pole typu Automatické číslovanie, Access ho použije ako hlavný kľúč. Ak kliknete na položku Nie, Access nepridá žiadne pole a nenastaví sa žiadny hlavný kľúč.

Na začiatok stránky

Pridanie polí

Ak chcete uložiť nové informácie o predmete, pre ktorý už existuje vytvorená accessová tabuľka, zvážte pridanie nového poľa do tabuľky. Predpokladajme, že máte tabuľku, v ktorej sú uložené informácie o priezvisku, mene, e-mailovej adrese, telefónnom čísle a poštovej adrese každého zákazníka. Ak chcete začať sledovať preferované spôsoby komunikácie zákazníkov, môžete pridať pole na ukladanie takýchto údajov.

Každú časť údajov, ktorú chcete sledovať, uchovávate v poli. Napríklad v tabuľke Kontakty vytvoríte polia pre Priezvisko, Krstné meno, Telefónne číslo a Adresu. V tabuľke Produkty vytvoríte polia pre Názov produktu, Identifikáciu produktu a Cenu.

Každé pole má určité základné charakteristiky, ako názov, ktorý jedinečne identifikuje pole v rámci tabuľky, typ údajov, ktorý určuje povahu údajov, operácie, ktoré je možné vykonať s údajmi, a napokon množstvo ukladacieho priestoru vyhradeného pre každú hodnotu.

Skôr než vytvoríte polia, pokúste sa rozdeliť údaje na najmenšie užitočné časti. Je omnoho jednoduchšie neskôr údaje skombinovať, než ich rozdeľovať. Napríklad namiesto poľa Celé meno zvážte možnosť vytvorenia osobitných polí pre priezvisko a meno. Potom môžete jednoducho vyhľadávať alebo zoraďovať podľa mena, priezviska alebo obidvoch parametrov. Ak plánujete vytvárať zostavy, vyhľadávať alebo vykonávať výpočty položky údajov, umiestnite túto položku samotnú do poľa.

Po vytvorení poľa môžete nastaviť vlastnosti poľa a ovládať tak jeho vzhľad a správanie. Napríklad vlastnosť Formát určuje vzhľad údajov v údajovom hárku alebo formulári, ktorý obsahuje toto pole.

Na začiatok stránky

Pridanie poľa zadaním údajov

Keď vytvoríte novú tabuľku alebo otvoríte existujúcu tabuľku v údajovom zobrazení, môžete pridať pole do tabuľky zadaním údajov do stĺpca Pridať nové pole údajového hárka (1). V závislosti od zadanej hodnoty priradí program Access automaticky typ údajov pre pole. Ak zadanie nezahŕňa žiadny ďalší typ údajov, program Access nastaví typ údajov na hodnotu Text, typ údajov však môžete zmeniť.

Zadanie údajov do stĺpca Pridať nové pole:

1. Kliknutím pravým tlačidlom myši na požadovanú tabuľku na navigačnej table vytvorte alebo otvorte tabuľku v údajovom zobrazení a potom kliknite na položku Údajové zobrazenie v kontextovej ponuke.

2. V stĺpci Pridať nové pole zadajte názov poľa, ktoré chcete vytvoriť.

   Použite opisný názov, aby sa pole dalo jednoduchšie identifikovať.

3. Zadajte údaje do nového poľa.

Na začiatok stránky

Pridanie poľa pomocou šablóny poľa

Niekedy je jednoduchšie vybrať si z preddefinovaného zoznamu polí, ktoré vyhovujú vašim potrebám, ako pole vytvoriť manuálne. Môžete použiť zoznam Viac polí na výber zo zoznamu šablón polí. Šablóna polí je preddefinovaná skupina vlastností a charakteristík, ktoré popisujú pole. Definícia šablóny polí obsahuje názov poľa, typ údajov, nastavenie vlastnosti poľa Formát a ďalšie vlastnosti poľa.

1. Na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobrazenie a potom na položku Údajové zobrazenie.

2. Na karte Polia tabuľky kliknite v skupine Pridať & Odstrániť na položku Ďalšie polia.

   

3. Na vloženie nového stĺpca vyberte pole zo zoznamu Viac polí. Access umiestni pole napravo od stĺpca, kde sa práve nachádza kurzor. Ak vyberiete niektorú z možností poľa pod nadpisom Rýchly štart, ako je napríklad Adresa, Access vytvorí viaceré polia v tabuľke, ktoré budú obsahovať rôzne časti adresy.

Na začiatok stránky

Vlastnosti vyhľadávacieho poľa

Po vytvorení poľa môžete nastaviť vlastnosti poľa a ovládať tak jeho vzhľad a správanie.

Nastavením vlastností poľa môžete vykonávať nasledujúce činnosti:

• ovládať vzhľad údajov v poli,

• zabrániť zadávaniu nesprávnych údajov do poľa,

• určovať predvolené hodnoty poľa,

• zrýchliť vyhľadávanie a zoraďovanie poľa.

Počas práce v údajovom zobrazení môžete nastaviť niektoré dostupné vlastnosti poľa. Ak však chcete získať prístup k úplnému zoznamu vlastností poľa a nastavovať ich, musíte sa prepnúť do návrhového zobrazenia

Dostupnosť vlastností, ktoré môžete nastaviť, závisí od typu údajov v poli.

Na začiatok stránky

Nastavenie vlastností poľa v údajovom zobrazení

Počas práce v údajovom zobrazení môžete pole premenovať, zmeniť jeho typ údajov, vlastnosť Formát a aj niektoré ďalšie vlastnosti poľa.

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete otvoriť.

2. V kontextovej ponuke kliknite na položku Údajové zobrazenie.

Na začiatok stránky

Nastavenie vlastností poľa v návrhovom zobrazení

Pri práci s tabuľkou v návrhovom zobrazení môžete nastaviť ľubovoľnú vlastnosť poľa. V návrhovom zobrazení typ údajov poľa nastavujete v mriežke návrhu tabuľky a ostatné vlastnosti nastavujete na table Vlastnosti poľa.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku na navigačnej table.

2. V kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

Na začiatok stránky

Presunutie poľa

Pole môžete presunúť pomocou myši na požadované umiestnenie. Ak chcete vybrať a presunúť viac susediacich polí, kliknite na prvé pole, stlačte a podržte stlačený kláves SHIFT a potom kliknite na posledné pole. Vybratú skupinu polí môžete potom presunúť myšou na nové umiestnenie.

Presunutie poľa zmení jeho umiestnenie v údajovom hárku, no nezmení poradie polí v návrhu tabuľky. Ak naprogramujete prístup k poliam, použije sa pôvodné poradie. Ak napríklad presuniete pole v údajovom hárku na nové umiestnenie a potom z tabuľky vytvoríte formulár pomocou tlačidla Formulár, pole zostane na svojom pôvodnom umiestnení.

Na začiatok stránky

Pozrite tiež

Pridanie vypočítavaného poľa do tabuľky

Pridanie poľa do formulára alebo zostavy